Dział:
Temat: Zadania sekretariatów.
Sekretariat to ważne ogniwo w działalności każdej firmy i stanowi jej wizytówkę. Jest on niezbędną komórką organizacyjną, mającą na celu zapewnienie sprawnej działalności szefa.
Podstawowym celem sekretariatu jest:
Współudział w planowaniu i przygotowaniu pracy szefa (zarządzanie czasem)
Maksymalne odciążenie szefa od wykonywania spraw bieżących i manipulacyjnych,
Systematyczne kontrolowanie terminów wykonywania zadań,
Organizowanie pracy własnej i szefa,
Współuczestniczenie w zarządzaniu firmą.
Ogół zadań sekretariatu możemy podzielić na dwie grupy:
Zadanie asystenckie (w odniesieniu do szefa)
Zadania recepcyjne (w odniesieniu do interesantów)
Szczegółowy zakres zadań i obowiązków jest bardzo zróżnicowany. Uzależnione jest to przede wszystkim od specyfiki firmy.
Do podstawowych zadań sekretarki należy prowadzenie sekretariatu a w szczególności:
Pisanie korespondencji, sprawozdań zleconych przez kierownictwo,
Opracowywanie korespondencji w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych,
Prowadzenie dziennika korespondencyjnego,
Przyjmowanie i ewidencja poczty,
Zarządzanie czasem szefa,
Kierowanie ruchem telefonicznym i osobowym czyli przyjmowanie telefonów i interesantów,
Załatwianie spraw związanych z funkcjonowaniem biura (naprawa sprzętu, zaopatrzenie w materiały biurowe,
Prowadzenie terminarza zajęć,
Kontrolowanie terminów obowiązujących szefa i podległe placówki.
Przygotowanie posiedzeń zebrań itp.,
Przygotowanie podróży służbowych,
Przyjmowanie gości serwowanie napojów,
Gromadzenie, przechowywanie dokumentacji,
Prowadzenie rejestrów, kartotek, ewidencji,
Obsługa urządzeń techniki biurowej,
Dbałość o czystość i estetykę gabinetu szefa i sekretariatu,
W nałych i średnich firmach sekretarka wykonuje również zadania nie związane z podstawowymi zadaniami. Zaliczyć do nich możemy:
Załatwianie spraw pracowniczych,
Prowadzenie kasy,
Prowadzenie archiwum zakładowego
Temat: Typowe czynności recepcyjne.
Temat: Miejsce pracy sekretarki.
Temat: Warunki materialne pracy biurowej.
Oświetlenie dzielimy na naturalne i sztuczne. Przy oświetleniu światłem naturalnym promienie słoneczne nie powinny obejmować swoim zasięgiem całego stanowiska pracy, aby nie oślepiały pracownika{16}
Kolorystyka - dobór barw, w pokojach przeznaczonych do pracy biurowej stosuje się kolory jasne spokojne rozpraszające światło.
Klimatyzacja i wentylacja
Urządzenia przeciwdźwiękowe
Sposoby zabezpieczenia przed hałasem:
Wykładanie ścian materiałami izolacyjnymi, dźwiękowymi,
Stosowanie podkładek filcowych, gumowych lub kauczukowych pod maszyny, lub nogi stołów i krzeseł,
Właściwa lokalizacja budynku z dala od zgiełku, ruchu ulicznego,
Zabezpieczenie przeciwdrganiowe fundamentów i konstrukcji budynków,
Stosowanie urządzeń nowoczesnych, cichopiszących np. Elektroniczne maszyny do pisania, kopiarki kserograficzne itp.
Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być ani za wysoka ani za niska (zbyt wysoka powoduje ospałość i znużenie, zbyt niska uniemożliwia wykonywanie pracy.
Pomieszczenia biurowe powinny mieć temperaturę zgodnie z obowiązującymi normami:
Rodzaj pomieszczeń biurowych |
Temp w 0C |
Gabinety, pokoje biurowe, kreślarnie, biblioteki, Sale konferencyjne, sale do obsługi interesantów, jadalnie, świetlice, pokoje woźnych, |
|
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Dział Zadania sekretariatów
Współpraca z szefem
Podstawowe zadania sekretarek
Przyjmowanie interesantów oraz rozmów telefonicznych
Lokal biurowy i jego rozplanowanie
Miejsce pracy sekretarki
Temat: Zadania sekretariatów
Zadania recepcyjne
Zadania asystenckie
Do obowiązków sekretarki należą:
pośredniczenie w osobistych i telefonicznych kontaktach kierownika z interesantami,
przyjmowanie, ewidencja i załatwianie korespondencji,
przechowywanie akt załatwionych,
wykonywanie czynności zleconych przez kierownika,
udzielanie informacji ustnych i telefonicznych,
wykonywanie czynności pomocniczych (przygotowanie spotkań, zebrań i konferencji).
Sekretarka powinna posiadać następujące umiejętności:
pisania na maszynie,
umiejętność stenotypii,
dobra znajomość stylistyki języka polskiego,
znajomość zasad redagowania pism,
umiejętność obsługi urządzeń technicznych,
znajomość zadań i struktury danej jednostki organizacyjnej,
Temat: Współpraca z szefem.
Temat: Przyjmowanie interesantów
Interesanci zapowiedziani - są to interesanci wcześniej zarejestrowani i umówieni na wyznaczony dzień i godzinę
Przyjmując gościa w sekretariacie, sekretarka:
przerywa czynności, którymi była zajęta, bądź przyspiesza ich zakończenie jeżeli nie może ich przerwać (np. rozmowa telefoniczna),
wita się z gościem mówiąc „czym mogę Panu/Pani służyć” lub „słucham Pana/Panią”,
po ustaleniu nazwiska gościa i celu jego wizyty, upewnia się czy znajduje się on na liście gości oraz czy rzeczywiście przybył we właściwym czasie