1. Charakterystyka użytkowników

Stanowisko	Wymagania
Pracownik Działu Obsługi Klienta	Znajomość obsługi komputera Znajomość pakietu MS Office Umiejętność używania urządzeń biurowych (drukarka, ksero, skaner)
Pracownik Księgowości	Znajomość obsługi komputera Umiejętność używania urządzeń biurowych (drukarka, skaner, ksero) Znajomość profesjonalnych aplikacji do księgowania
Pracownik Magazynu	Znajomość obsługi komputera Umiejętność używania urządzeń biurowych (drukarka, skaner, ksero)
Pracownik Gastronomii	Znajomość obsługi komputera Umiejętność używania urządzeń biurowych (drukarka, skaner, ksero) Znajomość pakietu MS Office
Pracownik Działu Marketingu i Reklamy	Znajomość obsługi komputera Umiejętność używania urządzeń biurowych (drukarka, skaner, ksero) Znajomość pakietu MS Office
Pracownik Działu Zaopatrzenia	Znajomość obsługi komputera Umiejętność używania urządzeń biurowych (drukarka, skaner, ksero)

2. Wymagania systemu informatycznego

Proponowany system informatyczny będzie spełniał wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne dla poszczególnych działów

1. Funkcjonalne

Dział Obsługi Klienta

-rejestracja zapytania,

-opracowanie oferty,

-zatwierdzenie oferty,

-rejestracja danych klienta,

-rejestracja umowy,

-potwierdzenie realizacji,

-potwierdzenie odbioru,

-prowadzenie harmonogramu zamówień,

Dział Księgowości

-przyjęcie potwierdzenia wykonania zlecenia

-prowadzenie rachunkowości firmy

Magazyn

-aktualizacja przechowywanych produktów,

-wysłanie potwierdzenia do Zaopatrzenia,

Gastronomia

-weryfikacja i aktualizacja harmonogramu dla pracowników Gastronomii

-powiadamianie DOK o wykonaniu zlecenia,

-informowanie o potrzebnych produktach Dział Zaopatrzenia,

-weryfikacja przechowywanych produktów w Magazynie

Dział Zaopatrzenia

-składanie zamówienia u Dostawcy,

-wysłanie potwierdzenia zamówienia do Gastronomii,

Dział Marketingu i Reklamy

-prowadzenie kampanii marketingowej,

-strona www,

2. Wymagania pozafunkcjonalne

Proponowany System Informatyczny będzie pozwalać na dostęp do Internetu. Interfejs użytkownika będzie zgodny ze standardem GUI.

Polityka bezpieczeństwa

a) Bezpieczeństwo wewnętrzne firmy

Na serwerze będzie zainstalowany pakiet umożliwiający odzyskanie utraconych danych oraz pakiet, dzięki któremu będzie można tworzyć kopie zapasowe danych. W celu ochrony danych przed niepowołanymi użytkownikami pracownikom firmy przyznane zostaną prawa dostępu do modułów w poszczególnych działach.

b) Bezpieczeństwo zewnętrzne firmy

Na każdym stanowisku komputerowym będzie zainstalowane oprogramowanie antywirusowe automatycznie aktualizowane. Sieć komputerowa będzie chroniona firewallem uniemożliwiającym dostęp do danych niepowołanym osobom przez Internet.

Za bezpieczeństwo systemu informatycznego będzie odpowiedzialna firma „CompService” wynajęta do opieki na systemem, która będzie czuwać nad eksploatacją sprzętu i oprogramowania. Uzgodniony czas reakcji na usterki wynosi 4 godziny, natomiast ilość godzin do wykorzystania w miesiącu jest równa 12 godzin.

3. Opis proponowanego systemu

W proponowanym systemie będzie dostępnych siedem stanowisk komputerowych. Dwa stanowiska w Dziale Księgowości i po jednym w Dziale Obsługi Klienta, Magazynie Dziale Gastronomii, Dziale Zaopatrzenia i Dziale Marketingu i Reklamy.

W przedstawionym systemie będą zakupione gotowe moduły:

• Płace i Kadry Optima - moduł ten będzie pozwalał na zarządzanie kadrą pracowniczą, wypłatą wynagrodzeń w Dziale Księgowości,

• Księga Podatkowa Optima - moduł ten będzie pozwalał na prowadzenie rachunkowości firmy,

• Faktury Optima - moduł będzie pozwalać na wystawienie i wydrukowanie faktur klientom w Dziale Księgowości,

• CDN OPTIMA Handel - moduł będzie pozwalać na rejestrację pobrania produktów z Magazynu, rejestrację przyjęcia dostawy i przeprowadzenia inwentaryzacji,

• CDN XL - Moduł Zamówienia - moduł ten będzie służył w Dziale Zaopatrzenia do złożenia zamówienia u Dostawcy. System może optymalizować zamówienia zakupu wg najlepszej oferowanej ceny, najszybszego terminu dostawy, jak najmniejszej ilości zamówień zakupu lub generowanie dla domyślnego dostawcy zamawianych towarów.

• CDN XL - Moduł CRM - będzie wykorzystywany w Dziale Marketingu i Reklamy. Rozwija on funkcjonalność systemu związaną z opieką i kontaktami z klientem. Główną funkcjonalnością modułu jest możliwość definiowania, obróbki i analiz wieloetapowych kampanii działań z klientem. Istnieje możliwość bieżącego śledzenia efektywności całej kampanii jak również poszczególnych jej etapów. Na każdym etapie kampanii CRM system umożliwia łatwe i szybkie generowanie mailing'ów do wybranych kontrahentów.

• System Zarządzania Bazą Danych SQL- będzie pozwalać na przechowywanie danych zgromadzonych w bazach danych dla poszczególnych Działów firmy,

Poza zakupionymi modułami system będzie dysponować dodatkowymi modułami napisanymi od podstaw na potrzeby firmy catheringowej:

• System informatyczny wspomagający prace Działu Obsługi Klienta - moduł ten będzie zawierać funkcje przydatne przy rejestracji zapytania, opracowaniu oferty, zatwierdzeniu oferty, rejestracji danych klienta, rejestracji umowy, prowadzeniu harmonogramu zamówień,

• Harmonogram prac Działu Gastronomicznego - moduł ten będzie pozwalać na zarządzanie zamówieniami i przydzielaniem poszczególnych obowiązków pracownikom Działu Gastronomicznego

• Zamówienie produktów - moduł ten będzie stworzony na potrzeby Działu Gastronomicznego i będzie służył do złożenia zamówienia na potrzebne produkty do Działu Zaopatrzenia

Sprzęt:
• 7 monitorów LCD 19''
• 7 zestawów komputerowych z wyposażeniem umożliwiającym niezawodną pracę z systemem
• 6 drukarek laserowych
• 2 urządzenia kserujące
• 6 skanerów

Na każdym stanowisku komputerowym będzie zainstalowane oprogramowanie:

• Windows Vista Premium - system operacyjny
• Kaspersky Antywirus 9 - program antywirusowy
• DataRecovery 5 - narzędzie do odzyskiwania danych
• Norton Ghost 12.0 - narzędzie do tworzenia kopii zapasowych

5. Koszty i zyski

Wśród spodziewanych kosztów można rozróżnić koszty poniesione:

- na zakup nowego sprzętu:

• 7 monitorów LCD 19'' = 7 x 1500 zł

• 7 zestawów komputerowych 7 x 2000 zł

• 6 drukarek laserowych 6 x 1500 zł

• 2 urządzenia kserujące 2 x 4000 zł

• 6 skanerów 6 x 1000 zł

Razem: 47 500 zł

-na zakup oprogramowania:

•Windows Vista Premium 7 x 400 zł

• Kaspersky Antywirus 9 - 7 stanowisk na 12 miesięcy = 300 zł
• BadCopy Pro 4.1 7 x 135 zł
• Norton Ghost 12.0 - 7 x 100 zł

•Płace i Kadry Optima 1 x 995 zł

• Księga Podatkowa Optima 1 x 450 zł

• Faktury Optima 1 x 120 zł

• CDN OPTIMA Handel 1 x 970 zł

•CDN XL - Moduł Zamówienia 1 x 700 zł

•CDN XL - Moduł CRM 1 x 245 zł

• MS SQL Server 2008 Express Edition 5 x 0 zł

•System informatyczny wspomagający prace Działu Obsługi Klienta 1 x 11000 zł

•Harmonogram prac Działu Gastronomicznego 1 x 10000 zł

•Zamówienie produktów 1 x 8000 zł

Razem: 35 225 zł

- na wynajęcie wdrożeniowieca- 100 zł za godzinę x 60 godzin = 6 000 zł

- na szkolenie personelu- 7 000 zł

- na zamówienie strony WWW - 3 000 zł

- na utrzymanie strony WWW 500 zł miesięcznie

-na podpisanie umowy z firmą CompService - 1000 zł ryczałtu miesięcznie

-na zainstalowanie sieci lokalnej 15 gniazdek x 500 zł =7 500 zł

Razem: 25 000 zł

Wszystkie wydatki łącznie: 107 725 zł

Zyski wynikające z wprowadzenia proponowanego systemu informatycznego:

- lepsza komunikacja między poszczególnymi działami firmy,

- skrócony czas wykonywania zleceń,

- łatwiejszy i szybszy dostęp do danych,

- lepsza współpraca z Instytucjami i innymi firmami,

- możliwość komunikacji z klientami poprzez Internet,

- większa skala dotarcia do klienta i zaprezentowania mu usług firmy,

- polepszenie wizerunku przedsiębiorstwa,

- przyciągnięcie większej liczby klientów,

- wzrost dochodów firmy,

- sprawniejsze zaprezentowanie oferty klientowi,

- lepsza kontrola nad pracownikami poprzez prowadzenie harmonogramów z podziałem prac i przydzielonych obowiązków

6. Ocena ryzyka

9. Wnioski

Ze względu na korzyści płynące z wprowadzenia proponowanego systemu informatycznego zaleca się kontynuowanie jego budowy.

W dzisiejszych czasach, w których komputery i Internet stanowią podstawy życia codziennego niezmiernie ważna jest informatyzacja przedsiębiorstwa. Klienci preferują nowe formy komunikacji, kładą większy nacisk na wygodę i jakość obsługi klienta. Firmy, które jako pierwsze dostosują formę obsługi do tych właśnie preferencji, mogą liczyć na duży udział w zyskach.

Rozwój firmy wynikający z przeprowadzenia jej informatyzacji będzie miał niewątpliwie duży wpływ na jej działanie i poprawę funkcjonalności, co uczyni przedsiębiorstwo bardziej konkurencyjnym na rynku i pozwoli na podniesienie usług w nim świadczonych.

1

---