Sposób dokumentowania niedoborów zawinionych
Spółka wynajmuje osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą do wykonania usługi w oddziale spółki. Za wykonaną usługę spółka otrzymuje fakturę VAT. Osoba fizyczna jest odpowiedzialna za całe przekazane mienie spółki oraz towar znajdujący się w oddziale, który jest własnością spółki. W przypadku niedoborów zawinionych towarów spółka wystawia notę obciążeniową i nie koryguje podatku naliczonego. Czy postępuje prawidłowo?
Niedoborem towarów jest różnica pomiędzy wartością towarów wynikającą z zapisów w księgach rachunkowych podatnika, a ich stanem faktycznym, stwierdzonym na podstawie spisu z natury. Niedobory mogą mieścić się w granicach norm ubytków naturalnych, jednak czasem normy te przekraczają i są to niedobory nadzwyczajne. Wśród nich wyróżniamy:
niedobory zawinione, których powstanie jest związane z niedopełnieniem obowiązków przez osobę materialnie odpowiedzialną za powierzone mienie, oraz
niedobory niezawinione, powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych np. na skutek zdarzeń losowych takich jak powódź, pożar, kradzież, bądź też przyczyn naturalnych związanych z uszkodzeniem towarów podczas transportu, złymi warunkami przechowywania, na które osoba materialnie odpowiedzialna nie ma wpływu itd.
Niedobory towarów, zarówno zawinione, jak i niezawinione, nie stanowią ani dostawy towarów, ani świadczenia usług, a zatem nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Niezależnie od tego, czy kwota niedoboru zawinionego dochodzona jest od odpowiedzialnego pracownika, czy też brak jest osoby odpowiedzialnej za poniesioną stratę, strata nie jest czynnością podlegającą przepisom ustawy o VAT, a zatem podatnik nie ma obowiązku odprowadzenia podatku należnego związanego z utraconym towarem, jak również dokumentowania niedoboru fakturami VAT.
Obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej wartością niedoboru (niezależnie od tego, czy będzie to wartość ustalona według ceny zakupu, czy też wartość według ceny zakupu z naliczoną marżą i kwotą odpowiadającą podatkowi należnemu) nie pociągnie za sobą obowiązku naliczania podatku VAT, gdyż czynność ta, podobnie jak wystąpienie niedoboru, nie jest opodatkowana podatkiem VAT.
Wątpliwości podatników dotyczą natomiast ewentualnej korekty podatku naliczonego związanego z zakupem towarów, których niedobór stwierdzono. Powodem wątpliwości jest brak regulacji ustawowych w tym zakresie.
Utrata towarów nie została jednak wymieniona w żadnym z przepisów ustawy o VAT jako przesłanka powodująca obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego. Ustawodawca na mocy art. 185 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 347/1 ze zm.) ma w tym względzie możliwość ustanowienia określonych regulacji, jednakże polska ustawa o VAT nie wprowadza w tej kwestii szczególnych zasad.
Skoro więc ustawodawca nie nakłada w żadnym z przepisów ustawy obowiązku korygowania naliczonego VAT w przypadku utraty towaru, zatem - naszym zdaniem - należy uznać, iż obowiązek taki nie wystąpi (niezależnie od tego, czy jest to niedobór zawiniony czy też nie).