Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

1

SZKOLENIE AUDITOR

WEWNĘTRZNY

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

2

Audit Wewnętrzny

[ISO 9001:2000, p. 8.2.2]

Organizacja powinna przeprowadzać wewnętrzne
audity w planowanych odstępach w celu określenia,
czy System Zarządzania Jakością:
– potwierdza zaplanowane ustalenia zgodne z
wymaganiami międzynarodowych standardów i z
wymaganiami Systemu Zarządzania Jakością
ustanowionymi przez organizację,
– jest skutecznie wdrożony i zapisany

.

Audity powinny być przeprowadzane przez personel
inny niż ten, który wykonał pracę podległą auditowi.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

3

Norma ISO 19011

Wytyczne auditowania systemów zarządzania jakością i

środowiskiem

Norma ISO 19011 zastąpiła poniższe standardy:

ISO 10011 – 1

–

Wytyczne do auditowania systemów jakości – auditowanie

ISO 10011 – 2

– Wytyczne do auditowania systemów jakości – kryteria

kwalifikowania auditorów systemów jakości

ISO 10011 – 3

–

Wytyczne do auditowania systemów jakości – zarządzanie

programami auditów

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

4

Norma ISO 19011

Dostarcza wytycznych

w zakresie prowadzenia wewnętrznych lub

zewnętrznych auditów systemów zarządzania

jakością i/lub zarządzania środowiskowego

jak również w zakresie zarządzania programami

auditów

Stosowanie wytycznych może być różne w zależności od

wielkości, charakteru i złożoności organizacji jak również celów

i zakresu auditów, które będą prowadzone

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

5

Użytkownicy Normy ISO 19011

- Auditorzy,

- Organizacje wdrażające systemy zarządzania
jakością i zarządzania środowiskowego,

- Organizacje zaangażowane w certyfikację lub
szkolenia auditorów, certyfikację/recertyfikację
systemów zarządzania, akredytację lub
normalizację w obszarze oceny zgodności.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

6

AUDIT - definicje

Audit – systematyczny, niezależny
i udokumentowany proces uzyskania dowodu
z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu
określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu

Dowód z auditu – zapisy, stwierdzenia faktu lub
inne informacje, które są istotne dla kryteriów
auditu i możliwe do zweryfikowania.
Dowód z auditu może być jakościowy i ilościowy.

Kryteria auditu – zestaw polityk, procedur lub
wymagań stosowanych jako odniesienie

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

7

AUDIT - definicje

Auditowany – organizacja, która jest auditowana.

Auditor – osoba mająca kompetencje do
przeprowadzenia auditu.

Zespół auditujący – jeden lub więcej auditorów
przeprowadzających audit, wspomaganych przez
ekspertów

technicznych,

jeżeli

jest

to

wymagane.

Do zespołu auditującego mogą być włączeni auditorzy szkolący się.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

8

AUDIT - definicje

Program auditu – zestaw auditów, jednego lub
więcej, zaplanowanych w określonych ramach
czasowych i mających określony cel

Plan auditu – opis działań oraz ustaleń związanych
z auditem

Zakres auditu – rozległość i granice auditu.
-

opis

fizycznych

lokalizacji

jednostek

organizacyjnych,

działalności

i procesów

jak

również ramy czasowe

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

9

AUDIT - definicje

Ustalenia z auditu – wyniki oceny zebranych
dowodów z auditu w stosunku do kryteriów
auditu.
Ustalenia z auditu mogą wskazywać albo na
zgodność, albo na niezgodność z kryteriami auditu
lub na możliwości doskonalenia.

Wniosek z auditu – wynik auditu przedstawiony
przez zespół auditujący po rozważeniu celów
auditu i wszystkich ustaleń z auditu.

Kompetencje – wykazana zdolność stosowania
wiedzy i umiejętności.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

10

TYPY AUDITÓW SYSTEMÓW JAKOŚCI

Pierwszej strony - auditujemy nasz własny
system (audit wewnętrzny)

Drugiej strony – auditujemy naszego dostawcę
(audit zewnętrzny)

Trzeciej strony – jesteśmy auditowani przez
jednostkę certyfikujacą

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

11

ZASADY AUDITOWANIA

Postępowanie etyczne - wiara, poufność oraz dyskrecja

Obiektywna prezencja - wyniki, wnioski oraz raporty
z auditu odzwierciedlają działania auditowe dokładnie
i zgodnie z prawdą. Znaczące przeszkody napotkane podczas
auditu, brak rozstrzygnięć lub różne opinie pomiędzy
zespołem

auditorów

a auditowanym

są

odnotowane

w raporcie.

Odpowiedzialność zawodowa - auditorzy wykazują dbałość
odpowiednią do ważności zadań, jakie wykonują oraz
zaufania, jakie mają do nich klienci auditu i inne strony
zainteresowane. Posiadanie odpowiednich kwalifikacji jest
ważnym warunkiem wstępnym.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

12

ZASADY AUDITOWANIA

Niezależność
Auditorzy są niezależni od działań poddanych auditowi oraz
są wolni od uprzedzeń i konfliktu interesów. Auditorzy są
pozytywnie nastawieni przez cały proces auditu, aby
zapewnić, że wyniki i wnioski będą oparte tylko na dowodach.

Weryfikowalność dowodu
Dowód z auditu jest weryfikowalny. Oparty jest na próbkach
dostępnych informacji, jako że audit prowadzony jest
w ograniczonym czasie przy użyciu ograniczonych zasobów.
Odpowiednio

dobrana

próbka

związana

jest

ściśle

z zaufaniem, jakie można mieć do wniosku z auditu.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

13

NIEZGODNOŚĆ

Niespełnienie wymagania

Określone wymagania:

- wymagania klienta (warunki umowy)

- udokumentowany systemem jakości

-

wewnętrzne

standardy

przedsiębiorstwa

- ISO 9001:2000

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

14

TRZY ASPEKTY NIEZGODNOŚCI

WYMAGANIE

BŁĄD

DOWÓD

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

15

KLASYFIKOWANIE NIEZGODNOŚCI

Niezgodność mała - pojedyncze niedociągnięcie
w odniesieniu do procedury lub wymagań normy,
które nie zwiększa wyraźnie ryzyka powstania wady
wyrobu lub usługi

Niezgodność duża

•niestosowanie obowiązkowego wymogu normy;

•niezgodność z którymś z elementów systemu
jakości, która powoduje lub znacznie zwiększa
ryzyko powstania wady wyrobu lub usługi;

•zespół drobnych niezgodności, które stanowią
symptom braku stosowania jakiegoś elementu
systemu jakości.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

16

OBSERWACJA

•Obserwacja - odkrycie, które aktualnie nie
wpływa znacznie na jakość wyrobu, ale według
auditora może reprezentować potencjalny problem.
Nie musi ono odnosić się do konkretnego elementu
normy, ale ciągle ma duży wpływ na jakość.

Komentarz dotyczący istniejącego stanu, który
według auditora wymaga wyjaśnienia,
dokładniejszego przebadania lub poprawienia aby
zapewnić prawidłowe działanie systemu
zarządzania jakością

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

17

ZARZĄDZANIE PROGRAMEM

AUDITÓW

Cel programu auditów - zaplanowanie rodzaju
i liczby auditów oraz zidentyfikowanie
i zapewnienie środków koniecznych do ich
przeprowadzenia.

Przykład programu auditów - seria auditów
wewnętrznych obejmująca system zarządzania
jakością w całej organizacji na bieżący rok/półrocze

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

18

KOMPETENCJE AUDITORÓW

Stopień zaufania i wiarygodności procesu
auditowego zależy od kompetencji personelu
przeprowadzającego audit.

Wskaźniki kompetencji:
- wykształcenie,
- doświadczenie w pracy,
- szkolenie auditora,
- doświadczenie w auditowaniu

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

19

CECHY AUDITORA

• Otwartość

• Zdolności
dyplomatyczne

• Dobry obserwator

• Spostrzegawczość

• Wytrwałość

• Stanowczość

• Niezależność

• Uczciwość

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

20

ĆWICZENIE 1

Cechy i umiejętności
auditora

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

21

JAK UNIKAĆ PROBLEMÓW

• Wyprzedzająca informacja o audicie

• Zapewnić świadomość znaczenia auditu

• Podstawa wczuwania się w sytuację
auditowanego

• Stale informuj ludzi

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

22

DOBRE PRAKTYKI

• Pytaj właściwe osoby

• Zadawaj jasne i zrozumiałe pytania

• Daj ludziom czas na odpowiedź

• Bądź bezstronny

• Bądź zawsze grzeczny

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

23

ZŁE PRAKTYKI

• Zadawanie jednorazowo zbyt dużej liczby
pytań

• Twierdzenie, że rozumiesz, kiedy nic nie
rozumiesz

• Podejmowanie dyskusji

• Krytykowanie osób

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

24

Procedura Auditów

Wewnętrznych -

STAN NA 23.08.2004

Odpowiedzialność

Odpowiedzialnym za planowanie auditów jest Pełnomocnik

Dyrektora

ds.

Systemu

Zarządzania

J akością.

Odpowiedzialnym za organizację i formalne przeprowadzenie

auditu jest wyznaczony auditor.

Kierownicy poszczególnych obszarów odpowiedzialni są za

wdrożenie działań korygujących i zapobiegawczych.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

25

Procedura Auditów

Wewnętrznych -

STAN NA 23.08.2004

-

Audit całości wdrożonego systemu jakości dokonywany jest

przynajmniej 1 raz w roku.

Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania J akością

opracowuje harmonogram auditów biorąc pod uwagę:
- status i ważność procesów i obszarów,
- wyniki wcześniejszych auditów,

- dokonane w okresie poprzedzającym audit zmiany

elementów

systemu,

procedur

i

instrukcji

oraz

wprowadzenie nowych technologii,

- zmiany organizacyjne i personalne.

Wszelkie zmiany harmonogramu są dopuszczalne po

autoryzowaniu ich przez Pełnomocnika Dyrektora ds.

Systemu Zarządzania J akością.

Harmonogram auditów jest dostępny wszystkim przełożonym

działów w celu odpowiednio wczesnego przygotowania do

auditu.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

26

Procedura Auditów

Wewnętrznych -

STAN NA 23.08.2004

Plan auditu oraz jego organizację przygotowuje Auditor wyznaczony do
przeprowadzenia auditu w porozumieniu z przełożonym auditowanego
obszaru. Audity wewnętrzne przeprowadzają przeszkoleni auditorzy -
pracownicy SAPA Aluminium Sp. z o.o. Auditorzy nie powinni auditować
własnej pracy.

Każdy audit rozpoczyna się spotkaniem auditorów ze stroną auditowaną w
celu potwierdzenia programu i podstaw auditu, oraz potwierdzenia spraw
organizacyjnych.

Realizacja auditu odbywa się w oparciu o rozmowy z personelem,
studiowanie dokumentów, obserwację auditowanego procesu oraz ocenę
używanego materiału i sprzętu.

Wszystkie zaistniałe podczas auditu fakty są odnotowywane w
dokumentach roboczych jako dowody wydarzeń. Dokumentami
auditowymi są “Raport Niezgodności” oraz “Sprawozdanie
Podsumowujące z Auditu”. Zapisy z auditów zawierające wykazane w toku
auditu obserwacje i niezgodności, poparte obiektywnymi dowodami, służą
do sklasyfikowania wydarzeń według ważności ich wpływu na system oraz
jakość wyrobu lub usługi, oraz przedstawiane przełożonym auditowanych
obszarów w trakcie spotkania zamykającego audit.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

27

Procedura Auditów

Wewnętrznych -

STAN NA 23.08.2004

Wykazane w trakcie auditu niezgodności z wymaganiami systemu są
podstawą do ustalenia i wprowadzenia w najkrótszym z możliwych
terminie odpowiednich działań korygujących. Odpowiedzialnymi za ich
wdrożenie są przełożeni auditowanych obszarów.

Wykazane niezgodności są każdorazowo reauditowane w trakcie
następnego auditu.

Audity dodatkowe wprowadzane są do harmonogramu w celu
potwierdzenia zasadności wprowadzonych zmian systemowych lub
konieczności pilnego potwierdzenia skuteczności wprowadzonych
działań korygujących w newralgicznych dla funkcjonowania
przedsiębiorstwa obszarach.

Wyniki auditów są obligatoryjnie danymi wejściowymi do przeglądów
kierownictwa.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

28

Procedura Auditów

Wewnętrznych -

STAN NA 23.08.2004

Lokalizacja zapisów

Oryginały Raportów Niezgodności, Sprawozdań Podsumowujących z
Auditów i Harmonogramów Auditów Wewnętrznych znajdują się u
Pełnomocnika Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością.

Kopie Raportów Niezgodności i Sprawozdań Podsumowujących z
Auditów znajdują się u kierownika auditowanego obszaru.

Archiwizowanie zapisów

Sprawozdanie Podsumowujące z Auditu, Raport z Auditu i Harmonogram
Auditów Wewnętrznych archiwizowane są przez okres minimum 5 lat.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

29

RAPORT NIEZGODNOŚCI

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

30

SPRAWOZDANIE PODSUMOWUJACE Z

AUDITU

31

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

PROCES AUDITÓW

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

32

ĆWICZENIE 2

Różne pytania

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

33

PYTANIA (1)

Czy zaleca się określoną częstotliwość przeprowadzania audytów

wewnętrznych w organizacji?

Mimo że większość systemów funkcjonuje prawidłowo, stosując roczny

cykl audytów wewnętrznych, to dla niektórych obszarów działalności

organizacji zalecany jest półroczny cykl audytów wewnętrznych. Większa

częstotliwość przeprowadzania audytów wewnętrznych pozwala na

porównanie ich wyników w stosunku rocznym. Umożliwia to również

skuteczniejszą identyfikację bieżących i potencjalnych niezgodności.

Ponadto czas między audytami można efektywnie wykorzystać,

podejmując działania korygujące i sprawdzające skuteczność systemu.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

34

PYTANIA (2)

Jesteśmy bardzo małą firmą, w której trudno o sytuację, gdzie

audytor będzie zupełnie niezależny od obszaru audytowanego.

W jaki sposób można temu zaradzić?

Audytor musi być niezależny od obszaru działalności, który audytuje.

Proszę dokładnie ocenić sytuację i korzystać ze wszystkich dostępnych

zasobów. Niektóre małe firmy korzystają z usług audytorów

„zapożyczonych” od innych firm. Niekiedy firmy wymieniają audytorów

między sobą. Dobrą alternatywą jest również wybór konsultanta. W takim

przypadku wskazane jest, by audyty wewnętrzne przeprowadzał audytor

z systemu, natomiast roczne i półroczne – audytor zewnętrzny. Mogą to

być audyty całkowite bądź częściowe, wszystko zależy od obszarów

działalności wymagających niezależności audytora. Należy pamiętać, że

audytor zewnętrzny powinien spełniać wymogi określone przez system,

m.in. posiadać kwalifikacje audytora wewnętrznego. Innym możliwym

rozwiązaniem jest ponowne zatrudnienie emeryta, który wróci do firmy

na czas przeprowadzania audytu.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

35

PYTANIA (3)

Czy wewnętrznych audytów jakości w przedsiębiorstwie muszą

obowiązkowo dokonywać pracownicy Działu Zarządzania

Jakością?

Nie. Audytorami wewnętrznymi muszą być wykwalifikowani pracownicy,

niezależnie od tego, do jakiego działu należą. Poza tym audytor musi być

niezależny w stosunku do jednostki audytowanej. Jeśli miałaby miejsce

taka właśnie sytuacja, że audytorami byliby tylko pracownicy Działu

Zarządzania Jakością, kto audytowałby tę właśnie jednostkę

organizacyjną przedsiębiorstwa?

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

36

PYTANIA (4)

Czy audytor wewnętrzny powinien zostać wynagrodzony za

swoją pracę w ramach systemu?

Nie można jednoznacznie stwierdzić, że powinien, jednak faktem jest, że

to osoba posiadająca dodatkowe kwalifikacje, pełniąca raz na jakiś czas

dodatkowe obowiązki, a co za tym idzie wykonująca dodatkową pracę. W

pięknej teorii wola doskonalenia funkcjonującego systemu zarządzania

jakością powinna wypływać z wewnętrznej potrzeby organizacji, a

kwalifikacje i możliwość pełnienia funkcji audytora wewnętrznego to w

pewnym sensie wyróżnienie (nie każdy może sprawować tę funkcję w

przedsiębiorstwie). Spotyka się takie przypadki, aczkolwiek jest to

rozwiązanie rzadko stosowane.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

37

PYTANIA (5)

Czy po uzyskaniu certyfikatu ISO 9001/ISO 14001 możemy sami

sobie organizować cykle szkoleń dla audytorów wewnętrznych,

czy jesteśmy zobowiązani do korzystania z usług zewnętrznej

firmy konsultingowej?

Faktycznie norma nakłada na nas obowiązek podnoszenia kwalifikacji w

zakresie przeprowadzania audytów wewnętrznych, jednak w żadnym

wypadku nie musi to na nas nakładać dodatkowych kosztów (np.

wynajęcie zewnętrznego konsultanta, delegacja grupy pracowników na

cykl szkoleń). Z reguły w przypadku pierwszych szkoleń, przy okazji prac

nad budowanym systemem zarządzania, korzysta się z pomocy

wykwalifikowanej (posiadającej odpowiednie kompetencje) jednostki

doradczej. W miarę dojrzewania systemu możecie Państwo sami

organizować sobie szkolenia i „szlifować” swój warsztat audytów

wewnętrznych. Po pierwsze, już przeszkoleni audytorzy mają

kompetencje do prowadzenia tego typu szkoleń, po drugie, co jest bardzo

powszechne – pełnomocnik ds. zarządzania jakością/środowiskowego,

czyli osoba, która w sposób szczególny jest odpowiedzialna za system,

posiada kompetencje (odbyte szkolenia, np. kwalifikacje audytora

wiodącego jednej z jednostek certyfikujących), które predystynują go do

pełnienia tej właśnie funkcji i zapewnienia odpowiednich szkoleń. Jednak

o czym nie można zapomnieć, zapisy z takich szkoleń powinny być

utrzymywane.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

38

PYTANIA (6)

Skoro audity wewnętrzne są narzędziem oceny systemu

zarządzania jakością i systemu zarządzania środowiskowego

nastawionym na poszukiwanie zgodności w systemie, to czy w

raporcie auditowym można wpisywać również pozytywne

elementy, a nie tylko niezgodności i obserwacje?

Są różne podejścia do tego tematu. Rzeczywiście działania auditowe, jako

ocena systemu zarządzania jakością czy systemu zarządzania

środowiskowego, nastawione są na poszukiwanie zgodności. Z drugiej

strony w raporcie auditowym wpisywane są niezgodności lub obserwacje,

czyli elementy o negatywnym zabarwieniu z uwagi na sprawne

funkcjonowanie procesu. Można zatem w raporcie auditowym wpisywać

ogólną ocenę auditowanego obszaru.

Audit jest narzędziem doskonalenia systemu. Czasem jednak

kierownictwo analizuje raporty pod kątem niezgodności i ich

występowania w poszczególnych komórkach organizacyjnych, przypisując

je do poszczególnych pracowników. Takie działanie nie powinno mieć

miejsca z uwagi na systemowe podejście. Jednakże w takiej sytuacji

można raport auditowy rozbudować i wpisywać analizowane obszary oraz

wskazywać na wynik oceny. Przy takim podejściu wpisanie np. dwóch

niezgodności na tle pięciu innych, pozytywnie ocenionych obszarów

inaczej się prezentuje niż wpisanie samych niezgodności.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

39

PYTANIA (7)

Czy audytorzy mogą podczas audytów zmienić kategorię z

obserwacji na niezgodność?

Różnica pomiędzy obserwacją i niezgodnością jest istotna. Niezgodność

jest zawsze z „czymś”. Oznacza to, że niezgodność ma zawsze podstawę

niezgodności, np. punkt normy, punkt procedury. Natomiast obserwacje

są spostrzeżeniami audytorów mających na celu zwrócenie uwagi na

elementy, które budzą wątpliwość i mogą powodować problemy w

przyszłości. W związku z tą różnicą obserwacje nie mogą zostać

zamienione na niezgodność. Możliwe jest natomiast podniesienie

niezgodności na bazie obserwacji. Np. duża liczba spostrzeżeń

związanych z komunikacją w poszczególnych obszarach może posłużyć

do podniesienia niezgodności związanej z normą i punktem dotyczącym

komunikacji wewnętrznej.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

40

PYTANIA (8)

Jak wyznaczyć audytorów wewnętrznych spośród pracowników

firmy?

Tak postawione pytanie odnosi się do dwóch elementów. Po pierwsze

wyznaczani są pracownicy do szkolenia audytorów wewnętrznych

spośród całej załogi zakładu. Można zastosować dwa podejścia do

wyznaczenia audytorów. Najlepiej oczywiście, jeśli audytorzy są chętni do

prowadzenia prac audytowych, dlatego też często przeprowadza się w

organizacjach wewnętrzne ogłoszenie o naborze chętnych na audytorów.

Jeżeli jest problem z frekwencją, to wtedy korzysta się z drugiego

podejścia – wyznaczenia pracowników na audytorów. Drugie podejście

jest zdecydowanie gorsze, bowiem zmuszanie do wykonywania czynności

powoduje opór i nieefektywne przeprowadzanie audytów wewnętrznych.

Drugim elementem związanym z wyborem audytorów jest wskazanie

konkretnych audytorów spośród przeszkolonych do prowadzenia działań

„w terenie”. Tutaj wyboru dokonuje przedstawiciel kierownictwa

nadzorujący system zarządzania jakością, bazując na doświadczeniu

poszczególnych pracowników i wynikach ich prac z poprzednich audytów.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

41

ZMIANY W SYSTEMIE

AUDITOWANIA (1)

-

Comiesięczne spotkania podsumowujące miniony okres.

Raporty ze spotkań przesyłane będą do wiadomości Dyrekcji.

-

Stworzono bazę auditorów wewnętrznych, w której

rejestrowane są informacje o przybytych szkoleniach, stażu

pracy w firmie, stażu pracy w charakterze auditora, ilość

auditów, rodzaje auditowanych procesów, pozostałe uwagi (np.

wskaźniki terminowości).

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

42

ZMIANY W SYSTEMIE

AUDITOWANIA (2)

- Zmiana wzoru harmonogramu auditu:

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

43

ZMIANY W SYSTEMIE

AUDITOWANIA (3)

- Wprowadzenie Potwierdzenia Terminu Auditu

POTWIERDZENIE TERMINU AUDITU

Auditowany proces:

Nr Auditu:

Nazwisko kierownika:

Nazwisko auditora (ów):

Planowana data auditu:
Inne uwagi:

Podpis auditora: .........................................

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

44

ZMIANY W SYSTEMIE

AUDITOWANIA (3 cd.)

- Wprowadzenie Potwierdzenia Terminu Auditu - przykład (e-

mail)

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

45

ZMIANY W SYSTEMIE

AUDITOWANIA (4)

- Usunięcie ze Sprawozdania Podsumowującego z Auditu rubryki

“Sprawozdanie przyjęte przez”. Na dzień dzisiejszy nie ma

Auditora Wiodącego

-

Począwszy od cyklu jesiennego więcej będzie auditów

pozaplanowych (dodatkowych).

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

46

PODSTAWOWE ZASADY

ZWIĄZANE Z TERMINOWOŚCIĄ

DZIAŁAŃ AUDITOWYCH

- Planowanie auditu na pierwszą połowę miesiąca

-

Audit powinien być zakończony wstępnym spotkaniem

zamykającym z kierownikiem procesu w dniu auditu – omówienie
spostrzeżeń
- P

rzedstawienie sprawozdania z auditu i ewentualnych raportów

niezgodności – najpóźniej w trzeci dzień pracujący od daty auditu
(np. audit w poniedziałek – sprawozdanie w czwartek). Podczas
tego spotkania ustalona powinna być data zamknięcia działań
korygujących – rubryki Protokołu Niezgodności “Data
zakończenia” i “Podpis Kierownika”.

Uwaga: W przypadku auditu “wyjazdowego”
sprawozdanie powinno być przekazane w dniu auditu.

- weryfikacja skuteczności działań korygujących powinna
nastąpić najpóźniej dwa tygodnie od daty zamknięcia działań
wyznaczonej przez kierownika danego procesu

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

47

BŁĘDY I PROBLEMY (1)

- TERMINOWOŚĆ DZIAŁAŃ AUDITOWYCH

-

PO ZAKOŃCZENIU AUDITU BRAK USTNEGO WSTĘPNEGO

PRZEDSTAWIENIA WYNIKÓW AUDITU KIEROWNIKOWI

- NIE SĄ UZGADNIANE TERMINY ZAMKNIĘCIA DZIAŁAŃ
KORYGUJĄCYCH (BRAK DATY I PODPISU KIEROWNIKA W
RAPORCIE NIEZGODNOŚCI). Często raporty są zostawiane na
biurku, bez formalnego spotkania zamykającego audit

- ZDARZAJĄ SIĘ PRZYPADKI, BRAKU WERYFIKACJI DZIAŁAŃ
KORYGUJACYCH.

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

48

BŁĘDY I PROBLEMY (2)

- NUMERY RAPORTÓW, NIEZGODNOŚCI, OBSERWACJI I PLIKÓW
SĄ ZAPISYWANE NIEZGODNIE Z PRZYJĘTYMI ZASADAMI

Zasady zapisywania numerów:
- numer raportu: np. 2004/17B - zgodnie z harmonogramem
- numer niezgodności: np. 2004/17B/1
- numer obserwacji: np.. O/2004/17B/1
- nazwa pliku: np.. 2004/17B (taka sama jak numer raportu)
Uwaga: pliki z raportami zapisujemy w folderze Audity Wewnętrzne
(Dysk W: Dokwspol\Sapa W\Audity Wewnętrzne)

Szkolenie: Auditor Wewnętrzny

Autor: Marcin Grygier [Sierpień 2004]

49

PYTANIA