10. Omów korespondencję w sprawach handlowych
Korespondencja w sprawach handlowych dotyczy przede wszystkim zawieranych transakcji kupna- sprzedaży. W transakcji tej występują dwie strony: odbiorca i dostawca. Transakcja kupna -sprzedaży dochodzi do skutku po ustaleniu przez dostawcę i odbiorcę przedmiotu dostawy i jej warunków. Korespondencja przeprowadzana jest w czterech fazach transakcji kupna-sprzedaży:
I faza - propozycja kupna-sprzedaży
II faza - zamówienie
III faza - dostawa
IV faza - weryfikacja dostawy
Propozycja kupna-sprzedaży - korespondencję kupna-sprzedaży rozpoczyna pismo informacyjne (kierowane przez dostawce do różnych potencjalnych odbiorców, ma ono na celu zorientowanie odbiorców o warunkach dostawy i płatności, o cenach i sprzedaży). Zapytanie o ofertę kieruje odbiorca do różnych dostawców. Pismo ma na celu zorientowanie się odbiorcy o warunkach dostawy i płatności poszukiwanych towarów.
Oferta jest wiążącą propozycją sprzedaży lub kupna albo świadczenia usług. W ofercie dostawca podaje dokładne informacje o towarze proponowanym do sprzedaży oraz warunki dostawy i płatności, termin składania zamówień i ich formy, ilość lub częstotliwość dostaw, termin i ważność oferty.
Zamówienie - jest zobowiązaniem odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych w zamówieniu towarów po określonej cenie, na podanych warunkach dostawy i płatności. Zamówienie powinno zawierać: określenie towaru, ilość, jakość, cenę, ogólną sumę do zapłaty, potwierdzenie proponowanych w ofercie warunków dostawy i płatności.
Dostawa - Po przygotowaniu dostawy w zależności od ustaleń, gdy odbiorca sam odbiera towar, należy wysłać do niego zawiadomienie o odbiorze, jeżeli dostawca wysyła zamówiony towar, to po jego wysłaniu należy przesłać do odbiorcy awizo (jest to krótkie zawiadomienie, w którym dostawca informuje odbiorcę o wysyłce towaru).
Specyfikacja wysyłkowa- jest podstawą wydania towaru z magazynu. Oryginał wysyłany jest razem z towarem. Jest ona również podstawą wystawienia faktury
Faktura - jest to rachunek stanowiący dowód transakcji kupna -sprzedaży. Wystawiana jest przez dostawcę
Dowód przyjęcia - sporządzany jest przez odbiorcę w celu faktycznego stwierdzenia zgodności otrzymanej przesyłki z zamówieniem. Przyjęcia towaru dokonuje się komisyjnie. W przypadku stwierdzenia braków czy też wad w dostarczonym towarze sporządza się protokół, który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji
Weryfikacja dostawy - otrzymany towar nie zawsze odpowiada warunkom zamówienia. Niejednokrotnie odbiorca stwierdza braki ilościowe lub wady towaru, wówczas sporządza reklamacje ilościową lub jakościową i kieruję ją do dostawcy.
Reklamacja jest to pismo, w którym odbiorca określa swoje zastrzeżenia i uwagi oraz żądania wobec dostawcy. Odbiorca może
zwrócić wadliwy towar dostawcy
żądać obniżenia ceny
rozwiązać transakcję kupna-sprzedaży i żądać odszkodowania zgodnie z warunkami umowy
Odpowiedź na reklamację jest ustosunkowaniem się dostawcy na stawiane mu przez odbiorcę zarzuty.