Zarządzanie
projektami

Wykład 6

Zarządzanie zespołem
projektowym

Procesy zarządzania zasobami
ludzkimi w projekcie



planowanie zasobów ludzkich –
określanie i dokumentowanie ról,
obowiązków i relacji służbowych w
projekcie oraz tworzenie planu
zarządzania obsadą stanowisk



pozyskiwanie zespołu projektu –
zdobywanie zasobów ludzkich
potrzebnych do ukończenia projektu



kształtowanie zespołu projektu – rozwój
kompetencji i wzajemnych relacji między
członkami zespołu w celu usprawnienia
wykonania projektu



kierowanie zespołem projektu –
monitorowanie wyników członków zespołu,
przekazywanie opinii i komentarzy,
rozwiązywanie spornych kwestii oraz
koordynacja zmian w celu usprawnienia
wykonania projektu

Zespół



jest zbiorem ludzi, którzy muszą polegać
na skumulowanej wiedzy, umiejętnościach
i talentach każdego z wzajemnie zależnych
członków zespołu;



dzięki efektywnej współpracy zespół może
wygenerować rozwiązania problemów,
które są znacznie lepsze od tych, jakie
mogłyby być stworzone przez każdego z
członków zespołu indywidualnie

Przyczyny zespołowego
zarządzania projektami:



skupienie się na jakości i satysfakcji
klienta; waga wkładu każdego pracownika
w realizację projektu i wykonanie
końcowego produktu



przekonanie, że ludzie zaakceptują to, w
czego tworzeniu uczestniczyli;
autokratyczne i paternalistyczne metody
organizacji nie sprawdzają się przy
zarządzaniu projektami



powszechnie obecne nowoczesne
technologie wymagają zaangażowania
wyspecjalizowanych osób, które muszą
pracować wspólnie w wydajny sposób przy
ograniczonych zasobach



nowe sposoby organizacji pracy wymagają
współpracy i rotacji na stanowiskach pracy



współczesny menedżer projektu nie może
sam decydować, planować i śledzić
realizacji projektu

Konieczność pracy zespołowej w
projekcie jest spowodowana
przez:



projekt wymaga wykonania zadań
angażujących więcej niż jedną osobę



zadania jednych ludzi będą wykorzystywały
rezultaty pracy innych osób lub zespołów



w ramach zespołu będą wykorzystywane te
same metody i narzędzia



zespół będzie musiał wspólnie identyfikować i
rozwiązywać problemy, a także wspólnie
wykorzystywać rezultaty pracy innych

ETAPY TWORZENIA
ZESPOŁU

Tworzenie



Znaczny niepokój, próby wykrycia
natury sytuacji, jakiej pomocy można
się spodziewać od lidera czy osoby
zwołującej, oraz jakie zachowania będą
lub nie będą właściwe



Członkowie szukają odpowiedzi na
pytanie o charakter zadania, wraz z
poznawaniem reguł i metod do
zastosowania

Burza



Pomiędzy podgrupami rodzi się konflikt;
zostaje rzucone wyzwanie władzy lub
kompetencji lidera; opinie polaryzują
się; jednostki sprzeciwiają się wysiłkom
sterowania nimi przez lidera lub grupę



Kwestionuje się wartość i wykonalność
zadania; ludzie reagują emocjonalnie
przeciw jego wymaganiom

Normowanie



Grupa zaczyna się harmonizować; po raz
pierwszy doświadcza swojej spójności czy
jedności; wyłaniają się normy, jako że
dochodzi do pojednania osób
pozostających w konflikcie i
przezwyciężenia oporu; rozwija się
wzajemne wsparcie



Rozpoczyna się współpraca nad zadaniem;
robi się plany i wykłada normy; rozwija się
komunikowanie poglądów i uczuć

Realizacja



Grupa tworzy swoją strukturę albo

przyjmuje strukturę najlepiej pasującą

do jej wspólnego zadania; role postrzega

się w kategoriach funkcjonalności wobec

zadania i rośnie ich elastyczność



Następuje fala konstruktywnej pracy nad

zadaniem; doświadcza się postępu, gdyż

więcej energii grupy wykorzystuje się do

osiągnięcia skuteczności w dziedzinie

wspólnego zadania

TWORZENIE ZESPOŁU
PROJEKTOWEGO

1. Stworzenie pozytywnego
środowiska:



zdefiniować cele działań dotyczących
budowy zespołu



określić co będzie potrzebne w kategoriach
terminów i zobowiązań



skupienie się na misji zespołu



określenie kluczowych zadań i
odpowiedzialności



zbudowanie ról w zespole

2. Stworzenie poczucia
zależności:



stworzenie poczucia zależności i szacunku
dla uzupełniających się zdolności członków
zespołu



należy stworzyć warunki do
przedyskutowania doświadczeń i
umiejętności członków zespołu

3. Zdefiniowanie i wyjaśnienie
celów projektu:



członkowie zespołu powinni rozumieć i
akceptować cele projektu



należy wspólnie sformułować misję
określającą oczekiwania wobec zespołu



na jej podstawie generuje się cele
szczegółowe, dotyczące kosztów, terminów i
kryteriów oceny wykonania zadań



cele powinny być zrozumiane przez każdego
członka zespołu, mierzalne i określone co do
terminu realizacji

4. Zdefiniowanie ról w
zespole:



trzeba zdefiniować odpowiedzialność za
każdą funkcję, zdefiniować zakresy
odpowiedzialności w kategoriach celów
głównych i cząstkowych



przekazanie oczekiwań dotyczących
wyników pracy



należy wyjaśnić i otwarcie przedyskutować
przewidywane trudności dotyczące tych
oczekiwań

5. Stworzenie procedur:



należy stworzyć wytyczne i zasady
postępowania w sytuacjach typowych oraz
nietypowych



odpowiednie wytyczne pomogą uniknąć
konfliktów w przyszłości i skoncentrować
się na osiągnięciu celów projektu

6. Określenie procedur
podejmowania decyzji:



określenie uprawnień do podejmowania
decyzji



ustalenie granic uprawnień i zakresu
władzy zespołu

ZALETY I WADY PRACY
ZESPOŁOWEJ

Zalety pracy zespołowej



praca z innymi ludźmi wyzwala u większości

osób więcej energii i kreatywności



różne perspektywy i propozycje mogą

zaowocować twórczymi rozwiązaniami



praca z ludźmi może dawać dużo satysfakcji –

ludzie są z natury istotami społecznymi, a

struktura i przestrzeń zespołu stwarzają

możliwości dla wszystkich jednostek



praca zespołowa może być efektywna – im

więcej umiejętności i doświadczenia ma

zespół, tym bardziej efektywna

Wady pracy zespołowej



zbyt długi czas, który przeznaczają
członkowie zespołu na wzajemną
komunikację – za dużo się mówi, a za
mało działa



złe relacje między ludźmi, mogące
znacznie obniżyć jakość pracy



cała organizacja może ucierpieć, gdy
zespoły rywalizują między sobą

Warunki efektywności zespołu
projektowego



dostosować wielkość zespołu do
wykonywanych zadań



odpowiednio rozmieścić stanowiska i
umożliwić pracownikom łatwy kontakt
wzrokowo-słuchowy



starać się o jednorodny skład zespołu w
celu łatwiejszego podporządkowania się
normom



wpływać na zrozumienie przez
pracowników sensu ich pracy



jasno formułować cele



ściśle łączyć liczbę popełnianych
błędów i braków, tempo pracy i
absencje z wynagrodzeniem

Bariery efektywności zespołu



nieodpowiedni styl kierowania



braki materiałowe i wąskie gardła produkcyjne



cechy członków zespołu



uprzedzenia, którym ulegają jednostki i grupy –
bariera decyzyjna



nadmierne zaufanie – im ktoś jest bardziej
pewny siebie, tym częściej się myli



samospełniające się przepowiednie



pułapki wynikające z zachowań stereotypowych

Dziękuję za uwagę