INFORMACJA

– główny efekt pracy biurowej

Praca biurowa

Zespół czynności technicznych
występujących w procesie obiegu
informacji, które są niezbędne do
sprawnego funkcjonowania i zarządzania
firmą.

Informacja – głównym produktem pracy
Biurowej.

Informacja

System przekazywania powiadomień
w celu wywołania reakcji

kształtujących

procesy działania (stanowiących
podstawę podejmowania decyzji
kierowniczych w firmach i

instytucjach)

Elementy struktury
informacji

Elementy

struktury

informacji

Przykład

TREŚĆ

Oferta, zamówienie,

informacja

NOŚNIK

Papier, dyskietka, CD,

taśma magnetofonowa

SYMBOL

Litery, cyfry, rysunki,

znaki umowne

SPOSÓB

PRZENOSZENIA

Poczta, faks, e-mail,

sms, ustne,

Rodzaje informacji



Informacje przekazywane
mimowolnie

–

np. burczenie w brzuchu,

ziewanie.



Informacje przekazywane
celowo

.

ETAPY OBIEGU INFORMACJI

1.

Zbieranie

2.

Selekcja

3.

Segregacja

4.

Przetwarzanie

5.

Przekazywanie

6.

Przechowywanie

Etap I

Zbieranie informacji polega na:



odczytaniu,



utrwaleniu,



porządkowaniu,



rejestrowaniu.

Etap II

Selekcja polega ba wyborze informacji i
ma charakter wielostopniowy:

I stopień

– wybór informacji celowych

spośród masy zebranych inf.

II stopień

– wybór informacji, które

mają być utrwalone na nośniku

III stopień

– wybór informacji w

zależności od potrzeb odbiorcy

Etap III

Segregacja (klasyfikacja) polega na

podziale przedmiotów oraz pojęć na

podstawie ich podobieństw i różnic na

klasy i działy różnych stopni.



System alfabetyczny



System chronologiczny



System geograficzny



System rzeczowy

Etap IV

Przetwarzanie informacji –

najtrudniejszy organizacyjnie etap
obiegu informacji.

Etap V

Przekazywanie informacji odbiorcom.

1.

Aspekt organizacyjny

2.

Aspekt techniczny

Etap VI

Przechowywanie informacji polega

na

przechowywaniu nośników treści
informacji odpowiednio

oznaczonych.

DOKUMENTACJA

BIUROWA

i jej rodzaje.

Wstęp

W każdym przedsiębiorstwie przepływ
informacji powinien być odpowiednio
uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z góry
przyjętych, jednolitych zasadach postępowania.

Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu
informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.

Rodzaje dokumentów

Podział:



ze względu na nadawcę i adresata



ze względu na pilność sprawy



ze względu na zapewnienie
tajemnicy

ze względu na nadawcę

i adresata



pisma otrzymywane
(korespondencja przychodząca
zewnętrzna),



pisma wysyłane (korespondencja
wychodząca, zewnętrzna),



pisma wewnętrzne
(korespondencja wewnętrzna)

ze względu na pilność
sprawy



pisma zwykłe, które załatwiane są
w terminie zwyczajowo przyjętym
lub określonych odrębnymi
przepisami,



pisma pilne przesyłane i
załatwiane w pierwszej kolejności

ze względu na

zapewnienie tajemnicy



pisma jawne, niezawierające
żadnej tajemnicy,



pisma poufne, zawierające
tajemnicę służbową,



pisma tajne, zawierające tajemnice
państwową.

OBIEG DOKUMENTÓW

– w firmie

Organizacja obiegu

dokumentów

I FAZA

– przyjmowanie dokumentów

II FAZA

– załatwianie spraw

III FAZA

– wysyłanie odpowiedzi

Punkty zatrzymania

W każdej fazie pisma zatrzymuje się
w komórkach biurowych, w których
wykonywane są niezbędne czynności
biurowe z obiegiem pism.

Punkty zatrzymania



Kancelaria ogólna lub sekretariat



Sekretariaty komórek organizacyjnych



Kierownik komórki organizacyjnej



Pracownik biurowy



Aprobant



Sala komputerów lub maszyn



Kierownik

Zadanie 1

Sporządź wykres drogi obiegu pisma

według podanego opisu.

Plik zadanie1_zaoczne.doc

INSTRUKCJA

KANCELARYJNA

Instrukcją kancelaryjną

Nazywamy zbiór przepisów

ustalających

tryb, zasady i normy postępowania,
regulujące sprawne wykonywanie
czynności biurowych.

Zadania



określa podstawowe pojęcia
związane z pracą biurową,



normuje sposób i zasady
wykonywania czynności biurowych
związanych z obiegiem pism,



reguluje tryb postępowania z
aktami jawnymi i poufnymi.

Zadanie 2

Wyszukaj za pomocą wyszukiwarki
internetowej dowolną instrukcję
kancelaryjną.

Opisz jej podstawowe cechy i

elementy

z jakich się składa.

SYSTEMY

KANCELARYJNE

Rodzaje systemów

kancelaryjnych



System kancelaryjny dziennikowy.



System kancelaryjny
bezdziennikowy.

System kancelaryjny
dziennikowy

To ustalony i przedstawiony w

instrukcji

kancelaryjnej sposób przyjmowania,
porządkowania, oznaczania, obiegu
(załatwiania, wysyłania)
i przechowywania dokumentacji

biurowej.

Rodzaje systemów
kancelaryjnych
dziennikowych



System kancelaryjny dziennikowy



System kancelaryjny
bezdziennikowy



System mieszany

System kancelaryjny
dziennikowy

Zalety systemu



pismo przedmiotem szczególnej
troski,



system prosty – nr w dzienniku
wskazuje miejsce przechowywania,



kontrola pisma w każdej fazie
załatwiania sprawy.

System kancelaryjny
dziennikowy

Wady systemu



bardzo pracochłonny,



brak odpowiedzialnej,



system kosztowny,



hamuje sprawny obieg dokumentów,



wydłużenie czasu załatwiania spraw.

Podział systemu
kancelaryjnego
dziennikowego



System jednodziennikowy,



System dwudziennikowy.

Czynności wykonywane w
ramach tego systemu:

rejestracja

przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki

org

rejestracja

gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do

wysyłki

Przechowanie oryginałów przez pracownika

załatwiającego sprawę

Dziennik korespondencyjny –
pisma wpływające do
sekretariatu

Nr

kolejn
y

Numer

OD KOGO

Treść otrzymanej
korespondencji

Znak
referen

ta

Data

otrzyma
nia

korespondencj

i

Data otrzymanej
korespondencji

1.

WSiP/DM/25/0

3

Wydawnictwo

Szkolne

Katalog podręczników

E.F.

i Pedagogiczne

3.01.2003

29.12.2002

2.

PRP/3/03

Pracownia

Reklamowa

Informacja o przygotowanej

E.S.P.

Pitrucha w Łodzi

reklamie

4.01.2003

02.01.2003

3.

BUDU/DK/2/03

Firma BUDU

Prośba o wynajęcie sali

E.S.P.

z Łodzi

4.01.2003

03.01.2003

Dziennik korespondencyjny –
pisma wychodzące

Data

wysłanej

Korespond

encji

DO KOGO

TREŚĆ wysłanej

korespondencji

Nr aktu

Uwagi

3.01.2003

Wydawnictwo Szkolne

i Pedagogiczne
Warszawa

Podziękowania za katalog

TE/SG/1/03

poczta

System kancelaryjny
bezdziennikowy

Nie wymaga tak szczegółowej

rejestracji

pism.

Konieczne jest rejestrowanie tylko
poszczególnych spraw (dokumentów
dotyczących jednej sprawy).

Czynności wykonywane w
ramach tego systemu

przesłanie za pokwitowaniem do właściwej

komórki org

odnotowanie daty wpływu, wpisanie

symbolu komórki org.

pracownik rejestruje pismo w spisie spraw

pismo załatwiające sprawę pracownik

przekazuje do sekretariatu

doręczenie pisma pracownikowi

oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych

przechowuje się w aktach sprawy

Symbol pisma – sprawy

np.

DK-1401-3-/2006

DK – symbol komórki organizacyjnej

1401 – symbol hasła z wykazu akt

firmy

3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw

2006 – rok 2006

Przykład z rejestracji
dziennikowej

L.Dz. 169/2006

Liczba dziennika rok

nr kolejny

Spis spraw

2006

DK

DK-1401

Plany i programy szkolenia

rok

refere
nt

(symbol
kom.
org)

(oznaczeni
e teczki)

(tytuł teczki według wykazu akt)

Lp.

SPRAWA

Od kogo

wpłynęła

Data

Uwagi

(sposób

załatwieni

a)

Znak

pisma

Z dnia

Wszczęcia

sprawy

Ostateczneg

o załatwienia

1.

Szkolenie
komputerowe

Firma szkoleniowa
KOM

06.09.2006

BB/06/06

05.09.
2006

2.

Szkolenie z ADHD

Wrocławskie Centrum
Doskonalenia

WCDN/SG/02
/06

06.09.
2006

08.09.2006

08.10.2006

Przeprowadzo
no szkolenie

PRZECHOWYWANIE AKT

Dokument biurowy

Każde pismo, notatka,

sprawozdanie,

protokół, zestawienie, sporządzone
w toku pracy biurowej lub otrzymane
z zewnątrz.

Akta spraw

Zbiór wszystkich dokumentów

biurowych

dotyczących określonej sprawy,
np. akta osobowe pracownika.

Akta spraw

Akta spraw

Akta spraw

bieżących

załatwionych

Obejmują sprawy oczekujące
na załatwienie, w toku
załatwiania i już załatwione,
ale do poprawy

Obejmują sprawy ostatecznie
załatwione, zamknięte – akta
archiwalne

Przechowywanie akt
bieżących

Wyróżnia się dwa sposoby:



Pracownik biurowy w komórce
organizacyjnej.



Registratura centralna.

Przechowywanie akt
archiwalnych



Akta kategorii A

– wszystkie akta

o znaczeniu historycznym, trwałe.

Przechowywane: wieczyście, do

końca

istnienia firmy, a po jej likwidacji –
archiwum państwowe

Przechowywanie akt
archiwalnych



Akta kategorii B

– akta o czasowej

wartości.

Przechowywanie – zgodnie z
przepisami, określoną liczbę lat, a po
upływie przekazywane na makulaturę.

Akta kategorii B

5

Przechowywanie akt
archiwalnych



Akta kategorii C (B

c

)

– akta

manipulacyjne.

Przechowywanie: do końca roku
kalendarzowego w którym zostały
sporządzone.

DZIĘKUJĘ !