130,131 (2)

Jak skutecznie negocjować zaproponować kilkudniową przerwę na przemyślenie propozycji, czym udzielić szczegółowej odpowiedzi w liście. Będzie ona prze miotem następnego spotkania. Zawarte w końcu porozumienie zostanie udokumentowane na piśmie.

Negocjowanie przez telefon

Długich i skomplikowanych negocjacji nie da się prowadzić przez telefon, ale są sytuacje, gdy ten sposób okazuje się niezwykle skuteczny. Jest coś takiego w tym środku łączności, co powoduje, że niektórzy ludzie stają się o wiele bardziej skłonni do współpracy niż w bezpośrednich rozmowach. Element zaskoczenia i improwizacji, jaki niesie z sobą rozmowa telefoniczna, często uniemożliwia skupienie uwagi oraz upór, normalne w rozmowach twarzą w twarz.

Dyrektor oddziału firmy ochroniarskiej zatelefonował do dyrektora administracyjnego przedsiębiorstwa, któremu świadczył usługi, i poprosił o spotkanie, by przedyskutować możliwości pewnych zmian w umowie, dotyczących ochrony obiektu w nocy. Zamiast daty spotkania dyrektor zaproponował: „Przez następnych kilka tygodni mam straszny nawał pracy: czy ma pan chwilę, żeby porozmawiać o tym teraz, przez telefon?” W trakcie rozmowy sugestie firmy ochroniarskiej zostały bardzo szybko zmodyfikowane i strony zawarły porozumienie, które wystarczyło już tylko podpisać. Dyrektor reprezentujący firmę ochroniarską zauważył później z goryczą, żc powinien był upierać się przy spotkaniu, ponieważ w rozmowie telefonicznej, jak sam zauważył, godził się o wicie za łatwo na wszystkie kontrpropozycje swojego klienta.

Inny przykład ilustruje prawidłowość zauważoną przez wiele osób, że szczegóły, które w bezpośredniej rozmowie potrafią być przedmiotem długiej dyskusji, przez telefon uzgadniane są nadzwyczaj szybko:

Dyrektor personalny zakończy! właśnie długie negocjacje z przedstawicielem związku zawodowego pracowników umysłowych na temat zmian w dodatkach samochodowych. Wtedy zdał sobie sprawę, że w dyskusji zupełnie pominięto niewielką grupę pracowników, której wypłacano dodatek motocyklowy. Zamiast zwoływać kolejne zebranie, zatelefonował do przedstawiciela związku i powiedział: „Musimy dodać do umowy o dodatkach samochodowych paragraf dotyczący motocykli. Sprawdziłem ostatnie dane i wydaje mi się, że podwyżka o 3 pensy na milę będzie odpowiednia. Zgodzisz się ze mną?’’ Na co związkowiec, po krótkiej pauzie, odpowiedział twierdząco. Dyrektor personalny odetchnął z ulgą, przypominając sobie długie negocjacje na ten temat rok wcześniej.

Istnieje oczywiście niebezpieczeństwo, że taka próba szybkiego załatwienia problemu obróci się przeciwko nam, bo odpowiedź zabrzmi nie. Negocjatorzy, którzy chcą skorzystać z telefonu w nadziei uzyskania natychmiastowych rezultatów, powinni mieć pewność, że druga strona nie posługuje się tym wynalazkiem sprawniej niż oni.

Najważniejsze zasady

*    Dyskusje tworzą w twarz nie są jedynymi formami negocjowania: dobre efekty można również osiągnąć korespondencyjnie lub telefonicznie.

*    Otwarty, bezpośredni list może wpłynąć na kształtowanie atmosfery i stylu późniejszych negocjacji.

*    Prowadzenie negocjacji wyłącznie lub częściowo drogą korespondencyjną może oszczędzić czas, pomóc uniknąć emocjonalnej konfrontacji, zapewnić całą dokumentację rozmów i umożliwić przekazanie w polni i szczegółowo dof) racowanyc h propoz ycj i.

*    Niektórzy negocjatorzy są mniej oporni na propo/>c:je przedstawiane im telefonicznie.

*    Proste kwestie niewielkiej wagi mogą być bardzo szybko uzgadniane przez telefon.