INFORMACJA W PRACY BIUROWEJ:
Praca biurowa - wszystkie czynności związane z przepływem informacji i składa się na nie:
- obieg informacji wewnątrz przedsiębiorstwa
- przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz
- opracowywanie informacji na potrzeby przedsiębiorstwa (zestawienia, sprawozdania)
- przechowywanie informacji i archiwizacja dokumentów (forma drukowana i na innych nośnikach informacji)
Informacja - każda wiadomość, która ma wywołać lub zaniechać zmierzone działanie ze strony przełożonego lub podwładnego. Informacja jest głównym przedmiotem produktem i celem pracy biurowej
Cechy informacji: informacja powinna być jasna, zwięzła, wyczerpująca, kompletna,
Struktura informacji:
- treść - to co chcemy przekazać
- nośnik
- symbol informacji
- sposób przenoszenia - ustnie, telefonicznie, mailowo, telefaxem itp.
Obieg informacji - składa się ze zbierania danych, przetwarzania, przesyłania, przechowywania.
Rola informacji w procesie decyzyjnym:
Organizacja prawidłowego przebiegu informacji jest jednym z podstawowych warunków sprawnego zarządzania jednostką organizacyjną.
W informacji występuje:
- selekcja - wybór najważniejszych informacji
- agregacja - łączenie informacji
W procesie decyzyjnym występują następujące etapy:
1. informacja
2. decyzja
3. polecenie
4. działanie
5. kontrola
REDAGOWANIE KORESPONDENCJI I PODZIAŁ PISM:
Korespondencja - stanowi jedną z form porozumiewania się ,składają się na nią wszystkie czynności zw. ze sporządzaniem pism, a także same pisma.
Podział pism:
W zależności od sposobu redagowania:
- pisma przewodnie - jedno, dwuzdaniowe dołączane do dokumentów
- listy grzecznościowe - pisma typu gratulacje, podziękowania
- pisma informacyjne - krótkie ale zawierające wyczerpującą informację, listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty
- pisma transakcyjne - pociągają za sobą skutki prawne. Zamówienie, zawarcie umowy,
- pisma manipulacyjne - zawierają np. obietnicę wygranej w jakiejś loterii itp.
Ze względu na formę pisma:
- sporządzane na blankietach specjalnych - blankiety reprezentacyjne, np. blankiet ministra
- sporządzane na blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic
- sporządzane na blankietach korespondencyjnych znormalizowanych
Ze względu na obieg
- pisma otrzymywane z zewnątrz
- pisma wysyłane na zewnątrz - korespondencja wychodząca
- pisma wewnętrzne
Elementy estetyki pisma:
- rodzaj i gatunek papieru
- format
- rozmieszczenie tekstu
- technika sporządzania pisma
- adresowanie koperty
Podstawowe elementy pisma:
- nagłówek - pole nadawcy
- nazwa i adres odbiorcy - adresat
- miejscowości i data
- numer pisma - znaki rozpoznawcze
- zwięźle określona treść pisma tzw. sprawa
- treść pisma
- podpisy
- załączniki
- rozdzielnik
Ogólne zasady redagowania pism:
- treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana.
Metody :
- dedukcyjna - od ogólnego naświetlenia sprawy do szczegółów
- indukcyjna - pismo zaczynamy od podania stwierdzeń szczegółowych a potem podajemy kwestie ogólne
Zasady których przestrzegamy przy redagowaniu pism:
- przejrzystość (graficzna)
- kompletność (załączniki)
- sugestywność i uprzejmość (aby odbiorca postrzegał nadawcę pozytywnie nawet jeśli pismo zawiera odmowę)
- zwięzłość (zdania proste, zrozumiałe, bez opisów)
- używanie skrótów: mogą się pojawiać skróty :
- pojawiających się często wyrazów potocznych typu: ul. poz. szt.,
- skróty tytułów zawodowych i tytułów stopni naukowych - jeśli skrótem jest wyraz składający się z pierwszej i ostatniej litery to nie stawiamy kropki, także miary i nazwy jednostek metrycznych - m, t, cm ,kg,
- tworzenie od polskich połączeń wielowyrazowych jeśli kolejne wyrazy rozpoczynają się spółgłoską - np. itd.,
- skrótowce - powstały od pierwszych liter nazwy jednostki czy organizacji np. PKO, NBP
JEDNO PISMO = JEDNA SPRAWA (jeśli mamy w korespondencji przekazać kilka spraw robimy to na oddzielnych pismach)
- wyróżnianie fragmentów (kursywa, obramowanie, kolor itp.)
- odpowiednie zwracanie się do adresata (pomiędzy jednostkami organizacyjnymi stosujemy zwroty typu Wasz, Wasze np. odpowiadamy na Wasze pismo, zapraszamy Waszego przedstawiciela, przy konkretnej osobie stosujemy zwroty Pan Pani)
Rozmieszczenie elementów składowych pisma:
- marginesy - LEWY :2,5 -3 cm, PRAWY : 1- 1,5cm GÓRNY : 1,5-2cm DOLNY: 2-3cm
Układy graficzne pism:
- europejski
- amerykański
Układ europejski:
- pole nagłówkowe - nazwa i adres nadawcy pisma np.:
Urząd Miejski
W Katowicach
Ul. Młyńska 23
40-100 Katowice
piszemy na środku!
- pole adresata - nazwa i siedziba firmy albo miejsce zamieszkania adresata
Szanowny Pan
Mgr Jan Nowak
Dyrektor Liceum Ogólnokształcącego
(odstęp)
ul. Mickiewicza 28
40-100 Katowice
- zwroty grzecznościowe:
- do osób zajmujących ważne stanowiska np. prezydent - używamy zwrotu Ekscelencja, lub Jego Ekscelencja
- do rektorów wyższych uczelni - Jego Magnificencja np.:
Jego Magnificencja
Rektor Uniwersytetu Śląskiego
W Katowicach
(przerwa)
ul. Bankowa 31
40-100 Katowice
- do osób duchownych - biskup - Jego Ekscelencja, kardynał - Jego Eminencja, papież - Jego Świątobliwość
- pole wpływu -po lewej stronie pisma na wysokości pola adresata, służy do przystawienia pieczątki wpływu
- pole znaków powoławczych - umieszczane na blankietach korespondencyjnych na całej szerokości pomiędzy lewym i prawym marginesem
- miejsce i data sporządzania pisma -np.
Katowice, dn. 13 września roku 2009 lub
Katowice, dn. 13.09.2009 roku
- określenie sprawy -zwięzła informacja o tym czego pismo dotyczy, znajduje się pod znakami powoławczymi, np. sprawa: zamówienie ,podanie o pracę itp.
- treść pisma - rozpoczyna się w odległości 1-2 interlinie (odstępy) poniżej określenia sprawy
Układy treści pisma:
- układ a linea - układ z tzw. wcięciem ,każda myśl rozpoczynana od wcięcia 2 do 5 znaków
- układ blokowy - rozpoczynamy każdy wiersz równo z linią lewego marginesu, najczęściej stosujemy w korespondencji między jednostki organizacyjnymi gdy nadawcą i adresatem jest firma
- układy specjalne:
*układ francuski - układ a linea z pojedynczymi odstępami między wierszami i jednym odstępem między akapitami
*układ niemiecki - układ blokowy ze zwiększonym odstępem pomiędzy wierszami
*układ angielski - a linea ze zwiększonym odstępem pomiędzy wierszami *układ amerykański - łączy układ a linea i blokowy
- podpisy - umieszcza się je z prawej strony, w odległości 2-3 interlinii poniżej ostatniego wiersza tekstu ,najpierw stanowisko służbowe potem imię i nazwisko
- zwrot pożegnalny - najczęściej stosujemy : z poważaniem, z wyrazami szacunku, z należnymi wyrazami, załączam pozdrowienia,
- informacje dodatkowe -zamieszcza się pod tekstem pisma z lewej strony na wysokości podpisu i to mogą być informacje o załącznikach czy rozdzielnikach
Pisma typowe :
- Protokoły
- Pisma przewodnie
- Zaproszenia
- Zaświadczenia
- Wiadomości telefaksowe
- Akty ogólne i notatki
Protokół - sporządza się w formie aktu pisemnie relacjonując przebieg wydarzeń
Wykonane czynności lub stwierdzone fakty
Części składowe protokołu:
Zawiera przebieg zdarzenia fakty, okoliczności towarzyszące i część końcowa formuła o zakończeniu i podpisy
Rodzaje protokołów:
- Zdawczo - odbiorczy
- Kontroli
- Zdarzeń
- Zebrań
Zaproszenia - zawiadomienie o mającej odbyć się imprezie z prośbą o wzięcie w niej udziału.
Zaproszenie powinno zawierać trzy grupy informacji:
Informacje o nazwie imprezy, dacie, miejscu, i godzinie rozpoczęcia.
Przebieg imprezy i prośba o przybycie
Zaświadczenie - Jest dokumentem potwierdzającym zdarzenie lub stan faktyczny np. pracę, stan majątku, wysokość zarobków.
Upoważnienie - To dokument informujący że osoba która go przedkłada występuje w imieniu drugiej osoby lub przedsiębiorstwa.
Treść upoważnienia powinna zawiera następujące informacje:
- Imię i nazwisko upoważnionego
- Nazwa i seria jego numeru dowodu osobistego
- Czynności w których upoważniony może dokonywać w imieniu mocodawcy i ewentualnie termin ważności upoważnienia
Wiadomości telefaksowe - Wiadomości przesyłane za pomocą telefaksu w redagowaniu wiadomości należy posługiwać się stałym układem graficznym
Akty ogólne - dotyczą ludzi lub szeregu spraw zaliczamy do nich:
- Zarządzenia
- Okulniki - Pisma w których redaguje się sprawy dla jednostek organizacyjnych
Pisma okulne przekazywana jest informacja dotycząca wykonania decyzji. Akty można podzielić na akty normatywne czyli zawierające akty prawne i akty ogólne pozaustawowe nie stanowią norm prawnych mają na celu wydanie określonych przepisów. Akty ogólne nie zależnie od rangi i rodzaju składają się z :
Tytułu, treści, i podpisów
Instrukcje - Zawierają wskazówki dotyczące wykonania określonych zadań
Regulaminy - określają zasady postępowania, współpracy, działania określonych przepisów
Notatki - notatka służy do przekazywania informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi lub pracownikami danej jednostki organizacyjnej w sytuacji gdy przekaz ustny jest niewystarczający.
Notatka powinna zawierać następujące elementy:
- Nagłówek
- Od kogo notatka pochodzi i do kogo jest skierowana
- Część wstępna np. rozliczenia wynagrodzeń
- Część zasadnicza opis przedmiotu notatki
- Wnioski i część końcowa
Notatka telefoniczna jest zapisana. Treść wiadomości przekazana telefonicznie pod nieobecność jej adresata
Może wystąpić telefonogram : informacja przekazana telefonicznie i spisana potwierdzona podpisem przez osobę przyjmującą
Komunikaty - Pisma o charakterze periodycznym o stałej tematyce zawierają bieżące informacje przeznaczone dla osób zainteresowanych w przedsiębiorstwie są to komunikaty zgłaszane przez zarząd dla pracowników w organizacjach branżowych-społecznych dla członków.
Sprawozdania - dokumenty zawierające opis wypadków i zdarzeń z określonego stanu rzeczy za określony czas . Sprawozdanie powinno być sporządzone starannie i rzetelnie
Rodzaje sprawozdań:
- Liczbowe - zawierają dane statystyczne , bilans zysków i strat
- Sprawozdania ankietowe- Informacje na podstawie ankiet
- Sprawozdania opisowe - opis spraw wypadków i zdarzeń
Systemy kancelaryjne:
Sposób w jaki wykonuje się czynności rejestrowania, gromadzenia, porządkowania, oznaczania i przechowywania informacji nazywany systemem kancelaryjnym.
Rozróżniamy następujące systemy kancelaryjne:
- dziennikowy
- bezdziennikowy
- mieszany
Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych. Instrukcja określa zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu powtarzających się i typowych czynności biurowych oraz sposób postępowania z aktami. Instrukcja zawiera również zasady przyjętego systemu kancelaryjnego i obiegu pism.
System dziennikowy - podstawą jest dziennik korespondencyjny (podawczy) służący do rejestrowania pism. Dziennik podawczy może występować w dwóch odmianach: jako dwudziennikowy lub jednodziennikowy. Istotą dziennikowego systemu kancelaryjnego jest to że wszystkie pisma, które wpływają do przedsiębiorstwa i są wysyłane zostają zarejestrowane w dzienniku, co pozwala w razie zaginięcia pisma na ustalenie czy pismo faktycznie wpłynęło do przedsiębiorstwa oraz ustalenie do którego pracownika zostało skierowane.
Lewa strona dziennika podawczego:
Numer kolejny |
Data otrzymanej korespondencji |
Numer i data otrzymanej korespondencji |
Od kogo |
Treść otrzymanej korespondencji |
Załączniki |
Znak referenta |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
08.12.2009 |
125/09, 05.12.2009 |
Zespół Szkół Ekonomicznych |
Prośba o przesłanie oferty na rok 2010 |
Brak |
A.K. |
2 |
09.12.2009 |
126/09, 07.12.2009 |
PKO Bank Polski |
Oferta Kredytowa |
1 |
S.O. |
3 |
10.12.2009 |
127/09, 08.12.2009 |
Szpital Miejski |
Faktura |
Brak |
M.K. |
Prawa strona dziennika podawczego:
Data wysyłanej korespondencji |
Do kogo |
Treść wysyłanej korespondencji |
Numer korespondencji uprzedniej |
Numer odpowiadający na korespondencję wysyłaną |
Numer akt |
Uwagi |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
08.12.2009 |
Zespół szkół Ekonomicznych |
Oferta wydawnictwa |
125/09 |
1825/09 |
|
|
09.12.2009 |
Zespół Szkół Technicznych |
Zapytanie ofertowe |
126/09 |
2125/09 |
|
|
System bezdziennikowy - podstawą systemu bezdziennikowego jest wykaz akt w oparciu o który klasyfikuje się pisma wpływające do przedsiębiorstwa oraz pisma powstające w tym przedsiębiorstwie. Konstruując wykaz akt w danym przedsiębiorstwie dzielimy główne obszary jego działalności na 10 grup numerowanych od 0 do 9 np.: 0 - organizacja i zarządzanie, 1 - zatrudnienie, 2 - sprzedaż, 3 - finanse, następnie w ramach każdej grupy dokonujemy dalszego podziału na 10 grup, np.: zatrudnienie 10 - akta osobowe pracowników, 11 - szkolenie pracowników, 12 - urlopy, 13 - delegacje służbowe. Grupa szkolenie pracowników może być podzielona następująco: 110 - szkolenia zagraniczne, 111 - szkolenia wewnątrzzakładowe, 112 - szkolenia wyjazdowe.
W systemie bezdziennikowym pisma nie są rejestrowane w dzienniku podawczym, na podstawie wykazu akt nadaje im się znak liczbowy i kieruje do właściwej komórki organizacyjnej. Pisma rejestruje się na specjalnym formularzu „spis spraw” lub elektronicznie. Druk „spis spraw” znajduje się w każdej teczce, w której przechowywane są dokumenty. Teczka zakładana jest dla każdej sprawy, sprawę rejestruje się tylko eden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Każde następne otrzymuje ten sam znak i jest dołączone do sprawy.
Ustalanie numerów w systemie bezdziennikowym:
Np. DI/121/2009
- DI - symbole komórki organizacyjnej
- 121 - symbol z wykazu akt (do symboli oznaczający wykaz akt można dodać pozycje pod którą zostało zarejestrowane dane pismo w spisie spraw, np.: 121-8)
kolejne cyfry mogą oznaczać miesiąc i rok
System mieszany - łączy cechy systemu dziennikowego i bezdziennikowego. Polega na tym, że w całym przedsiębiorstwie stosuje się system bezdziennikowy, a w niektórych jego komórkach organizacyjnych dziennik podawczy.
Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji:
Przed otwarciem przesyłki należy sprawdzić:
czy przesyłka nie jest adresowana do konkretnego pracownika
czy przesyłka nie jest przesyłką wartościową
czy przesyłka nie jest poufna lub tajna
Kolejnym krokiem przy przyjmowaniu pism jest przyłożenie pieczęci wpływu.
Przy wysyłaniu pism wykonujemy następujące czynności:
sprawdzić czy pismo jest podpisane i dołączone są załączniki
sprawdzić czy pismo posiada znak i datę
odcisnąć niezbędne pieczęcie
napisać adres na kopercie
Postępowanie z pismami niejawnymi:
Występowanie pism niejawnych związane jest z istnieniem tajemnicy państwowej i służbowej. Tajemnica państwowa to informacja której ujawnienie osobom nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesu kraju albo narazić te interesy na zaczną szkodę (obronność, niepodległość, bezpieczeństwo państwa i obywateli). Tajemnica służbowa jest informacją niebędącą tajemnicą państwową, której ujawnienie może narazić na szkodę interes państwa publiczne obywateli konkretnej jednostki organizacyjnej (firmy). Z ta wiadomością zapoznaje się pracownik w związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych.
Dokumenty zawierające tajemnicę państwową oznaczone są klauzulą „ściśle tajne” lub „tajne”, a wiadomości stanowiące tajemnicę służbową klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”.
Pisma poufne lub zastrzeżone przyjmowane są przez kancelarię lub sekretariat bez otwierania koperty. Pisma poufne lub zastrzeżone rejestrowane są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie do przesyłek poufnych. Sprawy związane z regulowaniem pism niejawnych reguluje ustawa o ochronie informacji niejawnych.
Rejestracja i zabezpieczenie danych osobowych reguluje ustawa o ochronie danych osobowych. Podmiotem zbierającym, przetwarzającym i przechowującym dane osobowe jest administrator danych.
Korespondencja handlowa:
W korespondencji handlowej wyróżniamy 4 fazy:
- propozycje kupna sprzedaży
- zamówienie
- dostawa
- weryfikacja dostawy
W każdej fazie sporządza się odpowiednie pisma:
Propozycja kupna sprzedaży:
- pismo informacyjne (nadawca jest dostawca)
- zapytanie o ofertę
- oferta
- list intencyjny
Zamówienie:
Zobowiązanie się odbiorcy do zamówienia określonym w nim towarów na podanych warunkach dostawy i płatności
Dostawa towaru:
Jeśli odbiorca sam odbiera towar, dostawca wysyła do niego zawiadomienie o odbiorze towaru,
awizo to pismo w którym dostawca informuje odbiorcę o wysyłce towaru
inne dokumenty: faktura sprzedaży, Wz (wydanie zewnętrzne), faktura korygująca (jeśli są błędy w cenach, stawkach podatku VAT, kwotach podatku) nota korygująca (sporządzana jest przez nabywcę towaru lub usługi w przypadku kiedy stwierdzi pomyłkę w podanych na fakturze informacjach dotyczących danych podmiotu)
Weryfikacja dostawy:
- reklamacja - pismo w którym odbiorca określa swoje zastrzeżenia i uwagi oraz wysuwa żądania wobec dostawcy, reklamacja powinna zawierać uzasadnienie
PRZECHOWYWANIE AKT I KLASYFIKACJA ARCHIWALNA
ARCHIWUM - to odpowiednio przystosowane i wyposażone pomieszczenie przeznaczone do przechowywania akt spraw załatwionych.
Akta spraw bieżących przechowywane są przez pracownika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię ,a są w tej grupie :
- akta spraw aktualnie załatwianych oraz oczekujących na załatwienie przechowuje się w kolejności wpływu
- akta spraw oczekujących na uzupełnienie lub wznowienie przekazuje się do kancelarii lub sekretariatu
- akta spraw załatwionych przechowuje się w archiwum
Kategorie archiwalne - zawierają informacje o wartości akt i okresie ich przechowywania .
- kategoria A - otrzymują ją akta o wartości historycznej ,które przechowywane są w archiwum wieczyście .Np. akta założenia firmy, sprawozdania finansowe,
- kategoria B - do niej należą akta o wartości użytkowej, dla danej jednostki organizacyjnej. Okres ich przechowywania jest zróżnicowany i dlatego oznacza się go po literze B cyfrą np. B50 -50lat, akta os. pracowników, B12-dokumentacja płacowa , B5 - dokumenty inwentaryzacyjne
- kategoria BC - otrzymują ją akta które utraciły swoją wartość po wykorzystaniu i przechowywane są zwykle do końca roku w którym powstały , nie sa przekazywane do archiwum. Są niszczone lub przekazywane na makulaturę . Np. foldery reklamowe, zaproszenia itp.
- Stosuje się również symbol BE z cyfrą oznaczającą liczbę lat po których należy zdecydować do której kategorii dane akta zaliczyć.
Przy przekazywaniu akt do archiwum sporządza się formularz spisu zdawczo odbiorczego akt, który zawiera informacje o nazwie akt ,ich symbolu, liczbie teczek, datach, kategoriach i symbolach archiwalnych. Dokument ten sporządza się w celu zapewnienia sprawnego zdania akt do archiwum oraz zapewnienia sobie pokwitowania na akta zdane do archiwum.
W celu wypożyczenia akt z archiwum sporządza się kartę zastępczą ,która zawiera dane dzień wypożyczenia, nazwę teczki, daty, kategorię archiwalną oraz imię i nazwisko osoby wypożyczającej.
Obecnie coraz częściej akta przeznaczone do przechowywania w archiwum skanuje się i powstałe w ten sposób pliki cyfrowe z zapisem tych akt nagrywa na płyty CD ,DVD ,które przechowywane są w archiwum. Taki sposób przechowywania pozwala na znaczne oszczędności powierzchni w dużych archiwach stosuje się również technikę mikrofilmowania akt ,szczególnie tych o wartości historycznej z kat. A .Akta te przechowywane są z uwagi na ich wartość oddzielnie, w klimatyzowanych pomieszczeniach , a wypożycza się tylko mikrofilmy ,które w pełni oddają wygląd orginału.
TECHNICZNE ŚRODKI PRACY BIUROWEJ
Środki łączności:
To urządzenia techniczne, które ułatwiają wysyłanie i odbieranie informacji słownych i pisemnych.
Należą do nich :
-centrala telefoniczna - stosowane są centrale o małej pojemności (do używania w małych firmach lub warsztatach, obsługują one 4 numery zewnętrzne i 20 wewnętrznych ) i centrale o budowie modułowej o średniej i dużej pojemności . Budowa modułowa pozwala na łatwą i szybką rozbudowę lub zmianę konfiguracji
przez dodawanie lub odejmowanie modułów. Umożliwia dostęp do cyfrowej sieci z integracją usług.
-aparat zgłoszeniowy - automatyczna sekretarka, służy do rejestrowania informacji przekazanych przez telefon pod nieobecność abonenta
-telefaks- używany , jeśli ustny przekaz wiadomości jest niewystarczający i niezbędne staje się przekazanie informacji na piśmie. Telefaks wykorzystuje sieć telefoniczną do przekazywania wiadomości w formie nieruchomych obrazów. Zazwyczaj telefon i faks to jedno urządzenie w którym znajduje się również aparat zgłoszeniowy . Przed wysłaniem dokumentu należy połączyć się z telefaksem odbiorcy, a następnie dokument, który ma być przesłany umieścić w telefaksie wysyłającym. Następnie jest on automatycznie przesuwany pod czytnikiem. Telefaks może również odgrywać rolę podręcznej kopiarki.
-telefon komórkowy- obok połączeń pozwala również na wysyłanie i otrzymywanie krótkich wiadomości tekstowych, zdjęć, umożliwia również odbiór poczty elektronicznej.
-poczta elektroniczna
-Internet
Techniczne środki wspomagające prace biurową:
-kserokopiarka
-kserokopiarki osobiste - które znajdują się w zasięgu ręki i nadają się do użytku osobistego lub do małego domowego biura. Posiadają niewielkie podajniki papieru, nie mają funkcji pomniejszania i powiększania kopii w stosunku do oryginału
- kserokopiarki średnionakładowe - można wykonywać 17-35kopii formatu A-4 na minutę
- kserokopiarki wysokonakładowe - wydajne 40-90 kopii / minutę , kopiują też formaty A-2, A-3,mają spore zasobniki papieru, ok. 7000 arkuszy
- kserokopiarki wielkoformatowe - służą do kopiowania dokumentów o dużych wymiarach, plakatów reklamowych, map , rysunków technicznych
- kserokopiarki kolorowe- wiernie oddające kolory, przydatne zwłaszcza przy kopiowaniu materiałów reklamowych
- niszczarka dokumentów-są urządzeniami, które tną dokumenty na wąskie paski, ich stosowanie jest niezbędne przy wycofywaniu z obiegu dokumentów tajnych i poufnych lub zawierających dane osobowe. Wyróżniamy niszczarki przybiurkowe, małe i biurkowe.
- bindownica- służy do opakowania, estetycznego wyglądu i kształtu dokumentacji . Samodzielnie i szybko oprawia dokumenty.
Można wyróżnić bindownice:
* grzbietowe ( oprawianie dokumentów polega na przedziurkowaniu kartek) ,
* termobindownice (tu wykorzystuje się okładnki z warstwą klejową w miejscu styku z krawędziami kartek
* bindownice kanałowe- dokumenty i okładkę wkłada się do takiej bindownicy , która wszystko zaciska. Daje to najlepszy efekt estetyczny.
- laminator- laminowanie polega na trwałym pokrywaniu dokumentów folią . W ten sposób dokumenty chronione są przed fałszowaniem , wyblaknięciem lub zniszczeniem. Można laminować na gorąco lub na zimno.
- frankownica -jest urządzeniem, które usprawnia wysyłanie korespondencji. Jej działanie polega na jednoczesnym nanoszeniu na kopertę stempli z opłatą pocztową zamiast znaczka, datą wysłania i reklamą firmy. Eliminuje to prowadzenie pocztowej książki nadawczej i częste kupowanie znaczków.
- dyktafon- to urządzenie cyfrowe pozwalające dzięki wbudowanemu mikrofonowi na nagrywanie dźwięku. W pracy biurowej eliminuje konieczność sporządzania notatek.
- skaner-jest urządzeniem umożliwiającym wczytanie obrazu dokumentu (tekstu, rysunku, zdjęcia) i przetworzenie tego obrazu do postaci cyfrowej w celu przechowywania go w komputerze, wydrukowania ,
lub dalszej obróbki komputerowej. Z pomocą skanera może być sczytywana duża liczba dokumentów i zamieniana na pliki cyfrowe, a następnie nagrywana na płyty CD i DVD w celu przechowywania ich w archiwum.
W pracy biurowej wykorzystuje się również urządzenia wielofunkcyjne, które zwykle łączą 3 funkcje:
-skanowania
-kopiowania
-drukowania dokumentów.