5. Savoir-vivre a telefon

Korzystanie z telefonu

w sytuacji służbowej

Czasem zdarza się, że w trakcie pracy musimy odebrać lub wykonać prywatny

telefon. Zazwyczaj nikt nam tego nie zabrania, bo całkowity zakaz używania telefonu

w pracy

mógłby być uznany za niezgodny z prawem (obowiązuje bowiem zasada

wolności i ochrony tajemnicy komunikowania), jednakże są sytuacje, w których lepiej

telefon wyłączyć.

Taką sytuacją jest np. spotkanie biznesowe, zebranie z szefem lub rozmowa z

klientem. Niedopuszczalne jest

odbieranie telefonu w momencie, gdy ktoś w naszym

towarzystwie wypowiada się służbowo. Najbezpieczniej jest wyłączyć dźwięk, albo w

ogóle nie zabierać ze sobą telefonu. Połączenia można odbierać tylko wtedy, gdy

faktycznie można rozmawiać, odbieranie w trakcie spotkań jest nietaktem.

Jeśli w pracy dzielimy biuro z innymi współpracownikami – powinniśmy odbierać

telefon tylko

wtedy, gdy możemy rozmawiać i innym nie będzie to przeszkadzało.

Rodzaj

dźwięku dzwonka również nie jest bez znaczenia – lepiej zrezygnować z

irytujących piosenek, które postawią na baczność połowę biura.

Jak kulturalnie rozmawiać przez telefon służbowy?

Aby komunikacja telefoniczna przebiegała jasno i bezkonfliktowo należy przestrzegać

pewnych zasad.

Za każdym razem, gdy podnosisz służbową słuchawkę i rozpoczynasz rozmowę,

Twój rozmówca tworzy sobie wyobrażenie Ciebie i firmy, którą reprezentujesz. To, w

jaki sposób rozmawiasz, jakich słów używasz i jak intonujesz głos, decyduje o Twoim

wizerunku zewnętrznym.

Jeśli odbierasz telefon służbowy – zawsze powinieneś się przedstawić imieniem i

nazwisk

iem oraz nazwą miejsca pracy. Jeśli zaś Ty dzwonisz do kogoś – lepiej nie

zaczynaj od słów: Kto mówi? Bo prawdopodobnie uzyskasz odpowiedź: No przecież

to Pani/Pan do mnie dzwoni! Gdy dzwonisz gdziekolwiek

– powinieneś wiedzieć z

kim chcesz rozmawiać i w jakim celu wykonujesz telefon.

Najlepiej jest odbierać telefon jak najszybciej. W momencie, gdy nie możemy

rozmawiać – należy przeprosić i zaproponować oddzwonienie potem. Nigdy nie

powinniśmy prosić swojego rozmówcy o czekanie! Każda chwila spędzona przy

telefonie z drugiej strony wydaje się dłuższa kilka razy niż z Twojej perspektywy.

Istotne jest również wyczucie czasu telefonów służbowych - wykonuje się je w

godzinach urzędowania, a więc maksymalnie do godziny 17. Jeśli zaś dotyczą

ważnych spraw trzeba pamiętać, aby mimo wszystko nie wykonywać ich po 22!

Najlepiej też unikać godzin lunchowych, bo wtedy istnieje ryzyko, że osoba, do której

dzwonimy, nie będzie dostępna.

Jeśli już się dodzwonimy i rozmowa przebiegnie pomyślnie, przychodzi moment jej

zakończenia. Każdy telefon powinien być zakończony podziękowaniem za rozmowę i

pożegnaniem. Tak samo jak w przypadku przedstawiania się i podawania ręki –

obowiązują tu zasady pierwszeństwa. Pierwszeństwo zakończenia rozmowy leży po

stronie dzwoniącego, szefowi i osobom starszym.

COGITORS.pl