Bariery psychologiczne w procesie dzielenia się wiedzą
w przedsiębiorstwie
Katarzyna Matys
Wiedza według „Słownika współczesnego języka polskiego” to wszelkie zobiektywizowanie i utrwalenie formy kultury umysłowej i świadomości społecznej, powstałe w wyniku kumulowania doświadczeń i uczenia się.
Wiedza to informacja połączona z doświadczeniem, interpretacją i wnioskowaniem. O ile informacja ma charakter opisowy i historyczny, o tyle wiedza może dotyczyć przyszłych sytuacji i wynikać z ukrytych przesłanek. Z punktu widzenia zarządzania istotna jest wiedza użyteczna, tzn. pozwalająca jej właścicielom na zastosowanie jej do specyficznych zadań.
Wiedza od zawsze stanowiła jeden z atrybutów człowieka. Człowiek od lat gromadził i dysponował wiedzą, starał się ją przekazywać z pokolenia na pokolenie umożliwiając nowym generacjom rozwój w oparciu o osiągnięcia swoich poprzedników. Przykładem są: biblioteka Aleksandryjska, alfabet fonetyczny, papirus, a następnie druk, książka, Internet.
Zarządzanie wiedzą traktowana jest jako nowa koncepcja zarządzania, ma swoich przeciwników i zwolenników. Przez przeciwników traktowane jest jako proces, który od zawsze istniał w historii człowieka i w życiu każdej organizacji.
Analizując definicje zarządzania wiedzą można zauważyć, że zwracają one uwagę na konieczność następujących działań:
traktowania zasobów wiedzy jako ważnego zasobu zarówno dla działań strategicznych, długofalowych jak i działań bieżących w ramach całej organizacji,
identyfikacji zasobów wiedzy,
stwarzania środowiska sprzyjającego kreowaniu wiedzy, np. poprzez motywowanie pracowników i tworzenie wzorców pobudzających do generowania nowych rozwiązań,
stymulowania do dzielenia się wiedzą i pomysłami,
zbierania, kodyfikowania i transferu zasobów wiedzy,
ciągłego ich aktualizowania i weryfikowania,
zapewnienia szybkiego i pełnego dostępu do posiadanych zasobów wiedzy,
wykorzystywania zasobów wiedzy zapisanej (zgromadzonej) i wiedzy pracowników do poprawy efektywności działań
Tematem pracy jest komunikacja międzyludzka (dzielenie się wiedzą) w przedsiębiorstwie i problemy z nią związane. Komunikacja jest procesem, z którym wszyscy mamy do czynienia na co dzień. Pozwala wyrażać myśli, zamiary, potrzeby i oczekiwania wobec ludzi, a także uczucia. Polega na przekazywaniu i odbieraniu informacji między dwiema lub większą liczbą osób zarówno w sposób werbalny, jak i niewerbalny.
Skuteczna komunikacja w zespole, gdzie ewentualne błędy i zakłócenia ujawniają się bardzo szybko w efektach pracy, posiada szczególną wagę. Od tego w jaki sposób jest przekazywana, od umiejętności komunikacyjnych poszczególnych członków, zależy kultura organizacji i jej osiągnięcia. Towarzyszy wszystkim podejmowanym działaniom zespołu, począwszy od jego tworzenia, przez wyznaczanie celów, podział zadań, motywowanie, prowadzenie zebrań, aż po ocenę członków zespołu. Menedżerowie tworzą strategię organizacji, później wraz z zespołem tworzą cele i wyznaczają zadania, dokonują oceny. Członkowie zespołu komunikują się między sobą, przekazując informacje formalne i nieformalne, pomagając lub utrudniając wzajemnie pracę, tworząc swoistą kulturę organizacji. Zespół mianowicie tworzy grupa osób, która ma wspólne cele i zdaje sobie sprawę z tego, że do ich osiągnięcia potrzebne są wysiłki każdego z jej członków. Zespół jest wówczas zespołem, gdy sam siebie uważa za zespół, gdy zmierza w zespołowym kierunku i gdy ma własne zespołowe sposoby działania.
Mówi się że, na początku gdy przychodzą do firmy nowi pracownicy powinni oni wzbudzić sympatię i stworzyć przyjazną atmosferę. Ułatwia to przełamanie pierwszych lodów, wzajemne poznanie i jednoczy grupę wcześniej nie znających się osób. Ale niestety nie zawsze nowi współpracownicy są akceptowani przez grupę. Wtedy pojawiają się bariery w komunikowaniu się.
Problemy dotyczące dzielenia się wiedzą (w komunikacji) przez pracowników można podzielić na dwie grupy - pierwsza dotyczy zdolności, druga zaś chęci. Zdolność lub brak zdolności do dzielenia się wiedzą jest wynikiem indywidualnych predyspozycji komunikacyjnych i ogólnych zdolności interpersonalnych. Chęć lub niechęć może zależeć od wielu czynników. Ważną rolę odgrywa tu duma z posiadania na wyłączność pewnej wiedzy specjalistycznej.
Innymi przeszkodami w efektywnym dzieleniu się wiedzą są:
bariery prawne - to wymóg utajnienia określonych zasobów wiedzy
bariery ekologiczne
bariery funkcjonalne hierarchiczne
bariery geograficzne
bariery kulturowe
bariery komunikacyjne
bariery psychologiczne
brak odpowiednich systemów motywacyjnych
fluktuacja pracowników
słaba infrastruktura informatyczna
Kierownik (grupy) aby przełamać te bariery powinien:
1. Nie krytykować. Każdy pomysł na tym etapie jest dobry. Trzeba starać się, aby nie zabijać pomysłów, zachęcać wzajemnie do poszukiwania rozwiązań. W praktyce tę prostą zasadę bardzo łatwo jest złamać. Często zdarza się mówić „nie, to zakłóca cały plan”, „nie, nie mamy na to czasu”. Bardzo trudno powstrzymać się przed takimi komentarzami, ale kiedy już się to uda - efekty są bardzo duże.
2. Jeden pisze - wszyscy mówią. Jedna osoba jest sekretarzem, natomiast wszyscy przekazują swoje pomysły. Warto, aby przy tablicy, na której są zapisywane, stała osoba, która zwykle mówi najmniej. Najsilniejszy w grupie łatwo może zacząć odrzucać pewne pomysły, przesiewać je według własnego uznania i prowadzić dyskusję w określonym przez siebie kierunku i w ten sposób zabijać ją.
3. Jak najwięcej pomysłów. W krótkich sesjach, np. 5 min., trudno jest od razu wpaść na potok pomysłów, ale z drugiej strony po pewnym czasie występuje efekt kręcenie się w kółko. Wtedy trzeba zarządzić przerwę.
4. Kiedy przychodzi „blokada”. Sięgnięcie po słowo - klucz. Można otworzyć wtedy gazetę, książkę, wyjrzeć za okno, przeczytać instrukcje obsługi, wybrać z nich dowolne słowo i wykorzystać jako nową myśl. Poszukuje się skojarzeń, które normalnie nie przyszłyby do głowy. Oto przykładowy tok słów: „żaba” - zielona - rolnictwo - skoki - sport...
5. Swoboda. Usiąść wygodnie, rozluźnić krawat, jeść, pić, skakać, zmieniać pozycję, cokolwiek przychodzi do głowy. Klimat swobody pomaga powstawać twórczym pomysłom.
Przykład barier psychologicznych:
Do firmy przychodzi nowy pracownik, który jest absolwentem studiów wyższych np. marketingu, na stanowisko menadżera. W przedsiębiorstwie są 4 obsadzone stanowiska. Przeprowadzana jest rotacja dla podniesienia poziomu pracy na tym stanowisku. Pracownicy o długoletnim stażu pracy czują się zagrożeni przed utratą pracy i dla podtrzymania stanowiska nie chcą się dzielić swoją wiedzę i doświadczeniem.
Moim zdaniem wyjściem z tej sytuacji jest zbudowanie wzajemnego zaufania wśród posiadaczy wiedzy. Można tego dokonać poprzez połączenie procesu dzielenia się wiedzą z systemem motywacyjnym np. kierownik może zaproponować wyższą płacę za wyszkolenie nowego pracownika, przeprowadzenie wśród pracowników ankiety - oceny pracownika; kształtowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej (przyjemnej dla pracownika), tworzenie zespołów wymiany doświadczeń, lub zespołów pracowniczych. Może dobra motywacja (lub kara) wpłynie korzystnie na proces dzielenia się wiedzą.
Barrett P.: Tworzenie zespołu, /w:/ Praktyka kierowania, pod red. D.M. Stewart. Warszawa 1994, s. 299
Notatki własne opracowane przez mgr.N.Brzostowski
Mróz B.: Ożywcza siła motywacji, „Businessman” 1995, nr 12.
1