4. Formalizacja- istota i cele.
Każda organizacja dąży do utrzymania swojego samodzielnego bytu, podejmuje działania zmierzające do czasowego utrwalenia celów, struktury organizacyjnej i sposobów funkcjonowania. Proces nadawania cechy trwałości i wprowadzanie do instytucjonalizacji. Polega na utrwaleniu celów i struktury całości organizacyjnych poprzez tworzenie i sprowadzanie do nich wzorów działania.
W tym procesie wykorzystuje się II wzorce: pamięciowy i zapisowy. Cele i struktura całości organizacyjnych utrwala się poprzez tworzenie i wprowadzenie do działań wzorców zapisowych- proces formalizacji.
W opinii B. Wawrzyniaka do elementów organizacji, które najczęściej podlegają sformalizowaniu, zalicza się:
- cele instytucji;
-powiązanie organizacyjnej i systemu informacji;
-sposób wykonywania władzy;
-powiązanie organizacyjne miedzy instytucją, a obiektami jej otoczenia.
Istotną rolę w procesie formalizacji odgrywają wzorce działania:
- Hipoteza: to część wzorca działania, która określa sytuację organizacyjną w jakiej może znaleźć się / bądź znajduje się działający podmiot;
- Dyspozycja: to część, która wskazuje sposób zachowania się, gdy działający znajduje się w sytuacji określonej przez hierarchię;
- Sankcja: to część, która oznacza środek lub zespół środków, które służą zapewnianiu wykonania określonych zadań sformalizowanych w hipotezie wzorca. Środki te mogą wystąpić w formie bodźców pozytywnych ( nagrody) lub negatywnych ( zagrożenie karą).
Główne cele formalizacji to:
- zwiększenie przewidywalności zachowań ludzkich w skutek czego istnieje możliwość wzmocnienia skuteczności oddziaływań sterująco- regulacyjnych;
- zapewnienie ładu wewnętrznego poprzez skodyfikowanie podziału zadań i odpowiedzi między członków organizacji. Brak precyzyjnego podziału może prowadzić do powstania sporów kompetencyjnych lub tzw. obszarów niczyich ( białe plamy);
-zapewnienie pożądanego poziomu zgodności współdziałania poszczególnych składowych organizacji;
- zapewnianie pożądanego poziomu wyniku i sposobu działania poprzez narzucenie określonych procedur działania;
- zmniejszenie poczucia niepewności miejsca i roli człowieka w organizacji;
- umożliwianie wycenienia i ustalania wpływu poszczególnych składowych organizacji na jej funkcjonowanie.
5. Organizacja całkowita- elementy składowe.
Z pkt. widzenia stosunków organizacyjnych i zachowań ludzkich w kontekście obowiązujących procesów formalizacyjnych.
Struktura organizacji całkowitej.
Stosunki wewnątrzorganizacyjne: stosunki zachodzą między pracownikami organizacji wynikające z roli jaką ci pracownicy pełnią w tej organizacji ( zadania, uprawnienia, odpowiedzialność).
Stosunki pozaorganizacyjne: stosunki zachodzące między pracownikami organizacji, nie wiążą się z rolą jaką ludzie pełnią w organizacji ( emocje, hobby).
Organizacje formalne: wszystkie stosunki wynikające z ról jakie ludzie pełnią w tej organizacji wynikające z przepisów, procedur.
Organizacje nieformalne: zachowanie ludzi w organizacji, które odchyla się od organizacji formalnej, nieprzestrzeganie przepisów i procedur ( działanie nieświadome, błędna interpretacja) problem kulturowy.
Organizacja niesformalizowana: zachowanie pracowników z punktu technicznego można poddać procesowi formalizacji, luka swobody działań ludzi, np. liczenie kosztów, swoboda, samodzielność działań ludzkich.
Organizacje pozaformalne ( stosunki emocjonalne): wg socjologów- grupy nieformalne ( emocje, cele grupowe), charakter patologiczny- klika ( szkodliwa dla firmy).
Organizacja nie rzeczywista: fikcja organizacyjna, przepisy martwe, można je znaleźć, lecz nie stosujemy się do nich, zmiana przepisu.
Organizacja rzeczywista: część przepisów obowiązujących, rzeczywiste stosunki, które obiektywnie są w firmie.
6. Mierniki stopnia sformalizowania.
Mierniki służą do pomiaru rzeczywistego stopnia sformalizowania instytucji. Z uwagi na to, że stopień ten jest wynikiem nie tylko liczb, lecz również cech natury ilościowej i jakościowej.
Do grupy mierników należy zaliczyć:
-liczbę obowiązujących aktów normatywnych;
-liczbę stron obowiązujących przepisów;
-częstotliwość wykonywania danego przepisu ( rok, miesiąc, dzień), jak często pracownik musi stosować się do przepisu;
-pracochłonność ( ile czasu zajmuje nam stosowanie się do danego przepisu);
-stopień szczegółowości przepisów, jak głęboko przepis ingeruje w zachowanie ludzkie;
-stopień rygorystyczności ( kategorystyczności) wynikający ze sposobu sformalizowania przepisu ( redakcji słownej przepisu, używanie pojęć typu: musi, może, powinien oraz zagrożeni sankcjami jego niewykonania bądź uchybień w jego wykonaniu.
7. Czynniki formalizacji
W polskiej literaturze podmiotu znajdujemy próby wyodrębnienia czynników oraz funkcjonowania wielu hipotez określających zależności między tymi czynnikami a stopniem sformalizowania.
IV podstawowe grupy czynników:
- rodzaj celu funkcjonowania organizacji;
-sposób zorganizowania instytucji rozpatrywany ze względu na sposób koordynacji oraz wykonywania władzy organizacji;
-ilość i jakość zasobów organizacji;
-kierunek i charakter oddziaływania otoczenia na funkcjonowanie instytucji.
8. Typy i formy struktur organizacyjnych, IV główne typy struktur:
- struktury typu klasycznego: o formie liniowej, funkcjonalnej ( Taylor), sztabowo liniowej w układzie poziomym i pionowym;
-struktury z uwagi na ich konfiguracje: struktury smukłe i płaskie;
- struktury typu zdecentralizowanego: o formie struktury dywizjonalnej (wielozakładowej) lub struktury holdingowej;
- struktury typu elastycznego: o formie zadaniowej, macierzowej, organicznej, hybrydowej.
MOTYWOWANIE
Cel i istota motywacji wyjaśnia definicja sformułowana przez J. Zieleniewskiego, która głosi, że motywacja to ,, stwarzanie warunków i stosowanie bodźców zmierzające do tego, aby podwładni wychowywali się zgodnie z wolą kierującego, zachowując przy tym poczucie samodzielnie podjętych decyzji”. Istota motywowania wyraża się w przekształceniu sytuacji podwładnych z motywacyjnie objętej sytuacja motywacyjną. Pojęcie sytuacji motywacyjnej nawiązuje do przyjętego w psychologii pojęcia bodźca, który rozumiany jest jako składnik sytuacji, którego stan lubi zmianę stanów, wpływa na działanie danego podmiotu.
System motywacyjny powinien spełniać wiele celów, powinien pobudzić pracownika do:
Realizacji podstawowych zadań na poziomie akceptowanym przez organizację;
Dodatkowego wysiłku pozwalającego przekraczać zadania pod względem jakości;
Poszanowania tych wartości, które organizacja uznaje za cenne, a które tworzą jej zasoby kulturowe ( solidność wykonania, innowacyjności, dyscyplina pracy);
Rozwoju zawodowego i osobowego;
Podejmowanie trudniejszych i bardziej odpowiedzialnych ról w organizacji;
Integracja celów osobistych pracownika z celami firmy.
Przegląd teorii motywowania.
W procesie ewolucji teorii motywacji ukształtowały się III podstawowe koncepcje, z których każda rozpatruje motywację w innym aspekcie:
I Teoria treści ( teoria potrzeb i motywów);
II Teoria procesu ( teoria oczekiwań);
III Teoria wzmocnienia ( teoria modyfikowania zachowań)
U podłoża tych teorii leżą pojęcia potrzeb i motywów ludzkiego działania. Teoria ta podejmuję próbę udzielania odpowiedzi na pytanie w rodzaju zmuszania ludzi do działania, jakie potrzeby ludzkie próbują zaspokajać i jakimi motywami się kierują w ich realizacji ( co powoduje, że dana jednostka postępuje w określony sposób).
Piramida potrzeb wg. Maslowa
Model zachowań ludzkich wg M.D Richardsa i P.S Greenlawa.
Zachowanie obronne:
Racjonalizacja: próba odpowiedzi na pytanie ,, dlaczego nie udaje się nam rozwiązać problemu”, nie jesteśmy obiektywni i nie jesteśmy w stanie rozwiązać problemu;
Stłumienie: chcemy zapomnieć o potrzebie;
Atak: powody trudne do wyjaśnienia źródłem niepowodzenia jest otoczenie, wyładowujemy swoją frustrację na osobach niewinnych;
TEORIA HERZBERGA
Motywatory:
Treść pracy ( najsilniejszy bodziec, wysokość kreuje wydajność pracy);
Doskonalenie osobowości;
Przeżywanie sukcesu;
Odpowiedzialność;
Awans w pracy;
Uznanie za osiągnięcia.
Czynniki higieniczne:
Status ( stanowisko, które zajmujemy);
Stosunki interpersonalne z :
Przełożonymi;
Kolegami;
Współpracownikami;
Kompetencja techniczna przełożonego;
Polityka personalna i polityka administracyjna ( urlopy, szkolenia, sfera socjalno- bytowa);
Zabezpieczenie pracy;
Pensja;
Warunki pracy ( mikroklimat: temperatura, wilgotność, ciśnienie, hałas, drgania, wyposażenie miejsca pracy).
Bodźce pozapłacowe:
Czy praca nas kręci;
Budowanie autonomiczności;
Bodźce pozapłacowe ( poziom nie akceptowany przez pracownika):
Spadek wydajności pracy;
Z pracy odchodzą silni, bo mają pewność, że znajdą inną pracę;
Budowanie złej opinii o firmie;
Brak motywacji na bodźce pozapłacowe.
TEORIA MASLOWA:
Samorealizacja;
Potrzeby wartościowania;
Potrzeby społeczne;
Potrzeby bezpieczeństwa;
Potrzeby fizjologiczne;
Perswazja: próba przekonania drugiej strony na argumenty;
Perswazja racjonalna: apelujemy do rozsądku;
Perswazja emocjonalna.
Warunki, motyw: są to środki związane z zewnętrznym środowiskiem pracy, które kształtują sytuację w pracy i powodują, że ich wykonywanie nie jest przykre, jest to stabilizacja, poziom akceptowany przez pracownika;
Bodziec: środek stasowany przez kierownika po wykonaniu zadania, które wpływa na stopień zaspokojenia potrzeb pracownika, lecz w zależności od osiągniętych wyników.
TEORIA PROCESU ( teoria oczekiwań).
Brak pełnego i zadowalającego opisu mechanizmów. Skutecznej motywacji był bezpośrednią przyczyną podjęcia badań ukierunkowanych na sam proces motywacji. Koncepcja ta powstała w wyniku zintegrowania teorii potrzeb i motywów z teorią podejmowania decyzji. Stanowi ona próbę udzielenia odpowiedzi na pytania: co różni poszczególne jednostki i sytuacje w procesie motywowania oraz co powoduje, że jedna i ta sama potrzeba u różnych ludzi tworzy różne motywy, a więc wyznacza różne zachowania. Podstawy teorii oczekiwań sformułował V. Vroom, a zmodyfikowali ją i rozwinęli E.E Lawler i L.W Porter. Bardzo trafnie istotę koncepcji teorii oczekiwań określił M. Bielski, wg tego badacza ,, koncepcja ta opiera się na założeniu że ludzie podejmują decyzje o swoim działaniu w organizacji. Przesłankami tych decyzji są z jednej strony – ich potrzeby wynikające z nich cele indywidualne, z drugiej zaś – ocena otoczenia i wynikające z niej oczekiwania dotyczące nagród jakie związane są różnymi alternatywami zachowań.”.