Projekt
– Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym
- Organizacja powołana w celu wytworzenia unikatowych i wcześniej zdefiniowanych wyników i rezultatów
Projekt
- Unikalny cel
- Tymczasowe osiągnięcie celu = koniec
- Wspierany przez działania operacyjne
- Produkuje dla działalności operacyjnej
Działalność operacyjna
- Ciągła aktywność
- Powtarzalne osiągnięcie celu = nowy cel
- Wspiera projekt
- Oczekuje produktów projektu
Proces to typ pracy o cechach stabilność rutyna, zmiany ewolucyjne, niewielkie zagrożenia, stabilne relacje między ludzkie, kultura i tradycja,
Projekt jest niepowtarzalny, różniący się od innych, choćby ze względu na jeden parametr ( zakres, koszt, termin realizacji, zespół wykonawców, klient) przedsięwzięcie mające wyraźnie określony początek i koniec.
Programy są to zespoły powiązanych ze sobą projektów, realizowane w skoordynowany sposób dla osiągnięcia wspólnego celu nadrzędnego, niemożliwego do osiągnięcia przez poszczególne projekty osobno.
Przykład: program przeprawy rzecznej = projekt administracyjno-prawny + projekt hydrologiczny + projekt mostowy + projekt drogowy
Portfele projektów – są to zespoły projektów realizowane i zarządzane jednocześnie w ramach jednej organizacji, niepowiązane lub powiązane ze sobą.
Trójkąt ograniczeń projektowych (rysunek)
Zarządzanie projektami – to specjalizacja w zarządzaniu polegająca na harmonizowaniu procesów realizacji projektu i zintegrowaniu ich z działalnością operacyjną dla osiągnięcia założonych celów związanych z jakością rezultatu, terminem i kosztami w ramach wyznaczonego zakresu projektu.
Fazy projektu (rysunek)
Dokumenty
Karta projektu
- Dokument, który formalnie zatwierdza projekt i go inicjuje.
- Dokumentuje potrzeby biznesowe, wstępne wymagania i oczekiwania interesariuszy oraz główne ograniczenia i zagrożenia.
- Mianuje kierownika projektu i daje mu uprawnienia do dysponowania zasobami.
Burza mózgów – brainstorming
Opracowana przez A.F. Osborna, technika poszukiwania oryginalnych pomysłów służących rozwiązaniu zagadnienia.
- Jest to technika:
# należąca do metod heurystycznych (poszukująca pomysłów),
# twórczego myślenia,
# intuicyjna.
- Uczestnicy burzy mózgów:
# 5-15 osób,
# o zróżnicowanej wiedzy i doświadczeniu,
# o wyrównanym statusie służbowym, fachowym i życiowym,
# odznaczających się kreatywnością i innowacyjnością,
# uczestnictwo tzw. „dyletantów”.
- Niedopuszczanie krytyki ani słowem ani gestem, ani mimiką.
Technik 635 – brainwriting
- Uczestnicy dyskusji w kole:
# 6 osób lub krotność tej liczby o zróżnicowanej wiedzy i doświadczeniu,
# 3 pomysły zapisywane przez każdego uczestnika na kartce,
# w ciągu 5 minut,
# zakończenie pracy po dokonaniu pełnego obrotu (30 minut),
# 108 pomysłów rozwiązań.
Ocena punktowa
- Technika oceny punktowej jest to technika oceny złożonej (wielokryterialnej) posługująca się punktową skalą oceny.
- Ocena punktowa nadaje się do oceny wielokryterialnej obiektów, których przedmiotem oceny są cechy jakościowe i ilościowe wyrażane w różnych jednostkach pomiarowych.
Schemat oceny punktowej określa sposób przekształcenia ocen cząstkowych na oceny punktowe.
Ocena punktowa ważona jest to ocena, w której znaczenie (waga)
Profile oceny
- Profile oceny są to graficzne przedstawienia wyników oceny punktowej w postaci liniowej
Analiza portfelowa to technika analizy złożonych zjawisk wykorzystująca tzw. wykres portfelowy
Kompletność analizy złożonych zjawisk wymaga uwzględnienia dwóch wymiarów analizy: zewnętrznego i wewnętrznego. Wymiary te przedstawione są jako krawędzie wykresu w kształcie kwadratu tzw. wykresu portfelowego. Pozycja analizowanego zjawiska na wykresie stanowi punkt wyjścia dla jego oceny i działań wynikających z tej oceny.
Arkusz krytycznej oceny i analizy jest techniką organizatorską analizy złożonych zjawisk przy pomocy zestawu pytań
Zakres projektu
W kontekście projektu pojęcie zakresu odnosi się do:
- Zakresu produktu – właściwości oraz funkcji charakteryzujących wyrób, rezultat. Mierzy się w odniesieniu do wymagań projektu.
- Zakres projektu – prac, które trzeba wykonać, aby wytworzyć wyrób uzyskać rezultat. Mierzy się w odniesieniu do planu zarządzania projektem.
Precyzowanie zakresu
- Zbieranie wymagań (dokumentacja wymagań produktu)
- Precyzowanie zakresu (deklaracja zakresu projektu)
Zatwierdzona szczegółowa deklaracja zakresu projektu i związana z nią struktura podziału pracy stają się planem bazowym zakresu.
Dokumentacja wymagań
W jaki sposób poszczególne wymagania zaspokajają potrzebę biznesową związaną z projektem.
Komponenty dokumentacji wymagań:
- potrzeba biznesowa, powody,
- wymagania funkcjonalne (np. zawierają procesy biznesowe, informacje i powiązania z produktem opisane tekstowo w formie listy wymagań),
- wymagania niefunkcjonalne ( poziom obsługi, wydajność, bezpieczeństwo, zabezpieczenia, zgodność z przepisami),
- wymagania jakościowe,
- kryteria akceptacji,
- wpływ na inne obszary organizacyjne, na inne podmioty,
- wymagania dotyczące wsparcia i szkoleń,
- założenia i ograniczenia dotyczące wymagań.
Precyzowanie zakresu
- To proces tworzenia szczegółowego opisu projektu i produktu
- Analizuje się: potrzeby, chęci i oczekiwania, interesariuszy oraz ryzyka, założenia, ograniczeni a
Zawartość deklaracji zakresu
- Opis zakresu produktu (stopniowo doprecyzowane właściwości wyrobu, usługi, rezultatu opisywanego w karcie projektu i dokumentacji wymagań)
- Kryteria akceptacji (odbioru) produktu (proces i kryteria odbioru wyrobu, usługi, rezultatów)
- Produkty cząstkowe projektu (produkty cząstkowe obejmują efekty prac składające się na wyrób lub usługę powstającą w projekcie jak i efekty pomocnicze jak raporty i dokumenty związane z kierowaniem projektem)
- Wyłączenia z projektu (określają to co nie jest objęte projektem)
- Ograniczenia projektu ( lista i opis konkretnych ograniczeń projektu związane z zakresem, które określają granice możliwych sposobów działania jakimi dysponuje zespół. Podaje się tu z góry określony budżet, narzucone terminy (kamienie milowe) podane przez odbiorcę, postanowienia kontraktu)
- Założenia projektu (lista i opis konkretnych założeń z jego zakresem, potencjalne konsekwencje sytuacji, w której założenia te okażą się niepoprawne)
Pojęcie matrycy logicznej
Metodyka zarządzania cyklem projektu stworzona jest przez Komisję Europejską w 1992 roku wg której realizowane są wszystkie projekty UE.
Matryca logiczna zwana też macierzą logiczną, mapą projektu lub matrycą planowania projektu. Znajduje zastosowanie w:
- fazie definiowania (definicja projektu) i
- w fazie planowania (plan przebiegu projektu w czasie, zarys planu zasobów)
- realizacji (jako plan bazowy)
- oraz ewaluacji projektu (podstawa do oceny poziomu realizacji celów projektów)
Podejście ML
Podejście matrycy logicznej przebiega w dwóch fazach: analizy i planowania
Elementy fazy analizy:
- analiza interesariuszy
- analiza problemów
- analiza celów
- analiza strategii
Elementy fazy planowania:
Opracowanie matrycy logicznej
Przygotowanie planu przebiegu projektu w czasie
Opracowanie budżetu i planu wykorzystania
Analiza interesariuszy – ma na celu rozpoznanie osób, mających znaczący wpływ na sukces/porażkę projektu i aktywne zarządznie kluczowymi interesariuszami w celu zapewnienia wysokiego prawdopodobieńtwa sukcesu projektu.
- Obiektem zainteresowań powinna być konfiguracja interesów i oczekiwań względem projektu wynikającego z faktycznego wpływu i siły oddziaływania interesariuszy.
- Interesariusze mogą oddziaływać na projekt pozytywnie jak i negatywnie, stąd analiza i płynące z niej wnioski powinny uwzględniać różne strategie i działania na nich nakierowane
- np. włączenie interesariusza jako członka zespołu projektowego, działanie informacyjne z wykorzystaniem mediów, konsultacje i porady, pomoc, modyfikacja celów projektów zgodnie z potrzebami interesariusza
Analiza problemu – polega na zdefiniowaniu sytuacji problemowej, wskazaniu problemu głównego, cząstkowych oraz negatywnych skutków, należy zidentyfikować występujące między nimi zależności przyczynowo - skutkowe i przygotować
Analiza celów – bazuje na analizie problemów i polega na je przekształceniu w celu pozytywnego opisu sytuacji pożądanej, która nastąpi gdy wszystkie problemy wskazane w analizie problemu zostaną rozwiązane.
Analiza określa cele, które powinny zostać osiągnięte, aby zażegnać istniejące problemy.
Analiza strategii -
Technika Earned Value (technika wartości uzyskanej)
Technika Earned Value polega na kontroli realizacji projektu poprzez porównywanie zrealizowanego do danej chwili zakresu prac, terminów ich realizacji i rzeczywiście poniesionych kosztów z przyjętym w planie bazowym harmonogramem i budżetem projektu.
Należy do kategorii metod zarządzania przez pomiar wydajności (ang. Performance Based Managment).
Tradycyjne krzywe kosztów skumulowanych
Geneza Earned Value
Zastosowanie techniki EV wymaga:
Zdefiniowania struktury podziału prac,
Budowy harmonogramu projektu
Utworzenia planu bazowego
Bieżącej kontroli
Terminów
Zakresu
Kosztów realizacji projektu
Tradycyjne odchylenie kosztów
To odchylenie jest tradycyjnie mierzone odchyleniem od kosztów planowanych do dnia kontroli. Jeśli ma wartość dodatnią, oznacza że w dniu dzisiejszym (tzn. w dniu kontroli)
O ile PV odnosi się wyłącznie do planów, a AC wyłącznie do rzeczywistości, to EV bierze pod uwagę oba te czynniki, tzn liczy, ile zgodnie z planem zapłacilibyśmy za rzeczywiste wykonaną pracę.
CV (cost variance) określa odchylenie od kwoty, którą powinniśmy byli zapłacić za rzeczywiście wykonaną pracę
CV=EV-AC
SV (schedule variance) określa odchylenie od ilości pracy, która miała być zgodnie
SV=EV-PV
EAC – szacowany koszt końcowy (według stanu wiedzy w dniu dzisiejszym). Jest to poprawiona estymacja kosztu z początku projektu
ETC – szacowany koszt pozostały (według stanu wiedzy w dniu dzisiejszym). Oznacza ile jeszcze przewiduje się wydać na dane zadanie/projekt.
Prawdziwa jest następująca równość: EAC=AC+ETC
Wskaźniki kosztów EAC i ETC.
Przy szacowaniu kosztów mogą zaistnieć trzy charakterystyczne sytuacje
Rzeczywiste stawki, te które wystąpiły do tej pory, prawdopodobnie już się nie zmienią,
Rzeczywiste stawki, które
VAC – prognozowane odchylenie od kosztów budżetowych (odchylenie na koniec
Jakość
Lepiej celować w doskonałość i czasami nie trafić niż w niedoskonałość trafić za każdym razem
Jakość jest pamiętana długo potem, podczas gdy cena została już zapomniana.
Planowanie jakości
Definiowanie projektu
Planowanie przebiegu projektu
Ocena zagrozeń
Zaplanowanie polityki jakości w projekcie
Zarzadzanie dokumentacją
Doświadczenia z przeszłości
Doświadczenia na przyszłość