Informacja jako główny efekt pracy biurowej i element procesu decyzyjnego
Lekcja 1
Temat: Informacja w pracy biurowej.
]
Zarządzanie to takie działanie w wyniku którego następuje osiągnięcie przyjętych celów w jak najbardziej efektywny sposób.
Głównym elementem zarządzania jest podejmowanie decyzji.
W przedsiębiorstwie można wyróżnić 3 podsystemy:
Informacyjny (zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji)
Decyzyjny (zadaniem jest podejmowanie decyzji)
W zależność od sposobu przekazu informacje możemy podzielić na: |
Rodzaje informacji:
|
|
|
Informacja powinna być:
Rzetelna i dokładna,
jasna, wyczerpująca i zwięzła,
szybko i terminowo dostarczona,
kompletna,
dostępna,
odpowiednio przetworzona.
Decyzja to świadomy wybór dokonywany przez kierownika jednostki organizacyjnej, między różnymi wariantami rozwiązania problemu.
Lekcja 2
Temat: Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pism.
Dokument biurowy |
To każde pismo, protokół sprawozdanie, notatka, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. |
Akta spraw |
Zbór dokumentów dotyczących jednej sprawy. |
Dokumentacja biurowa |
To akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia. Obejmuje zarówno akta spraw bieżących jak i załatwionych. |
Obieg pisma to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia spawy.
Obieg pism w jednostce organizacyjnej odbywa się zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów.
Wszelkie czynności związane z obiegiem dokumentów dzielimy na 3 fazy:
Przyjmowanie pism
Rozdział i załatwianie spraw
Wysyłanie odpowiedzi
Lekcja 3
Temat: Systemy kancelaryjne:
System kancelaryjny to ustalony w instrukcji kancelaryjnej sposób postępowania z pismami i złożonymi z nich aktami.
Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób:
Przyjmowania
Załatwiania
Wysyłania
Przechowywania informacji
Instrukcja kancelaryjna jest formalnym i normatywnym dokumentem regulującym następujące zagadnienia:
Zasady obiegu pism.
Zasady przyjętego systemu kancelaryjnego
Czynności sekretariatu lub kancelarii w zakresie przyjmowania i wysyłania pism
Tryb przesyłania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej
Tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia
tryb rejestracji i znakowania pism
dopuszczalne formy załatwiania spraw.
zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisywania pism.
Zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw.
Zasady przechowywania akt.
Rodzaje systemów kancelaryjnych:
Dziennikowy |
Polega na rejestracji wszystkich pism wpływających i wysyłanych |
Bezdziennikowy |
Ogranicza rejestracje pism do poszczególnych spraw przez referenta na formulażu spis spraw |
Mieszany |
Łączy w sobie pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennkowego |
Występują dwa odmiany systemu dziennikowego:
Jednodziennikowy
Dwudziennikowy
Podstawą systemu bezdziennikowego jest rzeczowy wykaz akt na podstawie którego klasyfikuje się wszystkie sprawy. Każda a pozycji rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulega dalszemu podziałowi jest równocześnie nazwą teczki (segregatora) w której przechowuje się pisma dotyczące danej sprawy.
Lekcja 4
Temat: Prowadzenie dziennika podawczego.
Lekcja 5
Temat: Ewidencja korespondencji w systemie dziennikowym.
Lekcja 6
Temat: Przyjmowanie i rozdział korespondencji.
Korespondencja do jednostki organizacyjnej może być dostarczana różnymi kanałami:
dostarczane bezpośrednio przez interesantow,
dostarczana przez listonosza,
dostarczona ze skrytki pocztowej,
dostarczana i odbierana przez gońców,
odbierane z poczty dworcowej (przesyłki kurierskie),
dostarczane i odbierane za pomocą środków łączności (fax, telex, poczta elektroniczna, internet)
dostarczana pocztą kurierską
Po otrzymaniu kancelaria wykonuje następujące czynności:
sortowanie,
otwieranie przesyłki,
kontrola poczty,
segregowanie poczty,
rejestrowanie poczty,
kompletowanie,
wstępne opracowanie poczty
Lekcja 7
Temat: Wysyłka korespondencji i czynności z nią związane.
Przydział pism i ich załatwianie.
W kancelarii następuje przydział korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym.
Przy odbiorze korespondencji kierownik:
Kwituje jej odbiór w specjalnej kartotece,
przegląda pisma,
dekretuje (nanosi na pisma kto, w jakim terminie i w jaki sposób ma załatwić sprawę oraz nanosi swój podpis i datę.
Po otrzymaniu pisma pracownik:
zapoznaje się z jego treścią,
rejestruje je w spisie spraw,
załatwia sprawę pod względem merytorycznym i formalnym,
Merytoryczne załatwienie sprawy dotyczy jej istoty, treści, sedna - uzależnione jest od stanu faktycznego.
Formalne załatwianie sprawy, to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wysyłanie pism
Przed wysłaniem pism sekretariat lub kancelaria wykonuje następujące czynności:
Kontrola
Polega na sprawdzeniu pisma pod względem formalnym wygląd i styl oraz kompletności - podpisy, data, załączniki,
Podpisywanie
Podpisy umieszczamy pod treścią pisma z prawej strony, jeżeli pismo podpisywane jest przez 2 osoby to osoba niższa rango podpisuje pismo z lewej strony, wyższa z prawej.
Sortowanie
Pilna
Specjalna,
listy i pisma,
Paczki,
Inne.
Rejestracja
Zgodne z przyjętym w danej jednostce organizacyjnej systemem kancelaryjnym.
Składanie pisma
Najpierw wzdłuż a potem poprzecznie. Tekst pisma powinien zawsze po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Używając kopert podłużnych, pisma składamy wszerz na 3 części. Złożone pisma wkładamy zawsze złożeniem do dołu. W przypadku użycia kopert okienkowych, pisma składamy tak aby adres odbiorcy był widoczny przez okienko koperty.
Adresowanie
Naklejanie znaczków pocztowych.
Naklejanie znaczków
Rozliczenie ryczałtem
Frankowanie (przesyłki ofrankowane muszą być oddane na poczcie)
Lekcja 8
Temat: Przechowywanie akt.
Archiwum pełni rolę:
źródła informacji,
źródła materiałów dokumentacyjnych,
źródła materiałów dowodowych
przechowywania akt narzuconych przez prawo.
Akta występujące w podmiotach gospodarczych możemy podzielić na:
akta spraw bieżących (załatwianych)
akta spraw załatwionych.
Przechowywanie akt bieżących
Akta bieżące mogą być przechowywane w:
archiwum osobistym (pracowniczym),
archiwum wydziałowym,
archiwum centralnym.
Archiwum spraw tajnych.
Przechowywanie akt spraw załatwionych
Akta spraw załatwionych mogą być przechowywane w:
Archiwum zakładowym,
Składnicy akt.
Kategorie archiwalne:
Kategorie |
Wartość |
Okres przechowywania |
Zastosowanie |
|
A |
historyczna |
wieczyście |
Sprawozdania finansowe, akty powołania podmiotów gospodarczych, akty własności itp. |
|
B |
Bo |
użytkowa |
Krótkotrwały nie więcej niż 2 lata |
Materiały pomocnicze do opracowania różnych spraw |
|
Bn
|
|
(n) lat |
Dowody i dokumenty księgowe, akta osobowe itp. |
|
Ben
|
|
(n) lat |
Materiały które po upływie okreslonego czasu (n) podlegają ekspertyzie archiwalnej |
Obecnie , oprócz dokumentacji powstałej w tradycyjny sposób (na papierze), tworzone są zbiory archiwalne w postaci:
taśm mikrofilmowych
elektronicznej (na dyskach komputerowych)
Lekcja 9
Temat: Zebranie jako forma przekazywania informacji.
Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań:
|
Uczestnikami zebrania mogąbyc tylko i wyłącznie osoby zaproszone |
|
Mogą uczestniczyć wszystkie chętne osoby często w charakterze słuchaczy, niekiedy w charakterze uczestników czynnych |
|
Różnego typu narady, zebrania, posiedzenia określonej jedynostki gospodarczej lub instytucji |
|
W zebraniach tych uczestniczą np. zleceniodawcy, rzeczoznawcy, przedstawiciele instytucji finansowych.. |
Sprawne zorganizowanie i przeprowadzenie zebrania wymaga przeanalizowania następujących jego etapów:
Przed zebraniem:
opracowanie założeń zebrania
prace przygotowawcze
W trakcie zebrania:
realizacja jego przebiegu
Po zebraniu:
prace zakończeniowe
Podczas opracowywania założeń należy brać pod uwagę następujące zagadnienia:
rodzaj i cel zebrania,
ramową tematykę zebrania,
pozyskanie materiału źródłowego i jego opracowanie,
dobór referenta,
termin i miejsce zebrania,
sposób wykorzystania wyników zebrania,
koszty i źródła finansowania,
zasady obsługi i zaopatrzenia zebrania
Do zadań przewodniczącego należy:
Przed zebraniem:
Ustalenie porządku zebrania,
nadzór nad organizacją zebrania,
zwołanie uczestników zebrania.
W trakcie zebrania:
zapoznanie uczestników z porządkiem zebrania,
pobudzenie uczestników do dyskusji,
prowadzenie głosowań,
utrzymanie porządku,
utrzymanie dobrej atmosfery zebrania
Po zebraniu:
ocena przebiegu zebrania,
kontrola wykonania działań podjętych w czasie zebrania
6
Podsystem
decyzyjny
Podsystem informacyjny
System kontroli
System wykonawczy
System informacyjno - decyzyjny
System decyzyjno wykonawczy