Zarządzanie cyklem

Zarządzanie cyklem

projektu

projektu

1.

Co to jest projekt, cechy

projektu

2.

Zasady obowiązujące w PCM

3.

Identyfikacja projektu

Identyfikacja projektu

Identyfikacja projektu

1.

Generowanie pomysłu projektu (opis
tworzenia projektu)

2.

Analiza problemów i podmiotów-
zapewnienie adekwatności pomysłu
projektu

3.

Opracowanie projektu (matryca logiczna)

4.

Kwalifikujące się projekty i uprawnieni
beneficjenci (kryteria kwalifikujące się do
ubiegania się o wsparcie (ocena, czy projekt
kwalifikuje się do finansowania przez UE

Identyfikacja projektu

Identyfikacja projektu

5. Korzystanie z lokalnych/regionalnych

planów rozwoju-dlaczego są ważne i jak

je wykorzystać we wniosku

6. Tworzenie partnerstwa
7. Pojęcia związane z FS na etapie PCM
8. Objaśnienie projektu (uzgodnienia

projektu przez partnerów, studium

wykonalności, analiza wpływu na

środowisko i dokumentów związanych z

zamówieniami publicznymi.

Przygotowanie studium

Przygotowanie studium

wykonalności

wykonalności

-

Przygotowanie analizy wykonalności

ma nas utwierdzić w przekonaniu, że

wybrane projekty są:

-

Dobre pod względem

instytucjonalnym;

-

Możliwe do wykonania z technicznego

punktu widzenia;

-

Rentowne z finansowego punktu widz;

-

Ekonomicznie uzasadnione i pasują do

środowiska.

Przygotowanie studium

Przygotowanie studium

wykonalności

wykonalności



Do wykonania analizy finansowo-
ekonomicznej w studium
wykonalności wykorzystane są
takie techniki jak:



Analiza kosztów i korzyści;



Efektywność kosztowa;



Analiza wielokryterialna.

Kluczowe zadania w fazie

Kluczowe zadania w fazie

identyfikacji

identyfikacji

1. Konsultacja z potencjalnymi beneficjentami projektu i

grupami docelowymi w celu sprawdzenia ich mocnych
i słabych stron i skłonności do zaangażowania się w
projekt.

2.

Upewnienie się, że warianty realizacji projektu są

właściwie określone i wynikają z analizy problemu,
cele projektu są osiągalne i zgodne m.in.. Z celami
programów sektorowych i polityką UE.

3.

Zdefiniowanie celów nadrzędnych (długi okres),

celów projektu i „produktów” projektu.

4.

Przyjęcie założeń, na których będzie opierał się

projekt.

Kluczowe zadania w fazie

Kluczowe zadania w fazie

identyfikacji:

identyfikacji:

5.

Identyfikacja czynników, które wpływają na trwałość
efektów projektu, umów z partnerami dotyczących
okresu po zakończeniu projektu.

6.

Przygotowanie wstępnych szacunków dotyczących
planowania zasobów i kosztów projektu.

7.

Wskazanie tych obszarów projektu, które będą
wymagały szczegółowych analiz i dodatkowego
planowania, tak, aby zapewnić sprawną realizację
projektu w przyszłości i przygotowanie propozycji
finansowej.

8.

Upewnienie się czy zakres i wielkość projektu są
odpowiednie, biorąc pod uwagę zdolności
organizacyjne podmiotów biorących udział w projekcie
i grup docelowych.

Właściwy kierunek myślenia

Właściwy kierunek myślenia

projektowego zaczyna się

projektowego zaczyna się

od:

od:

Etap I

Etap I



1. Analiza problemów

1. Analiza problemów

istniejących

istniejących

w obszarze

w obszarze

zainteresowania

zainteresowania

organizacji.

organizacji.



PROBLEMY

PROBLEMY

Etap II

Etap II



2.

2.

Burza mózgów, praca całego

Burza mózgów, praca całego

zespołu, ograniczona tylko

zespołu, ograniczona tylko

obszarami możliwych działań,

obszarami możliwych działań,

które reguluje statut

które reguluje statut

organizacji.

organizacji.



POMYSŁY

POMYSŁY

Etap III

Etap III



3.

3.

Wybór optymalnych

Wybór optymalnych

priorytetowych

priorytetowych

pomysłów.

pomysłów.



WERYFIKACJA

WERYFIKACJA

POMYSŁÓW

POMYSŁÓW

Etap IV

Etap IV

4.

4.

Przełożenie pomysłu w

Przełożenie pomysłu w

projekt.

projekt.



PROJEKT

PROJEKT

Etap V

Etap V



Wypełnienie wniosku o

Wypełnienie wniosku o

dotacje.

dotacje.



WNIOSEK

WNIOSEK

WAŻNE

WAŻNE



Wniosek o dotacje

Wniosek o dotacje

j

j

est ostatnim

est ostatnim

ogniwem w naszym planie działania,

ogniwem w naszym planie działania,

jednak tylko drobnym fragmentem

jednak tylko drobnym fragmentem

naszej działalności.

naszej działalności.



Bez

starannego

zaplanowania

Bez

starannego

zaplanowania

programu działań i bez szczegółowego

programu działań i bez szczegółowego

opracowania projektów nie może być

opracowania projektów nie może być

mowy o poprawnym wypełnieniu

mowy o poprawnym wypełnieniu

wniosku o dotacje.

wniosku o dotacje.

Struktura i plan projektu

Struktura i plan projektu

Projekty różnią się charakterem. Mogą one

polegać na:



Tworzeniu nowych produktów i/lub usług (w
tym także publicznych);



Wewnętrznej restrukturyzacji organizacji;



Wprowadzeniu nowych systemów informacji;



Zbudowaniu nowych obiektów lub renowacji

starych;

Żywot projektu

Żywot projektu

Początek i koniec to jedna z cech projektu

umożliwiająca oddzielenie go od zwykłej
działalności w życiu zawodowym i prywatnym.
Można więc mówić o okresie życia projektu
obejmującym czas od powstania jego pomysłu do
zakończenia jego realizacji. W okresie życia
projektu związane z nim działania i zużycie

niezbędnych

niezbędnych zasobów mogą być chwilami bardzo
intensywne. Szczyt przypada zwykle na fazę
realizacji. Dzięki temu można podzielić czas życia
projektu na okresy zwane łącznie cyklem życia
projektu.

Podstawowe parametry

Podstawowe parametry

charakteryzujące projekt to czas,

charakteryzujące projekt to czas,

zasoby i jakość.

zasoby i jakość.

W rzeczywistości wiele organizacji i osób

rozpoczyna proces tworzenia projektu od
sprawdzenia możliwości finansowania, a następnie
próbuje ustalić, jakie działania będą właściwe i
zakwalifikują się do finansowania. Jest to działanie
nieskuteczne z punktu widzenia programu lub
beneficjenta projektu. Projekty takie maja mniejsze
szanse na realizację celów programu i spełnienie
wymagań beneficjenta na dłuższą metę. Konieczne
jest stwierdzenie, że opracowywanie projektu samo
w sobie jest projektem! I że należy je starannie
zaplanować.

Obowiązki związane z

Obowiązki związane z

przygotowaniem projektu.

przygotowaniem projektu.

Zarządzanie: kto będzie kierownikiem projektu, czy będą istnieć inne

ciała zarządzające (np.: Zarząd lub komitet), wybór inżyniera projektu;

Planowanie finansowe: ten element opracowania projektu ma

zasadnicze znaczenie; konieczne jest stworzenie odpowiednich,

dokładnych kosztorysów i prognoz przepływów finansowych oraz

powiązanie finansowe elementów projektu z jego całością;

Kwestia techniczna (w tym, w razie potrzeby, eksperci z zewnątrz);

zalezą one od przedmiotu projektu i mogą wymagać zatrudnienia

ekspertów technicznych z zewnątrz, podwykonawców itp.;

Planowanie zasobów ludzkich: ustalenie, jacy eksperci są potrzebni

oraz planowanie i zarządzanie kluczowym personelem to ważna

funkcja;

Specjalistyczna wiedza o wymaganiach związanych z finansowaniem

(np.. EFRR). Co najmniej jeden członek zespołu projektowego musi

dobrze znać źródło finansowania (w tym wypadku EFRR) oraz proces

oceny i ewaluacji i regularnie uczestniczyć w procesie opracowania

projektu.

Koszty i budżetowanie projektu

Koszty i budżetowanie projektu

Każdy realizowany projekt musi posiadać

minimum 2 źródła finansowanie:



Fundusze strukturalne



Krajowy wkład publiczny

-

Budżet państwa

-

Budżet jednostek samorządu terytorialnego

-

Inne krajowe fundusze publiczne



Wkład prywatny

Schemat przepływów finansowych w

Schemat przepływów finansowych w

EFRR

EFRR

Upoważniony przedstawiciel MF

+

księgowy

Upoważniony przedstawiciel MF + księgowy

Upoważniony przedstawiciel
Instytucji Pośredniczącej + księgowy

Komisja Europejska

Rachunek „funduszowy” w Instytucji

Płatniczej (EUR)

Rachunek „programowy” w

Instytucji Płatniczej (EUR)

Rachunek „programowy” w

Instytucji Pośredniczącej (EUR)

Beneficjent końcowy

Zaliczka lub

refundacja

Transfer

Zaliczka lub

refundacja

Refundacja

współfinansowanie

współfinansowanie

Wniosek o współfinansowanie powinien zawierać planowane

całoroczne zapotrzebowanie na środki współfinansowania,

zgodnie z zapisami harmonogramu płatności.

Do wniosku załącza się kopię umowy o przyznanie

dofinansowania dla projektu/działania.

OSZACOWANIE KOSZTÓW I PRZYGOTOWANIE BUDŻETU

OSZACOWANIE KOSZTÓW I PRZYGOTOWANIE BUDŻETU

Skuteczne szacowanie kosztów i budżetowanie mają

decydujące znaczenie dla opracowania dobrego wniosku o

dofinansowanie z EFRR. Często występuje tendencja do

przeszacowania kosztów projektu, a tylko czasami – do

niedoszacowania kosztów projektu.

OSZACOWANIE KOSZTÓW I PRZYGOTOWANIE

OSZACOWANIE KOSZTÓW I PRZYGOTOWANIE

BUDŻETU

BUDŻETU

Przeszacowanie wynika niejednokrotnie ze zbytniej ostrożności
szacowania, która opiera się na założeniu, że gdy koszty będą wyższe

od

podanych, a w szczególności dla prac lub projektów budowlanych. W
projektach, gdzie koszty zostały niedokładnie policzone często zbyt

nisko

szacowana jest liczba osób niezbędnych do zarządzania i realizacji
projektu albo zaniżany koszt budowy lub kupowanego sprzętu



Najskuteczniejszą metodą jest określenie głównych działań
projektu i potraktowanie ich jako osobnych pozycji w
budżecie, dzieląc związane z nimi koszty, tam gdzie to
możliwe, według miesięcy. Takie działanie pozwoli nam na
określenie przepływów gotówki / wydatków dla celów
planowania budżetu.

OSZACOWANIE KOSZTÓW I PRZYGOTOWANIE

OSZACOWANIE KOSZTÓW I PRZYGOTOWANIE

BUDŻETU

BUDŻETU



Dobrze jest sporządzić wstępny projekt budżetu a
następnie poradzić się kogoś z doświadczeniem w
realizacji tego rodzaju projektów, by sprawdzić, czy
koszty skalkulowane prawidłowo i czy nie brakuje
żadnego elementu projektu.



Budżet mógłby wyglądać następująco: budżet
podzielony na osobne pozycje a każde z głównych
centrów kosztów zostaje pomnożone przez liczbę
miesięcy, przez które będą ponoszone koszty.



Należy pamiętać, że zgodnie z regułami EFRR, jeśli
coś nie zostanie umieszczone w budżecie projektu,
nie można się za to „coś” domagać refundacji.

Uwaga

Uwaga



Pamiętajmy, że jeśli po

podpisaniu umowy, na

podstawie której otrzymamy

pieniądze, okaże się, że budżet

jest niewystarczający, będziemy

sami musieli uzupełnić braki,

jako że wciąż będziemy musieli

osiągnąć zakładane cele!

Koszty i budżet projektu

Koszty i budżet projektu

powinny być sprawdzone i

powinny być sprawdzone i

zaakceptowane przez partnerów

zaakceptowane przez partnerów

biorących udział w projekcie

biorących udział w projekcie

oraz uzasadnione poprzez

oraz uzasadnione poprzez

studium wykonalności.

studium wykonalności.

Wstępna lista kontrolna

Wstępna lista kontrolna

1. Czy istnieje możliwość:

•

określenia logicznego zestawu działań

prowadzących do osiągnięcia w

określonym czasie konkretnego,

mierzalnego celu;

•

zdefiniowania struktury zarządzania i

kompetencji;

•

zaplanowania harmonogramu i

kosztorysu;

•

monitorowania i ewaluacji;

•

zaplanowania trwałości efektów projektu

2. Czy idea projektu koresponduje z celami

horyzontalnymi?

3. Czy projekt zapewni wartość dodaną?

Wstępna lista kontrolna

Wstępna lista kontrolna

4.

Czy można określić, jakie będą rezultaty „miękkie” i

„twarde” projektu?

5. Czy koszty potrzebne do realizacji projektu są

kwalifikowalne?

6. Jakie są zasady finansowania i rozliczania projektu?
7. Czy potrafimy uzasadnić potrzebę realizacji projektu?
8. Czy potrafimy wskazać bariery, na które napotykają się

ostateczni beneficjenci i w jaki sposób realizacja projektu

przyczyni się do ich likwidacji?

9. Czy potrafimy uzasadnić wybór rodzaju i charakteru

wsparcia?

10. Co stanowić będzie o sukcesie projektu i jak ten sukces

będzie mierzalny?

Przygotowując projekt należy pamiętać o

Przygotowując projekt należy pamiętać o

kwestiach kluczowych

kwestiach kluczowych

:

:

- Projekt musi odpowiadać

priorytetom i celom ogłoszonym
przez organizatora konkursu
(Beneficjenta końcowego);

- Projekt musi odpowiadać

zidentyfikowanym potrzebom;

- Projekt musi wskazywać ściśle

określoną grupę odbiorców
(beneficjentów ostatecznych);

Przygotowując projekt należy pamiętać o kwestiach

Przygotowując projekt należy pamiętać o kwestiach

kluczowych:

kluczowych:

–

Projekt powinien być przygotowany przy udziale
wszystkich zainteresowanych partnerów;

–

Celem projektu muszą być przejrzyste, realne i
specyficzne dla danego projektu;

–

Projekt musi precyzyjnie określać rodzaje zadań, ich
harmonogram, odpowiedzialność wykonawców, sposób
realizacji i sposób weryfikacji rezultatów;

–

Projekt musi wykazywać realne, oczekiwane rezultaty
projektu;

–

Reguły i zasady zarządzania projektem muszą być
klarowne i zaakceptowane przez wszystkich partnerów;

–

Wydatki projektu muszą być wyliczone rzetelnie, na
bazie rzeczywistych wydatków. Nie jest możliwe
aplikowanie o zwiększone kwoty w trakcie realizacji
projektu. Dodatkowo – wydatki projektu są jednym z
elementów jego oceny.

Wymogi dot. projektu oraz ubiegania się o

Wymogi dot. projektu oraz ubiegania się o

dofinansowanie

dofinansowanie

Przed przystąpieniem do aplikacji o

dofinansowanie z EFRR, należy
sprawdzić projekt przy pomocy listy
kontrolnej dotyczącej wymogów
systemowych. Pomoże to w identyfikacji
wszelkich brakujących elementów i
oszczędzi nam pracy w dalszych
etapach procesu aplikacyjnego.

Lista kontrolna

Lista kontrolna

CZY PROJEKT:



odpowiada celom konkursu ogłoszonym przez Beneficjenta

Końcowego?



sprzyja polityce spójności?



jest zgodny z politykami horyzontalnymi i prawem zamówień

publicznych?



jest zgodny z krajowymi, regionalnymi i lokalnymi

dokumentami strategicznymi?



jest powiązany z innymi projektami realizowanymi z innych

środków?



odpowiada zidentyfikowanym i udokumentowanym potrzebom?



ma ściśle określonych odbiorców docelowych?



został przygotowany przy udziale wszystkich zainteresowanych

partnerów?



ma zdefiniowane cele?



dokładnie opisuje działania, harmonogram, odpowiedzialność,

sposób ich realizacji?



ma zestaw działań logicznie powiązanych?

Lista kontrolna

Lista kontrolna

CZY PROJEKT:



określa produkt?



określa rezultaty?



określa oddziaływanie?



czy są one powiązane, mierzone i weryfikowalne?

CZY PROJEKT:



ma system zarządzania i czy jest on akceptowany przez

wszystkich partnerów?



ma budżet z podziałem na koszty kwalifikowalne i

niekwalifikowalne oraz źródła finansowania i kwoty

wkładu?



opisuje montaż finansowy wkładu?



ma rzetelnie wyliczone koszty?



generuje znaczące zyski lub nie generuje ich?



zapewnia trwałość efektu?

Lista kontrolna

Lista kontrolna

CZY PROJEKT:



ma dokumentację, która umożliwi
ocenę merytoryczno-techniczną
wniosku?



uzasadnia rozwiązania technologiczne
i wydatki związane z technologią?



ma system monitorowania ewaluacji?



ma system promocji?

Przygotowanie wniosku – a

Przygotowanie wniosku – a

proces oceny

proces oceny

jego oceny i weryfikacji:

jego oceny i weryfikacji:

Należy pamiętać, że wniosek zawiera informacje, które z jednej

strony będą wykorzystywane jako kryteria wyboru projektu do
dofinansowania przez EFRR, a z drugiej strony będą stanowiły
podstawę do zawarcia umowy pomiędzy urzędem
marszałkowskim i organizacją składającą wniosek. Trzeba będzie
ponieść odpowiedzialność za to, co zostało napisane we wniosku.
Należy więc upewnić się że projekt jest sensowny oraz że zadania
i działania do wykonania zostały określone prawidłowo z
zastosowaniem właściwych procedur administracyjnych. Należy
pamiętać, że fundusze EFRR mogą zostać wycofane, jeżeli
wnioskodawca nie wykona zobowiązań, które miał zapewnić, zaś
jeśli pieniądze zostaną wydane w obszarach lub na elementy,
które nie zostały uwzględnione we wniosku, może to zostać
uznane za wydatek niekwalifikowalny, co spowoduje wstrzymanie
płatności EFRR.

Co należy uwzględnić podczas

Co należy uwzględnić podczas

przygotowywania wniosku?

przygotowywania wniosku?

Najważniejszą kwestią jest przygotowanie spójnego

projektu, stąd konieczność opracowania
pięciostronicowego streszczenia, czyli:

1. Określenia logicznego zestawu działań prowadzących

do osiągnięcia konkretnego, wymiernego celu w
określonym czasie;

2. Zdefiniowanie struktury wdrożenia z wyraźnym

podziałem odpowiedzialności;

3. Zaplanowanie harmonogramu i kosztów oraz zasad

monitorowania i oceny związanych z osiąganiem
zaplanowanych wyników.

Projekt musi się odwoływać do konkretnej, precyzyjnie

określonej grupy końcowych beneficjentów oraz
zaspokajać ustalone potrzeby tej grupy.

Co należy uwzględnić podczas

Co należy uwzględnić podczas

przygotowywania wniosku?

przygotowywania wniosku?

Projekty mogą być wdrażane wspólnie z partnerami,

jednak za projekt jest odpowiedzialna tylko jedna
jednostka. Dostawca projektu i jego partnerzy powinni
być powiązani już na etapie wysyłania wniosku w ramach
kontraktu (umowy), który wyraźnie określa zasady
partnerstwa oraz podmiot wiodący, który reprezentuje
spółkę i jest odpowiedzialny za cały projekt oraz
rozliczenia finansowe z końcowym beneficjentem.

Nabór i ocena wniosków

Nabór i ocena wniosków

Podsumowując, przed rozpoczęciem

pisania i podczas przygotowywania
projektu należy pamiętać, że:

Projekt opisany we wniosku i wniosek

o dofinansowanie projektu podlega
ocenie:

- formalnej;
- merytoryczno- technicznej.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:

Jednostka ds.. wyboru projektów w ramach komponentu

wojewódzkiego ZPORR dokonuje oceny formalnej wniosków
o dofinansowanie projektu zgodnie z kryteriami formalnymi
określonymi w Uzupełnieniu Programu dla danego Działania.

Ocena formalna wniosków o dofinansowanie projektu jest

przeprowadzana w terminie nie dłuższym niż 21 dni
roboczych od upłynięcia wyznaczonego terminu składania
wniosków o dofinansowanie projektu lub od daty złożenia
kompletnego wniosku o dofinansowanie projektu, w
zależności od wybranej formy konkursu.

W uzasadnionych przypadkach termin oceny formalnej może

zostać przedłużony. Informacja o przedłużeniu terminu oceny
formalnej zamieszczana jest na stronie internetowej Urzędu
Marszałkowskiego

.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:

Ocena formalna wniosku o dofinansowanie projektu

dokonywana jest, przez co najmniej dwóch pracowników ds..
wyboru projektu.

W zależności od wyników dokonanej oceny formalnej dyrektor

jednostki ds. wyboru projektów w Urzędzie Marszałkowskim
podejmuje decyzję:

- o przekazaniu projektu do oceny Panelu Ekspertów (w

przypadku, gdy projekt spełnia wszystkie kryteria formalne),

- o niekwalifikowaniu projektu do dalszego etapu procedury

wyboru ze względu na błędy lub braki formalne wniosku o
dofinansowanie projektu, w przypadku którym nie ma
możliwości poprawy lub uzupełnienia (np.. Kategoria
Beneficjenta, typ projektu, niespełnienie kryterium
demograficznego),

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:



Jednostka ds. wyboru projektów informuje ubiegających się o

wsparcie o wynikach oceny formalnej wniosku o dofinansowanie

projektu w terminie 10 dni roboczych od dokonania tej oceny.



W przypadku negatywnej oceny, konieczne jest podanie

uzasadnienia podjętej decyzji o odrzuceniu wniosku z przyczyn

formalnych



Wnioski o dofinansowanie projektu pozytywnie ocenione pod

względem formalnym poddawane są

ocenie merytoryczno –

ocenie merytoryczno –

technicznej

technicznej

dokonywanej przez Panele Ekspertów.



W przypadku stwierdzenia przez Panel Ekspertów błędów

formalnych we wniosku o dofinansowanie projektu, wniosek

zwracany jest przez Panel Ekspertów do powtórnej oceny

formalnej.



Panel Ekspertów stanowi niezależne ogniwo w systemie oceny

projektów.



Zadaniem Panelu Ekspertów jest merytoryczna i techniczna

ocena projektów

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:

Ocena merytoryczno – techniczna dokonywana jest w terminie nie dłuższym

niż 30 dni roboczych od daty złożenia podpisu przez dyrektora jednostki ds.
wyboru projektów na liście wniosków o dofinansowanie, które pozytywnie
przeszły ocenę formalną.

W uzasadnionych przypadkach termin oceny merytoryczno – technicznej

może zostać przedłużony.

Informacja o przedłużeniu terminu oceny merytoryczno – technicznej

zamieszczona jest na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego.

Wniosek o dofinansowanie projektu otrzymuje pozytywną ocenę Panelu

Ekspertów w przypadku uzyskania, określonej liczby punktów
przewidzianych w tabeli oceny merytoryczno – technicznej dla danego
rodzaju projektu w danym działaniu.

Na podstawie list rankingowych tworzonych przez Panele Ekspertów, w

jednostce ds. wyborów projektów tworzone są zbiorcze listy rankingowe
wniosków o dofinansowanie projektów dla działań i poddziałań zgodnie z
procentem uzyskanych punktów.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:



Regionalne Komitety Sterujące są ciałami opiniodawczymi dla
Zarządów poszczególnych województw.



RKS-y powoływane są przez zarządy województw.



Tryb funkcjonowania, skład i organizacja Regionalnego
Komitetu Sterującego określone zostały w Regulaminach
Regionalnych Komitetów Sterujących, przyjętych uchwałami
RKS.



Regionalne Komitety Sterujące są ciałami opiniodawczo –
doradczymi dla Zarządów poszczególnych województw.



RKS-y powoływane są przez zarządy województw.



Tryb funkcjonowania, skład i organizacja Regionalnego
Komitetu Sterującego określone zostały w Regulaminach
Regionalnych Komitetów Sterujących, przyjętych uchwałami
RKS.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:



Po analizie wniosków o dofinansowanie projektu ocenionych

pozytywnie przez Panel Ekspertów RKS może podjąć decyzję o:

-

zachowaniu kolejności projektów na zbiorczej liście rankingowej

przygotowanej dla danego działania lub poddziałania przez

jednostkę ds.. Wyboru projektów na podstawie ocen Paneli

Ekspertów

-

Zmianie kolejności projektów na zbiorczej liście rankingowej

przygotowanej dla danego działania lub poddziałania przez

jednostkę ds.. Wyboru projektów na podstawie ocen Paneli

Ekspertów.

-

Przekazaniu wniosku o dofinansowanie projektu do ponownej

oceny formalnej w przypadku gdy zostaną stwierdzone jego błędy

formalne.



Regionalny Komitet Sterujący nie może usunąć wniosku o

dofinansowanie projektu z listy rankingowej sporządzonej na

podstawie oceny Panelu Ekspertów.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:

Każdy polski wniosek o dofinansowanie z EFRR

musi zostać przygotowany na formularzu wniosku
EFRR. W Polsce istnieje wiele różnych formularzy
EFRR, które nieznacznie różnią się od siebie, przy
czym różnice te wynikają z Priorytetu i Działania.
Wnioskodawcy muszą korzystać z prawidłowych
formularzy wniosku, stosownie do projektu. Z
technicznego punktu widzenia wniosek może
zostać odrzucony, jeżeli zostanie użyty
nieprawidłowy formularz.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:

Wniosek wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami musi zostać złożony

w określonym terminie (określonym przez dany Urząd Marszałkowski, z
wyjątkiem Działania 1.6) w trzech egzemplarzach drukowanych (oryginał i 2
kopie wszystkich dokumentów) wraz z elektroniczną wersją (na dysku CD-
ROM lub dyskietce) formularza wniosku dostępnego w Generatorze
Wniosków. Dokumenty te powinny zostać dostarczone przez kuriera lub
pocztą.

Wszystkie dokumenty muszą zostać przygotowane w języku polskim.

Ostatnia strona oryginały wniosku powinna zostać należycie podpisana (oraz

w miarę możliwości ostemplowana) przez osobę upoważnioną do
podpisywania takiego wniosku (określoną w części C2):



dla gminy: przez wójta, burmistrza lub prezydenta i kontrasygnowana przez
skarbnika



dla powiatu: przez dwóch członków rady lub jednego członka i osobę
upoważnioną przez radę oraz kontrasygnowana przez skarbnika

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:



dla województwa: przez marszałka i członka zarządu
województwa oraz kontrasygnowana przez sekretarza;



inne organy jako beneficjenci: przedstawiciele wymienieni w
statucie.
Każda strona wniosku powinna zostać parafowana niebieskim
atramentem przez jedną z wymienionych powyżej osób.
W przypadku, gdy projekt zostanie podpisany przez inną
osobę niż wymienioną powyżej, do wniosku powinno zostać
załączone pełnomocnictwo do podpisywania.
Wszystkie strony wniosku i załączników powinny zostać
ponumerowane, a dokumenty oprawione.

Proces oceny i weryfikacji

Proces oceny i weryfikacji

wniosków:

wniosków:

Kopie wniosków powinny zostać poświadczone za zgodność z
oryginałem oraz pieczęcią i podpisem upoważnionej osoby. Ta sama
zasada dotyczy kopii załączników. Ponadto pierwsze strony
oryginału i kopii powinny zostać należycie podpisane przez osoby,
które podpisały oryginał wniosku.
Wniosek powinien zostać wypełniony zgodnie z instrukcją
zamieszczoną pod adresem www.zporr.gov.pl.
Należy zawsze zachować zarówno papierowe, jak i elektroniczne
kopie wszelkich dokumentów przekazywanych do EFRR – włącznie
ze studium wykonalności, oceną wpływu na środowisko i innymi
przekazywanymi dokumentami.
Jak można zauważyć każdemu „pytaniu” lub polu tekstowemu
towarzyszą informacje pomocne podczas udzielania odpowiedzi –
wystarczy kliknąć

żółty

żółty

znak zapytania

znak zapytania

. Oprogramowanie

formularza wniosku powinno automatycznie sprawdzić formularz i
poinformować wnioskodawcę o pustych lub nieprawidłowo
wypełnionych/ uzupełnionych polach po wybraniu polecenia
„drukuj” – chociaż z nieznanych przyczyn czasami to nie następuje.

Etapy sporządzania wniosku

Etapy sporządzania wniosku

Część E1: ta cześć służy do określania, za pomocą kamieni
milowych projektu, harmonogramu realizacji projektu: kiedy
projekt się rozpocznie, jakie są ważniejsze etapy lub istotne
wydarzenia dla projektu – mogą one służyć do pomiaru
postępu realizacji projektu, jaka jest planowana data
zakończenia, kiedy ma zostać dostarczone sprawozdanie z
odbioru końcowego, kiedy jest planowane zamknięcie
projektu oraz jaka jest spodziewana data ostatniego wniosku
o wypłatę.
Dla etapów projektu nie ma potrzeby podawania dokładnych
dat, wystarczą daty kwartalne, na przykład prace budowlane
w oczyszczalni ścieków rozpoczną się w pierwszym kwartale
2006 roku, przekazanie oczyszczalni ścieków do eksploatacji
odbędzie się w pierwszym kwartale 2007 roku.
Podczas wypełniania tej części należy pamiętać, że
harmonogram powinien uwzględniać czas niezbędny do

Etapy sporządzania wniosku

Etapy sporządzania wniosku

Jako termin rozpoczęcia realizacji należy przyjąć datę wejścia w
życie umowy z wykonawcą Projektu.
W wierszach poniżej wiersza „Etapy realizacji projektu” powinno
się podawać takie etapy jak: przygotowanie projektu
technicznego, uzyskanie pozwolenia na budowę, przygotowanie
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Wykorzystując „kamienie milowe” projektu, ustalić ramy czasowe
realizacji projektu: datę rozpoczęcia projektu, znaczące etapy –
które mogą być pomocne w ocenie postępów w jego realizacji –
planowaną datę ukończenia, raport końcowy, planowane
zamknięcie projektu i datę ostatniej płatności.
Nie muszą być podawane dokładne daty poszczególnych etapów
projektu, wystarczy podanie kwartały, np.: budowa rozpocznie się
w pierwszym kwartale 2006r.
Biorąc pod uwagę czas potrzebny na przedłożenie, wybór,
akceptację i zlecenie projektu, może to potrwać ponad 6 miesięcy
do złożenia wniosku.

Etapy sporządzania wniosku

Etapy sporządzania wniosku

Część 1

Część 1

: ta część służy do ustalania wskaźników projektu, produktu,

wyniku i wpływu oraz procesu, za pomocą których prowadzony
będzie monitoring. Wskaźniki projektu wynikają z informacji
wybranych/ określonych w części D6 formularza wniosku – stąd
potrzeba wprowadzania wskaźników w postaci liczb odniesienia –
wartości których powinny wzrastać w kolejnych latach. Wskaźniki
produktów i wyników powinny określać liczby odniesienia na
moment sporządzania wniosku o dofinansowanie (tzn. 2005 w
kolumnie „rok 0”, zaś wartościami docelowymi będą te, które należy
osiągnąć, gdy projekt zostanie zakończony / zrealizowany.
Produkt – jest to bezpośredni, fizyczny wynik projektu mierzony
wartościami / wielkościami ilościowymi, jak na przykład, długość
drogi, zwiększona nośność mostu, większa wydajność oczyszczalni
ścieków, długość gazociągu, dostępność nowych miejsc itp..
Rezultat – jest to bezpośredni wpływ produktu na środowisko
społeczne i ekonomiczne uzyskany natychmiast po zakończeniu
projektu, jak, na przykład, krótszy czas dojazdu do pracy, dostęp do x
MŚP, mniejsza emisja lub zrzut odpadów, utworzenie nowych miejsc
pracy itp..

Etapy sporządzania wniosku

Etapy sporządzania wniosku

Część 2.

Część 2.

Należy określić, czy Projekt

będzie eksploatowany jako
przedsięwzięcie komercyjne i będzie
generował znaczący zysk netto czy też
będzie projektem niegenerującym
znaczącego zysku.

Etapy sporządzania wniosku

Etapy sporządzania wniosku

W polu tekstowym poniżej pól wyboru należy wskazać
dokument źródłowy (zazwyczaj powinno to być studium
wykonalności), na podstawie którego udzielono
powyższych odpowiedzi oraz nazwę rozdziału i numer(y)
strony (stron) dokumentu, gdzie znajdują się potrzebne
informacje.

Część 3.

Część 3.

W rubryce tej należy określić rodzaj kosztów,

które kwalifikują się do finansowania z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz koszty, które nie
podlegają finansowaniu z tego funduszu. Przy udzielaniu
odpowiedzi na to pytanie proszę wziąć pod uwagę zapisy
Rozporządzenia Komisji nr 1145/2003 z dnia 23.06.2006r.
ustanawiające szczegółowe zasady wykonania
Rozporządzenia Rady nr 1260/1999 odnośnie
kwalifikowalności wydatków związanych z projektem
współfinansowanymi z funduszy strukturalnych.

uwaga

uwaga

Należy pamiętać, że wykazane tutaj koszty
będą stanowiły część budżetu projektu oraz, że
po zatwierdzeniu wniosku nie można będzie
zwiększyć tego budżetu. Po drugie kwoty
umieszczone w każdym polu, tzn. dla każdego
kwartału, mogą mieć wpływ na płatność dla
końcowego beneficjenta, tzn. jeżeli zostanie
wydanych więcej pieniędzy niż przewidziano w
budżecie na konkretny kwartał, można nie
otrzymać w tym kwartale „dodatkowych” kwot.

Poziom Pomocy

Poziom Pomocy

Część 4.

Część 4.

Dział kosztów w rozbiciu na źródła, z jakich

poniesione wydatki kwalifikowane będą finansowane.
Należy pamiętać, iż zgodnie z Rozporządzeniem Rady Nr
1089/2005 wielkość wkładu funduszy zostaje skalkulowana
w odniesieniu do całkowitego, kwalifikującego się wydatku
publicznego lub pokrewnego (krajowego, regionalnego lub
lokalnego i wspólnotowego) w ramach każdej pomocy.
Udział funduszy podlega następującym zasadom:
maksymalnie nawet do 85% całkowitych, kosztów
kwalifikowalnych w nowej perspektywie oraz, co do zasady,
co najmniej 50% kwalifikowalnych wydatków publicznych.

Poziom Pomocy

Poziom Pomocy

Część 5.

Część 5.

Ta część służy do określenia, czy w ciągu ostatnich

trzech lat wnioskodawca otrzymał pomoc publiczną. Ponieważ
przeważająca większość wnioskodawców to władze lokalne lub
instytucje będące własnością władz lokalnych, np.. Miejska
spółka wodna, nie powinny mieć zastosowania zasady pomocy
publicznej – należy jednak to sprawdzić w ramach
odpowiedniego Priorytetu i Działania.
Należy zaznaczyć właściwe pole. W przypadku, gdy beneficjent
w ciągu

ostatnich 3 lat

ostatnich 3 lat

uzyskał pomoc publiczną w Polsce

należy wpisać wielkość tej pomocy (w PLN).
Ponieważ większość wnioskodawców to samorządy lokalne lub
podmioty, których właścicielem jest samorząd lokalny (np.:
miejski zakład wodociągów), zasada pomocy państwa nie
powinna mieć zastosowania.

Kamienie milowe

Kamienie milowe



W metodologii zarządzanie projektem

kamienie milowe to decyzje pomiędzy

poszczególnymi fazami projektu.



Kamienie milowe dla wdrożenia

projektu budowa oczyszczalni:



Start / rozpoczęcie projektu – budowy

oczyszczalni;



Zakończenie budowy i uruchomienie;



Końcowy protokół odbioru;

Kamienie milowe

Kamienie milowe



Planowane przekazanie oczyszczalni
miejskiemu zakładowi wodociągów;



Formalne zamknięcie projektu;



Ostatnia płatność.



Kamienie milowe można także
wykorzystywać do działań
promocyjnych i reklamowych.

Podsumowanie

Podsumowanie

1. Wniosek powinien być zgodny z celami ogłoszonymi

przez organizatora wezwania do składania wniosków

projektowych (końcowego beneficjenta);

2. Wniosek powinien zaspokajać zidentyfikowane (i

udokumentowane) potrzeby;

3. Wniosek powinien być skierowany do precyzyjnie

zdefiniowanej grupy odbiorców (końcowych

beneficjentów);

4. Wniosek powinien zostać przygotowany przy udziale

wszystkich zainteresowanych stron;

5. Cele projektu powinny być przejrzyste, realistyczne i

specyficzne dla danego projektu;

6. Wniosek powinien precyzyjnie definiować rodzaje zadań,

harmonogram ich wdrażania, odpowiedzialność

wykonawców oraz metodę wdrożenia;

Podsumowanie

Podsumowanie

7. Niezbędne jest wskazanie realistycznych

oczekiwań co do wyników projektu, produkt,
rezultat, oddziaływanie;

8. Zasady zarządzania powinny być jasne i

zaakceptowane przez wszystkie strony /
wykonawców;

9. Koszty projektu powinny zostać precyzyjnie

obliczone w oparciu o rzeczywiste koszty – nie jest
możliwe wnioskowanie o zwiększenie finansowania
po rozpoczęciu projektu / w trakcie realizacji
projektu, przy czym jednocześnie koszty projektu
są jednym z elementów jego oceny.

Podsumowanie

Podsumowanie

Wnioskodawcy muszą opracować wnioski w kontekście
kryteriów kwalifikowalności, odnoszących się do danego
Programu / Priorytetu / Działania. Niedostosowanie się do
danych kryteriów wyboru powoduje, że wniosek zostaje
odrzucony.
Oprócz zwrócenia uwagi na kryteria kwalifikowalności
projektu, niezmiernie ważne jest, aby Projektodawca starannie
i uważnie przeanalizował kryteria

wyboru projektu

wyboru projektu

, które

zostaną wykorzystane podczas oceny wniosku.
Niedostosowanie się do kryteriów wyboru projektu zwykle
powoduje, że choć wniosek zostanie oceniony pozytywnie
może nie zostać ujęty na liście rankingowej (np.: brak
środków) i pozbawiony pomocy. W najlepszym przypadku
pozostanie na liście rezerwowej.

Dziękuję za uwagę

Dziękuję za uwagę