INWENTARYZACJA

(Ustawa z dnia 29 września 1994r.)

Art. 26 i art.27

Art. 26.⁴⁷⁾ 1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie -- drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów -- drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe -- drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

2. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1) składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,

2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,

3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie -- przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,

4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku,

5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku.

4. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

5. Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji:

1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,

2) w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Art. 27. 1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

ETAPY INWENTARYZACJI

Proces inwentaryzacyjny obejmuje 3 główne etapy:

1. Przygotowawczy,

2. Spisowy,

3. Rozliczeniowy.

ETAP 1

Jednym z istotnych elementów inwentaryzacji składników aktywów i pasywów jest odpowiednie przygotowanie do planowanych prac. Zadaniem inwentaryzacji jest określenie następujących zagadnień:

1. Ogólnych zasad przeprowadzania prawidłowej inwentaryzacji;

2. Osób odpowiedzialnych za kierowanie i przeprowadzanie czynności inwentaryzacyjnych;

3. Terminów i częstotliwości inwentaryzacji;

4. Form i zasad inwentaryzowaniu poszczególnych pozycji bilansowych;

5. Sposobu przygotowania składników objętych inwentaryzacją;

6. Stosowania zasad wyceny;

7. Podziału kompetencji członków komisji inwentaryzacyjnej;

8. Pól spisowych;

9. Rodzajów i wzorów wykorzystywanych dokumentów inwentaryzacyjnych;

10. Zasad wypełniania, stosowania, obiegu i kontroli użytkowych dokumentów inwentaryzacyjnych;

11. Sposobu przeprowadzania powstałych pomyłek w dokumentach;

12. Zasad wydawania i rozliczania różnic poinwentaryzacyjnych;

13. Księgowego ujęcia zaistniałych różnic.

Większość czynności zaliczanych do tego etapu inwentaryzacji ma charakter ustaleń jednorazowych.

Etap organizacyjny obejmuje:

1. Opracowanie planu, zakresu i terminów inwentaryzacji;

2. Sporządzenie harmonogramu prac wraz z podziałem na pola spisowe;

3. Wydanie zarządzenia lub decyzji kierownika o przeprowadzeniu inwentaryzacji;

4. Powołanie komisji i grup spisowych;

5. Instruktaż szkoleniowy dla zespołów spisowych, przygotowanie dokumentów i przyrządów mierniczych;

6. Uzgodnienie ewidencji magazynowej z ewidencją księgową;

7. Przygotowanie pól spisowych (właściwe oznakowania i uporządkowanie);

8. Wydanie zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej;

9. Powiadomienie audytora o zamiarze i terminie przeprowadzenia inwentaryzacji.

ETAP 2

W tym celu wykonywane są między innymi czynności takie jak:

1. Zebranie oświadczeń od osób naturalnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki;

2. Zabezpieczenie ewidencji magazynowej;

3. Wydanie formularzy spisowych oraz innych dokumentów wykorzystywanych w trakcie prac…

ETAP 3

Polega na ustaleniu, weryfikacji i rozliczenia ewentualnie powstałych różnic inwentaryzacyjnych. Po pierwsze zespół księgowy dokonuje kontroli otrzymanej dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz wyceny arkuszy spisowych. Poprzez porównanie stanów księgowych ze stanem faktycznym identyfikowane są różnice. Kolejne zadanie polega na wyjaśnieniu przyczyn zaistniałych rozbieżności i uzyskania opinii na ten temat od osób naturalnie odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Weryfikacji podlegają zarówno nadwyżki jak i niedobory. Komisja inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie.

TERMINY I METODY INWENTARYZACJI

Termin	Rodzaj składnika	Metoda inwentaryzacji
Na ostatni dzień roku obrotowego	1) aktywa pieniężne znajdujące się w jednostce (krajowe środki płatnicze, waluty obce i dywidendy) z wyjątkiem znajdujących się rachunkach bankowych), 2) papiery wartościowe (akcje, obligacje), 3) druki ścisłego zarachowania, 4) materiały, których wartość została zaliczona do kosztów bezpośrednio po zakupie a nie zużyte do końca roku obrotowego	Spis z natury
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego z tym, że inwentaryzację można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku	1) znajdujące się na terenie nie strzeżonym lub strzeżonym lecz nie objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, 2) składniki majątkowe objęte ewidencją ilościową, 3) składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek.	Spis z natury
Raz w roku		Spis z natury
Raz w ciągu dwóch lat	Znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo- wartościową zapasy materiałów.	Spis z natury
Raz w ciągu czterech lat	1) środki trwałe (za wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych np. budowli podziemnych, instalacji itp., 2) maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym.	Spis z natury
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego z tym, że inwentaryzację można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku	1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, 2) aktywa finansowe powierzone do przechowywania innym jednostkom (bankom, biurom maklerskim), 3) należności (za wyjątkiem tytułów publiczno-prawnych do których stosuje się przepisy ustawy o zobowiązaniach podatkowych oraz należności wątpliwych, spornych a w bankach należności zagrożonych, należności od pracowników), 4) zobowiązania (za wyjątkiem zobowiązań wobec pracowników publicznoprawnych), 5) pożyczki i kredyty.	W drodze uzyskania potwierdzenia salda
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego z tym, że inwentaryzację można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku	1) grunty, 2) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, 3) należności sporne i wątpliwe, a w bankach także należności zagrożone, 4)należności i zobowiązania osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, 5) środki trwałe w budowie za wyjątkiem maszyn i urządzeń inwentaryzowanych w drodze spisu z natury, 6) wartości niematerialne i prawne, 7) rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, 8) przychody przyszłych okresów, 9) fundusze specjalne i celowe, 10) rezerwy, 11) aktywa i pasywa ewidencjonowane na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania warunkowe), 12) ulepszenia w obcych środkach trwałych, m) inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.	W drodze weryfikacji poprzez potwierdzenie danych księgowych z danymi wynikającymi z dokumentów

FORMY INWENTARYZACJI

Zakres majątku	Pełna	Ustalenie stanu wszystkich składników aktywów i pasywów
		Wyrywkowa	Obejmuje wybrane składniki aktywów i pasywów - firma dopuszczalna w odniesieniu do materiałów, towarów, półfabrykatów objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Stosowanie ewidencji: 1) zmiany osoby naturalnie odpowiedzialnej za dane prace, 2) kompletnego rozliczenia pracy osoby naturalnie odpowiedzialnej
	Tryb przeprowadzenia	Okresowa	Przeprowadzana na określony dzień
		Ciągła	Dokonywana wg planu w danym okresie
Powtarzalność	Systematyczna	Powtarzana w określonych z góry odstępach czasowych
	Doraźna	Przeprowadzana w razie potrzeby (np. postawienie jednostki w stan likwidacji)

INWENTARYZACJA STANU FAKTYCZNEGO

Inwentaryzacja stanu faktycznego obejmuje:

1. Sporządzanie wykazu używanych dotychczas dowodów księgowych i przegląd formularzy tych dowodów;

2. Przegląd i uzupełnianie dokumentacji informatycznej;

3. Przegląd i udokumentowanie czynności wykonywanych przez pracowników na poszczególnych stanowiskach związanych z dokumentem księgowym poczynając od wystawienia i otrzymania dokumentu, aż do jego archiwowania;

4. Sporządzanie katalogu informacji, analiz, zestawień, sprawozdań itp. Dokonywanych na podstawie dokumentów księgowych na poszczególnych stanowiskach i opisanie zasad sporządzania tych informacji (instrukcji, wzorów, terminarza, odbiorców).

WYKAZ UŻYWANYCH W FIRMIE DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Może on być wzbogacony o:

- nazwę komórki wystawiającej bądź przyjmującej dany dokument,

- liczbę egzemplarzy, ze wskazaniem egzemplarza stanowiącego podstawę księgowania,

- oznaczenie, czy dokument wymaga podpisu i czyjego,

- określenie komórek (stanowisk) zobowiązanych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

Najczęściej stosuje się następujące procedury:

- kwestionariusze kontrolne (listy kontrolne, wykazy pytań),

- schematy blokowe.

Inwentaryzacja czynności wykazywanych w czasie wystawiania i obiegu dokumentu na poszczególnych punktach zatrzymania, może mieć różną formę jednakże musi być pełna i dokładna. Może być w formie opisowej albo w formie graficznej.

OGÓLNE ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

1. Dokumenty i ich kopie należy przekazywać wyłącznie do komórki, które rzeczywiście z nich korzystają;

2. W celu uniknięcia spiętrzeń należy zaplanować obieg możliwie równomierny za pomocą harmonogramu (dotyczy to dowodów masowych);

3. Przewidzieć w harmonogramie możliwie najkrótszy czas przetwarzania dokumentu na każdym stanowisku;

4. Harmonogram obiegu dokumentów powinien obejmować także kontrolę jego wykonania;

5. Należy maksymalnie znormalizować formularze dokumentów oraz zmechanizować i zautomatyzować czynności;

6. Określić sposób i moment numeracji poszczególnych rodzajów dokumentów oraz kontrolę zupełności ich spływu wg kolejnych numerów;

7. Przewidzieć na formularzach stałe miejsca do złożenia podpisu na dowód kontroli danych nanoszonych na dokument i określić, na czym polegają obowiązki przypisane właściwym osobom, zapewniając przy tym podział funkcji i obowiązków w sposób zgodny z zasadami kontroli wewnętrznej;

8. Ustalić obowiązki poszczególnych osób dotyczące wystawiania, wypełniania, kontrolowania, kompletowania, przekazywania itp. dokumentów księgowych;

9. Zapewnić podział funkcji i obowiązków w sposób umożliwiający funkcjonowanie kontroli wewnętrznej bez przeszkód i przerw.

OPRACOWANIE I WDRAŻANIE INSTRUKCJI

1. Treść instrukcji

Powinna być dostosowana do charakteru, specyfiki i wielkości firmy.

Powinna obejmować wszystkie istotne dla danej jednostki zagadnienia:

1. W CZĘŚCI OGÓLNEJ:

1. Informacje wstępne, wyjaśnienie używanych pojęć, związki z innymi przepisami wewnętrznymi, sposób posługiwania się instrukcją;

2. Wykaz służb, komórek organizacyjnych stanowisk pracy biorących udział w czynnościach objętych instrukcją (jeśli nie zawiera tych danych inny przepis wewnętrzny);

3. Nazwy numery (symbole) wszystkich występujących w jednostce dokumentów księgowych;

4. Ogólne zasady przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli poszczególnych rodzajów dokumentów;

5. Zasady przebiegu i dokumentowania operacji i zakupu, sprzedaży, majątku wyłączonego z obrotu, środków pieniężnych, zapasów, płac i świadczeń socjalnych, innych zagadnień występujących w jednostce.

Niektóre zagadnienia mogą być łączone bądź wydzielane, inne - opracowane w formie załączników).

2. W CZEŚCI SZCZEGÓŁOWEJ:

Może składać się z kart oddzielnych dla każdego dokumentu księgowego, ujętego w wykazie o którym mowa w części A pkt.3 niniejszego spisu zagadnień.

Karta powinna zawierać:

1. Numer (symbol) i nazwę dokumentu księgowego;

2. Opis zasad jego sporządzania i akceptacji;

3. Obieg dokumentu i jego poszczególnych kopi od wystawienia lub otrzymania aż do wysłania lub archiwizowania (w formie graficznej, opisowej lub innej);

4. Zakres czynności poszczególnych stanowisk pracy związanych z tym dokumentem i terminy ich wykonania (jeśli nie stosuje się oddzielnych harmonogramów).

Praktyczniejsze jest przedstawienie drogi wszystkich dokumentów dotyczących danej operacji - równolegle w tej samej planszy lub kolejnych planszach, np. obieg wszystkich dokumentów dotyczących operacji zakupu od zapotrzebowania do zapłaty za dostarczony towar.

PODSTAWY PRAWNE I ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI 13 marca 2010

---