Microsoft Word - PPF - zmiana nr 1

STYCZEŃ 2006

(wersja zmieniona zatwierdzona)

Procedura certyfikowania płatności

kontraktów realizowanych w ramach

Funduszu Schengen

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

W ł a d z a W d r a ż a j ą c a P r o g r a m W s p ó ł p r a c y

P r z y g r a n i c z n e j P h a r e

Spis treści

Spis treści ................................................................................................................................... 2
1. Wprowadzenie........................................................................................................................ 4
2. Dokumenty prawne i normatywne ........................................................................................ 6
3. System instytucjonalny wdrażania Funduszu Schengen ..................................................... 6

3.1 Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji - instytucja odpowiedzialna za realizację
Funduszu............................................................................................................................................. 7

3.2 Międzyresortowy Zespół ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz
Norweskiego Mechanizmu Finansowego (MZ) ................................................................................ 7

3.3 Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej Phare (WWPWP Phare) –
Instytucja Pośrednicząca .................................................................................................................... 7

3.4 Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Spraw
Zagranicznych, Ministerstwo Finansów – Służba Celna .................................................................. 8

3.5 Beneficjent .................................................................................................................................... 8

3.6 Ministerstwo Finansów................................................................................................................. 8

4. Wdrażanie programu i przepływy finansowe ....................................................................... 8

4.1 Wdrażanie programu .................................................................................................................... 8

4.2 Przepływy finansowe szczegółowo................................................................................................ 9

4.2.1 Projekty – beneficjent - Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Sprawiedliwości,
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Finansów-Służba Celna oraz jednostki im
podległe ............................................................................................................................................. 11

4.2.2 Projekty – beneficjent – Wojewodowie, resort MSWiA .......................................................... 11

5. Kontrola przebiegu realizacji programu............................................................................. 12
6. Zakresy obowiązków służb merytorycznych i finansowych Beneficjenta projektu.......... 13
7. Procedura weryfikacji i akceptacji kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności w WWPWP
Phare........................................................................................................................................ 15

7.1. Merytoryczne sprawdzanie i akceptacja kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności w
WWPWP Phare................................................................................................................................. 15

7.2. Finansowe sprawdzenie i akceptacja kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności w WWPWP
Phare ................................................................................................................................................. 17

8. Księgowanie w instytucji Beneficjenta ............................................................................... 19
9. Kwalifikowalność wydatków............................................................................................. 20
10. Wzór kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności – roboty budowlane oraz usługi –
Wykonawca wybrany w drodze przetargu............................................................................... 39
11. Wzór kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności – dostawy – Dostawca wybrany w
drodze przetargu ...................................................................................................................... 55
12. Wzór kwalifikacji wniosku o certyfikatu płatności – roboty budowlane, usługi i dostawy
- zamówienie „z wolnej ręki” ................................................................................................. 63
13. Schematy przepływów finansowych Funduszu Schengen ............................................... 68
14. Dokumenty załączane do kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności ............................ 70
15. Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego...................... 75
16. Wzory raportów.................................................................................................................. 77

1. Wprowadzenie

Niniejszy podręcznik został przygotowany w celu przedstawienia zasad realizacji umów

finansowanych w ramach Funduszu Schengen w odniesieniu do procedur obowiązujących w
trakcie procesu certyfikowania płatności i kwalifikowalności dokonywanych wydatków.

Fundusz Schengen został utworzony na podstawie artykułu 35 Traktatu Akcesyjnego jako

przejściowy instrument pomocy dla nowoprzyjętych państw członkowskich pomiędzy dniem
przystąpienia a końcem 2006 r.. Podstawowym celem tego funduszu jest finansowanie działań
na nowych zewnętrznych granicach Unii, umacnianie ich i uszczelnianie poprzez
wprowadzanie w życie dorobku prawnego Schengen.

Członkostwo Polski w Unii Europejskiej wymaga dostosowania nowych zewnętrznych

granic Wspólnoty do wymogów Schengen. Dotyczy to granic lądowych: polsko-rosyjskiej,
polsko-białoruskiej, polsko-ukraińskiej oraz granic morskiej i powietrznej. Polska będzie
musiała ochraniać jeden z najdłuższych odcinków zewnętrznej granicy lądowej Unii, polską
granicę morską i dostosować do wymogów Schengen trzy międzynarodowe porty lotnicze:
Warszawa – Okęcie, Kraków – Balice, Gdańsk – Rębiechowo. Dzięki działaniom
finansowanym z Funduszu Schengen możliwa będzie dalsza poprawa bezpieczeństwa na tych
granicach, usprawnienie kontroli przepływu osób i towarów, a także stworzenie sprawnego,
kompleksowego systemu ochrony i zarządzania granicami.

Najistotniejszymi polami działania dla dalszego ulepszenia zabezpieczenia nowej,

zewnętrznej granicy UE są:

Całkowite wdrożenie dorobku prawnego Schengen w nowoprzyjętych państwach

członkowskich Unii Europejskiej.

Przygotowanie i uruchomienie infrastruktury teleinformatycznej do wprowadzenia

całkowicie zintegrowanego i skomputeryzowanego Systemu Informacji Schengen (SIS –
Schengen Information System) tak, aby wszystkie odpowiedzialne służby uzyskały dostęp
do danych umożliwiających efektywną kontrolę osób i towarów przekraczających granicę.

Przystosowanie organizacyjne i techniczne służb administracyjnych do wdrożenia

rozwiązań związanych z nowymi generacjami zabezpieczeń dokumentów
identyfikacyjnych, paszportów i wiz oraz z nowymi rozwiązaniami technologicznymi w
zakresie kontroli tożsamości osób przekraczających granicę lub przebywających na
terytorium Państw Członkowskich UE.

Usprawnienie obsługi ruchu osobowego i pojazdów przekraczających granicę w celu

wyeliminowania istniejących zatorów drogowych oraz powiązanym z tym zagrożeniem
korupcyjnym, w szczególności poprzez budowę, rozbudowę oraz modernizację
drogowych i kolejowych przejść granicznych na polskiej granicy wschodniej, jak również
wybranych lotniczych przejść granicznych.

Usprawnienie systemu zarządzania procedurami azylowymi i nadzoru nad napływającymi

do Polski imigrantami, m.in. poprzez zwiększenie zdolności administracyjnych służb
imigracyjnych (np. utworzenie otwartych ośrodków dla cudzoziemców ubiegających się o
nadanie statusu uchodźcy w RP oraz utworzenie delegatur Urzędu do Spraw Repatriacji i
Cudzoziemców w regionach przygranicznych).

Najważniejszymi celami w sferze zarządzania i ochrony granic są:

1. Budowa lub modernizacja infrastruktury przejść granicznych znajdujących się

na zewnętrznej granicy Unii Europejskiej.

2. Wyposażenia operacyjne związane z ochroną granicy ze szczególnym

uwzględnieniem Systemu Informacji Schengen SIS.

3. Szkolenia dla służb.

4. Wsparcie finansowe dla logistyki i działań operacyjnych (Pomoc Techniczna).

Wszystkie wyżej wymienione cele Funduszu Schengen będą kontynuacją i uzupełnieniem
przedsięwzięć już zrealizowanych lub trwających w ramach realizacji przyjętej przez
Radę Ministrów 27 listopada 2002 roku Strategii Zintegrowanego Zarządzania Granicą
(SZZG) na lata 2003 - 2005.

W realizację celów Programu Indykatywnego Funduszu Schengen 2004 zaangażowane
zostaną wszystkie instytucje rządowe, w kompetencjach których leżą zadania mające
wpływ na wdrażanie dorobku prawnego Schengen w Polsce oraz na wzmacnianie
bezpieczeństwa granicy zewnętrznej. Są to:

1. jednostki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji:

Straż Graniczna,

Policja,

Urząd ds. Repatriacji i Cudzoziemców,

2. Wojewodowie:

Podkarpacki,

Podlaski,

Mazursko-Warmiński.

3. Ministerstwo Infrastruktury,

4. Ministerstwo Sprawiedliwości

5. Ministerstwo Spraw Zagranicznych

6. Ministerstwo Finansów – Służba Celna

Zgodnie ze zmodyfikowanymi w oparciu o art. 36 Traktatu Akcesyjnego

wartościami alokowanych środków, Komisja Europejska wyasygnuje na dostosowanie
nowych granic zewnętrznych Wspólnoty na rzecz Polski następujące kwoty:

- w 2004 roku – 103,35 mln euro

- w 2005 roku – 103,86 mln euro

- w 2006 roku – 106,67 mln euro

2. Dokumenty prawne i normatywne

Podstawy prawne kwalifikowalności projektów oraz kosztów w ramach Funduszu
Schengen stanowią następujące akty prawne i dokumenty normatywne:

Traktat o Przystąpieniu z dnia 3 kwietnia 2004r.

Decyzja Komisji Europejskiej C(2004) 248 z dnia 5 lutego 2004 roku ustanawiająca

zasady zarządzania i kontroli Funduszem Schengen.

Program Indykatywny Funduszu Schengen 2004

Program Indykatywny Funduszu Schengen 2005

Plan Działania w zakresie wdrażania dorobku prawnego Schengen w Polsce, sierpień

2004.

Dokumenty w zakresie dostosowania policyjnych systemów teleinformatycznych:

- Narodowy Program Przygotowań do Członkostwa, priorytet 24.3;
- Program Przygotowań do Członkowstwa Polski w UE, punkt: dostosowanie

Krajowego Centrum Informacji Kryminalnej oraz Krajowego Systemu
Informatycznego do spełnienia w przyszłości funkcji w ramach Systemu
Informacyjnego Schengen II;

- Program Bezpieczna Polska z sierpnia 2002 r.;
- Strategia działań Policji 2003 – 2007.

Rozporządzenie Rady (WE Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 roku w

sprawie regulacji finansowych stosowanych do budżetu ogólnego Unii Europejskiej (OJ L
248, 16.09.2002)- Art. 53-57.

Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 roku

ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE Euratom) nr
1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 roku - Art. 35, 42

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z dnia 10 marca 2004 r. zmieniające

Rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania
Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 w zakresie kwalifikowalności wydatków
ponoszonych na operacje współfinansowane z Funduszy Strukturalnych i uchylające
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1145/2003 z dnia 27 czerwca 2003 r.

Prawo Zamówień Publicznych

Inne przepisy prawa polskiego, które mają zastosowanie.

Wszystkie wyżej wymienione akty prawne Komisji oraz Rady Europejskiej dostępne są na
oficjalnej stronie Unii Europejskiej pod adresem:

http://europa.eu.int/eur-lex

3. System instytucjonalny wdrażania Funduszu Schengen

Instytucją odpowiedzialną za wdrażanie Funduszu Schengen jest w Polsce

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, koordynuje realizację projektów

w oparciu o środki Funduszu Schengen. Odpowiedzialność MSWiA ogranicza się do nadzoru

nad procesem wdrażania projektów w ramach środków Funduszu, jak również upublicznienia
wszelkich działań finansowanych ze środków Funduszu. Odpowiedzialność za prawidłowe
wdrażanie środków spoczywa na Beneficjencie środków. Jednostka Pośrednicząca odpowiada
za proces monitorowania oraz ewaluacji projektów, a także proces certyfikowania płatności
dokonywanych w ramach tychże projektów.

Struktura zarządzania Funduszem jest następująca:

3.1 Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji - instytucja odpowiedzialna za realizację
Funduszu

Jednostką odpowiedzialną za wdrożenie Funduszu jest Departament Współpracy

Międzynarodowej MSWiA, którego zadaniem jest:

Prowadzenie Sekretariatu Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w

Ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego;

Informowanie o wykorzystaniu funduszu.

Utworzenie Jednolitego Punktu Kontaktowego odpowiedzialnego za:

- wymianę informacji z jednostkami zaangażowanymi w wykorzystanie środków

funduszu,

- utrzymanie bieżących kontaktów z przedstawicielami KE.

3.2 Międzyresortowy Zespół ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz
Norweskiego Mechanizmu Finansowego (MZ)

Podstawowe zadania Zespołu:

przygotowanie propozycji rozdziału środków finansowych przyznanych w ramach

Funduszu Schengen oraz harmonogramu ich wydatkowania;

określenie zasad i sposobu finansowania dostaw i usług realizowanych ze środków

Funduszu;

organizacja i koordynacja działań poszczególnych podmiotów biorących udział w pracach

Zespołu w zakresie wykorzystania Funduszu Schengen.

3.3 Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej Phare (WWPWP Phare) – Instytucja
Pośrednicząca

Na Instytucji Pośredniczącej spoczywa odpowiedzialność za:

nadzór nad przygotowaniem dokumentów przetargowych;

nadzór nad procesem wyboru wykonawców łącznie z akceptacją umowy;

weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów do płatności (certyfikowanie płatności);

monitoring realizacji umów;

3.4 Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Spraw Zagranicznych,
Ministerstwo Finansów – Służba Celna

Ministerstwa te odpowiadają za wypełnianie funkcji kontrolnej i monitorującej

projekty, których Beneficjentami i jednostki im podległe z wyłączeniem projektów
realizowanych w ramach resortu MSWiA oraz przez Wojewodów. Minister Sprawiedliwości,
Minister Infrastruktury, Minister Spraw Zagranicznych oraz zwierzchnik Służb Celnych
podległych Ministerstwu Finansów są odpowiedzialni za sprawną koordynację wszelkich
działań związanych z realizacją zadań współfinansowanych z Funduszu Schengen w ramach
ich resortu. W przypadku gdy Ministerstwa są same Beneficjentami projektów są one także
odpowiedzialne za przygotowanie projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie
Funduszu Schengen, wybór bezpośrednich wykonawców inwestycji i dostawców usług i
towarów w ramach realizacji poszczególnych projektów inwestycyjnych finansowanych w
ramach Funduszu. W szczególności podmioty te będą odpowiadały za wykonanie
zaplanowanych i finansowych działań zgodnie z opisem projektu, przygotowanie
harmonogramów płatności, osiągnięcie zaplanowanych wskaźników efektywności projektu,
nadzorowanie bezpośrednich wykonawców projektu, gromadzenie dokumentacji i danych
pozwalających na pełną kontrolę sposobu realizacji projektu oraz jego ewaluację.

3.5 Beneficjent

Beneficjentami projektów są podmioty publiczne. Beneficjenci są podmiotem

wszelkich praw i obowiązków związanych z uzyskaniem środków z Funduszu. Podmioty te
będą odpowiedzialne za przygotowanie projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami w
zakresie Funduszu Schengen, wybór bezpośrednich wykonawców inwestycji i dostawców
usług i towarów w ramach realizacji poszczególnych projektów inwestycyjnych
finansowanych w ramach Funduszu. W szczególności podmioty te będą odpowiadały za
wykonanie zaplanowanych i finansowych działań zgodnie z opisem projektu, przygotowanie
harmonogramów płatności, osiągnięcie zaplanowanych wskaźników efektywności projektu,
nadzorowanie bezpośrednich wykonawców projektu, gromadzenie dokumentacji i danych
pozwalających na pełną kontrolę sposobu realizacji projektu oraz jego ewaluację.

Na poszczególnych etapach realizacji projektu Beneficjenci będą korzystali z

pomocy Instytucji Pośredniczącej – WWPWP Phare.

3.6 Ministerstwo Finansów

Rolą Ministerstwa Finansów jest pozyskiwanie z Komisji Europejskiej środków z

Funduszu Schengen w transzach rocznych w walucie EURO według przewidzianej w Art. 35
Traktatu o Przystąpieniu z dnia 3 kwietnia 2004r

4. Wdrażanie programu i przepływy finansowe

4.1 Wdrażanie programu

Odpowiedzialnym za wszystkie czynności związane z zawarciem umowy oraz jej

prawidłowa realizacją jest Beneficjent umowy wykorzystując wsparcie doradcze ze strony
Instytucji Pośredniczącej WWPWP Phare.

WWPWP m.in. nadzoruje przygotowanie dokumentacji przetargowej, przeprowadzenie

przetargu i zawarcie umowy. Dokumentacja przetargowa, raporty z wyboru wykonawcy oraz
umowy z wykonawcami są sprawdzane i zatwierdzane przez WWPWP Phare.

Beneficjent projektu zobowiązany jest do składania raportów merytorycznych i

finansowych w trybie miesięcznym. (raport merytoryczny według załącznika nr 3 do
Porozumienia zawartego pomiędzy WWPWP Phare i Beneficjentem oraz raport finansowy
według wzoru określonego w Rozdziale 16 niniejszego Podręcznika). Raporty te będą
stanowić informacje dla Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w Ramach
Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, o stopniu wykorzystania
środków Funduszu na realizację poszczególnych projektów. Raporty miesięczne są
przesyłane bezpośrednio do Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w
Ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego w terminie do 10.
dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu będącym okresem
sprawozdawczym. Kopie ww. raportów są przesyłane do wiadomości do WWPWP Phare w
terminie do 10. dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu będącym okresem
sprawozdawczym.

Płatności w ramach Funduszu Schengen będą realizowane na zasadzie prefinansowania

wydatków przez poszczególnych Beneficjentów Funduszu. Oznacza to, że wszystkie wydatki
po uprzednim sprawdzeniu i zatwierdzeniu (wystawieniu certyfikatu przez WWPWP Phare )
są płacone przez poszczególnych Beneficjentów projektu ze środków rezerwy celowej
otrzymanej z Budżetu Państwa.

Maksymalne dofinansowanie z Funduszu może sięgać 100% wartości netto/brutto
projektu, w zależności od tego, czy podatek od towarów i usług jest dla danego
Beneficjenta kosztem kwalifikowalnym. Dokładna wartość dofinansowania określona
jest szczegółowo w umowie z wykonawcą.

Należy pamiętać, iż projekt finansowany z Funduszu Schengen nie może być
jednocześnie finansowany w ramach innych instrumentów finansowych Unii
Europejskiej.

„Zgodnie z Art. 5 Decyzji Komisji z dnia 13 grudnia 2004 roku w sprawie wkładu finansowego z
instrumentu Schengen w 2004 roku dla Rzeczpospolitej Polskiej wydatki finansowane z
instrumentu Schengen muszą być dokonane w okresie finansowania rozpoczynającym się 1 maja
2004 roku i kończącym się 31 grudnia 2006 roku. W związku z powyższym dokumenty
niezbędne do scertyfikowania ostatnich płatności w ramach umów winny być dostarczone do
WWPWP Phare w terminie najpóźniej do 10 grudnia 2006 roku. Natomiast wydatki poniesione w
okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia 2004 roku mogą być uznane za kwalifikujące, jeśli Polska
spełni warunki określone w Art. 35 ustęp 3 Traktatu Akcesyjnego oraz Art. 3 Decyzji Komisji
C(2004)248.”

4.2 Przepływy finansowe szczegółowo

Beneficjenci Funduszu będą otrzymywać rezerwę celową z Ministerstwa Finansów za
pośrednictwem właściwego Ministerstwa na realizację poszczególnych zadań w walucie
polskiej. Umowa zawarta będzie w walucie polskiej i jej rozliczenie finansowe także będzie
odbywać się w walucie polskiej.

Realizacja płatności ze środków rezerwy celowej na rzecz Wykonawcy na wcześniej
wspomnianej zasadzie prefinansowania przez Beneficjenta będzie możliwa na podstawie
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności, faktur i niezbędnych dokumentów technicznych

przygotowanych i zweryfikowanych przez Beneficjenta. Lista podstawowych wymaganych
dokumentów przedstawiona jest w rozdziale 14 niniejszego podręcznika.

Wszystkie dokumenty jako oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z
oryginałem są przysyłane bezpośrednio do WWPWP Phare w dwóch identycznych
egzemplarzach. Dokumenty są poświadczane za zgodność z oryginałem przez
uprawnioną do tego u Beneficjenta osobę. Na oryginałach i kopiach faktur Beneficjent
umieszcza pieczątkę „FUNDUSZ SCHENGEN”. Kserokopie faktur robione w celu
potwierdzenia ich za zgodność z oryginałem winny być przygotowane z oryginałów
ostemplowanych ww. pieczątką. Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności jest
przysyłana do WWPWP Phare w oryginale w jednym egzemplarzu.

Wniosek o certyfikat płatności dotyczy wyłącznie wartości netto, w przypadku gdy podatek
VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym. W takich przypadkach podatek VAT płacony jest
przez Beneficjenta, z jego własnych środków finansowych.

W przypadku, gdy podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym, wniosek o certyfikat
płatności dotyczy kwoty brutto.

Każda kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności będzie miała nadawany przez Beneficjenta
niepowtarzalny numer ewidencyjny. Numer ten będzie nawiązywać do numeru kontraktu,
którego dotyczy kwalifikacja wniosku o płatność.

Beneficjent jest zobowiązany do dostarczenia razem z pierwszą kwalifikacją wniosku o
certyfikat płatności do WWPWP Phare oświadczenia o możliwości odliczania/zwrotu podatku
VAT naliczonego na formularzu określonym w rozdziale 15 niniejszego podręcznika.

Oryginały wszystkich dokumentów znajdują się u Beneficjenta, jako strony umowy.
Beneficjent archiwizuje wszystkie oryginalne dokumenty dotyczące realizowanego przez
niego projektu.

Otrzymana przez WWPWP Phare dokumentacja jest szczegółowo weryfikowana pod
względem merytorycznym i finansowym przez właściwe do tego zespoły WWPWP. Każdy z
działów ma 6 dni roboczych na zweryfikowanie dokumentów dotyczących danej płatności
licząc od daty otrzymania kompletu dokumentów. Ostatecznie Zespół Finansowo-Księgowy
(ZFK) WWPWP Phare wystawia certyfikat akceptujący płatność pod względem
merytorycznym i finansowym.

Certyfikat jest przesyłany w oryginale do właściwego Beneficjenta (w przypadku resortu
MSWiA oraz Wojewodów) lub do właściwej komórki Ministerstwa Infrastruktury/
Ministerstwa Sprawiedliwości/Ministerstwa Spraw Zagranicznych/Ministerstwa Finansów –
Służby Celnej. Ministerstwo Sprawiedliwości/Ministerstwo Infrastruktury/Ministerstwo
Spraw Zagranicznych/Ministerstwo Finansów – Służba Celna są zobowiązane do
niezwłocznego przekazania otrzymanych z WWPWP Phare certyfikatów do Beneficjentów
projektów realizowanych w ramach tych ministerstw. W przypadku gdy Beneficjentem jest
samo Ministerstwo oryginał certyfikatu otrzymanego od WWPWP Phare pozostaje w
odpowiedniej komórce organizacyjnej Ministerstwa.

Beneficjent jest zobowiązany do zapłacenia scertyfikownych przez WWPWP Phare
płatności najpóźniej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania certyfikatu
płatności. Częstotliwość przysyłania do WWPWP Phare płatności do certyfikowania jest
zgodna z zapisami umowy.

W ciągu 14 dni kalendarzowych od daty dokonania przelewu Beneficjent jest
zobowiązany do przesłania do WWPWP Phare kopii poświadczonej za zgodność z

oryginałem przelewu bankowego, poświadczającego zrealizowanie płatności na rzecz
Wykonawcy.

W przypadku, gdy umowa przewiduje współfinansowanie ze środków własnych
Beneficjenta, płatności z tych środków nie podlegają certyfikowaniu przez WWPWP
Phare. Jednakże dla prawidłowego rozliczania całości kontraktu, wszystkie dokumenty,
na podstawie których dokonywane są płatności ze środków własnych(kopie lub
kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę u
Beneficjenta) są przekazywane do WWPWP Phare. Do płatności ze środków własnych
Beneficjent nie załącza kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności. Płatności
zrealizowane ze środków własnych Beneficjenta podlegają kontroli ex post. Kontrola ta
obejmuje sprawdzenie tych samych elementów co w przypadku kontroli płatności z
Funduszu Schengen. Nie wydawany jest do nich certyfikat.

Faktury VAT płatne ze środków własnych Beneficjenta w ramach współfinansowania
nie są stemplowane pieczęcią „FUNDUSZ SCHENGEN”.

Do 10. dnia kalendarzowego miesiąca następującego po każdym miesiącu roku oraz
wraz z ostatnią płatnością Beneficjent przesyła do WWPWP raport finansowy. Raport
sporządzany jest na formularzu zamieszczonym w rozdziale 16 niniejszego podręcznika.

4.2.1 Projekty – beneficjent - Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Sprawiedliwości,
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Finansów-Służba Celna oraz jednostki im
podległe

Odpowiedzialnym za wszystkie czynności związane z zawarciem umowy jest Beneficjent
(pod nadzorem ze strony WWPWP Phare).

Beneficjent projektu zobowiązany jest do raportowania w trybie miesięcznym na potrzeby
właściwego Ministerstwa i Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w
ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Kopie ww.
raportów są przekazywane do wiadomości do WWPWP Phare w takim samym trybie co do
Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz
Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

Płatność środków z rezerwy celowej w związku z realizacją następuje najpóźniej w ciągu 14
dni kalendarzowych po otrzymaniu certyfikatu płatności, bezpośrednio z rachunku
bankowego danego Beneficjenta na konto Wykonawcy. Płatności są realizowane w PLN.

Schemat przepływów finansowych dla projektów zgłaszanych przez Ministerstwo
Infrastruktury, Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Spraw Zagranicznych oraz
Ministerstwo Finansów przedstawiony został w rozdziale 13 niniejszego podręcznika.

4.2.2 Projekty – beneficjent – Wojewodowie, resort MSWiA

Odpowiedzialnym za wszystkie czynności związane z zawarciem umowy jest Beneficjent –
odpowiednie jednostki MSWIA lub ich oddziały oraz poszczególni Wojewodowie (pod
nadzorem ze strony WWPWP Phare).

raportów są przekazywane do wiadomości do WWPWP Phare w takim samym trybie co do
Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz
Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

Płatność środków z rezerwy celowej w związku z realizacją następuje w ciągu 14 dni
kalendarzowych po otrzymaniu certyfikatu płatności, bezpośrednio z rachunku bankowego
danego Beneficjenta na konto Wykonawcy. Płatności są realizowane w PLN.

Schemat przepływów finansowych dla projektów realizowanych przez Wojewodów i
jednostki podległe Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji przedstawiony został
w rozdziale 13 niniejszego podręcznika.

5. Kontrola przebiegu realizacji programu

Prawo kontroli posiadać będą przedstawiciele uprawnionych instytucji Unii Europejskiej:

•  Komisji Europejskiej,
•  Europejskiego Trybunału Obrachunkowego,
•  OLAF,

jednostki krajowe reprezentujące:

• Ministerstwo Finansów,
• Międzyresortowy Zespół ds. Wykorzystania Środków w Ramach Funduszu

Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

oraz przedstawiciele uprawnionych instytucji krajowych:

• Najwyższej Izby Kontroli,

• Urzędów Kontroli Skarbowej.

O dacie i zakresie zaplanowanej przez siebie kontroli upoważnione do tego jednostki

krajowe informują się nawzajem i - jeżeli podejmą taką decyzję - mogą przeprowadzić wizytę
kontrolną wspólnie. Upoważnione do kontroli jednostki krajowe przekazują sobie wzajemnie
ustalenia przeprowadzonych przez siebie kontroli. Informacja o wynikach kontroli jest
przekazywana do Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Funduszu Schengen oraz
Norweskiego Mechanizmu Finansowego w celu prezentacji wniosków na cyklicznych
posiedzeniach ww. Zespołu.

Przedmiotem kontroli jest całość środków finansowych przeznaczonych
na realizację projektu

WWPWP Phare jest uprawniona do prowadzenia monitoringów stanu realizacji umów po
wcześniejszym powiadomieniu Beneficjanta o dacie i zakresie zaplanowanej wizyty
monitorującej.

6. Zakresy obowiązków służb merytorycznych i finansowych
Beneficjenta projektu

Upoważniony urzędnik ds. merytorycznych związanych z danym projektem (Um):

- sprawdza kompletność wymaganych dokumentów (zgodnie z rozdziałem 14 podręcznika),
fakt potwierdzenia ich prawidłowości przez Wykonawcę oraz nadzór budowlany (w
przypadku robót),

- przygotowuje kwalifikację wniosku o certyfikat płatności ze środków Funduszu Schengen,
nadając jej niepowtarzalny numer ewidencyjny nawiązujący do numeru kontraktu oraz
numeru kolejnego płatności,

- wypełnia kwalifikację wniosku o certyfikat płatności w części ogólnej (dane ogólne o
umowie) oraz w części trzeciej (tabela),

- stempluje fakturę VAT płatną z Funduszu Schengen pieczęcią „FUNDUSZ SCHENGEN”,

- przygotowuje oryginalne kopie lub kserokopie wszystkich dokumentów niezbędnych do
realizacji płatności (zgodnie z rozdziałem 14 podręcznika), a także komplety dokumentów
dotyczących płatności dokonanych z środków własnych Beneficjenta (jeśli umowa
przewiduje współfinansowanie), przysyłanych do WWPWP Phare,

- przekazuje kserokopie wszystkich w/ w dokumentów do potwierdzenia za zgodność z
oryginałem do upoważnionej u Beneficjenta osoby (np.kierownik wydziału, główny
księgowy, skarbnik),

- przekazuje oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem
wszystkich w/w dokumentów do upoważnionego urzędnika ds. finansowych,

- przygotowuje i przesyła do WWPWP Phare miesięczne raporty merytoryczne oraz raport
końcowy (według Załączników nr 3 oraz 4 do Porozumienia),

- konsultuje się z Pracownikiem ds. monitorowania celem porównania dokumentów
technicznych przygotowywanych przez Wykonawcę z wynikami wizyt monitorujących.

Weryfikacji merytoryczna płatności jest dokonywana przez upoważnionego urzędnika
ds. merytorycznych w ciągu 4 dni roboczych od dnia otrzymania od wykonawcy
kompletu dokumentów dotyczących danej płatności.

Upoważniony urzędnik ds. finansowych związanych z danym projektem (Uf):

- sprawdza ponownie kompletność wymaganych dokumentów (zgodnie z rozdziałem 14
podręcznika),

- sprawdza czy wszystkie kserokopie zostały poświadczone za zgodność z oryginałem przez
upoważnioną osobę,

- sprawdza poprawność wypełnienia przez upoważnionego urzędnika ds. merytorycznych
części ogólnej oraz części trzeciej kwalifikacji wniosku o płatność,

- dokonują również kontroli wniesienia udziału własnego przez Beneficjenta (o ile umowa
przewiduje współfinansowanie),

- wysyła za pismem przewodnim wszystkie wymagane do płatności dokumenty do WWPWP
Phare.

Wyżej wymienione czynności są dokonywane przez upoważnionego urzędnika ds.
finansowych w ciągu 4 dni roboczych od dnia otrzymania od upoważnionego urzędnika
ds. merytorycznych kwalifikacji wniosku o płatność.

Ponadto, upoważniony urzędnik ds. finansowych:

- może być jednocześnie odpowiedzialny za przygotowanie dyspozycji przelewu środków
(funkcję ta może także pełnić Upoważniony urzędnik ds. obsługi rachunku bankowego),

- po zrealizowaniu płatności urzędnik ten jest zobowiązany do przesłania do WWPWP Phare
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przelewu bankowego potwierdzającego
realizację płatności,

- przygotowuje i przesyła do WWPWP Phare miesięczne raporty finansowe – zgodnie z
rozdziałem 16 podręcznika,

- archiwizuje wszystkie oryginały dokumentów dotyczące każdej zrealizowanej płatności w
ramach kontaktu.

Wszystkie dokumenty związane z realizacja programu muszą być przechowywane u
Beneficjenta przez 7 lat po zakończeniu projektu. Jest to jeden z wymogów
odpowiedniej ścieżki kontroli.

Pracownik odpowiedzialny za realizację projektu:

- koordynuje działania u Beneficjenta związane z realizacją projektu,

- konsultuje się z Upoważnionym urzędnikiem ds. merytorycznych związanych z danym
projektem celem porównania dokumentów technicznych przygotowywanych przez
Wykonawcę z wynikami wizyt monitorujących,

Urzędnik ds. obsługi rachunku bankowego w wydziale finansowym prowadzi akta
transakcji bankowych dokonywanych w ramach Funduszu Schengen. Może także
przygotowywać dyspozycję przelewu.

Główny księgowy/Skarbnik jest odpowiedzialny za prawidłową realizację wszystkich
transakcji dokonywanych w ramach kontraktu.

Urzędnicy ds. księgowości odpowiedzialni za księgowanie i sprawdzanie dokumentów
bankowych i potwierdzających płatności.

7. Procedura weryfikacji i akceptacji kwalifikacji wniosku o certyfikat
płatności w WWPWP Phare

7.1. Merytoryczne sprawdzanie i akceptacja kwalifikacji wniosku o certyfikat
płatności w WWPWP Phare

7.1.1. Rejestracja

Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności (1 egzemplarz) wraz z dokumentacją
towarzyszącą (2 identyczne egzemplarze) wpływa do Sekretariatu WWPWP Phare.

Sekretariat WWPWP Phare rejestruje korespondencję

Dyrektor WWPWP Phare dekretuje korespondencję na kierownika Zespołu ds. Ewaluacji i
Monitoringu (K-ZEM)(jeden egzemplarz dokumentacji) oraz na Głównego Księgowego
będącego kierownikiem Zespołu Finansowo-Księgowego (GK-ZFK) (drugi egzemplarz
dokumentacji).

Kierownicy obydwu zespołów dekretują korespondencję na właściwych pracowników
sprawdzających odpowiednio pod względem merytorycznym i finansowym.

Komplet dokumentów zostaje przekazany do upoważnionego Specjalisty w Zespole ds.
Ewaluacji i Monitoringu (S-ZEM).

7.1.2. Proces sprawdzania merytorycznego

Jedynie wyznaczeni w tym celu urzędnicy sprawdzający mogą
wykonywać to zadanie.

Pracownik sprawdzający (S-ZEM):

- identyfikuje projekt, którego dotyczy kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności i
zapoznaje się z warunkami kontraktu

- sprawdza:

1. Kompletność i poprawność dokumentacji

♦ Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności

Czy szczegółowe informacje dotyczące beneficjenta,
wykonawcy/odbiorcy środków, banku, kwot są poprawne, zgodne z
umową – kontraktem

♦ Czy przekazano komplet niezbędnej dokumentacji zgodnie z listą

zamieszczoną w rozdziale 14 niniejszego podręcznika

2. Ocena zgodności kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności ze stanem

zaawansowania prac

♦ sprawdza czy oryginalne kopie faktur lub kserokopie poświadczone

za zgodność z oryginałem zostały sprawdzone i potwierdzone
podpisem przez beneficjentów oraz przez nadzór budowlany
(roboty).

♦ sprawdza czy wielkość i termin przekazania wnioskowanej

płatności jest zgodna z kontraktem/umową o udzielenie dotacji

♦ sprawdza czy kwoty wykazane na oryginalnych kopiach faktur lub

kserokopiach faktur poświadczonych za zgodność z oryginałem są
zgodne z dokumentami technicznymi sporządzanymi dla potrzeb
kontraktu w trakcie jego realizacji (np. świadectwa płatności dla
kontraktów realizowanych na bazie warunków FIDIC, protokoły
zdawczo-odbiorcze, świadectwa odbioru dostaw)

Sprawdzenie odbywa się zgodnie z punktami wykazanymi w kwalifikacji
wniosku o certyfikat płatności.

3. Przebieg realizacji projektu

♦ zapoznaje się z informacjami na temat przebiegu realizacji projektu

zawartymi w miesięcznych raportach merytorycznych i
finansowych,

♦ przeprowadza konsultacje z pracownikiem Beneficjenta zajmującym

się monitorowaniem projektu, którego dotyczy kwalifikacja
wniosku o certyfikat płatności.

4. Plan finansowy

♦ zgodność kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności z warunkami

finansowymi kontraktu

♦ wielkość płatności dokonanych dotychczas na rzecz projektu ze

własnych Beneficjenta ( o ile umowa przewiduje
współfinansowanie).
Czy nie przekroczono już limitu finansowania dla finansowania z
kontraktu z wykonawcą.

W przypadku wątpliwości wszczyna procedurę wyjaśniającą, powiadamiając przełożonego.

W przypadku końcowej płatności dla danego kontraktu pracownik sprawdzający (S-ZEM)
zwraca się do komórki odpowiedzialnej za monitorowanie o informację dotyczącą realizacji
całego projektu.

Jeśli kwalifikacja wniosku o płatność jest niepoprawna, nawet po omówieniu tego faktu z
upoważnionymi urzędnikami Beneficjenta oraz przedstawicielami Wykonawcy i uzyskaniu
ewentualnych materiałów uzupełniających, pracownik sprawdzający kwalifikację wniosku o
certyfikat płatności przesyła notatkę do Kierownika Zespołu ds. Ewaluacji i Monitoringu(K-
ZEM) lub do Kierownika Sekcji Monitoringu w Zespole ds. Ewaluacji i Monitoringu (K-SM-
ZEM) w celu określenia dalszych działań.

Jeśli kwalifikacja wniosku o płatność jest poprawna, pracownik sprawdzający kwalifikację
wniosku o certyfikat płatności podpisuje ją, umieszcza datę weryfikacji i przekazuje
urzędnikowi akceptującemu (K-ZEM lub K-SM-ZEM) pod względem merytorycznym do
zatwierdzenia. Potwierdza w ten sposób poprawność płatności pod względem
merytorycznym.

7.1.3. Merytoryczna akceptacja wniosku o certyfikat płatności

Jedynie wyznaczony urzędnik akceptujący lub wyznaczony, zastępujący
go urzędnik może wykonywać to zadanie.

Urzędnik akceptujący (K-ZEM lub K-SM-ZEM) otrzymuje kwalifikację wniosku o certyfikat
płatności oraz komplet dokumentów do niego dołączonych.

Sprawdza ponownie te same punkty, które sprawdzał urzędnik sprawdzający pod względem
merytorycznym.

Jeśli kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności wraz z wszystkimi wymaganymi
dokumentami jest prawidłowe, akceptuje kwalifikację wniosku o certyfikat płatności i
przekazuje ją do Zespołu Finansowo-Księgowego (ZFK).

Jeśli kwalifikacja wniosku o płatność wraz z wszystkimi wymaganymi dokumentami jest
nieprawidłowe, K-ZEM lub K-SM-ZEM wszczyna postępowanie wyjaśniające informując o
działaniach, które należy podjąć.

7.2. Finansowe sprawdzenie i akceptacja kwalifikacji wniosku o certyfikat
płatności w WWPWP Phare

7.2.1. Rejestracja

Kierownik Zespołu Finansowo-Księgowego (GK-ZFK) otrzymuje 1 egzemplarz wszystkich
dokumentów dostarczonych przez Beneficjenta oraz oryginał kwalifikacji wniosku o
certyfikat płatności zatwierdzony przez Zespół ds. Ewaluacji i Monitoringu.

Kierownik Zespołu Finansowo-Księgowego dekretuje go na właściwego pracownika sekcji
finansów sprawdzającego kwalifikację wniosku o certyfikat płatności pod względem
finansowym (S-SF-ZFK).

Wszystkie dokumenty zostają przekazane pracownikowi sprawdzającemu pod względem
finansowym.

7.2.2. Sprawdzanie płatności pod względem finansowym

Jedynie wyznaczeni w tym celu urzędnicy sprawdzający mogą
wykonywać to zadanie.

Urzędnik sprawdzający płatności podejmuje następujące działania:

- identyfikuje projekt, którego dotyczy wniosek o certyfikat płatności

- sprawdza:

1. Kompletność i poprawność dokumentacji

♦ Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności

Czy szczegółowe informacje dotyczące beneficjenta,
wykonawcy/odbiorcy środków, banku, kwot są poprawne formalnie –
rachunkowo

♦ inne dokumenty dołączane do wniosku o certyfikat płatności dla danego

typu projektu, zgodnie z rozdziałem 14

Czy przekazano komplet niezbędnej dokumentacji

♦ oryginalne kopie lub kserokopie faktur poświadczone za zgodność z

oryginałem

♦ czy są poprawne formalnie – rachunkowo

2. Ocena zgodności wniosku o płatność ze stanem zaawansowania prac

sprawdza czy oryginalne kopie faktur lub kserokopie poświadczone za

zgodność z oryginałem zostały sprawdzone i potwierdzone podpisem
przez beneficjentów oraz przez nadzór budowlany (w przypadku robót).

sprawdza czy wielkość i termin przekazania wnioskowanej płatności

jest zgodna z kontraktem/umową o udzielenie dotacji

sprawdza czy kwoty wykazane na oryginalnych kopiach faktur lub

Sprawdzeniu podlegają wszystkie elementy wykazane w kwalifikacji wniosku
o certyfikat płatności.
3. Plan finansowy

♦ wielkości płatności dokonanych dotychczas na rzecz projektu w

ramach Funduszu oraz ze środków własnych (o ile było wymagane
współfinansowanie)

♦ czy nie przekroczono już limitu finansowania dla finansowania w

ramach Funduszu wynikającego z kontraktu z wykonawcą,
harmonogramu płatności

♦ czy nie było nadpłaty środków

⇒ Jeśli sprawdzane dokumenty są niepoprawne lub budzą wątpliwości,

przekazuje raport do kierownika Zespołu ds. Ewaluacji i Monitoringu (K-ZEM)
w celu ustalenia dalszych działań

⇒ Jeśli sprawdzane dokumenty są poprawne podpisuje i umieszcza datę na

kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności, potwierdzając prawidłowość
wypełnienia części II i III

⇒ Przygotowuje certyfikat płatności w jednym egzemplarzu

⇒ Przekazuje wszystkie dokumenty, oryginał kwalifikacji wniosku o certyfikat

płatności oraz certyfikat płatności do Kierownika Zespołu Finansowo-
Księgowego (GK-ZFK) lub Kierownika Sekcji Finansów Zespołu Finansowo-
Księgowego (K-SF-ZFK).

7.2.3. Akceptacja certyfikatu płatności pod względem finansowym

Jedynie wyznaczony urzędnik akceptujący kwestie finansowe (główny
księgowy lub kierownik sekcji finansów) może wykonywać te zadania.

Wyznaczony urzędnik akceptujący płatności pod względem finansowym (GK-ZFK lub K-SF-
ZFK) otrzymuje oryginał kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności wraz z kompletem
dokumentów od urzędnika sprawdzającego płatności oraz certyfikatem płatności.

Urzędnik akceptujący sprawdza kwalifikację wniosku o certyfikat płatności pod względem:

Kompletności i dokładności

Poprawnego numeru i tytułu umowy

Poprawnych informacji na temat odbiorcy

Poprawnych numerów kont (sub-kont) bankowych

Poprawnej wnioskowanej kwoty do wypłaty (PLN)

⇒ Jeśli sprawdzane dokumenty nie są poprawne, GK-ZFK lub K-SF-ZFK

wszczyna postępowanie wyjaśniające informując o działaniach, które należy
podjąć.

⇒ Jeśli dokumenty są poprawne GK-ZFK lub K-SF-ZFK akceptuje płatność datuje

i podpisuje kwalifikację wniosku o certyfikat płatności w części związanej ze
sprawdzeniem wniosku pod względem formalnym i rachunkowym w pozycji
akceptował.

⇒ GK-ZFK oraz Dyrektor WWPWP Phare podpisują i datują certyfikat płatności

(jeden egzemplarz)

⇒ Przekazuje certyfikat wraz z kompletem dokumentów do pracownika

sprawdzającego płatność pod względem finansowym (S-SF-ZFK).

7.2.3. Czynności po wydaniu certyfikatu płatności

Po ostatecznym zaakceptowaniu płatności pod względem merytorycznym i finansowym oraz
podpisaniu certyfikatu płatności, pracownik sprawdzający płatność pod względem
finansowym dokonuje następujących czynności:

Oryginalny egzemplarz certyfikatu płatności przesyła do Beneficjenta ( w przypadku

jednostek MSWiA) lub do właściwego wydziału Ministerstwa
Sprawiedliwości/Ministerstwa Infrastruktury/ Ministerstwa Spraw Zagranicznych/
Ministerstwa Finansów – Służb Celnych. Ministerstwo
Sprawiedliwości/Ministerstwo Infrastruktury/ Ministerstwo Spraw
Zagranicznych/ Ministerstwo Finansów – Służba Celna są zobowiązane do
niezwłocznego przekazania otrzymanych z WWPWP Phare certyfikatów do
Beneficjentów projektów realizowanych w ramach tych ministerstw. W
przypadku gdy Ministerstwo samo jest Beneficjentem oryginał certyfikatu
pozostaje w odpowiedniej komórce organizacyjnej danego Ministerstwa.

Kserokopię egzemplarza certyfikatu płatności wraz z oryginałem kwalifikacji wniosku

o certyfikat płatności i kompletem dokumentacji archiwizuje we WWPWP Phare

Wszystkie dokumenty związane z realizacją programu muszą być przechowywane we
wskazanych przez właściwego Ministra miejscach przez 7 lat po zakończeniu
projektu. Jest to jeden z wymogów odpowiedniej ścieżki kontroli

8. Księgowanie w instytucji Beneficjenta

Wykonawca wystawia fakturę na odpowiedniego Beneficjenta środków Funduszu Schengen
za wykonanie robót, usług, dostarczenie dostaw zgodnie z zawartą umową oraz stanem
faktycznym realizacji kontraktu wykazanym w niezbędnych dokumentach technicznych
wymienionych w rozdziale 14 podręcznika. Po otrzymaniu certyfikatu dla płatności
wystawionego przez WWPWP Phare sporządzana jest dyspozycja przelewu płatności na
konto Wykonawcy. Płatność dokonywana jest bezpośrednio z subkonta rachunku bieżącego
będącego w dyspozycji Beneficjenta na rachunek Wykonawcy. Za właściwe dokonanie

przelewu certyfikowanych płatności odpowiedzialny jest Główny Księgowy/ Skarbnik
Beneficjenta.

Płatności, po ich dokonaniu, są wprowadzane do systemu rachunkowości odpowiedniego
Beneficjenta. Osobą odpowiedzialną za tę czynność jest upoważniony do tego urzędnik ds.
księgowości.

Zapisy księgowe powinny być prowadzone dla wszystkich przelewów,
które są dokonywane. Cały czas należy przechowywać przynajmniej
jedną aktualną kopię zapasową wszystkich danych będących w formie
elektronicznej.

Podczas księgowania płatności na rzecz Wykonawcy urzędnik ds. księgowości zwraca
szczególną uwagę na następujące elementy:

- numer konta dla danego projektu w ramach otrzymanej rezerwy celowej – numer subkonta
rachunku bieżącego, z którego dokonana została płatność,

- zgodność kwoty przelewu w PLN z kwotą faktury w PLN,

- właściwa klasyfikacja wydatków lub przychodów (prowizja i odsetki) wg klasyfikacji
środków budżetu państwa,

Wprowadza dane rachunkowe do komputerowego systemu księgowości według zasady
podwójnego zapisu.

Gromadzi do ewidencji dokumenty wraz z notatką na temat kodów księgowych umieszczoną
na wierzchu i archiwizuje je chronologicznie w aktach oryginalnych dokumentów, które
dokumentują operację finansową.

Wszystkie dokumenty związane z realizacją umowy muszą być przechowywane w
instytucji Beneficjenta przez 7 lat po zakończeniu projektu. Jest to jeden z wymogów
odpowiedniej ścieżki kontroli.

9. Kwalifikowalność wydatków

Wydatkami poniesione przez Beneficjenta są kwalifikowane tylko wówczas, gdy spełniają
wszystkie poniższe warunki:

dotyczą robót, usług, dostaw zrealizowanych, wykonanych, dostarczonych i

zafakturowanych od 1 maja 2004 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku,

są niezbędne do prawidłowej realizacji kontraktu,

są kompletnie i rzetelnie udokumentowane.

Szczegółowe omówienie zasad kwalifikowalności wydatków zostało przedstawione w
komentarzu do rozporządzenia 448/2004.

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) nr 448/2004

z dnia 10 marca 2004 r.

zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady
wprowadzenia rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 w sprawie kwalifikowania

wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z Funduszy Strukturalnych i
uchylające rozporządzenie (WE) nr 1145/2003

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r.
ustanawiające ogólne przepisy dotyczące Funduszy Strukturalnych, a w szczególności jego
art. 30 ust 3 i art. 53 ust. 2,

po zasięgnięciu opinii Komitetu ustanowionego na mocy art. 147 Traktatu, Komitetu ds.
Struktur Rolnych i Rozwoju Wiejskiego oraz Komitetu ds. Struktur Rybołówstwa i
Hydroponiki,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Ogólny zestaw zasad dotyczących kwalifikowania jest zawarty w Załączniku do

rozporządzenia Komisji (WE) nr 1685/2000

. Rozporządzenie to weszło w życie z

dniem 5 sierpnia 2000 r.

(2) Jednakże, jak wykazało doświadczenie, zasady kwalifikowania wymagają zmiany w

odniesieniu do kilku kwestii.

(3) W szczególności, należy uznać kwalifikowanie opłat z tytułu międzynarodowych

transakcji finansowych w związku z pomocą udzielaną w ramach Peace II i Inicjatyw
Wspólnotowych, przy zachowaniu odliczania odsetek uzyskanych z tytułu wpłat na
konto.

(4) Ponadto, należy zaznaczyć, że płatności stanowiące kapitał podwyższonego ryzyka,

fundusz kredytowy i gwarancyjny są wydatkami rzeczywiście poniesionymi.

(5) Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że kwalifikowanie podatku VAT do

współfinansowania nie jest uzależnione od tego, czy beneficjent końcowy jest
podmiotem publicznym czy prywatnym.

(6) W odniesieniu do rozwoju obszarów wiejskich, należy zaznaczyć, że należy stosować

zasadę, zgodnie z którą dowód poniesienia wydatków może mieć formę faktur
wystawionych za potwierdzeniem odbioru, lecz bez uszczerbku dla szczególnych
zasad ustanowionych w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 445/2002 z dnia 26 lutego
2002 ustanawiającym szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr
1257/1999 w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich z Europejskiego
Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EAGGF)

, według których należy ustalić

standardowe koszty jednostkowe dla niektórych inwestycji w sektorze leśnictwa.

(7) Dla większej przejrzystości i ułatwienia, należy zmienić w całości brzmienie

załącznika do rozporządzenia (WE) nr 1685/2000.

(8) Przepisy wykonawcze regulujące kwestię płatności w ramach kapitału

podwyższonego ryzyka, funduszy kredytowych i gwarancyjnych, jak również
kwalifikowanie podatku VAT, stwarzają trudności interpretacyjne.

Dz.U. L 161 z 26.06.1999, str. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1105/2003 (Dz.U. 158 z

27.06.2003, str. 3).

Dz.U. L 193 z 29.07.2000, str. 39. Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1145/2003 (Dz.U. L 160 z

28.06.2003, str. 48).

Dz.U. L 74 z 15.03.2002, str. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 963/2003 (Dz.U. 138,

5.06.2003, str. 32).

(9) Uwzględniając w odpowiedni sposób zasadę równego traktowania i biorąc pod uwagę

koszty, które można zakwalifikować jako opłaty z tytułu transakcji
międzynarodowych, odpowiednie zasady należy stosować z mocą wsteczną.

(10) Rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 zostało odpowiednio zmienione

rozporządzeniem (WE) nr 1145/2003. Jednakże, przyjmując to rozporządzenie, nie
zachowano w pełni wymogów dotyczących regulaminu komitetu, w związku z czym
rozporządzenie (WE) nr 1145/2003 należy uchylić. Niniejsze rozporządzenie należy
zatem stosować od dnia wejścia w życie rozporządzenia (WE) nr 1145/2003.

(11) Działania przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu

ds. Rozwoju i Konwersji Regionów,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Uchyla się rozporządzenie (WE) nr 1145/2003/

Artykuł 2

Załącznik do rozporządzenia (WE) nr 1685/2000 zastępuje się tekstem zawartym
w załączniku do niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 3

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem jego opublikowania w
Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 5 lipca 2003 r.

Od dnia 5 sierpnia 2000 r., obowiązują następujące punkty w Załączniku:

(a) w odniesieniu do zasady 1, punkty 1.3, 2.1, 2.2 i 2.3;

(b) w odniesieniu do zasady 3, punkt 1;

(c) w odniesieniu do zasady 7, punkty 1-5.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich
Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 10 marca 2004 r.

W imieniu Komisji

Michel BARNIER

Członek Komisji

ZASADY KWALIFIKOWANIA KOSZTÓW

Zasada nr 1: Wydatki rzeczywiście poniesione

1. PŁATNOŚCI DOKONYWANE PRZEZ BENEFICJENTÓW KOŃCOWYCH

1.1. Płatności dokonywane przez beneficjentów końcowych, w rozumieniu trzeciego

akapitu art. 32, ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 (zwanego dalej
„rozporządzeniem ogólnym”) mają formę gotówkową, z zastrzeżeniem wyjątków
wyszczególnionych w pkt. 1.5.

1.2. W przypadku programów pomocowych na podstawie Artykułu 87 Traktatu oraz

pomocy przyznawanej przez organy wyznaczone przez Państwa Członkowskie,
„płatności dokonywane przez beneficjentów końcowych” to działania wypłacone
indywidualnym odbiorcom przez organy przyznające pomoc. Wypłata środków
pomocowych przez beneficjentów końcowych wymaga uzasadnienia przez
odniesienie do warunków i celów pomocy.

1.3. Płatności dokonywane na rzecz kapitału podwyższonego ryzyka, funduszu

kredytowego i gwarancyjnego (w tym funduszu kapitału podwyższonego ryzyka)
traktuje się jako „wydatki rzeczywiście poniesione” w rozumieniu trzeciego akapitu
art. 32, ust. 1 rozporządzenia ogólnego pod warunkiem, że fundusz taki spełnia
wymagania określone odpowiednio w Zasadach 8 i 9.

1.4. W innych przypadkach niż przypadki, o których mowa w pkt. 1.2, „płatności

dokonywane przez beneficjentów końcowych” oznaczają płatności dokonywane
przez organy oraz prywatne i publiczne przedsiębiorstwa, których typ został
określony w uzupełnieniu do programu zgodnie z art. 18, ust. 3, lit. b rozporządzenia
ogólnego, które ponoszą bezpośrednią odpowiedzialność za zlecanie wykonania
danego przedsięwzięcia.

1.5. Na warunkach określonych w pkt. 1.6, 1.7 i 1.8, amortyzacja, wkłady rzeczowe i

koszty ogólne również mogą stanowić część płatności, o których mowa w pkt.1.1.
Jednakże, wartość współfinansowania przedsięwzięcia z Funduszy Strukturalnych nie
może przekraczać całkowitego kosztu kwalifikowanego zakończonego
przedsięwzięcia, wyłączając w to wkłady rzeczowe.

1.6. Koszt amortyzacji nieruchomości lub urządzeń, które mają bezpośredni związek z

celami przedsięwzięcia stanowi koszt kwalifikowany, jeśli są spełnione następujące
warunki:

a) dana nieruchomość lub urządzenie nie zostały nabyte z wykorzystaniem dotacji

krajowej lub wspólnotowej;

b) koszt amortyzacji jest obliczony zgodnie z odpowiednimi zasadami rachunkowości;

oraz

c) koszt odnosi się wyłącznie do okresu współfinansowania danego przedsięwzięcia.

1.7. Wkłady rzeczowe stanowią wydatki kwalifikowane przy założeniu, że:

a) obejmują wniesienie gruntu lub nieruchomości, urządzeń lub materiałów, działalności

badawczej lub zawodowej bądź nieodpłatnej pracy wykonywanej przez
wolontariuszy;

b) nie są wnoszone w odniesieniu do środków programowania finansowania, o których

mowa w Zasadach 8, 9 i 10;

c) ich wartość może być oceniona w sposób niezależny i poddana audytowi;

d) w przypadku wniesienia gruntu lub nieruchomości, ich wartość została potwierdzona

przez niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcę lub urzędowy organ
posiadający stosowne upoważnienie;

e) w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jej wartość

określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu oraz standardowej stawki
godzinowej i dziennej za wykonaną pracę; oraz

f) są przestrzegane przepisy Zasad 4, 5 i 6, jeśli mają zastosowanie.

1.7.1. Koszty ogólne stanowią wydatki kwalifikowane, jeśli są one oparte na kosztach

rzeczywistych związanych z realizacją przedsięwzięcia współfinansowanego z
Funduszy Strukturalnych i jeśli są alokowane pro rata (proporcjonalnie) dla
przedsięwzięcia, przy zastosowaniu właściwie uzasadnionej i sprawdzonej
metody.

1.8. W przypadku programów pomocowych na podstawie Artykułu 87 Traktatu oraz

pomocy udzielanej przez organy wyznaczone przez Państwa Członkowskie, wobec
indywidualnych odbiorców pomocy, o których mowa w pkt. 1.2, stosuje się przepisy
punktów 1.5 – 1.8.

1.9. Przy ustalaniu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w pkt. 1.6, 1.7 i 1.8,

Państwa Członkowskie mogą stosować bardziej restrykcyjne przepisy krajowe.

2. UDOKUMENTOWANIE WYDATKÓW

2.1 Przyjmuje się ogólną zasadę, że płatności dokonywane przez beneficjentów końcowych,

zgłaszane jako płatności okresowe i płatności salda końcowego, winny być
udokumentowane fakturą z potwierdzonym odbiorem. Jeśli jest to niemożliwe, płatność
winna być udowodniona dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości
dokumentacyjnej.

2.2 W odniesieniu do rozwoju obszarów wiejskich, bez naruszenia szczegółowych zasad

ustanowionych w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 445/2002 ustanawiającym
szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1257/1999 w sprawie
wsparcia rozwoju obszarów wiejskich z Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji
Rolnej, przy ustalaniu standardowego kosztu jednostkowego dla niektórych inwestycji
w sektorze leśnictwa, stosuje się przepis pkt. 2.1.

2.3 Ponadto, gdy przedsięwzięcia są realizowane w ramach procedur udzielania zamówień

publicznych, płatności dokonywane przez beneficjentów końcowych, deklarowane jako
płatności okresowe i płatności salda końcowego są dokumentowane potwierdzeniem
odbioru faktury wystawionej zgodnie z podpisanymi umowami. W pozostałych
przypadkach, włącznie z przyznawaniem dotacji państwowych, płatności dokonywane
przez beneficjentów końcowych, deklarowane jako płatności okresowe i płatności salda
końcowego, muszą być uzasadnione wydatkami faktycznie poniesionymi (w tym
wydatkami, o których mowa w pkt. 1.5) przez dane organy i przedsiębiorstwa
państwowe lub prywatne uczestniczące w realizacji przedsięwzięcia.

3. UMOWY O PODWYKONAWSTWO

3.1. Bez uszczerbku dla stosowania bardziej restrykcyjnych przepisów krajowych, do

współfinansowania z Funduszy Strukturalnych nie kwalifikują się wydatki związane z
następującymi umowami o podwykonawstwo:

a) umowami o podwykonawstwo, które powodują wzrost kosztów realizacji

przedsięwzięcia nie zwiększając proporcjonalnie wzrostu jego wartości;

b) umowami o podwykonawstwo zawieranymi z pośrednikami lub konsultantami,

w których płatność jest wyrażona jako udział procentowy w całkowitym koszcie
przedsięwzięcia, chyba że płatność taka została uzasadniona przez beneficjenta
końcowego przez odniesienie się do rzeczywistej wartości wykonanej pracy lub
usług.

3.2. W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo, podwykonawcy są obowiązani

dostarczyć organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących
działań w ramach podwykonawstwa.

Zasada nr 2: Księgowanie wpływów

1. Do celów niniejszej zasady „przychody” obejmują przychód z tytułu sprzedaży, dzierżawy,

usług, rejestracji / opłat lub innych równoważnych wpływów uzyskanych w ramach realizacji

przedsięwzięcia w okresie jego współfinansowania lub w okresie dłuższym, do momentu

zakończenia programu pomocowego, ustalonym przez Państwa Członkowskie, z wyjątkiem:

a) wpływów uzyskanego w ciągu ekonomicznego okresu współfinansowania

inwestycji, z zastrzeżeniem określonych przepisów art. 29, ust. 4
rozporządzenia ogólnego;

b) wpływów uzyskanych w ramach środków programowania finansowego,

o których mowa w Zasadach 8, 9 i 10;

c) wpłat sektora prywatnego na rzecz współfinansowania projektu, wykazanych

obok wpłat publicznych w tabelach finansowych dla danej pomocy.

2. Wpływy, o których mowa w pkt. 1, stanowią dochód pomniejszający kwotę

współfinansowania w ramach Funduszy Strukturalnych wymaganego dla realizacji
przedsięwzięcia. Przed obliczeniem udziału środków z Funduszy Strukturalnych, lecz

nie później niż w momencie zakończenia programu pomocowego, wpływy te są
odliczane od kosztów kwalifikowanych projektu w całości lub pro rata
(proporcjonalnie), w zależności od tego, czy zostały one uzyskane w całości lub
jedynie w części w ramach realizacji przedsięwzięcia.

Zasada nr 3: Opłaty i inne obciążenia oraz koszty usług prawnych

1. OPŁATY

Odsetki od debetu (inne niż wydatki na dopłaty do oprocentowania obniżające koszty
pożyczek na działalność w ramach zatwierdzonego programu pomocy publicznej),
opłaty z tytułu transakcji finansowych, prowizje związane z wymianą walut i straty z
tytułu różnic kursowych oraz inne wydatki finansowe nie kwalifikują się do
współfinansowania z Funduszy Strukturalnych. Jednakże, opłaty z tytułu
międzynarodowych transakcji finansowych w ramach pomocy z programu Peace II i
Inicjatyw Wspólnotowych (Interreg III, Leader+, Equal i Urban II) kwalifikują się do
współfinansowania z Funduszy Strukturalnych po potrąceniu odsetek uzyskiwanych z
płatności gromadzonych na koncie. Ponadto, w przypadku dotacji globalnych, odsetki
od debetu spłacone przez wyznaczonego pośrednika przed płatnością końcowego
salda dla danej pomocy, są kosztem kwalifikowanym do współfinansowania po
potrąceniu odsetek uzyskiwanych z płatności gromadzonych na koncie.

2. KOSZTY BANKOWE ZWIĄZANE Z PROWADZENIEM

RACHUNKÓW

W przypadku, gdy dla uzyskania współfinansowania dla realizowanego
przedsięwzięcia z Funduszy Strukturalnych jest wymagane otwarcie odrębnego
rachunku lub rachunków, koszty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem
rachunków są kosztami kwalifikowanymi.

3. OPŁATY ZA DORADZTWO PRAWNE, OPŁATY

NOTARIALNE, KOSZTY EKSPERTYZ TECHNICZNYCH I
FINANSOWYCH, KOSZTY KSIĘGOWANIA I AUDYTU

Koszty te są kosztami kwalifikowanymi, jeżeli są bezpośrednio związane z
realizowanym przedsięwzięciem i są niezbędne dla jego przygotowania lub realizacji
lub, w przypadku kosztów prowadzenia księgowości lub audytu, są związane ze
spełnieniem wymogów stawianych przez Instytucja zarządzająca.

4. KOSZTY GWARANCJI UDZIELONYCH PRZEZ BANK LUB

INNĄ INSTYTUCJĘ FINANSOWĄ

Koszty te są kosztami kwalifikowanymi, o ile obowiązek uzyskania gwarancji wynika
z przepisów prawa krajowego lub wspólnotowego bądź decyzji Komisji
zatwierdzającej przyznanie pomocy.

5. GRZYWNY, KARY FINANSOWE I KOSZTY POSTĘPOWAŃ

SĄDOWYCH

Koszty te nie są kosztami kwalifikowanymi.

Zasada nr 4: Zakup używanego sprzętu – nie dotyczy Funduszu Schengen

1. Bez uszczerbku dla stosowania bardziej restrykcyjnych przepisów krajowych,
koszty zakupu używanego sprzętu kwalifikują się do współfinansowania z
Funduszy Strukturalnych, jeśli są spełnione następujące trzy warunki:

a) sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu i

potwierdzi, że w ciągu ostatnich siedmiu lat nie został on nabyty z
wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej;

b) cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa od ceny

podobnego nowego sprzętu; oraz

c) sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji przedsięwzięcia

i spełnia obowiązujące normy i standardy.

Zasada nr 5: Zakup gruntów– nie dotyczy Funduszu Schengen

1. ZASADA OGÓLNA

1.1. Bez uszczerbku dla stosowania bardziej restrykcyjnych przepisów krajowych,

koszt zakupu gruntu niezabudowanego kwalifikuje się do współfinansowania
z Funduszy Strukturalnych, jeśli spełnione są następujące trzy warunki:

a) istnieje bezpośredni związek pomiędzy zakupem gruntu a celami

współfinansowanego przedsięwzięcia;

b) z wyjątkiem przypadków opisanych w pkt. 2, koszt zakupu ziemi nie stanowi

więcej niż 10 % całkowitych kosztów kwalifikowanych przedsięwzięcia,
chyba że w programie pomocowym zatwierdzonym przez Komisję ustalono
wyższy udział procentowy;

c) uzyskano zaświadczenie niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcy lub

urzędowego organu posiadającego odpowiednie upoważnienie potwierdzające,
że cena zakupu nie przekracza wartości rynkowej.

1.2. W przypadku programów pomocowych na podstawie Artykułu 87 Traktatu,

możliwość kwalifikowania kosztu zakupu gruntu ocenia się w odniesieniu do
programu jako całości.

2. PROJEKTY W ZAKRESIE OCHRONY ŚRODOWISKA

W odniesieniu do projektów w zakresie ochrony środowiska, aby koszt mógł zostać
uznany za kwalifikowany, muszą być spełnione wszystkie niżej podane warunki:

- zakup następuje po wydaniu pozytywnej decyzji przez Instytucja zarządzającą,

- grunt jest wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem w okresie podanym w decyzji,

grunt nie jest przeznaczony na cele rolnicze, z wyjątkiem uzasadnionych przypadków

zatwierdzonych przez Instytucja zarządzająca,

zakup został dokonany przez lub w imieniu instytucji publicznej lub organu, które działają na

podstawie prawa powszechnego,

Zasada nr 6: zakup nieruchomości– nie dotyczy Funduszu Schengen

1. ZASADA OGÓLNA

Przy spełnieniu warunków wyszczególnionych w pkt.2, bez uszczerbku dla stosowania
bardziej restrykcyjnych przepisów prawa krajowego, koszty zakupu nieruchomości, tzn.
budynków już wybudowanych oraz gruntu na którym są one wzniesione, kwalifikują się
do współfinansowania z Funduszy Strukturalnych, jeśli istnieje bezpośredni związek
pomiędzy zakupem a celami danego przedsięwzięcia.

2. WARUNKI KWALIFIKOWANIA

2.1. Należy uzyskać zaświadczenie wystawione przez niezależnego, wykwalifikowanego

rzeczoznawcę lub upoważniony urzędowy organ, potwierdzające, że cena zakupu
nie przekracza wartości rynkowej oraz, że budynek spełnia normy krajowe lub też
wymieniające elementy, które nie spełniają norm krajowych, jeśli ich korekta jest
przewidziana przez beneficjenta końcowego w ramach przedsięwzięcia.

2.2. W ciągu ostatnich 10 lat, na budynek nie została przyznana dotacja krajowa lub

wspólnotowa, która, w przypadku objęcia kosztów zakupu współfinansowaniem z
Funduszy Strukturalnych, powodowałoby podwojenie wielkości pomocy.

2.3. Nieruchomość winna być użytkowana do celów i w okresie, które wyznacza

Instytucja zarządzająca.

2.4. Budynek może być użytkowany tylko przy zachowaniu celów przedsięwzięcia.

W szczególności, budynek można przeznaczyć na siedzibę urzędu administracji
publicznej, jeśli taki sposób jego użytkowania jest zgodny z działaniami
kwalifikującymi się do wsparcia z danego Funduszu Strukturalnego.

Zasada nr 7: VAT i inne podatki oraz opłaty

1. VAT nie jest kosztem kwalifikowanym, chyba że jest rzeczywiście i ostatecznie

ponoszony przez beneficjenta końcowego lub indywidualnego odbiorcę pomocy w
ramach programu pomocowego na podstawie Artykułu 87 Traktatu lub pomocy
przyznanej przez organy wyznaczone przez Państwa Członkowskie. VAT podlegający
zwrotowi nie może, w żadnym przypadku, być uważany za koszt kwalifikowany,
nawet wtedy, gdy beneficjent końcowy lub indywidualny odbiorca pomocy nie uzyska
jego zwrotu. Przy ustalaniu, czy VAT stanowi wydatek kwalifikowany zgodnie z
zapisami niniejszych zasad, nie jest brany pod uwagę publiczny lub prywatny status
beneficjenta końcowego lub odbiorcy.

2. Podatek VAT, którego zwrotu beneficjent końcowy lub odbiorca końcowy nie może

uzyskać na mocy określonych przepisów krajowych, stanowi wydatek kwalifikowany
tylko wtedy, gdy takie przepisy są pod każdym względem zgodne z Szóstą Dyrektywą
Rady nr 77/388/EWG w sprawie VAT

3. W przypadku gdy beneficjent końcowy lub odbiorca końcowy pomocy jest objęty

programem stawki zryczałtowanej zgodnie z Tytułem XIV Szóstej Dyrektywy Rady
nr 77/388/EWG w sprawie VAT, dla potrzeb pkt. 1, uznaje się, że istnieje możliwość
ubiegania się o zwrot odprowadzonego podatku VAT.

4. Bez naruszania przepisów art. 29 ust. 6 rozporządzenia ogólnego, współfinansowanie

ze strony Wspólnoty nie może przekroczyć całkowitego wydatku kwalifikowanego, z
wyłączeniem podatku VAT.

5. Inne podatki i opłaty (w szczególności podatki bezpośrednie oraz składki na

ubezpieczenie społeczne, którymi są obłożone wynagrodzenia), które są związane ze
współfinansowaniem z Funduszy Strukturalnych, nie stanowią kosztów
kwalifikowanych, chyba że są rzeczywiście i ostatecznie odprowadzane przez
beneficjenta końcowego lub odbiorcę końcowego pomocy.

Zasada nr 8 : kapitał podwyższonego ryzyka i fundusze kredytowe – nie dotyczy

Funduszu Schengen

1. ZASADA OGÓLNA

Z Funduszy Strukturalnych może być współfinansowany kapitał funduszy kapitału
podwyższonego ryzyka oraz/lub funduszy pożyczkowych bądź funduszy pakietu
kontrolnego kapitału podwyższonego ryzyka (zwanych dalej „funduszami”), jeśli są
spełnione warunki wyszczególnione w pkt.2. Dla potrzeb niniejszej zasady, „fundusze
kapitału podwyższonego ryzyka i fundusze kredytowe” oznaczają instrumenty
inwestycyjne utworzone celem udostępnienia kapitału w postaci różnicy pomiędzy
rynkową wartością towaru a wysokością otrzymanej pod jego zastaw pożyczki lub
innych form kapitału podwyższonego ryzyka, w tym pożyczek, małym i średnim
przedsiębiorstwom, jak określono w rozporządzeniu Komisji nr 96/280/WE

„Fundusze kapitału podwyższonego ryzyka” oznaczają fundusze utworzone w celu
inwestowania w kilka funduszy podwyższonego ryzyka i funduszy pożyczkowych.
Udział Funduszy Strukturalnych w funduszach może być uzupełniany inwestycjami
lub gwarancjami w ramach innych instrumentów finansowych Wspólnoty.

2. WARUNKI

2.1. Podmioty współfinansujące lub sponsorzy funduszu przedstawiają staranny plan

przedsięwzięcia określający między innymi docelowy rynek, kryteria i warunki
finansowania, budżet operacyjny funduszu, własność i podmioty współfinansujące,
profesjonalizm, kompetencje i niezależność kadry zarządzającej, regulaminy
regulujące wewnętrzną organizację funduszu, planowane wykorzystanie wkładu
finansowego Funduszy Strukturalnych wraz z uzasadnieniem, politykę wycofania
się z inwestycji, wewnętrzne procedury likwidacji funduszu, w tym procedury

Dz.U. L 145 z 13.06.1977, str. 1.

Dz.U. L 107 z 30.04.1996 r., str. 4.

dotyczące ponownego wykorzystania zysków z tytułu wkładu finansowego
Funduszy Strukturalnych. Plan przedsięwzięcia jest starannie oceniany, a jego
wykonanie jest monitorowane przez podmiot zarządzający lub w jego imieniu.

2.2. Fundusz jest tworzony jako niezależna osoba prawna działająca na podstawie

porozumienia udziałowców lub jako wyodrębniona jednostka finansowa w ramach
istniejącej instytucji finansowej. W takim przypadku, fundusz podlega oddzielnej
umowie wykonawczej, w której zastrzega się w szczególności utrzymywanie
oddzielnych rachunków dla oddzielenia środków zainwestowanych w fundusz (w
tym środków pochodzących z Funduszy Strukturalnych) od środków pierwotnie
dostępnych w instytucji. Wszyscy udziałowcy funduszu wnoszą wkłady w gotówce.

2.3. Komisja nie może być partnerem ani udziałowcem funduszu.

2.4. Wkład finansowy z Funduszy Strukturalnych podlega ograniczeniom ustalonym w

art. 29 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia ogólnego.

2.5. Fundusze mogą inwestować w małe i średnie przedsiębiorstwa tylko na etapie ich

tworzenia, we wczesnej fazie ich rozwoju (w tym w kapitał rozwoju) oraz w fazie
ekspansji i wyłącznie w takie działania, które zarządzający funduszem oceniają jako
ekonomicznie opłacalne. Ocena opłacalności winna uwzględniać wszystkie źródła
dochodu danego przedsiębiorstwa. Fundusze nie mogą inwestować w firmy
znajdujące się w trudnej sytuacji w rozumieniu Wytycznych Wspólnoty w sprawie
pomocy publicznej dla ratowania i restrukturyzacji przedsiębiorstw w trudnej
sytuacji

2.6. Należy zastosować działania ostrożności celem zminimalizowania zniekształcenia

konkurencji na rynku kapitału podwyższonego ryzyka oraz rynku kredytów.
W szczególności dochody z inwestycji w akcje zwykłe oraz z kredytów (po odjęciu
pro rata udziału kosztów zarządzania) mogą zostać preferencyjnie rozdzielone
pomiędzy udziałowców z sektora prywatnego do wysokości wynagrodzenia
ustalonego w porozumieniu zawartym między udziałowcami, zaś pozostała część
jest dzielona proporcjonalnie pomiędzy udziałowców i Fundusze Strukturalne. Zyski
funduszu uzyskane z wkładu finansowego Funduszy Strukturalnych są ponownie
wykorzystywane na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw w tym samym
obszarze kwalifikowania.

2.7. Średnio, w skali roku, w okresie realizacji programu pomocowego, koszty

zarządzania nie mogą przekroczyć 5% spłaconego kapitału, chyba że
przeprowadzony przetarg wykaże konieczność podwyższenia tego pułapu.

2.8. W momencie zakończenia przedsięwzięcia, koszty kwalifikowane funduszu

(końcowego beneficjenta) obejmują kapitał funduszu, który został zainwestowany
lub pożyczony poszczególnym MŚP, łącznie z poniesionymi kosztami zarządzania.

2.9. Wkłady finansowe wniesione do funduszu z Funduszy Strukturalnych lub innych

źródeł publicznych, jak również inwestycje funduszy w poszczególne MŚP,
podlegają przepisom dotyczącym pomocy publicznej.

Dz.U. C 288 z 09.10.1999, str. 2.

3. ZALECENIA

3.1. Komisja zaleca stosowanie norm dobrej praktyki wyszczególnionych w pkt. 3.2 - 3.6

w odniesieniu do funduszy, do których są wnoszone wkłady finansowe z Funduszy
Strukturalnych. Oceniając przestrzeganie przez fundusz przepisów dotyczących
pomocy publicznej, Komisja uznaje stosowanie się do tych zaleceń jako pozytywny
element. Niniejsze zalecenia nie są wiążące dla celów oceny kwalifikowania
kosztów.

3.2. Wkład finansowy sektora prywatnego winien być znaczący i przekraczać 30%.

3.3. Fundusze winny być wystarczająco znaczące oraz obejmować odpowiednio wielką

populacji celową, aby zagwarantować ekonomiczną opłacalność przedsięwzięć,
przedział czasowy ich inwestycji powinien pokrywać się z okresem finansowania z
Funduszy Strukturalnych, zaś ich działalność winna koncentrować się na obszarach
w których rynek funkcjonuje nieodpowiednio.

3.4. Moment wniesienia kapitału do funduszu winien być jednakowy dla Funduszy

Strukturalnych i udziałowców oraz być pro rata do subskrybowanych wkładów.

3.5. Fundusze winny być zarządzane przez niezależne zespoły profesjonalistów

posiadających odpowiednie doświadczenie zawodowe gwarantujące wymagane
umiejętności oraz wiarygodność pozwalające na zarządzanie funduszem
podwyższonego ryzyka. Zespoły zarządzające należy tworzyć w procesie wyboru
opartego na konkurencji, z uwzględnieniem poziomu przewidzianych składek.

3.6. Fundusze nie powinny nabywać pakietów większościowych w przedsiębiorstwach

oraz winny dążyć do zrealizowania wszystkich inwestycji w okresie funkcjonowania
funduszu.

Zasada nr 9: Fundusze gwarancyjne – nie dotyczy Funduszu Schengen

1. ZASADA OGÓLNA

Fundusze strukturalne mogą współfinansować kapitał funduszy gwarancyjnych, jeśli
są spełnione warunki wyszczególnione w pkt. 2. Dla potrzeb niniejszego przepisu,
„fundusze gwarancyjne” oznaczają instrumenty finansowe udzielające gwarancji
funduszom podwyższonego ryzyka i funduszom kredytowym w rozumieniu Zasady nr
8 oraz inne projekty finansowania ryzyka związanego z MŚP (w tym pożyczki)
mające na celu kompensowanie strat związanych z ich inwestycjami w małe i średnie
przedsiębiorstwa, jak określono w rozporządzeniu 96/280/WE, ostatnio zmienionym
rozporządzeniem Komisji z dnia 6 maja 2003 r. Fundusze mogą mieć formę
utworzonych przez MŚP funduszy wzajemnych wspieranych ze środków publicznych,
zarządzanych komercyjnie funduszy z udziałem partnerów z sektora prywatnego lub
funduszy finansowanych w całości ze środków publicznych. Udział Funduszy
Strukturalnych w funduszach może być uzupełniany poręczeniami częściowymi
udzielanymi w ramach innych instrumentów finansowych Wspólnoty.

2. WARUNKI

2.1. W taki sam sposób, jak dla funduszy kapitału podwyższonego ryzyka (Zasada nr 8),

podmioty współfinansujące lub sponsorzy funduszu przedstawiają staranny plan
przedsięwzięcia, określając, mutatis mutandis, docelowy portfel gwarancji. Plan
przedsięwzięcia jest starannie oceniany a jego wykonanie jest monitorowane przez
podmiot zarządzający lub w imieniu.

2.2. Fundusz jest tworzony jako niezależna osoba prawna działająca na podstawie

porozumienia udziałowców lub jako wyodrębniona jednostka finansowa w ramach
istniejącej instytucji finansowej. W takim przypadku „fundusz” podlega oddzielnej
umowie wykonawczej, w której zastrzega się w szczególności utrzymywanie
oddzielnych rachunków dla oddzielenia środków zainwestowanych w fundusz (w
tym środków pochodzących z Funduszy Strukturalnych) od środków pierwotnie
dostępnych w instytucji..

2.3. Komisja nie może być partnerem ani udziałowcem funduszu.

2.4. Fundusze mogą udzielać gwarancji inwestycji, które są oceniane jako potencjalnie

opłacalne. Fundusze nie mogą udzielać poręczeń przedsiębiorstwom znajdującym
się w trudnej sytuacji w rozumieniu wytycznych Wspólnoty dotyczących pomocy
publicznej dla ratowania i restrukturyzacji przedsiębiorstw w trudnej sytuacji.

2.5. Część wkładu finansowego z Funduszy Strukturalnych pozostałą po zastosowaniu

gwarancji jest ponownie wykorzystywana na działania związane z rozwojem MŚP w
tym samym obszarze kwalifikowanym.

2.6. Średnio, w skali roku, w okresie realizacji programu pomocowego, koszty

zarządzania nie mogą przekroczyć 5% spłaconego kapitału, chyba że
przeprowadzony przetarg wykaże konieczność podwyższenia tego pułapu.

2.7. W momencie zakończenia projektu, koszty kwalifikowane funduszu (końcowego

beneficjenta) obejmują oszacowany drogą niezależnego audytu kapitał niezbędny do
pokrycia udzielonych gwarancji, łącznie z poniesionymi kosztami zarządzania.

2.8. Wkłady finansowe wniesione do funduszu z Funduszy Strukturalnych lub innych

źródeł publicznych, jak również gwarancje dla poszczególnych MŚP udzielone
przez fundusze, podlegają przepisom dotyczącym pomocy publicznej.

Zasada nr 10: leasing

1. ZASADY OGÓLNE

Koszty poniesione w związku z działalnością leasingową kwalifikują się do
współfinansowania z Funduszy Strukturalnych, jeśli są spełnione warunki podane w pkt. 2
- 4.

2. POMOC ZA POŚREDNICTWEM LEASINGODAWCY

2.1. Leasingodawca jest bezpośrednim odbiorcą środków w ramach wspólnotowego

współfinansowania, które są wykorzystywane na obniżenie rat leasingu spłacanych

przez leasingobiorcę w odniesieniu do aktywów stanowiących przedmiot umowy
leasingu.

2.2. Umowy leasingu, na wykonanie których jest udzielana pomoc Wspólnotowa, winny

przewidywać możliwość zakupu lub gwarantować minimalny okres leasingu
odpowiadający okresowi użytkowania środka trwałego będącego przedmiotem
umowy.

2.3. W przypadku wypowiedzenia umowy leasingu przed upływem minimalnego okresu

leasingu, bez uzyskania uprzednio zgody właściwych organów, leasingodawca jest
obowiązany zwrócić odpowiednim organom krajowym (celem kredytowania
odpowiedniego funduszu) część pomocy Wspólnotowej odpowiadającej
pozostałemu okresowi leasingu.

2.4 Zakup aktywu przez leasingodawcę, udokumentowany fakturą z potwierdzonym

odbiorem lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dokumentacyjnej,
stanowi wydatek kwalifikujący się do współfinansowania. Maksymalna kwota
kwalifikowana do współfinansowania przez Wspólnotę nie powinna przekraczać
wartości rynkowej aktywu będącego przedmiotem leasingu.

2.5. Koszty związane z umową leasingu (zwłaszcza podatek, marża leasingodawcy,

koszty spłaty odsetek, koszty ogólne, opłaty związane z ubezpieczeniem), inne niż
koszty,
o których mowa w pkt. 2.4, nie są kosztami kwalifikowanymi.

2.6. Działania w ramach pomocy wspólnotowej wypłacone leasingodawcy są

wykorzystywane w całości przez leasingobiorcę dla obniżenia w takim samym
stopniu wszystkich rat leasingu w okresie trwania leasingu.

2.7. Ustalając podział rat leasingu lub stosując alternatywnej metodę o skutku

równoważnym, leasingodawca winien wykazać, że korzyść z pomocy Wspólnotowej
w całości odniesie leasingobiorca.

2.8. Koszty, o których mowa w pkt. 2.5, jakichkolwiek korzyści podatkowe wynikających

z leasingu oraz inne warunki umowy winny być równoważne tym kosztom,
korzyściom i warunkom, które miałyby zastosowanie gdyby nie miała miejsca
pomoc finansowej ze strony Wspólnoty.

3. POMOC DLA LEASINGOBIORCY

3.1. Leasingobiorca jest bezpośrednim odbiorcą środków przyznawanych w ramach

współfinansowania wspólnotowego.

3.2. Raty leasingu spłacane leasingodawcy przez leasingobiorcę, udokumentowane fakturą

z potwierdzonym odbiorem lub innym dokumentem księgowym o równoważnej
wartości dokumentacyjnej, są kosztem kwalifikowanym do współfinansowania.

3.3. W przypadku umów leasingu, które przewidują możliwość zakupu lub minimalny

okres leasingu odpowiadający okresowi użytkowania aktywu będącego
przedmiotem umowy, maksymalna kwota kwalifikowana do współfinansowania

przez Wspólnotę nie może przekroczyć rynkowej wartości aktywu będącego
przedmiotem leasingu. Inne koszty związane z umową leasingu, (podatek, marża
leasingodawcy, koszty spłaty odsetek, koszty ogólne, opłaty związane z
ubezpieczeniem itd.) nie są kosztami kwalifikowanymi.

3.4. Działania w ramach pomocy wspólnotowej na realizację umów leasingu, o których

mowa w pkt.3.3, są wypłacane leasingobiorcy jednorazowo lub w transzach zgodnie
z faktycznie spłacanymi ratami leasingu. W przypadku, gdy okres obowiązywania
umowy leasingu wykracza poza końcową datę uwzględnienia płatności w ramach
pomocy wspólnotowej, za koszty kwalifikowane uważa się jedynie koszty rat
leasingu przypadające do zapłaty i spłacone przez leasingobiorcę przed końcową
datą płatności w ramach pomocy wspólnotowej.

3.5. W przypadku umów, które nie przewidują możliwości zakupu oraz umów, które

obowiązują w okresie krótszym niż okres użytkowania aktywu, którego umowa
dotyczy, raty leasingu kwalifikują się do współfinansowania przez Wspólnotę
proporcjonalnie do okresu kwalifikowanego przedsięwzięcia. Leasingobiorca musi
jednak wykazać, że leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów
metodą pozyskania sprzętu. W przypadku, gdy, przy zastosowaniu alternatywnej
metody (np. wynajęcie sprzętu), koszty byłyby niższe, dodatkowe koszty wynikające
z wykorzystania leasingu odejmuje się od kosztów kwalifikowanych.

3.6. Dla określania kosztów kwalifikowanych, o których mowa w pkt. 3.1 - 3.5, Państwa

Członkowskie mogą stosować bardziej restrykcyjne przepisy krajowe.

4. SPRZEDAŻ I LEASING ZWROTNY

Raty leasingu spłacone przez leasingobiorcę w ramach programu sprzedaży lub
leasingu zwrotnego mogą być wydatkami kwalifikowanymi zgodnie z zasadami
określonymi w pkt. 3. Koszty nabycia aktywu nie są kwalifikowane do
współfinansowania przez Wspólnotę.

Zasada nr 11: koszty poniesione w związku z zarządzaniem i wprowadzaniem Funduszy

Strukturalnych

1. ZASADA OGÓLNA

Koszty poniesione przez Państwo Członkowskie w związku z zarządzaniem,
wdrażaniem, monitorowaniem i kontrolą Funduszy Strukturalnych, z wyjątkiem
kosztów przewidzianych w pkt.2 i mieszczących się w kategoriach określonych w
pkt. 2.1., nie kwalifikują się do współfinansowania.

2. KATEGORIE KOSZTÓW ZARZĄDZANIA, WDRAŻANIA, MONITOROWANIA
ORAZ KONTROLI KWALIFIKOWANYCH DO WSPÓŁFINANSOWANIA.

2.1. Do współfinansowania ze środków pomocowych, przy zachowaniu warunków

określonych w pkt. 2.2. - 2.7, kwalifikują się następujące kategorie kosztów:

- koszty związane przygotowaniem, wyborem, oceną oraz monitorowaniem pomocy i

przedsięwzięć (z wyłączeniem kosztów nabycia i instalacji komputerowych
systemów zarządzania, monitorowania i ewaluacji),

- koszty posiedzeń komitetów monitorujących oraz podkomitetów dotyczących

wdrażania programów pomocowych. Koszty te mogą również obejmować koszty
uczestnictwa ekspertów oraz innych uczestników w pracach komitetów, w tym
uczestników z krajów trzecich, jeśli przewodniczący komitetu uzna ich udział za
istotny dla skutecznego wdrażania progamów pomocowych,

- koszty audytów i kontroli przedsięwzięć na miejscu,

2.2. Koszty wynagrodzenia, w tym składki na ubezpieczenie społeczne, są kosztami

kwalifikowanym tylko w odniesieniu do:

(a) urzędników służby cywilnej oraz innych urzędników państwowych

oddelegowanych na mocy odpowiednio udokumentowanej decyzji właściwych
władz do realizacji zadań, o których mowa w pkt.2.1;

(b) innych pracowników zatrudnionych do realizacji zadań, o których w pkt.2.1;

Okres oddelegowania lub zatrudnienia nie może wykraczać poza datę końcową
kwalifikowania kosztów, określoną w decyzji zatwierdzającej program pomocowy.

2.3. Udział Funduszy Strukturalnych w wydatkach, o których mowa w pkt. 2.1, wyznacza

kwota maksymalna, która jest ustalana w programie pomocowym zatwierdzonym
przez Komisję i nie może przekraczać sumy pułapów określonych w pkt. 2.4 i 2.5.

2.4. Dla wszystkich programów pomocowych, z wyjątkiem Inicjatyw Wspólnotowych,

specjalnego programu PEACE II oraz działań innowacyjnych, pułap wyznacza suma
następujących kwot:

- 2,5 % tej części całego wkładu finansowego Funduszy Strukturalnych, która nie

przekracza 100 mln Euro

- 2,00 % tej części całego wkładu finansowego Funduszy Strukturalnych, która

przekracza 100 mln Euro, lecz nie jest większa niż 500 mln Euro,

- 1,00% tej części całkowitego wkładu finansowego Funduszy Strukturalnych, która

przekracza 500 mln Euro, lecz nie jest większa niż 1 000 mln Euro,

- 0,5% tej części całkowitego wkładu finansowego Funduszy Strukturalnych, która

przekracza 1 000 mln Euro.

2.5. Dla Inicjatyw Wspólnotowych, działań innowacyjnych oraz specjalnego programu

PEACE II, pułap wynosi 5% całkowitego wkładu finansowego Funduszy
Strukturalnych. W przypadku, gdy w programie pomocowym uczestniczy więcej niż
jedno Państwo Członkowskie, ze względu na wyższe koszty zarządzania i
wdrażania, pułap może zostać podwyższony i jest wówczas ustalany w drodze
decyzji Komisji.

2.6. W celu obliczenia wysokości pułapów, o których mowa w pkt. 2.4 i 2.5, całkowity

wkład finansowy Funduszy Strukturalnych to wkład całkowity ustalony dla każdego
programu pomocowego zatwierdzonego przez Komisję.

2.7. Realizacja pkt. 2.1 - 2.6 niniejszej zasady jest uzgadniana pomiędzy Komisją

a Państwami Członkowskimi i ujmowana w programie pomocowym. Wysokość
wkładu jest ustalana zgodnie z art. 29 ust. 7 rozporządzenia ogólnego. Dla potrzeb
monitorowania, koszty o których mowa w pkt. 2.4 i 2.5, są przedmiotem
zastosowania oddzielnego środka lub środka wtórnego w ramach pomocy
technicznej.

3. INNE WYDATKI W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ

W odniesieniu do działań, które mogą być współfinansowane w ramach pomocy
technicznej, innych niż zadania określone w pkt.2 (takie jak badania, seminaria,
kampanie informacyjne, ewaluacja, zakup oraz instalacja komputerowych systemów
zarządzania, monitorowania i ewaluacji) nie obowiązują warunki określone w pkt. 2.4
- 2.6. Koszty wynagrodzenia pracowników służby cywilnej oraz innych urzędników
państwowych realizujących tego typu działania nie są kosztami kwalifikowanymi.

4. WYDATKI ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ

PRZEDSIĘWZIĘCIA

Do współfinansowania, poza pomocą techniczną, kwalifikują się następujące wydatki
administracji publicznej, jeśli są one związane z realizacją przedsięwzięcia, pod
warunkiem, że nie wynikają z zadań statutowych instytucji publicznej lub z jej zadań
związanych z codziennym zarządzaniem, monitorowaniem oraz kontrolą:

(a) koszty profesjonalnych usług świadczonych przez służby publiczne w toku

realizacji przedsięwzięcia. Koszty te mogą być zafakturowane na końcowego
beneficjenta publicznego lub prywatnego lub potwierdzone na podstawie
dokumentów o równoważnej wartości dokumentacyjnej, które umożliwiają
ustalenie rzeczywistych kosztów poniesionych przez dane służby publiczne w
związku z realizacją tego przedsięwzięcia;

(b) koszty realizacji przedsięwzięcia, w tym koszty związane z wykonaniem usług,

poniesione przez instytucję publiczną będącą beneficjentem końcowym, która
realizuje przedsięwzięcie na własny rachunek, bez pomocy zewnętrznych
inżynierów czy innych firm. Wydatki te muszą pozostać w związku z wydatkami
rzeczywiście i bezpośrednio poniesionymi na realizację współfinansowanego
projektu i muszą zostać potwierdzone na podstawie dokumentów, które
umożliwiają ustalenie rzeczywistych kosztów poniesionych przez dane służby
publiczne w związku z realizacją tego przedsięwzięcia.

Zasada nr 12: kwalifikowanie przedsięwzięć w zależności od lokalizacji

1. ZASADA OGÓLNA

Jako zasadę, przyjmuje się, że współfinansowane przedsięwzięcia mają być
zlokalizowane w regionie, z którym pomoc jest związana.

2. WYJĄTKI

2.1. W przypadku, gdy region, z którym pomoc jest związana, w całości lub

częściowo skorzysta z przedsięwzięcia zlokalizowanego poza tym regionem,
współfinansowanie takiego przedsięwzięcia może zostać zaakceptowane przez
instytucję zarządzającą, jeśli są spełnione wszystkie warunki określone w pkt.
2.2 - 2.4. W innych przypadkach, współfinansowanie przedsięwzięcia może
zostać zaakceptowane zgodnie z procedurą określoną w pkt. 3. W odniesieniu do
przedsięwzięć finansowanych w ramach Finansowego Instrumentu Orientacji
Rybołówstwa (FIOR), zawsze należy postępować zgodnie z procedurą określoną
w pkt. 3.

2.2. Przedsięwzięcie musi być zlokalizowane na obszarze NUTS II Państwa

Członkowskiego, bezpośrednio sąsiadującego z regionem, z którym pomoc jest
związana.

2.3. Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych przedsięwzięcia jest ustalana

pro rata (proporcjonalnie) do udziału przewidywanych korzyści
przedsięwzięcia, które region odniesie i opiera się na ocenie dokonywanej przez
podmiot niezależny od instytucji zarządzającej. Korzyści są szacowane z
uwzględnieniem specyficznych celów pomocy i oczekiwanego efektu.
Współfinansowanie przedsięwzięcia nie może zostać zaakceptowane, jeżeli
korzyści stanowią mniej niż 50%.

2.4. Dla każdego działania w ramach programu pomocowego, koszty kwalifikowane

przedsięwzięcia, zaakceptowane zgodnie z pkt. 2.1, nie powinny przekraczać
10% całkowitych kosztów kwalifikowanych danego działania. Ponadto, koszt
kwalifikowany wszystkich przedsięwzięć programu pomocowego przyjętych
zgodnie z pkt. 2.1, nie powinien przekraczać 5% całkowitych kosztów
kwalifikowanych danego programu pomocowego.

2.5. Przedsięwzięcia zaakceptowane przez instytucję zarządzającą zgodnie z pkt. 2.1

są wykazywane w sprawozdaniu rocznym i końcowym raporcie z wykonania
programu pomocowego.

3. INNE PRZYPADKI

W przypadku przedsięwzięć zlokalizowanych poza regionem, z którym pomoc
jest związana, które jednak nie spełniają warunków, o których mowa w pkt. 2
oraz przedsięwzięć finansowanych w ramach FIOR, akceptacja
współfinansowania projektu wymaga wcześniejszej zgody Komisji, która jest
wydawana indywidualnie dla przypadku, po złożeniu przez Państwo
Członkowskie wniosku, z uwzględnieniem w szczególności związanie
przedsięwzięcia z regionem, poziomu przewidywanych korzyści, wielkości
kosztów w stosunku do łącznych kosztów dla danego działania oraz dla
programu pomocowego. Procedurę, o której mowa w niniejszym punkcie,

10. Wzór kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności – roboty

budowlane oraz usługi – Wykonawca wybrany w drodze przetargu

a) ROBOTY BUDOWLANE

Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności

Dyspozycja Nr.............................................

Rachunek bankowy wykonawcy:...............................................................................................

Projekt Nr ..............

Umowa Nr .................

Nazwa umowy
.......................................................................................

Nazwa Beneficjenta
....................................................................
....................................................................

Nazwa Wykonawcy
....................................................................
...............

Nr faktury.................................

Data faktury .................................

Data odbioru faktury .....................

Termin rozpoczęcia robót .....................................

Termin zakończenia robót ....................................

Okres gwarancyjny upływa z dniem.....................

Gwarancja dobrego wykonania Nr..........ważna do
dnia.................(jeśli wymagana)

Rozliczenie kontraktu nr
...............................

za okres
....................................................................
.....

Cześć I – weryfikacja merytoryczna

( 6 dni roboczych od daty wpłynięcia kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia ..........................................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data otrzymania

korekty i podpis

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT
naliczonego (wypełnić przy

pierwszej płatności)

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data otrzymania

korekty i podpis

2 Polecenie

rozpoczęcia robót

(wypełnić przy pierwszej płatności

o ile data rozpoczęcia robót nie

jest określona w umowie)

3 Przekazanie placu budowy

(wypełnić przy pierwszej płatności)

Gwarancja dobrego wykonania Nr ........................

ważna do dnia .............................. (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile zabezpieczenie właściwego wykonania

kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej)

kontroli podlega:

• czy podano prawidłową

nazwę umowy

• zgodność zleceniodawcy i

beneficjenta gwarancji z

zawartą umową,

• czy podano numer umowy,

której gwarancja dotyczy

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność terminu ważności

gwarancji z zawartą umową,

• zgodność treści gwarancji z

zawartą umową - czy jest

bezwarunkowa, nieodwołalna
i płatna na pierwsze pisemne

żądanie

5 Kopia

wyciągu bankowego przelewu kwoty zabezpieczenia kontraktu (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile

zabezpieczenie właściwego wykonania kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci przelewu

określonej kwoty na odrębny rachunek bankowy)

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność stron (wykonawcy

jako wpłacającego kwotę

zabezpieczenia i

zamawiającego jako odbiorcy

przelewu) z zawartą umową,

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data otrzymania

korekty i podpis

6 Faktura VAT Nr .................................. z dnia........................................ (odebrana dnia ..............................................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą

umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy oraz

numeru projektu

• zgodność wartości

wykonanych robót ze

świadectwem
przejściowym/protokołem

zdawczo-odbiorczym lub

innym dokumentem

potwierdzającym wartość
robót zrealizowanych w

danym okresie

• zgodność potrąceń kwot

zatrzymanych z zawartą

umową i świadectwem
przejściowym/ protokołem

zdawczo-odbiorczym lub

innym dokumentem

potwierdzającym wartość
robót zrealizowanych w

danym okresie (o ile umowa

przewiduje potrącenia kwot

zatrzymanych)

7 Świadectwo przejściowe wykonanych robót (gdy kontrakt realizowany w oparciu o warunki FIDIC)

Protokół zdawczo-odbiorczy robót lub inny dokument potwierdzający wartość robót zrealizowanych w danym okresie
(gdy kontrakt realizowany w oparciu o przepisy krajowe)

Kontroli podlega:

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data otrzymania

korekty i podpis

• czy przedmiar robót

przedstawiony w świadectwie

przejściowym/ protokole
zdawczo-odbiorczym lub

innym dokumencie

potwierdzającym wartość

robót zrealizowanych w
danym okresie robót zgodny

jest z przedmiarem robót

zawartym w kosztorysie

ofertowym po korekcie
arytmetycznej

• zgodność zakresu

wykonanych robót z umową

zawartą między
beneficjentem a wykonawcą

• poprawność arytmetyczna

świadectwa przejściowego/

zestawienia wykonanych

robót w protokole zdawczo-

odbiorczym lub innym
dokumencie potwierdzającym

wartość robót zrealizowanych

w danym okresie

• fakt potwierdzenia zgodności

wykonanych robót ze stanem
faktycznym, zawartą umową

przez nadzór budowlany i

beneficjenta (o ile wymaga

tego umowa)

8 Inny dokument przewidziany

warunkami umowy,

niewymieniony z nazwy w liście
kontrolnej

9 Protokół odbioru wstępnego

robót lub inny dokument

poświadczający zakończenie

kontraktu i odebranie efektów

przez Beneficjenta

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data otrzymania

korekty i podpis

10 Protokół przejęcia ostatecznego

robót lub inny dokument

poświadczający zakończenie

kontraktu i odebranie efektów

przez Beneficjenta ( o ile umowa
przewiduje odbiór ostateczny

robót po upływie okresu

gwarancyjnego)

Cześć II – weryfikacja formalno – rachunkowa

( 6 dni roboczych od dnia otrzymania zaakceptowanej przez Zespół ds. merytorycznych kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia...............................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT

naliczonego (wypełnić przy

pierwszej płatności)

2 Polecenie

rozpoczęcia robót

(wypełnić przy pierwszej płatności

o ile data rozpoczęcia robót nie
jest określona w umowie)

3 Gwarancja dobrego wykonania Nr ........................

ważna do dnia .............................. (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile zabezpieczenie właściwego wykonania

kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej)

kontroli podlega:

• czy podano prawidłową

nazwę umowy

• zgodność zleceniodawcy i

beneficjenta gwarancji z

zawartą umową,

• czy podano numer umowy,

której gwarancja dotyczy

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność terminu ważności

gwarancji z zawartą umową

• zgodność treści gwarancji z

zawartą umową - czy jest

bezwarunkowa, nieodwołalna

i płatna na pierwsze pisemne

żądanie

4 Kopia

wyciągu bankowego przelewu kwoty zabezpieczenia kontraktu (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile

zabezpieczenie właściwego wykonania kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci przelewu
określonej kwoty na odrębny rachunek bankowy)

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność stron (wykonawcy

jako wpłacającego kwotę
zabezpieczenia i

zamawiającego jako odbiorcy

przelewu) z zawartą umową,

5 Faktura VAT Nr .................................. z dnia........................................ (odebrana dnia ..............................................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą
umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy oraz
numer projektu

• zgodność wartości

wykonanych robót ze

świadectwem

przejściowym/protokołem

zdawczo-odbiorczym lub
innym dokumentem

potwierdzającym wartość

robót zrealizowanych w

danym okresie

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• zgodność potrąceń kwot

zatrzymanych z zawartą

umową i świadectwem
przejściowym/ protokołem

zdawczo-odbiorczym lub

innym dokumentem

potwierdzającym wartość
robót zrealizowanych w

danym okresie (o ile umowa

przewiduje potrącenia kwot

zatrzymanych)

• zgodność zastosowanych

stawek podatku od towarów i

usług VAT z obowiązującymi

przepisami polskimi

• zgodność rachunku

bankowego wykonawcy na
fakturze/rachunku z podanym

w umowie

• czy faktura VAT opatrzona

jest stemplem „FUNDUSZ

SCHENGEN”

6 Świadectwo przejściowe wykonanych robót (gdy kontrakt realizowany w oparciu o warunki FIDIC)

Protokół zdawczo-odbiorczy robót lub inny dokument potwierdzający wartość robót zrealizowanych w danym

okresie (gdy kontrakt realizowany w oparciu o przepisy krajowe)

Kontroli podlega:

• zgodność kwot wykonanych

robót

• zgodność potrąceń kwot

zatrzymanych z zawartą
umową i świadectwem

przejściowym/ protokołem

zdawczo-odbiorczym lub

innym dokumentem
potwierdzającym wartość

robót zrealizowanych w

danym okresie (o ile umowa

przewiduje potrącenia kwot
zatrzymanych)

• zgodność wyliczenia kwoty do

wypłaty dla wykonawcy

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

7 Inny dokument przewidziany

warunkami umowy,

niewymieniony z nazwy w liście

kontrolnej

8 Protokół odbioru wstępnego

robót lub inny dokument

poświadczający zakończenie

kontraktu i odebranie efektów
przez Beneficjenta

9 Protokół przejęcia ostatecznego

robót lub inny dokument

poświadczający zakończenie

kontraktu i odebranie efektów

przez Beneficjenta( o ile umowa
przewiduje odbiór ostateczny

robót po upływie okresu

gwarancyjnego)

Cześć III – weryfikacja merytoryczna i formalno – rachunkowa – wyliczenie kwoty do
wypłaty

Lp. Płatności Wartość

wykonanych w
okresie robót
wynikająca z
faktury VAT
[PLN]

Kwota zatrzymana
[PLN] (jeśli stosowane
są potrącenia kwot
zatrzymanych)

%
zaawansow.
robót

Kwota do wypłaty
[PLN]

Razem do
wypłaty (łącznie z
kwotą
zatrzymaną)

(3+4)

1 2

3 4 5

6 7

Płatności zrealizowane z Funduszu
Schengen do okresu rozliczeniowego

Płatności zrealizowane ze środków
własnych Beneficjenta do okresu
rozliczeniowego

Razem płatności zrealizowane
(wiersz 1 + 2 )

4. Płatność wynikająca z bieżącej

faktury VAT do zapłaty ze

Lp. Płatności Wartość

wykonanych w
okresie robót
wynikająca z
faktury VAT
[PLN]

Kwota zatrzymana
[PLN] (jeśli stosowane
są potrącenia kwot
zatrzymanych)

%
zaawansow.
robót

Kwota do wypłaty
[PLN]

Razem do
wypłaty (łącznie z
kwotą
zatrzymaną)

(3+4)

1 2

3 4 5

6 7

środków Fuduszu Schengen

Płatność wynikająca z bieżącej faktury
VAT do zapłaty ze środków własnych
Beneficjenta

Razem płatności wynikające z
bieżącej faktury VAT (wiersz 4 + 5 )

Łączne płatności ze środków
Funduszu Schengen (wiersz 1 + 4)

Łączne płatności ze środków
własnych Beneficjenta (wiersz 2 + 5)

Łączne płatności (narastająco od
początku trwania inwestycji) (wiersz
7 + 8 )

Wartość umowy

W tym: środki Funduszu

Schengen

W tym: środki własne

Beneficjenta

Uwagi do części III:

Data i podpis otrzymania korekty do części III:

.........................................................................

Kwalifikację wniosku o certyfikat płatności (Beneficjent):

Sporządził (IMIĘ i NAZWISKO)

Sprawdził (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja merytoryczna (WWPWP Phare):

Sprawdził: (IMIĘ i NAZWISKO)

Akceptował: (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja formalno-rachunkowa (WWPWP Phare):

Sprawdził (IMIĘ NAZWISKO)

Akceptował (IMIĘ NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

B) USŁUGI

Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności

Dyspozycja Nr.............................................

Rachunek bankowy usługobiorcy....................................................................

Projekt Nr ..............

Umowa Nr .............

Nazwa umowy
.......................................................................................

Nazwa Beneficjenta
..................................................................
..................................................................
..................

Nazwa Wykonawcy
..................................................................
.................

Nr faktury.................................

Data faktury/rachunku.............................

Data odbioru faktury/rachunku
......................

Termin rozpoczęcia realizacji usługi ...............................

Termin zakończenia realizacji usługi................................

Okres gwarancyjny upływa z dniem.....................

Gwarancja dobrego wykonania Nr..........ważna do
dnia.................(jeśli wymagana)

Rozliczenie kontraktu nr
...............................

za okres
..................................................................
.......

Cześć I – weryfikacja merytoryczna

( 6 dni roboczych od daty wpłynięcia kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia ..........................................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT

naliczonego (wypełnić przy
pierwszej płatności)

2 Gwarancja dobrego wykonania Nr ........................

ważna do dnia .............................. (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile zabezpieczenie właściwego wykonania
kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej)

kontroli podlega:

• czy podano prawidłową

nazwę umowy

• zgodność zleceniodawcy i

beneficjenta gwarancji z

zawartą umową,

• czy podano numer umowy,

której gwarancja dotyczy

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność terminu ważności

gwarancji z zawartą umową

• zgodność treści gwarancji z

zawartą umową - czy jest

bezwarunkowa, nieodwołalna

i płatna na pierwsze pisemne

żądanie

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

3 Kopia

wyciągu bankowego przelewu kwoty zabezpieczenia kontraktu (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile

zabezpieczenie właściwego wykonania kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci przelewu

określonej kwoty na odrębny rachunek bankowy)

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność stron (wykonawcy

jako wpłacającego kwotę

zabezpieczenia i

zamawiającego jako odbiorcy

przelewu) z zawartą umową,

4 Faktura VAT /Rachunek Nr .................................. z dnia........................................ (odebrana/ ny dnia

..............................................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą

umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy oraz

numeru projektu

• zgodność przedmiotu i

zakresu usług z zawartą
umową,

• zgodność wartości

wykonanych usług z zawartą

umową

• czy faktura VAT/rachunek

opatrzone są stemplem

„FUNDUSZ SCHENGEN”

5 Dokument (np. pismo akceptujące) wydany przez Zamawiającego poświadczający odebranie i zaakceptowanie

przez niego efektów umowy.

Kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą

umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• czy Zamawiający odebrał i

zaakceptował efekty umowy

Karty czasu pracy ( o ile umowa przewiduje tego rodzaju dokument)

Kontroli podlega:

• zgodność osób wymienionych

w kartach czasu pracy z

zawartą umową

• czy osoby pracowały w dni

robocze w kraju wykonywania

usługi

• zgodność terminu

wykonywanej pracy z zawartą

umową

• czy karty czasu pracy zostały

podpisane przez osoby

uprawnione

7 Listy oceny lektora/ osoby

szkolącej ( o ile umowa

przewiduje tego rodzaju

dokument)

Inny dokument przewidziany

warunkami umowy,

niewymieniony z nazwy w liście

kontrolnej

Cześć II – weryfikacja formalno – rachunkowa

( 6 dni roboczych od dnia otrzymania zaakceptowanej przez Zespół ds. merytorycznych kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia...............................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT

naliczonego (wypełnić przy
pierwszej płatności)

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

2 Gwarancja dobrego wykonania Nr ........................

ważna do dnia .............................. (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile zabezpieczenie właściwego wykonania

kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej)

kontroli podlega:

• czy podano prawidłową

nazwę umowy

• zgodność zleceniodawcy i

beneficjenta gwarancji z

zawartą umową,

• czy podano numer umowy,

której gwarancja dotyczy

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność terminu ważności

gwarancji z zawartą umową

• zgodność treści gwarancji z

zawartą umową - czy jest

bezwarunkowa, nieodwołalna
i płatna na pierwsze pisemne

żądanie

3 Kopia

wyciągu bankowego przelewu kwoty zabezpieczenia kontraktu (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile

zabezpieczenie właściwego wykonania kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci przelewu

określonej kwoty na odrębny rachunek bankowy)

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność stron (wykonawcy

jako wpłacającego kwotę

zabezpieczenia i

zamawiającego jako odbiorcy
przelewu) z zawartą umową,

4 Faktura VAT / Rachunek Nr .................................. z dnia........................................ (odebrana/ ny dnia

..............................................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą
umową,

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy oraz

numer projektu

• zgodność przedmiotu i

zakresu usług z zawartą

umową,

• zgodność wartości

wykonanych usług z zawartą

umową

• zgodność zastosowanych

stawek podatku od towarów i
usług VAT z obowiązującymi

przepisami polskimi

• zgodność rachunku

bankowego wykonawcy na

fakturze/rachunku z podanym
w umowie

• czy faktura VAT/rachunek

opatrzone są stemplem

„FUNDUSZ SCHENGEN”

5 Dokument (np. pismo akceptujące) wydany przez Zamawiającego poświadczający odebranie i zaakceptowanie

przez niego efektów umowy.

Kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą
umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy

• czy Zamawiający odebrał i

zaakceptował efekty umowy

Karty czasu pracy ( o ile umowa przewiduje tego rodzaju dokument)
Kontroli podlega:

• zgodność osób wymienionych

w kartach czasu pracy z
zawartą umową

• czy osoby pracowały w dni

robocze w kraju wykonywania

usługi

• zgodność terminu

wykonywanej pracy z zawartą
umową

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• czy karty czasu pracy zostały

podpisane przez osoby

uprawnione

7 Listy oceny lektora/ osoby

szkolącej ( o ile umowa

przewiduje tego rodzaju
dokument)

Inny dokument przewidziany

warunkami umowy,
niewymieniony z nazwy w liście

kontrolnej

Cześć III – weryfikacja merytoryczna i formalno – rachunkowa –

wyliczenie kwoty do wypłaty

Lp. Płatności Kwota

wynikająca z

Faktury VAT (netto)

[PLN]

Kwota wynikająca z

Faktury VAT (brutto)

[PLN

Kwota zapłacona /

do wypłaty ze

środków funduszu

Schengen

[PLN]

Kwota zapłacona

/ do wypłaty ze

środków

Beneficjenta

[PLN]

2 3 4 5 6

Płatności
zrealizowane do
okresu
rozliczeniowego

Płatność
wynikająca z
bieżącej Faktury
VAT

Łączne płatności

Wartość umowy

W tym: środki
Funduszu
Schengen

W tym środki
własne
Beneficjenta

Uwagi do części III:

Data i podpis otrzymania korekty do części III:

.........................................................................

Kwalifikację wniosku o certyfikat płatności (Beneficjent):

Sporządził (IMIĘ i NAZWISKO)

Sprawdził (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja merytoryczna (WWPWP Phare):

Sprawdził: (IMIĘ i NAZWISKO)

Akceptował: (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja formalno-rachunkowa (WWPWP Phare):

Sprawdził (IMIĘ NAZWISKO)

Akceptował (IMIĘ NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

11. Wzór kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności – dostawy –
Dostawca wybrany w drodze przetargu

Kwalifikacja wniosku o certyfikat płatności

Dyspozycja Nr.............................................

Rachunek bankowy dostawcy....:.........................................................................................................

Projekt Nr ..............

Umowa Nr ...............

Nazwa umowy
.......................................................................................

Nazwa Beneficjenta
...............................................................

Nazwa Wykonawcy
...............................................................

Nr faktury/rachunku..............................

Data faktury/rachunku ......................

Data odbioru faktury/rachunku .............

Termin podpisania umowy ...................................

Termin rozpoczęcia dostaw ..................................

Termin zakończenia dostaw ....................................

Okres gwarancyjny upływa z dniem.....................

Gwarancja dobrego wykonania Nr..........ważna do
dnia.................(jeśli wymagana)

Cześć I – weryfikacja merytoryczna

( 6 dni roboczych od daty wpłynięcia kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia ..........................................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i podpis

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT

naliczonego (wypełnić przy

pierwszej płatności)

Gwarancja dobrego wykonania Nr ........................

ważna do dnia .............................. (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile zabezpieczenie właściwego wykonania

kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej)

kontroli podlega:

• czy podano prawidłową

nazwę umowy

• zgodność zleceniodawcy i

beneficjenta gwarancji z

zawartą umową,

• czy podano numer umowy,

której gwarancja dotyczy

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i podpis

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność terminu ważności

gwarancji z zawartą umową

• zgodność treści gwarancji z

zawartą umową - czy jest

bezwarunkowa, nieodwołalna

i płatna na pierwsze pisemne

żądanie

3 Kopia

wyciągu bankowego przelewu kwoty zabezpieczenia kontraktu (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile

zabezpieczenie właściwego wykonania kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci przelewu

określonej kwoty na odrębny rachunek bankowy)

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność stron (wykonawcy

jako wpłacającego kwotę

zabezpieczenia i

zamawiającego jako odbiorcy

przelewu) z zawartą umową,

Faktura VAT / Rachunek Nr ..................................................z dnia ........................................... (odebrana/ ny dnia

....................................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą
umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy oraz

numer projektu

• zgodność asortymentu i ilości

elementów dostawy z zawartą

umową

• zgodność kwot w PLN z

zawartą umową

• czy faktura VAT/rachunek

opatrzone są stemplem

„FUNDUSZ SCHENGEN”

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i podpis

Świadectwo przyjęcia wstępnego dostawy lub inny dokument potwierdzający przekazanie przedmiotu dostawy

przez Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta

Kontroli podlega:

• zgodność stron z zawartą

umową

• ilość sprzętu

• zgodność asortymentu z

zawartą umową

• termin zgłoszenia do

przyjęcia wstępnego zgodny z

terminem podanym w umowie

lub termin powiadomienia

Zamawiającego o gotowości
dostawy do odbioru

• termin przyjęcia wstępnego/

odbioru dostawy

• czy są podpisy osób

upoważnionych

Świadectwo przyjęcia ostatecznego dostawy lub inny dokument potwierdzający przekazanie przedmiotu dostawy

przez Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta ( o ile umowa przewiduje odbiór ostateczny dostawy po

upływie okresu gwarancyjnego)

Kontroli podlega:

• zgodność stron z zawartą

umową

• ilość asortymentu

• zgodność asortymentu z

zawartą umową

• termin zgłoszenia do odbioru

ostatecznego

• termin przyjęcia ostatecznego

Inny dokument przewidziany

warunkami umowy,

niewymieniony z nazwy w liście

kontrolnej

Cześć II – weryfikacja formalno – rachunkowa

( 6 dni roboczych od dnia otrzymania zaakceptowanej przez Zespół ds. merytorycznych kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia...............................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp.

Nazwa dokumentu

Tak

Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT

naliczonego (wypełnić przy
pierwszej płatności)

Gwarancja dobrego wykonania Nr ........................

kontroli podlega:

• czy podano prawidłową

nazwę umowy

• zgodność zleceniodawcy i

beneficjenta gwarancji z

zawartą umową,

• czy podano numer umowy,

której gwarancja dotyczy

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

• zgodność terminu ważności

gwarancji z zawartą umową

• zgodność treści gwarancji z

zawartą umową - czy jest

bezwarunkowa, nieodwołalna

i płatna na pierwsze pisemne

żądanie

Kopia wyciągu bankowego przelewu kwoty zabezpieczenia kontraktu (podlega kontroli przy pierwszej płatności o ile
zabezpieczenie właściwego wykonania kontraktu jest wymagane warunkami umowy i zostało spełnione w postaci przelewu

określonej kwoty na odrębny rachunek bankowy)

• zgodność kwoty gwarancji w

PLN z zawartą umową

Sprawdzenie

Poprawne

Lp.

Nazwa dokumentu

Tak

Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• zgodność stron (wykonawcy

jako wpłacającego kwotę

zabezpieczenia i

zamawiającego jako odbiorcy

przelewu) z zawartą umową,

Faktura VAT/ Rachunek Nr ..................................... z dnia........................................... (odebrana/ ny dnia ...............................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z zawartą

umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer umowy oraz

numer projektu

• zgodność asortymentu i ilości

elementów dostawy z zawartą
umową

• zgodność kwot w PLN z

zawartą umową

• zgodność zastosowanych

stawek podatku od towarów i

usług VAT z obowiązującymi
przepisami polskimi

• zgodność rachunku

bankowego wykonawcy na

fakturze/rachunku z podanym

w umowie

• czy faktura VAT/rachunek

opatrzone są stemplem
„FUNDUSZ SCHENGEN”

Świadectwo przyjęcia wstępnego dostawy lub inny dokument potwierdzający przekazanie przedmiotu dostawy przez
Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta

Kontroli podlega:

• zgodność stron z zawartą

umową

• ilość sprzętu

• zgodność asortymentu z

zawartą umową

Sprawdzenie

Poprawne

Lp.

Nazwa dokumentu

Tak

Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

Świadectwo przyjęcia ostatecznego dostawy lub inny dokument potwierdzający przekazanie przedmiotu dostawy przez
Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta ( o ile umowa przewiduje odbiór ostateczny dostawy po upływie okresie

gwarancyjnym)

Kontroli podlega:

• zgodność stron z zawartą

umową

• ilość asortymentu

• zgodność asortymentu z

zawartą umową

• termin zgłoszenia do odbioru

ostatecznego

• termin przyjęcia ostatecznego

Inny dokument przewidziany
warunkami umowy,

niewymieniony z nazwy w liście

kontrolnej

Cześć III – weryfikacja merytoryczna i formalno – rachunkowa –

wyliczenie kwoty do wypłaty

Lp. Płatności Kwota

wynikająca z

Faktury VAT (netto)

[PLN]

Kwota wynikająca z

Faktury VAT (brutto)

[PLN

Kwota zapłacona /

do wypłaty ze

środków funduszu

Schengen

[PLN]

Kwota zapłacona

/ do wypłaty ze

środków

Beneficjenta

[PLN]

2 3 4 5 6

Płatności
zrealizowane do
okresu
rozliczeniowego

Płatność
wynikająca z
bieżącej Faktury
VAT

Łączne płatności

Wartość umowy

W tym: środki
Funduszu
Schengen

W tym środki
własne
Beneficjenta

Uwagi do części III:

Data i podpis otrzymania korekty do części III:

.........................................................................

Kwalifikację wniosku o certyfikat płatności (Beneficjent):

Sporządził (IMIĘ i NAZWISKO)

Sprawdził (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja merytoryczna (WWPWP Phare):

Sprawdził: (IMIĘ i NAZWISKO)

Akceptował: (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja formalno-rachunkowa (WWPWP Phare):

Sprawdził (IMIĘ NAZWISKO)

Akceptował (IMIĘ NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

12. Wzór kwalifikacji wniosku o certyfikatu płatności – roboty budowlane,
usługi i dostawy - zamówienie „z wolnej ręki”

Projekt Nr ..............

Nazwa zlecenia
.......................................................................................

Nazwa Beneficjenta (Zleceniodawcy)
...............................................................
...............................................................
........................

Nazwa Wykonawcy/Dostawcy
...............................................................
....................

Nr faktury/rachunku ..................

Data faktury/rachunku ...................

Data odbioru faktury/rachunku..............

Termin podpisania zlecenia ...................................

Termin rozpoczęcia realizacji zlecenia ..................................

Termin zakończenia realizacji zlecenia ....................................

Cześć I – weryfikacja merytoryczna

( 6 dni roboczych od daty wpłynięcia kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia ..........................................................

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i podpis

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT
naliczonego (wypełnić przy

pierwszej płatności)

Faktura VAT/ Rachunek Nr ..................................................z dnia ....................................... (odebrana/ ny dnia
.....................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z

zamówieniem Beneficjenta/

umową,

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli merytorycznej w

przypadku wykrycia nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i podpis

• czy podano prawidłową

nazwę i numer

zlecenia/umowy oraz numer

projektu

• zgodność asortymentu i ilości

elementów dostawy z

zamówieniem Beneficjenta

(wypełnić w przypadku

dostaw)

• zgodność przedmiotu i

zakresu robót/usług z

zamówieniem Beneficjenta

(wypełnić w przypadku robót

lub usług)

• zgodność kwot w PLN z

zawartym zleceniem/ umową

Świadectwo przyjęcia wstępnego dostawy lub inny dokument potwierdzający przekazanie przedmiotu dostawy

przez Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta (wypełnić w przypadku dostaw)

Kontroli podlega:

• zgodność stron z

zamówieniem Beneficjenta

• ilość sprzętu

• zgodność asortymentu z

zamówieniem Beneficjenta

4 Protokół odbioru wstępnego

robót/usług lub inny dokument

poświadczający zakończenie

kontraktu i odebranie efektów
przez Beneficjenta (wypełnić w

przypadku robót lub usług)

Cześć II – weryfikacja formalno – rachunkowa

( 6 dni roboczych od dnia otrzymania zaakceptowanej przez Zespół ds. merytorycznych kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Data sprawdzenia...............................................

Lp. Nazwa

dokumentu Sprawdzenie

Data

otrzymania

Poprawne

Tak Nie

1 Oświadczenie o prawie do

odliczenia i zwrotu podatku VAT

naliczonego (wypełnić przy

pierwszej płatności)

Faktura VAT/ Rachunek Nr ..................................................z dnia ....................................... (odebrana/ ny dnia

.....................)

kontroli podlega:

• zgodność stron (wykonawcy i

zamawiającego) z

zamówieniem Beneficjenta/

umową,

• czy podano prawidłową

nazwę i numer zlecenia/

umowy oraz numer projektu

• zgodność asortymentu i ilości

elementów dostawy z

zamówieniem Beneficjenta
(wypełnić w przypadku

dostaw)

• zgodność przedmiotu i

zakresu robót/usług z

zamówieniem Beneficjenta
(wypełnić w przypadku robót

lub usług )

• zgodność kwot w PLN z

zawartym zleceniem/umową

• zgodność zastosowanych

stawek podatku od towarów i
usług VAT z obowiązującymi

przepisami polskimi

• zgodność rachunku

bankowego wykonawcy na

fakturze/rachunku z podanym
w zamówieniu Beneficjenta /

umowie

Świadectwo przyjęcia wstępnego dostawy lub inny dokument potwierdzający przekazanie przedmiotu dostawy
przez Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta (wypełnić w przypadku dostaw)

Kontroli podlega:

• zgodność stron z

zamówieniem Beneficjenta

• ilość sprzętu

Sprawdzenie

Poprawne

Lp. Nazwa

dokumentu

Tak Nie

Uwagi kontroli formalno-rachunkowej

w przypadku wykrycia

nieprawidłowości

Data

otrzymania

korekty i

podpis

• zgodność asortymentu z

zamówieniem Beneficjenta

4 Protokół odbioru wstępnego

robót/usług lub inny dokument

poświadczający zakończenie

kontraktu i odebranie efektów
przez Beneficjenta (wypełnić w

przypadku robót lub usług)

Cześć III – weryfikacja merytoryczna i formalno – rachunkowa –

wyliczenie kwoty do wypłaty

Lp. Płatności Kwota

wynikająca z

Faktury VAT (netto)

[PLN]

Kwota wynikająca z

Faktury VAT (brutto)

[PLN

Kwota zapłacona /

do wypłaty ze

środków funduszu

Schengen

[PLN]

Kwota zapłacona

/ do wypłaty ze

środków

Beneficjenta

[PLN]

2 3 4 5 6

Płatności
zrealizowane do
okresu
rozliczeniowego

Płatność
wynikająca z
bieżącej Faktury
VAT

Łączne płatności

Wartość umowy

W tym: środki
Funduszu
Schengen

W tym środki
własne
Beneficjenta

Uwagi do części III:

Data i podpis otrzymania korekty do części III:

.........................................................................

Kwalifikację wniosku o certyfikat płatności (Beneficjent):

Sporządził (IMIĘ i NAZWISKO)

Sprawdził (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja merytoryczna (WWPWP Phare):

Sprawdził: (IMIĘ i NAZWISKO)

Akceptował: (IMIĘ i NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

Weryfikacja formalno-rachunkowa (WWPWP Phare):

Sprawdził (IMIĘ NAZWISKO)

Akceptował (IMIĘ NAZWISKO)

.....................

Data

.........................................................

Czytelny

Podpis

Czytelny

Podpis

13. Schematy przepływów finansowych Funduszu Schengen

13.1. Płatności i obieg dokumentów finansowych – projekty realizowane przez resort
MSWIA oraz jednostki mu podległe

Komisja Europejska

Ministerstwo Finansów

Budżet państwa

Rezerwa celowa

WWPWP Phare –
Instytucja Pośrednicząca

Strona Kontraktu – Beneficjent Funduszu

Schengen

Wykonawca Robót Budowlanych lub Usług / Dostawca

Legenda:

Płatności

Akceptacja faktur i innych dokumentów dotyczących płatności

Plany wydatkowania (harmonogramy płatności)

Wydanie certyfikatu

Zlecenie przelewu

Ostateczne rozliczenie środków Funduszu z KE

MSWIA

13.2. Płatności i obieg dokumentów finansowych – projekty zgłoszone do realizacji
przez Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Spraw
Zagranicznych, Ministerstwo Finansów – Służby Celne

Komisja Europejska

Ministerstwo Finansów

Budżet państwa

Rezerwa celowa

WWPWP Phare –
Instytucja Pośrednicząca

Strona Kontraktu – Beneficjent Funduszu Schengen

(Ministerstwa lub jednostki im podległe)

Wykonawca Robót Budowlanych lub Usług / Dostawca

Legenda:

Płatności

Akceptacja faktur i innych dokumentów dotyczących płatności

Plany wydatkowania (harmonogramy płatności)

Wydanie certyfikatu

Zlecenie przelewu

Ostateczne rozliczenie środków Funduszu z KE

Ministerstwo Infrastruktury/ Ministerstwo
Sprawiedliwości/Ministerstwo Spraw Zagranicznych,
Ministerstwo Finansów – Służby Celne

14. Dokumenty załączane do kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności

1. Kontrakty realizowane w oparciu o warunki FIDIC lub GGAPP

– Wykonawca umowy wybrany w drodze przetargu:

a) płatności (roboty budowlane):

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

przekazania placu budowy (przy pierwszej kwalifikacji wniosku o certyfikat
płatności),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

polecenia rozpoczęcia robót zaakceptowana przez nadzór budowlany (przy
pierwszej kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności o ile umowa nie podaje
daty rozpoczęcia robót),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

gwarancji finansowej dobrego wykonania (przy pierwszej kwalifikacji
wniosku o certyfikat płatności),

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez nadzór oraz beneficjenta za zgodność z
kontraktem i z faktycznym stanem robót, ostemplowane pieczęcią
„FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

świadectwa przejściowego wykonanych robót,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołów konieczności dla robót dodatkowych i/lub zamiennych,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokółu przejęcia wstępnego robót,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokółu przejęcia ostatecznego robót,

Oryginał odpowiedniego zestawienia według wzoru zamieszczonego w

rozdziale 19 podręcznika (drugi egzemplarz dokumentów winien zawierać
kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem ww. zestawienia)

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

finansowe zgodnie z Rozdziałem 16 oraz załącznikami do Porozumienia
pomiędzy WWPWP Phare oraz Beneficjentem – kopia lub kserokopia
poświadczona za zgodność z oryginałem (miesięcznie i z ostatnią
kwalifikacją wniosku o certyfikat płatności).

b) płatności (usługi):

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o płatność)

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

gwarancji finansowej dobrego wykonania (przy pierwszej kwalifikacji
wniosku o certyfikat płatności),

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez beneficjenta, ostemplowane pieczęcią
„FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

kart czasu pracy ( o ile umowa przewiduje takiego rodzaju dokumenty),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

dokumentu wydanego przez Zamawiającego poświadczającego odebranie i
zaakceptowanie efektów umowy

Oryginalna kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem list

oceny lektora/ osoby prowadzącej szkolenie ( o ile umowa przewiduje
takiego rodzaju dokumenty)

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

c) płatności (dostawy):

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

gwarancji finansowej dobrego wykonania (przy pierwszej kwalifikacji
wniosku o certyfikat płatności),

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez nadzór oraz beneficjenta za zgodność z
kontraktem, ostemplowane pieczęcią „FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru wstępnego dostawy,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru ostatecznego,

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

Kontrakty realizowane w oparciu o krajowe przepisy –
Wykonawca umowy wybrany w drodze przetargu:

a) płatności (roboty budowlane):

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

przekazania placu budowy (przy pierwszej kwalifikacji wniosku o certyfikat
płatności),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

polecenia rozpoczęcia robót zaakceptowana przez nadzór budowlany (przy
pierwszej kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

gwarancji finansowej dobrego wykonania lub kserokopia poświadczona za
zgodność przyjętej do realizacji przez bank dyspozycji przelewu środków

pieniężnych stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy na
odrębne konto bankowe wskazane przez Beneficjenta (dla kontraktów o
wartości powyżej 60.000,00 EUR) (przy pierwszej kwalifikacji wniosku o
certyfikat płatności),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność podpisanego

przez strony umowy protokołu zdawczo-odbiorczego dla etapu prac lub
innego dokumentu poświadczającego wartość robót zrealizowanych w danym
okresie (gdy umowa przewiduje odbieranie prac etapami na podstawie takich
protokołów),

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez nadzór oraz beneficjenta za zgodność z
kontraktem i z faktycznym stanem robót, ostemplowane pieczęcią
„FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru wstępnego/przejęcia robót lub inny dokument
poświadczający zakończenie prac przewidzianych umową i odebranie ich
przez Beneficjenta,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru końcowego/przejęcia robót lub inny dokument
poświadczający zakończenie prac przewidzianych umową i odebranie ich
przez Beneficjenta po upływie okresu gwarancyjnego ( o ile umowa
przewiduje odbiór robót po upływie okresu gwarancyjnego),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

poświadczenia przez strony umowy zwolnienia kwot zatrzymanych (jeśli
były przewidziane w umowie),

Oryginał odpowiedniego zestawienia według wzoru zamieszczonego w

rozdziale 19 podręcznika (drugi egzemplarz dokumentów winien zawierać
kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem ww. zestawienia)

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

c) płatności (usługi):

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

gwarancji finansowej dobrego wykonania lub kserokopia poświadczona za
zgodność przyjętej do realizacji przez bank dyspozycji przelewu środków
pieniężnych stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy na
odrębne konto bankowe wskazane przez Beneficjenta (przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności o ile umowa przewiduje
konieczność zabezpieczenia kontraktu),

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez beneficjenta, ostemplowane pieczęcią
„FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

kart czasu pracy ( o ile umowa przewiduje takiego rodzaju dokumenty),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

dokumentu wydanego przez Zamawiającego poświadczającego odebranie i
zaakceptowanie efektów umowy

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem list

oceny lektora/ osoby prowadzącej szkolenie ( o ile umowa przewiduje
takiego rodzaju dokumenty)

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

c) płatności (dostawy):

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności),

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

gwarancji finansowej dobrego wykonania lub kserokopia poświadczona za
zgodność przyjętej do realizacji przez bank dyspozycji przelewu środków
pieniężnych stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy na
odrębne konto bankowe wskazane przez Beneficjenta (dla kontraktów o
wartości powyżej 5.000.000,00 EUR) (przy pierwszej kwalifikacji wniosku o
certyfikat płatności),

Oryginalne kopie lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez nadzór oraz beneficjenta za zgodność z
kontraktem, ostemplowane pieczęcią „FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru wstępnego dostawy/protokołu zdawczo-odbiorczego lub
innego dokumentu poświadczającego przekazanie przedmiotu dostawy przez
Wykonawcę i odebranie go przez Beneficjenta,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru ostatecznego lub innego dokumentu poświadczającego
właściwe zrealizowanie dostawy (o ile umowa przewiduje odbiór przedmiotu
dostawy po upływie okresu gwarancyjnego).

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

3. Kontrakty realizowane w oparciu o krajowe przepisy –

Wykonawca kontraktu wybrany „z wolnej ręki”

Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT naliczonego na

formularzu załącznika z rozdziału nr 15 (ORYGINAŁ przy pierwszej
kwalifikacji wniosku o certyfikat płatności)

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

zlecenia wykonania określonych prac/ dokonania określonej dostawy przez
Wykonawcę/ Dostawcę,

Oryginalna kopia lub kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem

faktur potwierdzonych przez beneficjenta za zgodność ze zleceniem,
ostemplowane pieczęcią „FUNDUSZ SCHENGEN”,

Oryginalna kopia lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

protokołu odbioru wstępnego robót (usług, dostawy)/protokołu zdawczo-
odbiorczego robót (usług, dostawy) lub innego dokumentu poświadczającego
prawidłowe zrealizowanie zlecenia przez Wykonawcę/Dostawcę i odebranie
go przez Beneficjenta.

Oryginał odpowiedniego zestawienia według wzoru zamieszczonego w

rozdziale 19 podręcznika (drugi egzemplarz dokumentów winien zawierać
kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem ww. zestawienia) ( w
przypadku robót budowlanych)

Inne dokumenty wymagane umową

Sporządzone i podpisane przez beneficjenta raporty merytoryczne i

15. Oświadczenie o prawie do odliczenia i zwrotu podatku VAT
naliczonego

............................................. ...................................................
(pieczęć) (miejscowość i data)

OŚWIADCZENIE

Niniejszym oświadczamy, ze jesteśmy/nie jesteśmy

zarejestrowanymi podatnikami podatku

od towarów i usług w rozumieniu art. 15 Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca
2004 roku (Dz. U. 2004 nr 54 poz.535).

Ponadto oświadczamy

, iż mamy prawo/ nie mamy

prawa ubiegać się o odliczenie i zwrot

podatku VAT naliczonego.

Podstawą prawną braku możliwości ubiegania się o odliczenie i zwrot podatku VAT
naliczonego jest art......... Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz.
U. 2004 nr 54 poz.535).

Jednocześnie zobowiązujemy się do zwrotu zrefundowanej w ramach projektu nr
...................... części poniesionego podatku VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające
odzyskanie przez nas tego podatku.

..................................

(podpisy)

1 – niewłaściwe skreślić

2 – wypełniają tylko podatnicy podatku od towarów i usług

16. Wzory raportów

Nazwa Beneficjenta:

Nazwa Projektu:

Numer Umowy:

Data zawarcia umowy:

Całkowity koszt inwestycji w PLN ............. , w tym ze środków własnych w PLN...................

Zestawienie wypłat ze środków własnych Beneficjenta i środków Funduszu Schengen

na rzecz projektu za okres od ........... do ............. /

Lp.

Numer faktury VAT i data wystawienia

Źródło finansowania

Kwota płatności w PLN

netto

Kwota płatności w PLN

brutto

Data płatności

Numer wyciągu

bankowego przelewu

płatności z FV

1 2

1. Faktura VAT nr.........................z dnia..............................

Ogółem - narastająco od początku realizacji inwestycji

środki z rezerwy celowej przeznaczone na finansowanie projektu Schengen, środki z budżetu państwa, środki gminy, powiatu, województwa,

inne (podać jakie, np. NFOŚ), proszę podać poszczególne kwoty z dokładnością do 2 miejsc po przecinku

Sporządził: ...........................................................

Data i podpis:.......................................................

Główny księgowy\Skarbnik...................................

Data i podpis:.......................................................
Załączniki – kopie poświadczone za zgodność oryginałów wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności wykazanych w zestawieniu Faktur VAT

17. Słowniczek

• NAO (National Authorising Officer) – Krajowy Urzędnik Zatwierdzający w Ministerstwie Finansów

• NAC (National Aid Coordinator) – Narodowy Koordynator Pomocy Zagranicznej w Urzędzie Komitetu Integracji

Europejskiej

• MSWiA – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji – ministerstwo koordynujące wdrażanie Funduszu

Schengen w Polsce

• SZZG – Strategia Zintegrowanego Zarządzania Granicą

• SIS – System Informacyjny Schengen – zintegrowany system zbierania, transferu i przetwarzania informacji

dotyczących osób i przedmiotów przekraczających granice zewnętrzne Unii Europejskiej.

• MZ - Międzyresortowy Zespół ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego

Mechanizmu Finansowego – zespół, któremu przewodniczy Minister SwiA, utworzony w celu koordynacji działań
pomiędzy poszczególnymi jednostkami uczestniczącymi w wykorzystaniu środków Funduszu Schengen. Odpowiada

m.in. za wybór projektów przeznaczonych do finansowania ze środków Funduszu.

• KE – Komisja Europejska,

• OLAF - (European Anti-Fraud Office) - Instytucja Unii Europejskiej ds. zwalczania nadużyć finansowych przeciwko

interesom UE

• Wojewoda – przedstawiciel rządu w województwie,

• raport monitoringowy – raport na temat stanu zaawansowania projektu, przekazywany do Międzyresortowego Zespółu

ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego za
pośrednictwem WWPWP Phare

• Jednostka Pośrednicząca WWPWP Phare - instytucja odpowiedzialna za pomoc w organizacji przetargów,

monitorowanie i kontrolę przebiegu realizacji projektów, certyfikowanie płatności oraz świadczenie pomocy doradczej

dla beneficjentów Funduszu Schengen,

• kwalifikacja wniosku o certyfikacje płatności – dokument zawierający opis zasadności wniosku o certyfikat płatności i

spełniania kryteriów, przygotowywany w części ogólnej i III przez upoważnionych pracowników Beneficjenta,

wypełniony w części I i II przez upoważnionych pracowników WWPWP Phare, stanowiący podstawę wydania certyfikatu
płatności pozwalającego na dokonanie przelewu środków na konto wykonawcy/dostawcy,

• Um – upoważniony u Beneficjenta urzędnik przygotowujący kwalifikację wniosku o certyfikat płatności pod względem

merytorycznym,

• Uf – upoważniony u Beneficjenta urzędnik przygotowujący kwalifikację wniosku o płatność pod względem finansowym,

• K-ZEM – Kierownik Zespołu ds. Ewaluacji i Monitoringu w WWPWP Phare,

• K-SM-ZEM – Kierownik Sekcji Monitoringu w Zespole ds. Ewaluacji i Monitoringu w WWPWP Phare, podlega K-ZEM,

• S-ZEM – Specjalista w Zespole ds. Ewaluacji i Monitoringu w WWPWP Phare,

• GK-ZFK – Główny Księgowy w WWPWP Phare, Kierownik Zespołu Finansowo-Księgowego,

• K-SF-ZFK – Kierownik Sekcji Finansów w Zespole Finansowo-Księgowym w WWPWP Phare, podlega GK-ZFK,

• S-SF-ZFK – Specjalista Sekcji Finansów w Zespole Finansowo-Księgowym w WWPWP Phare,

18. Wzór certyfikatu wydawanego przez WWPWP Phare

........................................... ........................................
(pieczątka WWPWP Phare) (miejscowość i data wydania)

CERTYFIKAT

Dotyczy:
Numer umowy: .........................................z dnia ........................(numer projektu)
Nazwa umowy: .........................................
Nazwa Beneficjenta:.................................
Nazwa Wykonawcy: .................................
Płatność nr ........... za okres .......................
Faktura VAT/faktury VAT/Rachunku nr ..........................z dnia .......................

W imieniu Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej Phare jako jednostki
odpowiedzialnej za certyfikację  płatności realizowanych ze środków Funduszu Schengen,
niniejszym oświadczamy, iż przedmiotowa płatność została pozytywnie zweryfikowana pod
względem merytorycznym i finansowym. Zaświadczamy, iż wszystkie dokumenty dotyczące
danej płatności, przedstawione przez Beneficjenta zostały sporządzone rzetelnie i prawidłowo
i są zgodne z zawartą umową.

Niniejszym zatwierdzamy kwotę w wysokości .............................. PLN do wypłaty na rzecz
wykonawcy przedmiotowej umowy.

........................................................ ....................................................
Główny Księgowy WWPWP Phare    Dyrektor WWPWP Phare

(Podpis i pieczęć) (Podpis i pieczęć)

19. Zestawienia wymagane do płatności kontraktów za roboty budowlane

1) Zestawienie wykonanych robót rozliczanych metodą ryczałtową

Nazwa umowy ...................................

Numer umowy ................................... Numer projektu ..................................

Zestawienie za okres od ...................... do ......................................

Kosztorys ofertowy

Wykonanie

L.p.

opis elementu robót

pozycja

kosztorysu

cena netto cena brutto

pozycja

protokołu

data

protokołu

Wartość robót

netto

wykonanych do

okresu

rozliczeniowego

wartość robót

netto wg

protokołu

bieżącego

stan

realizacji w

płatności

płatność nr

Suma

VAT

Suma brutto

2) Zestawienie wykonanych robót rozliczanych metodą ryczałtową na podstawie tabeli elementów scalonych

Nazwa umowy ...................................

Numer umowy ................................... Numer projektu ..................................

Zestawienie za okres od ...................... do ......................................

Zestawienie robót rozliczanych metodą ryczałtową

OBIEKT NR 1

Lp.

Rodzaj robót

Tabela elementów scalonych

Wartość robót z prot.

wartość CENA

NETTO

CENA

BRUTTO

% zaawans.

robót

prot. Netto Brutto od

początku bud.narastają.

0,00

100%

0,00

100%

0,00

100%

0,00

Razem obiekt Nr 1

0,00

Wykonał:................................ dnia .........................

Sprawdził: ................................ dnia .........................

3) Zestawienia wykonanych robót rozliczanych metodą ryczałtowo – ilościową

3a) Nazwa umowy ...................................

Numer umowy ................................... Numer projektu ..................................

Zestawienie za okres od ...................... do ......................................

Zestawienie płatności

Lp nr

płatności nr

faktury wartość netto

stawka

podatku VAT

wartość faktury brutto

RAZEM X

Wykonał:................................ dnia .........................

Sprawdził: ................................ dnia .........................

3b) Nazwa umowy ...................................

Numer umowy ................................... Numer projektu ..................................

Zestawienie za okres od ...................... do ......................................

Zestawienie protokołów wg nr kosztorysu

Nr protokołu Nr

pozycji

kosztorysu

Nr kosztorysu

Ilość według

obmiaru

Ofertowa cena

jednostkowa netto

Wartość robót netto

kosztorys nr 1 suma

0,00

kosztorys nr 2 suma

0,00

kosztorys nr 3 suma

0,00

Ogółem wykonanie

0,00

Wykonał:................................ dnia .........................

Sprawdził: ................................ dnia .........................

3c) Nazwa umowy ...................................

Numer umowy ................................... Numer projektu ..................................

Zestawienie za okres od ...................... do ......................................

Wykonanie na podstawie protokołów odbioru

NR KOSZTORYSU

/ element

Lp.

Nazwa Jednostka

miary

Przedmiar

Obmiar Cena

ofertowa

Wartość z

kosztorysu

ofertowego

Wartość z

protokołu

odbioru

Różnica Przekrocze

nie/

oszczędno

ść

KOSZTORYS NR

Wykonał:................................ dnia .........................

Sprawdził: ................................ dnia .........................