Michał Baran
Instytut Ekonomii i Zarządzania, Uniwersytet Jagielloński
ŚWIADOME ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI JAKO WARUNEK KONKURENCYJNOŚCI - KWALIFIKACJE KADRY MENEDŻERSKIEJ
Streszczenie: Przedmiotem rozważań zawartych w niniejszej publikacji jest analiza profilu zawodowego absolwenta studiów menedżerskich z perspektywy posiadanej przez niego wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznych w zakresie nauki o gospodarowaniu informacją. Autor wychodzi z założenia, iż wyzwania stojące przed współczesną organizacją wymuszają wzrost oczekiwań co do poziomu kwalifikacji w omawianym obszarze. Oprócz propozycji modelu ujmującego badane zagadnienie, w artykule można odnaleźć analizę minimów programowych dla kierunków studiów menedżerskich pod kątem zawartości treści uznanych za wartościowe zgodnie z tematem rozprawy.
Słowa kluczowe: zarządzanie, informacja, rozwój, kompetencje menedżerskie
1. Optymalizacja gospodarowania informacjami jako jeden z kluczowych czynników rozwoju współczesnych przedsiębiorstw.
Stworzenie warunków stabilnego, pomyślnego rozwoju organizacji jest podstawowym celem kierującej nią kadry menedżerskiej. Zadanie to ewoluuje wraz z przeobrażeniami jakie zachodzą w otoczeniu podmiotu a także w zakresie stosowanych mechanizmów wewnętrznego konstruowania tak rozumianej całości. Powszechnie przyjmuje się, iż aktualnie stulecie można określić mianem „wieku informacji”. Znaczenie wspomnianego czynnika narastało stopniowo aby gwałtownie przyśpieszyć wraz z rozwojem technologii informatycznych oraz telekomunikacyjnych. Postęp, przełomowe wynalazki w jednej dziedzinie okazały się katalizatorem wystąpienia bądź nasilenia szeregu bardzo istotnych zjawisk, spośród których jako najważniejsze należy wskazać globalizację. Szybkość rozchodzenia się wszelkich informacji, ich mnogość, łatwość podążania kapitału zgodnie z przesłaniem niesionym przez powszechnie dostępne wiadomości oraz nasilająca się w przypadku wielu branż konieczność śledzenia procesów biznesowych 24h na dobę, stworzyły całkowicie nową jakość z perspektywy zarządzania. Tak istotna zmiana uwarunkowań prowadzenia zorganizowanej działalności musi również skutkować przeobrażeniami w sferze oczekiwanych kompetencji, które powinny cechować kadrę menedżerską prowadzącą przedsiębiorstwo ku rozwojowi, autentycznym sukcesom rynkowym.
2. Wiedza o informacji jako element profesjonalnego przygotowania do pełnienia funkcji kierowniczych.
2.1. Funkcje zarządzania wobec wyzwań „wieku informacji”.
Rysunek 1.Model funkcji informacyjnych na tle funkcji zarządzania
Źródło: opracowanie własne
Klasyczny model czterech głównych funkcji zarządzania obejmuje działania z zakresu: planowania, organizowania, motywowania, kontrolowania. Podejmując rozważania nad zagadnieniem natury funkcji związanych z prawidłowym gospodarowaniem informacjami można wskazać na konieczność uwzględnienia zadań ukierunkowanych na ich odnajdywanie, przetwarzanie, wykorzystywanie, weryfikowanie (ostatnia ze wspomnianych czynności swoim wpływem obejmuje wszystkie trzy wcześniej wymienione obszary). Jak zatem widać, mamy do czynienia z pewnym mechanizmem wykazującym istotne podobieństwo wobec procesu zarządzania realizowanego w oparciu o cztery podstawowe funkcje. Owe podobieństwa wynikają nie tylko z ogólnego układu, sekwencji działań ale i z ich natury.
Fundamentem dobrego planowania jest oparcie się na wiarygodnym, aktualnym, pełnym obrazie rzeczywistości (na szczeblu strategicznym dostępnym możliwie wąskiej grupie obserwatorów). Profesjonalne organizowanie stanowi z kolei podstawową ideę konieczną do efektywnego przetwarzania zdobytych danych. Motywowanie wymaga dzielenia się informacją uzyskaną we wcześniejszych stadiach procesu. Wreszcie kontrola wykazuje tożsamość z działaniami niezbędnymi do weryfikacji informacji oraz jej źródeł, metod „obróbki”, mechanizmów dystrybucji, sposobów zastosowania. Można zatem ostatecznie powiedzieć, iż ukazana w ujęciu modelowym (rys.1.) struktura funkcji informacyjnych stanowi odzwierciedlenie funkcji zarządzania w obszarze gospodarowania zasobami informacyjnymi. Istotną przesłanką wyodrębnienia tej sfery jest jej kluczowe znaczenie dla rozwoju i sukcesu organizacji, które ewoluowało do obecnych rozmiarów na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci.
Mając świadomość roli jaką można przypisać odpowiedniej jakościowo informacji dla sukcesu organizacji można w tym kontekście postawić pytanie o optymalne kompetencje kadry menedżerskiej, która wykorzystuje omawiany zasób w realizacji swojej misji. Ewentualne obserwacje będą oczywiście miały ogólny charakter zważywszy na różnorodność form i zakresów działalności gospodarczej oraz bogactwo dróg rozwoju zawodowego zwieńczonych funkcją kierowniczą. Autor stoi jednak na stanowisku, iż punktem odniesienia do rozstrzygnięcia badanej kwestii powinna być tematyka kierunkowych studiów wyższych. Powstaje zatem pytanie czy obowiązujące standardy, programy kształcenia menedżerów dobrze przygotowują do wyzwań z jakimi będą musieli się oni zmagać w dobie informacji.
2.2. Obecność treści związanych z wiedzą o informacji w programach kształcenia na kierunkach menedżerskich.
Pośród obowiązujących standardów nauczania dla wszystkich kierunków studiów wyższych istnieją dwa jednoznacznie ukierunkowane na kształcenie przyszłych menedżerów. Są to „zarządzanie” oraz „zarządzanie i inżynieria produkcji”. Pozostałe kierunki, choć niekiedy mające cechy wspólne z oboma wymienionymi powyżej (jak np. administracja), za główny cel przyjmują edukację specjalistów innych dziedzin. Zamieszczone w dalszej części tekstu tabelaryczne zestawienia powstały zgodnie z założeniem, iż należy wyselekcjonować z programów nauczania kursy, które jednoznacznie odwołują się do pojęcia informacji. Analiza tak uzyskanych zestawień pozwala określić jakie kompetencje w zakresie gospodarowania informacjami są rozwijane w grupie potencjalnych kierowników.
| PRZEDMIOT | WĄTEK | ROZWIJANE KOMPETENCJE |
|---|---|---|
| STUDIA PIERWSZEGO STOPNIA | ||
| A. GRUPA TREŚCI PODSTAWOWYCH | ||
| Kształcenie w zakresie podstaw zarządzania | Informacja i komunikacja w zarządzaniu. | -odnajdywanie informacji -wykorzystanie informacji |
| Zarządzanie jako proces informacyjno-decyzyjny. | -przetwarzanie informacji | |
| Kształcenie w zakresie nauki o organizacji | Zasoby, majątek, potencjał i kapitał organizacji: informacyjny (zadania i zasady funkcjonowania) | -odnajdywanie informacji |
| B. GRUPA TREŚCI KIERUNKOWYCH | ||
| Kształcenie w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi | Systemy informacji personalnej. | -odnajdywanie informacji -wykorzystanie informacji |
| Kształcenie w zakresie zarządzania jakością | Normalizacja, certyfikacja i integracja systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. | -weryfikowanie informacji |
| Kształcenie w zakresie informatyki w zarządzaniu | Struktura systemu informacyjnego w organizacji. | -przetwarzanie informacji |
| Kształcenie w zakresie marketingu | System informacji marketingowej | -odnajdywanie informacji |
| Kształcenie w zakresie badań marketingowych | Badania marketingowe a system informacji marketingowych. | -przetwarzanie informacji |
| Zapotrzebowanie na informacje w podejmowaniu decyzji marketingowych. | -wykorzystanie informacji | |
| Dane i informacje marketingowe. | -weryfikowanie informacji | |
| Kształcenie w zakresie procesów informacyjnych w zarządzaniu | Sieciocentryczność procesów informacyjnych. | -odnajdywanie informacji |
| Przetwarzanie informacji w procesie decyzyjnym. | -przetwarzanie informacji | |
| Teleinformatyczne wspomaganie procesów informacyjnych. | -przetwarzanie informacji | |
| Przestrzenne systemy informacyjne. | -odnajdywanie informacji | |
| Selekcja i dystrybucja informacji. | -weryfikacja informacji | |
| Zbiory informacji. | -odnajdywanie informacji | |
| Metody i sposoby zbierania informacji. | -odnajdywanie informacji | |
| Źródła informacji i ich charakterystyka. | -odnajdywanie informacji | |
| Pojęcie procesów informacyjnych. | -przetwarzanie informacji | |
| Rola informacji w procesie zarządzania i dowodzenia. | -wykorzystanie informacji | |
| (Inne wymagania:) Technologie informacyjne | Pozyskiwanie i przetwarzanie informacji. | -odnajdywanie informacji -przetwarzanie informacji |
| STUDIA DRUGIEGO STOPNIA | ||
| B. GRUPA TREŚCI KIERUNKOWYCH | ||
| Kształcenie w zakresie rachunkowości zarządczej | Wykorzystanie informacji kosztowych w wybranych obszarach decyzyjnych. | -wykorzystanie informacji |
| Rachunkowość zarządcza centrów odpowiedzialności – jej miejsce w systemie informacji zarządczej. | -przetwarzanie informacji -wykorzystanie informacji |
|
| Kształcenie w zakresie negocjacji | Zabezpieczenie informacyjne negocjacji. | -wykorzystanie informacji |
| Kształcenie w zakresie bezpieczeństwa | Rola informacji we współczesnych systemach bezpieczeństwa. | -wykorzystanie informacji |
Tabela 1. Kształcenie w zakresie nauki o informacji na kierunku zarządzanie.
Źródło: opracowanie własne
Na kierunku zarządzanie na poziomie studiów licencjackich w bloku przedmiotów podstawowych zdiagnozowano jedynie dwa odpowiadające przyjętym założeniom (minimum programowe definiuje tutaj siedem bloków tematycznych). W grupie treści kierunkowych występuje siedem kursów poruszających poszukiwaną problematykę (plus elementy zaznaczone jako inne wymagania) na trzynaście określonych w standardzie nauczania. Natomiast drugi poziom kształcenia zawiera tylko trzy przedmioty kierunkowe (spośród dwunastu, nie licząc pięciu podstawowych) o profilu spełniającym zdefiniowane kryterium selekcji. Zgodnie z materiałami źródłowymi absolwent powinien posiadać umiejętności rozpoznawania, diagnozowania
i rozwiązywania problemów gospodarowania zasobami informacyjnymi. Analizując zebrane dane, należy stwierdzić, iż w początkowym etapie studiów największy nacisk położono na przekazanie kompetencji w zakresie odnajdywania i przetwarzania informacji podczas gdy lata końcowe pozwalają nabyć umiejętność ich efektywnego wykorzystywania.
| PRZEDMIOT | WĄTEK | ROZWIJANE KOMPETENCJE |
|---|---|---|
| STUDIA PIERWSZEGO STOPNIA | ||
| A. GRUPA TREŚCI PODSTAWOWYCH | ||
| Kształcenie w zakresie marketingu | System informacji marketingowej. | -odnajdywanie informacji |
| Marketing dóbr produkcyjnych i konsumpcyjnych, towarów, usług i informacji. | -wykorzystanie informacji | |
| B. GRUPA TREŚCI KIERUNKOWYCH | ||
| Kształcenie w zakresie zarządzania | Procesy informacyjno-decyzyjne. | -przetwarzanie informacji |
| Kształcenie w zakresie finansów i rachunkowości oraz rachunku kosztów dla inżynierów | Sprawozdanie finansowe jako źródło informacji o kondycji przedsiębiorstwa. | -odnajdywanie informacji |
| Rachunkowość jako system informacyjny przedsiębiorstwa. | -odnajdywanie informacji -przetwarzanie informacji |
|
| Kształcenie w zakresie metrologii | Pomiar jako źródło informacji. | -odnajdywanie informacji |
| (Inne wymagania:) Technologie informacyjne | -odnajdywanie informacji -przetwarzanie informacji |
|
| STUDIA DRUGIEGO STOPNIA | ||
| B. GRUPA TREŚCI KIERUNKOWYCH | ||
| Kształcenie w zakresie zarządzania strategicznego | Technologie informacyjne w systemach zarządzania przedsiębiorstwem. | -odnajdywanie informacji |
| Informacyjna struktura przedsiębiorstwa. | -odnajdywanie informacji | |
| Kształcenie w zakresie zintegrowanych systemów zarządzania | Systemy zarządcze informowania kierownictwa. | -przetwarzanie informacji -wykorzystanie informacji |
Tabela 1. Kształcenie w zakresie nauki o informacji na kierunku zarządzanie i inżynieria produkcji
Źródło: opracowanie własne
Badając standardy nauczania dla kierunku zarządzanie i inżynieria produkcji uzyskujemy następujący obraz. W porównaniu z kierunkiem zarządzanie, zakres treści tematycznych obejmujących zagadnienie gospodarowania informacjami jest mniejszy. W ramach studiów zawodowych zidentyfikowany został tylko jeden przedmiot spełniający zadane kryteria spośród sześciu kursów podstawowych oraz trzy kolejne określane jako kierunkowe (na jedenaście zdefiniowanych w tej grupie). Dodatkowo analizowana dokumentacja wskazuje pomiędzy tak zwanymi innymi wymaganiami konieczność uwzględnienia zajęć z zakresu technologii informacyjnej. Natomiast badając sytuację na poziomie kształcenia magisterskim odnajdujemy jedynie dwa przedmioty odpowiadające przyjętym założeniom (zaliczane są one do kategorii zagadnień kierunkowych). Należy dodać, iż zidentyfikowano jeszcze jeden kurs szczególnie bliski omawianej w artykule tematyce zarządzania informacjami (który jednak bezpośrednio unika posługiwania się pojęciem informacja)
- jest nim kształcenie w zakresie systemów wspomagania decyzji i zarządzania wiedzą. Pewne elementy poszukiwanych zagadnień można odnaleźć także w przypadku innych przedmiotów jednak zgodnie z przyjętymi założeniami ograniczono się do takich przykładów, które jednoznacznie poruszają analizowane treści.
3. Kompetencje menedżera wobec wyzwań „wieku informacji” - wnioski i podsumowania.
W zestawieniach przytoczonych w punkcie poprzednim świadomie pominięto takie przedmioty, które przekazywały jedynie bierne umiejętności używania standardowego oprogramowania lub też dostarczały elementarnej wiedzy na temat sprzętu komputerowego i jego obsługi. Istotą bowiem gospodarowania informacją
- w opinii autora - jest właściwe rozumienie jej roli oraz sposobów jej identyfikowania, gromadzenia, przetwarzania, wykorzystywania a także weryfikowania. Wymienione czynności powinny być zoptymalizowane co dodatkowo oznacza konieczność posiadania przez menedżera umiejętności twórczego posługiwania się metodami analizy i projektowania systemu informacyjnego. Warto tutaj szczególnie pamiętać o przekazywaniu wiedzy na temat najpopularniejszych metodyk - strukturalnych i obiektowych - których znajomość stanowi płaszczyznę porozumienia z zespołem programistów odpowiedzialnych za technologiczny aspekt tworzenia systemu. Odnosząc się do danych zebranych w tablicach trzeba stwierdzić, iż aktualne standardy nauczania poruszają zarysowaną problematykę w sposób selektywny i powierzchowny.
Na kierunku „zarządzanie” dominują treści związane z odnajdywaniem informacji. Kwestie, które można przypisać zagadnieniu jej weryfikacji pojawiają się najrzadziej. Stosunkowo dobrze wygląda również problem przetwarzania informacji - aczkolwiek wydaje się, iż umiejętności wykorzystania efektów tego procesu powinny być mocniej zaakcentowane. „Zarządzanie i inżynieria produkcji” oferuje - w porównaniu do pierwszego zestawienia - mniejszą liczbę kursów o poszukiwanym profilu. Praktycznie brak wiadomości dotyczących zagadnienia weryfikacji jakości informacji menedżerskiej stanowiącej kluczowy surowiec dla procesów decyzyjnych. Trudno też jednoznacznie wskazać przedmiot odpowiedzialny za przekazanie całościowej wiedzy na temat roli i miejsca całego systemu informacyjnego organizacji w aspekcie innym niż czysto techniczny.
Reasumując należy stwierdzić, że rozpatrywane programy studiów zostały sformułowane na wysokim stopniu ogólności, nieprecyzyjnie. Może to skutkować brakiem pewnych wartościowych treści podczas procesu kształcenia gdy inne zostaną nadmiernie wyeksponowane. Dobrze znane, łatwe do opisania kwestie techniczne, sprzętowe nie mogą dominować w przekazywaniu wiedzy o gospodarowaniu informacją - powinny być one tłem dla pokazania istoty mechanizmów decydujących o skuteczności menadżera wobec współczesnych wyzwań w omawianym zakresie. Trzeba szczególnie zarysować kontekst uwarunkowań systemowych, organizacyjnych z punktu widzenia wszelkich działań w sferze zarządzania informacją. W tym kontekście można mówić zarówno o organizacji systemu informacyjnego jak i o systemie informacyjnym w ramach struktury organizacyjnej itp.. Trzeba także, wskazać konieczność analizowania dynamiki i samego przebiegu procesów informacyjnych z perspektywy statycznej struktury podmiotu. Jak zatem widać, łatwo wskazać wiele potencjalnie ważnych zagadnień domagających się należytego uświadomienia przyszłym absolwentom kierunków menedżerskich.
Literatura
Baran M.: Wartość informacji w systemie - możliwości analizy na gruncie mikroekonomii, [w:] „Teoria i praktyka zarządzania rozwojem organizacji”, Wyd. Politechniki Łódzkiej, Łódź 2008
Baran M.: Economics and management as elements of higher education. Analysis from the perspective of the challenges of contemporary civilization, [w:] „Organized civilization”, pod red. M. Barana, M. Babika, WAM, Kraków 2008
Czekaj J.: Metody zarządzania informacją w przedsiębiorstwie., AE w Krakowie, Kraków 2000
Kolegowicz K.: Wartość informacji a koszty jej przechowywania i ochrony, [w:] „Informacja w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Pozyskiwanie, wykorzystanie i ochrona (wybrane problemy teorii i praktyki”, Wyd. Zakamycze, Kraków 2003
Kwieciński M.: Bezpieczeństwo informacji w organizacji chaotycznej, [w:] „Technologie i systemy komunikacji oraz zarządzania informacją i wiedzą”, pod red. L. Kiełtyki, Difin, Warszawa 2008
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (z dn. 12 lipca 2007 r.) w sprawie standardów kształcenia dla poszczególnych kierunków oraz poziomów kształcenia, a także trybu tworzenia i warunków, jakie musi spełnić uczelnia, by prowadzić studia międzynarodowe oraz makrokierunki. Załącznik nr 116 (Zarządzanie).
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (z dn. 12 lipca 2007 r.) w sprawie standardów kształcenia dla poszczególnych kierunków oraz poziomów kształcenia, a także trybu tworzenia i warunków, jakie musi spełnić uczelnia, by prowadzić studia międzynarodowe oraz makrokierunki. Załącznik nr 115 (Zarządzanie i inżynieria produkcji).