Nauka Administracji ćwiczenia dn. 14/01/2014
Kryteria łączenia stanowisk pracy
1.Tożsamość lub rodzajowe podobieństwo stanowisk i wykonywanych przez nie działań – funkcje w systemie wykonawczym i zarządzaniu, będące zasadą grupowania stanowisk w działy
2. Wiedza i umiejętności lub szczególne cechy np. fizyczne będące pdostawątworzenia działów
3. Tematyka pracy
Więzi Hierarchiczne
*Relacje w strukturze organizacyjnej opierają się na zasadach nadrzędności/podrzędności
*Powstaje drabina hierarchiczna stanowisk i tworzą się w niej dwa rodzaje stanowisk : kierownicze i wykonawcze
*Powiązania pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i zespołami czy komórkami to powiązania podporządkowania i nadrzędności, co prowadzi do wytworzenia się całości jako struktury z wiezami typu hierarchicznego
* Hierarchiczne podporządkowanie wyraża się w dwóch rodzajach zależności
Zależność służbowa wyraża się w obowiązku realizowania aktów generalnych jak i indywidualnych wydawanych przed podmiot nadrzędny hierarchicznie
Zależność osobowa wyraża się w obowiązki respektowania rozstrzygnięć w zakresie stosunku zatrudnienia
# Podporządkowanie istnieje nie tylko miedzy poszczególnymi osobami w strukturze ale również występuje między elementami tej struktury
# Podporządkowane sobie są takie części składowe instytucji jak :
- zespół osób podporządkowany jest wydziałowi
- wydział podporządkowany jest kierownictwu instytucji
Więź informacyjna
Wynika z potrzeby jednokierunkowego lub wzajemnego informowania się o stanach rzeczy i zamierzeniach związanych z realizacją zadań instytucji.
Istotny także odpowiedni przepływ rozkazów czy poleceń
Poziom sprawności funkcjonowania więzi informacyjnych między częściami organizacji oraz otoczeniem w istotny sposób wpływa na sprawność funkcjonowania całej organizacji.
Formalizacja
Formalizacja - proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań w zależności oraz procedury działania.
Formalizacja organizacji polega na ustaleniu wzorców działania pracownika w organizacji oraz na zapisaniu ich w formie przepisów, norm lub schematów.
# Przepisy określające :
- misje cele i sposób funkcjonowania instytucji
- podstawowe zależności organizacyjne
- zakresy uprawnień i odpowiedzialności
- wzorce działań ( dotyczące istotnych procesów i procedur ) oraz zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych
# W praktyce formalizacji służą takie akty jak :
Schemat organizacyjny
Regulamin, statut
Opis stanowiska pracy
Instrukcje służbowe ( zarządzenia, polecenia służbowe, rozkazy )
Wzorce pism i dokumentów
Okólniki, itp.
# Statut – z reguły normuje ogólne zasady struktury i funkcjonowania danejk instytucji, wskazuje jej cele, komórki organizacyjne, więzi pomiędzy komórkami, zadania tych komórek, etc. Dotyczy
# Regulamin – określa sposób działania ogniw danej struktury, zawiera normy postępowania w danej jednostce organizacyjnej będącej częścią całości.
Cele formalizacji
Zapewnienie ładu wewnętrznego poprzez skodyfikowanie podziału zadań i odpowiedzialności miedzy członków organizacji
Zapewnienie pożądanego poziomu pewności wyniku i powtarzalności sposobu działania poszczególnych części składowych
Zmniejszenie poziomu napięć między członkami organizacji, mogących powstać w wyniku zrodzenia się konfliktów na tle kompetencyjnym
Zmniejszenie poczucia niepewności osób z zewnątrz
Stopień formalizacji
Miary stopnia formalizacji :
Liczba przepisów określających cele i zadania
Stopień szczegółowości tych przepisów
Stopień rygorystyczności tych przepisów, dotkliwości sankcji grożących w przypadku ich niestosowania
Nadmierna formalizacja – polega na obowiązywaniu zbyt wielu, zbyt szczegółowych i rygorystycznych przepisów nie pozwala na działanie elastyczne.
Niewystarczająca formalizacja – prowadzi do sytuacji w której pracownicy mają zbyt dużo swobody w wyborze zadań i sposobów ich realizacji, często dokonując niewłaściwych wyborów z punktu widzenia celów organizacji.