SEKRETARIAT
SEKRETARIAT
Rola sekretariatu
Sekretariat jest jednostką
organizacyjną, powołaną do obsługi
osoby pełnią cej funkcję kierowniczą
w zakresie realizacji jej poleceń.
Rola sekretariatu
Jest to także centrum informacyjne.
Do sekretariatu napływają informacje
z różnych źródeł znajdujących się
wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.
Wizerunek firmy
Najczęściej tworzony jest na podstawie pierwszego
kontaktu, czyli z sekretarką.
Na wizerunek firmy mają wpływ następujące
elementy:
wystrój firmy (kolorystyka pomieszczeń, meble);
zewnętrzny wygląd firmy i jej otoczenie;
Wizerunek firmy
wygląd pracowników ( odpowiedni strój);
logo firmy, znak firmowy;
forma i sposób komunikowania się z
petentami ( odpowiednia forma
przekazu);
dyscyplina pracy, etykieta zawodowa;
zasady savoir-vivre'u w biurze.
Wizerunek firmy
Od kompetencji sekretarki, jej
umiejętności, przygotowania
zawodowego, do świadczenia oraz
dobrej organizacji pracy zależą
efekty działalności firmy.
Wymogi dot. kandydatów
Od kandydatów na
stanowisko sekretarki/sekretarza
wymaga się:
wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania
i organizacji pracy,
umiejętności redagowania pism,
zawód
sekretarka/sekretarz
znajomości języków obcych,
bardzo dobrej znajomości języka
polskiego w mowie i piśmie,
obsługi urządzeń technicznych,
znajomości podstaw psychologii,
znajomości postaw ekonomii.
Predyspozycje do wykonywania
zawodu sekretarki:
podtrzymywanie pozytywnych stosunków
interpersonalnych;
twórcze rozwiązywanie sytuacji
konfliktowych;
obowiązkowość, sumienność,
punktualność, zmysł organizacyjny;
lojalność w stosunku do zwierzchników i
kolegów/koleżanek;
Predyspozycje do wykonywania
zawodu sekretarki:
wysoka kultura osobista i odpowiednia prezencja;
dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie;
dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi;
pewność siebie;
odporność na stres;
dyspozycyjność;
dobry stan zdrowia.
Zadania
sekretarki/sekretarza:
prowadzenie sekretariatu i obsługa
kancelaryjno-biurowa;
gromadzenie i przechowywanie
informacji;
wykonywanie prac administracyjno-
biurowych;
przyjmowanie interesantów;
Zadania
sekretarki/sekretarza:
przyjmowanie i dystrybucja
korespondencji do właściwych
merytorycznie sta nowisk;
redagowanie krótkich pism;
zapisywanie pism dyktowanych przez
zwierzchników;
uczestniczenie w planowaniu prac
zwierzchników;
Zadania
sekretarki/sekretarza:
przygotowywanie poczęstunków, w
tym drobnych przekąsek;
Organizowanie i rozliczanie
wyjazdów służbowych szefa;
wykonywanie innych czynności
zleconych przez przełożonych.
UPRAWNIENIA
SEKRETARKI/SEKRETARZA
Stosunek sekretarki do współpracowników
szefa określają uprawnienia, jakie mieszczą
się w zakresie jej obowiązków. I tak,
Sekretarka:
• nie stanowi "instancji" między szefem a
jego współpracownikiem
• nie stanowi "instancji" między szefem a
jego współpracownikiem,
UPRAWNIENIA
SEKRETARKI/SEKRETARZA
• nie może wydawać żadnych poleceń
współpracownikom szefa,
• jest pośrednikiem, przekazuje
współpracownikom polecenia szefa,
UPRAWNIENIA
SEKRETARKI/SEKRETARZA
• przyjmuje informacje dla szefa od
współpracowników,
• wszystkie informacje związane z
wykonywaną pracą traktuje jako
informacje poufne.
Rodzaje sekretariatów
Rodzaje sekretariatów
Uniwersalne - występują w małych i
średnich firmach, łączą funkcje
sekretariatu osobistego i kancelarii
ogólnej, realizują zadania kancelaryjne i
sekretarskie.
Osobiste - obsługa administracyjno-
techniczna kierownictwa.
Rodzaje sekretariatów
Imprez - funkcjonują podczas
trwania konferencji, sympozjów,
wystaw, targów, realizują czynności
sekretarskie w trakcie przygotowania,
trwania imprezy i po jej zakończeniu.
Działowe - obsługują dział lub
wydział w zakresie czynności
sekretarskich i kancelaryjnych
Funkcje sekretariatu
Funkcje sekretariatu:
reprezentacyjną (wygląd i wyposażenie
sekretariatu);
informacyjną (przyjmowanie i
przekazywanie informacji);
regulacyjną (przyjmowanie i obsługa
interesantów);
pośrednika pomiędzy szefem a
komórkami organizacyjnymi;
wspomagającą przełożonego.
.
ZADANIA
SEKRETARIATU
ASYSTENCKIE ZADANIA
SEKRETARIATU
Zadania asystenckie - to czynności
biurowe lub administracyjne, których
nie powinien wykonywać sam szef.
ASYSTENCKIE ZADANIA
SEKRETARIATU
Należą do nich:
-
rejestrowanie korespondencji,
-
wyszukiwanie informacji i załatwianie
spraw do tyczących podróży służbowych
szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu,
zakup biletów itp.),
-
prowadzenie korespondencji, redagowanie
pism wysyłanych przez sekretariat itp.
ASYSTENCKIE ZADANIA
SEKRETARIATU
współpraca z szefem,
organizowanie pracy szefa,
organizowanie zebrań
Zadania recepcyjne.
W każdej jednostce organizacyjnej
sekretariat jest tym miejscem, gdzie
przyjmuje się i załatwia interesantów.
Tu załatwia się ich sprawy lub kieruje
do kompetentnych pracowników firmy.
Zadania recepcyjne.
Interesanci umawiani są na rozmowy z
szefem oraz oczekują na przyjęcie przez
niego.
W sekretariacie przyjmuje się i łączy
telefony od interesantów.
Sekretariat działa w tym zakresie jak
recepcja, dlatego ta grupa zadań nosi
nazwę zadań recepcyjnych.
Zadania recepcyjne.
Sposób wykonywania przez
sekretariat zadań recepcyjnych ma
więc bardzo duże znaczenie przy
tworzeniu odpowiedniego wizerunku
firmy.
Zadania recepcyjne.
Zadania recepcyjne - to:
-
przyjmowanie gości i klientów,
-
łączenie telefonów
Uprawnienia
sekretariatu
Uprawnienia
sekretariatu
•
otwierania korespondencji i kierowania do
szefa lub bezpośrednio do merytorycznych
komórek - zgodnie z ustaleniami lub
dekretacją,
• zbieranie materiałów z komórek
organizacyjnych i przedstawianie szefowi do
podjęcia
lub złożenia podpisu,
Uprawnienia
sekretariatu
• kontrolowanie wykonania poleceń
dyrektora i ich egzekwowanie,
• zarządzanie czasem i ochranianie czasu
pracy szefa,
• przygotowywanie planów i materiałów do
wystąpień na naradach.
GOŚĆ W FIRMIE
SPOTKANIE Z KLIENTEM
Powitanie gościa
Umówiony gość zjawia się w naszej firmie,
przedstawia się w recepcji czy sekretariacie,
o czym telefonicznie zostaje powiadomiona
właściwa osoba, lub:
-
Odprowadza się gościa do miejsca
spotkania,
-
oferujemy mu coś do picia,
Powitanie gościa
-
odbieramy wierzchnie okrycie,
-
Small talk
-
po spotkaniu gospodarz osobiście
odprowadza gościa
ORGANIZACJA PODRÓŻY
SŁUŻBOWYCH
Podróż służbowa
Dla sekretarki jest to wyzwanie
organizacyjne, czy jedzie sama, czy
organizuje wyjazd dla przełożonego.
Na pewno przed wyjazdem jest dużo
do zrobienia.
Podróż służbowa
-
Zorganizować rezerwację hotelu,
-
Przygotować plan podroży,
-
przygotować prezentacje, teksty
przemówień,
-
Przygotować teczkę spotkań (mapy,
materiały, program, plan podróży),
Podróż służbowa
-
Przygotować kopię zawartości teczki
-
Zakupić bilety,
-
Spakowanie telefonu, laptopa,
-
Skompletować wizytówki,
-
Zadbać o właściwą wagę bagażu,
-
Przygotować historię miejscowości
-
Zadbać o miejsca rozrywek.
ROZLICZANIE PODRÓŻY
SŁUŻBOWEJ
Podstawa prawna
• Ustawa kodeks pracy – art. 77 (5)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej
Definicja podróży służbowej
Pracownikowi wykonującemu na
polecenie pracodawcy zadanie
służbowe poza miejscowością, w
której znajduje się siedziba
pracodawcy, lub poza stałym
miejscem pracy przysługują
należności na pokrycie kosztów
związanych z podróżą służbową.
Sposób uregulowania zasad rozliczania
należności z tytułu podróży służbowych
W czasie wyjazdu służbowego każdemu pracownikowi
przysługują diety.
Według kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu
na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza
miejscowością w której znajduje się siedziba
pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
przysługują należności na pokrycie kosztów
związanych z podróżą służbową.
Firmy mogą same ustalić własne stawki w zakresie
rozliczania podróży służbowych
Regulacje wspólne dla podróży
krajowych i zagranicznych
W trakcie wyjazdu należy zbierać
paragony i faktury z wiązane z
wyjazdem, aby móc rozliczyć się po
powrocie.
Rozliczanie kosztów podróży przez
pracownika powinno nastąpić przez
pracownika w terminie 14 dni od
zakończenia podróży.
Regulacje wspólne dla podróży
krajowych i zagranicznych
W przypadku, gdy przedstawienie
przez pracownika dokumentów nie
jest możliwe, składa on pisemne
oświadczenie o dokonanym wydatku
i przyczynach braku jego
udokumentowania
Regulacje dotyczące
podróży krajowych
Wysokość diety
- Dieta jest przeznaczona na pokrycie
zwiększonych kosztów wyżywienia w
czasie podróży. Od 1 marca 2013 r. wynosi 30
złotych,
- Diety i należności za czas podróży służbowej
pracownika są wolne od
podatku dochodowego - zob. art. 21 ust. 1 pkt 16
lit. a ustawy o podatku
dochodowym od osób fizycznych.
Wysokość diety
Diety i należności za czas podróży
służbowej nie stanowią podstawy
wymiaru składek na ubezpieczenia
emerytalne i rentowe – zob. § 2 ust. 1
pkt 15 rozporządzenia MPIPS w
sprawie szczegółowych zasad
ustalania podstawy wymiaru składek
na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
Należności z tytułu diet
Należności z tytułu diet oblicza się za
czas od rozpoczęcia podróży krajowej
(wyjazdu) do powrotu (przyjazdu):
Należności z tytułu diet
Jeżeli podróż trwa:
– mniej niż 8 godzin ( np.:
1.04.2013 godz.
7:15- 15:00
) dieta nie przysługuje
– od 8 do 12 godzin ( np.:
1.04.2013 godz.
7:15- 17:10
przysługuje 50% diety
– ponad 12 godzin ( np.:
1.04.2013 godz. 7:15-
19:20
przysługuje dieta w pełnej wysokości
Należności z tytułu diet
J
eżeli podróż trwa dłużej niż dobę ( kolejnych
kilka dni) , za każdą dobę przysługuje dieta w
pełnej wysokości, a za niepełną, ale
rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin - przysługuje 50% diety(np.
1.04.2013 godz. 7:15- 2.04.1013,
godz.15:00)
,
– ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej
wysokości diety(np.
1.04.2013 godz. 7:15-
2.04.1013, godz.16:05)
Zapewnienie wyżywienia a
zmniejszenie należnej diety
Dieta nie przysługuje, jeżeli
pracownikowi zapewniono bezpłatne
całodzienne wyżywienie
Kwotę diety zmniejsza się o koszt
otrzymanego bezpłatnego wyżywienia,
przyjmując, że śniadanie i kolacja
stanowią po 25% diety, a obiad 50%
Dieta nie przysługuje:
za czas delegowania do miejscowości pobytu
stałego lub czasowego pracownika
za czas powrotu w dniu wolnym do miejsca
stałego zamieszkania
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne
całodzienne wyżywienie.
Ryczałt
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów
środkami komunikacji miejscowej
przysługuje pracownikowi w wysokości
20% diety za każdą rozpoczętą dobę
pobytu w podróży krajowej ( 20% z
30,00 zł = 6,00 zł)
Ryczałt
Pracownikowi, któremu nie zapewniono
bezpłatnego noclegu
i który nie przedłożył rachunku,
przysługuje ryczałt za każdy
nocleg między 21:00 a 7: 00 w
wysokości 150% diety
( 150% z 30, 00 zł = 45,00 zł)
Ryczałt
Za nocleg w hotelu ryczałt
przysługuje :
- kwota ryczałtu krajowego - 600,00
zł
- za granicą ryczałt / kwota = 25%
limitu danego państwa
Ryczałt
Jeżeli pracownik będzie odbywał
podróż służbową samochodem
własnym użyczonym na potrzeby
firmy, wówczas pracodawca
zobowiązany jest zwrócić
pracownikowi:
ćwiczenie
Ile wyniesie dieta z tytułu krajowej
podróży służbowej, jeśli Pan Piotr
zatrudniony w Szczecinie był w
podróży w Wrocławiu przez 8 godzin
i miał zapewniony obiad ?
rozwiązanie
Jeśli pracownikowi zapewniono obiad a
podróż służbowa trwała 8 godzin
należy dokonać obliczenia w
następujący sposób:
• 30 złotych x 50 % diety (od 8 do 12
godzin przysługuje połowa diety) = 15
złotych
rozwiązanie
• 30 złotych x 50 % diety (pracownik
korzystał z obiadu) = 15 złotych
• 15 zł (dieta należna pracownikowi) –
15 zł (zmniejszenie diety z powodu
obiadu) = pracownik nie otrzymuje
diety
ćwiczenie
Pan Piotr podczas podróży służbowej
do Krakowa kilkakrotnie korzystał z
taksówki, czy w takim przypadku jeśli
pracodawca zwróci pracownikowi
koszty taksówek będzie to stanowiło
przychód dla pracownika podlegający
opodatkowaniu i oskładkowaniu?
rozwiązanie
Każdy wydatek na taksówkę ponad limit
określony w przepisach należy
opodatkować i oskładkować.
Przy czym w kwestii opodatkowania
i oskładkowania nie ma znaczenia, iż jest
to szczególnie uzasadniony
przypadek np. pora nocna, spóźniony
pociąg.
ćwiczenie
Pan Piotr w dniu 19.03.2013r. o
godzinie 6.00 wyjechał w delegację do
Sopotu, wrócił z delegacji dnia
20.03.2013r. o godzinie 15.15.
Zarówno pierwszego jak również
drugiego dnia miał zapewnione
śniadanie i obiad. Ile przysługuje diet
pracownikowi?
rozwiązanie
Pracownikowi przysługują dwie diety z
tytułu podróży służbowej, które
powinny zostać zmniejszone z tytułu
zapewnienia pracownikowi śniadania i
obiadu. Tak więc zgodnie z
powyższym, należy dokonać
zmniejszenia każdej z diet w
następujący sposób:
rozwiązanie
• 30 złotych x 75 % diety = 22,5 zł (o
taką kwotę należy zmniejszyć dietę z
tego tytułu, iż pracownik korzystał ze
śniadania i obiadu)
• 30 złotych-22,5 złotych =7,5 zł (dieta
należna pracownikowi za jeden dzień)
• 7,5 złotych x 2 (dieta za każdy dzień
podróży służbowej) = 15 złotych
ćwiczenie
Pan Piotr na polecenie pracodawcy
wykonywał zadania w Zakopanem w czasie
podróży służbowej miał zapewniony nocleg
w hotelu. Hotel wystawił fakturę za nocleg
jednakże nie oznaczył czy w ramach danej
usługi hotelowej klient miał zapewnione
śniadanie. Czy w tej sytuacji i podobnych
Pan Piotr każdorazowo powinien informować
pracodawcę czy dana usługa była ze
śniadaniem czy tez nie?
rozwiązanie
Jeśli na rachunku nie jest oznaczone czy
usługa hotelowa była ze śniadaniem czy też
bez śniadania, pracodawca powinien poprosić
pracownika o złożenie stosownego
oświadczenia w tym zakresie. Do celów
ustalenia wysokości diety, pracodawca w
przypadku każdej podróży służbowej
pracownika powinien dysponować wiedzą czy
dana usługa hotelowa była ze śniadaniem czy
tez bez śniadania
.
Regulacje dotyczące
podróży zagranicznych
PODRÓŻ ZAGRANICZNA
Czas pobytu pracownika poza
granicami kraju liczy się przy
podróży odbywanej środkami
komunikacji:
PODRÓŻ ZAGRANICZNA
• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej
w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy
polskiej w drodze
powrotnej do kraju
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za
granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili
lądowania samolotu w drodze powrotnej na
pierwszym lotnisku w kraju
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu
polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze
powrotnej do portu polskiego
PODRÓŻ ZAGRANICZNA
•
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest
przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne
drobne wydatki.
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji
miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt
w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę
pobytu w podróży zagranicznej
.
PODRÓŻ ZAGRANICZNA
• Należność z tytułu diet oblicza się w następujący
sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta
w pełnej wysokości
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50%
diety
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej
wysokości
Wysokość diet
Wysokośi diet do poszczególnych
państw została zawarta w załączniku
do rozporządzenia dotyczącego
podróży służbowych.
Wysokość diet
•
Jeśli w trakcie podróży zagranicznej
pracownikowi zapewniono bezpłatne
całodzienne wyżywienie, to pracownik
otrzymuje tylko 25% diety.
Jeżeli zapewnione ma:
a) śniadanie , zmniejszamy dietę o 15 %
b) obiedzie , zmniejszamy dietę o 30%
c) kolację , zmniejszamy dietę o 30%
Państwo docelowe podróży
służbowej
• Dieta przysługuje w wysokości
obowiązującej dla docelowego państwa
podróży zagranicznej
• Jednak w przypadku podróży
zagranicznej odbywanej do dwóch lub
więcej państw, pracodawca może
ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Koszty leczenia za granicą
• W razie choroby powstałej podczas podróży
zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot
udokumentowanych niezbędnych kosztów
leczenia za granicą
• Nie podlegają zwrotowi koszty leków,
których nabycie za granicą nie było
konieczne, koszty zabiegów chirurgii
plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz
nabycia protez ortopedycznych,
dentystycznych, zakupu okularów.
Zaliczka
• Pracownik ma prawo do otrzymania
zaliczki w walucie obcej na niezbędne
koszty podróży i pobytu poza
granicami kraju
• Wysokość zaliczki ma wynikać ze
wstępnej kalkulacji tych kosztów
Zaliczka
•
Zaliczka za zgodą pracownika jest
wypłacana w walucie polskiej, w
wysokości stanowiącej równowartość
przysługującej pracownikowi zaliczki w
walucie obcej.
Waluta ta jest przeliczona według
średniego kursu złotego w stosunku do
walut obcych NBP, z dnia wypłaty zaliczki.
Uwaga!
Rozliczenie kosztów podróży
zagranicznej jest dokonywane w
walucie otrzymanej zaliczki, walucie
wymienialnej albo w walucie polskiej,
według kursu z dnia jej wypłacenia
ćwiczenie
Pracownik przebywał przez kilka dni w delegacji
(Francja).
W trakcie trwania delegacji miał zapewnione
całkowite wyżywienie (nocleg wraz z całkowitym
wyżywieniem w hotelu).
Podróżował własnym samochodem
Jaką kwotę mam wypłacić pracownikowi tytułem
delegacji - otrzymał już 600 zł tytułem zaliczki?
Ćwiczenie cd.
Szczegóły dotyczące delegacji:
Delegacja trwała w okresie od 11-03-2008 godz. 10:30 do
19-03-2008 godz. 19:30.
Część zagraniczna trwała od godziny 15:00 11 marca do
godziny 14:10 19 marca.
Pracownik dostarczył rachunki za nocleg wraz z
wyżywieniem:
a) z dnia 12-03-2008 na kwotę 30,50 EUR
b) z dnia 18-03-2008 na kwotę 242,32 EUR
Rozwiązanie
1.
czas trwania delegacji w kraju:
- część krajowa 1dzień trwała 4 godziny i 30
minut,
- część krajowa 2 dzień trwała 5 godzin i 20
minut,
łącznie część krajowa trwała 9 godzin i 50 minut
czyli 50% diety
Rozwiązanie cd.
ryczałt noclegowy:
ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg
trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy
godzinami 21:00 a 7:00.
W świetle powyższego pracownikowi nie
przysługuje ryczałt noclegowy.
Rozwiązanie cd.
zwrot za używanie samochodu
pracownika
Należy obliczyć liczbę przejechanych kilometrów
i użyć odpowiedniego dla pojemności
przelicznika ( dla sam. O poj. 900
współczynnik wynosi 0,8358 zł).
720 km x 0.8358 zł = 601,78 zł
Rozwiązanie cd.
zsumować przysługujące pracownikowi
wynagrodzenie tytułem podróży w kraju
Wyliczona dieta wynosi 15,00 zł, ryczałt
noclegowy nie przysługuje, zwrot kosztów
przejazdu (samochód pracownika) to
601,78 zł.
W sumie, za część krajową pracownik
powinien otrzymać 616,78 zł.
Rozwiązanie cd.
czas trwania delegacji za granicą
od godziny 15:00 11 marca do godziny
14:10 19 marca-7 dób pełnych + 23
godziny i 50 minut =
8 diet ( we Francji dieta = 45 EUR)
8 x 45 EUR = 360 EUR
Rozwiązanie cd.
pracownik ma zapewnione bezpłatne
całodzienne wyżywienie, więc
przysługuje mu 25% diety, czyli:
360 EUR x 25% = 90 EUR
Rozwiązanie cd.
zwrot kosztów za nocleg - za
granicą ( kurs euro 3,537 zł)
Rachunki hotelowe przeliczone na polska
walutę wynoszą odpowiednio
:
-
rachunek z dnia 12-03-2008 na kwotę 30,50
EUR - to 108,15 zł
- rachunek z dnia 18-03-2008 na kwotę
242,32 EUR - to 862,97 zł
Rozwiązanie cd.
zwrot za używanie samochodu
pracownika - za granicą
Pracownik - podczas pobytu za granicą -
przejechał 1900 km.
1900 km x 0,8357 zł = 1588,02 zł.
Rozwiązanie cd.
SUMA – POBYT ZA GRANICĄ
-
wyliczona dieta wynosi 90 EUR - według kursu
daje kwotę 318,33 zł,
-
zwrot kosztów za nocleg (rachunki): 108,15 zł +
862,97 zł = 971,12 zł
- zwrot kosztów za używanie
samochodu: 1588,02 zł
W sumie, za część zagraniczną pracownik powinien
otrzymać 2877,47 zł.
Rozwiązanie cd.
Kwota należna pracownikowi to:
616,78 zł ( kraj) + 2877,47 zł (Francja) -
600 zł (zaliczka) =
2894,25 zł
ćwiczenie
Pan Piotr w związku z poleceniem wyjazdu
służbowego do Włoch otrzymał zaliczkę w
walucie polskiej. Pan Piotr przygotował wstępną
kalkulację z której wynikało, iż niezbędne koszty
podróży wyniosą: 2.000 EUR. W dniu wypłaty
zaliczki dla
Pana Piotra średni kurs NBP wynosił: 4,17
zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w
kwocie: 8.340,00 zł. Jak należy
rozliczyć zaliczkę?
Ćwiczenie cd.
+rozwiązanie
Po powrocie Pan Piotr przedstawił rozliczenie
podróży służbowej.
Koszty ogółem wyniosły: 1800 EUR. Do
rozliczenia kosztów pracodawca zastosował
kurs średni z dnia wypłaty zaliczki: 1800
EUR × 4,17 zł/EUR = 7 506,00 zł.
Zatem pracownik powinien zwrócić kwotę:
8 340 ,00 zł – 7 506,00 zł = 834 zł
Ćwiczenie
Pan Piotr rozpoczął podróż w dniu 3
czerwca 2013 r. o godz. 6.00
wyjeżdżając ze Szczecina. Granicę
polsko-niemiecką przekroczył o 11:00
Po całym dniu podróży wieczorem
zatrzymał się na nocleg w Niemczech.
W dniu 4 czerwca 2013 o godz. 8.00
wyruszył w dalszą drogę do Francji.
Ćwiczenie cd.
Targi zakończyły się w dniu 8 czerwca 2013 r. i
w tym samym dniu o godz. o
14.00 wyruszył w drogę powrotną do Szczecina.
W drodze powrotnej
również skorzystał z noclegu na terenie
Niemiec. Granicę niemiecko-polską przekroczył
9 marca o 11.45, a do Szczecina dotarł na godz.
16.30. Pracownik zapewnił pracownikowi
noclegi zarówno na terenie Niemiec jak i Francji.
Rozwiązanie
Podróż zagraniczna trwała 6 pełnych dób
i 45 minut. Podróż ta powinna być
rozliczona według stawek
obowiązujących dla Francji, gdyż Niemcy
nie stanowiły państwa docelowego. Z
tytułu diet pracownikowi przysługiwało
316,67 Euro (6 x 50 euro + 1/3 x 50
euro)
Ćwiczenie
W sierpniu 2013 r. Pan Piotr odbył
własnym samochodem podróż
służbową do Niemiec i Hiszpanii, gdzie
miał zaplanowane spotkania z
kontrahentami.
Jak rozliczyć podróż służbową?
Rozwiązanie
W tej sytuacji mamy dwa państwa docelowe czyli
Niemcy i Hiszpanię. Tak więc podróż do Niemiec
należy liczyć od
przekroczenia granicy polsko-niemieckiej w drodze za
granicę do przekroczenia granicy niemiecko-
francuskiej w drodze do
Hiszpanii, natomiast podróż do Hiszpanii od
przekroczenia granicy niemiecko-francuskiej w
drodze do Hiszpanii do
przekroczenia granicy niemiecko-polskiej w drodze
powrotnej.
Warto pamiętać
!
-
Dieta nie ma charakteru
zarobkowego
- Diety i inne należności dotyczące
podróży służbowej pracownika są
zwolnione z podatku dochodowego
oraz składek ZUS do wysokości
określonej w odrębnych ustawach
•
W przypadku kierowcy każde wykonywanie
zadania służbowego poza miejscowością, w której
znajduje się siedziba pracodawcy jest podróżą
służbową
• Wyjazdy szkoleniowe pracowników można
rozliczać jak podróże służbowe
• Nie ma wprost określonego terminu ile może
trwać podróż służbowa
WAŻNE!
Jeżeli pracownik przebywa w delegacji nie
mniej jak 10 dni, ma prawo wrócić w dniu
wolnym od pracy do miejsca pobytu
stałego lub czasowego i z powrotem na
koszt pracodawcy, ponieważ przysługuje
mu zwrot kosztów przejazdu w dniu
wolnym od pracy, środkiem transportu
określonym przez pracodawcę.
Następny wykład:
Organizacja
spotkań
służbowych
.