Iwona Ziajka
nauczyciel bibliotekarz Biblioteki Pedagogicznej w Piotrkowie Trybunalskim Filia w Tomaszowie Maz.
Ewidencja zbiorów. Cz. 2
W poprzedniej części artykułu zostały omówione ogólne zasady ewidencji zbiorów w bibliotece, m. in. podstawa prawna, sposób prowadzenia inwentarza głównego książek i oprawionych roczników czasopism oraz inwentarza podręczników i broszur.
W tej części przedstawione zostaną pozostałe zagadnienia związane z ewidencją zbiorów, tj. inwentarz zbiorów audiowizualnych, rejestr ubytków oraz na zakończenie ewidencja finansowo - księgowa.
Inwentarz zbiorów specjalnych
Zbiory specjalne w bibliotece, to przede wszystkim zbiory audiowizualne, do których zalicza się: zbiory ilustracyjne, fotografie, przeźrocza, mikrofilmy, fotokopie, filmy nieme i dźwiękowe, dokumenty elektroniczne, płyty gramofonowe, taśmy magnetofonowe, kasety magnetofonowe i magnetowidowe. Do zbiorów tych mogą być dołączone dodatki tekstowe mające własną cenę, czyli tzw. druki towarzyszące.
Dla zbiorów audiowizualnych przeznaczony jest ten sam wzór księgi inwentarzowej, jak dla wydawnictw zwartych.
Oczywiście, przed rozpoczęciem wpisywania należy pamiętać o tym, że księgi zbiorów audiowizualnych, podobnie jak wszystkie pozostałe, muszą być odpowiednio przygotowane, tj. strony muszą być ponumerowane, wszystkie karty przesznurowane i końce sznurka przytwierdzone do okładki naklejką z pieczęcią urzędową szkoły. Obok pieczęci dyrektor szkoły oraz główny księgowy potwierdzają podpisem informacje o liczbie stron.
"Księga inwentarzowa nr .... biblioteki ... .zawiera stron ponumerowanych i przesznurowanych oraz ...pozycji inwentarzowych od nr.... do nr..... .
............, dnia, ......20.... r.
Podpis dyrektora szkoły
Pieczęć okrągła"
Jeżeli do biblioteki wpływają duże ilości tego typu zbiorów (powyżej 50 jednostek inwentarzowych rocznie), dla każdego rodzaju zbiorów audiowizualnych przeznacza się osobną księgę inwentarzową, którą należy odpowiednio oznaczyć. Na stronie tytułowej księgi umieszczamy nazwę zbiorów oraz ich symbol formalny, np. przeźrocza - P[1], płyty gramofonowe - Pł itp.
Jeżeli do ewidencji zbiorów audiowizualnych przeznacza się wspólną księgę inwentarzową, należy podzielić ją na odpowiednie części, umieszczając na stronie tytułowej skorowidz, np. Pł - płyty gramofonowe - s. 1-20, K - kasety magnetofonowe s.21-40 itd.
Numerację jednostek inwentarzowych zaczynamy od "1", w wyniku czego otrzymamy zarówno płytę CD o numerze 1, jaki i płytę gramofonową czy kasetę o tym samym numerze, a rozróżniał je będzie jedynie symbol oznaczający rodzaj zbiorów, czyli 1Pł, 1CD itd.
Nie ewidencjonuje się w księgach inwentarzowych pojedynczych fotografii i ilustracji, teczek wycinków oraz czystych kaset magnetofonowych i magnetowidowych, płyt CD itp. Dodatek tekstowy bez własnej ceny nie stanowi odrębnej jednostki inwentarzowej, informację o nim podaje się przy danej jednostce ewidencyjnej, w rubryce "Uwagi" wpisując wyraz "druk".
Ponadto do inwentarza wpisujemy tylko te kasety i inne nagrania na nośnikach, co do których mamy pewność że nie będą kasowane. Dotyczy to także lekcji nagrywanych przez nauczycieli.
Data wpisu |
Nr inwentarza |
Znak miejsca (sygna- tura) |
Autor - Twórca |
Tytuł - Tom - Rocznik |
Rok wydania Wydawca |
Nr dowodu wpływu lub akcesji |
Sposób nabycia |
Cena lub wartość |
|
Nr ubytku |
Uwagi |
||||
|
|
|
|
|
|
|
kupno |
przydz. |
dar |
|
inny sposób |
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
3.V.03 |
31 |
Pł |
SX1458 Płatkow A. Wymowa francuska |
Pol. Nagrania, 1978 |
11/2003 |
I |
|
|
|
|
25,00 |
|
|
|
|
3.VI.03 |
32 |
Pł |
XL1199 Wasilewska D. i 2 in . Mówimy po rosyjsku |
Pol. Nagrania, 1980 |
39/2003 |
|
|
I |
|
|
20,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.VI.03 |
31 |
K |
Krzyk o pomoc |
1990 Audiopress |
40/2003 |
I |
|
|
|
|
10,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11.II.04 |
132 |
KW |
Jajko Kolumba. 2 kasety |
1998 MEN |
2/2004 |
|
|
I |
|
|
50,00 |
|
|
Druk |
|
11.II.04 |
133 |
KW |
W drodze ku dorosłości. Cz. 1 |
1998nMEN |
2/2004 |
|
|
I |
|
|
25,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10,III.02 |
1 |
D |
Mierzenie jakości pracy liceum |
2001 CODN |
2/2002 |
I |
|
|
|
|
6,95 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15.II.05 |
6 |
CD |
Pedagogika upośledzonych umysłowo |
2005 Impuls |
7/2005 |
I |
|
|
|
|
7,00 |
|
|
|
|
|
Do przeniesienia |
|
|
||||||||||||
Rys. 1 Wzór księgi inwentarzowej zbiorów audiowizualnych
Dokonując wpisów w inwentarzu zbiorów audiowizualnych, należy uwzględnić kilka zasad.
W rubryce 3 wpisuje się symbol dokumentu, który jest jednocześnie znakiem miejsca., rubrykę 4 i 5 (autor i tytuł) traktuje się jako jedną całość. Zbiory ilustracji, przeźrocza, filmy i inne jednostki, które w opisie katalogowym otrzymują hasło tytułowe, zaczyna się od tytułu w rubryce 4.
Jeżeli inwentaryzowana jednostka jest kompletem, po tytule wymienia się liczbę elementów wchodzących w jego skład, np. ram 20 (oznacza ramek 20), kl. (oznacza klatki), pl (oznacza plansze).
W przypadku płyt gramofonowych, nazwę autora (twórcy), w przypadku recitali, także wykonawcy, ewentualnie tytuł nagrania zbiorowego poprzedza się numerem katalogowym płyty (np. XL05540).
Podstawą zapisu taśmy magnetofonowej jest tytulatura pierwszego nagrania na ścieżce "a".
Pozostałe rubryki wypełnia się podobnie jak w inwentarzu druków. W rubryce 16 "Uwagi" należy zaznaczyć istnienie druku towarzyszącego. Zapis "druk" oznacza, iż jest to druk niesamodzielny, natomiast "druk 32" - zapis z podaniem numeru inwentarza druków towarzyszących - oznacza, iż jest to wydawnictwo samodzielne, mające własną cenę. W inwentarzu druków towarzyszących należy odnotować, jakiemu dokumentowi towarzyszy, np. Pł - 30.
Nie ewidencjonuje się pojedynczych fotografii, ilustracji itp., co nie oznacza, że należy je wyrzucić, gromadzi się je i przechowuje w kopertach i teczkach. Tytuły i tematy teczek należy uwiecznić w katalogu za pomocą kart informacyjnych.
Rejestr ubytków
Podstawę ewidencji ubytków materiałów bibliotecznych stanowią dowody ubytków, tj. dokumenty stwierdzające ubytek określonych materiałów bibliotecznych, zaakceptowane przez dyrektora szkoły. Dla ubytków które powstały z jednej, określonej przyczyny, sporządza się oddzielny dowód ubytku, a mianowicie:
1. dla materiałów niezwróconych przez czytelnika, za które biblioteka otrzymała ekwiwalent - protokół sporządzony wg wzoru dołączonego do Rozporządzenia z 5 XII 1999 r. Protokół ten w przypadku zwrotu materiałów jako ekwiwalentu sporządza się w 3 egz. - jeden jest dowodem ubytku, dwa pozostałe dowodem wpływu danych materiałów (do księgowości i do teczki "Dowody wpływów"). Wtedy w górnej części protokołu informujemy, jaką książkę należy zubytkować, w dolnej, jaką wpisać do inwentarza jako odkupioną.
Dowód wpływu nr............... Wpisano do rejestru ubytków Data........... nr...........
PROTOKÓŁ z dnia ................................... Nr bieżący ubytku Nr inwentarza Autor - Tytuł - Tom Wartość
Przekazał
Wpłacił kwotę zł ...............nr kwitu ................. ..................................... .......................................................... (podpis czytelnika) (podpis bibliotekarza) *) niepotrzebne skreślić |
2. dla materiałów niezwróconych przez czytelnika, za które biblioteka nie otrzymała ekwiwalentu - protokół komisji w sprawie selekcji księgozbioru (druk B-125) (w miejsce numeru bieżącego na protokole można wpisać numer ubytku).
3. dla materiałów wycofanych ze zbiorów na skutek zniszczenia lub w wyniku selekcji - protokół komisji w sprawie selekcji księgozbioru (druk B-125).
Wpisano do rejestru ubytków
PROTOKÓŁ KOMISJI
w sprawie selekcji księgozbioru z dnia......................... Nr bieżący Nr inwentarza Autor - Tytuł - Tom Cena lub wartość
Uwagi
1 2 3 4 5 6
Razem lub do przeniesienia
*) niepotrzebne skreślić 1 2 3 4 5 6
Z przeniesienia
Razem lub do przeniesienia
Decyzja....................
.......................
Przekazano na makulaturę*)
.....................................
Podpisy członków Komisji |
4. dla materiałów nieodnalezionych przy skontrum - wykaz stanowiący załącznik do protokołu skontrum (druk B-162), ze spisem braków względnych, nieodnalezionych po roku od daty skontrum, a zatem kwalifikujących się do wpisania do rejestru ubytków.
Wpisano do rejestru ubytków
Załącznik do protokołu inwentaryzacji(skontrum)*)
do protokołu komisji selekcji*)
Nr bieżący Nr inwentarza Autor - Tytuł - Tom Cena lub wartość
Uwagi
1 2 3 4 5 6
Razem lub do przeniesienia
1 2 3 4 5 6
Z przeniesienia
Razem lub do przeniesienia
Decyzja......................
..........................
Przekazano na makulaturę*)
.....................................................................
Podpisy członków Komisji *) niepotrzebne skreślić |
Protokoły 2, 3, 4 mogą stać się podstawą odpisu braków dopiero po zaakceptowaniu ich przez dyrektora szkoły (bez protokołu dotyczącego książek oddanych przez czytelnika za zagubione).
Sporządzając protokoły ubytków, należy pamiętać o tym że z dniem 01.01.1995 r. wartość zbiorów uległa denominacji. Salda na dzień 31.12.1994 r. należy przeliczyć na nową jednostkę pieniężną. Mając to na uwadze, należy pamiętać, iż dla książek wpisanych do inwentarza przed końcem 1994 r., zestawienia ubytków należy sporządzać wg wartości odnotowanych w księgach inwentarzowych, dopiero kwotę końcową, np. na protokole selekcji księgozbioru trzeba przeliczyć na nowe złote i grosze, zaokrąglając końcówkę wartości pieniężnych do 1 grosza[2].
Dowody ubytku (protokoły ubytku) przechowuje się w kolejności numerów nadanych im w rejestrze ubytków. Dowody te stanowią szczegółową ewidencję ubytków. Protokoły ubytków powinny być ponumerowane, podobnie jak dowody wpływu i gromadzone w osobnej teczce. Każda pozycja w protokole ubytku powinna być opatrzona kolejnym numerem ubytku.
Ewidencję ubytków w sposób sumaryczny prowadzi się w rejestrze ubytków (druk B-126).
Dla ubytków z inwentarza głównego i inwentarza zbiorów specjalnych prowadzi się oddzielne rejestry.
W rejestrze ubytków ewidencję prowadzi się w sposób sumaryczny, tj. pod jedną pozycją wpisuje się wszystkie ubytki ujęte w jednym dowodzie ubytku. W rubryce 4 podaje się bieżący, pierwszy i ostatni numer jednostek wyszczególnionych w danym dowodzie ubytku, np. pierwsza pozycja w rejestrze zawierająca 14 jednostek będzie miała w rubryce 4 zapis 1-14, druga pozycja (20 jednostek), 15-34, itd.
Rok 1971/1972 str. 4 Data
Nr kolejny rejestru
Podstawa (rodzaj Numery bieżące (pierwszy i ostatni) z podstawy zapisu Liczba jednostek wg przyczyn ubytku Cena lub wartość w zł Uwagi
zniszczone nie zwrócone wycofane odnalezione inne
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
19.05.71 5 Prot. ub. z 14.04.1971 29-36
8
38,20
02.07.71 6 Prot. ub. z 16.06.1971 37-45 9
51,30
10.02.72 7 Prot. ub. z 10.01.1972 46-95 50
229,60
.....
Do przeniesienia
|
Rys. 2 Wzór rejestru ubytków
Rejestr ubytków powinien być oparafowany, podobnie jak księga inwentarzowa (czyli przesznurowany, strony ponumerowane, końce sznurka przytwierdzone na końcu pieczęcią) oraz opisany na końcu za pomocą tekstu: Rejestr ubytków zawiera ... stron ponumerowanych i przesznurowanych, oraz pozycji ... . Pieczęć okrągła, podpis dyrektora szkoły).
Po wpisaniu dowodu ubytków do rejestru ubytków umieszcza się na tym dokumencie datę i numer, pod którym został wpisany.
Oryginał dowodu ubytku przekazuje się do księgowości, kopie przechowuje biblioteka w teczce "Dowody ubytków" w kolejności chronologicznej.
Ubytek określonych materiałów bibliotecznych zaznacza się w rubryce 15 właściwej księgi inwentarzowej, podając numer kolejny pozycji ubytku (z dowodu ubytku) i przekreśla się czerwonym kolorem po przekątnej numer inwentarzowy wycofanej książki lub innego dokumentu.
Ewidencję ubytków prowadzi się oddzielnie dla każdej grupy zbiorów bibliotecznych objętych odrębnymi księgami inwentarzowymi.
Jeżeli więc zbiory audiowizualne są rejestrowane w jednej księdze inwentarzowej podzielonej na części, to i rejestr ubytków odpowiednio dzieli się na tyle samo części o odrębnej numeracji pozycji ubytków.
Ubytki materiałów bibliotecznych inwentaryzowanych w sposób uproszczony (podręczniki, broszury, normy), ujmuje się w oddzielnych protokołach i odnotowuje we właściwym rejestrze (w odpowiedniej księdze inwentarzowej w rubryce 15). Nie prowadzi się dla tych materiałów rejestru ubytków (ale protokoły ubytku przechowujesię w teczce w kolejności chronologicznej), nie podaje się też corocznie księgowości ich liczby i wartości.
Ewidencja finansowo - księgowa wpływów i ubytków
W końcu roku kalendarzowego bibliotekarz podaje księgowości szkoły, liczbę i wartość materiałów zainwentaryzowanych w ciągu roku, z pominięciem materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony (podręczniki, broszury itp.) oraz liczbę i wartość materiałów wpisanych w danym okresie do rejestru ubytków (wg załączonych wzorów).
Zestawienie zainwentaryzowanych materiałów bibliotecznych za okres.............................................................................................................. Biblioteka szkoły ...................................................................dnia..........................
Wartość
z zakupu
wpływy z innych źródeł
Razem
Wpływy materiałów ujęto w zapisach ewidencyjnych: Podpis bibliotekarza Podpis dyrektora szkoły
|
Zestawienie ubytków
Biblioteka szkoły ...................................................................................................... od nr ............do nr ............... jednostek .................za zł ............................ .............................. .................................... Podpis bibliotekarza Podpis dyrektora szkoły |
Przynajmniej raz do roku należy też uzgadniać obliczenia wartości zbiorów w księgach ewidencyjnych biblioteki (wartość inwentarzy minus wartość ubytków w rejestrach ubytków) z obliczeniami komórki finansowej.
W przypadku stwierdzenia różnic między wartością ujętą w księgach ewidencyjnych biblioteki a wartością wykazaną na koncie ewidencji finansowej, należy dotrzeć do przyczyn różnic i je wyjaśnić.
Do wartości materiałów bibliotecznych nie wlicza się sum wydanych na ich oprawę i konserwację ani kwot wydanych na prenumeratę czasopism.
Ewentualne różnice między stanem wynikającym z zapisów ewidencyjnych biblioteki a stanem wykazanym przez księgi rachunkowe komórki finansowej szkoły, należy ująć w zestawieniach różnic, bibliotekarz zaś składa wyjaśnienia w tej sprawie, które dyrektor szkoły może przyjąć lub odrzucić.
Bibliografia:
ANDRZEJEWSKA Jadwiga, Bibliotekarstwo szkolne : teoria i praktyka. T. 1, Organizacja biblioteki (T. 2, Praca pedagogiczna biblioteki szkolnej). Warszawa SBP, 1996
SANIEWSKA Danuta, Vademecum nauczyciela bibliotekarza. Wyd. nowe. Warszawa SUKURS, 2003
ROZPORZĄDZENIE Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. DzU nr 93 z 1999 r. poz. 1077, lub Biblioteka w Szkole nr 11 z 1999 r.
ROZPORZĄDZENIE Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 7 lipca 2001 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych DzU nr 74 z 2001 r. poz. 793
HOWORKA Bolesław, Denominacja w bibliotece. Poradnik Bibliotekarza 1995 nr 1 s. 13-15
ZBIERSKI T, ŁOBUZ D., Selekcja dokumentów w bibliotekach pedagogicznych i szkolnych. Poradnik Bibliotekarza 1983 nr 4/5 s. 93-98
JUHANOWICZ Urszula, ORŁOWSKI Bohdan (red.), Poradnik nauczyciela bibliotekarza. Warszawa Programowanie Komputerów, 2005
Przypisy:
[1] D. Saniewska w "Vademecum nauczyciela bibliotekarza" proponuje następujące symbole literowe dla określenia rodzaju zbiorów: F (filmy), G (ilustracje, grafika), M (mikrofilmy), P (przeźrocza) Pł (płyty gramofonowe), T (taśmy magnetofonowe, zwoje dźwiękowe), DT (druki towarzyszące), K (kasety magnetofonowe, kasety dźwiękowe), KW (kasety video), CD (płyty CD-ROM), D (dyskietki). Więcej symboli podaje w swoim "Poradniku nauczyciela bibliotekarza" U. Juhanowicz.
[2] Więcej na ten temat znajduje się w cyklu "Rubryka z paragrafem". Poradnik Bibliotekarza 1995 nr 3 s. 17-18
Ewidencja zbiorów. Cz. 2 / Iwona Ziajka // W: Warsztaty Bibliotekarskie [Dokument elektroniczny] / red. nacz. Wiesława Olczykowska. - Czasopismo elektroniczne. - Nr 2/2006 (18) czerwiec. - Piotrków Trybunalski : Biblioteka Pedagogiczna, 2006. - Tryb dostępu: http://www.pedagogiczna.edu.pl/warsztat/2006/2/060202.htm. - ISSN 1732-7008