wykład V
07.12.2011
Pojęcie i struktura ksiąg rachunkowych
Przez księgi rachunkowe należy rozumieć utrwalone na papierze (lub innym nośniku danych) zbiory zapisów księgowych dotyczących zdarzeń gospodarczych, dokonane w porządku chronologicznym i systematycznym, na podstawie dowodów księgowych i uzgodnione za pomocą zestawienia obrotów i sald.
Ewidencja operacji gospodarczych w systemie kont księgowych odbywa się w dwóch przekrojach: chronologicznym i systematycznym.
Ewidencja operacji gospodarczych w przekroju chronologicznym polega na zapisywaniu operacji w kolejności występowanie bez względu na ich treść ekonomiczną.
Ewidencja w przekroju systematycznym ma na celu łączenie operacji w grupy o jednorodnej treści ekonomicznej, np. operacje dot. środków pieniężnych znajdujących się w kasie przedsiębiorstwa, materiałów w magazynie, towarów w magazynie, kosztów handlowych, sprzedaży towarów.
Postać graficzna ksiąg może być bardzo różna i zależy od stosowanej formy i techniki ich prowadzenia.
Bez względu jednak na formę i technikę prowadzenia ksiąg, ich strukturę tworzą określone, uporządkowane zbiory zapisów księgowych, które wyszczególniono na rysunku.
Księgi rachunkowe:
Dziennik
Księga główna
Księgi pomocnicze
Zestawienie obrotów i sald księgi głównej
Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych
Inwentarz (wykaz składników aktywów i pasywów)
Dziennik
Dziennik przeznaczony jest do ewidencji operacji gospodarczych w porządku chronologicznym, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
Postać graficzna dziennika może być różna w zależności od formy prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przykładowo w formie tabelarycznej rolę dziennika spełnia kilka pierwszych kolumn zawierających takie dane jak:
Kolejny numer zapisu
Datę zapisu
Oznaczenie dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu
Treść operacji gospodarczej oraz jej kwotę.
Innym przykładem jest forma przebitkowa, gdzie dziennikiem jest oddzielna karta papieru.
Natomiast przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, dziennikiem będzie odpowiedni wydruk komputerowy.
Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie.
Bez względu na formę i technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Niezależnie od formy prowadzenia dziennika, zapisy dokonywane w nim muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły (narastająco).
Dodatkowe wymogi zostały postawione dla dziennika prowadzonego przy użyciu komputera:
Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika
Powinna być zapewniona automatyczna kontrola ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów
Zapis powinien zawierać dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu
Wydruk dziennika w postaci kolejno numerowanych stron, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego.
Dziennik jako urządzenie księgowe może być prowadzony wspólny (jeden) dla wszystkich operacji gospodarczych lub też można stosować dzienniki częściowe odrębne da jednorodnych operacji, np. dziennik materiałowy, dziennik kasowy, dziennik bankowy, dziennik sprzedaży, dziennik zakupów itp.
W przypadku stosowania dzienników częściowych istnieje obowiązek zestawienia ich obrotów na koniec każdego okresu sprawozdawczego (jest to tzw. sporządzenie dziennik głównego).
Księga główna
Zapisy księgowe w porządku systematycznym wprowadzane są na konta księgi głównej.
Księgę główną tworzą konta ujęte w zakładowym planie kont, na których księguje się operacje gospodarcze zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, zarejestrowane uprzednio lub równocześnie w dzienniku.
Pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych wprowadza się na konta księgi głównej salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie na podstawie dowodów księgowych wprowadza się zapisy za kolejne okresy sprawozdawcze w kolejności chronologicznej.
Postać graficzna kont księgi głównej zależy od przyjętej formy prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mogą to więc być księgi wiązane (forma tabelaryczna), luźne karty (forma przebitkowa), wydruki komputerowe.
Ilość stosowanych kont zależy od rozwiązań przyjętych w zakładowym planie kont danej jednostki.
Jeżeli konta księgi głównej prowadzone są przy użyciu komputera to zapisy dokonywane w nich są drukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.
Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści kont na inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisanych informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Konta księgi głównej dostarczają tylko informacji syntetycznych, wartościowych o składnikach majątkowych i procesach gospodarczych.
Dla uzyskania dodatkowych informacji szczegółowych prowadzi się konta ksiąg pomocniczych.
Księgi pomocnicze
Konta ksiąg pomocniczych służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów dokonywanych na kontach księgi głównej.
Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z zapisami i saldami na kontach księgi głównej.
Ewidencja operacji gospodarczych na kontach księgi głównej prowadzona jest tylko wartościowo, a na kontach analitycznych może być prowadzona ilościowo, ilościowo-wartościowo lub tylko wartościowo.
O wyborze sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej decyduje kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup składników majątkowych, potrzeby informacyjne w tym zakresie oraz zasadę istotności.
UoR określa jedynie szczególne przypadki, co do których istnieje obowiązek prowadzenia kont ksiąg pomocniczych:
Środki trwałe, w tym także środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.
Rozrachunki z kontrahentami
Rozrachunki z pracownikami, a w szczególności jako imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników zapewniająca uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.
Operacje sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
Operacje zakupu (obce faktury i inne dowodu, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych).
Operacje gotówkowe w przypadku prowadzenia kasy.
Koszty i inne istotne dla jednostki składniki aktywów.
Zestawienie obrotów i sald
Na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca sporządza się, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej zestawienie obrotów i sald którego celem jest:
Sprawdzenie, czy wszystkie księgowania były przeprowadzone zgodnie z zasadą podwójnego zapisu i wykrycie ewentualnych błędów naruszających tę zasadę
Uzgodnienie obrotów kont księgi głównej z obrotami dziennika
Uzyskanie danych w postaci trwałego zapisu o kosztach, przychodach i stanach składników majątkowych za wybrany okres (miesiąc i narastająco od początku roku) i na dany dzień
Przygotowanie danych do sporządzenia bilansu końcowego
Zestawienie obrotów i sal kont księgi głównej powinno zawierać co najmniej następujące dane:
Symbole i nazwy kont
Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego, oraz salda na koniec danego okresu sprawozdawczego.
Sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych sumę obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Dla kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) wystarczające jest sporządzenie na koniec roku obrotowego zastawienie obrotów i sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych a na dzień inwentaryzacji zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów (np. materiałów, towarów, należności).
Inwentarz
Wykaz składników aktywów i pasywów zwany inwentarzem sporządzają tylko te podmioty, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych. Dotyczy to nowo powstałych podmiotów gospodarczych, które zgodnie z UoR mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych z dniem rozpoczęcia tej działalności.