SYSTEMY INFORMACYJNE w ZARZĄDZANIU

Pojęcia podstawowe

INFORMACJA - zinterpretowana dana; to taka, której nadano znaczenie

35 000 - dana liczbowa

35 000 - cena pojazdu - dana, której nadano znaczenie

INFORMACJA GOSPODARCZA

• dana, której nadano znaczenie gospodarcze

KOMUNIKAT - zestaw informacji (liczbowych, tekstowych, graficznych) stanowiących przedmiot przekazu (wymiany) między dowolnymi komunikującymi się partnerami.

KOMUNIKAT GOSPODARCZY

zestaw informacji o charakterze ekonomicznym będących przedmiotem przekazu między partnerami rynkowymi

W gospodarce INFORMACJA jest:

• towarem - może stanowić przedmiot aktu kupna - sprzedaży

• jednym z czynników produkcji - ziemia, praca, kapitał + wiedza (czwarta siła wytwórcza w „społeczeństwie informacyjnym”)

• zasobem gospodarki niematerialnejspecyficzny surowiec samorzutnie się odtwarzający (przyrastający!)

OBIEKT GOSPODARCZY

organizacja gospodarcza, podmiot gospodarczy - dynamiczny (aktywny rynkowo) i otwarty (wchodzący w liczne i różnorodne interakcje z otoczeniem zew-nętrznym) układ społeczno techniczny realizujący określone zadania ekonomiczne.

Informacja jest jednym z głównych zasobów obiektu gospodarczego.

Zasoby: ludzkie pieniężne informacyjne rzeczowe

Zasoby obiektu gospodarczego te zasoby, które dotyczą bezpośrednio statycznie:

Kadr finansów, zaopatrzenia materiałowo-surowcowego, energetycznego.

dynamicznie: procesów realnych, wewnątrz obiektowych

Informacyjna aktywność gospodarcza obiektu ukierunkowana na otoczenie rynkowe obiektu (ludzi, instytucje, systemy, warunki ekonomiczne, itp.)

Zarządzanie informacją - kompleksowy pod względem zakresu i skoordynowany czasowo ciąg czynności

• planowania,

• organizowania,

• nadzorowania (motywowania),

• kontroli

przebiegu wszelkich procesów informacyjnych przedsiębiorstwa.

Kierowanie funkcjami przetwarzania danych realizowanymi w obiekcie gospodarczym:

• gromadzeniem

• obróbką

• prezentowaniem

• archiwowaniem

• przesyłaniem

• udostępnianiem na każde żądanie użytkownika (w trybie pasywnym lub interaktywnym)

Dane Algorytm Dane

wejściowe przetwarzania wyjściowe

Przetwarzanie danych

Algorytm - schemat postępowania opisujący krok po kroku wszystkie działania mające doprowadzić do oczekiwanego rezultatu końcowego.

Algorytm może być realizowany „ręcznie” przez człowieka (np. dzielenie pisemne, księgowanie) lub przez jakieś urządzenie.

Jeśli tym urządzeniem jest komputer, to algorytm musi być zapisany w języku dla niego zrozumiałym i wtedy nosi nazwę programu komputerowego.

Relacje między podukładami obiektu gospodarczego

OTOCZENIE

OBIEKT GOSPODARCZY

Zewnętrzne przepływy zasileniowe

Zewnętrzne przepływy informacyjne

Wewnętrzne przepływy informacyjne

Struktura systemu informacyjnego

• nadawcy informacji

• odbiorcy informacji

• zbiory informacji

• kanały informacyjne

• metody i techniki przetwarzania

informacji

-systemy tradycyjne

-systemy informatyczne

Funkcje systemu informacyjnego

• gromadzenie informacji

• przetwarzanie informacji

• przechowywanie informacji

• prezentowanie informacji

• przesyłanie informacji

Sposoby pracy systemów informatycznych

• przetwarzanie wsadowe (off-line)

• praca interakcyjna (on-line)

• praca w czasie rzeczywistym (real time)

• sterowanie procesami

• automatyczne systemy bankowe

• szybkie systemy gromadzenia danych

(dane telematryczne od satelitów,

dane z doświadczeń laboratoryjnych)

• sterowanie pociskami

• przełączanie w centralach telefonicznych

• monitorowanie stanu pacjenta

Jeśli komputer nie zareaguje dostatecznie szybko, to środowisko wymknie się spod kontroli.

Informacyjne systemy gospodarcze (Business Information Systems)

I. Systemy transakcyjne (ewidencyjno-sprawozdawcze)

1. jednodziedzinowe (MIS - Management Information Systems)

Lata 60-te i 70-te

•Rejestracja faktów gospodarczych

•Ewidencja wg ściśle określonych zasad

•Sprawozdawczość okresowa

•Raporty o zadanej zawartości

-Brak możliwości swobodnej ekstrakcjidanych

-Zazwyczaj historyczny charakter informacji wynikowych

2. wielodziedzinowe (IMIS - Integrated Information Systems)

Lata 70-te i 80-te

•j.w. - różnica polega na objęciu zasięgiem kilku powiązanych dziedzin

-j.w. - różnica polega na możliwości tworzenia zestawień przekrojowych

II. Systemy informowania (informacyjno - decyzyjne)

SIK - systemy informowania kierownictwa (ang. EIS - Enterprise Information Systems)

Lata 80-te

•Możliwość swobodnej ekstrakcji danych

•Możliwość wizualizacji danych

•Możliwość transferu danych do innych aplikacji

-Języki zapytań

-Generatory raportów

-Narzędzia prostego wnioskowania

III. Systemy wspomagania decyzyjnego

1. doradcze (DSS - Decision Support Systems)

Lata 80-te i 90-te

•Wspomaganie decyzji dobrze ustrukturalizowanych

-Procedury wariantowania, optymalizacji, symulacji

2. ekspertowe (ES - Expert Systems)

Druga poł. lat 80-tych, lata 90-te

•Częściowa automatyzacja podejmowania decyzji

-Zastosowanie metod sztucznej inteligencji

Powyższa klasyfikacja dzieliła systemy wg kryterium poziomu wspomagania (generacji systemu).

Oto inne kryteria i wynikające z nich podziały:

1. Skala funkcjonowania systemu

1. systemy makroekonomiczne (ponad- i międzyobiektowe)

2. systemy mikroekonomiczne (obiektowe)

2. Zakres merytoryczny systemu

Systemy wspomagające:

1. produkcję

2. logistykę i dystrybucję

(zaopatrzenie, gospodarkę materiałową, sprzedaż)

3. finanse

4. zarządzanie i administrowanie

5. obrót towarowy (detaliczny, hurtowy, giełdowy)

6. bankowość (rachunki bieżące, lokaty, kredyty, operacje międzybankowe, itd.)

7. administrację publiczną (ewidencja podmiotów gospodarczych, ludności, pojazdów, podatki lokalne, rejest gruntów,itp.)

3. Poziom kompleksowości

1. Proste (wycinkowe)

2. kompleksowe

4. Stopień integracji

1. zintegrowane

- funkcjonalnie (spójność i wzajemne powiązanie procedur systemowych)

- informacyjnie (minimalizacja redundancji - jednorazowe wprowadzanie danych)

- technologicznie (jednolite środowisko sprzętowo - programowe)

2. nie zintegrowane (autonomiczne)

5. Stopień uniwersalności

1. systemy indywidualne

2. systemy powielarne (powtarzalne)

Systemy powielarne są nazywane typowymi lub standardowymi.

Jest jednak różnica między tymi nazwami.

Od systemu standardowego wymaga się, aby umożliwiał standaryzację procesów informacyjnych i komunikacyjnych zgodnie z normami przyjętymi przez organizacje je opracowujące lub akceptujące.

Wdrożenie systemu standardowego oznacza na ogół transfer wiedzy (know-how).

Dotyczy to takich norm lub standardów jak:

1. Koncepcja zarządzania logistycznego z dostawami w czasie oczekiwanym (just in time).

2. Sterowanie produkcją zgodnie ze standardami MRP II (Manufacturing Resources Planning)

3. Kompleksowe zarządzanie jakością zgodnie z ideami TQM (Total Quality Management)

4. Standardy zarządzania jakościa zgodne z normami ISO 9000.

Informatyzacja obiektu gospodarczego

Cykl życia systemu informatycznego

(od zdefiniowania problemu do likwidacji systemu)

1. Pozyskanie systemu

2. Wdrażanie

3. Eksploatacja

4. Doskonalenie

•Pozyskanie systemu może się dokonać poprzez:

♦ zakup systemu (powielarnego)

♦ budowę systemu dedykowanego (indywidualnego)

• Wdrażanie systemu polega na:

♦ przystosowaniu obiektu gospodarczego do wymagań systemu informatycznego

♦ostatecznym ustaleniu parametrów pracy i weryfikacji działania systemu informatycznego

♦ wprowadzeniu systemu do bieżącej eksploatacji

• Celem eksploatacji systemu jest realizacja zadań użytkownika

W trakcie eksploatacji system podlega stałej obserwacji i ocenie:

♦ Czy jest skuteczny?

♦ Co i jak można w nim usprawnić?

♦ Czy wprowadzenie odpowiednich zmian będzie opłacalne?

W trakcie eksploatacji system podlega nieuchronnej deprecjacji materialnej, ekonomicznej(tzw. „moralne” zużycie sprzętu i oprogramowania) i funkcjonalnej, która w końcu prowadzi do likwidacji systemu.

Likwidacja systemu oznacza przejście na inny system informatyczny (najczęściej pracujący na nowocześniejszym sprzęcie lub w innej technologii przetwarzania).

Pewne elementy starego systemu są na ogół przenoszone i adaptowane dla potrzeb nowego systemu. Dotyczy do głównie baz danych.

• Doskonalenie systemu może polegać na:

♦ konserwacji (przywracanie walorów użytkowych lub utrzymywanie ich na niezmienionym poziomie)

♦ modernizacji (zwiększanie sprawności, wydajności i niezawodności)

♦ rozwoju (powiększanie obszaru funkcjonalnego, stopnia integracji, usprawnianiu organizacji)

Uwarunkowania informatyzacji

(czynniki decydujące o jej przebiegu i ostatecznych rezultatach)

• Diagnoza potrzeb użytkownika i wybór odpowiedniego sposobu informatyzacji

Diagnoza:

• zbyt mały zakres dotychczas eksploatowanego systemu

• istnienie „cząstkowych”, nie zintegrowanych systemów

• niski „poziom ewolucyjny” eksploatowanego systemu (wąski zakres ewidencyjny)

• deprecjacja technologiczna

Rozwiązania:

• tworzenie systemu dedykowanego

• doskonalenie systemu istniejącego

• zakup systemu powielarnego

• Określenie docelowej koncepcji zarządzania i związanej z tym strategii informatyzacji

Takie koncepcje zarządzania jak JiT, MRPII, TQM, czy wdrożenie norm jakości ISO 9000 mają „wsparcie” w postaci systemów, które realizują koncepcje i standardy w nich zawarte (System 21 firmy JBA, R3 firmy SAP).

Wybór takich systemów oznacza rewolucję w dziedzinie zarządzania.

Także oparcie działania obiektu na rozwiązaniach technologicznych takich jak

♦ rozległe sieci komputerowe

♦ usługi sieciowe Internetu

♦ elektroniczna wymiana danych między obiektami gospodarczymi wyznacza specyfikę procesu informatyzacji.

• Organizacja przedsięwzięć informatyzacyjnych

Błędy popełnione przy zakupie (podczas budowy), wdrażaniu i organizacji eksploatacji systemu informatycznego mogą znacznie obniżyć jego efektywność.

Pięć powodów, dla których powinno się zaniechać wprowadzania systemu informatycznego

1. Koszt - ręczne gromadzenie informacji i wykonywanie funkcji systemu może być tańsze.

2. Wygoda - system skomputeryzowany może zajmować zbyt wiele miejsca, nadmiernie hałasować, wytwarzać zbyt wiele ciepła, zużywać zbyt wiele prądu.

Rozwój mikrokomputerów zminimalizował te wady, lecz nadal należy je brać pod uwagę.

3. Bezpieczeństwo, - jeśli system przechowuje poufne, ważne dane, które wymagają fizycznej ochrony i zamknięcia, to system informatyczny może nie spełnić tych wymagań lub spełniając bardzo utrudnić pracę.

4. Konserwacja - system może być opłacalny przy pozyskiwaniu, ale brak wykwalifikowanych użytkowników i możliwości taniego doskonalenia w trakcie eksploatacji czynią go nieopłacalnym.

5. Polityka - użytkownicy mogą nie chcieć systemu (obawa o posadę, nuda i mechanizacja pracy, „zbyt dokładne” informacje).

Jeśli użytkownicy nie zaakceptują systemu, zrobią wszystko, co w ich mocy, aby zawiódł, jeśli zostanie w nich wmuszony.

Koncepcje zarządzania a systemy informatyczne

Zarządzanie - kompleks działań służących kierowaniu organizacją w celu realizacji jej zadań (planowanie, organizowanie, kontrola).

podejście funkcjonalne

Czynności zarządzania (role menedżera):

◊ stworzenie i utrzymanie stosunków międzyludzkich

1. reprezentant

2. przełożony (lider)

3. organizator (łącznik)

◊ przyjmowanie i wysyłanie informacji

4. odbiornik

5. nadajnik

6. rzecznik

◊ podejmowanie decyzji

7. modernizator

8. mediator

9. alokator zasobów

Obecnie za najistotniejsze w pracy menedżera uznaje się role informacyjne (4-6).

Dwa podstawowe podejścia do zarządzania:

a) sytuacyjne (nieprzewidzianych wypadków)

b) systemowe

Systemowe podejście stanowiło inspirację takich idei zarządzania jak:

• zarządzanie strategiczne

• zintegrowane zarządzanie strategiczne

Nowe koncepcje zarządzania wspierające zarządzanie zintegrowane i kładące główny nacisk na organizacyjne przygotowanie przedsiębiorstwa do wprowadzenia nowoczesnych technologii informacyjnych:

1. reinżynieria procesów w przedsiębiorstwie

2. „odchudzone zarządzanie”

3. kompleksowe zarządzanie jakością

Trudno pokazać bezpośrednie odzwierciedlenie tych koncepcji w metodach informatycznych. Konkretne systemy informatyczne wykorzystują techniki zaczerpnięte z różnych koncepcji. Z drugiej strony technologie informatyczne powodują powstawanie nowych technik zarządzania.

Najważniejsze obecnie sposoby informatycznego wspomagania zarządzania to:

1. technologia optymalnej produkcji

2. strategia „dokładnie na czas”

3. planowanie produkcji i dystrybucji

4. zarządzanie przepływem zadań i dokumentów

Technologia optymalnej produkcji (Optimized Production Technology - OPT)

Koncentruje uwagę na zasobach krytycznych („wąskich gardłach”) (wydziały, stanowiska, operacje). Ma za zadanie identyfikację zasobów krytycznych i optymalne wykorzystanie.

System OPT działa dwuetapowo:

• Moduł BUILDNET na podstawie wprowadzonych danych technologicznych dotyczących wyrobu i sposobu jego wytwarzania (sieć wyrobu) tworzy model produkcji w postaci sieci przepływu

• Moduły SPLIT, OPT i SERVE analizują sieć przepływu wychwytując wąskie gardła i eliminują je przez odpowiednie zmiany w organizacji procesu produkcyjnego (harmonogramowaniu procesów produkcyjnych)

OPT zwiększa tempo sprzedaży i przepływu materiałów, redukuje zapasy i koszty operacyjne. Najskuteczniejsza w produkcji seryjnej (linie i gniazda produkcyjne).

Dokładnie na czas (just-in-time - JIT)

„Produkcja potrzebnych wyrobów w potrzebnym czasie i potrzebnych ilościach”

Dąży do minimalizacji kosztów przy maksymalizacji jakości, elastyczności, niezawodności, szybkości.

Zasady strategii:

• redukcja (eliminacja) wszelkich zapasów

• minimalizacja czasu realizacji zamówień

Wymaga to skrócenia serii i maksymalnego uproszczenia i optymalizacji procesów produkcyjnych

KABAN - system opracowany i wdrożony przez Toyotę (oparty na kartach - m.in. przepływu i zlecenia)

Do zastosowania w produkcji masowej.

Wielka rola EDI (Electronic Data Interchange).

Planowanie produkcji i dystrybucji (Manufacturing Resources Planning -MRPII)

Opracowany w latach 80-tych

Obecnie najbardziej rozpowszechniony system zarządzania produkcją - stosowany w zinformatyzowanych przedsiębiorstwach.

Jest rozwinięciem metody planowania potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning - MRP)

Rozróżnia dwa typy zapasów:

• zapasy produkcyjne (nabywane surowce, inne elementy potrzebne do wytwarzania wyrobów, „produkcja w toku”)

Popyt na nie jest popytem zależnym.

Może on zostać ściśle wyliczony przez system informatyczny.

• zapasy handlowe (wyroby gotowe i części zamienne)

Popyt na nie jest popytem niezależnym.

Wynika z zamówień klientów, które maja charakter stochastyczny i może być tylko prognozowany.

Systemy informatyczne oparte na metodzie MRP/MRPII integrują wiele obszarów działalności przedsiębiorstwa (planowanie sprzedaży, analiza popytu, planowanie i harmonogramowanie produkcji i zaopatrzenia, itp.).

Znane systemy: R3 (SAP), System 21 (JBA),ASW(IBS), TETRA CS/3(Tetra),JDEdwards.

ERP - Enterprise Resource Planning

Jest rozszerzeniem MRPII obejmującym powiązania producenta z dostawcami i odbiorcami oraz zawierającym zaawansowane procedury symulacyjne.

Zarządzanie przepływem zadań i dokumentów (Workflow Management)

Metoda koncentrująca się na obsłudze szeroko pojętych procesów biurowych.

Realizuje się m. in. poprzez:

• ścisły i formalny opis wszystkich procedur związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem dokumentów

• określenie obiegu dokumentów

• określenie terminów realizacji zadań

Opiera się na użytkowaniu pakietu do pracy grupowej .

Dzięki możliwości śledzenia i odtwarzania zdarzeń możliwe jest stworzenie „samouczącej się” organizacji.

Najbardziej znane pakiety: Notes (Lotus) - >90% rynku, Group Wise (Novell), DDM9000 (Logotec Engineering - firma polska), WorkParty (Siemens-Nixdorf), FlowMark (IBM).

Pozyskanie systemu

Może się odbyć na dwa sposoby:

przez opracowanie systemu dedykowanego

przez zakup systemu powielarnego

Wariant można zrealizować:

Przy użyciu gotowych pakietów oprogramowania narzędziowego. Ma to sens przy wykonywaniu małych aplikacji, najczęściej rozszerzających możliwości już eksploatowanych systemów (np. generowanie dodatkowych zestawień analitycznych). Wykonują je na ogół przeszkoleni pracownicy użytkownika.

W pełnym cyklu wykonawczym. Wtedy należy powołać zespół specjalistów i przeprowadzić cały ciąg czynności związanych z tworzeniem systemu.

Budowa systemu dedykowanego jest uzasadniona, gdy nieopłacalna jest modyfikacja pakietu standardowego lub gdy potrzeby obiektu gospodarczego są wyjątkowo nietypowe.

Wariant jest obecnie zdecydowanie częściej stosowany.

Zalety zakupu systemu powielarnego:

) dostępność pełnej oferty rynkowej produktów informatycznych

) korzystanie z rozwiązań sprawdzonych w wielu obiektach, zweryfikowanych i aktualnie używanych przez wielu użytkowników (mniej błędów, szybsza reakcja na konieczność modyfikacji, mniejszy koszt koniecznych modyfikacji)

) przejmowanie standardów organizacyjnych informacyjnych i proceduralnych (transfer wiedzy)

) możliwość realizacji projektu i wdrożenia w krótszym czasie (łatwym do przewidzenia na podstawie wdrożeń u innych klientów)

) niższe koszty pozyskania systemu i prac wdrożeniowych

) większe gwarancje przyszłego rozwoju systemu w pożądanym kierunku

Wady zakupu systemu powielarnego:

) nie w pełni i nie zawsze da się dostosować gotowy system do wymagań określonego użytkownika

) nadmierny uniwersalizm rozwiązań może być w praktyce utrudnieniem a nie ułatwieniem (konieczność skomplikowanych ustawień parametrów - trudne do uchwycenia zależności, zbędne funkcje zaciemniające obraz systemu i komplikujące cykl pracy).

Procedura zakupu gotowego systemu\

Ustalenia decyzyjne - zaplanowanie sekwencji działań po stronie oferentów i po stronie obiektu gospodarczego. Inicjatorem działań jest obiekt gospodarczy lub prowadząca w jego imieniu przetarg firma konsultingowa. Tu jest planowana wizja przebiegu przedsięwzięcia od wstępnej identyfikacji potrzeb do podjęcia decyzji o wyborze. Tu jest określona szczegółowa procedura postępowania (sposób akceptacji poszczególnych etapów, zasady raportowania).

Identyfikacja potrzeb użytkownika - określenie aktualnych i przyszłych potrzeb użytkownika; przedstawienie podstawowych problemów skłaniających do poszukiwania systemu informatycznego. Może się odbywać we współpracy z oferentem (oferentami), a może też być dokonana przez firmę konsul-\ingową.

Ocena informacyjna - bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa w zakresie przetwarzania danych, to analiza funkcjonujących w przedsiębiorstwie systemów informatycznych. Jest na ogół dokonywana przez zewnętrznych specjalistów przy współpracy doświadczonych pracowników użytkownika.

Na tym etapie zapada decyzja o klasie kupowanego systemu (duży, zintegrowany system, czy wiele współpracujących ze sobą systemów autonomicznych).

Założenia informatyzacji - są rezultatem działań przeprowadzonych w poprzednich etapach. Określa się podstawowe wymagania funkcjonalne, informacyjne i techniczne przyszłego systemu. Ustala się ogólną koncepcję struktury funkcjonalnej i informacyjnej, określa priorytetowe cechy, które powinien mieć przyszły system oraz płaszczyznę techniczną (klasę komputerów, rodzaj technologii przetwarzania).

Zapytanie ofertowe - tworzone przez użytkownika i przedstawiane oferentom zawiera wymagania funkcjonalne i inne wynikające z założeń informatyzacji. Powinno zawierać specyfikację elementów podlegających ocenie oraz kryteria oceny (włącznie z wagami przypisanymi ocenianym elementom).

Wśród ocenianych elementów, poza kwestia-mi dotyczącymi bieżącego zakupu i wdrożenia systemu, powinny się koniecznie znaleźć warunki przyszłej aktualizacji oprogramowania i nadzoru eksploatacyjnego.

Firmy konsultingowe mają na ogół wypracowaną szczegółową procedurę oceny systemów.

Ocena produktów proponowanych przez oferentów jest na ogół wielostopniowa. Wyniku selekcji dokonuje się wyboru jednego lub kilku konkurencyjnych produktów. Poza kryteriami sformułowanymi w zapytaniu ofertowym, niezwykle ważnym elementem jest wiarygodność oferenta. Na tym etapie istotna jest znajomość sytuacji rynkowej (reprezentatywność grupy oferentów, którzy przystąpili do przetargu, ich dotychczasowa i aktualna pozycja na rynku).

Prezentacja produktów - następuje po wstępnej selekcji i jest dwuetapowa:

• u użytkownika (poglądowe omówienie systemu - slajdy, Power Point)

• u oferenta (pokaz działania systemu na konkretnych danych - możliwie bliskich tym, które będą występowały u użytkownika); wskazane jest „przejście” zamkniętego cyklu przetwarzania.

W pokazach muszą brać udział, ze strony użytkownika, właściwe zespoły kompe-tentnych pracowników. Jest to szczególnie ważne przy prezentacji powiązań między-systemowych (np. sprzedaż-marketing -księgowość).

Wizyty referencyjne - służą za weryfikację ocen podjętych w trakcie oceny ofert i prezentacji. Oferent powinien przedstawić listę dotychczasowych użytkowników jego systemu, z których wybiera się odpowiednie (zbliżone profilem działalności, wielkością, rodzajem problemów) przedsiębiorstwa.

Wizyty mają dodatkowo potwierdzić wiarygodność oferenta oraz skuteczność proponowanych przez niego form współpracy - głównie na etapie wdrożenia i późniejszych modyfikacji oprogramowania.

Wyboru produktu dokonuje się nie tylko na podstawie kryteriów merytorycznych.

Istotne są takie elementy komercyjne jak: cena, rabat, warunki dostawy (instalacji), warunki płatności, gwarancje.

Trafny wybór systemu informatycznego już w pierwszym podejściu ma ogromne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Błędne decyzje powodują duże straty (finansowe, czasowe, itd.) zarówno u użytkownika jak i u oferenta.

Wdrożenie systemu

Prace wdrożeniowe dotyczą zarówno wdrażanego systemu jak i informatyzowanego obiektu gospodarczego. Mają na celu ich wzajemne dopasowanie: systemu do wymagań i ograniczeń obiektu, obiektu do wymagań i ograniczeń systemu.

Jedną z istotnych trudności procesu wdrożenia jest właściwe wykreślenie granicy zmian.

Dostawcy oprogramowania maja skłonność do wymuszania zmian w obiekcie nawet w sytuacji ewidentnej sztywności (a nawet nieadekwatności) oprogramowania.

Z kolei użytkownicy często zmuszają dostawcę do zmian w programach sankcjonujących różne zastane, często dziwaczne, zaszłości i przyzwyczajenia użytkownika (szczególnie odnosi się to do przyzwyczajeń wyniesionych z użytkowania innych systemów).

Prace przygotowawcze w obiekcie

. Przygotowanie organizacyjne obiektu

1. Przygotowanie użytkowników (przedstawienie koncepcji nowych rozwiązań organizacyjnych i merytorycznych, przygotowanie psychiczne - w celu uzyskania właściwego nastawienia)

2. Przygotowanie symboliki systemowej (opracowanie zgodnej z przepisami, możliwej do realizacji przez system informatyczny i odpowiadającej specyfice przedsiębiorstwa metody kodowania materiałów i wyrobów (towarów), struktury planu kont, numeracji dokumentów i faktur, symboli magazynów i rejestrów, itp.)

3. Przygotowanie bazy norm (weryfikacja istniejących norm (technologicznych, czasowych, jakościowych) lub opracowanie ich na nowo)

4. Przygotowanie wzorów dokumentów źródłowych (PZ, WZ, zamówienie, faktura, dyspozycja produkcyjna, przyjęcie środka trwałego)

5. Zalecane jest też przeprowadzenie analizy procesów w przedsiębiorstwie (aspekt funkcjonalny, organizacyjny, informacyjny - weryfikacja pod kątem czasowym, kosztowym i jakościowym)

. Przygotowanie personelu eksploatacyjnego

1. Pozyskanie kadry informatycznej

•programistów

•operatorów

•konserwatorów sprzętu

•administratora systemu

Na ogół ogranicza się tę kadrę zlecając np.prace programistyczne czy konserwacyjne zewnętrznym firmom. Jednak nie powinno się rezygnować z zatrudnienia administratora systemu, który przejdzie cały cykl szkoleń technologicznych i będzie uczestniczył w szkoleniach merytorycznych aby mieć orientację w całości funkcjonowania systemu.

2. Przeszkolenie przyszłych użytkowników

(szkolenia w podstawowej obsłudze komputera, szkolenia merytoryczne; przy planowaniu szkoleń dla poszczególnych pracowników należy myśleć o konieczności zastępstw podczas urlopów i zwolnień chorobowych)

. Przygotowanie bazy technicznej

1. Sporządzenie kosztorysu i harmonogramu dostaw sprzętu

2. Opracowanie projektu technicznego adaptacji pomieszczeń na potrzeby sprzętu komputerowego i sieci transmisji danych

3. Zakup sprzętu, akcesoriów i materiałów eksploatacyjnych

4. Wykonanie niezbędnych prac montażowych i adaptacyjnych

5. Instalacja i rozruch sprzętu komputerowego

Prace przygotowawcze w systemie

1. Instalacja systemu

Polega na uruchomieniu oprogramowania na posiadanym sprzęcie. Jest wykonywana jednorazowo przed rozpoczęciem pracy z systemem. Później dokonuje się jej przy każdorazowej modernizacji oprogramowania

(wtedy należy zadbać o poprawny „upgrade” wprowadzonych danych z zachowaniem dotychczasowych ustawień indywidualnych parametrów oraz wzorów druków i raportów!)

2. Parametryzacja systemu

Polega na wprowadzeniu danych umożliwiających pracę na danym sprzęcie komputerowym (karty graficzne komputerów, drukarki, konfiguracja pamięci i liczby otwartych plików, nadawanie uprawnień -w tym bardzo ważnego uprawnienia do nadawania uprawnień) oraz zgodnie z przyjętymi założeniami organizacyjnymi (liczba i nazwy magazynów, liczba i nazwy rejestrów zakupu i sprzedaży, kasy, struktura numerów dokumentów i sposób ich zwiększania (inkrementacji), występujące stawki VAT, stawki i progi podatkowe).

Większość parametrów może być modyfikowana w trakcie eksploatacji systemu, jednak nie wszystkie i nie w każdym momencie.

Uprawnienie do modyfikacji parametrów ogólnosystemowych powinno zostać przydzielone konkretnej, upoważnionej osobie.

3. Próbna eksploatacja systemu

1. Przygotowanie danych testowych

2. Próbne przetwarzanie

3. Analiza rezultatów przetwarzania

4. Modyfikacja oprogramowania

W przypadku zakupu gotowego oprogramowania powielarnego często okazuje się, że system nie w pełni odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa. Wtedy konieczne są zmiany w wersji źródłowej programów.

Umowa z dostawcą powinna być tak skonstruowana, żeby zmiany nie ingerujące w istotę systemu były wykonywane bezpłatnie bez konieczności dodatkowych zleceń.

Poprawnie i skutecznie przeprowadzone prace przygotowawcze znacznie zmniejszają ryzyko powstania tzw. barier wdrożeniowych:

• organizacyjnej

społecznej

kadrowej

technicznej

Cztery metody wprowadzania systemu do eksploatacji

Metoda bezpośrednia

Całkowita rezygnacja z dotychczas stosowa-nych rozwiązań i całkowite przejście od razu na nowy system. Może być stosowana tylko pod warunkiem pełnej realizacji procedur przygotowawczych i zagwarantowanej zgodności między obiektem gospodarczym a systemem.

W praktyce stosowana tylko przy wprowa-dzaniu zmodyfikowanych wersji już eksploa-

towanego systemu.

Metoda równoległa

Te same dane są przetwarzane starą metodą i za pomocą nowego systemu informatycznego.

Równoległe przetwarzanie trwa na ogół przez trzy kolejne okresy obliczeniowe (trzy miesiące).

Zaleta: pełna kontrola poprawności przetwarzania.

Wada: duża pracochłonność (koszty).

Metoda próbna

Nowy system jest testowany na danych z okresów przeszłych a wyniki są porównywane z tymi, które wcześniej otrzymano za pomocą starego systemu lub metodami tradycyjnymi.

Zaleta: znacznie mniejsza pracochłonność niż w metodzie równoległej

Wada: system jest przetestowany fragmentarycznie (nie są testowane wszystkie jego moduły równocześnie, więc trudno jest wychwycić błędy na powiązaniach)

Metoda pilotowa

Poszczególne moduły nowego systemu są sukcesywnie wdrażane i przekazywane do eksploatacji zastępując kolejno moduły starego systemu (nie zawsze jest to możliwe).

Wady: większa pracochłonność wdrożenia; weryfikacja możliwa dopiero po wdrożeniu ostatniego modułu

Zalety: kompleksowe sprawdzenie systemu; rozłożenie uciążliwych prac w czasie;

Przedstawione metody sprawdzają się w klasycznych sytuacjach, kiedy mamy do czynienia z jednym dostawcą i jednym informatyzowanym podmiotem.

Obecnie, coraz częściej sytuacja się komplikuje. Podczas wdrożenia mamy do czynienia z wieloma podmiotami, np.:

1. Dostawcy sprzętu i oprogramowania systemowego (sprzedawcy, firmy instalujące i uruchamiające sprzęt i konfigurujący system operacyjny na końcówkach).

2. Dostawcy sprzętowej infrastruktury sieciowej i sieciowego systemu operacyjnego (projektanci i instalatorzy okablowania strukturalnego, dostawcy i instalatorzy oprogramowania sieciowego).

3. Dostawcy oprogramowania aplikacyjnego (producenci i/lub ich przedstawiciele, wdrożeniowcy, konsultanci, szkoleniowcy).

4. Firmy konsultingowe (doradcy w procedurach przetargowych, specjaliści od reinżynierii systemowej).

Ich działania powinny być koordynowane w dziedzinach: planowania, organizacji, logistyki i kontroli.

W tym celu wybiera się firmę, która pełni rolę tzw. integratora systemu. Musi ona dysponować:

1. zespołem pracowników - specjalistów (od sprzętu po techniki zarządzania)

2. systemem współpracy z dostawcami sprzętu, oprogramowania i usług informatycznych (umowy, porozumienia, certyfikaty)

3. grupą konsultantów zewnętrznych (branżyści, księgowi, menedżerowie)

4. odpowiednią bazą materiałowo-techniczną, szkoleniową, logistyczną i finansową

5. wiedzą i doświadczeniem (własna metodyka wdrażania systemów)

Zakończeniem procesu wdrażania jest przekazanie systemu do eksploatacji.

Po przekazaniu systemu do eksploatacji należy określić z zespołem wdrożeniowym zakres i warunki dalszej współpracy w ramach tzw. programu powdrożeniowego

(bieżący nadzór eksploatacyjny i wspomaganie prac rozwojowych w systemie).

Eksploatacja systemu

Eksploatacja systemu informatycznego obejmuje dwa równolegle przebiegające procesy:

• użytkowanie (uzyskiwanie określonych informacji w żądanej formie i czasie)

• obsługiwanie (konserwacja, modernizacja, rozwój)

Podczas eksploatacji systemu wszystkie zadania użytkowe systemu powinny być wykonywane przy możliwie najniższych kosztach własnych i z zachowaniem takich parametrów eksploatacyjnych systemu jak:

• czas uzyskiwania informacji

(czas odpowiedzi systemu, czas obsługi transakcji, itp.)

• wiarygodność informacji

(mierzona odsetkiem błędów na wyjściu systemu - błędy mogą być spowodowane awariami sprzętu i oprogramowania, nieuwagą lub niedbałością personelu - muszą być usuwane zarówno błędy jak ich przyczyny)

• poziom ochrony danych

(ochrona integralności danych, ochrona dostępu do danych)

• diagnostyczność systemu

(łatwość i szybkość ustalania przyczyny uszkodzenia systemu)

• elastyczność systemu

(stopień swobody przy dostosowywaniu systemu do zmieniających się warunków eksploatacji)

• niezawodność systemu

(techniczna, oprogramowania, odporność na błędy użytkownika)

• koszty eksploatacji

Organizacja eksploatacji

1. Struktura kadr

Kadry eksploatujące

system informatyczny

użytkownicy obsługa

pośredni administrator

bezpośredni operatorzy

programiści

konserwatorzy

personel pom.

W prostych systemach zbędne jest zatrudnianie personelu obsługującego.

(zewnętrzny serwis techn. i oprogramow.)

2. Główny cel obsługi systemu

1. konserwacja

2. modernizacja

3. rozwój

b) i c) wymagają znacznie większych sił i środków (nakładów) niż a).

3. Dobór strategii obsługi systemu

Jeśli idzie o czas reakcji:

1. wg stanu działania naprawcze podejmuje się w razie stwierdzenia uszkodzenia bądź realnego zagrożenia systemu (np. powtórne indeksowanie bazy)

2. wg resursu wykonywanie czynności obsługi po określonych (w uzasadniony sposób) okresach użytkowania (np. cotygodniowe przeglądy i testowanie poprawności działania modułów komputerów, elementów sieci, modułów oprogramowania - testy integralności bazy).

Jeśli idzie o ocenę całego systemu:

1. wg niezawodności (działania podejmowane na podstawie wyników okresowej kontroli poziomu niezawodności)

b) w efektywności (działania mające na celu usunięcie skutków moralnego starzenia się systemu - system a potrzeby informacyjne użytkowników, ergonomiczność systemu)

Monitory programowe - programy rejestrujące odpowiednie dane eksploatacyjne systemu (są zawarte w syst. operac. bądź w oprogr. użytkow.).

Monitorowanie procesu przetwarzania danych przebiega w trakcie przetwarzania i może dotyczyć:

• pracy poszczególnych elementów systemu komp. lub sieci

• przebiegu wykonania aplikacji

• statyki i dynamiki plików/baz danych

Administrator systemu

Główne zadania administratora w trakcie eksploatacji systemu to:

• reagowanie na reklamacje użytkowników

• rozpoznawanie przyczyn uszkodzeń

• uruchamianie procedur ich likwidacji

Inne zadania administratora:

• rutynowe działania w celu utrzymania sprawnego działania systemu (reorganizacja baz, kontrola integralności baz, zmiana kluczy ochrony)

• przywracanie normalnego stanu systemu za pomocą standardowych procedur (odtwarzanie baz, odłączanie urządzeń generujących błędy, etc.)

• zabezpieczanie systemu przed skutkami uszkodzeń (backup, archiwizacja, etc.)

• uruchamianie diagnostyki systemu

• udostępnianie systemu nowym użytkownikom, analiza naruszeń praw dostępu

• ochrona systemu przed wirusami komputerowymi.

Ochrona danych w systemie informatycznym

1. Ochrona integralności danych

zapewnienie poprawności, kompletności i dostępności danych

2. Ochrona dostępu do danych

uzyskanie odpowiedniego poziomu tajności i poufności danych

Środki ochrony danych:

•prawne,

•administracyjno-organizacyjne,

•sprzętowe,

•programowe (w systemie operac. i aplikacji).

Zagrożenia integralności danych:

1. przekłamanie pojedynczej danej w trakcie wprowadzania do systemu

2. zagubienie rekordu lub powiązania między rekordami

3. zniszczenie pliku lub części bazy danych

4. utrata wszystkich plików lub całej bazy danych

Przeciwdziałanie:

1. kontrola danych podczas wprowadzania

2. redundancja informacyjna (cyfry i sumy kontrolne)

3. backup i archiwizacja danych

4. specjalizowane rozwiązania sprzętowe i programistyczne (system transakcji, miroring, dupleksing, macierze dyskowe)

5. programy diagnostyki danych

6. programy antywirusowe

Zagrożenia ochrony dostępu do danych:

1. wykonywanie zadań przez nieuprawnionych użytkowników

2. odczytanie i/lub zniszczenie danych tajnych lub poufnych

Przeciwdziałanie:

1. fizyczna kontrola dostępu do pomieszczeń lub stanowisk

2. karty identyfikacyjne uprawniające do pracy

3. indywidualne hasła dostępu do zasobów systemu

4. nadawanie użytkownikom systemu uprawnień do wykonywania określonych zadań i kontrola ich wykorzystania

5. prowadzenie dziennika ochrony systemu

6. szyfrowanie zawartości plików i przesyłanych komunikatów

Struktura systemu informatycznego w małym i średnim przedsiębiorstwie

produkcyjnym

zakup księgowość sprzedaż

finansowa

gospodarka ZARZĄDZANIE kadry

materiałowa SYSTEMEM

generatory płace

środki

trwałe zapytań raportów

transport produkcja remonty

pomocnicza (inwestycje)

Np. systemy firm: MacroSoft, Teta, Polsystem 2,CDN, InsERT, Altkom Matrix, Simple (na ogół między modułami występują ściślejsze powiązania niż na schemacie).

Akty prawne bezpośrednio związane z użytkowaniem oprogramowania komputerowego wspomagającego zarządzanie

•„Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych” z 4.02.1994r.

•„Ustawa o rachunkowości” z 4.09.1994r.

•„Ustawa o ochronie danych osobowych” z 29.08.1997r.

Literatura

• Niedzielska, E. (red.) „Informatyka ekonomiczna” Wydawnictwo AE, Wrocław, 1998

• Kisielnicki, J. „Informatyczna infrastruktura zarządzania” PWN, W-wa, 1993

• Flakiewicz, W. „Informacyjne systemy zarządzania. Podstawy budowy i funkcjonowania” PWE, W-wa, 1990

• Computerworld RAPORT Systemy informatyczne do zarządzania produkcją i dystrybucją MRP II/ERP, Czerwiec 1998;

Plan wykładu

1. Pojęcia podstawowe (dane, informacje, przetwarzanie informacji, obiekt gospodarczy)

2. Systemy informacyjne (struktura, funkcje, typologia)

3. Uwarunkowania i organizacja informatyzacji.

4. Tworzenie systemu informatycznego.

5. Implementacja systemu informatycznego.

6. Eksploatacja systemu informatycznego.

7. Systemy informatyczne w przedsiębiorstwach i instytucjach różnego typu.

8. Systemy informatyczne nie związane bezpośrednio z działalnością gospodarczą.

9. Niebezpieczeństwa informatyzacji.

10. Prawny kontekst informatyzacji.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

---