środek komunikacji, rodzaj miejsca (przy oknie, w korytarzu itp.)
typ hotelu
preferencje żywieniowe (rodzaje posiłków)
dodatkowe preferencje (np. wypożyczenie samochodu na miejscu)

wymagane szczepienia

wiza

okres ważności paszportu

paszport
bilety
wiza
potwierdzenie zawarcia ubezpieczenia
potwierdzenia rezerwacji noclegów i biletów

wybór hotelu

rezerwacja miejsca

wybór najlepszego połączenia
opracowanie trasy podróży
sprawdzenie czasu oczekiwania na poszczególne połączenia
wykup i rezerwacja biletu/miejsca
zakup ubezpieczenia

terminy i miejsca poszczególnych spotkań

organizacja spotkań na miejscu (sale konferencyjne, tłumacz, dojazdy na spotkania)

terminy przyjazdu/wyjazdu

rodzaje i czas trwania spotkań

umowy
teksty przemówień
sprawozdania
blankiety korespondencyjne
wizytówki
pieczęci

sposób komunikacji z osobą nieobecną

niezbędne numery telefonów

zaplanowanie i organizacja sposobu
dotarcia na miejsce

Organizacja podróży służbowej

wywiad z osobą udającą się w podróż

ustalenie preferencji uczestnika podróży

niezbędne informacje

zebranie informacji o wymaganiach
stawianych przez kraj, do którego dana
osoba się udaje

dokumenty podróżne

przygotowanie dokumentów niezbędnych
w podróży

zakwaterowanie

rezerwacja miejsc hotelowych, wykup
posiłków

przygotowanie podróży

ostatnie ustalenia

ostatnie ustalenia, zebranie danych, które
mogą przydać się w trakcie podróży

zaplanowanie pobytu

ustalenie, zaplanowanie pobytu

program pobytu

stworzenie grafiku poszczególnych
etapów pobytu

materiały

przygotowanie materiałów niezbędnych
podczas pobytu, ich podział na części
zgodnie z wcześniej stworzonym
programem