Czy pełnomocnik może pełnić inne funkcje w przedsiębiorstwie?

Zgodnie z normą ISO 9001:2000 pkt 5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa: Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć członka kierownictwa, który niezależnie od innej odpowiedzialności powinien mieć odpowiedzialność i uprawnienia, które obejmują: zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane, przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem, zapewnienie upowszechniania w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta.

Odpowiedzialność przedstawiciela kierownictwa może obejmować współpracę ze stronami zewnętrznymi w sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością.

Ten zapis "niezależnie od innej odpowiedzialności" wyjaśnia, że Pełnomocnik może pełnić inne funkcje. Zależne jest to od wielu czynników, takich jak:

• wielkość organizacji,

• zaangażowanie najwyższego kierownictwa,

• struktura działu podległego Pełnomocnikowi,

• rodzaj i ilość systemów zarządzania,

• cechy indywidualne Pełnomocnika i jego autorytet w organizacji,

• kultura organizacji itd.

Nie mówimy tu jednak o dwóch etatach, lecz dwóch funkcjach. W przypadku dwóch etatów Pełnomocnik musiałby pracować 16 godzin na dobę, co nie jest dopuszczalne prawnie. W przypadku pełnienia dwóch funkcji powinien dobrze opanować tzw. delegowanie uprawnień, czyli przekazanie wykonania czynności i odpowiedzialności na inne osoby. W zasadzie duża część prac Pełnomocnika może polegać na koordynowaniu działań pomiędzy poszczególnymi właścicielami procesów, ustalaniu zasad postępowania i podejmowaniu decyzji. W okresie wdrażania systemów można wspomóc prace zatrudniając konsultanta. Ważne jest też umiejętne zaangażowanie właścicieli procesów, zarówno we wdrażanie, jak i utrzymanie systemu.

Istnieje wiele zakładów produkcyjnych lub usługowych zatrudniających 100-200 osób, w których Pełnomocnikiem ds. zarządzania jakością, środowiskowego i bhp jest osoba, która pełni dodatkowo funkcję np. Szefa Ochrony Zakładu lub Szefa Działu.

Pełnomocnik powinien:

• przeanalizować swoje obowiązki,

• zaznaczyć te, które może delegować,

• ustalić zasady współpracy i monitorowania tych prac,

• przeanalizować pozostałe obowiązki i określić, jakie zasoby są potrzebne.