Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Kurs e-learningowy:
"Tworzenie budżetu i harmonogramu projektu"
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wstęp
Kurs ten dedykowany jest pracownikom i wolontariuszom organizacji pozarz
ą
dowych, którzy planuj
ą
ubiega
ć
si
ę
o dotacje, a nast
ę
pnie wdra
ż
a
ć
projekty.
Kurs dotyczy przede wszystkim bud
ż
etów i harmonogramów wymaganych we wnioskach aplikacyjnych instytucji ogłaszaj
ą
cych konkursy.
Opracowanie oferty dla sponsorów prywatnych znajduje si
ę
w e-kursie „Sponsoring w ramach CSR”.
Harmonogram i bud
ż
et to jedne z najwa
ż
niejszych elementów wniosków aplikacyjnych, które s
ą
szczegółowo analizowane przez oceniaj
ą
cych. Jednocze
ś
nie w
trakcie realizacji projektu harmonogram i bud
ż
et stwarzaj
ą
cz
ę
sto najwi
ę
cej problemów. Projekty nale
ż
y realizowa
ć
zgodnie z zawart
ą
umow
ą
i zazwyczaj zostawiony
jest niewielki margines na ewentualne zmiany. Dlatego ju
ż
w fazie opracowywania bud
ż
etu i harmonogramu warto po
ś
wi
ę
ci
ć
im szczególn
ą
uwag
ę
.
W kursie przedstawione s
ą
jako "case study" dwa bud
ż
ety projektów, które otrzymały dofinansowanie.
Proponujemy, aby przed skorzystaniem z kursu „Tworzenie bud
ż
etu i harmonogramu projektu” zapozna
ć
si
ę
z kursem „Podstawowe zasady pisania wniosków”.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozdział
1
HARMONOGRAM PROJEKTU
Harmonogram to rozplanowanie przebiegu czynno
ś
ci w czasie.
Harmonogram projektu jest zestawieniem wszystkich działa
ń
przewidzianych w projekcie wraz z informacj
ą
o ich terminie rozpocz
ę
cia i zako
ń
czenia oraz
uwzgl
ę
dnieniem ich logicznej kolejno
ś
ci. Cz
ę
sto harmonogram okre
ś
la równie
ż
osoby odpowiedzialne za realizacj
ę
konkretnych działa
ń
. Okre
ś
lenie czasu
trwania działa
ń
zazwyczaj wynika ze specyfiki działa
ń
realizowanych w ramach projektu.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wykresy Gantt’a
Jednym ze sposobów budowy harmonogramów projektu jest tworzenie ich w formie tzw.
wykresów Gantt’a.
O
ś
pozioma wykresu przedstawia skal
ę
czasu (tygodnie, miesi
ą
ce, kwartały, lata) a o
ś
pionowa działania projektu. Poszczególne działania przedstawia si
ę
w postaci
odcinków o długo
ś
ci proporcjonalnej do czasu ich trwania.
Jak prawidłowo stworzy
ć
wykres?
•
Zrób list
ę
wszystkich głównych działa
ń
w projekcie (np. szkolenia, konferencja, promocja etc.);
•
Podziel działania na zadania i etapy;
•
Ustal kolejno
ść
i zale
ż
no
ś
ci pomi
ę
dzy zadaniami/etapami;
•
Ustal czas rozpocz
ę
cia, zako
ń
czenia i czas trwania poszczególnych zada
ń
/etapów.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład harmonogramu projektu trwającego miesiąc
Zadanie
Styczeń 2009
I tydzień
II tydzień
III tydzień
IV tydzień
Zadanie 1:
1.1. Etap 1
1.2. Etap 2
Zadanie 2:
2.1. Etap 1
2.2. Etap 2
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład harmonogramu projektu trwającego rok
Zadanie
2009
I kwartał
II kwartał
III kwartał
IV kwartał
Zadanie 1:
1.1. Etap 1
1.2. Etap 2
Zadanie 2:
2.1. Etap 1
2.2. Etap 2
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład projektu trwającego ponad rok
Zadanie
2008
2009
XI
XII
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
Zadanie 1:
1.1. Etap 1
1.2. Etap 2
Zadanie 2:
2.1. Etap 1
2.2. Etap 2
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Podział na zadania i etapy w harmonogramie
Wszystkie zadania powinny by
ć
podzielone na poszczególne etapy realizacji i logicznie ponumerowane, co pozwala zachowa
ć
przejrzysto
ść
harmonogramu i spójno
ść
z pozostałymi elementami wniosku.
Nast
ę
pna strona pokazuje przykład podziału na zadania i etapy w harmonogramie.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład
Chcemy udzieli
ć
kompleksowego wsparcia kobietom powracaj
ą
cym do pracy po urlopach wychowawczych.
Zadanie
2009
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
Zadanie 1: Szkolenia i doradztwo
1.1. Rekrutacja uczestników
1.2. Indywidualne konsultacje psychologiczno - zawodowe
1.3. Kurs komputerowy
1.4. Kurs zawodowy dla księgowych
1.5. Zajęcia z rynku pracy
1.6. Wynajem sal, catering
1.7. Ewaluacja szkoleń
Zadanie 2: Promocja
2.1. Umieszczenie informacji na stronie
2.2. Ogłoszenia w radiu i prasie
Zadanie 3: Zarządzanie projektem
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3.1. Zatrudnienie realizatorów
3.2. Opracowanie procedur, standardów i wzorów dokumentów
3.3. Opracowanie merytoryczne szkoleń i zajęć
3.4. Kontrola zgodności merytorycznej i celowości podjętych działań
3.5. Ewidencja księgowa
Zadanie 4: Ewaluacja projektu
4.1. Opracowanie raportu z ewaluacji projektu
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zalety wykresu Gantt’a
Dzi
ę
ki wykresowi Gantt’a harmonogram jest:
•
czytelny – bez problemu mo
ż
na sprawdzi
ć
pokrywanie si
ę
poszczególnych działa
ń
/zada
ń
, ich
kolejno
ść
oraz czas trwania,
•
łatwy do kontrolowania realizacji poszczególnych działa
ń
/zada
ń
,
•
łatwy w interpretacji i opracowaniu.
Ale pami
ę
taj!
Im bardziej skomplikowany projekt tym mniej czytelny mo
ż
e by
ć
wykres Gantt’a. Zastanów si
ę
czy nie warto wówczas podzieli
ć
projektu na
podprojekty i dla ka
ż
dego z nich przygotowa
ć
odr
ę
bne robocze wykresy Gantt’a.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Na co zwrócić uwagę
W trakcie opracowywania harmonogramu nale
ż
y:
•
uzgodni
ć
go ze wszystkimi osobami, od których b
ę
dzie zale
ż
ała realizacja projektu (np. partnerzy, podwykonawcy,
zarz
ą
d, ksi
ę
gowo
ść
, członkowie zespołu),
•
uwzgl
ę
dni
ć
realizacj
ę
innych projektów i działa
ń
w organizacji (tak,
ż
eby najbardziej czasochłonne działania nie
pokrywały si
ę
),
•
planowa
ć
działania tak, aby znale
źć
jak najkrótszy czas ich realizacji (im krótszy czas realizacji tym bardziej efektywny i
mniej kosztowny projekt),
•
zwróci
ć
uwag
ę
na lokalne wydarzenia i kalendarz (dni wolne, lokalne imprezy).
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Najczęściej popełniane błędy
•
Nadmierne obci
ąż
enie kilkoma działaniami w tym samym czasie jednej osoby lub grupy osób;
•
Nieodpowiednie oszacowanie czasu realizacji poszczególnych zada
ń
i nieuwzgl
ę
dnienie marginesu bezpiecze
ń
stwa
gwarantuj
ą
cego realizacj
ę
projektu;
•
Brak jasnego okre
ś
lenia odpowiedzialno
ś
ci poszczególnych osób.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozdział
2
BUDŻET PROJEKTU
Bud
ż
et jest finansow
ą
prezentacj
ą
projektu, pokazuje ile b
ę
dzie kosztował projekt i jakie b
ę
d
ą
ź
ródła jego finansowania.
Bud
ż
et stanowi te
ż
podsumowanie całego projektu, które ma za zadanie pokaza
ć
czytaj
ą
cemu:
•
jakie s
ą
potrzeby finansowe i na co b
ę
d
ą
przeznaczone fundusze,
•
jak projekt anga
ż
uje społeczno
ść
(jaki jest udział własny),
•
kto b
ę
dzie realizowa
ć
zadania (sami, z pomoc
ą
podwykonawców / partnerów),
•
czy projekt jest spójny, tzn. czy w bud
ż
ecie znajduj
ą
si
ę
ś
rodki na wszystkie działania opisane wcze
ś
niej we wniosku,
•
czy jeste
ś
my efektywni – realizujemy zadania po mo
ż
liwie najni
ż
szych kosztach.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Opracowanie budżetu
Jak zaplanowa
ć
bud
ż
et projektu?
Na pocz
ą
tku nale
ż
y sprawdzi
ć
, jak
ą
dotacj
ę
mo
ż
na otrzyma
ć
, jaki jest wymagany poziom wkładu
własnego (w formie pieni
ęż
nej czy rzeczowej) oraz jakie koszty b
ę
d
ą
uznane za kwalifikowane. Tworzenie
bud
ż
etu zaczynamy od analizy harmonogramu i kalkulacji kosztów w oparciu o ceny rynkowe.
Kto powinien opracowa
ć
bud
ż
et projektu?
Warto, aby bud
ż
et był opracowywany przez przyszłego kierownika projektu, najlepiej we współpracy z
managerem ds. finansowych organizacji. Umo
ż
liwia to łatwiejsze zarz
ą
dzanie finansami w czasie realizacji projektu. Osoba sporz
ą
dzaj
ą
ca bud
ż
et powinna
zna
ć
zało
ż
enia projektu, wytyczne konkursu i realia rynkowe.
Kiedy sporz
ą
dzamy bud
ż
et projektu?
Bud
ż
et tworzymy po okre
ś
leniu:
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
•
celów i planowanych rezultatów (ustaleniu co chcemy osi
ą
gn
ąć
),
•
harmonogramu projektu, czyli okre
ś
leniu wszystkich działa
ń
podj
ę
tych w projekcie i czasu potrzebnego na ich realizacj
ę
,
•
metod realizacji poszczególnych działa
ń
(np. szkolenia stacjonarne czy e-learningowe),
•
własnych zasobów rzeczowych (np. praca wolontariuszy, komputery i inne sprz
ę
ty biurowe, własne pomieszczenia szkoleniowe etc.).
Pami
ę
taj!
Wniosek musi w pełni uzasadnia
ć
poszczególne wydatki i ich wysoko
ść
. Je
ś
li np. w ramach projektu planujemy zakupi
ć
rzutnik to musimy
uzasadni
ć
jego
potrzeb
ę
oraz
udowodni
ć
,
ż
e
b
ę
dzie
to
bardziej
efektywne
ni
ż
jego
wypo
ż
yczenie.
Nakłady powinny by
ć
współmierne do planowanych efektów. Warto podzieli
ć
koszt całego projektu przez liczb
ę
uczestników. Im mniejszy koszt na
jednego uczestnika tym bardziej efektywny wniosek (oczywi
ś
cie zale
ż
to te
ż
od rodzaju wsparcia dla beneficjentów projektu).
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Uniwersalne cechy idealnego budżetu
Prawidłowo skonstruowany bud
ż
et powinien by
ć
:
•
racjonalny
(wszystkie koszty powinny by
ć
sprawdzone z cenami rynkowymi.
Ubiegaj si
ę
o sum
ę
, jakiej rzeczywi
ś
cie potrzebujesz na realizacj
ę
projektu. Je
ś
li
podana suma oka
ż
e si
ę
zbyt mała lub zbyt du
ż
a mo
ż
esz straci
ć
zaufanie
organizacji dotuj
ą
cej).
•
przejrzysty
, tak aby oceniaj
ą
cy z łatwo
ś
ci
ą
ocenił jego zagospodarowanie.
•
spójny
z zapisami w cz
ęś
ci merytorycznej wniosku. Wszystkie działania, o
których
mówimy
we
wniosku
i
w
harmonogramie
powinny
mie
ć
odzwierciedlenie w bud
ż
ecie.
•
szczegółowo zaplanowany
(wszystkie koszty powinny by
ć
mo
ż
liwie szczegółowo oszacowane).
•
uzgodniony z zarz
ą
dem
organizacji, zwłaszcza je
ś
li wymaga zaanga
ż
owania
ś
rodków własnych.
•
efektywny
, zwłaszcza koszty osobowe (koordynator, ksi
ę
gowo
ść
) i administracyjne powinny by
ć
mo
ż
liwie niskie.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Ważne pojęcia
W ka
ż
dej umowie powinny znale
źć
si
ę
:
•
Koszty kwalifikowane
Wydatki, które mog
ą
by
ć
całkowicie lub cz
ęś
ciowo pokryte ze
ś
rodków danej dotacji. Cz
ę
sto organizacje
dotuj
ą
ce wprowadzaj
ą
ograniczenia zwi
ą
zane np. z wysoko
ś
ci
ą
kosztów osobowych, kosztami remontu,
zakupu sprz
ę
tu etc. Ponadto wydatki kwalifikowane to te, które s
ą
zwi
ą
zane z projektem, zostan
ą
uwzgl
ę
dnione w umowie z organizacj
ą
dotuj
ą
c
ą
oraz zostan
ą
faktycznie poniesione i wykazane w
dokumentacji finansowej projektodawcy. Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny
dokument ksi
ę
gowy o równowa
ż
nej warto
ś
ci dowodowej, dowód zapłaty. Lista kosztów kwalifikowanych jest podana w wytycznych danego konkursu.
•
Koszty niekwalifikowane
wydatki, które nie mog
ą
by
ć
finansowane z dotacji. Najcz
ęś
ciej s
ą
to koszty kar i grzywien, wydatki zwi
ą
zane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu,
koszty poniesione przed lub po czasie realizacji projektu, zakup nieruchomo
ś
ci i
ś
rodków trwałych, odsetki etc.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
•
Wkład własny
jest coraz cz
ęś
ciej wymagany przez organizacje dotuj
ą
ce w formie finansowej lub rzeczowej. S
ą
to
ś
rodki własne, które organizacja wnosi do realizacji projektu.
Warto
ść
wkładu rzeczowego (np. sal, pracy wolontariuszy) musi by
ć
oszacowana na podstawie oficjalnych stawek lub przez niezale
ż
nego specjalist
ę
z danej bran
ż
y.
Wkład finansowy jest zazwyczaj okre
ś
lony procentowo w stosunku do warto
ś
ci całego projektu np. 10% warto
ś
ci projektu.
Przykład
Warto
ść
projektu– 175 000 PLN
Wymagany wkład własny – 10% warto
ś
ci projektu, czyli 17 500 PLN
Warto
ść
oczekiwanej dotacji – 157 500 PLN, czyli 90% warto
ś
ci projektu
Poj
ę
cia zwi
ą
zane z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki (PO KL)
•
Koszty bezpo
ś
rednie
s
ą
to koszty poniesione bezpo
ś
rednio w zwi
ą
zku z realizacj
ą
projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zada
ń
, koszty
podró
ż
y, wynajmu sal, materiałów, zakupu sprz
ę
tu itp.
•
Koszty po
ś
rednie
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
S
ą
to koszty ogólne funkcjonowania jednostki, których nie mo
ż
na bezpo
ś
rednio przyporz
ą
dkowa
ć
do konkretnego zadania zwi
ą
zanego z realizacj
ą
projektu, np.
ksi
ę
gowo
ść
, koszty usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczno
ś
ci, ogrzewania, ubezpieczenia, zatrudnienia personelu administracyjnego itp. Koszty
po
ś
rednie nie mog
ą
by
ć
wykazywane w ramach kosztów bezpo
ś
rednich.
•
Cross-financing
umo
ż
liwia ponoszenie w ramach projektu realizowanego w PO KL kosztów zakupu oraz leasingu sprz
ę
tu i wyposa
ż
enia, a tak
ż
e dostosowywanie budynków,
pomieszcze
ń
i miejsc pracy (koszty niekwalifikowane w PO KL). Nale
ż
y pami
ę
ta
ć
,
ż
e cross-financing nie obejmuje budowy nowych budynków, du
ż
ych prac
budowlanych, remontów budynków, a jedynie wyposa
ż
enie i niewielkie prace dostosowawcze zwi
ą
zane z realizowanymi projektami w ramach PO KL. Mo
ż
e
obejmowa
ć
wył
ą
cznie takie wydatki, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie jego działa
ń
. Warto równie
ż
pami
ę
ta
ć
,
ż
e warto
ść
wydatków w ramach cross-financingu nie mo
ż
e stanowi
ć
wi
ę
cej ni
ż
10 proc. wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowi
ą
cych bud
ż
et
projektu. (w przypadku Priorytetu I i VII – do 15%).
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Jednostki miary
Pami
ę
taj, i
ż
ka
ż
da kategoria bud
ż
etowa powinna zawiera
ć
informacj
ę
o jednostce kalkulacji (np. szt., godz., osobodzie
ń
, miesi
ą
c), liczb
ę
jednostek
niezb
ę
dnych do zrealizowania zadania (np. 100 szt., 2 miesi
ą
ce) oraz koszt jednostkowy (np. 5 zł/szt.).
Koszty w miar
ę
mo
ż
liwo
ś
ci powinny by
ć
wyra
ż
one w tych samych jednostkach. Jednostki powinny by
ć
adekwatne do rodzaju kosztu np.
Nazwa kosztu
Jednostka
Liczba jednostek
Cena jednostki
Wartość
Koordynator projektu
miesiąc
12
1000zł
12000zł
Zatrudnienie trenerów (3 sesje x 5
grup x 8 godzin = 120 godzin)
godziny
120
70zł
8400zł
Druk plakatów
sztuka
1000
4zł
4000zł
Opracowanie materiałów
szkoleniowych
umowa o dzieło
1
500zł
500zł
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rodzaje kosztów
Ka
ż
dy bud
ż
et wniosku aplikacyjnego ma inny podział kosztów. Np. we wniosku FIO podział jest wg rodzaju kosztów, generator wniosków POKL ma
podział wg zada
ń
.
Warto opracowa
ć
bud
ż
et w uj
ę
ciu kosztów poszczególnych zada
ń
, tak zwany bud
ż
et zadaniowy, gdy
ż
umo
ż
liwia zarz
ą
dzanie
ś
rodkami przeznaczonymi na projekt.
Koordynator mo
ż
e na bie
żą
co kontrolowa
ć
posiadane
ś
rodki i wydatki, pilnuj
ą
c aby nie nast
ą
piło przekroczenie wydatków w poszczególnych pozycjach. Monitoring
bud
ż
etu dobrze planowa
ć
w uj
ę
ciu miesi
ę
cznym lub przyjmuj
ą
c za punkt odniesienia etapy realizacji projektu.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład
1
Budżet wg rodzaju kosztów
Wydatki
Jedn.
Ilość
jedn.
Cena za
jedn.
Kwota
Inne źródła
Phare
własne
Razem
1. Zasoby ludzkie
1.1 Wynagrodzenia personelu krajowego
1.1.2 Personel administracyjny i pomocniczy
mies.
10
100
500
500
1000
1.1.3 Trenerzy, eksperci
godz.
72
30
2160
2160
1.1.4 Moderatorzy
godz.
22
35
770
770
1.1.5 Opiekunowie grup
godz.
300
5
1500
1500
1.1. Koordynator szkoleń i projektu
mies.
10
400
4000
4000
1.3.3 Udział w seminariach i konferencjach
dieta
375
10
3750
3750
Razem zasoby ludzkie
11180
2000
13180
0
Ź
ródło: „Planowanie i zarz
ą
dzanie projektem” Grupa doradcza BAS Stanisław Baska
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład
2
Budżet wg zadań
Zadanie
jednostka
liczba
koszt jedn.
ogółem
własne
Phare
2. Etap II - Szkolenia liderów organizacji młodzieżowych
4206
1366
2840
2.1 trenerzy (2 os.X4 spotk.X6godz.)
godz.
48
30
1440
1440
2.2 transport - bilety autobusowe (15 os.X2)
szt.
30
10
300
300
2.3 transport - dojazd trenerów (2X500)
km
1000
0,2
200
200
2.4 materiały szkoleniowe dla uczestników
szt.
50
3
150
150
2.5 wynajęcie sali
godz.
48
12
576
576
2.6 noclegi dla ukraińskich liderów (15 os.X5)
liczba
75
10
750
750
2.7 diety (wyżywienie) (15 os.X5)
osobo/dzień
75
10
750
750
2.8 noclegi dla trenerów
liczba
4
10
40
40
Ź
ródło: „Planowanie i zarz
ą
dzanie projektem” Grupa doradcza BAS Stanisław Baska
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przykład
3
Budżet zawierający analizę przepływów finansowych
Zadanie
Ogółem w euro
Terminy realizacji
I kw. 04
II kw. 04
III kw. 04
IV kw. 04
I kw. 05
2. Etap II - Szkolenia liderów organizacji młodzieżowych
4506
1164
1014
1014
1014
300
2.1 trenerzy (2 os.X4 spotk.X6godz.)
1440
360
360
360
360
0
2.2 transport – bilety autobusowe (15 os.X2)
300
75
75
75
75
0
2.3 transport – dojazd trenerów (2X500)
200
50
50
50
50
0
2.4 materiały szkoleniowe dla uczestników
150
150
0
0
0
0
2.5 wynajęcie sali
576
144
144
144
144
0
2.6 noclegi dla ukraińskich liderów (15 os.X5)
750
187,5
187,5
187,5
187,5
0
2.7 diety (wyżywienie) (15 os.X5)
750
187,5
187,5
187,5
187,5
0
2.8 noclegi dla trenerów
40
10
10
10
10
0
2.9 raport ze szkoleń
100
0
0
0
0
100
2.10 ewaluacja programu szkoleniowego
150
0
0
0
0
150
2.11 monitoring efektów szkolenia
50
0
0
0
0
50
Ź
ródło: „Planowanie i zarz
ą
dzanie projektem” Grupa doradcza BAS Stanisław Baska
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Harmonogram a budżet - casestudy
Zapraszamy do zapoznania si
ę
z harmonogramem i bud
ż
etem projektu, który otrzymał maksymaln
ą
ilo
ść
punktów oraz
dofinansowanie w konkursie Funduszu Organizacji Pozarz
ą
dowych.
Kliknij aby pobra
ć
zał
ą
cznik:
Case study – zał
ą
cznik 1
Wytyczne konkursu – zał
ą
cznik 2
Ocena wniosku – zał
ą
cznik 3
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Budżet a specyfika programów pomocowych
Przed przyst
ą
pieniem do wypełniania wniosku aplikacyjnego nale
ż
y uwa
ż
nie zapozna
ć
si
ę
z regulaminem i wytycznymi danego konkursu. Ka
ż
da
organizacja dotuj
ą
ca okre
ś
la własne warunki udzielenia dotacji. Zazwyczaj ró
ż
ni
ą
si
ę
one w nast
ę
puj
ą
cych dziedzinach:
•
Wielko
ść
udziału własnego (rzeczowego i finansowego) i sposób jego dokumentowania
•
Terminy płatno
ś
ci;
•
Zwrot podatku VAT;
•
Koszty administracyjne;
•
Zmiana przeznaczenia dotacji;
•
Koszty kwalifikowane.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wielkość udziału własnego (rzeczowego i finansowego) i sposób jego dokumentowania
Niektóre organizacje dotuj
ą
ce nie dopuszczaj
ą
mo
ż
liwo
ś
ci wnoszenia wkładu własnego. Zdarza si
ę
te
ż
,
ż
e wysoko
ść
wkładu finansowego jest ró
ż
na w
zale
ż
no
ś
ci od tego jaki podmiot aplikuje o dotacj
ę
(np. w konkursie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego organizacje pozarz
ą
dowe i zwi
ą
zki
wyznaniowe musz
ą
wnie
ść
minimum 15% wkładu własnego, samorz
ą
dowe instytucje kultury – 25%, podmioty prowadz
ą
ce działalno
ść
w sferze kultury –
35%).
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Terminy płatności
Dotacje s
ą
wypłacane najcz
ęś
ciej w transzach. Czasami organizacja, aby zachowa
ć
płynno
ść
finansow
ą
musi wydatkowa
ć
własne
ś
rodki, które po
rozliczeniu transzy s
ą
refundowane. Dlatego poza samym bud
ż
etem powinni
ś
my przygotowa
ć
analiz
ę
przepływów finansowych, w oparciu o procedury
refundacji kosztów danego konkursu. Harmonogram powinien uwzgl
ę
dnia
ć
ró
ż
nice w terminach pomi
ę
dzy realizacj
ą
zadania, poniesieniem z nim
zwi
ą
zanych kosztów a otrzymaniem dotacji (lub refundacji).
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zwrot podatku VAT
Bezzwrotna pomoc zagraniczna nie jest opodatkowana podatkiem VAT. Jednak ró
ż
ne s
ą
formy rozliczenia podatku. Niektóre programy refunduj
ą
kwoty
netto, inne brutto.
Zazwyczaj podatek od towarów i usług mo
ż
e by
ć
uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy został rzeczywi
ś
cie i ostatecznie poniesiony przez
beneficjenta i nie ma on prawnej mo
ż
liwo
ś
ci jego odzyskania. Je
ż
eli podatek VAT mo
ż
e by
ć
cz
ęś
ciowo odzyskany, to kwalifikowana jest ta jego cz
ęść
,
której beneficjent odzyska
ć
nie mo
ż
e.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Koszty administracyjne
Najcz
ęś
ciej organizacje dotuj
ą
ce okre
ś
laj
ą
limity na koszty administracyjne, czyli koszty zwi
ą
zane z realizacj
ą
projektu, które jednak trudno jednoznacznie
przypisa
ć
poszczególnym zadaniom. Nale
ż
y stara
ć
si
ę
szczegółowo opracowywa
ć
bud
ż
et, tak aby koszty te były maksymalnie niskie. Zwłaszcza koszty
wynagrodzenia koordynatora projektu, asystenta i ksi
ę
gowo
ś
ci powinny stanowi
ć
jak najmniejszy udział wszystkich kosztów (w konkursie FIO limit tych
kosztów wynosi 10%). Przekroczenie kosztów administracyjnych mo
ż
e zosta
ć
odczytane jako niska efektywno
ść
projektu czy nastawienie na „zarabianie"
na dotacjach. Jednak nie wykorzystanie limitu mo
ż
e rzutowa
ć
na jako
ś
ci realizacji projektu.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zmiana przeznaczenia
W czasie realizacji projektu nale
ż
y regularnie dokonywa
ć
oceny wydatkowanych
ś
rodków. Czasami mo
ż
e si
ę
zdarzy
ć
,
ż
e pojawi
ą
si
ę
koszty
nieprzewidziane w projekcie, a niektóre zadania b
ę
d
ą
nas kosztowa
ć
mniej ni
ż
zało
ż
yli
ś
my. Organizacje dotuj
ą
ce zazwyczaj okre
ś
laj
ą
procentowy limit
zmian w poszczególnych kategoriach bud
ż
etowych bez konieczno
ś
ci wyst
ę
powania o zmian
ę
umowy (np. przesuni
ę
cia maksymalnie do 15% warto
ś
ci
kategorii bud
ż
etowej). Warto w porozumieniu z organizacj
ą
dotuj
ą
c
ą
na bie
żą
co zmienia
ć
przeznaczenie
ś
rodków. Je
ś
li b
ę
dziemy zmuszeni przekroczy
ć
limit, to łatwiej b
ę
dzie to uzasadni
ć
w czasie realizacji projektu i podpisa
ć
odpowiedni aneks do umowy z organizacj
ą
dotuj
ą
c
ą
.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Koszty kwalifikowane
Pami
ę
taj ,
ż
e ten sam projekt i bud
ż
et przedstawiany do ró
ż
nych konkursów mo
ż
e by
ć
odrzucony na etapie oceny formalnej z
powodu innych wymogów dotycz
ą
cych wydatków kwalifikowanych.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wdrożenie projektu i budżetu
Po pozytywnej ocenie wniosku i zatwierdzeniu do finansowania koordynator projektu powinien:
•
Przeanalizowa
ć
dokładnie umow
ę
i wszystkie regulaminy zwi
ą
zane z konkursem. (np. Mo
ż
e si
ę
okaza
ć
,
ż
e od uczestników projektu b
ę
d
ą
wymagane jakie
ś
konkretne o
ś
wiadczenia czy dane).
•
Przeanalizowa
ć
terminy płatno
ś
ci i płynno
ść
finansow
ą
projektu. Je
ś
li organizacja nie posiada
wystarczaj
ą
cych zasobów, mo
ż
na postara
ć
si
ę
np. o kredyt bankowy.
•
Prowadzi
ć
własn
ą
ewidencj
ę
wydatków zwi
ą
zanych z realizacj
ą
projektu, najlepiej w arkuszu
kalkulacyjnym. Łatwo wtedy na bie
żą
co monitorowa
ć
wydatki i reagowa
ć
gdy pojawi
ą
si
ę
nieprzewidziane koszty.
•
Nie zostawia
ć
niewydatkowanych
ś
rodków na koniec projektu. Zmiany w przeznaczeniu
ś
rodków
powinny by
ć
dokonywane na bie
żą
co, mamy wtedy czas na nowe działania lub takie, które poprawiaj
ą
jako
ść
projektu.
•
Na bie
żą
co dokumentowa
ć
wszystkie wydatki. Ka
ż
da faktura powinna by
ć
opisana. Zazwyczaj organizacje dotuj
ą
ce okre
ś
laj
ą
informacje, które
powinny si
ę
znajdowa
ć
na fakturze (najcz
ęś
ciej s
ą
to informacja dotycz
ą
ca udziału
ś
rodków dotacji oraz wkładu własnego w poszczególnych
wydatkach, potwierdzenie kopii za zgodno
ść
z oryginałem, zatwierdzenie pod wzgl
ę
dem merytorycznym, ksi
ę
gowo – formalnym etc.).
•
Stale monitorowa
ć
zgodno
ść
rzeczywistego czasu trwania poszczególnych działa
ń
z planowanym czasem w harmonogramie. Pozwoli to unikn
ąć
sytuacji, w której w krótkim czasie trzeba nadrobi
ć
wszystkie zaległo
ś
ci.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Analiza budżetu - casestudy
Zapraszamy do zapoznania si
ę
z bud
ż
etem projektu, który został wysoko oceniony i otrzymał dofinansowanie w ramach
Funduszu Inicjatyw Obywatelskich.
Kliknij aby pobra
ć
zał
ą
cznik:
Case study – zał
ą
cznik 4
Wytyczne konkursu – zał
ą
cznik 5
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
PODSUMOWANIE
Przygotowanie bud
ż
etu projektu mo
ż
na rozpocz
ąć
, dopiero wówczas, gdy s
ą
ju
ż
szczegółowo okre
ś
lone cele, działania i harmonogram projektu. Pami
ę
taj,
ż
e wszystkie koszty zawarte w bud
ż
ecie musz
ą
jednoznacznie wynika
ć
z zaplanowanych i opisanych we wniosku działa
ń
.
Wydatki musz
ą
by
ć
finansowane zgodnie z okre
ś
lonym w umowie z organizacj
ą
dotuj
ą
c
ą
bud
ż
ecie i harmonogramie. Zmiany
(czasami powy
ż
ej okre
ś
lonych limitów) wymagaj
ą
aneksu.
Wszystkie koszty powinny opiera
ć
si
ę
na rzeczywistych kosztach jakie maj
ą
miejsce na lokalnym rynku, jednak czasami warto tworzy
ć
niewielkie rezerwy
bud
ż
etowe poprzez projektowanie nieco wy
ż
szych stawek kosztów na wypadek nieprzewidzianych wydatków.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Pytania sprawdzające
Zapraszamy do skorzystania z testu ko
ń
cowego. Składa si
ę
on z 6 pyta
ń
typu:
•
wstaw odpowiedni
ą
warto
ść
,
•
wielokrotny wybór,
•
jednokrotny wybór.
Po udzieleniu odpowiedzi Prosimy o naci
ś
ni
ę
cie przycisku "Zatwierd
ź
odpowied
ź
" a nast
ę
pnie przycisk "Dalej".
Po naci
ś
ni
ę
ciu przycisku "Zatwierd
ź
odpowied
ź
" otrzymasz komunikat zwrotny informuj
ą
cy o poprawnej lub bł
ę
dnej odpowiedzi.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Kto najlepiej, gdy jest odpowiedzialny za tworzenie bud
ż
etu:
Ksi
ę
gowy/a w porozumieniu z ekspertem ds. finansowych
Koordynator projektu
Ekspert ds. finansowych
Koordynator projektu w porozumieniu z ekspertem ds.
finansowych
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowied
ź
:
Koordynator projektu w porozumieniu z ekspertem ds.
finansowych
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wstaw odpowiedni
ą
warto
ść
w poni
ż
sze wolne pole (cyfry bez spacji).
"Je
ż
eli, warto
ść
naszego projektu wynosi 15 000zł, wymagany wkład własny
wynosi 10% to: Oczekiwana dotacja wyniesie
________________ zł
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowied
ź
:
13500zł
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zaznacz prawdzie twierdzenia:
Cross-financing :
okre
ś
la niektóre koszty ponoszone w ramach POKL,
mo
ż
e obejmowa
ć
wył
ą
cznie takie wydatki, których poniesienie wynika z
potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie jego działa
ń
,
mo
ż
e obejmowa
ć
budow
ę
nowych budynków,
mo
ż
e obejmowa
ć
leasing sprz
ę
tu i wyposa
ż
enia.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowied
ź
:
okre
ś
la niektóre koszty ponoszone w ramach POKL
mo
ż
e obejmowa
ć
wył
ą
cznie takie wydatki, których poniesienie
wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne
uzupełnienie jego działa
ń
,
mo
ż
e obejmowa
ć
leasing sprz
ę
tu i wyposa
ż
enia.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zaznacz koszty bezpo
ś
rednie:
Koszty zatrudnienia trenerów,
Koszty ksi
ę
gowo
ś
ci,
Czynsz za biuro,
Koszty opracowania materiałów szkoleniowych.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowied
ź
:
Koszty zatrudnienia trenerów,
Czynsz za biuro
Koszty opracowania materiałów szkoleniowych
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zaznacz prawdzie odpowiedzi
Bud
ż
et projektu powinien by
ć
:
Adekwatny do zapisów w cz
ęś
ci merytorycznej wniosku,
Opracowany przed harmonogramem,
Troch
ę
zani
ż
ony wzgl
ę
dem kosztów rynkowych.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowied
ź
:
Adekwatny do zapisów w cz
ęś
ci merytorycznej wniosku
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Jakie koszty nie b
ę
d
ą
uznane za kwalifikowane:
Podatek VAT, który mo
ż
e by
ć
odzyskany,
Koszty zatrudnienia asystenta kierownika projektu,
Koszty opracowania wniosku o dofinansowanie,
Koszty poniesione po okresie uwzgl
ę
dnionym w umowie z
organizacj
ą
dotuj
ą
c
ą
.
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowied
ź
:
Podatek VAT, który mo
ż
e by
ć
odzyskany,
Koszty opracowania wniosku o dofinansowanie
Koszty poniesione po okresie uwzgl
ę
dnionym w umowie z
organizacj
ą
dotuj
ą
c
ą
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Bibliografia
•
Wniosek aplikacyjny i dokumentacja konkursowa Funduszu Inicjatyw Obywatelskich www.pozytek.gov.pl
•
Wniosek aplikacyjny i dokumentacja konkursowa PO KL www.mazowia.eu
•
Wniosek aplikacyjny i dokumentacja konkursowa Funduszu Organizacji Pozarz
ą
dowych www.funduszengo.pl
•
„O projekcie i wniosku. Dla pocz
ą
tkuj
ą
cych i tych, tych którzy chc
ą
uporz
ą
dkowa
ć
wiedz
ę
”, Marcin Dadel, Stowarzyszenie Klon/Jawor, Warszawa
2008
•
„Planowanie bud
ż
etu projektu”, Stanisław Baska, Grupa Doradcza BAS
•
„Planowanie i zarz
ą
dzanie projektem”, Stanisław Baska, Grupa Doradcza BAS
•
www.przemysl.roEFS.pl
•
Projekty własne i innych organizacji
Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
Harmonogram Projektu
harmonogram projektu, Studia, ETC
03 Harmonogram projektu [tryb z Nieznany (2)
HARMONOGRAMY(1), projekty, projekty
03 Harmonogram projektu
06 Access tworzenie tabel w widoku projek (2)
( ) Ustalanie harmonogramu projektu
Harmonogram Projektu
Tworzenie budżetu
Excel Wykres Gantta harmonogram projektu
harmonogram projektu 1
harmonogram projekt
Flash Tworzenie Serwisów Przykładowy Projekt
więcej podobnych podstron