C. Dokumentacja systemu rachunkowoœci

a. Obowi¹zki jednostki w zakresie dokumentacji systemu rachunkowoœci

171

Mo¿na wskazaæ zasadnicze czêœci dokumentacji, do sporz¹dzania których jednostka jest zob-
ligowana:
1) dokumentacja polityki rachunkowoœci;
2) dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych;
3) dokumentacja systemu s³u¿¹cego do ochrony danych i ich zbiorów.

148

www.meritum.pl

171–173

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

WA¯NE!

Dokumentacja systemu rachunkowoœci zawiera opis przyjêtych przez

jednostkê szeroko rozumianych zasad rachunkowoœci.

172

Dokumentacja polityki rachunkowoœci obejmuje:
– okreœlenie roku obrotowego i wchodz¹cych w jego sk³ad okresów sprawozdawczych;
– metody wyceny aktywów i pasywów;
– zasady ustalania wyniku finansowego;
– zasady prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym.
Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych obejmuje zak³adowy plan
kont ustalaj¹cy wykaz kont ksiêgi g³ównej, przyjête zasady szczegó³owej klasyfikacji zdarzeñ,
zasady prowadzenia ksi¹g pomocniczych i ich powi¹zania z kontami ksiêgi g³ównej oraz wy-
kaz ksi¹g rachunkowych.
Uzupe³nieniem zak³adowego planu kont jest dokumentacja w zakresie informatycznego sy-
stemu rachunkowoœci obejmuj¹ca:
– wykaz zbiorów danych tworz¹cych ksiêgi rachunkowe na komputerze;
– opis informatycznego systemu przetwarzania danych.
Dokumentacja s³u¿¹ca do ochrony danych i ich zbiorów obejmuje opis procedur ochro-
ny danych ksiêgowych, w tym dowodów ksiêgowych, ksi¹g rachunkowych i innych dokumen-
tów stanowi¹cych podstawê dokonanych zapisów w ksiêgach rachunkowych.

173

WA¯NE!

Jednostka powinna posiadaæ opis w jêzyku polskim przyjêtych przez ni¹ zasad rachun-

kowoœci, obejmuj¹cy w szczególnoœci okreœlenie:
1) stosowanego roku obrotowego i wchodz¹cych w jego sk³ad okresów sprawozdawczych;
2) metod i zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w szczegól-
noœci w zakresie, w jakim

ustawa

pozostawia jednostce prawo wyboru;

3) sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych, a w szczególnoœci:

– zak³adowego planu kont,

– wykazu ksi¹g rachunkowych, a przy prowadzeniu ksi¹g rachunkowych przy u¿yciu kompu-

tera – wykazu zbiorów danych tworz¹cych ksiêgi rachunkowe na komputerowych noœni-
kach danych;

– opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksi¹g rachunkowych przy u¿yciu

komputera – opisu systemu informatycznego;

4) organizacyjnych rozwi¹zañ s³u¿¹cych do ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów
ksiêgowych, ksi¹g rachunkowych i innych stanowi¹cych podstawê dokonanych w nich zapi-
sów.

Dokumentacjê systemu rachunkowoœci ustala i aktualizuje kierownik jednostki w formie pi-
semnej. Mo¿na w niej wyró¿niæ dwie ró¿ne czêœci – jedn¹ zwi¹zan¹ z koncepcyjn¹ stron¹ ra-
chunkowoœci i sprawozdawczoœci finansowej, drug¹ – zwi¹zan¹ z techniczn¹, proceduraln¹
stron¹ prowadzenia ksi¹g rachunkowych (por. rys. 4).

174

b. Dokumentacja polityki rachunkowoœci

175

Dokumentacja polityki rachunkowoœci stanowi bazowy dokument systemu rachunkowoœci
jednostki. Zawiera bowiem opis wyborów dokonanych przez kierownictwo odnoœnie do zasad
szczegó³owych wyceny bilansowej i ustalania wyniku finansowego. Stanowi podstawê dla in-
nego dokumentu – zak³adowego planu kont.

www.meritum.pl

149

1. USTAWA O RACHUNKOWOŒCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO

174–176

ród³o: opracowanie w³asne.

DOKUMENTACJA SYSTEMU RACHUNKOWOŒCI

METODY I ZASADY

WYCENY I USTALANIA

WYNIKU FINANSOWEGO

Zak³adowy

plan kont

Oprogramowanie:

– procedury

– algorytmy itp.

POLITYKA

RACHUNKOWOŒCI

SPOSÓB PROWADZENIA KSI¥G RACHUNKOWYCH

KONCEPCJA

TECHNIKA

Ochrona danych

ksiêgowych

Dokumentacja polityki

rachunkowoœci

Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g

rachunkowych

Dokumentacja s³u¿¹ca do ochrony danych

i ich zbiorów

Rysunek 4. Dokumentacja systemu rachunkowoœci

WA¯NE!

W polskiej praktyce czêsto jeszcze nie oddziela siê polityki rachunkowoœci od planu

kont, co oznacza, ¿e zak³adowy plan kont, obok zasad ksiêgowania operacji, obejmuje tak¿e

zapisy dotycz¹ce polityki rachunkowoœci. Nale¿y podkreœliæ, ¿e dokumentacja polityki rachun-

kowoœci ma inny cel i odbiorców ni¿ zak³adowy plan kont. S¹ w niej odzwierciedlone decyzje

podjête przez zarz¹d, które przek³adaj¹ siê na konkretne ksiêgowania opisane w zak³adowym

planie kont. W dokumentacji polityki rachunkowoœci nale¿y tak¿e wskazaæ osoby odpowie-

dzialne za wycenê maj¹tku i zobowi¹zañ na dzieñ bilansowy.

176

PRZYK£AD

Jednostka, zgodnie z u.rach., jest zobligowana do dokonywania odpisów aktu-

alizuj¹cych wartoœæ zapasów nie póŸniej ni¿ na dzieñ bilansowy. Dokumentacja polityki
rachunkowoœci powinna wskazaæ:

150

www.meritum.pl

177–178

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

– jak czêsto taka aktualizacja ma miejsce (czy tylko na dzieñ bilansowy koñcz¹cy rok

obrotowy?);

– kto odpowiada za przeprowadzenie analizy przydatnoœci zapasów? (z pewnoœci¹ nie

ksiêgowy, lecz osoba odpowiedzialna za zarz¹dzanie zapasami);

– w jakiej formie i w jakim terminie informacje o wartoœci zapasów s¹ przekazywane do

dzia³u ksiêgowoœci? (nawet, jeœli w wyniku analizy nie stwierdza siê utraty przydatno-
œci zapasów, to nale¿y poinformowaæ o tym dzia³ ksiêgowoœci, w przeciwnym wypad-
ku nale¿y ustaliæ wartoœæ tych zapasów, które utraci³y przydatnoœæ, np. na poziomie
ceny sprzeda¿y netto i tak¹ informacjê przekazaæ do dzia³u ksiêgowoœci).

177

Podstawowe ró¿nice miêdzy dokumentacj¹ polityki rachunkowoœci a zak³adowym planem
kont przedstawia rys. 5.

178

Kluczow¹ kwesti¹ w dokumentacji polityki rachunkowoœci jest okreœlenie roku obrotowego
i okresów sprawozdawczych – gdy¿ z tego wynika dzieñ bilansowy i zwi¹zane z nimi obo-
wi¹zki sprawozdawcze.

ród³o: opracowanie w³asne.

Dokumentacja polityki

rachunkowoœci

1) Definicje

2) Klasyfikacja kategorii
finansowych

3) Zasady szczegó³owe wyceny
wstêpnej i wyceny na dzieñ bilansowy

4) Zasady szczegó³owe ustalania
wyniku finansowego

Zak³adowy plan kont

1) Brak definicji

2) Klasyfikacja i wykaz kont
ksiêgowych

3) Odpowiednie konta syntetyczne
lub analityczne aktywów i pasywów

4)

konta syntetyczne

lub analityczne przychodów,
kosztów i wyniku finansowego

Odpowiednie

Rysunek 5. Podstawowe ró¿nice miêdzy dokumentacj¹ polityki rachunkowoœci
a zak³adowym planem kont

PRZYK£AD

Przyk³adowe zapisy dokumentacji polityki rachunkowoœci dotycz¹ce okresu

sprawozdawczego i roku obrotowego:

– rok obrotowy X SA to rok kalendarzowy lub okres od 1 paŸdziernika do 30 wrzeœnia

(równie¿ do celów podatkowych);

– okresem sprawozdawczym jest kwarta³;

– rok obrotowy obejmuje cztery okresy sprawozdawcze;

– X SA sporz¹dza za okresy miesiêczne sprawozdania na podstawie ksi¹g rachunko-

wych, ale nie stanowi¹ one sprawozdania finansowego w rozumieniu u.rach.;

– dzieñ bilansowy to dzieñ koñcz¹cy kwarta³, na który X SA sporz¹dza sprawozdanie fi-

nansowe, czyli dzieñ koñcz¹cy okres sprawozdawczy (odstêpstwa od powy¿szej za-
sady zosta³y okreœlone w dokumentacji polityki rachunkowoœci, je¿eli z ró¿nych
wzglêdów wycena okreœlonych aktywów i pasywów na dzieñ inny ni¿ koñcz¹cy kwar-
ta³ bêdzie celowa i uzasadniona).

Dokumentacja polityki rachunkowoœci reguluje w sposób szczegó³owy wiele obszarów dzia³al-
noœci gospodarczej, które mo¿na podzieliæ na trzy czêœci:
I) zasady wyceny aktywów i pasywów;
II) zasady ustalania wyniku finansowego;
III) zasady prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym.

179

www.meritum.pl

151

1. USTAWA O RACHUNKOWOŒCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO

179–180

PRZYK£AD

Przyk³adowa struktura dokumentacji polityki rachunkowoœci jednostki mo¿e

byæ nastêpuj¹ca:
I) Wprowadzenie
1) Objaœnienie zastosowanych rozwi¹zañ przy ustalaniu polityki rachunkowoœci
2) Podstawowe definicje i zasady nadrzêdne rachunkowoœci
3) B³êdy fundamentalne, zmiany polityki rachunkowoœci i szacunków
II) Zasady wyceny aktywów i pasywów
1) Rzeczowy maj¹tek trwa³y
2) Wartoœci niematerialne i prawne
3) Instrumenty finansowe
4) Inwestycje
5) Rzeczowy maj¹tek obrotowy
6) Rozrachunki
7) Kredyty bankowe i otrzymane po¿yczki
8) Rozliczenia miêdzyokresowe kosztów i przychodów
9) Rezerwy
10) Kapita³ w³asny i fundusze specjalne
11) Aktywa i rezerwy z tytu³u odroczonego podatku dochodowego
12) Aktywa i zobowi¹zania wyra¿one w walutach obcych
III) Zasady ustalania wyniku finansowego
1) Zasady ustalania wyniku z podstawowej dzia³alnoœci
1.1) Zasady ustalania przychodów ze sprzeda¿y us³ug i produktów
1.2) Zasady uznawania i rozliczania kosztów podstawowych operacyjnych
1.2.1) Zasady ustalania kosztu wytworzenia
1.2.2) Zasady ustalania kosztów ogólnego zarz¹du i kosztów sprzeda¿y
1.3) Zasady ustalania wyniku ze sprzeda¿y materia³ów i towarów
2) Zasady ustalania wyniku z dzia³alnoœci pozosta³ej operacyjnej
3) Zasady ustalania wyniku z dzia³alnoœci finansowej
4) Zasady ustalania wyniku z dzia³alnoœci nadzwyczajnej
5) Zasady ustalania obowi¹zkowych obci¹¿eñ z tytu³u podatku dochodowego
IV) Ogólne zasady sporz¹dzania sprawozdania finansowego zgodnie z obowi¹zu-
j¹cymi w Polsce przepisami

c. Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych – zak³adowy

plan kont

180

Zak³adowy plan kont stanowi podstawowy dokument opisuj¹cy przyjête zasady prowadze-
nia ksi¹g rachunkowych. Elementami dokumentacji dotycz¹cymi zak³adowego planu kont s¹:
1) wykaz kont ksiêgi g³ównej;
2) przyjête zasady klasyfikacji zdarzeñ;
3) zasady prowadzenia ksi¹g pomocniczych oraz ich powi¹zania z kontami ksiêgi g³ównej.
Celem dokumentacji jest ujednolicenie rozwi¹zañ ksiêgowych w jednostkach organizacyj-
nych podmiotu. Zak³adowy plan kont uwzglêdnia potrzeby zwi¹zane ze sprawozdawczoœci¹ fi-
nansow¹, w tym bran¿ow¹ oraz podatkow¹.

Wykaz kont ksiêgi g³ównej obejmuje konta syntetyczne, dla których obowi¹zuje ujêcie ka¿-
dej operacji gospodarczej zgodnie z zasad¹ podwójnego zapisu ksiêgowego.
Przyjête zasady klasyfikacji zdarzeñ gospodarczych wynikaj¹ z polityki rachunkowoœci jed-
nostki okreœlonej w odrêbnej czêœci dokumentacji systemu rachunkowoœci.

181

152

www.meritum.pl

181–183

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

WA¯NE!

Przez klasyfikacjê zdarzeñ gospodarczych rozumie siê ich przyporz¹dkowa-

nie do grupy zdarzeñ bilansowych i wynikowych oraz okreœlenie ich skutków finan-

sowych dla sytuacji finansowej i rentownoœci jednostki. Oznacza to identyfikacjê

zdarzeñ powoduj¹cych powstanie pozycji bilansowych – aktywów, zobowi¹zañ i kapi-

ta³u w³asnego oraz powoduj¹cych powstanie kategorii wynikowych – kosztów i przy-

chodów.

Podstaw¹ klasyfikacji zdarzeñ gospodarczych s¹ definicje podstawowych kategorii finanso-
wych okreœlone w

art. 3 ust. 1 u.rach.

182

W czêœci dokumentacji dotycz¹cej zasad prowadzenia ksi¹g pomocniczych oraz ich
powi¹zañ z kontami ksiêgi g³ównej nale¿y okreœliæ wykaz i zasady prowadzenia ksi¹g po-
mocniczych, s³u¿¹cych do uszczegó³owienia zapisów kont ksiêgi g³ównej. Nale¿y wskazaæ
sposób ewidencji analitycznej (analityka kont ksiêgi g³ównej, podsystemy – np. podsystem
œrodków trwa³ych, magazynowy itp.) oraz jej powi¹zania z ksiêg¹ g³ówn¹.

PRZYK£AD

Ewidencja syntetyczna materia³ów prowadzona w ksiêdze g³ównej na kontach

zespo³u 3 mo¿e byæ rozbudowana analitycznie w nastêpuj¹cy sposób:
I poziom analityki – numer magazynu;
II poziom analityki – numer dokumentu PZ.
Dodatkowo mo¿e byæ prowadzona ewidencja analityczna (iloœciowo-wartoœciowa)
w podsystemie Gospodarka magazynowa, bezpoœrednio powi¹zanym z systemem finan-
sowo-ksiêgowym (ksiêg¹ g³ówn¹). Ksiêgi pomocnicze dotycz¹ce materia³ów s¹ prowa-
dzone zatem w dwojaki sposób – jako analityka konta bilansowego ksiêgi g³ównej Mate-
ria³y

oraz jako analityka rejestrowana w podsystemie Gospodarka magazynowa, po-

wi¹zanym bezpoœrednio z ksiêg¹ g³ówn¹.

183

Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych w jednostce mo¿e przyjmowaæ
ró¿n¹ formê i obejmowaæ ró¿ny zakres.

PRZYK£AD

Przyk³adowa struktura dokumentacji sposobu prowadzenia ksi¹g rachunko-

wych jednostki mo¿e byæ nastêpuj¹ca:

I) Wprowadzenie

II) Wykaz kont ksiêgi g³ównej zak³adowego planu kont

III) Wykaz kont syntetycznych i analitycznych

IV) Wykaz i struktura ksi¹g rachunkowych

V) Rodzaje, harmonogramy i organizacja sporz¹dzania sprawozdañ i raportów w „X” SA

VI) Zasady prowadzenia ksi¹g pomocniczych i ich powi¹zania z ksiêg¹ g³ówn¹

VII) Komentarz do zak³adowego planu kont – wybrane zagadnienia

d. Dokumentacja systemu s³u¿¹cego do ochrony danych i ich zbiorów

184

Dokumentacja systemu s³u¿¹cego do ochrony danych i ich zbiorów powinna obejmowaæ zasa-
dy ochrony wszelkich danych i ca³ej dokumentacji systemu rachunkowoœci. Powinna stano-
wiæ swego rodzaju instrukcjê bezpieczeñstwa okreœlaj¹c¹ obowi¹zki poszczególnych komórek
organizacyjnych odnoœnie do dokumentacji ksiêgowej

(zob. nr 260 i n.)

. W szczególnoœci jest

ona istotna w odniesieniu do programów komputerowych i sprzêtu informatycznego. W do-
kumentacji opisuj¹cej zasady ochrony danych kluczow¹ czêœci¹ jest instrukcja ochrony syste-
mu informatycznego wykorzystywanego w rachunkowoœci.

185

www.meritum.pl

153

1. USTAWA O RACHUNKOWOŒCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO

184–185

PRZYK£AD

Dokumentacja zasad ochrony systemów informatycznych. Miejsca wykropko-

wane nale¿y wype³niæ uwzglêdniaj¹c specyfikê dzia³alnoœci jednostki.
1) Bezwzglêdne stosowanie przedstawionych poni¿ej zasad stanowi warunek zapewnie-
nia bezpieczeñstwa danym i programom komputerowym, przechowywanym na noœni-
kach czytelnych dla urz¹dzeñ elektronicznego przetwarzania danych.
2) Ilekroæ w niniejszym tekœcie jest mowa o:
a) danych – nale¿y przez to rozumieæ informacje przechowywane na noœnikach czytel-
nych dla urz¹dzeñ elektronicznego przetwarzania danych grupowane w zbiory wymie-
nione w dokumencie Wykaz zbiorów danych tworz¹cych ksiêgi rachunkowe na kompute-
rowych noœnikach danych

;

b) programach (oprogramowaniu, aplikacjach) – nale¿y przez to rozumieæ programy
i aplikacje wymienione w dokumencie Wykaz programów finansowo-ksiêgowych stoso-
wanych w jednostce

;

c) sprzêcie komputerowym, serwerach lub stacjach lokalnych – nale¿y przez to rozu-
mieæ urz¹dzenia do elektronicznego przetwarzania danych, na których s¹ eksploatowa-
ne lub przechowywane programy wymienione w dokumencie Wykaz programów finan-
sowo-ksiêgowych stosowanych w jednostce

.

3) Wprowadzenie i stosowanie wymienionych w niniejszym dokumencie zasad ochrony
systemów informatycznych ma na celu:
a) zabezpieczenie siê przed utrat¹ danych lub ich uszkodzeniem w stopniu uniemo¿li-
wiaj¹cym dalsz¹ pracê, mog¹c¹ nast¹piæ w wyniku awarii sprzêtu, oprogramowania lub
wprowadzeniem do systemu „wirusów”, tzn. programów komputerowych, których dzia-
³anie polega na zak³óceniu sprawnego funkcjonowania oprogramowania lub niszczeniu,
uszkadzaniu danych i aplikacji;
b) uniemo¿liwienie nieautoryzowanego dostêpu do programów, danych i sprzêtu kom-
puterowego, w wyniku którego mo¿e nast¹piæ kradzie¿ lub dewastacja sprzêtu, uszko-
dzenie b¹dŸ utrata danych i programów, ujawnienie lub pozyskanie danych oraz ich nie-
upowa¿nione rozpowszechnianie;
c) zabezpieczenie siê w miarê mo¿liwoœci oraz zminimalizowanie strat zwi¹zanych
z utrat¹ sprzêtu komputerowego wraz z przechowywanymi danymi w wyniku zdarzeñ lo-
sowych (kradzie¿, po¿ar);
d) w przypadku awarii serwerów, sieci, zasilania itp. zapewnienie mo¿liwoœci wykonania
procedur koñczenia pracy z systemem i bezkolizyjnego przejœcia na pracê rêczn¹, tra-
dycyjn¹, a po usuniêciu awarii umo¿liwienie powrotu do systemu.
4) Wprowadza siê obowi¹zek tworzenia kopii bezpieczeñstwa danych (backupów).
a) Kopie bezpieczeñstwa musz¹ byæ wykonywane przy u¿yciu specjalnych programów
na ............. (np. dyskietkach 1,44”) lub innych, bezpieczniejszych noœnikach danych.
Nie wolno jednak wykonywaæ kopii bezpieczeñstwa na noœnikach danych na sta³e
pod³¹czonych do sprzêtu komputerowego, na którym zainstalowane s¹ programy finan-
sowo-ksiêgowe.
b) Kopie bezpieczeñstwa sporz¹dza siê co .......................... (np. dwa dni) na zakoñcze-
nie (ewentualnie po zakoñczeniu) dnia pracy, ale przed rozpoczêciem pracy w dniu na-
stêpnym. W ci¹gu miesi¹ca sporz¹dzane mog¹ byæ kopie uzupe³niaj¹ce (tzn. zawie-

154

www.meritum.pl

185

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

raj¹ce wy³¹cznie zmiany w stosunku do ostatnio sporz¹dzonej kopii bezpieczeñstwa).
Pe³n¹ kopiê bezpieczeñstwa nale¿y sporz¹dzaæ w miarê mo¿liwoœci jak najczêœciej, nie
rzadziej jednak ni¿ ....................................... (np. raz na miesi¹c).

c) Obowi¹zek tworzenia kopii bezpieczeñstwa (lub zlecania automatycznego ich tworze-
nia) oraz kontrolowania jakoœci kopii bezpieczeñstwa danych spoczywa na .....................
................................ (np. u¿ytkowniku programu).

5. Wprowadza siê obowi¹zek przechowywania i tworzenia kopii bezpieczeñstwa wersji
instalacyjnych (Ÿród³owych) programów komputerowych generuj¹cych lub modyfiku-
j¹cych zbiory danych wymienione w dokumencie Wykaz zbiorów danych tworz¹cych
ksiêgi rachunkowe na komputerowych noœnikach danych

. Mo¿na odst¹piæ od wykony-

wania kopii bezpieczeñstwa wersji instalacyjnych, jeœli producent oprogramowania,
zgodnie z podpisan¹ umow¹, jest zobligowany do przechowywania i udostêpniania wer-
sji instalacyjnych.

a) Kopie bezpieczeñstwa musz¹ byæ wykonywane przy u¿yciu specjalnych programów
i na ........... (np. dyskietkach 1,44”) lub innych, bezpieczniejszych noœnikach danych,
które nie s¹ na sta³e pod³¹czone do sprzêtu komputerowego. Kopie bezpieczeñstwa
wersji instalacyjnych (Ÿród³owych) wykonuje u¿ytkownik przed instalacj¹ z nich nowego
lub zaktualizowanego oprogramowania.

b) Kopie bezpieczeñstwa wersji instalacyjnych nale¿y wykonaæ w liczbie okreœlonej
w umowie zawartej z producentem oprogramowania lub w umowie licencyjnej.

5) Wprowadza siê obowi¹zek kontrolowania wszelkich stosowanych noœników danych
w celu ustalenia ewentualnej obecnoœci na nich „wirusów”, czyli programów komputero-
wych, których dzia³anie polega na zak³óceniu sprawnego funkcjonowania oprogramo-
wania lub niszczeniu, uszkadzaniu danych i aplikacji.

a) Kontrola musi byæ przeprowadzona przy wykorzystaniu specjalnego oprogramowania
antywirusowego. Wprowadzanie uaktualnionych wersji oprogramowania kontrolnego
powinno nastêpowaæ w miarê mo¿liwoœci jak najczêœciej, nie rzadziej jednak ni¿ ............
(np. raz na dwa miesi¹ce) i odpowiedzialny jest za to ................................. (np. u¿ytkow-
nik oprogramowania). Za dostarczenie oprogramowania kontrolnego jest odpowiedzial-
ny ........................... (np. Dzia³ informatyki).

b) Kontrola na obecnoœæ „wirusów” musi byæ wykonywana ka¿dorazowo, gdy zachodzi
podejrzenie dzia³ania w systemie takiego programu. Prewencyjnie zaleca siê kontrolo-
wanie jak najczêœciej, nie rzadziej jednak ni¿ raz w miesi¹cu. W przypadku stosowania
przenoœnych noœników danych takich, jak dyskietki, CD–ROMy, ZIPy itp. nale¿y dokony-
waæ kontroli ka¿dorazowo po w³o¿eniu ich do stacji czytnika. Szczególn¹ ostro¿noœæ na-
le¿y zachowaæ przy odbieraniu wiadomoœci poczty elektronicznej zawieraj¹cych pliki
niepewnego pochodzenia.

6) Zobowi¹zuje siê wszystkich pracowników ................................. (np. przedsiêbiorstwa
Alfa

) do ochrony danych i sprzêtu komputerowego przed nieautoryzowanym dostêpem.

Ochrona przed nieautoryzowanym dostêpem polega na zabezpieczeniu w sposób fizy-
czny i programowy.

a) Ochrona fizyczna komputerów wraz z zamieszczonymi na nich danymi polega na
przechowywaniu ich w zamykanych pomieszczeniach. Nie wolno pozostawiaæ nie za-
mkniêtego pomieszczenia, w chwili gdy nie przebywa w nim ¿aden z u¿ytkowników.
Inne osoby mog¹ przebywaæ w pomieszczeniu tylko w obecnoœci u¿ytkowników i za ich
zgod¹.

b) Ochrona programowa komputerów wraz z zamieszczonymi na nich danymi polega
na .... (np. stosowaniu hase³ dostêpu na poziomie BIOSu, u¿ywaniu „wygaszaczy ekra-
nu” zabezpieczanych has³owo oraz na zabezpieczaniu has³ami lub przy pomocy specja-
lnych programów koduj¹co-szyfruj¹cych, plików przechowywanych na noœnikach lokal-
nych i przenoœnych, a zawieraj¹cych informacje poufne).

c) Nie wolno wynosiæ lub przesy³aæ ¿adnych danych ksiêgowych poza jednostkê bez
zgody kierownika jednostki. Przenoszenie lub przesy³anie danych jest dozwolone jedy-
nie po ich zabezpieczeniu przed niepowo³anym odczytem w sposób programowy (ha-
s³em lub poprzez zastosowanie specjalnego kodowania, szyfrowania uniemo¿liwia-

www.meritum.pl

155

1. USTAWA O RACHUNKOWOŒCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO

185

j¹cego ich obejrzenie przez osobê niepowo³an¹). Jeœli to mo¿liwe nale¿y przekazywane
dane dodatkowo zabezpieczyæ w sposób fizyczny (np. zamkniêcie w kasetce).

d) Urz¹dzenia, dyski lub inne informatyczne noœniki zawieraj¹ce dane przeznaczone do
likwidacji, przekazania innemu podmiotowi lub przeznaczone do naprawy, pozbawia siê
wczeœniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to mo¿liwe, uszkadza siê
w sposób uniemo¿liwiaj¹cy ich odczytanie. Równie¿ wydruki zawieraj¹ce dane i prze-
znaczone do usuniêcia nale¿y zniszczyæ w stopniu uniemo¿liwiaj¹cym ich odczytanie.

e) Kopie bezpieczeñstwa danych ze sprzêtu komputerowego i programów Ÿród³owych
powinny byæ zabezpieczone przed odczytem has³em oraz przechowywane w zamkniê-
tych pojemnikach (kasetkach).

7) Wprowadza siê obowi¹zek zabezpieczenia danych, oprogramowania i sprzêtu kom-
puterowego przed zdarzeniami losowymi.

a) W celu zabezpieczenia przed po¿arem nale¿y przestrzegaæ instrukcji i zaleceñ prze-
ciwpo¿arowych. W szczególnoœci trzeba pamiêtaæ, ¿e nie wolno zostawiaæ pracuj¹cego
sprzêtu komputerowego bez nadzoru na okres d³u¿szy ni¿ ................................................
(np. 1 godzina).

b) Obowi¹zuje ca³kowity zakaz palenia papierosów oraz picia napojów na stanowiskach
przeznaczonych do pracy z komputerem.

c) W celu zabezpieczenia przed innymi zdarzeniami losowymi kopie bezpieczeñstwa
musz¹ byæ przechowywane w innych pomieszczeniach ni¿ sprzêt, na którym s¹ prze-
chowywane oryginalne dane. Przy przenoszeniu lub przesy³aniu kopii bezpieczeñstwa
nale¿y przestrzegaæ przepisów dotycz¹cych ochrony przed nieautoryzowanym do-
stêpem do danych. Za dostarczenie kopii bezpieczeñstwa do miejsc ich przechowywa-
nia s¹ odpowiedzialne osoby sporz¹dzaj¹ce kopie. Miejsce do przechowywania wyzna-
cza ...................... (np. Dzia³ informatyki).

8) Wprowadza siê obowi¹zek zapobiegania awariom sprzêtu komputerowego i oprogra-
mowania oraz zabezpieczenia przed awariami zasilania.

a) Ka¿dy u¿ytkownik sprzêtu komputerowego jest zobowi¹zany do zapoznania siê
i przestrzegania zasad zawartych w instrukcjach obs³ugi sprzêtu komputerowego i pod-
rêcznikach u¿ytkownika.

b) Sprzêt komputerowy i programy u¿ytkowe mog¹ byæ obs³ugiwane wy³¹cznie przez
osoby, które zosta³y przeszkolone w tym zakresie.

c) Nie wolno instalowaæ oprogramowania nie przeznaczonego do celów s³u¿bowych,
jak równie¿ oprogramowania nie licencjonowanego.

d) Wszelkie instalacje i deinstalacje programów u¿ytkowych i narzêdziowych, przeinsta-
lowywanie systemów operacyjnych b¹dŸ ich fragmentów (np. sterowników), konfigura-
cje modemów i aplikacji pocztowych, powinny byæ dokonywane przez producenta opro-
gramowania lub w serwisie technicznym, ewentualnie w jednostce przez osoby odpo-
wiednio przeszkolone. Jakiekolwiek instalacje dokonywane samodzielnie przez nieupo-
wa¿nionego do tego u¿ytkownika s¹ kategorycznie zabronione i nale¿y siê liczyæ
z mo¿liwoœci¹ wyci¹gniêcia konsekwencji s³u¿bowych b¹dŸ koniecznoœci¹ pokrycia
ewentualnych strat.

e) Zabrania siê samodzielnego instalowania, naprawiania, rozbudowywania oraz prze-
noszenia (nie dotyczy laptopów i notebooków) sprzêtu komputerowego.

f) Zabrania siê dokonywania jakichkolwiek zmian w zainstalowanych programach lub ich
wersjach Ÿród³owych bez zgody producenta oprogramowania (nie dotyczy zmian, któ-
rych koniecznoϾ lub potrzeba wynika z normalnej eksploatacji systemu i nie wymaga
ingerencji w strukturê informatyczn¹ oprogramowania).

9) Komputery powinny otrzymywaæ zasilanie poprzez urz¹dzenia zabezpieczaj¹ce przed
wy³¹czeniem zasilania lub przynajmniej przez listwy ochronne. Obowi¹zek zakupienia
urz¹dzeñ ochronnych le¿y po stronie ........................ (np. Dzia³u informatyki).