notatki, Informacja w pracy biurowej, Informacja jako główny efekt pracy biurowej i element procesu decyzyjnego


Informacja jako główny efekt pracy biurowej i element procesu decyzyjnego

Lekcja 1

Temat: Informacja w pracy biurowej.

]

Zarządzanie to takie działanie w wyniku którego następuje osiągnięcie przyjętych celów w jak najbardziej efektywny sposób.

Głównym elementem zarządzania jest podejmowanie decyzji.

W przedsiębiorstwie można wyróżnić 3 podsystemy:

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic

W zależność od sposobu przekazu informacje możemy podzielić na:

Rodzaje informacji:

  • Ustną

  • Pisemną

  • Telefoniczną

  • Elektroniczną

  • Formalne

  • Półoficjalne

  • Nieformalne

Informacja powinna być:

Decyzja to świadomy wybór dokonywany przez kierownika jednostki organizacyjnej, między różnymi wariantami rozwiązania problemu.

Lekcja 2

Temat: Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pism.

Dokument biurowy

To każde pismo, protokół sprawozdanie, notatka, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

Akta spraw

Zbór dokumentów dotyczących jednej sprawy.

Dokumentacja biurowa

To akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia. Obejmuje zarówno akta spraw bieżących jak i załatwionych.

Obieg pisma to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia spawy.

Obieg pism w jednostce organizacyjnej odbywa się zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów.

Wszelkie czynności związane z obiegiem dokumentów dzielimy na 3 fazy:

  1. Przyjmowanie pism

  2. Rozdział i załatwianie spraw

  3. Wysyłanie odpowiedzi

Lekcja 3

Temat: Systemy kancelaryjne:

System kancelaryjny to ustalony w instrukcji kancelaryjnej sposób postępowania z pismami i złożonymi z nich aktami.

Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób:

Przyjmowania

Załatwiania

Wysyłania

Przechowywania informacji

Instrukcja kancelaryjna jest formalnym i normatywnym dokumentem regulującym następujące zagadnienia:

  1. Zasady obiegu pism.

  2. Zasady przyjętego systemu kancelaryjnego

  3. Czynności sekretariatu lub kancelarii w zakresie przyjmowania i wysyłania pism

  4. Tryb przesyłania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej

  5. Tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia

  6. tryb rejestracji i znakowania pism

  7. dopuszczalne formy załatwiania spraw.

  8. zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisywania pism.

  9. Zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw.

  10. Zasady przechowywania akt.

Rodzaje systemów kancelaryjnych:

Dziennikowy

Polega na rejestracji wszystkich pism wpływających i wysyłanych

Bezdziennikowy

Ogranicza rejestracje pism do poszczególnych spraw przez referenta na formulażu spis spraw

Mieszany

Łączy w sobie pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennkowego

Występują dwa odmiany systemu dziennikowego:

Podstawą systemu bezdziennikowego jest rzeczowy wykaz akt na podstawie którego klasyfikuje się wszystkie sprawy. Każda a pozycji rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulega dalszemu podziałowi jest równocześnie nazwą teczki (segregatora) w której przechowuje się pisma dotyczące danej sprawy.

Lekcja 4

Temat: Prowadzenie dziennika podawczego.

Lekcja 5

Temat: Ewidencja korespondencji w systemie dziennikowym.

Lekcja 6

Temat: Przyjmowanie i rozdział korespondencji.

Korespondencja do jednostki organizacyjnej może być dostarczana różnymi kanałami:

Po otrzymaniu kancelaria wykonuje następujące czynności:

Lekcja 7

Temat: Wysyłka korespondencji i czynności z nią związane.

Przydział pism i ich załatwianie.

W kancelarii następuje przydział korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym.

Przy odbiorze korespondencji kierownik:

Po otrzymaniu pisma pracownik:

Wysyłanie pism

Przed wysłaniem pism sekretariat lub kancelaria wykonuje następujące czynności:

Kontrola

Polega na sprawdzeniu pisma pod względem formalnym wygląd i styl oraz kompletności - podpisy, data, załączniki,

Podpisywanie

Podpisy umieszczamy pod treścią pisma z prawej strony, jeżeli pismo podpisywane jest przez 2 osoby to osoba niższa rango podpisuje pismo z lewej strony, wyższa z prawej.

Sortowanie

Rejestracja

Zgodne z przyjętym w danej jednostce organizacyjnej systemem kancelaryjnym.

Składanie pisma

Najpierw wzdłuż a potem poprzecznie. Tekst pisma powinien zawsze po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Używając kopert podłużnych, pisma składamy wszerz na 3 części. Złożone pisma wkładamy zawsze złożeniem do dołu. W przypadku użycia kopert okienkowych, pisma składamy tak aby adres odbiorcy był widoczny przez okienko koperty.

Adresowanie

Naklejanie znaczków pocztowych.

Lekcja 8

Temat: Przechowywanie akt.

Archiwum pełni rolę:

Akta występujące w podmiotach gospodarczych możemy podzielić na:

Przechowywanie akt bieżących

Akta bieżące mogą być przechowywane w:

Przechowywanie akt spraw załatwionych

Akta spraw załatwionych mogą być przechowywane w:

Kategorie archiwalne:

Kategorie

Wartość

Okres przechowywania

Zastosowanie

A

historyczna

wieczyście

Sprawozdania finansowe, akty powołania podmiotów gospodarczych, akty własności itp.

B

Bo

użytkowa

Krótkotrwały nie więcej niż 2 lata

Materiały pomocnicze do opracowania różnych spraw

Bn

(n) lat

Dowody i dokumenty księgowe, akta osobowe itp.

Ben

(n) lat

Materiały które po upływie okreslonego czasu (n) podlegają ekspertyzie archiwalnej

Obecnie , oprócz dokumentacji powstałej w tradycyjny sposób (na papierze), tworzone są zbiory archiwalne w postaci:

Lekcja 9

Temat: Zebranie jako forma przekazywania informacji.

Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań:

  • przy drzwiach zamkniętych

Uczestnikami zebrania mogąbyc tylko i wyłącznie osoby zaproszone

  • o charakterze otwartym

Mogą uczestniczyć wszystkie chętne osoby często w charakterze słuchaczy, niekiedy w charakterze uczestników czynnych

  • o charakterze wewnętrznym

Różnego typu narady, zebrania, posiedzenia określonej jedynostki gospodarczej lub instytucji

  • o charakterze zewnętrznym

W zebraniach tych uczestniczą np. zleceniodawcy, rzeczoznawcy, przedstawiciele instytucji finansowych..

Sprawne zorganizowanie i przeprowadzenie zebrania wymaga przeanalizowania następujących jego etapów:

Przed zebraniem:

W trakcie zebrania:

Po zebraniu:

Podczas opracowywania założeń należy brać pod uwagę następujące zagadnienia:

Do zadań przewodniczącego należy:

Przed zebraniem:

W trakcie zebrania:

Po zebraniu:

6

Podsystem

decyzyjny

Podsystem informacyjny

System kontroli

System wykonawczy

System informacyjno - decyzyjny

System decyzyjno wykonawczy



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Inform jako zasob ekon
Wzmianka notatka informacja
notatki w, informacja naukowa i bibliotekoznawstwo 3 semestr
Sprawozdanie Lab 4, Studia i nauka, Sprawozdania i notatki, Informatyka, Jezyki obiektowe, Sprawozda
ArsLege-informacja-pracodawcy-o-wymierzeniu-pracownikowi-kary-porzdkowej, Pisma Procesowe, Wzory pis
Asymetria informacji jako czynn Nieznany
Technika Biurowa Notatki, technika pracy biurowej, Technika biurowa
Edukacja informacyjna jako konieczność współczesnej szkoły
edukacja informacyjna jako element kształtowania społ. inf. w pl, Przydatne Studentom, konferencja a
Przybyla - POIZ, POISON.-.M.Przybyła.-.r11b, TECHNOLOGIA INFORMATYCZNA JAKO ISTOTNY CZYNNIK WSPOMAGA
Informatyka, jako klucz do dobrobytu
notatki informatyka od wielomianów, kognitywistyka
ŚWIADOME ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI JAKO WARUNEK KONKURENCYJNOŚCI KWALIFIKACJE KADRY MENEDŻERSKIEJ
ŚWIADOME ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI JAKO WARUNEK KONKURENCYJNOŚCI KWALIFIKACJE KADRY MENEDŻERSKIEJ
Inform jako zasob ekon
Wzmianka notatka informacja
INFORMACJE O PŁYTACH GŁÓWNYCH
System informacyjny jako ogniwo systemu sterowania i zarzadzania 18 05

więcej podobnych podstron