Tworzenie budżetu i harmonogramu projektu

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wstęp

Kurs ten dedykowany jest pracownikom i wolontariuszom organizacji pozarz

dowych, którzy planuj

ubiega

o dotacje, a nast

pnie wdra

projekty.

Kurs dotyczy przede wszystkim bud

etów i harmonogramów wymaganych we wnioskach aplikacyjnych instytucji ogłaszaj

cych konkursy.

Opracowanie oferty dla sponsorów prywatnych znajduje si

w e-kursie „Sponsoring w ramach CSR”.

Harmonogram i bud

et to jedne z najwa

niejszych elementów wniosków aplikacyjnych, które s

szczegółowo analizowane przez oceniaj

cych. Jednocze

nie w

trakcie realizacji projektu harmonogram i bud

et stwarzaj

sto najwi

cej problemów. Projekty nale

y realizowa

zgodnie z zawart

umow

i zazwyczaj zostawiony

jest niewielki margines na ewentualne zmiany. Dlatego ju

w fazie opracowywania bud

etu i harmonogramu warto po

im szczególn

uwag

W kursie przedstawione s

jako "case study" dwa bud

ety projektów, które otrzymały dofinansowanie.

Proponujemy, aby przed skorzystaniem z kursu „Tworzenie bud

etu i harmonogramu projektu” zapozna

z kursem „Podstawowe zasady pisania wniosków”.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Rozdział

HARMONOGRAM PROJEKTU

Harmonogram to rozplanowanie przebiegu czynno

ci w czasie.

Harmonogram projektu jest zestawieniem wszystkich działa

przewidzianych w projekcie wraz z informacj

o ich terminie rozpocz

cia i zako

czenia oraz

uwzgl

dnieniem ich logicznej kolejno

ci. Cz

sto harmonogram okre

la równie

osoby odpowiedzialne za realizacj

konkretnych działa

. Okre

lenie czasu

trwania działa

zazwyczaj wynika ze specyfiki działa

realizowanych w ramach projektu.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wykresy Gantt’a

Jednym ze sposobów budowy harmonogramów projektu jest tworzenie ich w formie tzw.

wykresów Gantt’a.

pozioma wykresu przedstawia skal

czasu (tygodnie, miesi

ce, kwartały, lata) a o

pionowa działania projektu. Poszczególne działania przedstawia si

w postaci

odcinków o długo

ci proporcjonalnej do czasu ich trwania.

Jak prawidłowo stworzy

wykres?

•

Zrób list

wszystkich głównych działa

w projekcie (np. szkolenia, konferencja, promocja etc.);

•

Podziel działania na zadania i etapy;

•

Ustal kolejno

ść

i zale

ci pomi

dzy zadaniami/etapami;

•

Ustal czas rozpocz

cia, zako

czenia i czas trwania poszczególnych zada

/etapów.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład harmonogramu projektu trwającego miesiąc

Zadanie

Styczeń 2009

I tydzień

II tydzień

III tydzień

IV tydzień

Zadanie 1:

1.1. Etap 1

1.2. Etap 2

Zadanie 2:

2.1. Etap 1

2.2. Etap 2

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład harmonogramu projektu trwającego rok

Zadanie

2009

I kwartał

II kwartał

III kwartał

IV kwartał

Zadanie 1:

1.1. Etap 1

1.2. Etap 2

Zadanie 2:

2.1. Etap 1

2.2. Etap 2

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład projektu trwającego ponad rok

Zadanie

2008

2009

XII

III

VII

VIII

XII

Zadanie 1:

1.1. Etap 1

1.2. Etap 2

Zadanie 2:

2.1. Etap 1

2.2. Etap 2

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład

Chcemy udzieli

kompleksowego wsparcia kobietom powracaj

cym do pracy po urlopach wychowawczych.

Zadanie

2009

III

VII

VIII

Zadanie 1: Szkolenia i doradztwo

1.1. Rekrutacja uczestników

1.2. Indywidualne konsultacje psychologiczno - zawodowe

1.3. Kurs komputerowy

1.4. Kurs zawodowy dla księgowych

1.5. Zajęcia z rynku pracy

1.6. Wynajem sal, catering

1.7. Ewaluacja szkoleń

Zadanie 2: Promocja

2.1. Umieszczenie informacji na stronie

2.2. Ogłoszenia w radiu i prasie

Zadanie 3: Zarządzanie projektem

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

3.1. Zatrudnienie realizatorów

3.2. Opracowanie procedur, standardów i wzorów dokumentów

3.3. Opracowanie merytoryczne szkoleń i zajęć

3.4. Kontrola zgodności merytorycznej i celowości podjętych działań

3.5. Ewidencja księgowa

Zadanie 4: Ewaluacja projektu

4.1. Opracowanie raportu z ewaluacji projektu

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zalety wykresu Gantt’a

Dzi

ki wykresowi Gantt’a harmonogram jest:

•

czytelny – bez problemu mo

na sprawdzi

pokrywanie si

poszczególnych działa

/zada

, ich

kolejno

ść

oraz czas trwania,

•

łatwy do kontrolowania realizacji poszczególnych działa

/zada

•

łatwy w interpretacji i opracowaniu.

Ale pami

taj!

Im bardziej skomplikowany projekt tym mniej czytelny mo

e by

wykres Gantt’a. Zastanów si

czy nie warto wówczas podzieli

projektu na

podprojekty i dla ka

dego z nich przygotowa

odr

bne robocze wykresy Gantt’a.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Na co zwrócić uwagę

W trakcie opracowywania harmonogramu nale

•

uzgodni

go ze wszystkimi osobami, od których b

dzie zale

ała realizacja projektu (np. partnerzy, podwykonawcy,

zarz

d, ksi

gowo

ść

, członkowie zespołu),

•

uwzgl

dni

realizacj

innych projektów i działa

w organizacji (tak,

eby najbardziej czasochłonne działania nie

pokrywały si

•

planowa

działania tak, aby znale

źć

jak najkrótszy czas ich realizacji (im krótszy czas realizacji tym bardziej efektywny i

mniej kosztowny projekt),

•

zwróci

uwag

na lokalne wydarzenia i kalendarz (dni wolne, lokalne imprezy).

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Najczęściej popełniane błędy

•

Nadmierne obci

ąŜ

enie kilkoma działaniami w tym samym czasie jednej osoby lub grupy osób;

•

Nieodpowiednie oszacowanie czasu realizacji poszczególnych zada

i nieuwzgl

dnienie marginesu bezpiecze

stwa

gwarantuj

cego realizacj

projektu;

•

Brak jasnego okre

lenia odpowiedzialno

ci poszczególnych osób.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Rozdział

BUDŻET PROJEKTU

Bud

et jest finansow

prezentacj

projektu, pokazuje ile b

dzie kosztował projekt i jakie b

ródła jego finansowania.

Bud

et stanowi te

podsumowanie całego projektu, które ma za zadanie pokaza

czytaj

cemu:

•

jakie s

potrzeby finansowe i na co b

przeznaczone fundusze,

•

jak projekt anga

uje społeczno

ść

(jaki jest udział własny),

•

kto b

dzie realizowa

zadania (sami, z pomoc

podwykonawców / partnerów),

•

czy projekt jest spójny, tzn. czy w bud

ecie znajduj

rodki na wszystkie działania opisane wcze

niej we wniosku,

•

czy jeste

my efektywni – realizujemy zadania po mo

liwie najni

szych kosztach.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Opracowanie budżetu

Jak zaplanowa

bud

et projektu?

Na pocz

tku nale

y sprawdzi

, jak

dotacj

na otrzyma

, jaki jest wymagany poziom wkładu

własnego (w formie pieni

ęŜ

nej czy rzeczowej) oraz jakie koszty b

uznane za kwalifikowane. Tworzenie

bud

etu zaczynamy od analizy harmonogramu i kalkulacji kosztów w oparciu o ceny rynkowe.

Kto powinien opracowa

bud

et projektu?

Warto, aby bud

et był opracowywany przez przyszłego kierownika projektu, najlepiej we współpracy z

managerem ds. finansowych organizacji. Umo

liwia to łatwiejsze zarz

dzanie finansami w czasie realizacji projektu. Osoba sporz

dzaj

ca bud

et powinna

zna

zało

enia projektu, wytyczne konkursu i realia rynkowe.

Kiedy sporz

dzamy bud

et projektu?

Bud

et tworzymy po okre

leniu:

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

•

celów i planowanych rezultatów (ustaleniu co chcemy osi

ąć

•

harmonogramu projektu, czyli okre

leniu wszystkich działa

podj

tych w projekcie i czasu potrzebnego na ich realizacj

•

metod realizacji poszczególnych działa

(np. szkolenia stacjonarne czy e-learningowe),

•

własnych zasobów rzeczowych (np. praca wolontariuszy, komputery i inne sprz

ty biurowe, własne pomieszczenia szkoleniowe etc.).

Pami

taj!

Wniosek musi w pełni uzasadnia

poszczególne wydatki i ich wysoko

ść

. Je

li np. w ramach projektu planujemy zakupi

rzutnik to musimy

uzasadni

jego

potrzeb

oraz

udowodni

dzie

bardziej

efektywne

jego

wypo

yczenie.

Nakłady powinny by

współmierne do planowanych efektów. Warto podzieli

koszt całego projektu przez liczb

uczestników. Im mniejszy koszt na

jednego uczestnika tym bardziej efektywny wniosek (oczywi

cie zale

to te

od rodzaju wsparcia dla beneficjentów projektu).

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Uniwersalne cechy idealnego budżetu

Prawidłowo skonstruowany bud

et powinien by

•

racjonalny

(wszystkie koszty powinny by

sprawdzone z cenami rynkowymi.

Ubiegaj si

o sum

, jakiej rzeczywi

cie potrzebujesz na realizacj

projektu. Je

podana suma oka

e si

zbyt mała lub zbyt du

a mo

esz straci

zaufanie

organizacji dotuj

cej).

•

przejrzysty

, tak aby oceniaj

cy z łatwo

ocenił jego zagospodarowanie.

•

spójny

z zapisami w cz

ęś

ci merytorycznej wniosku. Wszystkie działania, o

których

mówimy

wniosku

harmonogramie

powinny

mie

odzwierciedlenie w bud

ecie.

•

szczegółowo zaplanowany

(wszystkie koszty powinny by

liwie szczegółowo oszacowane).

•

uzgodniony z zarz

dem

organizacji, zwłaszcza je

li wymaga zaanga

owania

rodków własnych.

•

efektywny

, zwłaszcza koszty osobowe (koordynator, ksi

gowo

ść

) i administracyjne powinny by

liwie niskie.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Ważne pojęcia

W ka

dej umowie powinny znale

źć

•

Koszty kwalifikowane

Wydatki, które mog

całkowicie lub cz

ęś

ciowo pokryte ze

rodków danej dotacji. Cz

sto organizacje

dotuj

ce wprowadzaj

ograniczenia zwi

zane np. z wysoko

kosztów osobowych, kosztami remontu,

zakupu sprz

tu etc. Ponadto wydatki kwalifikowane to te, które s

zwi

zane z projektem, zostan

uwzgl

dnione w umowie z organizacj

dotuj

oraz zostan

faktycznie poniesione i wykazane w

dokumentacji finansowej projektodawcy. Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny

dokument ksi

gowy o równowa

nej warto

ci dowodowej, dowód zapłaty. Lista kosztów kwalifikowanych jest podana w wytycznych danego konkursu.

•

Koszty niekwalifikowane

wydatki, które nie mog

finansowane z dotacji. Najcz

ęś

ciej s

to koszty kar i grzywien, wydatki zwi

zane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu,

koszty poniesione przed lub po czasie realizacji projektu, zakup nieruchomo

ci i

rodków trwałych, odsetki etc.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

•

Wkład własny

jest coraz cz

ęś

ciej wymagany przez organizacje dotuj

ce w formie finansowej lub rzeczowej. S

rodki własne, które organizacja wnosi do realizacji projektu.

Warto

ść

wkładu rzeczowego (np. sal, pracy wolontariuszy) musi by

oszacowana na podstawie oficjalnych stawek lub przez niezale

nego specjalist

z danej bran

Wkład finansowy jest zazwyczaj okre

lony procentowo w stosunku do warto

ci całego projektu np. 10% warto

ci projektu.

Przykład

Warto

ść

projektu– 175 000 PLN

Wymagany wkład własny – 10% warto

ci projektu, czyli 17 500 PLN

Warto

ść

oczekiwanej dotacji – 157 500 PLN, czyli 90% warto

ci projektu

Poj

cia zwi

zane z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki (PO KL)

•

Koszty bezpo

rednie

to koszty poniesione bezpo

rednio w zwi

zku z realizacj

projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zada

, koszty

podró

y, wynajmu sal, materiałów, zakupu sprz

tu itp.

•

Koszty po

rednie

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

to koszty ogólne funkcjonowania jednostki, których nie mo

na bezpo

rednio przyporz

dkowa

do konkretnego zadania zwi

zanego z realizacj

projektu, np.

ksi

gowo

ść

, koszty usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczno

ci, ogrzewania, ubezpieczenia, zatrudnienia personelu administracyjnego itp. Koszty

rednie nie mog

wykazywane w ramach kosztów bezpo

rednich.

•

Cross-financing

umo

liwia ponoszenie w ramach projektu realizowanego w PO KL kosztów zakupu oraz leasingu sprz

tu i wyposa

enia, a tak

e dostosowywanie budynków,

pomieszcze

i miejsc pracy (koszty niekwalifikowane w PO KL). Nale

y pami

e cross-financing nie obejmuje budowy nowych budynków, du

ych prac

budowlanych, remontów budynków, a jedynie wyposa

enie i niewielkie prace dostosowawcze zwi

zane z realizowanymi projektami w ramach PO KL. Mo

obejmowa

wył

cznie takie wydatki, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie jego działa

. Warto równie

pami

e warto

ść

wydatków w ramach cross-financingu nie mo

e stanowi

cej ni

10 proc. wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowi

cych bud

projektu. (w przypadku Priorytetu I i VII – do 15%).

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Jednostki miary

Pami

taj, i

da kategoria bud

etowa powinna zawiera

informacj

o jednostce kalkulacji (np. szt., godz., osobodzie

, miesi

c), liczb

jednostek

niezb

dnych do zrealizowania zadania (np. 100 szt., 2 miesi

ce) oraz koszt jednostkowy (np. 5 zł/szt.).

Koszty w miar

liwo

ci powinny by

wyra

one w tych samych jednostkach. Jednostki powinny by

adekwatne do rodzaju kosztu np.

Nazwa kosztu

Jednostka

Liczba jednostek

Cena jednostki

Wartość

Koordynator projektu

miesiąc

1000zł

12000zł

Zatrudnienie trenerów (3 sesje x 5
grup x 8 godzin = 120 godzin)

godziny

120

70zł

8400zł

Druk plakatów

sztuka

1000

4zł

4000zł

Opracowanie materiałów
szkoleniowych

umowa o dzieło

500zł

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Rodzaje kosztów

dy bud

et wniosku aplikacyjnego ma inny podział kosztów. Np. we wniosku FIO podział jest wg rodzaju kosztów, generator wniosków POKL ma

podział wg zada

Warto opracowa

bud

et w uj

ciu kosztów poszczególnych zada

, tak zwany bud

et zadaniowy, gdy

umo

liwia zarz

dzanie

rodkami przeznaczonymi na projekt.

Koordynator mo

e na bie

Ŝą

co kontrolowa

posiadane

rodki i wydatki, pilnuj

c aby nie nast

piło przekroczenie wydatków w poszczególnych pozycjach. Monitoring

bud

etu dobrze planowa

w uj

ciu miesi

cznym lub przyjmuj

c za punkt odniesienia etapy realizacji projektu.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład

Budżet wg rodzaju kosztów

Wydatki

Jedn.

Ilość
jedn.

Cena za
jedn.

Kwota

Inne źródła

Phare

własne

Razem

1. Zasoby ludzkie

1.1 Wynagrodzenia personelu krajowego

1.1.2 Personel administracyjny i pomocniczy

mies.

100

500

1000

1.1.3 Trenerzy, eksperci

godz.

2160

1.1.4 Moderatorzy

godz.

770

1.1.5 Opiekunowie grup

godz.

300

1500

1.1. Koordynator szkoleń i projektu

mies.

400

4000

1.3.3 Udział w seminariach i konferencjach

dieta

375

3750

Razem zasoby ludzkie

11180

2000

13180

ródło: „Planowanie i zarz

dzanie projektem” Grupa doradcza BAS Stanisław Baska

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład

Budżet wg zadań

Zadanie

jednostka

liczba

koszt jedn.

ogółem

własne

Phare

2. Etap II - Szkolenia liderów organizacji młodzieŜowych

4206

1366

2840

2.1 trenerzy (2 os.X4 spotk.X6godz.)

godz.

1440

2.2 transport - bilety autobusowe (15 os.X2)

szt.

300

2.3 transport - dojazd trenerów (2X500)

1000

0,2

200

2.4 materiały szkoleniowe dla uczestników

szt.

150

2.5 wynajęcie sali

godz.

576

2.6 noclegi dla ukraińskich liderów (15 os.X5)

liczba

750

2.7 diety (wyŜywienie) (15 os.X5)

osobo/dzień

750

2.8 noclegi dla trenerów

liczba

ródło: „Planowanie i zarz

dzanie projektem” Grupa doradcza BAS Stanisław Baska

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Przykład

Budżet zawierający analizę przepływów finansowych

Zadanie

Ogółem w euro

Terminy realizacji

I kw. 04

II kw. 04

III kw. 04

IV kw. 04

I kw. 05

2. Etap II - Szkolenia liderów organizacji młodzieŜowych

4506

1164

1014

300

2.1 trenerzy (2 os.X4 spotk.X6godz.)

1440

360

2.2 transport – bilety autobusowe (15 os.X2)

300

2.3 transport – dojazd trenerów (2X500)

200

2.4 materiały szkoleniowe dla uczestników

150

2.5 wynajęcie sali

576

144

2.6 noclegi dla ukraińskich liderów (15 os.X5)

750

187,5

2.7 diety (wyŜywienie) (15 os.X5)

750

187,5

2.8 noclegi dla trenerów

2.9 raport ze szkoleń

100

2.10 ewaluacja programu szkoleniowego

150

2.11 monitoring efektów szkolenia

ródło: „Planowanie i zarz

dzanie projektem” Grupa doradcza BAS Stanisław Baska

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Harmonogram a budżet - casestudy

Zapraszamy do zapoznania si

z harmonogramem i bud

etem projektu, który otrzymał maksymaln

ilo

ść

punktów oraz

dofinansowanie w konkursie Funduszu Organizacji Pozarz

dowych.

Kliknij aby pobra

zał

cznik:

Case study – zał

cznik 1

Wytyczne konkursu – zał

cznik 2

Ocena wniosku – zał

cznik 3

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Budżet a specyfika programów pomocowych

Przed przyst

pieniem do wypełniania wniosku aplikacyjnego nale

y uwa

nie zapozna

z regulaminem i wytycznymi danego konkursu. Ka

organizacja dotuj

ca okre

la własne warunki udzielenia dotacji. Zazwyczaj ró

one w nast

puj

cych dziedzinach:

•

Wielko

ść

udziału własnego (rzeczowego i finansowego) i sposób jego dokumentowania

•

Terminy płatno

ci;

•

Zwrot podatku VAT;

•

Koszty administracyjne;

•

Zmiana przeznaczenia dotacji;

•

Koszty kwalifikowane.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wielkość udziału własnego (rzeczowego i finansowego) i sposób jego dokumentowania

Niektóre organizacje dotuj

ce nie dopuszczaj

liwo

ci wnoszenia wkładu własnego. Zdarza si

e wysoko

ść

wkładu finansowego jest ró

na w

zale

ci od tego jaki podmiot aplikuje o dotacj

(np. w konkursie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego organizacje pozarz

dowe i zwi

zki

wyznaniowe musz

wnie

ść

minimum 15% wkładu własnego, samorz

dowe instytucje kultury – 25%, podmioty prowadz

ce działalno

ść

w sferze kultury –

35%).

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Terminy płatności

Dotacje s

wypłacane najcz

ęś

ciej w transzach. Czasami organizacja, aby zachowa

płynno

ść

finansow

musi wydatkowa

własne

rodki, które po

rozliczeniu transzy s

refundowane. Dlatego poza samym bud

etem powinni

my przygotowa

analiz

przepływów finansowych, w oparciu o procedury

refundacji kosztów danego konkursu. Harmonogram powinien uwzgl

dnia

ró

nice w terminach pomi

dzy realizacj

zadania, poniesieniem z nim

zwi

zanych kosztów a otrzymaniem dotacji (lub refundacji).

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zwrot podatku VAT

Bezzwrotna pomoc zagraniczna nie jest opodatkowana podatkiem VAT. Jednak ró

ne s

formy rozliczenia podatku. Niektóre programy refunduj

kwoty

netto, inne brutto.

Zazwyczaj podatek od towarów i usług mo

e by

uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy został rzeczywi

cie i ostatecznie poniesiony przez

beneficjenta i nie ma on prawnej mo

liwo

ci jego odzyskania. Je

eli podatek VAT mo

e by

ęś

ciowo odzyskany, to kwalifikowana jest ta jego cz

ęść

której beneficjent odzyska

nie mo

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Koszty administracyjne

Najcz

ęś

ciej organizacje dotuj

ce okre

laj

limity na koszty administracyjne, czyli koszty zwi

zane z realizacj

projektu, które jednak trudno jednoznacznie

przypisa

poszczególnym zadaniom. Nale

y stara

szczegółowo opracowywa

bud

et, tak aby koszty te były maksymalnie niskie. Zwłaszcza koszty

wynagrodzenia koordynatora projektu, asystenta i ksi

gowo

ci powinny stanowi

jak najmniejszy udział wszystkich kosztów (w konkursie FIO limit tych

kosztów wynosi 10%). Przekroczenie kosztów administracyjnych mo

e zosta

odczytane jako niska efektywno

ść

projektu czy nastawienie na „zarabianie"

na dotacjach. Jednak nie wykorzystanie limitu mo

e rzutowa

na jako

ci realizacji projektu.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zmiana przeznaczenia

W czasie realizacji projektu nale

y regularnie dokonywa

oceny wydatkowanych

rodków. Czasami mo

e si

zdarzy

e pojawi

koszty

nieprzewidziane w projekcie, a niektóre zadania b

nas kosztowa

mniej ni

zało

yli

my. Organizacje dotuj

ce zazwyczaj okre

laj

procentowy limit

zmian w poszczególnych kategoriach bud

etowych bez konieczno

ci wyst

powania o zmian

umowy (np. przesuni

cia maksymalnie do 15% warto

kategorii bud

etowej). Warto w porozumieniu z organizacj

dotuj

na bie

Ŝą

co zmienia

przeznaczenie

rodków. Je

li b

dziemy zmuszeni przekroczy

limit, to łatwiej b

dzie to uzasadni

w czasie realizacji projektu i podpisa

odpowiedni aneks do umowy z organizacj

dotuj

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wdrożenie projektu i budżetu

Po pozytywnej ocenie wniosku i zatwierdzeniu do finansowania koordynator projektu powinien:

•

Przeanalizowa

dokładnie umow

i wszystkie regulaminy zwi

zane z konkursem. (np. Mo

e si

okaza

e od uczestników projektu b

wymagane jakie

konkretne o

wiadczenia czy dane).

•

Przeanalizowa

terminy płatno

ci i płynno

ść

finansow

projektu. Je

li organizacja nie posiada

wystarczaj

cych zasobów, mo

na postara

np. o kredyt bankowy.

•

Prowadzi

własn

ewidencj

wydatków zwi

zanych z realizacj

projektu, najlepiej w arkuszu

kalkulacyjnym. Łatwo wtedy na bie

Ŝą

co monitorowa

wydatki i reagowa

gdy pojawi

nieprzewidziane koszty.

•

Nie zostawia

niewydatkowanych

rodków na koniec projektu. Zmiany w przeznaczeniu

rodków

powinny by

dokonywane na bie

Ŝą

co, mamy wtedy czas na nowe działania lub takie, które poprawiaj

jako

ść

projektu.

•

Na bie

Ŝą

co dokumentowa

wszystkie wydatki. Ka

da faktura powinna by

opisana. Zazwyczaj organizacje dotuj

ce okre

laj

informacje, które

powinny si

znajdowa

na fakturze (najcz

ęś

ciej s

to informacja dotycz

ca udziału

rodków dotacji oraz wkładu własnego w poszczególnych

wydatkach, potwierdzenie kopii za zgodno

ść

z oryginałem, zatwierdzenie pod wzgl

dem merytorycznym, ksi

gowo – formalnym etc.).

•

Stale monitorowa

zgodno

ść

rzeczywistego czasu trwania poszczególnych działa

z planowanym czasem w harmonogramie. Pozwoli to unikn

ąć

sytuacji, w której w krótkim czasie trzeba nadrobi

wszystkie zaległo

ci.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

PODSUMOWANIE

Przygotowanie bud

etu projektu mo

na rozpocz

ąć

, dopiero wówczas, gdy s

szczegółowo okre

lone cele, działania i harmonogram projektu. Pami

taj,

e wszystkie koszty zawarte w bud

ecie musz

jednoznacznie wynika

z zaplanowanych i opisanych we wniosku działa

Wydatki musz

finansowane zgodnie z okre

lonym w umowie z organizacj

dotuj

bud

ecie i harmonogramie. Zmiany

(czasami powy

ej okre

lonych limitów) wymagaj

aneksu.

Wszystkie koszty powinny opiera

na rzeczywistych kosztach jakie maj

miejsce na lokalnym rynku, jednak czasami warto tworzy

niewielkie rezerwy

bud

etowe poprzez projektowanie nieco wy

szych stawek kosztów na wypadek nieprzewidzianych wydatków.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytania sprawdzające

Zapraszamy do skorzystania z testu ko

cowego. Składa si

on z 6 pyta

typu:

•

wstaw odpowiedni

warto

ść

•

wielokrotny wybór,

•

jednokrotny wybór.

Po udzieleniu odpowiedzi Prosimy o naci

cie przycisku "Zatwierd

odpowied

" a nast

pnie przycisk "Dalej".

Po naci

ciu przycisku "Zatwierd

odpowied

" otrzymasz komunikat zwrotny informuj

cy o poprawnej lub bł

dnej odpowiedzi.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zaznacz prawdzie twierdzenia:

Cross-financing :

okre

la niektóre koszty ponoszone w ramach POKL,

e obejmowa

wył

cznie takie wydatki, których poniesienie wynika z

potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie jego działa

e obejmowa

budow

nowych budynków,

e obejmowa

leasing sprz

tu i wyposa

enia.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Odpowied

okre

la niektóre koszty ponoszone w ramach POKL

e obejmowa

wył

cznie takie wydatki, których poniesienie

wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne
uzupełnienie jego działa

e obejmowa

leasing sprz

tu i wyposa

enia.

Projekt "E-learning dla NGOs" współfinansowany przez

Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Bibliografia

•

Wniosek aplikacyjny i dokumentacja konkursowa Funduszu Inicjatyw Obywatelskich www.pozytek.gov.pl

•

Wniosek aplikacyjny i dokumentacja konkursowa PO KL www.mazowia.eu

•

Wniosek aplikacyjny i dokumentacja konkursowa Funduszu Organizacji Pozarz

dowych www.funduszengo.pl

•

„O projekcie i wniosku. Dla pocz

tkuj

cych i tych, tych którzy chc

uporz

dkowa

wiedz

”, Marcin Dadel, Stowarzyszenie Klon/Jawor, Warszawa

2008

•

„Planowanie bud

etu projektu”, Stanisław Baska, Grupa Doradcza BAS

•

„Planowanie i zarz

dzanie projektem”, Stanisław Baska, Grupa Doradcza BAS

•

www.przemysl.roEFS.pl

•

Projekty własne i innych organizacji