1
PRZYKŁADOWY REGULAMIN
PRACY MOMITETU
MONITORUJ
Ą
CEGO
Uchwała Nr ….
Komitetu Monitoruj
ą
cego ……………………………
z dnia……………
w sprawie przyj
ę
cia regulaminu pracy Komitetu Monitoruj
ą
cego
……………………………….
Na podstawie art. ……..………Komitet Monitoruj
ą
cy …………………..uchwala, co
nast
ę
puje:
§1
Przyjmuje si
ę
Regulamin Komitetu Monitoruj
ą
cego ……………………..zgodnie z zał
ą
cznikiem do
Uchwały Nr ….. Komitetu Monitoruj
ą
cego …………………..
§2
Uchwała wchodzi w
ż
ycie z dniem przyj
ę
cia.
Przewodnicz
ą
cy Komitetu Monitoruj
ą
cego
…………………………….
Zał
ą
cznik do Uchwały nr …….
Komitetu Monitoruj
ą
cego ………….
Regulamin pracy Komitetu Monitoruj
ą
cego …………………..
§ 1.
Postanowienia ogólne
Regulamin
został
przyj
ę
ty
na
posiedzeniu
Komitetu
Monitoruj
ą
cego
………………………. w dniu ………….
§ 2.
Powołanie Komitetu Monitoruj
ą
cego i jego kadencja
1. Komitet Monitoruj
ą
cy …………. zwany dalej „Komitetem”, został powołany na
mocy Zarz
ą
dzenia……………………zwanego dalej „Zarz
ą
dzeniem”.
2. Komitet jest powoływany na okres realizacji …………….
3. Okres działania Komitetu mo
ż
e by
ć
przedłu
ż
ony, je
ż
eli oka
ż
e si
ę
to niezb
ę
dne
dla zako
ń
czenia powierzonych mu zada
ń
.
§ 3.
Skład i zasady uczestnictwa w pracach Komitetu
1. Skład Komitetu okre
ś
la Zarz
ą
dzenie.
2. Członka Komitetu i jego zast
ę
pc
ę
wyznaczaj
ą
władze podmiotu, który jest
reprezentowany w Komitecie.
3. O odwołaniu członka Komitetu b
ą
d
ź
jego rezygnacji, podmiot który był
reprezentowany, informuje niezwłocznie przewodnicz
ą
cego Komitetu.
4. W uzasadnionych przypadkach, je
ś
li członek Komitetu nie mo
ż
e uczestniczy
ć
w
posiedzeniu Komitetu, jego zast
ę
pca bierze udział w posiedzeniu Komitetu z
prawem głosu.
5. Nieobecno
ść
powinna by
ć
zgłaszana, przez członka Komitetu, do Sekretariatu
Komitetu, na co najmniej …… dni kalendarzowych
1
przed dniem posiedzenia.
Członek Komitetu jest zobowi
ą
zany do przekazania zast
ę
pcy wszystkich
dokumentów zwi
ą
zanych z posiedzeniem Komitetu.
6. Członkostwo w Komitecie wygasa z dniem utraty przez członka Komitetu funkcji,
z któr
ą
jest ono zwi
ą
zane lub w przypadku
ś
mierci. Wył
ą
czenie członka z prac
Komitetu nast
ę
puje równie
ż
na jego wniosek, na wniosek wła
ś
ciwej instytucji lub
organizacji zgłaszaj
ą
cej swojego przedstawiciela. Uprawniony podmiot wskazuje
wówczas swojego nowego przedstawiciela i jego zast
ę
pc
ę
.
7. W przypadku dwóch nast
ę
puj
ą
cych po sobie nieusprawiedliwionych nieobecno
ś
ci
członka Komitetu Przewodnicz
ą
cy mo
ż
e wyst
ą
pi
ć
do podmiotu deleguj
ą
cego
1
Ten i poni
ż
sze terminy do ustalenia przez instytucj
ę
przygotowuj
ą
c
ą
Regulamin oraz odpowiedni
Komitet przyjmuj
ą
cy regulamin.
3
członka Komitetu o jego odwołanie i wyznaczenie nowego przedstawiciela i jego
zast
ę
pcy do prac w Komitecie.
8. W przypadku, gdy frekwencja członka Komitetu w posiedzeniach Komitetu, w
danym roku kalendarzowym, jest ni
ż
sza ni
ż
50% a posiedze
ń
Komitetu było
wi
ę
cej ni
ż
dwa, Przewodnicz
ą
cy bez rozpatrywania przyczyn nieobecno
ś
ci mo
ż
e
wyst
ą
pi
ć
z wnioskiem o skre
ś
lenie ze składu Komitetu członka Komitetu oraz
podmiotu, który był przez niego reprezentowany.
9. Komitet obraduje w obecno
ś
ci Przewodnicz
ą
cego lub jego zast
ę
pcy oraz co
najmniej połowy członków Komitetu, upowa
ż
nionych do głosowania.
§ 4.
Zadania
1. Zadania Komitetu okre
ś
la Zarz
ą
dzenie.
2. Komitet podejmuje decyzje w sprawie przyj
ę
cia regulaminu Komitetu oraz innych
spraw dotycz
ą
cych działalno
ś
ci Komitetu. Regulamin Komitetu oraz jego zmiany
przyjmuje si
ę
w formie uchwały, w obecno
ś
ci co najmniej połowy jego członków,
zwykł
ą
wi
ę
kszo
ś
ci
ą
głosów.
3. Do zada
ń
Przewodnicz
ą
cego Komitetu nale
ż
y:
1) przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;
2) wyznaczenie na pierwszym posiedzeniu swojego zast
ę
pcy;
3) przygotowanie regulaminu pracy Komitetu;
2) wyznaczanie terminów, miejsca i porz
ą
dku spotka
ń
Komitetu;
3) zawiadamianie, za po
ś
rednictwem Sekretariatu, członków Komitetu o miejscu i
terminie posiedze
ń
;
4) zapraszanie ekspertów, przedstawicieli innych instytucji, grup społecznych i
zawodowych;
5) podpisywanie uchwał Komitetu i protokołów z posiedze
ń
;
6) zlecanie za po
ś
rednictwem Sekretariatu wykonania ekspertyz niezb
ę
dnych do
realizacji zada
ń
Komitetu.
4. W czasie nieobecno
ś
ci Przewodnicz
ą
cego Komitetu zadania, o których mowa w
pkt 1-6 wykonuje jego zast
ę
pca.
§ 5.
Sposób podejmowania decyzji
1. Kworum w obradach Komitetu jest zapewnione, gdy w posiedzeniu Komitetu
uczestniczy co najmniej połowa członków, uprawnionych do głosowania.
2. W obradach Komitetu, na pisemne zaproszenie Przewodnicz
ą
cego, mog
ą
uczestniczy
ć
eksperci oraz przedstawiciele innych instytucji, grup społecznych i
zawodowych. Osoby te uczestnicz
ą
w posiedzeniu Komitetu w charakterze
obserwatorów bez prawa głosu przy podejmowaniu uchwał.
3. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwały.
4. Dyskusje oraz uchwały podejmowane na forum Komitetu s
ą
zgodne z przyj
ę
tym
porz
ą
dkiem obrad.
4
5. Kwestie zgłaszane przez Instytucj
ę
Zarz
ą
dzaj
ą
c
ą
poddawane s
ą
dyskusji w
pierwszej kolejno
ś
ci, o ile Przewodnicz
ą
cy Komitetu lub członkowie Komitetu nie
postanowi
ą
inaczej.
6. Ka
ż
dy projekt uchwały Komitetu jest przedmiotem debaty. Przewodnicz
ą
cy
proponuje przyj
ę
cie projektu uchwały jednomy
ś
lnie.
7. Je
ś
li projekt uchwały nie zostanie przyj
ę
ty przez członków Komitetu w drodze
konsensusu przeprowadza si
ę
głosowanie.
8. Za przyj
ę
t
ą
uwa
ż
a si
ę
uchwał
ę
, która uzyska wi
ę
kszo
ść
głosów. Przy liczeniu nie
uwzgl
ę
dnia si
ę
głosów osób wstrzymuj
ą
cych si
ę
. W przypadku równej liczby
głosów decyduje głos Przewodnicz
ą
cego Komitetu.
9. Je
ś
li projekt uchwały nie uzyska wymaganej liczby głosów, zostaje on odrzucony
lub odesłany do rozpatrzenia w terminie pó
ź
niejszym, nie pó
ź
niej jednak ni
ż
na
kolejnym posiedzeniu Komitetu.
10. Podczas debaty Przewodnicz
ą
cy oraz członkowie Komitetu mog
ą
zgłasza
ć
poprawki do projektu uchwały.
11. Jakakolwiek odmienna propozycja uchwały b
ą
d
ź
jej cz
ęś
ci, zgłaszana przez
członka Komitetu, musi uzyska
ć
akceptacj
ę
co najmniej jeszcze jednego członka
Komitetu.
12. Na wniosek Przewodnicz
ą
cego lub co najmniej 1/3 członków Komitetu, Komitet
mo
ż
e podj
ąć
uchwał
ę
o zmianie niniejszego regulaminu.
§ 6.
Procedury pisemne
1. W
nagłych
przypadkach,
z
inicjatywy
członków
Komitetu
lub
jego
Przewodnicz
ą
cego, Komitet mo
ż
e podejmowa
ć
decyzje w trybie udzielenia
pisemnej akceptacji, bez konieczno
ś
ci zwoływania posiedzenia członków Komitetu.
2. Tryb pisemnego udzielenia akceptacji mo
ż
e by
ć
stosowany w przypadku
ponownego przesyłania propozycji do uzgodnie
ń
.
3. Przewodnicz
ą
cy Komitetu przesyła pisemny projekt uchwały do wszystkich
członków Komitetu i ustala ostateczn
ą
dat
ę
na przesłanie pisemnej opinii. Okres
przewidziany na przesłanie odpowiedzi nie mo
ż
e by
ć
krótszy ni
ż
.….. dni
kalendarzowych od daty wysłania projektu uchwały. Przesłana propozycja jest
uznawana za zaakceptowan
ą
, je
ś
li
ż
aden z członków Komitetu nie prze
ś
le, w
przewidzianym terminie, pisemnych zastrze
ż
e
ń
do otrzymanej propozycji.
4. W przypadku zastrze
ż
e
ń
lub uwag do otrzymanej propozycji, przedstawionych
w formie pisemnej w wymaganym terminie, projekt uchwały musi zosta
ć
ponownie przesłany członkom Komitetu do uzgodnie
ń
.
5. Członkowie Komitetu mog
ą
w terminie przewidzianym na zgłaszanie uwag
wycofa
ć
przesłane zastrze
ż
enia. Je
ż
eli wszystkie otrzymane zastrze
ż
enia
zostan
ą
wycofane projekt uchwały uwa
ż
a si
ę
za przyj
ę
ty.
6. W trybie udzielania pisemnej akceptacji nie mog
ą
by
ć
rozpatrywane
sprawozdania z realizacji programu ………… zmiany alokacji oraz przesuni
ę
cia
ś
rodków w programie…………..
§ 7.
5
Obsługa Komitetu
1. Obsług
ę
organizacyjn
ą
i techniczn
ą
prac Komitetu zapewnia Sekretariat
znajduj
ą
cy si
ę
w ……………………..
2
2. Do zada
ń
Sekretariatu nale
ż
y:
1) opracowywanie rocznych planów pracy Komitetu i porz
ą
dków posiedze
ń
;
2) zawiadamianie członków o miejscu i terminie posiedze
ń
;
3) zawiadamianie o miejscu i terminie posiedze
ń
przedstawiciela Komisji
Europejskiej, Europejskiego Banku Inwestycyjnego, Europejskiego Funduszu
Inwestycyjnego;
4) koordynacja przygotowania oraz dostarczenie materiałów i projektów
dokumentów przeznaczonych do rozpatrzenia, oceny lub zatwierdzenia przez
Komitet, w szczególno
ś
ci projektów uchwał;
5) sporz
ą
dzanie protokołów z posiedze
ń
;
6) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji zwi
ą
zanej z posiedzeniami
Komitetu, w szczególno
ś
ci uchwał i protokołów z posiedze
ń
;
7) przygotowywanie i obsługa posiedze
ń
Komitetu;
8) zapewnienie tłumaczenia materiałów i dokumentów na potrzeby Komitetu;
9) zlecanie wykonania dodatkowych analiz, ekspertyz niezb
ę
dnych do realizacji
zada
ń
Komitetu;
10) wykonywanie innych zada
ń
zleconych przez Komitet lub Przewodnicz
ą
cego
Komitetu;
11) opracowanie propozycji bud
ż
etu na obsług
ę
prac Komitetu;
12) formułowanie i przedkładanie wniosków o finansowanie z pomocy technicznej
kosztów zwi
ą
zanych z działalno
ś
ci
ą
Komitetu.
3. Sekretariat jest odpowiedzialny za terminowe informowanie odpowiednich
partnerów o decyzjach podejmowanych przez Komitet.
4. Z inicjatywy Przewodnicz
ą
cego lub na wniosek co najmniej 1/3 członków
Komitetu, Komitet mo
ż
e w swych pracach korzysta
ć
z usług ekspertów.
Eksperci mog
ą
by
ć
powołani na stałe lub dora
ź
nie.
5. Przewodnicz
ą
cy Komitetu mo
ż
e zleca
ć
opracowanie ekspertyz niezb
ę
dnych do
realizacji zada
ń
Komitetu.
§ 8.
Podkomitety monitoruj
ą
ce
3
1. W ramach Komitetu powoływane s
ą
nast
ę
puj
ą
ce Podkomitety monitoruj
ą
ce
zwane dalej „Podkomitetami”:
1) ………………..
2) …………………
2
Nale
ż
y poda
ć
odpowiednio: nazw
ę
ministerstwa lub urz
ę
du marszałkowskiego oraz nazw
ę
departamentu b
ą
d
ź
innej komórki organizacyjnej.
3
§ 8. nale
ż
y uwzgl
ę
dni
ć
w regulaminie je
ś
li przewiduje si
ę
powołanie Podkomitetów.
6
2. Członkami Podkomitetów mog
ą
by
ć
……….
3. Przewodnicz
ą
cy Podkomitetów, w uzasadnionych przypadkach mog
ą
zaprasza
ć
do udziału w pracach Podkomitetów inne osoby, w tym ekspertów z głosem
doradczym.
4. Szczegółowy skład, zakres i tryb pracy poszczególnych Podkomitetów okre
ś
li
Komitet w drodze uchwały.
5. Do głównych zada
ń
Podkomitetów nale
ż
y:
1) ……………
2) …………….
6. Na wniosek Przewodnicz
ą
cego Podkomitetu koszty prowadzenia bie
żą
cych działa
ń
Podkomitetu b
ę
d
ą
refundowane ze
ś
rodków pomocy technicznej.
7. Przewodnicz
ą
cy Podkomitetu, za zgod
ą
Przewodnicz
ą
cego Komitetu, mo
ż
e
wyznaczy
ć
do pełnienia funkcji Sekretariatu Podkomitetu inn
ą
instytucj
ę
reprezentowan
ą
w Podkomitecie
§ 9.
4
Grupy i zespoły robocze
1. Komitet mo
ż
e powoływa
ć
specjalne grupy i zespoły robocze.
2. Członkowie grup i zespołów roboczych, mog
ą
by
ć
powoływani spoza grona
członków Komitetu.
3. Szczegółowy skład osobowy i liczb
ę
członków oraz tryb pracy poszczególnych
grup i zespołów roboczych ustala Komitet.
4. Grupy i zespoły robocze s
ą
powoływane z inicjatywy Przewodnicz
ą
cego lub
członków Komitetu.
§ 10.
Posiedzenia Komitetu
1. Komitet zbiera si
ę
nie rzadziej ni
ż
raz na ………… z inicjatywy Przewodnicz
ą
cego
Komitetu.
2. Na pisemny wniosek co najmniej jednej trzeciej członków Komitetu mog
ą
by
ć
zwoływane posiedzenia dodatkowe.
3. W razie nieobecno
ś
ci przewodnicz
ą
cego Komitetu, posiedzeniom przewodniczy
jego zast
ę
pca.
4. Informacje na temat terminu i miejsca planowanego posiedzenia oraz projekt
porz
ą
dku obrad rozsyłane s
ą
przez Sekretariat, drog
ą
elektroniczn
ą
, do członków
Komitetu najpó
ź
niej na …… dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.
Dokumenty, b
ę
d
ą
ce przedmiotem obrad, wysyłane s
ą
– drog
ą
elektroniczn
ą
- na
co najmniej …… dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem.
5. Członkowie i ich zast
ę
pcy zobowi
ą
zani s
ą
nie rozpowszechnia
ć
tre
ś
ci
dokumentów, które s
ą
przedmiotem obrad, do czasu podj
ę
cia przez Komitet
decyzji w ich sprawie. Zastrze
ż
enie to nie dotyczy procedur wewn
ę
trznych
podmiotów deleguj
ą
cych członków i zast
ę
pców Komitetu.
4
§ 9. nale
ż
y uwzgl
ę
dni
ć
w regulaminie je
ś
li przewiduje si
ę
powołanie grup roboczych.
7
6. Ka
ż
de posiedzenie jest rejestrowane za pomoc
ą
urz
ą
dzenia do rejestracji
d
ź
wi
ę
ku. Nagrania z posiedze
ń
udost
ę
pniane s
ą
członkom Komitetu przez
Sekretariat na ich wniosek. Nagrania s
ą
kasowane po upływie …… dni po
przyj
ę
ciu protokołu z posiedzenia Komitetu.
7. W uzasadnionych przypadkach przewodnicz
ą
cy mo
ż
e zwoła
ć
posiedzenie
Komitetu i przesła
ć
materiały do rozpatrzenia bez konieczno
ś
ci zachowania
terminów wskazanych w ust. 4.
§ 11.
Porz
ą
dek obrad Komitetu
1. Zawiadomienie o posiedzeniu Komitetu powinno zawiera
ć
w swej tre
ś
ci, b
ą
d
ź
w
formie zał
ą
cznika, proponowany porz
ą
dek obrad.
2. Ka
ż
dy członek Komitetu mo
ż
e zgłosi
ć
do porz
ą
dku obrad dodatkowy punkt,
najpó
ź
niej na …… dni kalendarzowych przed dniem posiedzenia. Sprawy te
mog
ą
by
ć
rozpatrywane na posiedzeniu Komitetu za uprzedni
ą
zgod
ą
przewodnicz
ą
cego Komitetu oraz po zatwierdzeniu przez Komitet.
3. Przewodnicz
ą
cy Komitetu mo
ż
e, na pocz
ą
tku ka
ż
dego posiedzenia, wprowadzi
ć
pod obrady sprawy, które nie znajduj
ą
si
ę
w porz
ą
dku.
4. Porz
ą
dek obrad musi zosta
ć
zatwierdzony przez członków Komitetu na pocz
ą
tku
ka
ż
dego posiedzenia.
5. Członkowie Komitetu mog
ą
zgłasza
ć
swoje propozycje porz
ą
dku obrad na kolejne
posiedzenie Komitetu.
§ 12.
Protokoły
1. Z ka
ż
dego posiedzenia Komitetu sporz
ą
dzany jest protokół. Projekt protokołu
rozsyłany jest, w celu uzgodnienia, do wszystkich członków Komitetu w terminie
…… dni kalendarzowych od dnia posiedzenia.
2. Członek Komitetu lub jego zast
ę
pca uczestnicz
ą
cy w posiedzeniu Komitetu,
mog
ą
zgłasza
ć
uwagi do projektu protokołu w terminie …… dni kalendarzowych
od daty jego rozesłania. Brak uwag oznacza przyj
ę
cie protokołu.
3. W przypadku uwag Przewodnicz
ą
cy decyduje o wprowadzeniu ewentualnych
poprawek. Poprawiony projekt protokołu jest ponownie rozsyłany do członków
Komitetu. Je
ż
eli w terminie …… dni kalendarzowych od daty rozesłania do
aktualnej wersji projektu protokołu nie zostan
ą
zgłoszone zastrze
ż
enia do
poprawek wniesionych do protokołu, Przewodnicz
ą
cy Komitetu akceptuje
protokół swoim podpisem.
4. Uzgodniona wersja protokołu jest przyjmowana przez Komitet na najbli
ż
szym
posiedzeniu w obecno
ś
ci co najmniej połowy jego członków, zwykł
ą
wi
ę
kszo
ś
ci
ą
głosów.
5. Protokoły,
które
uzyskały
akceptacj
ę
przewodnicz
ą
cego
oraz
zostały
zaakceptowane przez członków Komitetu s
ą
podawane do wiadomo
ś
ci za
po
ś
rednictwem strony internetowej instytucji zarz
ą
dzaj
ą
cej………………
§ 13.
Honoraria i wynagradzanie członków Komitetu
8
1. Członkowie Komitetu i Podkomitetów nie otrzymuj
ą
ż
adnych honorariów ani
wynagrodzenia za udział w posiedzeniach Komitetu.
2. Członkowie Komitetu oraz ich zast
ę
pcy zamieszkali poza miejscem obrad
Komitetu, na ich wniosek, mog
ą
uzyska
ć
ze
ś
rodków ……………… refundacj
ę
:
1) kosztów przejazdu publicznymi
ś
rodkami komunikacji;
2) kosztów przejazdu niepublicznymi
ś
rodkami komunikacji, do wysoko
ś
ci
kosztów przejazdu publicznymi
ś
rodkami na danym odcinku;
3) kosztów zakwaterowania.
3. Refundacja nie przysługuje członkom posiedzenia bez prawa głosu.
§ 14.
Postanowienia ko
ń
cowe
Regulamin wchodzi w
ż
ycie z dniem przyj
ę
cia uchwały.