Usprawnianie zarządzania firmą ubezpieczeniową przez wprowadzenie systemu informatycznego

Spis treści

Wstęp

W dobie, w której konkurencja nie śpi, a każdy dzień i każda jego godzina są na wagę złota, poszukuje się coraz to nowszych i lepszych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą. Tradycyjne systemy informacyjne przestają spełniać oczekiwania, dlatego coraz częściej kierownictwa przedsiębiorstw podejmują decyzje o ich modernizacji. Tak jak pod koniec XX wieku ciężko było wyobrazić sobie porządną firmę nie wykorzystującą technologii komputerowej, tak na początku wieku XXI powoli zjawiskiem powszednim staje się firmowy system informatyczny.

Celem pracy jest analiza procesu wdrożenia informatycznego systemu wspomagania zarządzania do firmy ubezpieczeniowej. Również ma ona za zadanie pokazać ograniczenia organizacyjne oraz niezbędność podejmowania określonych decyzji, wraz z ich konsekwencjami.

W pierwszym rozdziale została przedstawiona analiza towarzystwa ubezpieczeniowego pod względem potrzeb przepływów informacji. Pozwoli to lepiej zrozumieć zachodzące w przedsiębiorstwie procesy oraz istotę wprowadzania systemu informatycznego dla usprawniania zarządzania nim. Zostały też przybliżone podstawowe pojęcia dla tego zagadnienia.

Drugi rozdział jest skondensowanym przeglądem historii i ewolucji rozwiązań informatycznych. Ma to na celu uświadomienie ogromnego wachlarza możliwości zmian, które mają większy lub mniejszy wpływ na poszczególne sfery działalności organizacji.

W rozdziale trzecim pokazano kryteria jakie musi spełnić system informatyczny oraz jakie alternatywy ma firma typowo zajmująca się ubezpieczeniami. Ponieważ każda branża rządzi się własnymi prawami i ma własne potrzeby, w tym rozdziale uwzględniono również możliwość stworzenia własnego systemu od zera, a także zaprezentowano kilka gotowych rozwiązań dostępnych na rynku.

Ze względu na stale trwającą ewolucję systemów informatycznych i ich olbrzymią liczebność do wielu zastosowań, ich zbiór został zawężony wyłącznie do tych, które są zorientowane na wspomaganie procesów zarządzania realizowanych w przedsiębiorstwie.

DZIAŁALNOŚĆ FIRMY UBEZPIECZENIOWEJ - ORGANIZACJA I PRZEPŁYW INFORMACJI

Działalność towarzystwa ubezpieczeniowego

Na początku XXI wieku naszej ery nikogo nie dziwi mnogość firm oraz oferowane przez nie usługi zwrotu pieniędzy, kiedy przewrotny los przyniesie nam nieszczęścia i straty. Usługa ubezpieczenia to urządzenie gospodarcze, zapewniające pokrycie przyszłych potrzeb majątkowych, wywołanych u poszczególnych jednostek przez odznaczające się pewną prawidłowością zdarzenia losowe, w drodze rozłożenia ciężaru tego pokrycia na wiele jednostek, którym te same zdarzenia zagrażają. Mimo, iż wydaje się „wynalazkiem” kilku ostatnich stuleci to pierwsze z nich pojawiły się dwa tysiące lat przed naszą erą w krajach Bliskiego Wschodu. Wówczas uczestnicy karawan umawiali się wspólnie pokrywać ewentualne szkody, poniesione przez któregokolwiek z uczestników takiej karawany. Podobny typ miały umowy palestyńskich Żydów odnośnie osłów. Takie działania nazwano ubezpieczeniami dopiero na początku XVIII w. n.e., kiedy na świecie powstawały pierwsze organizacje profesjonalnie zajmujące się tymi usługami. Ich największy przyrost zanotowano w wieku XIX, kiedy to z około 30 firm powstało ich ponad 1200. W Polsce zakłady ubezpieczeniowe powstały w tym samym czasie, jednak ich ilość zmieniała się znacznie wolniej (tab. 1.1.).

Tabela 1.1. Liczba zakładów ubezpieczeniowych w Polsce w XXw.

ROK	1988	1991	1994	1997	2000	2003	2006	2009
Liczba zakładów ubezpieczeń	4	24	36	51	66	73	67	66

Źródło: opracowanie własne na podstawie danych GUS (www.stat.gov.pl, 01.06.2010r.).

Rynek ubezpieczeniowy jest działalnością całkowicie usługową. Klient firmy w zamian za comiesięczne składki otrzymuje zapewnienie, że kiedy zdarzy się coś niepożądanego, otrzyma stosowną ilość pieniędzy by mógł naprawić szkody, złagodzić ból i żyć dalej. W obecnych czasach można zabezpieczyć cokolwiek przed czymkolwiek. Znane są przypadki w świecie show biznesu gdzie gwiazdy ubezpieczają swoje ręce, nogi oraz inne części ciała na milionowe kwoty. Jednak są to rzadko spotykane przypadki, a tym na czym firmy ubezpieczeniowe rzeczywiście zarabiają to ubezpieczenie domu, samochodu (ubezpieczenia majątkowe) oraz siebie przed wypadkami lub swojej przyszłości w postaci emerytury (ubezpieczenia na życie, Otwarte Fundusze Emerytalne).

Przedsiębiorstwo w ujęciu systemowym

W literaturze można spotkać różne, mniej lub bardziej złożone, definicje pojęcia systemu. Obszernie i wyczerpująco system opisuje Piotr Sienkiewicz, jako „każdy złożony obiekt wyróżniony z badanej rzeczywistości, stanowiący całość tworzoną przez zbiór obiektów elementarnych (elementów) i powiązań (relacji) pomiędzy nimi”. Ponadto system charakteryzuje się specyficzną integralnością z otoczeniem, tj. „może być równocześnie elementem systemu wyższego rzędu, natomiast każdy element danego systemu może jednocześnie stanowić system rzędu niższego”. Jednak każdy system jako jedność posiada kilka nieodłącznych elementów:

wejście;
proces (przetwarzanie, transformacja);
wyjście;
kontrola (sterowanie);
sprzężenie zwrotne;
otoczenie;
cel.

Zatem systemem jest zarówno uczelnia jak i istota żywa, czy społeczeństwo. Ze względu na tak duży wachlarz systemów można je podzielić na różne kategorie. Na Rysunku 1.1. została przedstawiona ich skrócona klasyfikacja. Z tej różnorodności narodziło się podejście systemowe do organizacji. Zostało ono zapoczątkowane przez Ludwiga von Bertalanffy'ego, autora ogólnej teorii systemów oraz Norberta Wienera, ojca 0x08 graphic
cybernetyki. Anna Kijewska określa podejście systemowe, jako metodę lub sposób, które pomagają analizować i badać działanie systemów oraz występujących w nich interakcji.

Rysunek 1.1. Klasyfikacja systemów mikroekonomicznych

Źródło: E. Niedzielska (red.) Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa 1982, s.13.

W ten sposób zaczęto traktować przedsiębiorstwa jako wyodrębnione z otoczenia społeczno-gospodarczego systemy zasobów ludzkich, materialnych i informacyjnych. Miało to na celu uproszczenie modelu firmy, która jest obiektem o wielu skomplikowanych powiązaniach strukturalnych i funkcjonalnych. Powiązania te sięgają poza granice systemu, i prowadzą do ciągłej wymiany energii, materii i informacji z otoczeniem. Każda organizacja funkcjonuje w tzw. otoczeniu ogólnym (ang. general environment), tożsamym dla wszystkich firm prowadzących działalność na danym rynku (lokalnym, krajowym, międzynarodowym). Jednak ma też swoje własne otoczenie, zwane zadaniowym (ang. task environment). Ta wymiana skutkuje zdolnością systemu do przystosowywania się do stale zmieniających się warunków w swoich otoczeniach, co zapewnia jego dalsze funkcjonowanie. Rysunek 1.2. przedstawia relacje wymiany przedsiębiorstwa z otoczeniem.

0x08 graphic

Rysunek 1.2. Przedsiębiorstwo jako system otwarty

Źródło: A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, s14.

0x08 graphic
Organizacja w swoich granicach poddaje transformacjom zasoby otrzymane z otoczenia, by oddać mu efekty tych procesów. Tymi działaniami zajmują się wydzielone podsystemy przedsiębiorstwa, z których każdy ma swoje własne wejścia, transformacje i wyjścia (patrz rys. 1.3.).

Rysunek 1.3. Podział strukturalny przedsiębiorstwa

Źródło: A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, s.16.

System społeczny to ogół ludzi współpracujących z przedsiębiorstwem w osiąganiu wspólnych celów, w ramach którego występuje system hierarchii, jako rezultat podziału pracy podmiotów o różnych zadaniach i celach. Zadaniem całego systemu społecznego jest ustalanie zadań pośrednich w zgodzie z misją organizacji oraz interweniowanie na wszelkie przejawy nieprawidłowości w układach międzyludzkich. Natomiast ustalanie wszelkich wytycznych należy do systemu zarządzania.

System zarządzania stanowi kompas dla firmy i wyznacza kolejne cele. Planując, organizując, koordynując i kontrolując procesy i transformacje przyczynia się do ekspansji organizacji, a zarazem minimalizuje ryzyko rozpadu systemu.

System wykonawczy jest ciałem przedsiębiorstwa gdzie odbywają się procesy (od wejścia do wyjścia systemu) cechujące się dużą powtarzalnością. System ten jest na tyle złożony na ile skomplikowane są fazy procesów transformacji wynikające ze specyfiki danej organizacji. Celem nadrzędnym tego systemu jest produkcja wyrobów i ich dystrybucja (tylko w przedsiębiorstwach produkcyjnych) oraz świadczenie usług na rzecz odbiorców (klientów) zgodnie z ich potrzebami i oczekiwaniami.

Do tej pory rozwój tych systemów, a zwłaszcza systemu zarządzania, stanowił o konkurencyjności firmy i jego ekspansji na rynku. Dziś korporacje, zwłaszcza największe, rozumieją istotę systemu informacyjnego. Umożliwia on, bowiem interakcje wewnątrz systemów, jak i między systemami przedsiębiorstwa. Poprzez ciągłe transformacje informacji na różnych stopniach w hierarchii zarządzania podejmowane są decyzje, a dzięki sprzężeniom zwrotnym (ang. feedback - sprzężenie zwrotne, odpowiedź) każdy system wie, jaka reakcja zaszła w firmie na jego działania i decyzje, natomiast całe przedsiębiorstwo jest w stałym kontakcie z otoczeniem.

Pojęcie systemu informacyjnego

Z informacjami ma do czynienia każdy - od jednostek po korporacje. Jednakże o ile jednostka ma styczność z taką ich ilością, którą można uporządkować w sposób łatwy, o tyle w organizacjach nie można zdać się na ciągłą improwizację. Dlatego zaczęto stosować pewne reguły, by w maksymalnym stopniu ułatwić porządkowanie i dostęp do pożądanych danych. Z tej potrzeby wyewoluowały systemy zarządzania informacją zwane krócej systemami informacyjnymi. Ze względu na naukowe podejście do teorii informacji, w literaturze można natknąć się na różnorodne definicje tego systemu. Obszerną definicję zaproponował prof. Adam Nowicki, a mianowicie, że jest to „wyróżniony przestrzennie i uporządkowany czasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji, których funkcjonowanie służy do sterowania obiektem gospodarczym”. Natomiast uproszczoną, lecz zmuszającą do refleksji, definicję podaje W. Olejniczak: „system informacji ekonomicznej jest językiem komunikowania się człowieka w sferze działalności gospodarczej”.

Tak jak każdy inny system i ten posiada wejścia, wyjścia, sprzężenie zwrotne, swoje transformacje oraz otoczenie, w którym funkcjonuje. W systemie informacyjnym wejścia to wszelkiego rodzaju pozyskiwanie i wprowadzanie danych przez nadawców. Może być to zarówno zapis ręczny (np. notki, pisma) jak i zapis/odczyt elektroniczny (np. skany optyczne, magnetyczne). W tym wypadku nie liczy się forma, a dokładność i rzetelność.

Operacje wyjścia polegają na wypuszczeniu określonych informacji z systemu do obiegu, tj. do nadawców, przy czym nie zawsze muszą być oni ściśle określeni. W przedsiębiorstwach rezultatem są zwykle raporty, zestawienia i prezentacje. Mogą być w postaci wydruków, zapisów ręcznych czy zrzutów z ekranu. Nierzadko wyjścia jednego systemu są wejściami drugiego. Przykładem może być zlecenie rezerwy szkodowej skierowane do banku przez księgowość towarzystwa ubezpieczeniowego. Dla systemu firmy ubezpieczeniowej jest to wypuszczenie ostatecznie przetworzonej informacji, natomiast dla systemu bankowego to dopiero surowy materiał do transformacji.

Sprzężenie zwrotne to kontroler wyjść systemu informacyjnego. Po sprawdzeniu przetworzonej informacji może zapaść decyzja o ponownym jej przetworzeniu lub o zupełnie nowym działaniu. Jest ono bardzo ważnym elementem dla kadry zarządzającej.

Transformacje polegają na przekształcaniu informacji wejściowych na wyjściowe, zgodnie z przyjętymi procedurami i regułami. Mogą to być obliczenia, zestawienia, przeredagowania, porównania i podejmowanie decyzji. Transformacjami mogą się zajmować ludzie lub komputery (tymczasowi odbiorcy informacji). W definicji prof. Nowickiego zostały uwzględnione jako stały element współczesnych systemów informacyjnych.

System informacyjny w organizacji pełni kilka zasadniczych ról:

stanowi główne źródło informacji, które umożliwiają wykonanie działań kształtujących bieżącą sytuacje przedsiębiorstwa i jego dalszy rozwój,
zapewnia interakcje między systemem zarządzania, a systemem wykonawczym (produktów i usług),
wpływa na poziom kosztów ponoszonych na podjętą przedsiębiorczość przez sprzężenia zwrotne, które umożliwiają podejmowanie działań korygujących zadania decyzyjne bądź komunikowanie się między nadawcami i odbiorcami informacji,
przyczynia się do rozwoju konkurencyjnych produktów i usług, które mogą zapewnić przedsiębiorstwu strategiczną przewagę na światowym rynku,
jest cennym „bogactwem” każdego przedsiębiorstwa, przyczynia się bowiem do znalezienia nowych, dotąd nieznanych zasobów materialnych (surowców, materiałów, energii).

Przepływ informacji

Sprzedaż produktów zakładów ubezpieczeniowych opiera się na kontakcie klienta z agentem firmy, który przedstawia najbardziej pożądane pakiety. Po decyzji nawiązania współpracy na określonych warunkach, agent szacuje ryzyko by ocenić czy firma wyjdzie dobrze na nawiązaniu współpracy i jaka wielkość składki będzie odpowiednia. Po tym procesie, agent przedstawia finalną wersję umowy. Jeśli klient ją podpisze to decyduje się na regularne dokonywanie wpłat na rzecz swojego ubezpieczyciela, a aktywacja polisy nastąpi po wprowadzeniu polisy do bazy danych i odnotowaniu pierwszej wpłaty.

Rysunek 1.4. Przykładowy schemat przepływów informacji towarzystwa ubezpieczeniowego

Źródło: opracowanie własne.

Jeśli w okresie ubezpieczenia wydarzy się coś, co spowoduje, że klient upomni się o odszkodowanie, wtedy musi on złożyć wniosek o rekompensatę. Taki dokument zostaje przekazany do działu prawnego oraz likwidacji szkód zaraz po sprawdzeniu opłacenia ubezpieczenia. Pracownicy tych działów odbierają od klienta wszystkie dokumenty niezbędne do przedstawienia stanu faktycznego i wykazania, że zaistniałe okoliczności kwalifikują do wypłaty odszkodowania zgodnie z zawartą umową. Już na tym etapie w firmie tworzona jest rezerwa szkodowa, tj. zamrażana jest część kapitału firmy by nie można było nim operować. Zabieg ten ma na celu zabezpieczyć organizację przed sytuacją, w której klient nie może otrzymać odszkodowania w ustalonym terminie, ponieważ należny mu kapitał został zainwestowany. Po sprawdzeniu materiałów od klienta analizuje się szkody i podejmuje decyzję o wypłaceniu zadośćuczynienia. Jeśli przypadek, a każdy jest traktowany indywidualnie, jest bardziej skomplikowany to specjaliści dokonują oględzin miejsca i/lub przedmiotu sprawy. Po decyzji o kwalifikacji nieszczęśliwego wypadku wypłaca się należną kwotę, jako sumę składowych - kwoty odszkodowania i likwidacji szkody (w zależności od przypadku jedna z nich może być kwotą zerową). Jeśli jednak wniosek o odszkodowanie nie zostanie pozytywnie rozpatrzony, klienta ma prawo się odwołać lub pozwać ubezpieczyciela do sądu. Dodatkowo każda wypłata odszkodowania powyżej pewnej, ustalonej wewnątrz towarzystwa, kwoty lub pozew są monitorowane przez prezesa zarządu. Na samym końcu dociera informacja do działu finansowego (w zależności od organizacji może być to bezpośrednio dział księgowości, dział odszkodowań, itp.) o należnej wypłacie.

W ten sposób wygląda przepływ danych w działalności podstawowej (ang. core business) firmy ubezpieczeniowej. Do tego dochodzi jeszcze wymiana informacji z działalności wspomagającej (np. marketing) oraz interakcje z otoczeniem (np. KNF). Rysunek 1.4. pokazuje przykładowy schemat przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy ubezpieczeniowej.

Jakość systemu informacyjnego i potrzeby usprawnień

Na każdym z wymienionych wcześniej etapów obu stronom zależy na sprawnym obiegu informacji i właściwym ich przetworzeniu. Od tego zależy sukces przedsiębiorstwa, dlatego to do niego należy utrzymywanie i usprawnianie systemu informacyjnego. Aktywność owego systemu jest niemierzalna, ale można ją wyrazić w subiektywnej ocenie zdolności do zaspokojenia potrzeb informacyjnych. Zaspokojenie tychże potrzeb wiąże się z popytem na informację, którego możemy rozróżnić dwa typy: ilościowy i jakościowy.

Pierwszy z nich wyraża zapotrzebowanie na informację, bez względu na jej szczegółowość, czy dokładność. W tym wypadku nie liczą się cechy informacji, a jedynie to by było ich jak najwięcej na dany temat. Mogą to być zarówno wskaźniki jak i wielkości względne.

Z kolei popyt jakościowy przykłada wielką wagę do cech przekazywanej informacji. Tutaj już liczy się czy informacja jest rzetelna, dokładna, kompletna i przekazana w wygodny dla odbiorcy sposób. Dla zaspokojenia popytu jakościowego informacje przekazywane są często w formie prezentacji, dokładnych opisów i diagramów.

Poziom zaspokojenia popytu na informację, zależy od nieograniczonej liczby czynników subiektywnych i obiektywnych z wewnątrz i z zewnątrz organizacji, np. zależność oraz relacja nadawcy z odbiorcą, kultura organizacyjna, sytuacja ekonomiczno-społeczna, regulacje prawne. Jednak żadnej z cech nie można nadać statusu najważniejszej, a ich waga zależy od odbiorcy. Mimo starań system informacyjny może jednak czasem zawieść, o czym może świadczyć spadek wartości użytkowej informacji, tj. przydatności dla danego odbiorcy w danym czasie. Do najczęstszych przyczyn wadliwego działania systemu informacyjnego należą brak pełnych informacji, przekazywanie informacji nieprawdziwych lub sprzecznych z obowiązującymi wymogami formalnoprawnymi. Jeśli do kierownictwa dochodzą informacje o takich przypadkach wewnątrz organizacji, oznacza to konieczność wprowadzenia zmian do systemu informacyjnego.

Dzisiejsze systemy informacyjne wspomagane są technologia komputerową, nie tylko celem samego przekazywania informacji, ale także usprawniania działalności organizacji. Dzięki wsparciu cybernetyki niektóre zadania, dotąd wykonywane przez człowieka, mogły zacząć być realizowane przez maszyny. Poprawiło to ich jakość oraz szybkość wykonania w wielu obszarach firmy, np. finanse i księgowość, kadry i płace oraz oczywiście zarządzanie.

Wplecenie systemu informatycznego w system informacyjny prawie zawsze wymaga długich przygotowań oraz wprowadzenia dużych modyfikacji w sferze organizacyjnej, funkcjonalnej, prawnej, czy osobowej. Dotyczy to przede wszystkich dużych projektów jak wprowadzanie systemów zintegrowanych klasy ERP czy systemów eksperckich, które mają na celu kompleksowe wsparcie całej organizacji.

INFORMATYCZNE SYSTEMY WSPOMAGAJĄCE ZARZĄDZANIE - PRZEGLĄD

System informatyczny a system informacyjny

W celu zwiększenia efektywności działania systemu informacyjnego stosowano wiele różnorakich procedur i mechanizmów, ale niewątpliwie na największy rozwój owego systemu miała wpływ technologia komputerowa. Jej ewolucja przyczyniła się do wielu zmian w zakresie gromadzenia, przesyłania, przetwarzania i magazynowania informacji. W ten sposób wykreował się system informatyczny zarządzania, lub krócej - system informatyczny.

0x08 graphic
W literaturze można spotkać się z dwiema koncepcjami dotyczącymi definicji granic tego systemu. Jedna z nich mówi, że system informatyczny to system informacyjny, w którym zautomatyzowano przeważającą część czynności przetwarzania informacji w wyniku zastosowania środków technicznych informatyki, zwłaszcza komputerów. Druga zaś, że jest to wydzielona część systemu informacyjnego, w której wykorzystuję się technologię komputerową. Zasadę ich współdziałania przedstawiono na rysunku 2.1.

Rysunek 2.1. System informacyjny i system informatyczny w zarządzaniu

Źródło: Z. Biniek Informatyka w zarządzaniu, VIZJA PRESS & IT, Warszawa 2009, s33.

Warto także zwrócić uwagę, że wielu autorów prac o tej tematyce używa pojęcia system informacyjny zamiast informatyczny (zapewne przyjmując za standard obecność komputerów w zasobach systemu), co może niekiedy prowadzić do nieporozumień.

System informatyczny funkcjonuje w oparciu o komputery z zainstalowanym oprogramowaniem. W mniejszych firmach może to być jedna stacja robocza, a w wielkich korporacjach nawet tysiące wraz z dziesiątkami drukarek, skanerów oraz innych urządzeń peryferyjnych, baz danych i sieci komputerowych. Do jego podstawowych składników należą:

Sprzęt (hardware) - zaliczamy tu różnorodne komputery (stacje robocze, laptopy, serwery) oraz urządzenia peryferyjne (drukarki, skanery).
Oprogramowanie (software) - systemy operacyjne oraz szeroki wachlarz programów użytkowych, kupionych, jak i zrealizowanych na zamówienie.
Bazy danych - zbiory powiązanych ze sobą plików, tablic, relacji itp., w których przechowywane są dane oraz zależności między nimi.
Sieci - systemy łączące sprzęt komputerowy, które pozwalają na współużytkowanie zasobów sprzętowych i programowych przez różnych użytkowników. Mogą to być zarówno światowa sieć Internet, wewnętrzna organizacyjne sieć intranet, jak i międzyorganizacyjna sieć extranet.
Procedury - są to strategie, polityki, metody, zasady i zbiory instrukcji określających sposoby łączenia wymienionych wyżej składników, tak, aby przetwarzały informacje i generowały pożądane wyjścia. Przykładowo, pewne procedury będą określały, kiedy programy maja być uruchamiane, inne będą opisywały, kto i do czego ma dostęp w bazach danych.
Ludzie - użytkownicy systemu; stanowią oni najważniejszą i najbardziej inteligentną, aczkolwiek najbardziej zawodną część systemu.
Kontekst społeczny - składa się na niego zrozumienie wartości i zasad, które określają, co jest dopuszczalne i możliwe w ramach zwyczajów i kultury, określonej dla ludzi bądź grupy pracowników danej organizacji.
Cel - najpowszechniejszym, ale oczywiście, nie jedynym celem jest rozwiązywanie problemów biznesowych. Do najczęściej wymienianych należą poprawa jakości, podniesienie wydajności, oraz powiększenie dostępu do zasobów informacyjnych.

Każdy z wyżej wymienionych składników może mieć wiele wariantów i różną liczebność, przez co połączenia tych składników mogą się bardzo różnić. Zatem istnieje wiele rodzajów systemów informatycznych, a w dowolnej organizacji może funkcjonować nawet kilka równocześnie. Niektóre z nich działają niezależnie, a inne stanowią nierozerwalną część większego systemu. Bez względu na ich integrację, bardzo często zbiór kilku systemów informatycznych traktowany jest jako jeden system.

Rozwój i klasyfikacja systemów informatycznych

Zastosowaniem systemu informatycznego zwykle jest wspomaganie istniejącego od założenia firmy systemu informacyjnego. Jednak nie od razu objął on zasięgiem wszystkie strefy zarządzania. Działo się to stopniowo i z biegiem czasu możemy wyróżnić pięć głównych klas systemów:

Systemy Transakcyjne;
Systemy Informowania Kierownictwa;
Systemy Automatyzacji Biura;
Systemy Wspomagania Decyzji;
Systemy Eksperckie.

Systemy transakcyjne przetwarzania danych (STPD, lub krócej ST, ang. Transaction Data Processing System - TDPS). Datuje się je na początek lat pięćdziesiątych. Są to systemy, które gromadzą i przetwarzają dane (przechowują, aktualizują, transformują i dają dostęp do masowych danych instytucji) oraz stanowią wejście dla bardziej specjalistycznych klas systemów. Stosowały one metodę przetwarzania partiowego (ang. batch processing), w której informacje były najpierw kodowane, a następnie dzielone. W związku z tym komputer sekwencyjnie przetwarzał kolejne partie, a rezultatem były zestawienia wynikowe w postaci wielostronicowych tabulogramów. W większości przypadków zawarte w nich dane mają charakter historyczny, a ze względu na duże ich ilości do płynnego działania wymagane są duże ilości pamięci. Systemy transakcyjne są systemami prespecyfikowanymi, tj. ich funkcje i wyjścia są stałe i nie mogą być zmieniane przez odbiorcę informacji (zwykle wymaga to interwencji informatyka). Wykorzystywane są głównie w księgowości, w operacjach materiałowych i do obliczania płac.
Systemy Informowania Kierownictwa (SIK, ang. Management Information Systems - MIS). Powstały w latach sześćdziesiątych. Nowością w nich było włączenie technologii komputerowych do procesów decyzyjnych i kontrolnych. Zastąpiono technologię przetwarzania partiowego na technologie baz danych. W praktycznych zastosowaniach systemy te wspierają najwyższy szczebel kadry kierowniczej w wyborach strategicznych decyzji ze zbioru decyzji dopuszczalnych dzięki umożliwieniu dostępu do baz przekrojowych (baz danych, baz metod) uruchamianych dzięki mechanizmom Systemu Zarządzania Bazą Danych (SZBD). Jednak dalsze badania wykazały największą efektywność przy rozwiązywaniu prostych, dobrze ustrukturyzowanych decyzji.
Systemy Automatyzacji Biura (SAB, ang. Office Automation Systems - OAS). Powstały na przełomie lat sześćdziesiątych i siedemdziesiątych. Dzięki specjalistycznym programom sprawiają, że komunikacja komputera z użytkownikiem w zakresie gromadzenia, transformacji i przesyłania informacji staje się łatwa i bardzo wygodna. Do najpowszechniejszych należą edytory tekstu, programy pocztowe czy wirtualne biblioteki dokumentów. Poza wspomaganiem prac biurowych systemy te doczekały się modułów z zakresu projektowania produkcji i sterowania nią. Z tego wyewoluował Zintegrowany System Zarządzania Produkcją CIM (ang. Compter Integrated Manufacturing) w ramach którego dostępne są podsystemy takie jak:

Systemy Komputerowego Projektowania (SKP, ang. Computer Aided Designing - CAD lub Komputer Aide Designing and Drafting - CADD);
Systemy Komputerowego Wspomagania Produkcji (SKWP, ang. Computer Aided Manufacturing - CAM);
Systemy Komputerowego Wspomagania prac Inżynierskich (SKWI, ang. Computer Aided Engineering - CAE);
Systemy Wspierania prac Projektowych i Inżynierskich (SWPI, ang. Computer Aided System/Software Engineering - CASE);
Systemy Wspomagania Planowania (SWP, ang. Computer Aided Planning - CAP);
Systemy Wsparcia Kontroli Jakości (SWKJ, ang. Computer Aided Quality Assurance - CAQ);
System Wspomagania Procesu Treningowego (SWPT, ang. Computer Aided Training/Learning - CAT/CAL).

Mimo, iż charakteryzują się dużym stopniem integracji wewnętrznej to wciąż trwają prace nad udoskonalaniem powyższych systemów i zwiększaniem ich możliwości. Do najbardziej znanych należą m.in. AutoCAD i CAMWorks.

Systemy Wspomagania Decyzji (SWD, ang. Decision Support Systems - DSS). Stworzone w połowie lat siedemdziesiątych wyposażono w interfejs użytkownika (ang. interface - panel sterowania). Umożliwia on bezpośrednią komunikację z systemem celem dostępu do baz danych oraz baz modeli by usprawnić podejmowanie częściowo i słabo strukturalizowanych decyzji, np. z dziedziny planowania finansowego. Systemy te ukierunkowane są na wyodrębnienie klasy potrzeb informacyjnych, a nie wyłącznie na wybór decyzji ostatecznej jak to ma miejsce w przypadku SIK. Dzięki tym właściwościom mogą wspomagać wszystkie fazy procesu decyzyjnego (analizę problemu, budowę modelu informacyjnego, rozwiązanie problemu oraz wybór decyzji) czyli nadają się do pomocy na wszystkich szczeblach zarządzania. Ten rodzaj systemów także jest nadal w fazie udoskonalania, ale w jego ramach już powstały:

Systemy Wspomagania Decyzji Grupowych (SWDG, ang. Group Decision Suport Systems - GDSS, a częściej Group Decision Suport lub Group Support Systems - GDS/GSS);
Systemy Wspomagania Pracy Grupowej (SWPG, ang. Computer Supported Cooperative Work - CSCW);
Elektroniczne Systemy Wsparcia Spotkania (ESWS, ang. Electronic Meeting Suport - EMS) .

Na ich bazie także zaprojektowano strategiczne systemy wczesnego ostrzegania, które sygnalizują kierownictwu pojawiające się lub mogące się pojawić zagrożenia z otoczenia. Warto również dodać, że nieoficjalne SWD zyskały miano „user friendly systems” (ang. przyjazne użytkownikowi), czyli systemów wychodzących naprzeciw oczekiwaniom użytkowników.

Systemy Eksperckie (ES, ang. Expert Systems - ES). Na początku lat osiemdziesiątych funkcje systemu informatycznego były usprawniane dzięki rozwojowi technologii komputerowych, głównie z zakresu sieci telekomunikacyjnych, techniki mikroprocesorowej i pakietów oprogramowania użytkowego. Z tego swój początek miały systemy dialogowe zwane przyjaznymi (ang. User Interface Systems - UIS). Umożliwiały one swobodne rozwiązywanie problemów użytkownikom nie będącym informatykami. Z czasem zostały wdrożone systemy informacyjne wykonawcze (SIW, ang. Executive Information Systems lub Executive Support Systems - EIS/ESS), których celem jest zapewnienie zarządowi organizacji dostępu do danych strategicznych. Natomiast dalszy rozwój technologii informatycznej pod kątem baz wiedzy przyczynił się do skonstruowania systemów zupełnie nowego typu mianowanych Eksperckimi Systemami Wspomagania Decyzji (ESWD, ang. Expert Decision Support Systems - EDSS). Ich nazwa pochodzi od porównania takiego systemu do ludzkiego eksperta, czyli specjalisty w swojej dziedzinie. Mogą one tworzyć różne modele decyzyjne, przedstawiać optymalne (lub najbliższe optymalnemu) rozwiązanie i jednocześnie wytłumaczyć użytkownikowi-decydentowi swój „tok myślenia” (zob. Rys. 2.2.). Aby być do tego zdolne wyposażono je w tzw. reguły heurystyczne, które odwzorowują sposób dedukowania i łączenia faktów tak, jak zrobiłby to człowiek. Intencją stworzenia takiego systemu było usprawnienie podejmowania decyzji trudnych i słabo ustrukturalizowanych w warunkach dużej niepewności. Systemy te znajdują zastosowanie w wielu dziedzinach, np. w usługach finansowych oraz marketingu.

Rysunek 2.2. Schemat działania SE

Źródło: Opracowanie własne na podstawie: W. Flakiewicz Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa 1990, s.204-205.

Wszystkie wyżej wymienione systemy wspomagają procesy zarządzania do dziś. Tabela 2.1. zawiera zestawienie i porównanie najważniejszych cech tychże systemów, natomiast Rysunek 2.3. pokazuje zakres funkcjonalny powyższych systemów komputerowego wspomagania procesów decyzyjnych w zależności od szczebla w hierarchii organizacyjnej.

Tabela 2.1. Porównanie wybranych cech podstawowych Systemów Informatycznych

Cecha systemu	Rodzaje Systemów Informatycznych Zarządzania
Cecha systemu		ST	SIK	SWD	SIW	SE
Cel systemu	Przechowywanie i przetwarzanie pojedynczych danych	Planowanie, kontrola funkcji zarządzania	Wspomaganie decyzji. Bezpośrednia komunikacja	Wyszukiwanie dowolnej informacji	Wnioskowanie, transfer wiedzy
Baza danych	Przetwarzanie partiowe	Dostęp do baz zewnętrznych i wewnętrznych. Bazy metod	Systemy zarządzania bazami danych. Bazy metod. Bazy modeli	Dostęp do baz zewnętrznych i wewnętrznych. Bazy modeli. Oprogramowanie komunikacyjne	Proceduralna i naturalna wiedza. Baza wiedzy
Podejmowanie decyzji	Brak lub proste modele decyzyjne	Wspieranie w wyborze strategicznych i taktycznych decyzji	Problemy słabo strukturalizowane i złożone	Wspomaganie zadań strategicznych	Podejmowanie decyzji w środowisku informacji „rozmytej”
Rodzaj informacji	Informacja sprawozdawcza lub operacyjna	Informacja wieloprzekrojowa, wskaźniki rozwojowe	Informacje dostosowane do podejmowania różnych decyzji	Informacje do decyzji strategicznych - prognozy, sygnały ostrzegawcze	Diagnozy, porady, wyjaśnienia
Wspierany poziom szczebla decyzyjnego	Poziom szczebla operacyjnego	Średni i kierowniczy szczebel	Poziom kierowniczy i strategiczny	Poziom strategiczny i średnio-taktyczny	Wszystkie poziomy szczebli decyzyjnych
Zastosowanie	Podsystemy dziedzinowe, np. F-K, kadry	Kontroling. Rutynowe działania decyzyjne	Prognozowanie, optymalizacja procesów gospodarczych. Sygnalizacja zagrożeń	Kontroling, analiza trendów, sygnalizacja zagrożeń	Analizy, diagnozy. Weryfikacje decyzji

Źródło: A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, s.35.

Problemy teoretyczno - metodologiczne

Poziom

organizacyjny

Teoria organizacji zarządzania. Metody i techniki organizatorskie

Teoria podejmowania decyzji (normatywna, psychologiczna). Modelowanie formalne. Rozwiązywanie problemu

Rachunkowość

Organizacja prac biurowych

zarządcza

finansowa

Naczelne kierownictwo

0x08 graphic

Kierownictwo szczebla średniego

0x08 graphic

Kierownictwo operacyjne

0x08 graphic

Pracownicy

Rysunek 2.3. Lokalizacja komputerowego wspomagania procesów zarządzania

Źródło: W. Flakiewicz Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa 1990, s148.

Typologia Systemów Informatycznych

Realizacja Systemów Informatycznych jest uwarunkowana kilkoma czynnikami, np. przyjętymi rozwiązaniami technologicznymi czy strukturą wewnętrzną tych systemów. Dlatego różnią się pod wieloma względami i przystosowane są do realizacji różnych działań dla innych grup użytkowników. Lecz systemy mogą być dzielone na wiele różnych sposobów, nie tylko ze względu na odbiorców i nadawców informacji.

Celem podziału typologicznego jest wyabstrahowanie określonych grup systemów ze względu na pełnione zadania, złożoność technologiczną oraz wielkość i własności struktury organizacji, w której owy system jest wdrożony. Można to zrobić poprzez dwustopniowy układ typologiczny.

I stopień układu typologicznego (zob. Tab. 2.2.):

Zakres merytoryczny systemu informatycznego
Zakres spełnianych funkcji
Złożoność funkcjonalną i techniczną

Tabela 2.2. I stopień układu typologicznego SIZ

Kryterium podziału	Klasy systemów	Przykłady systemów informatycznych
Zakres merytoryczny systemu informatycznego	Dziedzinowe	System Gospodarki Materiałowej (SGM) System Finansowo-Księgowy (F-K)
		Cząstkowe	Ewidencja stanów i obrotów materiałowych Rozliczenie inwentaryzacji
		Kompleksowe	Kompleksowy System Informatyczny ZUS System Teta
	Zakres spełnianych funkcji	Ewidencyjno-sprawozdawcze	Systemy dziedzinowe: SGM, F-K, SP
		Informujące	System Informowania Kierownictwa (SIK) System Analizy Danych (SAD)
		Wspomagania decyzji	System Kameleon 2000 System SWD-ST
		Automatyzacji biura	Microsoft Office OpenOffice.org
	Złożoność funkcjonalna i technologiczna	Proste	Systemy dziedzinowe
		Złożone	Systemy informujące: SWI, SAD, SIK
		Szczególnie złożone	Systemy o standardzie MRP, MRP II i MRP III / ERP Systemy Eksperckie

Źródło: Opracowanie własne na podstawie: A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, s.37.

1. Według kryterium zakresu merytorycznego systemu informatycznego możemy wyróżnić systemy:

dziedzinowe;
cząstkowe;
kompleksowe.

Systemy dziedzinowe zostały stworzone dla jednej lub kilku wybranych sfer działalności przedsiębiorstwa. Cechuje je ścisła integracja wewnętrzna, ale znikoma integracja zewnętrzna. Zajmują się ewidencją analityczną i syntetyczną materiałów i przedmiotów nietrwałych. Ich stosowanie wypiera tradycyjne kartoteki, wprowadzając zamiast nich zapisy stanów i obrotów materiałami na nośnikach magnetycznych. Do najpopularniejszych należy system gospodarki materiałowej.

Systemy cząstkowe obejmują wyselekcjonowaną funkcję lub element struktury systemu dziedzinowego. Są to systemy ograniczone, a ich wdrażanie wynika z potrzeb organizacyjnych lub technologii przetwarzania informacji. Sprawdzają się zwłaszcza przy rozliczeniach inwentaryzacji czy ewidencji stanów i obrotów materiałami. Cząstkowe zastosowanie informatyki nie ma bezpośredniego wpływu na wspomaganie zarządzania, ale stanowi fundament dla zajmujących się tym systemów.

Systemy kompleksowe obejmują wszystkie najważniejsze obszary działalności organizacji. Charakterystyczna jest dla nich wysoka integracja zarówno wewnętrzna jak i zewnętrzna. Przez obsługę wielu dziedzin działalności podstawowej oraz wspomagającej stały się systemami zintegrowanymi na poziomie metodologicznym, technicznym, technologicznym, a także organizacyjnym.

2. Kryterium spełnianych funkcji dzieli systemy na cztery typy:

ewidencyjno-sprawozdawcze;
informujące;
wspomagania decyzji;
automatyzacji biura.

Systemy ewidencyjno-sprawozdawcze to pierwsze i najprostsze zastosowanie technologii komputerowej w przedsiębiorstwie. Zastosowane w nich metody przetwarzania informacji znajdują dla nich zastosowanie w archiwizacji informacji, co jednak nie spełnia wymagań dla procedur decyzyjnych, dlatego są one bazą dla bardziej rozwiniętych (pod względem technologii przetwarzania) systemów informujących i wspomagania decyzji.

Systemy informujące stanowią techniczny odpowiednik kanału informacyjnego. Zastosowane w nich metody optymalizacji i symulacji umożliwiły otrzymywanie odpowiedzi w krótkim czasie, zwłaszcza tych mających duże znaczenie w rozwiązywaniu problemów kluczowych. Do ważniejszych przedstawicieli tego typu należą SIK.

Systemy wspomagania decyzji stanowią najwyższą formę SIZ. Ich cechą charakterystyczną jest interakcyjny system przetwarzania danych i ich prezentacji. W wyniku ich ewolucji powstały SE, które dla podkreślenia ich przydatności w sferze wspomagania decyzji nazywa się czasem Systemami Eksperckimi Wspomagania Decyzji (SEWD). Natomiast rzadkością jest stosowanie systemów opartych na sztucznej inteligencji. Wynika to przede wszystkim z wysokich kosztów pozyskania i utrzymania sprzętu i oprogramowania, który jest niewspółmierny do uzyskanych korzyści.

Systemy automatyzacji biura stanowią grupę programów do obsługi prac biurowych. Najbardziej znanym przedstawicielem tej grupy jest pakiet Office firmy Microsoft. Zaprojektowano go tak by ułatwiał dostęp do danych oraz łączność z komputerami na całym świecie. Zawiera m.in. zaawansowany edytor tekstów (Word), arkusz kalkulacyjny (Excel) oraz edytor prezentacji multimedialnych (Power Point).

3. Kryterium uwzględniające złożoność funkcjonalną i technologiczną wydziela trzy typy systemów:

systemy proste;
złożone;
szczególnie złożone.

Systemy proste realizują podstawowe funkcje transformacji danych w ramach jednego lub kilku systemów wielodziedzinowych. W większości są autonomiczne i przyporządkowane do konkretnego użytkownika. Wykorzystują najpopularniejsze, a czasem także darmowe oprogramowanie dostępne na rynku do takich zadań jak ewidencja i obliczenia z dziedziny kadr i płac, czy proste analizy biznesowe. Najczęściej spotykane w firmach małych i mikro.

Systemy złożone są wytworem syntezy kilku systemów prostych do realizacji bardziej złożonych zadań w kilku obszarach działalności przedsiębiorstwa. Przeważnie jest to kompozycja baz danych, baz metod i baz modeli. Systemy złożone mogą być autonomiczne, sieciowe lub mieszane. By systemy tej klasy spełniały swoje zadania z maksymalną wydajnością wymagane jest wyposażenie organizacji w sprzęt komputerowy o dużej mocy, zdolny obsłużyć wymagające oprogramowanie wielofunkcyjne oraz zapewnić sprawną komunikację użytkownika z SIZ. Najczęściej wykorzystuje się je w małych i średnich przedsiębiorstwach, przeważnie jako rozbudowane systemy ewidencji i zaawansowane SIK.

Systemy szczególnie złożone obejmują kluczową działalność organizacji produkcyjno-usługową wraz ze sferą zarządzania. Są to systemy zaawansowane technologicznie, ale jednocześnie o wysokim poziomie integracji, w tym wszystkich rodzajów baz systemu oraz zaawansowanej komunikacji system-użytkownik. Wymusza to stosowanie specjalnie przygotowanych interfejsów oraz zakupu wysokiej klasy sprzętu komputerowego. Ze względu na wysokie koszty samego sprzętu oraz niecodziennego oprogramowania systemy te są stosowane w dużych firmach o wysokim kapitale inwestycyjnym. Zwykle są to systemy klasy MRP lub SE, choć mogą to być także rozbudowane i powiązane systemy dziedzinowe.

II stopień układu typologicznego (zob. Tab. 2.3.):

Wielkość przedsiębiorstwa
Rozproszenie przestrzenne
Model systemu zarządzania
Klasa sprzętu informatycznego

1. Kryterium uwzględniające wielkość przedsiębiorstwa. Im większa organizacja tym znaczniejsze ilości informacji przetwarza. Zajmuje się tym liczniejszy zespół ludzi, który korzysta z większej ilości sprzętu bardziej lub mniej rozproszonego. Dlatego to kryterium umożliwia podzielenie systemów informatycznych według ich zdolności do obsługi odpowiednich ilości sprzętu i danych. W celu zachowania precyzji wyróżniania tych systemów można stosować wielorakie mierniki takie jak wielkość produkcji, obroty roczne czy wartość posiadanego kapitału. Część z nich nie jest wystarczająco porównywalna, ale każdy z nich daje pewien obraz rzędu wielkości firmy. Najczęściej stosowanym miernikiem jest wielkość zatrudnienia, przy czym ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przyjmuje podział:

Mikroprzedsiębiorstwo - <10 pracowników
Małe przedsiębiorstwo - 10 - 50 pracowników
Średnie przedsiębiorstwo - 50 - 250 pracowników
Duże przedsiębiorstwo - >250 pracowników

Tabela 2.3. II stopień układu typologicznego SIZ

Kryterium podziału	Klasy systemów	Przykłady systemów informatycznych
Wielkość przedsiębiorstwa	Mikro	Systemy cząstkowe
		Małe	Systemy cząstkowe, dziedzinowe: SGM, K-K, SP
		Średnie	Systemy dziedzinowe, Informowania Kierownictwa
		Duże	Systemy o standardzie MRP, MRP II i MRP III / ERP Systemy Eksperckie
	Rozproszenie przestrzenne przedsiębiorstwa	Scentralizowane	Technologie klient-serwer bazujące na SCO, UNIX
		Rozproszone	System TeleBank
	Model zarządzania	Zarządzanie dyrektywne	Systemy Ewidencyjne, Wyszukiwania Informacji
		Zarządzanie parametryczne	Systemy Informowania Kierownictwa, Wspomagania Decyzji
	Klasa sprzętu	Sprzęt duży	Systemy o standardzie MRP, MRP II i MRP III / ERP
		Sprzęt mały	Systemy cząstkowe i dziedzinowe
		Sprzęt mikro	Systemy Eksperckie online

2. Kryterium uwzględniające przestrzenne rozproszenie przedsiębiorstwa zakłada istnienie dwóch typów systemów:

scentralizowane;
rozproszone (zdecentralizowane).

Systemy scentralizowane to takie, których elementy składowe są rozmieszczone blisko siebie w obrębie przedsiębiorstwa, tj. na jednym piętrze lub w granicach budynku, w którym mieści się siedziba firmy. Natomiast systemy rozproszone działają na dość rozległej przestrzeni terytorialnej, np. łącząc kilka filii organizacji na terenie miasta czy kraju. W obu przypadkach można wdrażać różne systemy, jednak w przypadku scentralizowanych systemów są to rozwiązania bardziej tradycyjne. Zazwyczaj jest to centralna baza danych i ogólnodostępne dane. Natomiast w systemach rozproszonych dominują rozwiązania sieciowe łączące kilka komputerów typu serwer dające dostęp do dzielonych danych wielu stacjom roboczym usytuowanym w odległych od siebie miejscach.

3. Kryterium uwzględniające modele zarządzania wiąże się z kształtowaniem struktury informacyjnej. Można wyróżnić dwa podstawowe modele:

dyrektywne;
parametryczne.

Zarządzanie dyrektywne kładzie nacisk na funkcje ewidencyjne w poszczególnych elementach strukturalnych organizacji. Powoduje to większe zapotrzebowanie na ST i SWI. Natomiast model zarządzania parametrycznego charakteryzuje się tworzeniem węzłów informacyjnych obsługujących ośrodki decyzyjne o większej niezależności decyzyjnej. Dlatego system ten generuje informacje w miejscach, którym przydzielono odpowiednie cele działania, a to sprawia, że kanały informacyjne są znacznie krótsze niż to ma miejsce w przypadku modelu dyrektywnego.

W praktyce rzadko są spotykane modele całkowicie dyrektywne lub całkowicie parametryczne. Na ogół występują systemy mieszane, w których w zależności od sytuacji stosuje się większą część elementów jednego modelu, a mniej drugiego.

4. Kryterium uwzględniające klasę sprzętu informatycznego pozwala na szacowanie wielkości nakładów inwestycyjnych dla sprawnego działania wdrażanego systemu informatycznego. Dzieli ono sprzęt komputerowy na klasy:

dużą;
małą;
mikro.

Sprzęt klasy dużej obejmuje zestawy wielkich jednostek centralnych i superkomputerów przeznaczonych do realizacji zadań wielofunkcyjnych wymagających znacznej mocy obliczeniowej i przechowywania dużych ilości danych. Głównie urządzeń tej klasy stosuje się do obsługi systemów szczególnie złożonych.

Sprzęt klasy małej to typowe stacje robocze zdolne do obsługi podstawowego oprogramowania i modułów systemu informatycznego, dostosowane do spełniania zadań pracowników na poszczególnych stanowiskach. Nie są tak zaawansowane technologicznie jak urządzenia klasy dużej i nie są zdolne do spełniania takich samych zadań, ale zajmują zdecydowanie mniej miejsca i doskonale komponują się w stanowisko pracy.

Sprzęt klasy mikro obejmuje głównie urządzenia przenośne takie jak laptopy i netbooki. Mają one połączenie z Internetem, a dzięki ich mobilności dają możliwość kontroli na sytuacją w każdym momencie. Korzystają z nich przeważnie członkowie kadry kierowniczej i agenci terenowi, jednak ich liczba jest najmniejsza spośród wszystkich klas.

Spójność i integracja systemów informatycznych

Pojęcia spójność i integracja mają duże znaczenie w analizie teoretycznej nowoczesnych zastosowań informatycznych. System zintegrowany musi być systemem spójnym, ale spójny system nie musi być systemem zintegrowanym. Możemy wyróżnić trzy typy spójności systemów:

metodyczną - zgodność semantyczna (nazewnictwo, układ pojęć);
organizacyjną - wspólna organizacja transformacji danych;
techniczną - kompatybilna platforma sprzętowa.

Spójność systemu jest warunkiem koniecznym do otrzymania jego integracji, która obejmuje dwa najważniejsze aspekty:

automatyzację przesyłania informacji, np. zintegrowane przebiegi przetwarzania;
koordynację różnych zadań i procesów w ramach jednego zestawu procedur, np. zintegrowany system informatyczny.

Każde niedopasowanie składowych systemu informatycznego daje o sobie znać w postaci redundancji (ang. redundant - zbędny, nadmierny). Może to być redundancja danych lub procedur i zadań w systemie. Powoduje to nadmierną pracę układu, a przez to spadek sprawności i wydajności procesów decyzyjnych obsługiwanych przez ten system. W procesach decyzyjnych o charakterze przestrzennym redundancja jest w zasadzie nieunikniona, dlatego biorąc pod uwagę wdrażanie takiego systemu trzeba już na etapie planowania zadbać o mechanizmy integracji danych i funkcji by zminimalizować jej efekt.

Integracja ma swoje źródło w zapewnieniu współdziałania dwóch (lub większej ilości) niezależnych systemów informatycznych (zob. Rys. 2.4.). Systemami zintegrowanymi możemy nazwać systemy:

pomiędzy którymi istnieje technicznie sprawna komunikacja;
przekazujące wprowadzane dane do jednego miejsca (baza danych, hurtownia danych), które będą dostępne z poziomu obu systemów.

0x08 graphic

Rysunek 2.4. Integracja systemów informatycznych

Źródło: Z. Biniek Informatyka w zarządzaniu, VIZJA PRESS & IT, Warszawa 2009, s39.

Tak jak istnieje kilka typów spójności tak i wyróżnia się kilka typów integracji:

integracja przez dane - realizowana przez wprowadzenie współdzielonej bazy danych zapobiega (minimalizuje) redundancji;
integracja funkcjonalna - wiele systemów używa część takich samych funkcji i procedur, dlatego w celu zapobiegnięcia błędów spowodowanych niewielkimi (wręcz niezauważalnymi) różnicami stosuje się jedną bazę procedur (współdzielone biblioteki);
interoperacyjność - jest to zapewnienie sprawnej kooperacji różnym (lokalnie autonomicznym) systemom w heterogennym i rozproszonym środowisku organizacji zróżnicowanej funkcjonalnie i terytorialnie.

O ile integracja przez dane jest prosta i wymaga jedynie wprowadzenia nieredundantnej bazy danych, o tyle integracja funkcjonalna jest znacznie wyższym poziomem integracji ponieważ:

na wstępie zakłada, że systemy już są integralne pod względem danych;
wprowadza wspólną bibliotekę procedur w celu zapobiegania redundancji kodu źródłowego, co tworzy to swego rodzaju metasystem, a w nim część ogólnodostępnych funkcji takich jak słowniki i pomoc;
ujednolica interfejsy systemów dla sprawniejszej obsługi przez użytkownika;
tworzy „Menu” pozwalające na wybór modułu (a zatem i systemu) na którym chce pracować użytkownik;
integruje niektóre moduły tak by można było z nich korzystać nie tylko w jednym systemie, np. obsługa konta.

Osobnym i równie ważnym przypadkiem integracji systemów informatycznym jest zaprojektowanie w pełni zintegrowanego systemu informatycznego, ponieważ dopiero integracja systemu informacyjnego z systemem zarządzania tworzy strukturę funkcjonalną systemu. W ten sposób powstaje szereg poziomów integracyjnych, gdzie każdy wyższy poziom powstaje przez łączenie elementów niższego poziomu w zorganizowaną całość. Jego projektowanie zaczyna się od przygotowania planu powiązań pomiędzy poszczególnymi modułami. Ponieważ istnieje wymóg, aby system zintegrowany był jednocześnie systemem kompleksowym, to musi on uwzględniać wszystkie potrzeby użytkowników. Do trudniejszych zadań na etapie planowania jest racjonalne podzielenie wszystkich funkcji na odpowiednie moduły tak, by zapewnić jak największą wygodę osobom, które mają korzystać z nich codziennie. Na rysunku 2.5. przedstawiono przykładowy plan powiązań funkcjonalnych w firmie ubezpieczeniowej.

0x08 graphic
W przypadku systemów kompleksowych nowego znaczenia nabiera także integracja przez dane. Realizuje się ją poprzez zbudowanie właściwego modelu danych zapewniającego dostęp do różnych danych przez zdefiniowane relacje. Jednak sprawdza się to jedynie wtedy, gdy mamy jedną bazę danych, natomiast systemy kompleksowe najczęściej są wielobazowe w środowisku heterogennym. Dlatego do sprawnego ich działania tworzy się specjalne oprogramowanie integracyjne, mające na celu sprawny przesył danych pomiędzy wieloma rozproszonymi bazami danych.

Rysunek 2.5. Przykładowy układ powiązań funkcjonalnych w firmie ubezpieczeniowej

Źródło: opracowanie własne na podstawie Z. Biniek Informatyka w zarządzaniu, VIZJA PRESS & IT, Warszawa 2009, s.42.

WYBÓR SYSTEMU INFORMATYCZNEGO I ANALIZA KORZYŚCI

Wybór systemu informatycznego

Kiedy zespół zadaniowy analizuje potrzeby informacyjne swojej firmy powinien także wziąć pod uwagę zasoby, którymi dysponuje. Do najważniejszych z nich należą zasoby finansowe i czasowe. Inną kategorię stanowią pracownicy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia procesu wdrożenia. Kierując się powyższymi zmiennymi kierownictwo i zespół zadaniowy stają przed wyborem: jaki system będzie najbardziej przydatny dla firmy (najlepiej spełni wymagania) i kto powinien zająć się jego wykonaniem?

Odpowiedź na drugie pytanie wydaje się prostsza do uzyskania. Wystarczy przeanalizować dostępne zasoby i odpowiedzieć sobie na pytanie: na czym nam bardziej zależy - na oszczędności, czasie, czy może uniwersalności? W ten sposób dokonuje się wyboru jednego z trzech scenariuszy:

zakup gotowego SI lub kilku modułów;
zlecenie zewnętrznej firmie napisanie i wdrożenie spersonalizowanego SI;
stworzenie systemu przez zatrudnionych w organizacji informatyków.

Zakup gotowego systemu jest rozwiązaniem najprostszym, gdyż przypomina każdą inną transakcję kupna-sprzedaży: selekcja - zapłata - eksploatacja. Ta metoda ma dwie bardzo duże zalety, a mianowicie, że wymaga zainwestowania najmniejszych nakładów spośród powyższych scenariuszy i jest zdecydowanie najszybsza, ponieważ procedura programowania została wykonana zanim SI trafił do sprzedaży. Niestety ma to też swoje wady. Ponieważ system został przygotowany wcześniej nie ma żadnej pewności, że zaspokoi potrzeby konkretnej organizacji. Zwykle tego rodzaju oprogramowanie jest tworzone z możliwie największą uniwersalnością, by móc je wykorzystać w dowolnej działalności gospodarczej. Dostosowanie gotowego systemu do swoich potrzeb zwykle wymaga kosztownych i czasochłonnych zmian w kodzie, a to znacznie zmniejsza atrakcyjność oferty. Zatem decydując się na kupno gotowego SI trzeba liczyć się z dodatkowymi kosztami lub niespełnieniem wszystkich potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa.

Jeśli organizacji zależy na jak największym zaspokojeniu wymagań informacyjnych pracowników i kierownictwa to może zlecić wykonanie spersonalizowanego SI zewnętrznej firmie. Po konsultacjach i długim, ale dokładnym prześledzeniu procedur, wynajęta firma przygotowuje system zgodny ze specyfikacjami i potrzebami. Jest to o tyle wygodna metoda, iż nie wymaga angażowania własnych pracowników w część programową i wdrożeniową, a efekt jest bardzo zbliżony do założeń początkowych. Niestety jest to droższa metoda niż zakup gotowych programów i wymaga znacznie więcej czasu. Niesie też ze sobą to ryzyko, że im lepszy efekt chce się uzyskać tym bardziej trzeba wtajemniczyć zewnętrznych konsultantów w działanie przedsiębiorstwa. Zazwyczaj przed wynoszeniem informacji poufnych chronią klauzule tajności w umowach o wykonanie systemu, ale nie jest to rozwiązanie w pełni skuteczne.

Najśmielszym krokiem, jaki może zrobić przedsiębiorstwo, jest podjęcie się stworzenia własnego SI. Wymaga to dużych nakładów finansowych i zabiera bardzo dużo czasu, ale efekt tych prac zwykle budzi satysfakcję. Inwestując w ten sposób można mieć pewność, że system działa zgodnie z założeniami i jest w pełni przystosowany do działania w tworzącej go organizacji. Co więcej, nie wymaga to konsultacji z osobami z zewnątrz i nie ma obaw przed wyciekiem jakichkolwiek informacji poufnych.

By firma mogła być jak najbardziej konkurencyjna najlepszym rozwiązaniem wydaje się napisanie systemu od zera, jednak trzeba zdawać sobie sprawę z ogromu prac i nakładów. Trzeba też brać pod uwagę możliwości techniczne informatyków zatrudnionych w firmie, gdyż mogą nie sprostać takiemu przedsięwzięciu. Wtedy najlepiej skierować się do organizacji, która zajmuje się wdrożeniami systemów na co dzień. Kiedy jednak zależy kierownictwu na czasie lub jest to firma mała i nie ma wystarczających zasobów to jedyną słuszną decyzją jest zakup gotowego SI. Pomimo małego dostosowania będzie to dobry start na przyszłość i pozwoli zwiększyć efektywność działania, choć w mniejszym stopniu. Tabela 3.1. zawiera porównanie najważniejszych cech powyższych scenariuszy.

Tabela 3.1 Porównanie wybranych cech SI pod względem wykonawcy

Cechy	Systemy
Cechy		Gotowe	Gotowe - zmodyfikowane	Zlecone zewnętrznej firmie	Wykonane samemu
Koszt	Niski	Wysoki/bardzo wysoki	Wysoki	Bardzo wysoki
Czas	Krótki	Długi/bardzo długi	Długi	Bardzo długi
Adaptowalność	Niska	Średnia/wysoka	Wysoka	Bardzo wysoka
Kontrola nad procesem	Żadna	Średnia	Mała/średnia	Całkowita
Zespół wdrażający	Zewnętrzny/wewnętrzny	Wewnętrzny	Zewnętrzny	Wewnętrzny
Źródło: opracowanie własne.

Tworzenie własnego systemu informatycznego

Bez względu na rodzaj i wielkość wprowadzanego systemu, wdrożenie ma na celu pomoc w rozwiązywaniu problemów organizacyjnych. Mogą to być opóźnienia w przekazywaniu informacji czy chęć zwiększenia przewagi konkurencyjnej. Jeśli organizacja ma wystarczające zasoby i chce w pełni wykorzystać potencjał systemu zapewne zdecyduje się na przygotowanie własnego, unikatowego SI. Klasyczne podejście do planowania i realizacji systemów informatycznych wiąże się z tzw. cyklem życia systemu. Składa się on z kilku faz (patrz Rys. 3.1.):

faza wstępna;

faza podstawowa:

analiza;
synteza;
ocena;

faza realizacji.

Rysunek 3.1. Idea metodyki diagnostycznej

0x08 graphic
Źródło: E. Niedzielska (red.) Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa 1982, s.28.

Faza wstępna

Faza wstępna jest pierwszym krokiem na drodze do wprowadzenia (bądź modernizacji już istniejącego) systemu informatycznego. Polega on na przeanalizowaniu problemów, które system będzie miał rozwiązać. Etap ten dzieli jest realizowany poprzez:

postawienie problemu;
wstępne rozpoznanie problemu;
podjęcie decyzji.

Identyfikacja problemów i potrzeb jest bodźcem do zainicjowania nowego cyklu życia systemu informatycznego. Każdy system ma usprawniać zarządzanie przedsiębiorstwem i wspomagać istniejący system informacyjny, więc jeśli kadra kierownicza wciąż otrzymuje skargi na ten sam problem (np. kierownik ds. sprzedaży na opóźnienia w czasie potwierdzeń i dostaw), to znak, że przyda się system informatyczny. Aby rozwiązać tego typu problemy, należy najpierw dogłębnie je przeanalizować i określić ich charakter. Następnie zbadać czy obecny system nie jest ich przyczyną, a jeśli nie, to w jakim zakresie może pomóc nowy SI.

Wprowadzenie lub modernizacja systemu informatycznego jest kolejnym projektem z jakim radzą sobie przedsiębiorstwa, a każdy projekt niezależnie od jego rozmiaru musi mieć jasno określone cele. Powinny one precyzować przeznaczenie systemu, tj. jakiego rodzaju informacje będzie przetwarzał, kto i w jakim zakresie będzie miał do nich dostęp oraz jakie transformacje będą oferowane. Po określeniu wszystkich celów muszą zostać zaakceptowane przez kierownictwo firmy. Kiedy decyzja o wprowadzeniu systemu zostanie podjęta należy powołać grupę zadaniową, która będzie nadzorować dalszy przebieg prac. W jej skład powinni wchodzić m.in. użytkownicy końcowi systemu, ponieważ to na nich wdrożenie będzie miało największy wpływ i będą najlepiej rozumieją swoje potrzeby informacyjne. Jeśli pracownicy sami będą tworzyć swoje narzędzia to w znacznym stopniu zmniejszy to opór i ułatwi akceptację nadchodzących zmian.

Faza podstawowa

Faza podstawowa jest kluczowym krokiem w określeniu w którym kierunku projekt modernizacji systemu powinien się rozwinąć. Odbywa się zgodnie z triadą: analiza-synteza-ocena.

Analiza zmusza do zastanowienia się jak jest obecna sytuacja oraz czy ingerencja jest konieczna i jaki rezultat powinna przynieść. Jak to zostało poruszone w poprzednich rozdziałach, każda organizacja ma system informacyjny, oraz może mieć niejeden system informatyczny. Dlatego trzeba przeanalizować i udokumentować istniejące systemy, z tradycyjnymi papierowymi i ustnymi włącznie. Grupa, która się tym będzie zajmować musi szczególnie uwzględnić w dokumentacji przepływy organizacyjne (ang. work flows) oraz związany z nimi sposób i zakres podejmowania decyzji. Ważne dla dalszego etapu projektowania jest także, jaka ilość i dostępność informacji jest oferowana przez te systemy, a także jakie są ich wady, tj. co należy poprawić dla większej sprawności.

Synteza ma na celu odpowiedzieć na pytanie: jak system spełni cele i zaspokoi potrzeby określone w uprzedniej analizie? Odpowiedzią na to pytanie jest stworzenie planu lub modelu systemu informatycznego zawierającego wszelkie specyfikacje niezbędne do jego wykonania. Taki projekt, aby zostać zaakceptowany musi zawierać pełną dokumentację, a w niej opis działania systemu oraz zawarte w nim moduły i programy.

Podczas fazy podstawowej bazowym narzędziem jest diagram DFD (ang. Data Flow Diagram - diagram przepływu danych). Przedstawia on podstawowe cechy systemu, tj. jego granice, wejścia/wyjścia oraz nadawców i odbiorców informacji. Najpierw wykonuje się diagram kontekstowy przedstawiający cały system jako jeden proces. Następnie tworzy się diagramy-potomki będące bardziej szczegółowymi odwzorowaniami poszczególnych procesów ze swojego diagramu-rodzica. Wykorzystuje się je zwłaszcza przy tworzeniu systemów, których funkcje są ważniejsze i bardziej złożone niż dane, które przetwarza.

Jednym z najtrudniejszych elementów tej fazy jest sprecyzowanie wymagań informacyjnych. Zainteresowani rzadko wiedzą, jakie wymagania zapewnią osiągnięcie ich celów. Co więcej, cele te mogą być osiągnięte na wiele sposobów. Duże systemy obsługują znaczną ilość osób, co z kolei może prowadzić do konfliktu interesów. Stworzona lista wymagań musi określać, jakie informacje będą dostarczane odpowiednim osobom, w jakim czasie i miejscu. Błędne sprecyzowanie tych wymagań może spowodować, że nowy lub zmodernizowany system nie będzie spełniał oczekiwań użytkowników lub jego wdrożenie będzie wymagało nadmiernych nakładów. Dla przedsiębiorstw z jednym oddziałem rozpisanie potrzebnego sprzętu komputerowego i stworzenie diagramu DFD nie wydaje się trudnym zadaniem, ale przy wielu działach i najczęściej kilku jednostkach terenowych sytuacja wymaga większego zastanowienia. Zbyt pochopna decyzja może mieć fatalne skutki, a ich naprawa wiąże się z przeprowadzeniem całego procesu od początku, co jeszcze bardziej potęguje koszta.

Każde przedsiębiorstwo na rynku jest jedyne i niepowtarzalne. Ma swoje mocne i słabe strony, a także własne potrzeby. Wszystkie przedstawione w Rozdziale 2 systemy są współczesnymi systemami wspomagającymi zarządzanie i każde na swój sposób usprawnia procesy informacyjne. Jednak przez wzgląd na różnorodność organizacji, nie każdy system informatyczny w takim samym stopniu nadaje się dla towarzystwa ubezpieczeniowego. Wyznacznikiem jest usługowy charakter działalności przedsiębiorstwa, który na wstępie odrzuca systemy wspomagające produkcję czyli zintegrowane systemy klasy MRP oraz podsystemy CIM. Wyjątkiem jest podsystem Wspomagania Procesu Treningowego (CAT/CAL), który może naleźć zastosowanie w szkoleniu nowych pracowników, w tym agentów terenowych. Najbardziej oczywistym wyborem wydają się systemy dziedzinowe (F-K, kadry i płace), ze względu na wszechstronność i możliwości adaptacyjne do każdego rodzaju działalności. Ponad to przydatnymi okażą się także ST przy ewidencji polis ubezpieczeniowych, które towarzystwa ubezpieczeniowe obsługują w znacznej ilości. Odpowiednie podejście i połączenie powyższych propozycji powinno zakończyć powstaniem systemu zintegrowanego. Jeśli przedsiębiorstwo ma odpowiednie zasoby i czuje potrzebę posiadania tak rozbudowanego SI, to powinna iść w tym kierunku. Wymagania te wydają się uniwersalne dla rynku ubezpieczeń, ale każda organizacja ma swoje własne potrzeby i strategie, dlatego nie jest możliwe wskazanie jedynego słusznego SI.

Ostatnią składową triady fazy podstawowej jest ocena. Ponieważ niektóre problemy mogą zostać rozwiązane na więcej niż jeden sposób, podczas syntezy zespół wyselekcjonowany do tego zadania poddaje pod rozwagę kilka pomysłów. Każda z alternatyw musi być indywidualnie oceniona pod kątem wykonalności. Po przeanalizowaniu wszystkich propozycji są trzy możliwe rozwiązania:

zmodernizować istniejący system informacyjny;
zaprojektować i wdrożyć zupełnie nowy system informatyczny;
zaniechać wszelkich zmian organizacyjnych.

Faza realizacji

Realizacja systemu informatycznego składa się z trzech zadań:

wdrażanie;
weryfikacja;
eksploatacja.

Wdrażanie systemu zawiera w sobie kilka elementów, tj. programowanie, konwersję baz danych i zakup sprzętu komputerowego.

Do programowania stosuje się różnorodne techniki:

programowanie obiektowe;
niezależne narzędzia programistyczne;
zintegrowane narzędzia CASE.

Narzędzia CASE są dla programistów dużym ułatwieniem, ponieważ zapewniają bezpośredni dostęp do diagramów i słowników danych. Niektóre z systemów CASE dostarczają także generatory kodów, które automatyzują część procesu programowania. Potrafią one napisać kod np. skryptów tworzących relacje w bazach danych, definicji klas i struktur danych czy nagłówki metod. Nowsze systemy CASE mają dostęp do narzędzi typu RAD (ang. Rapid Application Development - szybkie tworzenie aplikacji). Ich zaletą jest graficzna modyfikacja interfejsu i procedur, a wszelkie zmiany są automatycznie konwertowane na język programowania, np. C++. Mimo, że korzystanie z narzędzi RAD tworzy słabo zoptymalizowany kod, to automatyzacja i środowisko graficzne przyciągają coraz większe rzesze ich zwolenników.

Bazy danych to wirtualne zbiorniki na zasoby informacyjne, dzięki którym systemy informatyczne mogą istnieć. Ponieważ każda organizacja od początku swojego istnienia tworzy kolejne bazy danych (np. baza pracowników, transakcji, itp.), nie trzeba ich tworzyć od zera. Niestety zwykle są one w nieodpowiedniej formie, dlatego należy dokonać ich konwersji do postaci akceptowalnej przez założenia nowego systemu. Dane muszą zostać przeniesione automatycznie przez specjalistyczne oprogramowanie do konwersji lub ręcznie. W obu przypadkach musi to być proces poddany weryfikacji pod względem dokładności i kompletności. Jest to najbardziej newralgiczny punkt ingerencji w dane, a popełniony błąd będzie bardzo ciężko wykryć.

Obecnie najbardziej rozwiniętym środowiskiem baz danych są relacyjne bazy danych. Cechują się wysoką niezawodnością przy możliwości jednoczesnego dostępu dla wielu osób. Dają też możliwość rozproszenia danych i automatycznie sprawdzają ich integralność. Jednak są one trudne do odwzorowania i napisania oraz nie są efektywne przy niektórych zadaniach.

Bardziej zaawansowaną technologicznie formą baz danych są bazy obiektowe. Mają one przewagę na bazami relacyjnymi gdyż dzięki wyższemu poziomowi abstrakcji pozwalają na zaprojektowanie tej samej aplikacji skuteczniej, bardziej konsekwentnie i jednorodnie. W stosunku do modelu relacyjnego, obiektowość wprowadza więcej pojęć, które wspomagają procesy myślowe zachodzące przy projektowaniu i implementacji. Mimo, że nie są tak popularne jak bazy relacyjne, są nadal rozwijane, a do ich przedstawicieli należy np. ObjectStore.

Zakup sprzętu to jedna z najprostszych części wdrażania systemu. Po ustaleniu w projekcie systemowym jakiego rodzaju sprzęt będzie potrzebny, dział zakupów musi wypełnić zalecenia. W miarę możliwości wszystko powinno pochodzić od jednego producenta, co zmniejszy ryzyko wystąpienia problemów związanych z niezgodnością. Ważną kwestią jest fakt, że sprzęt komputerowy bardzo szybko się starzeje i już na tym etapie trzeba brać pod uwagę jego przyszłe modernizacje.

Weryfikacja systemu to dokładny i żmudny proces polegający na orzeknięciu, czy system, lub jego dana część, przy różnych wejściach daje pożądane wyniki. Testowanie odbywa się zarówno w „warunkach normalnych”, tj. zgodnie z przeznaczeniem na faktycznych danych, oraz w „warunkach nietypowych”. W drugim przypadku testerzy, mając do dyspozycji pełną swobodę działań, starają się za wszelką cenę sprawić by system przestał działać. Najczęstszymi czynnościami są zwiększenie obciążenia i niepoprawna obsługa, podczas której wykonuje się nawet czynności, które mają szanse wystąpienia bliskie zeru.

Testowanie powinno składać się z dwóch etapów:

testowanie programów/modułów;
testowanie systemu;

Zanim rozpoczną się testy całego systemu najpierw trzeba sprawdzić każdy program i moduł z osobna. Taka metoda ma na celu znalezienie usterek w jednostkach składowych systemu, które mogłyby zostać niezauważone podczas testów całościowych. Pozwala to na odróżnienie błędów związanych z działaniem autonomicznym, od tych spowodowanych integracją i użytkowaniem rozproszonym, np. przez Internet. Po sprawdzeniu elementów systemu sprawdza się go jako całość. Wiedząc, że niepołączone moduły były sprawne, łatwiej zlokalizować problemy z działaniem zintegrowanym, np. w integracji danych z różnych wejść. Na tym etapie kontroluje się również czas realizacji poszczególnych funkcji i pojemność zajmowanej pamięci dyskowej oraz operacyjnej jaką zajmują. Używa się do tego danych przynajmniej w części rzeczywistych. Dodatkowo przeprowadza się testy przeciążeń, a zarazem zdolność do przywrócenia systemu do stanu użytkowego i możliwości odzyskiwania utraconych danych.

Testowanie ma dać gwarancję działania systemu i jego użyteczności dla przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do wcześniejszego etapu, gdzie testami zajmowali się głównie informatycy, to w tej fazie robią to przede wszystkim przyszli użytkownicy systemu i przedstawiciele kierownictwa. Dopiero kiedy wszyscy stwierdzą, że nowy system informatyczny spełnia założenia przynajmniej na poziomie satysfakcjonującym (tj. bez błędów formalnych i większości logicznych), może on zostać formalnie zaakceptowany do wdrożenia. Podczas całego procesu sprawdza się:

procedury zbierania informacji i zgodność wejść;
przetwarzanie obliczeniowe - poprawność zmiennych i operacji;
przetwarzanie logiczne - zasady decyzyjne i poprawność sekwencji;
dostępy do danych;
poprawność wyjść;
bezpieczeństwo (podatność na inwazje);

Projekty informatyczne mają to do siebie, że nieważne jak długo i dokładnie był pisany program, to podczas testów zawsze pojawiają się jakieś błędy. Doświadczeni programiści wiedzą, że przy projektach tej skali trzeba przynajmniej dwa razy zaczynać pracę od zera, a i to nie eliminuje wszystkich problemów. Dlatego system musi zostać poddany starannemu testowaniu przez grupę informatyków oraz użytkowników celem wychwycenia usterek, a jeśli to konieczne - modyfikacji całego systemu. Jednak nawet po przeprojektowaniu system może co jakiś czas dawać błędne wyniki.

Zazwyczaj czas planowany na testowanie jest zaniżany, co może być przyczyną szybkiej dezaktualizacji systemu lub spadku jego użyteczności. Powinno się starannie przeprowadzić procedury testowe i wszelkie błędy usuwać na bieżąco, jednak niekiedy można się spotkać z ignorowaniem usterek lub wręcz ich ukrywaniem.

Po zakończonych akceptacją testach trzeba odpowiednio udokumentować sposób działania systemu informatycznego. Może to być w postaci książki, pliku pomocy czy też instrukcji, ale bez względu na to czy jest to nowy system, czy tylko jego modyfikacja, wszyscy przyszli użytkownicy muszą zostać przeszkoleni. Podczas takiego szkolenia przygotowana wcześniej dokumentacja będzie doskonałą pomocą w opanowaniu nowych procedur. Trzeba traktować takie szkolenie jak inwestycję i nie zaniedbywać go na rzecz oszczędności czasu lub funduszy. W wielu organizacjach można spotkać się z wprowadzeniem modernizacji systemu informacyjnego i pominięciem przeszkolenia pracowników. W takich firmach można zaobserwować spadek sprawności pracy, a niekiedy także chaos informacyjny.

Wdrażając nowy system możemy mieć dwa przypadki: przejście z tradycyjnego systemu informacyjnego na system informatyczny lub konwersja ze starego systemu informatycznego. Może się wydawać, że dla nowego systemu nie ma różnicy co było przed nim; tak samo trzeba go zaplanować, zaprojektować, napisać i przetestować, a następnie wdrożyć. Sytuacja, w której organizacja nie posługiwała się wcześniej technologią komputerową, jest wbrew pozorom prostsza. Można stworzyć wszystko od początku i wyznaczyć nowy kierunek bez obaw, że błędy przeszłości będą do nas wracały. Sytuacja się komplikuje, gdy pracownicy mają swoje przyzwyczajenia, a na komputerach firmowych są bazy danych zawierające owoc prac z ostatnich lat. Utrata tych danych nie może mieć miejsca. Dlatego ważna jest strategia wdrożenia, a tych możemy wyróżnić cztery rodzaje: równoległą, zamiany, pilotażową oraz etapową.

Strategia równoległa polega na wprowadzeniu nowego systemu przy jednoczesnym zachowaniu starego. Zostaje on do chwili, aż wszyscy będą mieli pewność, że wdrożenie zakończyło się sukcesem i nie ma usterek, a wówczas pozostaje go tylko usunąć. Jest to dość droga metoda, gdyż trzeba utrzymywać podwójną ilość sprzętu i nadzorować czy nie zachodzą konflikty w działaniu obydwu systemów. Może to mieć miejsce zwłaszcza, gdy nowy system jest obsługiwany przez zupełnie inną platformę niż system stary. Jednak jest to najbezpieczniejsza metoda, ponieważ zawsze można pracować na wcześniejszym systemie jeśli wdrożenie zawiedzie.

Strategia zamiany jest najszybsza. Polega na całkowitym zastąpieniu starego systemu nowym za jednym posunięciem. Jest to metoda tania, ale obarczona największym ryzykiem. Jeśli wdrożenie zawiedzie to koszty poniesionych strat mogą znacznie przewyższyć nakłady, jakie byłyby potrzebne na zastosowanie odmiennej strategii. W skrajnym przypadku nowy system może nigdy nie zadziałać (np. jeśli zaniedbano etap testów), co wiąże się z brakiem narzędzi do pracy i przerwą w działalności.

Strategia pilotażowa polega na wprowadzeniu nowego systemu w ograniczonym obszarze organizacji, np. w jednym dziale czy w jednej filii. Jeżeli wszystko przebiegnie bez zarzutów, to wdraża się system w pozostałej części przedsiębiorstwa. Jest to metoda bezpieczna i rekomendowana dla organizacji wielooddziałowych.

Strategia etapowa podobna jest do strategii pilotażowej z tą różnicą, że system wprowadzany jest wg obszarów funkcjonalnych lub jednostek organizacyjnych. Obie te strategie stosuje się w połączeniu z jedną z pierwszych dwóch lub z obiema naraz. Wprowadzając system do pierwszej komórki (obszaru funkcjonalnego lub oddziału) zwykle robi się to przez duplikację sprzętu, a kiedy pilotaż/etap zakończy się sukcesem w pozostałej części przedsiębiorstwa stosuje się metodę zamiany.

Cały proces wdrażania powinien być odwzorowany na harmonogramie, np. w formie diagramu Gantta. Największą jego część najprawdopodobniej będzie zajmować konwersja danych, bowiem jest to najbardziej czasochłonny proces. Wszelkie dane ze starych baz trzeba poprzenosić do nowych baz danych, a informacje niebędące w postaci cyfrowej - wpisać. Można posłużyć się specjalnym programem do konwersji danych, ale nawet po jego zastosowaniu trzeba sprawdzić poprawność całej operacji.

Przedsiębiorstwa ubezpieczeniowe najczęściej występują jako organizacje wielooddziałowe z wydzieloną centralą, dlatego proponowana dla nich strategia to wdrożenie metodą pilotażu. Bezpieczne sprawdzenie w jednym z oddziałów firmy da zespołowi projektowemu czas na uporanie się z ostatnimi usterkami i pozwoli zminimalizować ewentualne straty. Nie zaleca się, żeby testować system w centrali, a żeby wprowadzić go tam w drugiej kolejności. Oddział centralny stanowi miejsce składowania informacji ze wszystkich oddziałów i musi posiadać kopię zapasową na wypadek utraty danych. Jeśli synchronizacja danych między zmodernizowaną filią, a centralą przebiegnie pozytywnie, wtedy można w miarę bezpiecznie usprawniać pozostałe jednostki terenowe.

Po przetestowaniu i wdrożeniu systemu niezbędne jest jego stałe monitorowanie zarówno przez zespół techniczny jak i użytkowników. Ma to za zadanie wychwytywanie wszelkich odchyleń w działaniu systemu na skutek jego eksploatacji, a w przypadku ich wykrycia - dokonaniu niezbędnych korekt. Konserwacja systemu odbywa się poprzez modyfikacje oprogramowania, zmiany dokumentacji i procedur lub wymianie sprzętu komputerowego. Na tym etapie zaleca się częste wykonywanie kopii zapasowych (ang. data backup) na wypadek poważnej usterki systemu lub fizycznej awarii sprzętu.

Systemy informatyczne tak jak pozostałe zasoby organizacyjne ulegają zużyciu. Można je naprawiać i usprawniać, ale trzeba liczyć się z tym, że przy tak szybko zmieniającej się technologii te zabiegi mogą nie starczyć na długo. Wtedy należy system zmodernizować lub zaprojektować zupełnie nowy. W tym punkcie cykl się zamyka - „nowy system” staje się „systemem dotychczasowym”, a doświadczenia z użytkowania i konserwacji będą przydatne w celach planowania nowego systemu.

Analiza korzyści

Kiedy system informatyczny zostanie wprowadzony zwykle kierownictwo organizacji wymaga przedłożenia raportu, w którym w sposób jasny i klarowny pokazano zmiany w działaniu przedsiębiorstwa. By móc to zrobić trzeba mieć obraz sytuacji sprzed wdrożenia SI oraz po. Jedną z najczęściej stosowanych technik jest analiza SWOT. Nazwa ta jest akronimem angielskich słów: S - strenghts (siły, mocne strony), W - weaknesses (słabości), O - oportunities (szanse), T - threates (zagrożenia). Możliwe są także metody analizy strategicznej SPACE (ang. Strategic Position and Action Evaluation), lub wielowymiarowa analiza porównawcza. Taką analizę wykonuje się w formie tabeli zawierającej wszystkie najważniejsze obszary działania systemu informacyjnego. Po ustaleniu kategorii dzieli się je na poszczególne aspekty, którym nadaje się rangi (najczęściej w formie wartości dziesiętnych). W trakcie analizy organizacji zapisuje się stan poszczególnych kryteriów w formie punktacji (najczęściej w skali 0-10). Pozwala to na obliczenie wartości każdego obszaru według wzoru:

gdzie:

W - wartość/stan obszaru;

R - ranga kryterium,

X - przydzielona punktacja;

i, j - numer kolejny obszaru, kryterium;

przy czym:

Tabela 3.2. Przykład określenia słabych i mocnych stron systemu

Obszary i kryteria ich oceny	Waga/ranga (R)	Punkty (X)	Wartość (W)
Cele przedsiębiorstwa: Stopień osiągnięcia celów strategicznych Stopień osiągnięcia celów taktycznych Stopień celów operacyjnych	0,40 0,40 0,20	3 4 6	1,20 1,60 1,20
Razem:	1,00	-	4,00
Funkcje zarządzania: Wspomaganie funkcji planowania Wspomaganie funkcji organizowania Wspomaganie funkcji motywowania Wspomaganie funkcji kontrolowania	0,30 0,20 0,10 0,40	4 5 4 8	1,20 1,00 0,40 3,20
Razem:	1,00	-	5,80
Zasoby techniczne: Niezawodność sprzętu komputerowego Błędy technologiczne sieci telekomunikacyjnej Ważność nośników danych w realizacji funkcji zarządzania	0,50 0,30 0,20	8 7 5	4,00 2,30 1,00
Razem:	1,00	-	7,30
Zasoby proceduralne: Dokładność algorytmu Jednoznaczność procedur Błędy oprogramowania	0,30 0,10 0,60	2 1 2	0,60 0,10 1,20
Razem:	1,00	-	1,90
Zasoby informacyjne: Efektywność bazy danych Elastyczność wprowadzania bazy metod Współdziałanie bazy modeli Zakres informacyjny bezy wiedzy	0,60 0,20 0,10 0,10	3 2 1 1	1,80 0,40 0,10 0,10
Razem:	1,00	-	2,40
Zasoby ludzkie: Łatwość współpracy użytkowników systemu Kompetencje obsługi systemu Przydatność zespołów badawczo-projektowych i konsultingowych	0,40 0,20 0,40	5 7 9	2,00 1,40 3,60
Razem:	1,00	-	7,00
Zasoby finansowe: Dyspozycyjność środków gotówkowych na potrzeby systemu Wystarczalność środków bezgotówkowych na prace badawcze	0,20 0,80	7 8	1,40 6,40
Razem:	1,00	-	7,80
Sfera komunikacji: Płynność przepływów informacyjnych Poziom środków przekazywania informacji Dostęp do informacji Wykorzystanie informacji Rozproszenie informacji Stopień dezagregacji informacji Stan potrzeb informacyjnych w zakresie zarządzanie jednostką organizacyjną Złożoność struktury kanałów informacyjnych Jakość komunikatów	0,15 0,10 0,05 0,05 0,05 0,10 0,25 0,10 0,15	6 4 2 3 2 2 7 5 5	0,90 0,40 0,10 0,15 0,10 0,20 1,50 0,50 0,75
Razem:	1,00	-	4,60

Źródło: A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, s.136-137.

Tabela 3.2. zawiera przykładowe zestawienie słabych i mocnych stron systemu informacyjnego. Jeśli do firmy SI wprowadzany jest po raz pierwszy to zestawienie ze stanu początkowego może się różnić od powyższego. Analiza korzyści następuje przez konfrontację zestawień stanów wyjściowego i docelowego. Porównywać można też takie aspekty jak zmiany w przychodach czy ilości zrealizowanych zleceń. Tego rodzaju analiza pozwala dostrzec, na których obszarach systemu informacyjnego należy się skupić aby zmaksymalizować efekt modernizacji.

Przeciwwskazania wdrożenia systemu informatycznego

Kiedy analizuje się działanie obecnych procedur obowiązujących w firmie to praktycznie zawsze znajdzie się coś co da się poprawić i ulepszyć. Jednak, jak to zostało poruszone w wcześniej, rzetelna analiza sytuacji bieżącej uwzględnia sytuację, w której przedsiębiorstwo porzuca projekt modernizacji systemu informacyjnego. Może to nastąpić z różnych przyczyn, a do najpopularniejszych należą:

Koszt - jeżeli nakłady na wdrożenie nowego SI przewyższą korzyści jakie może on zaoferować, to projekt ten mija się z celem. Może się także okazać, że metody tradycyjne wprowadzania i transformacji danych są szybsze i tańsze niż może to zaoferować system informatyczny.
Wygoda - z biegiem czasu przyczyna ta traci na znaczeniu, ale wciąż niechęcią do wprowadzenia SI może być zajmowanie przez maszyny zbyt dużo miejsca lub nadmierny hałas jaki wydają. Mogą być także inne niewygody, które mają znaczenie dla poszczególnych użytkowników.
Bezpieczeństwo - jedne grupy stale tworzą nowe zabezpieczenia, a inne stale je łamią. Nic więc dziwnego, że wdrożenie systemu informatycznego może budzić wątpliwości co do bezpiecznego przechowywania danych. Wielu użytkowników wciąż woli polegać na fizycznych środkach ochrony danych.
Konserwacja - jeśli organizacja zamierza kupić gotowy system lub zlecić jego wykonanie zewnętrznej firmie to może oznaczać, że wśród pracowników nie ma kompetentnych informatyków do konserwacji takiego SI. Należy wtedy uwzględnić w kosztorysie zatrudnienie nowych lub wynajmowanie z zewnątrz, a to może przekroczyć granicę dostępnych zasobów finansowych przeznaczonych na modernizację systemy informacyjnego.
Polityka - trzeba pamiętać, że nowy system informatyczny ma być dla użytkowników. Jeśli główni zainteresowani nie zaakceptują planów modernizacji (zwłaszcza tyczy się to kierownictwa), to uczynią wszystko by wynajdywać nowe problemy i wykazać nietrafność podjętych decyzji. Mogą to robić w obawie o utratę pracy na skutek zastąpienia ich przez maszyny lub z wielu innych powodów, które analitykowi mogą wydać się nieracjonalne.

Przykłady systemów

Przedstawione w tym rozdziale systemy są przykładowymi rozwiązaniami funkcjonującymi na rynku, stworzonymi w celu usprawniania zarządzania firmą ubezpieczeniową.

Comarch Life Insurance

System Comarch Life Insurance jest jednym z produktów firmy Comarch przeznaczonym dla firm zajmujących się ubezpieczeniami na życie. Dzięki wsparciu obsługi podstawowych kanałów dystrybucji takich jak rozbudowana sieć sprzedaży, czy agenci finansowi system wspomaga takie obszary działalności jak:

obsługa polis - zarządza pełnym cyklem życia umowy ubezpieczenia;
ocena ryzyka ubezpieczonych - może być przeprowadzana na różnych etapach życia polisy w sposób automatyczny lub manualny, w systemie rejestrowane są wymagane dokumenty i wyniki badań;
definiowanie produktów ubezpieczeniowych - pozwala szybko i samodzielnie rozszerzać ofertę towarzystwa o nowe produkty ubezpieczeniowe tworzone od podstaw lub przy wykorzystaniu istniejących produktów;
ofertowanie i sprzedaż - wspiera wielokanałową rejestrację i obsługę wniosków;
zarządzanie funduszami inwestycyjnymi - umożliwia definiowanie funduszy i subkont oraz zarządzanie indywidualnymi rachunkami funduszowymi, z wykorzystaniem dynamicznie zmiennych parametrów zleceń funduszowych;
obsługa rozrachunków - obejmuje generowanie wielkości finansowych dotyczących składki, ewidencję oraz import składek, w tym masowe uzgadnianie płatności;
definiowanie i rozliczanie sieci sprzedaży - umożliwia zarządzanie strukturą sprzedaży, rejestrację jednostek sprzedaży i umiejscowienie ich w hierarchii, pozwala także definiować taryfy prowizyjne i programy wynagrodzeń oraz naliczać należne wynagrodzenia prowizyjne;
aktywna obsługa roszczeń - pozwala rejestrować roszczenia i wspiera ich kompleksową obsługę;
definiowanie przepływów pracy - zapewnia możliwość tworzenia i modyfikacji procesów biznesowych, a także wydajną pracę grupową z uwzględnieniem uprawnień użytkowników do wykonywania poszczególnych operacji;
naliczanie rezerw ubezpieczeniowych - umożliwia naliczanie rezerw techniczno-ubezpieczeniowych na potrzeby wyceny bilansowej, jak również w celu spełnienia wymogów sprawozdawczych;
wymiana informacji z instytucjami rynku ubezpieczeniowego - zapewnia przepływ informacji do wszystkich wymaganych prawem instytucji ubezpieczeniowych dzięki specjalnie wbudowanym mechanizmom wymiany danych;
obsługa programów reasekuracyjnych - obejmuje wszystkie elementy życia umowy reasekuracyjnej i związane z nią procesy.

Wdrożenie produktu Comarch zapewnia kompleksową obsługę zarządzania firmą ubezpieczeniową, a jego duża elastyczność umożliwia na swobodne dobieranie pożądanych modułów (zob. Rys. 3.2.). Używanie tego systemu ma zmniejszyć koszta operacyjne przez sprawniejszą wymianę danych oraz zautomatyzowane raportowanie. Zadowolenie klientów ma zwiększyć wbudowany w system zestaw narzędzi CRM usprawniający m.in. obsługę spraw i zgłoszeń do firmy. Zabiegi te mają docelowo
zwiększyć konkurencyjność organizacji na rynku.

Rysunek 3.2. Struktura funkcjonalna systemu Comarch Life Insurance

Źródło: www.ubezpieczenia.comarch.pl (01.07.2010r.).

ProfiAgent

Jednym z wytworów firmy Profi-data jest system ProfiAgent. Celem jego implementacji jest usprawnianie działalności sprzedażowej agentów ubezpieczeniowych, która polega na zapewnianiu szybkiego dostępu do danych o zawartych polisach oraz informacji z nimi związanych. Dzięki interfejsowi webowemu (dostęp przez witrynę www) agent posiada informacje w każdym miejscu i czasie, co znacznie poprawia jakość obsługi klientów.

Do najważniejszych funkcji systemu należą:

Przeglądanie informacji o klientach agenta
Prezentowanie informacji o polisach agenta
Prezentowanie informacji o stanie złożonych przez agenta wniosków ubezpieczeniowych
Prezentowanie informacji o szkodach klientów agenta
Składanie wniosków ubezpieczeniowych
Kalkulatory składek i symulatory przebiegu ubezpieczeń
Zestaw funkcji kontrolnych umożliwiających menadżerom agentów kontrolowanie pracy ich podwładnych
Różnego rodzaju raporty

ProfiAgent jest zbudowany w oparciu o relacyjną bazę danych i technologię JEE (Java Enterprise Edition) uznanych producentów. System posiada także wbudowany najnowszy zestaw zabezpieczeń takich jak szyfrowanie danych i hasła jednorazowe.

ProfiLife

Kolejnym produktem firmy Profi-data jest system przeznaczony dla korporacji ubezpieczeniowych - ProfiLife. Zapewnia on kompleksową obsługę ubezpieczeń na życie: indywidualnych, grupowych oraz z funduszem inwestycyjnym. Funkcjonalność systemu jest podzielona na niezależne, współpracujące ze sobą moduły:

Moduł Sprzedaży i Obsługi Umów - przeznaczony jest do wsparcia procesu sprzedaży umów oraz obsługi umów biegnących.
Moduł Obsługi Partnerów Korporacji - głównym zadaniem modułu jest gromadzenie informacji o partnerach korporacji ubezpieczeniowej, zarówno fizycznych jak i prawnych. Wszystkie dane ewidencjonowane są w ujęciu historycznym. Moduł spełnia wymogi stawiane przez Ustawę o Ochronie Danych Osobowych.
Moduł Obsługi Funduszy Inwestycyjnych - dla celów obsługi ubezpieczeń związanych z funduszem inwestycyjnym powstał moduł umożliwiający zarządzanie funduszami gromadzonymi przez korporację ubezpieczeniową. Moduł zapewnia możliwość kontrolowania funduszy zarówno na poziomie osobistych rachunków ubezpieczonych jak i na poziomie funduszy inwestycyjnych.
Moduł Likwidacji Szkód - system umożliwia kompleksową obsługę umów związaną z obszarem rejestracji wypadków i szkód. Obsługiwany jest pełen cykl życia szkody ubezpieczeniowej: od momentu jej rejestracji, poprzez gromadzenie dokumentów i korespondencji, ustalenie wysokości świadczenia, aż po obsługę wypłaty świadczeń z tytułu szkody zakwalifikowanej do likwidacji.
Moduł Naliczania Rezerw Techniczno-Ubezpieczeniowych - system automatycznie nalicza wszystkie wymagane rezerwy techniczno-ubezpieczeniowe.
Modułu Naliczania Prowizji i Obsługi Sieci Sprzedaży - moduł ten wspomaga pracę korporacji ubezpieczeniowej w następujących obszarach:

rejestracji i obsługi umów agencyjnych;
obsługi struktury organizacyjnej oraz struktury sieci sprzedaży;
definicji schematów prowizyjnych i parametryzacji procesu naliczania prowizji;
naliczania prowizji;
eksportu naliczonej prowizji do systemu finansowo - księgowego;
sprawozdawczości prowizyjnej.

Sprzęg z systemem finansowo księgowym - system udostępnia sprzęg do zewnętrznych systemów informatycznych. Dotyczy to zarówno eksportu danych o składce przypisanej jak i importu danych o zainkasowanym przypisie.
Moduł Administracyjny - administrator systemu ma do dyspozycji szereg narzędzi umożliwiających parametryzację pracy systemu w następujących obszarach:

rejestracji użytkowników systemu;
przydziału uprawnień na dwóch poziomach: elementów menu systemowego oraz poszczególnych funkcji programów;
rejestracji wszystkich operacji wykonywanych w systemie przez poszczególnych użytkowników - dziennik operacji;
sterowania drukarkami i wydrukami generowanymi przez system.

Cechą charakterystyczną systemu jest możliwość parametryzacji jego pracy w bardzo wielu obszarach. Do najważniejszych można zaliczyć:

definicję produktów ubezpieczeniowych;
definicja funduszy inwestycyjnych;
interfejs wymiany danych z systemami zewnętrznymi;
naliczanie prowizji.

Duża część procesów realizowanych przez system odbywa się automatycznie bez udziału lub z niewielkim udziałem operatorów systemu. Należy podkreślić, że dzięki starannej budowie systemu oraz zastosowaniu zoptymalizowanych algorytmów przetwarzania system wymaga platformy sprzętowej o stosunkowo niewielkiej mocy obliczeniowej.

Zakończenie

Już w starożytności przedsiębiorcy wiedzieli, że aby zarobić więcej niż ich koledzy po fachu muszą przyciągać do siebie klientów lepiej niż oni. Obecnie ten trend nie zmienił się, a jedynie metody i dostępne środki. Wraz z postępem technologicznym i powszechnością komputerów firmy ubezpieczeniowe mogą coraz sprawniej obsługiwać swoich klientów.

Wprowadzenie do organizacji systemu informatycznego jest procesem złożonym i wymagającym dużej wiedzy nie tylko z zakresu ubezpieczeń, ale także z wielu innych dziedzin. Rozpoczyna się on już w momencie, gdy kierownictwo firmy uświadamia sobie potrzebę rozwoju i usprawnienia obecnego systemu informacyjnego. By wdrożenie przyniosło pożądane rezultaty trzeba dokładnie poznać i przeanalizować przedsiębiorstwo mające być obiektem modernizacji. Ponadto przydatne jest śledzenie trendów na rynku SI oraz rozwoju techniki. Wybór technologii powinien być poprzedzony rzetelnym rachunkiem ekonomicznym, który pokaże przydatność i opłacalność jej wprowadzenia.

Technologie komputerowe wciąż są rozwijane i stale zaskakują nowymi możliwościami. Ich przydatność, nie tylko dla placówek naukowych, ale i przedsiębiorstw (w tym towarzystw ubezpieczeniowych), wielokrotnie została udowodniona. Rozwój, zwłaszcza w zakresie sieci neuronowych i sztucznej inteligencji, może odciążyć nie tylko szeregowych pracowników, ale i kierownictwo na wszystkich szczeblach. Na rynku dostępne jest coraz więcej oprogramowania wspierającego coraz większą liczbę procesów. Sprawia to, że firmy są w stanie szybciej reagować na zmiany i wahania rynku, a tym samym na potrzeby klientów. Inwestowanie w nią wydaje się nieuniknione, a zarazem bardzo ekonomiczne, a z obserwacji rynku wynika, że taka tendencja utrzyma się jeszcze długo.

Bibliografia

Z. Biniek Informatyka w zarządzaniu, VIZJA PRESS & IT, Warszawa 2009
W. Flakiewicz Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa 1990
A. Kijewska Systemy informatyczne w zarządzaniu, Wyd. Politechniki Śląskiej, Gliwice 2005
Z.J. Klonowski Systemy informatyczne zarządzania przedsiębiorstwem, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2004
R. Knosala i zespół Komputerowe wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa 2007
A.K. Koźmiński, Wł. Piotrowski (red.) Zarządzanie. Teoria i praktyka, WN PWN, Warszawa 1997
K.C. Laudon Management Information Systems - Managing the digital firm, 9th ed., Prentice Hall, Azimuth Interactive Inc. 2006
J. Łazowski Wstęp do nauki o ubezpieczeniach, Wyd. Prawn. LEX, Sopot 1998
E. Niedzielska (red.) Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa 1982
A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999
W. Olejniczak Projektowanie systemów informacji ekonomicznej w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa 1989
J. Oleński Ekonomika informacji. Metody, PWE, Warszawa 2003
N. Peeling Błyskotliwy menedżer, PWE, Warszawa 2010
W. Radzikowski Informatyka w praktyce. Komputerowe systemy wspomagania decyzji, PWE, Warszawa 1990
P. Sienkiewicz Inżynieria systemów, Wyd. Ministerstwa Obrony Narodowej, Warszawa 1983
B. Stefanowicz Informacyjne systemy zarządzania. Przewodnik, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 1997
S. Wrycza Analiza i projektowanie systemów informatycznych zarządzania, PWN, Warszawa 1999
S. Wrycza Język UML 2.0 w modelowaniu systemów informatycznych, Helion, Gliwice 2006
E. Yourdon Współczesna Analiza Strukturalna, Wydawnictwo Naukowo - Techniczne, Warszawa 1996
Dz. U. 2003 Nr 124 poz. 1151 Ustawa o ubezpieczeniach
Dz.U 2004 Nr 173, poz.1807 Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej
www.stat.gov.pl - strona Głównego Urzędu Statystycznego
www.ubezpieczenia.comarch.pl - strona firmy Comarch
www.profi-data.com - strona firmy Profi-data

Wykaz rysunków i tabel

Rysunki:

Rysunek 1.1. Klasyfikacja systemów mikroekonomicznych

Rysunek 1.2. Przedsiębiorstwo jako system otwarty 12

Rysunek 1.3. Podział strukturalny przedsiębiorstwa 12

Rysunek 1.4. Przykładowy schemat przepływów informacji towarzystwa ubezpieczeniowego 16

Rysunek 2.1. System informacyjny i system informatyczny w zarządzaniu 19

Rysunek 2.2. Schemat działania SE 24

Rysunek 2.3. Lokalizacja komputerowego wspomagania procesów zarządzania 26

Rysunek 2.4. Integracja systemów informatycznych 34

Rysunek 2.5. Przykładowy układ powiązań funkcjonalnych w firmie ubezpieczeniowej 36

Rysunek 3.1. Idea metodyki diagnostycznej 40

Rysunek 3.2

Tabele:

Tabela 1.1. Liczba zakładów ubezpieczeniowych w Polsce w XXw. 9

Tabela 2.1. Porównanie wybranych cech podstawowych Systemów Informatycznych 25

Tabela 2.2. I stopień układu typologicznego SIZ 27

Tabela 2.3. II stopień układu typologicznego SIZ 31

Tabela 3.1. Porównanie wybranych cech SI pod względem wykonawcy 39

Tabela 3.2. Przykład określenia słabych i mocnych stron systemu 51

J. Łazowski Wstęp do nauki o ubezpieczeniach, Wydawnictwo Prawnicze LEX, Sopot 1998, s.74.

P. Sienkiewicz Inżynieria systemów, Wyd. Ministerstwa Obrony Narodowej, Warszawa 1983, s.27.

R. Knosala i zespół Komputerowe wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa 2007, s.19.

A. Kijewska Systemy informatyczne w zarządzaniu, Wyd. Politechniki Śląskiej, Gliwice 2005, s.31.

Tamże, s.29.

A. Nowicki Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, s.13.

A.K. Koźmiński, Wł. Piotrowski (red.) Zarządzanie. Teoria i praktyka, WN PWN, Warszawa 1997, s.637.

A. Nowicki Strategia…, wyd. cyt., s.17.

W. Olejniczak Projektowanie systemów informacji ekonomicznej w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa 1989, s.44.

A. Nowicki Strategia…, wyd. cyt., s.22.

Zob. Dz. U. 2003 Nr 124 poz. 1151 Ustawa o działalności ubezpieczeniowej.

A. Nowicki Strategia…, wyd. cyt., s.72.

B. Stefanowicz Informacyjne systemy zarządzania. Przewodnik, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 1997, s.32.

W. Radzikowski Informatyka w praktyce. Komputerowe systemy wspomagania decyzji, PWE, Warszawa 1990, s.224.

Por. Z. Biniek Informatyka w zarządzaniu, VIZJA PRESS & IT, Warszawa 2009, s.32-33.

Por. E. Yourdon Współczesna Analiza Strukturalna, Wydawnictwo Naukowo - Techniczne, Warszawa 1996, s.21.

W. Flakiewicz Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa 1990, s.146-148.

A. Nowicki Strategia…, wyd. cyt., s.28-29.

E. Yourdon Współczesna…,wyd. cyt., s.26.

A. Nowicki Strategia…,wyd. cyt., s.31-32.

Por. Z. Biniek Informatyka…,wyd. cyt., s.93-95.

W. Flakiewicz Informacyjne…,wyd. cyt., s.147.

W. Radzikowski Informatyka…, wyd. cyt., s.64-65.

A. Nowicki Strategia…, wyd. cyt., s.36.

Z. Biniek Informatyka…,wyd. cyt., s.37-38.

Tamże.

Tamże, s.37.

Z.J. Klonowski Systemy informatyczne zarządzania przedsiębiorstwem, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2004, s.50-51.

Tamże, s.51-52.

W. Radzikowski Informatyka…, wyd. cyt., s.28.

A. Nowicki Strategia…, wyd. cyt., s.41.

Tamże.

Dz.U 2004 Nr 173, poz.1807 Art. 104-106 Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.

Z. Biniek Informatyka…,wyd. cyt., s.38.

A. Nowicki Strategia…,wyd. cyt., s.68.

Z. Biniek Informatyka…,wyd. cyt., s.40.

Tamże.

W. Olejniczak Projektowanie…, wyd. cyt., s.58.

E. Niedzielska (red.) Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa 1982, s.27.

E. Niedzielska (red.) Projektowanie…, wyd. cyt., PWE, Warszawa 1982, s.27.

E. Niedzielska (red.) Projektowanie…, wyd. cyt., PWE, Warszawa 1982, s.25.

K.C. Laudon Management Information Systems - Managing the digital firm, 9^th ed., Prentice Hall, Azimuth Interactive Inc. 2006, s.683-684.

E. Yourdon Współczesna…, wyd. cyt., Wydawnictwo Naukowo - Techniczne, Warszawa 1996, s.126.

N. Peeling Błyskotliwy menedżer, PWE, Warszawa 2010, s.88.

E. Niedzielska (red.) Projektowanie…, wyd. cyt., PWE, Warszawa 1982, s.29.

S. Wrycza Język UML 2.0 w modelowaniu systemów informatycznych, Helion, Gliwice 2006, s.353-356.

E. Yourdon Współczesna…, wyd. cyt., s.83.

S. Wrycza Analiza i projektowanie systemów informatycznych zarządzania, PWN, Warszawa 1999, s.86

Tamże.

E. Niedzielska (red.) Projektowanie…, wyd. cyt., PWE, Warszawa 1982, s.36.

A. Kijewska Systemy…,wyd. cyt., s.126-127.

Tamże.

N. Peeling Błyskotliwy menedżer, PWE, Warszawa 2010, s.87.

E. Yourdon Współczesna…, wyd. cyt., s.83.

K.C. Laudon Management Information Systems - Managing the digital firm, 9^th ed., Prentice Hall, Azimuth Interactive Inc. 2006, s.688.

Tamże.

Tamże, s.689.

A. Nowicki Strategia…,wyd. cyt., s.139.

Tamże.

E. Yourdon Współczesna…, wyd. cyt., s.20-21.

www.ubezpieczenia.comarch.pl (01.07.2010r.).

www.profi-data.com (01.07.2010r.).

Tamże.

Zasoby niematerialne

Zasoby ludzkie

OTOCZENIE

Rozrachunki z pracownikami

Agent

Ewidencja polis

(siła robocza)

Portfel zleceń ubezpieczeniowych

Ewidencja kadr i czasu pracy

(informacja)

OTOCZENIE

PRZEDSIĘBIORSTWO

Transformacja

informacji

i zasilenia

Zasoby rzeczowe

(surowce, materiały, itd.)

Zasoby finansowe

Przetwarzana

informacja

Zasoby ludzkie

Przetwarzane zasoby rzeczowe i finansowe

WYJŚCIE

WEJŚCIE

PROCEDURY INFORMACYJNO-DECYZYJNE

ZESTAW URZĄDZEŃ TRADYCYJNYCH

Miejsce powstawania i przetwarzania informacji

ZESTAW URZĄDZEŃ INFORMATYCZNYCH

Tradycyjne urządzenie przetwarzania informacji

Urządzenie informatyczne

OTOCZENIE

System społeczny

System wykonawczy

System informacyjny

System zarządzania

OTOCZENIE

PRZEDSIĘBIORSTWO

ZESTAW PROCEDUR INFORMACYJNO-DECYZYJNYCH

SYSTEM INFORMACYJNY ZARZĄDZANIA

INFORMATYCZNY SYSTEM ZARZĄDZANIA

Rachunek kosztów

Księgowość

Obsługa transakcji

Fakturowanie

Katalog cen

Odbiorca

Objaśnienia:

D1, D2 - dane obsługiwane przez systemy S1 i S2

S1, S2 - systemy, moduły systemowe wypełniające autonomiczne funkcje i/lub zadania z zakresu przetwarzania danych

K12, K21 - technicznie sprawne łącza komunikacyjne pomiędzy systemami przetwarzania danych

K21

K12

MIS

SAPB

SWD/SE

EKSPERT

WIEDZA + DOŚWIADCZENIE

UŻYTKOWNIK

INŻYNIERIA WIEDZY

SYSTEM EKSPERCKI

DIAGNOZA +WYJAŚNIENIE

PROBLEMY I

ZAPYTANIA

wyniki analiz

Lista płac

Amortyzacja

Środki trwałe

Dostawca

Ewidencja zakupów

Magazyn

Zaopatrzenie

Usługi

ceny

zlecenia

potwierdzenia

Funkcja popytu

zlecenia rezerw

ceny

transakcje

faktury

dostawa

faktura obca

przelew

zlecenia analiz

sumy

Systemy techniczne

stawka

płace/zarobki

Systemy społeczne

koszty usług

Projekt tech-niczny

Projekt systemu informatycznego

Wstępna koncepcja systemu informatycznego

ANALIZA

Jak jest?

Postawienie diagnozy

Analiza istniejącego systemu

Opis istniejącego systemu

FAZA PODSTAWOWA

Systemy sztuczne

Systemy naturalne

Systemy

statusy rezerw

Bank

Analizy ryzyka i szkodowości

koszty

pracy

dane pracownika

Systemy ekonomiczne

Systemy makroekonomiczne

Systemy mikroekonomiczne

Systemy wytwarzania

Systemy zarządzania

Systemy informacyjne

Systemy nieinformatyczne

Systemy informatyczne

Systemy małej informatyki

Systemy komputerowe

System Analityczny

System CRM

System Home banking

System Finansowo-księgowy

Archiwizacja dokumentów

Zarządzanie aktywami

Analizy

Zarządzanie produktami

Rozliczenia

Administracja systemu

Aktuariat i Rezerwy

Zarządzanie polisami

Naliczanie prowizji

Obsługa roszczeń

Zarządzanie siecią sprzedaży

Reasekuracja

Zarządzanie rachunkami fund.

Kartoteka dokumentów

Kartoteka osób

Wstępne rozpoznanie problemu

Dokumen-tacja ekspoata-cyjna

OCENA

Postawienie problemu

SYSTEM DOTYCHCZASOWY

Teoretyczna ocena i ewentualna weryfikacja projektu

Eksploatacja użytkownika systemu

SYNTEZA

Programy

Podjęcie decyzji

FAZA WSTĘPNA

Weryfikacja systemu

Wdrażanie systemu

FAZA REALIZACJI

SYSTEM NOWY

DOSTAWCY

Marketing

KLIENCI

TOWARZYSTWO UBEZPIECZENIOWE

OTOCZENIE

KNF

ZUS

BANK

Administracja (zakupy)

Dział informatyczny

Dział analiz

Dział ewidencji agentów

Agenci terenowi

Dział ewidencji polis

Dział likwidacji szkód

Dział prawny

Biuro prezesa

Kadry

Księgowość

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE ZARZĄDZANIA
System informatyczny zarządzania, WSB Bydgoszcz, Informatyka wykłady
Ujęcie systemu informatycznego w zarządzaniu jakością
System informacyjny zarządzania
Zestaw D Zarządznie?nymi infomacyjnymi?zy?nych Systemy informatyczne Zarządznie Projektami (2)
Zarządzanie systemami informacyjnymi
Bezpieczeństwo informacyjne w zarządzaniu firmą artykuł
systemy informacyjne w zarządzaniu (14 str)
Wykład 2, Systemy informacyjne w zarządzaniu
M02 Przegląd Systemu zarzadzania Jakością przeprowadzany przez kierownictwo
Wyklad2 Modele systemów informatycznych zarządzania
analiza systemów informacyjnych w zarządzaniu
Ściąga SIwZEiUR - Loska, Zarządzanie i inżynieria produkcji, Semestr 8, Systemy informatyczne w zarz
Etapy rozwoju systemu informatycznego zarządzania SIMiZ
WYKORZYSTANIE NARZEDZI INFORMATYCZNYCH W ZARZADZANIU FIRMA T
sciagi, SIM, Systemy informacji marketingowej SIM - dostarczają informacji dla potrzeb zarządzani
system informacji a kontrola (5 str), Zarządzanie(1)

więcej podobnych podstron