Analiza systemów
informacyjnych
zarządzania

Analiza systemów
informacyjnych
zarządzania

MIS-

Management information

system

MIS-

Management information

system

 Są to SI dedykowane do wspomagania pracy pracowników szczebla

kierowniczego, głównie poprzez generowanie różnorodnych

raportów, w mniejszym stopniu poprzez dostęp do bazy danych

transakcyjnych czy archiwalnych.

 Systemy tego typu wspomagają realizację podstawowych funkcji

planowania, kontroli i podejmowania decyzji.

 Główną zaletą systemów MIS jest możliwość generowania

syntetycznych raportów w różnych układach czasowych (dziennych,

tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych czy rocznych).

 Każdy menedżer potrzebuje precyzyjnej i szybkiej informacji,

obejmującej wszystkie istotne obszary i szczegóły działalności firmy.

 A więc MIS jest to: System przetwarzający dane, uzyskane z

wewnętrznych i zewnętrznych źródeł, w informacje i

przekazujący te informacje w czytelnej formie menedżerom

na wszystkich szczeblach zarządzania, aby umożliwić im

podejmowanie efektywnych i terminowych decyzji w

zakresie planowania, kierowania i kontrolowania działań, za

które są odpo wiedzialni.

MIS jest samodzielnym narzędziem do zarządzania
firmą, którego zadaniem jest dostarczenie
menedżerom informacji o wewnętrznej sytuacji
firmy, zachowując kilka podstawowych zasad:

 Pierwszą

z nich jest cykliczność– raporty powinny

być dostarczane regularnie, w określonych

odstępach czasu

 Drugą

zasadą jest syntetyczność– raporty MIS mają

efektywnie informować menedżera o sytuacji jego

firmy, tzn. poziom agregacji (sumowania) danych nie

może być zbyt wysoki ani zbyt niski. Dane zbyt

szczegółowe wprowadzają chaos i dezorientację

odbiorcy, natomiast dane zbyt ogólne nie mają

żadnej wartości zarządczej.

 Trzecia

zasada to odpowiedni stopień

zaawansowania merytorycznego – stosowane miary,

wskaźniki i przekroje analityczne powinny być tak

opracowane, aby niosły optymalną informację dla

menedżera. Zbyt skomplikowane wskaźniki i

algorytmy kalkulacji zamazują obraz rzeczywistości,

ponieważ analiza takich danych nie jest intuicyjna

ani szybka i odbiorca traci czas na „rozgryzienie”

zawartości raportów.

 MIS oznacza przepływ informacji zarządczej w

firmie, służącej menedżerowi do bieżącego
monitorowania wszystkich obszarów oraz do
podejmowania decyzji. W ramach tego przepływu
informacji mogą funkcjonować raporty
prezentujące plan i stopień jego realizacji, ale nigdy
nie jest to istotą całego systemu.

 Controlling bazuje na informacji i danych

liczbowych, które są dostarczane właśnie przez
MIS. Jeżeli niektórych danych nie będzie w
raportach MIS, to nie można mówić o jakimkolwiek
controllingu w tym zakresie.

 Z powyższych względów przedsiębiorstwo, które

zamierza wdrożyć system MIS powinno na początku
określić swoje podejście do controllingu:

• jak szeroki ma być system (które obszary firmy będą

objęte);

• na ile szczegółowy;

• w jaki sposób wykorzystany w praktyce (raporty,

plany, premiowanie);

• jaka ma być organizacja tego systemu (np. ile osób

ma się zajmować tym zadaniem).

Dopiero po rozstrzygnięciu tych kwestii należy zrobić analizę
możliwości i wymogów firmy wobec MIS pod kątem
technologicznym, merytorycznym, finansowym i ludzkim.
Można wyróżnić dwa podstawowe wyjścia na poziomie
technologicznym

Oprogramowanie
controllingowe:

 Zalety:

• zależność od idealnych danych (bez

odpowiednich, bardzo
szczegółowych danych program nie
daje zadowalających efektów);

• Konieczność ciągłego

dopasowywania do zmian
zachodzących w firmie
(wprowadzanie lub usuwanie
produktów, oddziałów, procesów)

• ograniczenie możliwościami

programu (niedopuszczalna jest
sytuacja, kiedy decyzja zarządcza
zależy od możliwości wygenerowania
niezbędnych danych).

Hurtownia danych:

 Zalety:

• generowanie raportów zarządczych

na bazie opracowanych
samodzielnie zasad i algorytmów.

• Wyjście to daje znacznie więcej

możliwości analitycznych,
ponieważ wszystkie raporty firma
opracowuje koncepcyjnie i
technologicznie „od zera”.

• Na pewno praca z danymi i

raportami jest bardziej praco- i
czasochłonna (w porównaniu z
gotowym oprogramowaniem), ale
daje też znacznie więcej
możliwości i jest bardziej
przejrzysta dla osób
odpowiedzialnych za MIS.

Raporty MIS powinny być czytelne i łatwe w odbiorze, powinny
zawierać dane na poziomie szczegółowości dostosowanym do
pozycji odbiorcy w firmie.

Warto pamiętać, że uruchomienie MIS zawsze wiąże się z
większymi lub mniejszymi zmianami w organizacji firmy.

Jeżeli firma jest dobrze przygotowana do szczegółowego
raportowania (struktura jest przejrzysta i logiczna, obowiązki
jasno określone), to zmiany nie będą głębokie.
Jeżeli natomiast firma jest zorganizowana chaotycznie,
decyzyjność i odpowiedzialność jest rozmyta, a przepływ
informacji szwankuje, to wdrożenie MIS spowoduje głębokie i
dotkliwe zmiany dla niektórych pracowników

Projekt systemy informacyjnego dla

wypożyczalni książek „Lubimy czytać”

Opis sytuacji firmy

:

•Nazwa firmy : „Lubimy czytać”
•Miejsce działalności : Centrum handlowe w Warszawie
•Rodzaj działalności : działalność podstawowa to wypożyczalnia książek,
dodatkowe obszary działalności-wypożyczenie książek na miejscu-czytelnia
•Forma prawna : jednoosobowa działalność gospodarcza
Właściciel firmy zamierza otworzyć wypożyczalnie książek w centrum
handlowym „Złote Tarasy” w Warszawie . Na początku działalności będzie się
jedynie zajmować wypożyczaniem książek dla dorosłych i dzieci oraz lektur
szkolnych . W przyszłości planuje otworzyć niewielkie miejsce obok
wypożyczalni, gdzie klienci będą mogli czytać książki i czasopisma. w
szczególności pragnie stworzyć miejsce przyjazne uczniom, dzieciom i
dorosłym.
Ze względu na nakłady finansowe na początku działalności wypożyczalnia
będzie oferować około 6000 książek . W miarę rozwoju działalności oferta
będzie poszerzana.

Założenia:

• Założenia:
• -Jako średnią cenę zakupu praw do

wypożyczania książek przyjęto:150zł.

• -Miesięczny czynsz za powierzchnię

lokalu to 4000zł.

• -Koszty mediów (prąd, telefon , itp.) to

500zł.

• -Średnia cena wypożyczania książki to

10 zł.

Studium wykonalności:

Określenie celów:
•cele firmy: W pierwszym roku działalności osiągnięcie średniego
dochodu na miesiąc na poziomie 4000 zł(bez wliczenia w to
kosztów rozpoczęcia działalności).W późniejszych latach
utrzymanie średniego dochodu miesięcznego na poziomie 7000
zł.
•Cele systemu informacyjnego: Każdy kupiona książka musi być
wypożyczona min 20 razy w roku.
•Cele projektu: Czas odszukania odpowiedniej książki już
zarejestrowanemu klientowi nie może przekroczyć 1min. W
każdym momencie można stwierdzić , gdzie znajduje się książka
w ofercie wypożyczalni

Ograniczenia organizacyjne:
Wypożyczalnia jeszcze nie istnieje i pewne rozstrzygnięcia co do rozwiązań
organizacyjnych będą podejmowane w przyszłości . Testowanie systemu będzie się
odbywać poza miejscem jego eksploatacji. Próba eksploatacji systemu nie może
trwa dłużej niż 2 tygodnie.
Czasowe:
System musi być gotowy do wykorzystania najpóźniej za 8 miesięcy(włączając w to
czas wprowadzenia do systemu 6000 tytułów książek na początku
działalności).Właściciel jest osobą zajętą i zwłaszcza w końcowych miesiącach
projektu będzie pochłonięty przygotowaniem otwarcia wypożyczalni.
Finansowe:
Na całość prac projektowych i wdrożeniowych właściciel chce przeznaczyć nie
więcej niż 60 000 zł . Koszty eksploatacyjne nie powinny przekraczać 400 zł
miesięcznie(nie wlicza się w tą kwotę kosztów energii elektrycznej).
Techniczne:
Należy wziąć pod uwagę postać oferty dystrybutorów. Dane dotyczące nowych
książek powinny być wprowadzane do systemu w sposób automatyczny z
elektronicznych ofert dostawców (jeśli te są dostępne).
Prawne:
Ustawa o prawach autorskich i prawach pokrewnych , ustawa o ochronie danych
osobowych , kodeks postępowania cywilnego.

Wykonalność:

Organizacyjna:
System jest wykonalny , przy założeniu jego dogłębnego przetestowania przed
etapem próbnej eksploatacji . Wymagania co do „rdzenia” systemy muszą być
jednoznacznie zdefiniowane przez właściciela.
Czasowa
8 miesięcy to wystarczający czas na stworzenie systemu . Problemem może okazać
się koniecznością zaangażowania właściciela w ostatnim etapie projektu-próbnej
eksploatacji.
Finansowa
Projekt jest wykonalny . Koszty eksploatacyjne są osiągane pod warunkiem przyjęcia
właściwych rozwiązań technicznych.
Techniczna
Projekt jest wykonalny. Sposób wprowadzania danych może być powiązany z postacią
oferty. Należy rozpoznać w jakiej postaci dostępne są (mogą być) oferty dostawców.
Prawna
Prawa autorskie nie wpływają na projekt w sposób bezpośredni , jednak będą
podstawą przyjmowania rozwiązań organizacyjnych. Postawione cele są osiągalne w
ramach ograniczeń prawnych.

Konkluzje i zalecenia:

Tworząc system należy koncentrować się na jego
otwartości i elastyczności. Bardzo ważnym etapem jest
zdefiniowanie wymagań stawianych przez właściciela.
Zarówno na etapie analizy jak i projektowania
konieczna jest bezpośrednia współpraca z
użytkownikiem. Należy rozpoznać postać ofert
dystrybutorów - na tej podstawie może być ustalony
sposób wprowadzania nowych pozycji do oferty
Przewidywany czas trwania projektu to 6 miesięcy, a
koszty systemu to 40 000 zł.

Analiza potrzeb informacyjnych:

1. Potrzeba rejestracji klientów. Klientów rejestruje się na podstawie dokumentu stwierdzającego
tożsamość. Konieczne dane to:

• Imię i nazwisko,
• Adres zameldowania
• PESEL
• Nr dokumentu stwierdzającego tożsamość (dowód lub paszport)

2. Potrzeba rejestracji książek dostępnych w wypożyczalni. Każda nowo zakupiona książka musi zostać
zarejestrowana.
Podstawowe dane to:

•Tytuł
•Autor
•Rodzaj książki (przyrodnicze,historyczne,fantastyczne,dokumentalne,kryminał, itp.)
•Rok wydania
•Wydawnictwo
•Grupa cenowa
•okładka ( miękka /twarda)
•Data zakupu / rejestracji

3. Potrzeba rejestracji wypożyczeń. Konieczne jest zarejestrowanie kto, kiedy, za ile i na ile wypożycza
daną książkę.

•Dane książki
•Dane klienta
•Data i godzina wypożyczenia
•Termin zwrotu
•Cena wypożyczenia
Ponadto konieczne będzie rejestrowanie ile razy dana książka była wypożyczona

Analiza potrzeba informacyjnych
(2):

4. Do celów analizy popularności wypożyczanych książek, właściciel chciałby mieć
możliwość rejestrowania chęci wypożyczenia danej książki przez klienta, zarówno spośród
książek obecnych w ofercie wypożyczalni jak i tych niedostępnych, ale oferowanych przez
dystrybutorów. System powinien rejestrować każdorazową chęć wypożyczenia książki przez
klienta i dostępność określonego tytułu. Aby dbać o jakość wypożyczanych książek należy
również rozważyć możliwość rejestrowania stanu jakości książki( zniszczone strony,
pognieciona okładka). Na tej podstawie właściciel będzie podejmował decyzję o zakupie
książek

5. Problemem, przed jakim stoi właściciel wypożyczalni książek są niezwrócone książki.
Właściciel nie wybrał jeszcze sposobu radzenia sobie z tym problemem, gdyż zależy on
głównie od liczby takich sytuacji. Jeśli będzie się to rzadko zdarzać, żadne działania nie będą
konieczne. Przy częstych tego typu sytuacjach konieczne mogą się okazać rozwiązania typu,
pobieranie kaucji od klientów niepewnych. Projektując system należy więc wziąć pod uwagę
również potrzebę rejestrowania kaucji. System powinien jednak umożliwić zestawienie
wszystkich książek „przetrzymywanych”. Można zastanowić się nad hierarchizacją takiego
„przetrzymywania”, np. dni, 1-14 dni, 14-28 dni, powyżej 3 miesięcy (wątpliwe).

6. W przyszłości właściciel rozważa prezentację oferty poprzez internet, wraz z
udostępnieniem rozszerzonych wiadomości na temat danego tytułu (krótki opis fabuły
książki, inne dzieła autora) oraz dostępności filmu w wypożyczalni.

Alternatywne rozwiązania:

1. Najprostszym rozwiązaniem jest rejestrowanie klientów na podstawie ich
dowodów tożsamości i na tej samej podstawie wypożyczanie książek. Każda książka
może mieć przypisany unikalny identyfikator, który w momencie wypożyczenia
będzie rejestrowany na koncie klienta. W momencie zwrotu książki, po sprawdzeniu
terminowości zwrotu, z konta klienta będzie się usuwać zwrócona książkę.
2. Każdy nowo rejestrowany klient może dostawać kartę klienta, która będzie jego
sposobem identyfikacji, przy każdym wypożyczeniu. W momencie wypożyczenia
książki równolegle w kartotece książek będzie wprowadzony identyfikator klienta, a
na koncie klienta identyfikator książki. W momencie zwrotu przez klienta stan jego
konta będzie modyfikowany przez wskazanie, że książka została zwrócona (i kiedy),
jednak sam fakt wypożyczenia zostanie jako zapis historyczny. Podobnie w
kartotece książek, będą przechowywane wszelkie wypożyczenia, a będzie jedynie
zmieniany status z wypożyczona, na wolna, bądź zarezerwowana.
3. Można klienta wyposażyć w kartę chipową, będącą identyfikatorem klienta, ale
również przechowującą historię wypożyczeń. Każdy nośnik książki może być
oznakowany w sposób umożliwiający automatyczną identyfikację (np. kod
kreskowy). Przy wypożyczaniu książki system automatycznie odczytywałby najpierw
dane klienta, a następnie dane książki. Dane te oczywiście wcześniej muszą zostać
zarejestrowane w systemie. System przechowywałby historię wypożyczenia , a
karta chipowa, historię wypożyczeń danego klienta.

Proponowane rozwiązanie:

Rozwiązaniem zaspokajającym potrzeby informacyjne w wystarczający stopniu jest
rozwiązanie drugie. Przechowywanie historii wypożyczeń klienta, w przyszłości może służyć do
analizy zainteresowań klientów, i doboru oferty wypożyczalni. Rejestrowanie daty
wypożyczenia książki umożliwi monitorowanie niezwróconych pozycji, bezpośrednio łącząc je z
klientem. Przechowywanie historii wypożyczeń konkretnych książek będzie podstawą do
stworzenia zestawienia liczby wypożyczeń konkretnej książki. Zestawienie takie, powinno
uwzględniać zarówno tytuł książki jak i autora grupując w ten sposób wszelkie wypożyczenia
danego tytułu. Liczba wypożyczeń, ale także wiek (od daty zakupu) będzie również wpływać
na określanie jakości książki i wpływać na podjęcie decyzji o zakupie nowych. Dane zawarte w
systemie powinny być dostępne w postaci raportu zainteresowania, biorącego pod uwagę
konkretny zakres czasowy (w ostatnim tygodniu, miesiącu ,roku). Raport powinien zawierać
wykresy, pokazujące rozkład zainteresowania w czasie. Zainteresowanie klientów
wypożyczonymi (ale widniejącymi w ofercie) tytułami, sugerujemy rejestrować w postaci listy
rezerwacji, natomiast tytułami niedostępnymi w wypożyczalni w ofercie dystrybutora (może to
być wydrukowany katalog książek, w którym w prosty sposób zaznaczać można, ile osób
pytało o ten tytuł). W przyszłości rozwiązanie to można rozszerzyć poprzez dokładne
rejestrowanie, który klient był zainteresowany daną książką, równolegle wprowadzając do
systemu ofertę wypożyczalni i ofertę dystrybutorów. Co do rejestracji kaucji – jeśli zajdzie taka
potrzeba - na początku proponujemy najprostsze rozwiązanie: w momencie wpłaty kaucji, do
zdeponowanych pieniędzy przypina się identyfikator klienta, klient zwracając książkę(i) sam
się upomni o zwrot kaucji. W rozwiązaniu należy jednak przewidzieć możliwość rejestracji
kaucji w systemie.

Model środowiskowy Systemu Informacyjnego
Wypożyczalni „Lubimy czytać”
Diagram kontekstowy SIWLC:

Katalogi, nowe

książki

Kontakty z klientem

Raporty z

działalności ,

decyzje

Cele SIWLC:

Celem systemu SIWLC jest gromadzenie informacji o
zbiorach wypożyczalni oraz o operacjach ich
udostępniania. Wprowadzenie systemu powinno
doprowadzić do:
•Realizacji obsługi operacji wypożyczenia i zwrotu
książek w czasie mniejszym niż 1 minuta
•Możliwość kontroli zgłaszanego przez klientów popytu
na nowości pojawiające się w katalogach
dystrybutorów

Lista zdarzeń SIWLB– System Informacyjny

Wypożyczalni „Lubimy czytać”

• Klient chce się zarejestrować
• Klient prosi o informację o książce
• Klient wypożycza książkę
• Klient zwraca książkę
• Klient prosi o informacje o aktualnym stanie konta
• Klient zgłasza informację o niemożności zwrotu książki
• Dystrybutor przysyła katalog
• Dystrybutor przysyła nową książkę
• Właściciel potrzebuje (cotygodniowy) raport o bieżących zaległościach (T)
• Właściciel potrzebuje (comiesięczny) raport o ilości wypożyczonych książek

oraz o

• ilości nowych klientów (T)
• Właściciel potrzebuje (comiesięczny) raport o ilości zapytań o nowości (T)

Wnioski:

•

SI- jest i pozostaje fundamentalnym pojęciem zarządzania

•

nie eliminuje człowieka ze wykonywania kluczowej roli,
ale stawia wobec niego wyższe wymagania, które nie
można zlecić komputerowi. Są to zadania zarządcze i
analityczne

•

SI i człowiek -jako element tego systemu - mają inne
bardziej złożone i zaawansowane zadania niż
wykonywanie prostych czynności obliczeniowych.

Bibliografia:

• http://www.wszim-sochaczew.edu.pl/www/download

%5CProcesyInformacyjne%5CArchiwum%5CProcesyInf
ormacyjneZjazd_6.pdf

Dziękujemy
za uwagę

Helen Smolkova-Podlevskaya

Marcelina Bierzanowska

Make Presentation much more fun