E-learning

2014

MODUŁ 1

CENTRUM SZKOLENIOWO-DORADCZE
P&M MANAGEMENT GROUP

2014-03-03

KURS:

Specjalista ds. kadr i rekrutacji

Copyright © by P&M Management Group 2014

Wszelkie prawa zastrzeżone.

Przedruk i reprodukcja w jakiejkolwiek postaci całości lub części kursu

bez pisemnej zgody właścicieli bądź autorów są zabronione

1

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

PLANOWANIE ZASOBÓW LUDZKICH

POJĘCIE I ZNACZENIE PLANOWANIA ZASOBÓW LUDZKICH

Planowanie zasobów ludzkich jest to działanie mające na celu planowanie rozwoju
przedsiębiorstwa a tym samym osiągnięcie zamierzonych celów. Aktualnie przedsiębiorstwa
zdają sobie sprawę, ze postawione cele, firma może zrealizować jedynie dzięki staraniom ich

pracowników. Dlatego też tak wielką wagę przywiązują do planowania zasobów ludzkich a tym
samym planowania zatrudnienia w swojej firmie.

Zaplanowanie kadr pozwala określić wielkość i struktury zatrudnienia, ustalić zależność
ilościową pomiędzy zatrudnieniem na wewnętrznym rynku pracy a zatrudnieniem
peryferyjnym. Ponadto pozwala właściwie rozmieścić personel w poszczególnych komórkach

organizacyjnych firmy jak tez optymalnie wykorzystać kompetencje pracowników poprzez
tworzenie planów następstw.
Planowanie zasobów ludzkich można rozpatrywać w kontekście wąskim i szerokim.
Kontekst wąski obejmuje przede wszystkim planowanie spraw bieżących w dziale kadr czyli
ustalenie popytu na zasoby ludzkie, określenie podaży dla tych zasobów jak tez zaplanowanie

obsad personalnych.
Planowanie w kontekście szerokim obejmuje planowanie, które uzależnia działanie działu
kadr z funkcjonowaniem innych działów przedsiębiorstwa jak produkcja, marketing czy finanse.
W tym przypadku planowanie zasobów ludzkich odbywa się cząstkowo, obejmuje:



Obsadę (planowanie zatrudnienia)



ocenę pracowników (kryteria oceny, sposób i częstotliwosć oceniania)



wynagradzanie pracowników (sposób i formę wynagradzania i motywacji pracowników)



rozwój personelu (kształcenie i rozwoju pracowników)

Planowanie zasobów ludzkich może się odbywać na cztery sposoby, są to: planowanie
strategiczne, planowanie taktyczne, planowanie operacyjne i planowanie agregacyjne.

Planowanie strategiczne opiera się na dwóch aspektach: misji i strategii organizacyjnej.
Zajmuje się nim zarząd lub osoby na najwyższym szczeblu organizacyjnym przedsiębiorstwa.

Planowanie to obejmuje przede wszystkim określenie działań w zakresie zarzadzania kadrami w
długim okresie czasu np. 3 lata. Są to m.in.: strategia pozyskiwania personelu, strategia rozwoju,
efektywności czy redukcji zatrudnienia.

Planowanie taktyczne są to działania obejmujące konkretyzację planów strategicznych.

Obejmuje ono krótszy okres czasu -1 rok. Plany te są bardziej realistyczne, lepiej przemyślane i

2

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

dużo solidniejsze w opracowaniu. Zakres zasobów ludzkich w tego typu planowaniu jest stały,

co oznacza, że liczba pracowników jest niezmienna. Główny cel tego planowania to realizacja
planów strategicznych.

Planowanie operacyjne obejmuje planowanie wrażania planów strategicznych z tym, że
planowanie strategiczne obejmuje długi okres czasu w tym przypadku zaś chodzi o krótszy

okres czasu (miesiąc lub ostatecznie kwartał). W zakresie planów operacyjnych znajdują się
plany dotyczące rekrutacji, wynagradzania pracowników a także szkoleń pracowniczych.

Planowanie agregacyjne jest to planowanie pomiędzy planowaniem operacyjnym a
taktycznym. Okres tego planowania zawiera się między 3 a 18 miesiącami. Obejmuje przede

wszystkim planowanie zatrudnienia oraz zdolności produkcyjnych pracowników.

CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA PLANOWANIE ZASOBÓW LUDZKICH

Żeby planowanie zasobów ludzkich przebiegało w sposób skrupulatny i dokładny niezbędne jest
zebranie ważnych informacje. Należy tu rozróżnić informacje wewnętrzne i zewnętrzne.

Informacje wewnętrzne obejmują: struktury organizacyjne w danym przedsiębiorstwie,
zmiany jakie są planowane w danym przedsiębiorstwie, cele, misja i strategia przedsiębiorstwa,
formy zatrudnienia pracowników, plany produkcyjne, marketingowe i finansowe
przedsiębiorstwa, informacje o technikach i metodach pracy, informacje o wielkości budżetu,
jaki jest przeznaczony na zasoby ludzkie, informacje o produktywności oraz wydajności

pracowników na danym stanowisku.
Informacje zewnętrzne to min. informacje o pozycji przedsiębiorstwa na rynku, w którym
funkcjonuje, o sytuacji na rynku pracy, o konkurencyjności firm, rozwoju szkolnictwa na terenie,
w którym funkcjonuje przedsiębiorstwo, o poziomie i strukturze bezrobocia w gospodarce, itp.

ETAPY PLANOWANIA ZASOBÓW LUDZKICH

Planowanie zasobów ludzkich składa się z trzech etapów:



Analiza zapotrzebowania personalnego (analiza popytu)



Zdiagnozowanie stanu aktualnego zatrudnienia oraz dostępności na rynku (analiza podaży)



Planowanie obsad personalnych (plan zatrudnienia), uwzględniając popyt i podaż
personalny

1. Analiza zapotrzebowania personalnego (pobyt na zasoby ludzkie) skupia się przede
wszystkim na oszacowaniu jaka ilość pracowników i o jakich kwalifikacjach jest niezbędna do
realizacji wyznaczonych celów. Popyt powinien się opierać na prognozie rynku na produkty lub

3

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

usługi danego przedsiębiorstwa. Poza ilością i kwalifikacji planuje się od kiedy i w jaki sposób

będą zatrudnieni pracownicy, w jaki sposób wyszukiwać i rekrutować nowych pracowników.

2. Analiza stanu aktualnego zatrudnienia (podaży pracowników) opiera się przede
wszystkim na zdiagnozowaniu wśród zatrudnionych przez przedsiębiorstwo pracowników
znajdują się pracownicy, którzy mogliby sprostać wyznaczonym przez przedsiębiorstwo celom

czy też firma zmuszona będzie pozyskać pracowników z zewnątrz. Wynik tej analizy daje nam
informacje o podaży na pracowników.
W pierwszej kolejności analizuje się rynek wewnętrzny. W procesie tym pomocne są

następujące kartoteki:



kartoteka personalna, z której pracodawca uzyskuje podstawowe dane o pracownikach,

wykaz stanowisk i inne,



kartoteka kadry kierowniczej (dane osobowe, przebieg pracy zawodowej)



kartoteka kadry rezerwowej (dane sukcesorów, plan następstw w razie wystąpienia wakatu
w danej firmie)



kartoteka kwalifikacji (dane pracowników nie należących do kadry menedżerskiej,
potencjalni kandydaci do awansu, kwalifikacje, dyplomy, kursy pracowników)

Zewnętrzny rynek pracy nie jest tak przewidywalny. Planista może jedynie opierać się na
danych demograficznych, liczbach osób w wieku produkcyjnym, informacjach o kierunkach i
poziomie kształcenia potencjalnych pracowników. Przedsiębiorstwo prowadzi statystykę

pracowników, którzy zgłaszają się na rekrutację, na jej podstawie wyciągają wnioski jaki rodzaj
rekrutacji najlepiej się sprawdza, jakie kierunki kształcenia, specjalizacje są najbardziej
popularne wśród ludności.
3. Ustalenie planu zatrudnienia powstaje poprzez porównanie popytu zapotrzebowania na
zasoby ludzkie z ich podażą. Zazwyczaj jedno nie jest równe drugiemu, najczęściej przewaga

jest po jednej ze stron. W sytuacjach kiedy jednak ta równowaga jest zachowana najczęściej nie
pokrywa ona całkowicie z zapotrzebowaniem przedsiębiorstwa np. pod względem kwalifikacji,
dlatego też często stosuje się w takich sytuacjach systemy awansów, degradacji, oceny
pracowników czy szkoleń dokształcających.

W przypadku nadmiaru pracowników wprowadza się do przedsiębiorstwa ograniczenie
zatrudniania, służące przede wszystkim ograniczeniu kosztów poprzez uniknięcie
nieprzemyślanych masowych zwolnień pracowniczych. Zmiany powinny być wprowadzane
stopniowo i w sposób przemyślany. Redukcja może opierać się na następujących działaniach:



redukcja nadgodzin i zmniejszenie godzin pracy



nie zatrudnianie nowych pracowników na miejsce odchodzących

4

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl



unikanie rekrutacji zewnętrznych a w ich miejsce wolne wakaty wyszukiwać wśród

pracowników z rynku wewnętrznego,



stworzenie atrakcyjnych możliwości dla osób, które mogłyby przejść na wcześniejszą
emeryturę,



traktowanie zwolnień grupowych jako ostateczny sposób zminimalizowania zasobów kadr.

Szczególnie ważnym elementem tego etapu jest opracowanie systemu ocen, który pozwoli
pracodawcy wytypować osoby do zwolnienia a zatrzymać te, które są niezwykle cenne dla
firmy.

W przypadku znacznego niedoboru pracowników przedsiębiorstwo powinno zdecydować się

na przeprowadzenie procesu rekrutacji. Jeśli wystąpi tylko niedobór pracowników dobrze
wykwalifikowanych pracodawca może zaproponować cennym pracownikom dokształcanie w
zakresie niezbędnym do realizacji celów strategicznych firmy. W przypadku gdy niedobór jest
niewielki i tymczasowy pracodawca może wprowadzić pracę w godzinach nadliczbowych.
Jak już wspominaliśmy warto zatrzymać dotychczasowych pracowników min. poprzez

podniesienie atrakcyjności wynagrodzenia, możliwości awansu, dokształcania, rozwoju
osobistego.
Porównanie popytu na zasoby ludzkie z podażem pozwala odpowiednio zaplanować
rekrutację pracowników, dokonać ich oceny, przyporządkować do określonych stanowisk,
rozwoju i wynagradzania.

ELASTYCZNOŚĆ ZATRUDNIANIA

Niekiedy sytuacja na rynku wymusza na pracodawcy bycia elastycznym a tym samym
poszukiwania nowych rozwiązań dla firmy poprzez zastosowanie alternatywnych form
zatrudnienia, do których należą:



umowa na czas określony



umowa na czas wykonywania określonej pracy



wypowiedzenie zmieniające



powierzenie innej pracy



umowy cywilnoprawne



praca sezonowa



zatrudnienie tymczasowe



kontrakty menedżerskie

Jednak ta zmienność zatrudnienia i działania dostosowawcze powinny być stosowane na pewien
okres czasu i nie mogą być projektem na stałe. Dlatego tak ważne jest dostosowanie wielkości i
struktury zatrudnienia do potrzeb firmy.

5

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

Bibliografia:

1. Górska J. „Planowanie zatrudnienia” w : „Zarządzanie zasobami ludzkimi w

firmie” pr. zb. pod red. M. Rybak. SGH, Warszawa, 1998, s. 68-91.

2. Górska J. „Planowanie sukcesji pracowników na wewnętrznym rynku pracy” w

„Zarządzanie pracownikami. Instrumenty polityki personalnej” pr. zb. Pod red. K.

Makowskiego. Poltext, Warszawa 2001, s. 73-102.

3. Sekuła Z., „Planowanie zatrudnienia”, Oficyna ekonomiczna, Kraków 2001.

4. Szałkowski A, „Podstawy zarządzania personelem, Wyd. Dom wydawniczy ABC,

Kraków 2000.

PYTANIA KONTROLNE:

1. Czym się charakteryzuje planowanie strategiczne zasobów ludzkich?

2. Na czym polega prognozowanie popytu i podaży zasobów ludzkich?

3. Jakie czynności (działania) wykonuje się przy okazji planowania zasobów ludzkich?

4. Jakie wyróżniamy alternatywne sposoby zaspokojenia zapotrzebowania na pracę?