1

PRZYKŁADOWY REGULAMIN

PRACY MOMITETU

MONITORUJ

Ą

CEGO

Uchwała Nr ….

Komitetu Monitoruj

ą

cego ……………………………

z dnia……………

w sprawie przyj

ę

cia regulaminu pracy Komitetu Monitoruj

ą

cego

……………………………….

Na podstawie art. ……..………Komitet Monitoruj

ą

cy …………………..uchwala, co

nast

ę

puje:

§1

Przyjmuje si

ę

Regulamin Komitetu Monitoruj

ą

cego ……………………..zgodnie z zał

ą

cznikiem do

Uchwały Nr ….. Komitetu Monitoruj

ą

cego …………………..

§2

Uchwała wchodzi w

ż

ycie z dniem przyj

ę

cia.

Przewodnicz

ą

cy Komitetu Monitoruj

ą

cego

…………………………….

Zał

ą

cznik do Uchwały nr …….

Komitetu Monitoruj

ą

cego ………….

Regulamin pracy Komitetu Monitoruj

ą

cego …………………..

§ 1.

Postanowienia ogólne

Regulamin

został

przyj

ę

ty

na

posiedzeniu

Komitetu

Monitoruj

ą

cego

………………………. w dniu ………….

§ 2.

Powołanie Komitetu Monitoruj

ą

cego i jego kadencja

1. Komitet Monitoruj

ą

cy …………. zwany dalej „Komitetem”, został powołany na

mocy Zarz

ą

dzenia……………………zwanego dalej „Zarz

ą

dzeniem”.

2. Komitet jest powoływany na okres realizacji …………….

3. Okres działania Komitetu mo

ż

e by

ć

przedłu

ż

ony, je

ż

eli oka

ż

e si

ę

to niezb

ę

dne

dla zako

ń

czenia powierzonych mu zada

ń

.

§ 3.

Skład i zasady uczestnictwa w pracach Komitetu

1. Skład Komitetu okre

ś

la Zarz

ą

dzenie.

2. Członka Komitetu i jego zast

ę

pc

ę

wyznaczaj

ą

władze podmiotu, który jest

reprezentowany w Komitecie.

3. O odwołaniu członka Komitetu b

ą

d

ź

jego rezygnacji, podmiot który był

reprezentowany, informuje niezwłocznie przewodnicz

ą

cego Komitetu.

4. W uzasadnionych przypadkach, je

ś

li członek Komitetu nie mo

ż

e uczestniczy

ć

w

posiedzeniu Komitetu, jego zast

ę

pca bierze udział w posiedzeniu Komitetu z

prawem głosu.

5. Nieobecno

ść

powinna by

ć

zgłaszana, przez członka Komitetu, do Sekretariatu

Komitetu, na co najmniej …… dni kalendarzowych

1

przed dniem posiedzenia.

Członek Komitetu jest zobowi

ą

zany do przekazania zast

ę

pcy wszystkich

dokumentów zwi

ą

zanych z posiedzeniem Komitetu.

6. Członkostwo w Komitecie wygasa z dniem utraty przez członka Komitetu funkcji,

z któr

ą

jest ono zwi

ą

zane lub w przypadku

ś

mierci. Wył

ą

czenie członka z prac

Komitetu nast

ę

puje równie

ż

na jego wniosek, na wniosek wła

ś

ciwej instytucji lub

organizacji zgłaszaj

ą

cej swojego przedstawiciela. Uprawniony podmiot wskazuje

wówczas swojego nowego przedstawiciela i jego zast

ę

pc

ę

.

7. W przypadku dwóch nast

ę

puj

ą

cych po sobie nieusprawiedliwionych nieobecno

ś

ci

członka Komitetu Przewodnicz

ą

cy mo

ż

e wyst

ą

pi

ć

do podmiotu deleguj

ą

cego

1

Ten i poni

ż

sze terminy do ustalenia przez instytucj

ę

przygotowuj

ą

c

ą

Regulamin oraz odpowiedni

Komitet przyjmuj

ą

cy regulamin.

3

członka Komitetu o jego odwołanie i wyznaczenie nowego przedstawiciela i jego
zast

ę

pcy do prac w Komitecie.

8. W przypadku, gdy frekwencja członka Komitetu w posiedzeniach Komitetu, w

danym roku kalendarzowym, jest ni

ż

sza ni

ż

50% a posiedze

ń

Komitetu było

wi

ę

cej ni

ż

dwa, Przewodnicz

ą

cy bez rozpatrywania przyczyn nieobecno

ś

ci mo

ż

e

wyst

ą

pi

ć

z wnioskiem o skre

ś

lenie ze składu Komitetu członka Komitetu oraz

podmiotu, który był przez niego reprezentowany.

9. Komitet obraduje w obecno

ś

ci Przewodnicz

ą

cego lub jego zast

ę

pcy oraz co

najmniej połowy członków Komitetu, upowa

ż

nionych do głosowania.

§ 4.

Zadania

1. Zadania Komitetu okre

ś

la Zarz

ą

dzenie.

2. Komitet podejmuje decyzje w sprawie przyj

ę

cia regulaminu Komitetu oraz innych

spraw dotycz

ą

cych działalno

ś

ci Komitetu. Regulamin Komitetu oraz jego zmiany

przyjmuje si

ę

w formie uchwały, w obecno

ś

ci co najmniej połowy jego członków,

zwykł

ą

wi

ę

kszo

ś

ci

ą

głosów.

3. Do zada

ń

Przewodnicz

ą

cego Komitetu nale

ż

y:

1) przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;

2) wyznaczenie na pierwszym posiedzeniu swojego zast

ę

pcy;

3) przygotowanie regulaminu pracy Komitetu;

2) wyznaczanie terminów, miejsca i porz

ą

dku spotka

ń

Komitetu;

3) zawiadamianie, za po

ś

rednictwem Sekretariatu, członków Komitetu o miejscu i

terminie posiedze

ń

;

4) zapraszanie ekspertów, przedstawicieli innych instytucji, grup społecznych i

zawodowych;

5) podpisywanie uchwał Komitetu i protokołów z posiedze

ń

;

6) zlecanie za po

ś

rednictwem Sekretariatu wykonania ekspertyz niezb

ę

dnych do

realizacji zada

ń

Komitetu.

4. W czasie nieobecno

ś

ci Przewodnicz

ą

cego Komitetu zadania, o których mowa w

pkt 1-6 wykonuje jego zast

ę

pca.

§ 5.

Sposób podejmowania decyzji

1. Kworum w obradach Komitetu jest zapewnione, gdy w posiedzeniu Komitetu

uczestniczy co najmniej połowa członków, uprawnionych do głosowania.

2. W obradach Komitetu, na pisemne zaproszenie Przewodnicz

ą

cego, mog

ą

uczestniczy

ć

eksperci oraz przedstawiciele innych instytucji, grup społecznych i

zawodowych. Osoby te uczestnicz

ą

w posiedzeniu Komitetu w charakterze

obserwatorów bez prawa głosu przy podejmowaniu uchwał.

3. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwały.

4. Dyskusje oraz uchwały podejmowane na forum Komitetu s

ą

zgodne z przyj

ę

tym

porz

ą

dkiem obrad.

4

5. Kwestie zgłaszane przez Instytucj

ę

Zarz

ą

dzaj

ą

c

ą

poddawane s

ą

dyskusji w

pierwszej kolejno

ś

ci, o ile Przewodnicz

ą

cy Komitetu lub członkowie Komitetu nie

postanowi

ą

inaczej.

6. Ka

ż

dy projekt uchwały Komitetu jest przedmiotem debaty. Przewodnicz

ą

cy

proponuje przyj

ę

cie projektu uchwały jednomy

ś

lnie.

7. Je

ś

li projekt uchwały nie zostanie przyj

ę

ty przez członków Komitetu w drodze

konsensusu przeprowadza si

ę

głosowanie.

8. Za przyj

ę

t

ą

uwa

ż

a si

ę

uchwał

ę

, która uzyska wi

ę

kszo

ść

głosów. Przy liczeniu nie

uwzgl

ę

dnia si

ę

głosów osób wstrzymuj

ą

cych si

ę

. W przypadku równej liczby

głosów decyduje głos Przewodnicz

ą

cego Komitetu.

9. Je

ś

li projekt uchwały nie uzyska wymaganej liczby głosów, zostaje on odrzucony

lub odesłany do rozpatrzenia w terminie pó

ź

niejszym, nie pó

ź

niej jednak ni

ż

na

kolejnym posiedzeniu Komitetu.

10. Podczas debaty Przewodnicz

ą

cy oraz członkowie Komitetu mog

ą

zgłasza

ć

poprawki do projektu uchwały.

11. Jakakolwiek odmienna propozycja uchwały b

ą

d

ź

jej cz

ęś

ci, zgłaszana przez

członka Komitetu, musi uzyska

ć

akceptacj

ę

co najmniej jeszcze jednego członka

Komitetu.

12. Na wniosek Przewodnicz

ą

cego lub co najmniej 1/3 członków Komitetu, Komitet

mo

ż

e podj

ąć

uchwał

ę

o zmianie niniejszego regulaminu.

§ 6.

Procedury pisemne

1. W

nagłych

przypadkach,

z

inicjatywy

członków

Komitetu

lub

jego

Przewodnicz

ą

cego, Komitet mo

ż

e podejmowa

ć

decyzje w trybie udzielenia

pisemnej akceptacji, bez konieczno

ś

ci zwoływania posiedzenia członków Komitetu.

2. Tryb pisemnego udzielenia akceptacji mo

ż

e by

ć

stosowany w przypadku

ponownego przesyłania propozycji do uzgodnie

ń

.

3. Przewodnicz

ą

cy Komitetu przesyła pisemny projekt uchwały do wszystkich

członków Komitetu i ustala ostateczn

ą

dat

ę

na przesłanie pisemnej opinii. Okres

przewidziany na przesłanie odpowiedzi nie mo

ż

e by

ć

krótszy ni

ż

.….. dni

kalendarzowych od daty wysłania projektu uchwały. Przesłana propozycja jest
uznawana za zaakceptowan

ą

, je

ś

li

ż

aden z członków Komitetu nie prze

ś

le, w

przewidzianym terminie, pisemnych zastrze

ż

e

ń

do otrzymanej propozycji.

4. W przypadku zastrze

ż

e

ń

lub uwag do otrzymanej propozycji, przedstawionych

w formie pisemnej w wymaganym terminie, projekt uchwały musi zosta

ć

ponownie przesłany członkom Komitetu do uzgodnie

ń

.

5. Członkowie Komitetu mog

ą

w terminie przewidzianym na zgłaszanie uwag

wycofa

ć

przesłane zastrze

ż

enia. Je

ż

eli wszystkie otrzymane zastrze

ż

enia

zostan

ą

wycofane projekt uchwały uwa

ż

a si

ę

za przyj

ę

ty.

6. W trybie udzielania pisemnej akceptacji nie mog

ą

by

ć

rozpatrywane

sprawozdania z realizacji programu ………… zmiany alokacji oraz przesuni

ę

cia

ś

rodków w programie…………..

§ 7.

5

Obsługa Komitetu

1. Obsług

ę

organizacyjn

ą

i techniczn

ą

prac Komitetu zapewnia Sekretariat

znajduj

ą

cy si

ę

w ……………………..

2

2. Do zada

ń

Sekretariatu nale

ż

y:

1) opracowywanie rocznych planów pracy Komitetu i porz

ą

dków posiedze

ń

;

2) zawiadamianie członków o miejscu i terminie posiedze

ń

;

3) zawiadamianie o miejscu i terminie posiedze

ń

przedstawiciela Komisji

Europejskiej, Europejskiego Banku Inwestycyjnego, Europejskiego Funduszu
Inwestycyjnego;

4) koordynacja przygotowania oraz dostarczenie materiałów i projektów

dokumentów przeznaczonych do rozpatrzenia, oceny lub zatwierdzenia przez
Komitet, w szczególno

ś

ci projektów uchwał;

5) sporz

ą

dzanie protokołów z posiedze

ń

;

6) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji zwi

ą

zanej z posiedzeniami

Komitetu, w szczególno

ś

ci uchwał i protokołów z posiedze

ń

;

7) przygotowywanie i obsługa posiedze

ń

Komitetu;

8) zapewnienie tłumaczenia materiałów i dokumentów na potrzeby Komitetu;

9) zlecanie wykonania dodatkowych analiz, ekspertyz niezb

ę

dnych do realizacji

zada

ń

Komitetu;

10) wykonywanie innych zada

ń

zleconych przez Komitet lub Przewodnicz

ą

cego

Komitetu;

11) opracowanie propozycji bud

ż

etu na obsług

ę

prac Komitetu;

12) formułowanie i przedkładanie wniosków o finansowanie z pomocy technicznej

kosztów zwi

ą

zanych z działalno

ś

ci

ą

Komitetu.

3. Sekretariat jest odpowiedzialny za terminowe informowanie odpowiednich

partnerów o decyzjach podejmowanych przez Komitet.

4. Z inicjatywy Przewodnicz

ą

cego lub na wniosek co najmniej 1/3 członków

Komitetu, Komitet mo

ż

e w swych pracach korzysta

ć

z usług ekspertów.

Eksperci mog

ą

by

ć

powołani na stałe lub dora

ź

nie.

5. Przewodnicz

ą

cy Komitetu mo

ż

e zleca

ć

opracowanie ekspertyz niezb

ę

dnych do

realizacji zada

ń

Komitetu.

§ 8.

Podkomitety monitoruj

ą

ce

3

1. W ramach Komitetu powoływane s

ą

nast

ę

puj

ą

ce Podkomitety monitoruj

ą

ce

zwane dalej „Podkomitetami”:

1) ………………..

2) …………………

2

Nale

ż

y poda

ć

odpowiednio: nazw

ę

ministerstwa lub urz

ę

du marszałkowskiego oraz nazw

ę

departamentu b

ą

d

ź

innej komórki organizacyjnej.

3

§ 8. nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

w regulaminie je

ś

li przewiduje si

ę

powołanie Podkomitetów.

6

2. Członkami Podkomitetów mog

ą

by

ć

……….

3. Przewodnicz

ą

cy Podkomitetów, w uzasadnionych przypadkach mog

ą

zaprasza

ć

do udziału w pracach Podkomitetów inne osoby, w tym ekspertów z głosem
doradczym.

4. Szczegółowy skład, zakres i tryb pracy poszczególnych Podkomitetów okre

ś

li

Komitet w drodze uchwały.

5. Do głównych zada

ń

Podkomitetów nale

ż

y:

1) ……………

2) …………….

6. Na wniosek Przewodnicz

ą

cego Podkomitetu koszty prowadzenia bie

żą

cych działa

ń

Podkomitetu b

ę

d

ą

refundowane ze

ś

rodków pomocy technicznej.

7. Przewodnicz

ą

cy Podkomitetu, za zgod

ą

Przewodnicz

ą

cego Komitetu, mo

ż

e

wyznaczy

ć

do pełnienia funkcji Sekretariatu Podkomitetu inn

ą

instytucj

ę

reprezentowan

ą

w Podkomitecie

§ 9.

4

Grupy i zespoły robocze

1. Komitet mo

ż

e powoływa

ć

specjalne grupy i zespoły robocze.

2. Członkowie grup i zespołów roboczych, mog

ą

by

ć

powoływani spoza grona

członków Komitetu.

3. Szczegółowy skład osobowy i liczb

ę

członków oraz tryb pracy poszczególnych

grup i zespołów roboczych ustala Komitet.

4. Grupy i zespoły robocze s

ą

powoływane z inicjatywy Przewodnicz

ą

cego lub

członków Komitetu.

§ 10.

Posiedzenia Komitetu

1. Komitet zbiera si

ę

nie rzadziej ni

ż

raz na ………… z inicjatywy Przewodnicz

ą

cego

Komitetu.

2. Na pisemny wniosek co najmniej jednej trzeciej członków Komitetu mog

ą

by

ć

zwoływane posiedzenia dodatkowe.

3. W razie nieobecno

ś

ci przewodnicz

ą

cego Komitetu, posiedzeniom przewodniczy

jego zast

ę

pca.

4. Informacje na temat terminu i miejsca planowanego posiedzenia oraz projekt

porz

ą

dku obrad rozsyłane s

ą

przez Sekretariat, drog

ą

elektroniczn

ą

, do członków

Komitetu najpó

ź

niej na …… dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

Dokumenty, b

ę

d

ą

ce przedmiotem obrad, wysyłane s

ą

– drog

ą

elektroniczn

ą

- na

co najmniej …… dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem.

5. Członkowie i ich zast

ę

pcy zobowi

ą

zani s

ą

nie rozpowszechnia

ć

tre

ś

ci

dokumentów, które s

ą

przedmiotem obrad, do czasu podj

ę

cia przez Komitet

decyzji w ich sprawie. Zastrze

ż

enie to nie dotyczy procedur wewn

ę

trznych

podmiotów deleguj

ą

cych członków i zast

ę

pców Komitetu.

4

§ 9. nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

w regulaminie je

ś

li przewiduje si

ę

powołanie grup roboczych.

7

6. Ka

ż

de posiedzenie jest rejestrowane za pomoc

ą

urz

ą

dzenia do rejestracji

d

ź

wi

ę

ku. Nagrania z posiedze

ń

udost

ę

pniane s

ą

członkom Komitetu przez

Sekretariat na ich wniosek. Nagrania s

ą

kasowane po upływie …… dni po

przyj

ę

ciu protokołu z posiedzenia Komitetu.

7. W uzasadnionych przypadkach przewodnicz

ą

cy mo

ż

e zwoła

ć

posiedzenie

Komitetu i przesła

ć

materiały do rozpatrzenia bez konieczno

ś

ci zachowania

terminów wskazanych w ust. 4.

§ 11.

Porz

ą

dek obrad Komitetu

1. Zawiadomienie o posiedzeniu Komitetu powinno zawiera

ć

w swej tre

ś

ci, b

ą

d

ź

w

formie zał

ą

cznika, proponowany porz

ą

dek obrad.

2. Ka

ż

dy członek Komitetu mo

ż

e zgłosi

ć

do porz

ą

dku obrad dodatkowy punkt,

najpó

ź

niej na …… dni kalendarzowych przed dniem posiedzenia. Sprawy te

mog

ą

by

ć

rozpatrywane na posiedzeniu Komitetu za uprzedni

ą

zgod

ą

przewodnicz

ą

cego Komitetu oraz po zatwierdzeniu przez Komitet.

3. Przewodnicz

ą

cy Komitetu mo

ż

e, na pocz

ą

tku ka

ż

dego posiedzenia, wprowadzi

ć

pod obrady sprawy, które nie znajduj

ą

si

ę

w porz

ą

dku.

4. Porz

ą

dek obrad musi zosta

ć

zatwierdzony przez członków Komitetu na pocz

ą

tku

ka

ż

dego posiedzenia.

5. Członkowie Komitetu mog

ą

zgłasza

ć

swoje propozycje porz

ą

dku obrad na kolejne

posiedzenie Komitetu.

§ 12.

Protokoły

1. Z ka

ż

dego posiedzenia Komitetu sporz

ą

dzany jest protokół. Projekt protokołu

rozsyłany jest, w celu uzgodnienia, do wszystkich członków Komitetu w terminie
…… dni kalendarzowych od dnia posiedzenia.

2. Członek Komitetu lub jego zast

ę

pca uczestnicz

ą

cy w posiedzeniu Komitetu,

mog

ą

zgłasza

ć

uwagi do projektu protokołu w terminie …… dni kalendarzowych

od daty jego rozesłania. Brak uwag oznacza przyj

ę

cie protokołu.

3. W przypadku uwag Przewodnicz

ą

cy decyduje o wprowadzeniu ewentualnych

poprawek. Poprawiony projekt protokołu jest ponownie rozsyłany do członków
Komitetu. Je

ż

eli w terminie …… dni kalendarzowych od daty rozesłania do

aktualnej wersji projektu protokołu nie zostan

ą

zgłoszone zastrze

ż

enia do

poprawek wniesionych do protokołu, Przewodnicz

ą

cy Komitetu akceptuje

protokół swoim podpisem.

4. Uzgodniona wersja protokołu jest przyjmowana przez Komitet na najbli

ż

szym

posiedzeniu w obecno

ś

ci co najmniej połowy jego członków, zwykł

ą

wi

ę

kszo

ś

ci

ą

głosów.

5. Protokoły,

które

uzyskały

akceptacj

ę

przewodnicz

ą

cego

oraz

zostały

zaakceptowane przez członków Komitetu s

ą

podawane do wiadomo

ś

ci za

po

ś

rednictwem strony internetowej instytucji zarz

ą

dzaj

ą

cej………………

§ 13.

Honoraria i wynagradzanie członków Komitetu

8

1. Członkowie Komitetu i Podkomitetów nie otrzymuj

ą

ż

adnych honorariów ani

wynagrodzenia za udział w posiedzeniach Komitetu.

2. Członkowie Komitetu oraz ich zast

ę

pcy zamieszkali poza miejscem obrad

Komitetu, na ich wniosek, mog

ą

uzyska

ć

ze

ś

rodków ……………… refundacj

ę

:

1) kosztów przejazdu publicznymi

ś

rodkami komunikacji;

2) kosztów przejazdu niepublicznymi

ś

rodkami komunikacji, do wysoko

ś

ci

kosztów przejazdu publicznymi

ś

rodkami na danym odcinku;

3) kosztów zakwaterowania.

3. Refundacja nie przysługuje członkom posiedzenia bez prawa głosu.

§ 14.

Postanowienia ko

ń

cowe

Regulamin wchodzi w

ż

ycie z dniem przyj

ę

cia uchwały.