1

Procesy informacyjne zarządzania

Systemy informacyjne

dr inż. Janusz Górczyński

2

System informacyjny (1)

Systemy informacyjne towarzyszą człowiekowi przez całe
jego życie. W każdej organizacji system informacyjny jest tym
czynnikiem, który pozwala im funkcjonować.

Czym jest system informacyjny?. Definicji systemu
informacyjnego jest wiele, zarówno w literaturze krajowej jak i
zagranicznej. Można powiedzieć, że system informacyjny
tworzą wzajemnie z sobą powiązane

procesy informacyjne.

Bardziej formalne definicje odwołują się do generalnych cech
systemów i są przedstawiane za pomocą modelu

wejście –

proces - wyjście .

Wejściem w tym ujęciu są zasoby informacyjne, który system
pozyskuje ze swojego otoczenia lub z wewnętrznych
generatorów informacji (pracownicy itd.).

3

System informacyjny (2)

Wyjściami są informacje dostarczane do otoczenia
lub do innych systemów wewnętrznych.

Procesy to działania, które przekształcają informacje
wejściowe w informacje wyjściowe.

Cechą charakterystyczną systemów informacyjnych
jest ich otwartość na związki z otoczeniem i innymi
systemami informacyjnymi, zarówno wewnętrznymi

jak i zewnętrznymi.

Według Adama Nowickiego systemem informacyjnym
jest „wyróżniony przestrzennie i uporządkowany

czasowo zbiór informacji, nadawców informacji,
odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz
technicznych środków przesyłania i przetwarzania

informacji, których funkcjonowanie służy do
sterowania obiektem gospodarczym.”

4

System informacyjny (3)

Z kolei wg Jerzego Kisielnickiego i Henryka Sroki
system informacyjny jest „wielopoziomową strukturą,
która pozwala użytkownikowi takiego systemu na
transformowanie określonych informacji wejścia na
pożądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich
modeli i procedur.”

Inne jeszcze podejście do systemu informacyjnego
reprezentuje Paul Beynon-Davies, autor książki
„Inżynieria systemów informacyjnych”. Wg niego
wszystkie systemy informacyjne można podzielić na trzy
grupy: techniczne, formalne i nieformalne. Podkreśla
jednocześnie, że takie rozróżnienie jest korzystne dla
celów poznawczych, w praktyce dość trudno jest
rozróżnić, do której grupy należy dany system

5

System informacyjny (4)

W

formalnych systemach informatycznych

określone są zasady działania, a kontrola jest
wykonywana z pomocą formalnej hierarchii.
Komunikacja w takich systemach z reguły odbywa się
w kierunku pionowym, informacje niezbędne do
podjęcia decyzji przekazywane są w „górę”, a decyzje
przekazywane są w „dół”.

Przez

techniczny system informacyjny rozumie on

(Beynon-Davies) reprezentację pewnej części
formalnego systemu informacyjnego przy użyciu
technologii informacyjnej.

Pod terminem

nieformalny system informacyjny

rozumiany jest zbiór oczekiwań co do sposobu
komunikowania się ludzi w pewnych okolicznościach.

6

System informacyjny (5)

W odniesieniu do klasyfikacji wprowadzonej przez P.
Beynon-Davies można sformułować następujące
uwagi:



formalne systemy informacyjne występują w
przedsiębiorstwach, przy czym stopień ich sformalizowania
jest bardzo różny, zależny od wielu czynników;



komunikacja w formalnych systemach informatycznych we
współczesnych przedsiębiorstwach odbywa się w różnych
kierunkach;



w Polsce techniczny system informacyjny nazywany jest po
prostu

systemem informatycznym.

7

System informacyjny zarządzania (1)

System informacyjny przedsiębiorstwa jest system
złożonym, a decyduje o tym nie tylko to, że
podstawowym elementem systemu jest człowiek, ale
także to, że w skład systemu wchodzi wiele,
wzajemnie z sobą powiązanych podsystemów
informacyjnych.

Obserwujemy, że złożoność takiego systemu jest
proporcjonalna do integracji (współdziałania)
przedsiębiorstwa z jego otoczeniem.

Tę część systemu informacyjnego przedsiębiorstwa,
która jest odpowiedzialna za zasilanie procesów
decyzyjnych można nazwać

systemem

informacyjnym zarządzania (SIZ).

8

System informacyjny zarządzania (2)

SIZ pełni wobec przedsiębiorstwa następujące
funkcje:



stanowi główne źródło informacji, które pozwalają na
podjęcie decyzji kształtujących bieżącą sytuację
przedsiębiorstwa i jego dalszy rozwój;



zapewnia interakcję między systemami zarządzania a
systemem wykonawczym;



wpływa na poziom kosztów ponoszonych przez
przedsiębiorstwo (przez stworzenie możliwości
podejmowania działań korygujących wcześniej podjęte
decyzje czy poprzez zapewnienie komunikacji między
nadawcami i odbiorcami informacji);



przyczynia się do rozwoju konkurencyjnych produktów i
usług;



pozwalają na znalezienie nowych, nieznanych wcześniej
zasobów materialnych (surowców, materiałów, energii).

9

System informacyjny zarządzania (3)

Wg Wiesława Flakiewicza podstawowym celem SIZ
jest „możliwie najszybsze dostarczenie jego
użytkownikowi informacji kompleksowej, rzetelnej
(godnej zaufania), wiarygodnej (sprawdzonej ze
stanem faktycznym lub z sensowymi założeniami), a
także właściwej pod względem formy i treści, będącej
odpowiedzią na tematy interesujące go w danym
momencie”.

Można powiedzieć, że

celem SIZ jest zasilanie

procesów decyzyjnych obiektu gospodarczego w
pożądane jakościowo informacje w możliwie
najkrótszym czasie.

10

System informacyjny zarządzania (4)

Wkład w rozwój SIZ mają zarówno nauki ścisłe jak i
społeczne.

11

System informacyjny zarządzania (5)

W podejściu technicznym (nauki ścisłe) istotne są
takie nauki jak:



zarządzanie, które zasila system informacyjny w różne

modele wykorzystywane w codziennej praktyce zarządzania
oraz w procesach decyzyjnych;



informatyka – która stwarza możliwości gromadzenia,
przechowywania, przetwarzania i zarządzania informacją;



badania operacyjne – dostarczają narzędzi do optymalizacji

problemów decyzyjnych.

W podejściu behawioralnym (nauki społeczne) istotne

są takie nauki jak:



socjologia – dostarcza informacji o zachowaniu jednostki czy
grupy osób i ich interakcji z system informacyjnym;



psychologia – bada wpływ informacji pozyskanej z systemu
informacyjnego na procesy decyzyjne;



ekonomia – bada wpływ systemów informacyjnych na

rentowność podmiotów oraz funkcjonowanie rynku.

12

Składowe systemu informacyjnego (1)

Jerzy Kisielnicki i Henryk Sroka identyfikują system
informacyjny jako strukturę złożoną z następujących
elementów:

SI = {P, I, T, O, M, R}

gdzie:



SI – system informacyjny;



P – zbiór podmiotów użytkujących dany system;



I – zbiór informacji o sferze realnej;



T – zbiór narzędzi technicznych;



O – zbiór rozwiązań systemowych stosowanych w danej
organizacji (stosowana formuła zarządzania);



M – zbiór metainformacji;



R – relacje między poszczególnymi zbiorami.

13

Składowe systemu informacyjnego (2)

W złożonych systemach informacyjnych funkcjonuje
wielu uczestników systemu, realizowanych jest wiele
procesów informacyjnych, generowanych jest bardzo
wiele produktów informacyjnych.

Opisanie takiego złożonego systemu informacyjnego
nie jest łatwym zadaniem. Wprawdzie w dalszym
ciągu obowiązuje podejście modelowe, czyli

wejście

– proces – wyjście, ale składowe tego modelu
wykazują daleko idącą różnorodność oraz złożoność.

Układ wejścia do systemu informacyjnego to bardzo
rozproszona i różnorodna struktura danych,
informacji, kanałów informacyjnych oraz nośników
informacji, które mogą przybierać takie formy jak:

14

Składowe systemu informacyjnego (3)

1) Danych i informacji wejściowych:



pochodzących z dokumentów papierowych;



generowanych przez różne urządzenia;



dostarczanych kanałami telekomunikacyjnymi;



dostarczanych ustnie (np. uwagi od klientów);



generowanych wewnątrz organizacji.

2) Kanałów informacyjnych, takich jak:



informacje przekazywane w trakcie rozmowy;



informacje przekazywane kanałami telekomunikacyjnymi;



poczta;



dokumenty biznesowe;



media;



urządzenia.

15

Składowe systemu informacyjnego (4)

3) Tradycyjnych nośników informacji, takich jak:



papier;



głos;



pamięć ludzka;



taśma magnetyczna;



taśma filmowa;



dysk twardy czy płyta optyczna;



fale elektromagnetyczne.

W praktyce struktura układu zasilania może być
uzupełniona innymi jeszcze elementami, co świadczy
o tym, że w rzeczywistej organizacji zasilanie
systemu informacyjnego może być

zorganizowane w

bardzo różny sposób.

16

Składowe systemu informacyjnego (5)

Oznacza to, że nawet posiadanie wszystkich
wymienionych wcześniej składników układu wejścia
nie gwarantuje poprawnego zasilania systemu
informacyjnego w niezbędne dla jego funkcjonowania
informacje.

Trzeba pamiętać o tym, że układ wejścia nie ma
charakteru statycznego, a wręcz jest odwrotnie.

Przykładowo firma ubezpieczeniowa potrzebuje
informacji odnośnie tego, jakie polisy i na jakich
warunkach będą najlepiej się sprzedawać. Wiadomo,
ż

e najlepszym źródłem informacji jest potencjalny

klient, problem jak tę informację pozyskać. Trzeba
ponieść znaczny wysiłek organizacyjny i finansowy,
aby zapewnić sobie dostęp do takich informacji.

17

Składowe systemu informacyjnego, układ
przetwarzania

W układzie przetwarzania systemu informacyjnego
zachodzą takie procesy jak:



zapisywanie informacji i danych na trwałych nośnikach (np.
zrobienie notatki po spotkaniu biznesowym);



klasyfikowanie i porządkowanie informacji – informacja
dostarczona przez układ wejścia jest zapisywana w bazie
danych w ściśle określonej strukturze, co pozwala później na
szybki dostęp do niej;



przetwarzanie danych i informacji – dane pozyskane z układu
wejściowego są przetwarzane w określonym celu (np.
ustalenia, czy student może być promowany);



przechowywanie danych i informacji – w różnych postaciach
(papier, nośniki cyfrowe).

18

Składowe systemu informacyjnego, układ wyjścia

Decyduje o jakości całego systemu informacyjnego.
To, w jaki sposób jest zaprojektowany, decyduje o
zaspokajaniu potrzeb informacyjnych członków
organizacji. Trzeba pamiętać o tym, że o jakości
końcowej informacji decydują wszystkie ogniwa
systemu informacyjnego. Jeżeli dane wejściowej nie
są wystarczające, to przygotowanie potrzebnej
informacji końcowej jest utrudnione, a nieraz po
prostu niemożliwe.

W tradycyjnym systemie informacyjnym w układzie
wyjścia można wyróżnić takie elementy, jak:



dokumenty papierowe (zestawienia, raporty, opracowania);



bezpośrednie spotkania;



urządzenia telekomunikacyjne.

19

System informacyjny zarzadzania – refleksja (1)

Tradycyjnie zorganizowane fragmenty systemu
informatycznego stanowią ważny, a często
dominujący obraz organizacji przedsiębiorstwa.

Komputerowa technologia informacyjna w coraz
większym stopniu wpływa na organizację systemów
informacyjnych.

Niezależnie od tego jak dobrze system informacyjny
wyposażony jest w urządzenia teleinformacyjne, to i
tak jego

najważniejszym elementem jest człowiek.

Trzeba także pamiętać o tym, że człowiek jest także
najbardziej zawodnym zasobem systemu
informacyjnego.

20

System informacyjny zarzadzania – refleksja (2)

Wiesław Flakiewicz zadaje bardzo ważne pytanie:
„czy źródłem informacji jest dokument, czy też opinie i
wnioski oraz decyzje podejmowane o przetwarzanie

informacji zawartej w tych dokumentach?”.

Dochodzi on do następujących wniosków:



bez względu na stopień obligatoryjności i sformalizowania

informacji w SIZ człowiek ją postrzega, rozumie, nadaje jej
znaczenie, na jej podstawie wnioskuje oraz podejmuje

decyzje. Wszystkie te procesy są kontrolowane przez

osobowość człowieka;



cele SG (systemu gospodarczego) nie zawsze są identyczne
z celami zatrudnionych w nich ludzi;



określanie informacji wchodzących w skład SIZ odbywa się

zawsze przy udziale osobowości ludzi;



sformalizowane systemy informacyjne kształtują się zawsze

poprzez synchronizację motywów, opinii i zachowań ludzi,
członków danego SG.

21

Cechy jakościowe SIZ (1)

Za najważniejsze cechy SIZ można uznać:



Celowość – właściwości i działanie służą osiąganiu celów
przedsiębiorstwa, a zwłaszcza misji i przyjętym strategiom
organizacji;



Wiarygodność – informacje pozyskiwane z systemu
informacyjnego opierają się na sprawdzalnych co do
prawdziwości i rzetelności źródłach oraz metodach
pozyskania informacji, jej przechowywania i przetwarzania.
W przypadku, gdy uzyskanie 100% pewności nie jest
możliwe powinno być skalkulowane ryzyko, że mogą być
błędne;



Dostępność – upoważnieni odbiorcy informacji
generowanych przez SI mogą ją uzyskać w dowolnym
czasie, z dowolnego miejsca i z pomocą różnych urządzeń;



Aktualność – informacje dostępne w SI są aktualizowane
tak często, jak jest to możliwe i konieczne;

22

Cechy jakościowe SIZ (2)



Efektywność – suma korzyści uzyskiwanych z SI powinna
przewyższać koszty związane z jego utrzymaniem;



Wydajność – system zapewnia wystarczającą wydajność
przy zachowaniu innych kryteriów jakościowych;



Niezawodność – system zapewnia niezawodność w pracy
przy zachowaniu pozostałych kryteriów jakościowych. Pod
tym pojęciem rozumie się także powtarzalność w tym sensie,
ż

e przy powtórzeniu określonego zapytania SI wygeneruje

taką samą odpowiedź;



Elastyczność – system zapewnia zachowanie pozostałych
parametrów jakościowych na niezmienionym poziomie w
różnych warunkach jego użytkowania. Elastyczność polega
także na możliwości adaptacji SI do zmieniających się
warunków (parametryzacja);



Kompleksowość – system zaspokaja ilościowo i
asortymentowo oczekiwania jego użytkowników;

23

Cechy jakościowe SIZ (3)



Poufność – system zapewnia dostęp do określonej
informacji tylko upoważnionym odbiorcą. W
skomputeryzowanych SI osiąga się to poprzez zróżnicowanie
praw dostępu, w tradycyjnych poprzez rozwiązania
organizacyjne;



Bezpieczeństwo – system zapewnia nienaruszalność
zbiorów danych i informacji oraz procedur ich przetwarzania
chroniąc je przed nieuprawnioną ingerencją z zewnątrz;



Przyjazność – system w maksymalny sposób ułatwia dostęp
jego użytkownikowi. W skomputeryzowanych SI osiąga się to
poprzez poprawne zbudowanie formularzy;



Inteligencja – system ma wbudowane mechanizmy będące
symulacją ludzkiej inteligencji: wnioskowania, przetwarzania
informacji, uczenia się, reagowania na sygnały z otoczenia,
symulowania rzeczywistości. Osiąga się to poprzez
wykorzystywanie metod sieci neuronowych w SI.

24

Topologia SIZ (1)

SIZ można klasyfikować posługując się różnymi
kryteriami, np. wg kolejnych generacji rozwojowych
czy wg funkcjonalności. Nie wydaje się, aby żadne z
dostępnych kryteriów klasyfikacji było „tym
najlepszym”.

Wynika to choćby z takich przyczyn, że w kryterium
historycznym trudno jest porównywać SIZ
zaprojektowane kilkanaście lat temu z obecnymi;

Przy kryterium funkcjonalności nie można zapominać
o tym, że różnice mogą wynikać z faktu, że systemy
przeznaczone są dla różnych adresatów. Inny system
będzie wykorzystywany przy bieżącej działalności
operacyjnej, a inny przy podejmowaniu decyzji.

25

Topologia SIZ (2)

Funkcjonalność SI może wynikać z dojrzałości
rozwiązania, stąd młode produkty wykorzystując

najnowsze rozwiązania technologiczne mogą
dorównywać SI z dawnych lat (np. MRP);

Współczesne zintegrowane pakiety oprogramowania
dla przedsiębiorstw zawierają w sobie cechy
systemów transakcyjnych, wspomagania decyzji czy

informowania kierownictwa.

Wydaje się, że najmniej kontrowersyjnym kryterium
podziału SI jest podział uwzględniający

użytkowników, dla których przeznaczony jest SI.

Można wtedy podzielić SI na te, które przeznaczone
są dla użytkowników realizujących określone funkcje

w przedsiębiorstwie (np. sprzedaż, marketing,
logistyka, produkcja, księgowość);

26

Topologia SIZ (3)

Inna możliwość, to podział SI z uwagi na
przeznaczenie dla użytkowników usytuowanych na

określonym szczeblu decyzyjnym, można wtedy
wyróżnić SI przeznaczone do:



wspomagania pracy operacyjnej (

TPS – transaction

processing system);



wspomagania pracy biurowej (

OAS – office automation

system);



wspomagania pracy specjalistów (

KMS – knowledge

management system);



wspomagania informacji zarządczej (

MIS – management

information system:



wspomagania decyzji (

DSS – decision support system);



informowania kierownictwa (

EIS – executive information

system);

27

Topologia SIZ (4)

28

Systemy przetwarzania transakcji TPS (1)

Systemy przetwarzania transakcji są tymi, które
najczęściej można spotkać w przedsiębiorstwach. Ich
wyróżnikiem jest stałe wspieranie bieżącej pracy
operacyjnej. Systemy TPS są przystosowane do
przetwarzania informacji gospodarczych w czasie
rzeczywistym (OLTP – on-line transaction
processing).

Przykładem tego typu systemów mogą być SI
obsługujące:



sprzedaż w hipermarkecie;



obsługę klientów banku w sali operacyjnej;



rezerwacji miejsc w hotelach czy sprzedaży biletów;



obsługi wypożyczeń w bibliotece.

29

Systemy przetwarzania transakcji TPS (2)

Duże systemy transakcyjne to skomplikowane
rozwiązania informatyczne i organizacyjne, co wynika
z podstawowej cechy tego typu systemów:
zapewnienie możliwości równoległego korzystania
przez wielu użytkowników ze wspólnych zasobów
danych.

Powyższe wymaganie implikuje konieczność

wykorzystania odpowiednich mechanizmów kontroli
dostępu, umożliwiających zachowanie spójności
danych, pomimo pojawiających się błędów aplikacji,
czy też awarii systemu.

Jednym z elementów pozwalających na manipulowanie
dzielonymi zasobami jest posiadanie dobrze zdefiniowanej
jednostki przetwarzania -- transakcji.

30

Systemy przetwarzania transakcji TPS (3)

Transakcję można zdefiniować jako zestaw operacji
przekształcających abstrakcyjne lub fizyczne stany
systemu, posiadający takie własności, jak:



[

Niepodzielność (ang. atomicity)]-- system albo wykonuje w

całości wszystkie elementarne operacje wchodzące w skład
transakcji, albo gwarantuje, że częściowe wykonanie
transakcji nie pozostawi żadnych efektów w systemie.



[

Spójność (ang. consistency)]-- transakcja jest poprawną

transformacją stanów tzn. przeprowadza system z jednego
stanu spójnego do innego stanu spójnego.



[

Izolacja (ang. isolation)]-- współbieżne wykonanie zestawu

transakcji prowadzi do wyników, które są nierozróżnialne od
rezultatów, jakie można byłoby uzyskać uruchamiając
transakcje seryjnie, tj. w izolacji, w pewnym z góry
określonym porządku (często używanym synonimem izolacji
jest serializacja).

31

Systemy przetwarzania transakcji TPS (4)



[

Trwałość (ang. durability)]-- system ma zdolność

zachowania lub odtworzenia efektów pomyślnie
zakończonych transakcji w obliczu awarii dowolnego typu.

Kolejną ważną cechą wyróżniającą systemy
transakcyjne jest potencjalnie wysoka liczba
użytkowników. Duże systemy obejmują od 1000 do
100 000 klientów. Przy takiej liczbie użytkowników
konieczne staje się zagwarantowanie maksymalnie
wysokiej wydajności i niezawodności systemu.

Z perspektywy użytkownika wydajność systemu
mierzy się czasem odpowiedzi serwera. Jest to czas
między wysłaniem zlecenia a uzyskaniem
odpowiedzi.

32

Systemy przetwarzania transakcji TPS (4)

Systemy TPS mogą także pracować w innym trybie
niż OLTP, tak dzieje się np.. w księgowości, gdzie
między zajściem zdarzenia gospodarczego a jego
odwzorowaniem mogą wystąpić dość duże
opóźnienia czasowe.

Termin „przetwarzanie transakcji” odnosi się zarówno
do detalicznej ewidencji zdarzeń gospodarczych jak i
do przetwarzania transakcji w bazie danych. To w
bazie danych (lub bazach danych przy systemach
rozproszonych) realizowany jest najniższy poziom
przetwarzania: operacje zapisu, odczytu, modyfikacji
czy usuwania danych.

Bazy danych systemów TP stanowią główne źródło
zasilania dla innych systemów.

33

System wspomagania pracy biurowej

Systemy OAS są najczęściej wykorzystywanymi
systemami w praktyce, większość pracowników
biurowych korzysta z takich aplikacji jak poczta
elektroniczna, edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne,
relacyjne bazy danych czy programy do
przygotowywania pokazów.

Wykorzystywanie tych aplikacji znakomicie zwiększa
efektywność wykonywanych prac, szczególnie wtedy,
gdy standardowe możliwości takiego pakietu jak MS
Office są rozszerzone poprzez dedykowane aplikacje
czy makropolecenia.

Dla prześledzenia tego problemu rozważmy
konkretny przykład z naszej Uczelni.

34

System rejestracji ocen (1)

Dotychczasowy system rejestracji ocen w WSZiM

35

System rejestracji ocen (2)

Nowa wersja, wymiana informacji wyłącznie cyfrowo