„Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej”

Rozbudowywanie biurokracji rodzi zapotrzebowanie na informacje i obsługujące je techniki informacyjne.

Informacja w administracji obejmuje: stan faktyczny jako przekaz o stanie otoczenia oraz stan prawny jako wskazówki dla rozstrzygnięcia.

Informacje oraz techniki ich przetwarzania składają się na zasoby informacyjne będące dobrem strategiczne biurokracji. Zasoby informacyjne w administracji są przedmiotem i zarazem narzędziem zarządzania. Kształtują się one w następstwie instytucjonalnego i funkcjonalnego rozwoju biurokracji oraz rozwoju technik informacyjnych. Od efektywnego ich wykorzystania, w tym zarządzania nimi, zależy jakość działania administracji, w tym świadczonych przez nią usług.

Zarządzanie informacją stanowi przedmiot zainteresowań teorii organizacji i zarządzania oraz informatyki, z uwagi na rolę technik informacyjnych. W odniesieniu zaś do administracji, zarządzanie informacją stanowi przedmiot zainteresowań nauk administracyjnych w tym tzw. zarządzania administracyjnego.

Rola informacji w zarządzaniu

Zarządzanie to takie postępowanie, w wyniku, którego następuje osiągnięcie przyjętych

celów w sposób jak najbardziej efektywny. Zarządzanie realizowane jest przez odpowiednio

przygotowanych specjalistów, którzy wykonują swoje zawodowe zadania indywidualnie lub

w grupie. Realizacja zadań związanych z zarządzaniem polega na wykonywaniu szeregu

różnorodnych czynności, a do najważniejszych z nich należy podejmowanie decyzji. Jest to

czynność niezwykle ważna dla prawidłowego zarządzania, a jednocześnie bardzo trudna.

Podejmowanie decyzji to dokonanie wyboru jednej z kilku możliwości, dlatego powinien to

być wybór optymalny. Podejmowanie właściwych i prawidłowych decyzji bez informacji nie

byłoby możliwe. Posiadanie rzetelnych, dokładnych i wyczerpujących informacji ułatwia

podejmowanie decyzji, a jednocześnie powoduje, że decyzje podejmowane na podstawie

uzyskanych informacji są lepsze od decyzji podejmowanych np. intuicyjnie.

Informacja jest, prócz decyzji, elementem procesu decyzyjnego, który zawsze zaczyna się

od zebrania informacji. W trakcie wykonywania czynności wynikających z podjętych decyzji

i po ich wykonaniu przeprowadzana jest kontrola, w wyniku, której pozyskiwane są znów

informacje, a te wykorzystywane są do weryfikacji podjętych wcześniej decyzji. W ten

sposób wraca się do punktu wyjścia, czyli do informacji. Można, więc powiedzieć, iż między

informacją a decyzją istnieje sprzężenie zwrotne.

Rys. 1. Schemat procesu decyzyjnego

Kolejne kroki procesu decyzyjnego są następujące (rys. 1):

1. Rozpoczyna się od zebrania informacji, które są podstawą podjęcia decyzji przez np.

kierownika.

2. Na podstawie zebranych informacji np. kierownik podejmuje decyzje dotyczące

wykonania określonych działań.

3. Decyzje przekazywane są wykonawcom w formie poleceń.

4. Na podstawie otrzymanych poleceń wykonawcy podejmują działania w celu wykonania

decyzji.

5. Działania są kontrolowane, a zebrane w wyniku kontroli informacje stanowią podstawę

podjęcia nowych decyzji lub modyfikacji poprzednich.

W każdej jednostce organizacyjnej są organy upoważnione do podejmowania decyzji

i aparat pomocniczy, który przygotowuje informacje niezbędne do podjęcia decyzji oraz

aparat wykonawczy, który te decyzje realizuje. Między decyzją a informacją istnieje ścisłe

powiązanie. Informacje stanowią podstawę podjęcia decyzji przez np. kierownika, który na

podstawie otrzymanych informacji o podjętych działaniach kontroluje wykonanie poleceń

i podejmuje następne decyzje. Organizacja właściwego systemu informacji jest jednym

z podstawowych warunków sprawnego zarządzania każdą jednostką organizacyjną.

Informacja to każdy czynnik, dzięki któremu obiekt odbierający go (człowiek, organizm

żywy, organizacja, urządzenie automatyczne) może poprawić swoją znajomość otoczenia

i bardziej sprawnie przeprowadzić celowe działanie.

Informacja to wiadomość o zdarzeniach, czynnościach, procesach czy zjawiskach

zachodzących w danej rzeczywistości.

Informacja jest głównym przedmiotem, produktem i celem pracy biurowej. Szybo

zmieniająca się rzeczywistość, zmieniające się warunki funkcjonowania jednostek

organizacyjnych powodują ogromne zapotrzebowanie na rzetelną i użyteczną informację.

Informacji takich może dostarczyć biuro.

Do najważniejszych czynności biurowych związanych z informacją należą:

- przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,

- obieg informacji wewnątrz jednostki organizacyjnej,

- opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla

kierownictwa,

- gromadzenie informacji,

- wysyłanie informacji na zewnątrz.

Elementy informacyjne w biurze

W społeczeństwie informacyjnym, informacja jest elementem i środkiem działania administracji publicznej.

Zagadnienie to obejmuje:

środowisko informacyjne - całokształt czynników otoczenia w różnym stopniu sprzyjających pozyskiwaniu i wykorzystaniu informacji, określanych mianem społeczeństwa informacyjnego,

potrzeby informacyjne - niezbędne dla funkcjonowania administracji ustalenia w zakresie stanu faktycznego (okoliczności działania) i prawnego (podstaw rozstrzygania)

treści informacyjne - dane w postaci tradycyjnej lub elektronicznej, na podstawie których lub w oparciu o które, formułowane są informacje w danej sprawie, o określonym obiekcie lub na dany temat,

przetwarzanie informacji - wykonywanie wszelkich operacji, których przedmiotem są dane, w tym ich dostarczanie, przechowywanie, opracowywania, przekazywania i usuwania; w administracji przetwarzanie danych może być dokonywane wyłącznie przez uprawnione i zarazem zobowiązane do tego osoby,

techniki informacyjne - sposoby sprawnego przetwarzania informacji i efektywnego posługiwania się narzędziami informacyjnymi w toku podejmowania decyzji i realizacji podjętych zadań,

systemy informacyjne - dobór i konfiguracja sprzętu, oprogramowania, sieci i procedur w celu wyprowadzenia informacji z danych dla wspomagania procesu decyzyjnego oraz realizacji podjętych zadań,

systemy informatyczne - systemy automatycznego przetwarzania informacji obejmujące zintegrowane pakiety aplikacji wspomagające realizację zadań: systemy obejmujące: systemy zarządzania informacją, systemy informacji przestrzennej, systemy wspomagające podejmowanie decyzji oraz systemy obróbki informacji, systemy obiegu informacji, systemy zabezpieczania informacji,

narzędzia informacyjne - sprzęt wraz z połączeniami i oprogramowaniem wykorzystywane do przetwarzania informacji, w tym do jej przechowywania w czasie i przekazywania na odległość,

komórki informacyjne - wyodrębnione i wzajemnie powiązane jednostki organizacyjne, upoważnione do przetwarzania w określonym zakresie, określonego rodzaju i typu informacji,

zarządzanie informacją - stałe i bieżące określanie sposobu i zakresu przetwarzania informacji przez poszczególne jednostki organizacyjne i na poszczególnych stanowiskach pracy; w administracji zarządzanie informacją obejmuje wprowadzenie w urzędzie zasad, procedur i standardów postępowania z informacją i narzędziami informacyjnymi,

kanały informacyjne - techniczne i organizacyjne połączenia umożliwiające przepływ danych pomiędzy nadawcą i odbiorcą; w administracji nadawca informacji są zobowiązani lub uprawnienie wykorzystywania określonych kanałów informacyjnych,

projekty informacyjne - projekty mające na celu budowę i wdrożenie systemów informatycznych,

obejmujących sprzęt komputerowy i peryferyczny, oprogramowanie systemowe, narzędziowe i użytkowe oraz sieci lokalne i rozległe.

pracownicy informacyjni - osoby, które w związku z zajmowaniem określonego stanowiska lub pełnieniem określonej funkcji są uprawnione i zobowiązane zarazem do przetwarzania informacji określonego rodzaju i w określonym zakresie przy wykorzystaniu określonych narzędzi dla realizacji nakreślonych zadań.

Każda informacja pojawiająca się i wytworzona w toku pracy biurowej powinna być

użyteczna. Jeżeli nie będzie spełniała tego warunku, wówczas okaże się niemożliwa do

wykorzystania. Informacja jest podstawą wiedzy o określonym problemie i służy do

podejmowania właściwych decyzji. Nie można oczekiwać właściwych decyzji, jeżeli są one

podejmowanie na podstawie złych, niedokładnych czy niekompletnych informacji.

Każda użyteczna informacja powinna być:

- jasna, zwięzła i wyczerpująco przedstawiona,

- szybko i terminowo dostarczona,

- dokładna i rzetelna,

- kompletna,

- odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana.

Źródła:

Leksykon naukowo-techniczny PWN. Warszawa 2001.

Hanna Całuń, Dorota Wójcik, Wykorzystanie informacji w pracy biurowej, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006

Bogusławska T.: Praca biurowa, część 2. Wydawnictwo REA, Warszawa 2003

Jarzębowski W.: Nowoczesne biuro - organizacja i technika. Państwowe Wydawnictwo

Ekonomiczne, Warszawa 1980

Kinel K.: Technika pracy biurowej, część 1. WSiP, Warszawa 2003

Komosa A.: Technika biurowa. Wydawnictwo EKONOMIK, Warszawa 1993

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003

Wiśniewska M.: Technika biurowa. Wydawnictwo „eMPi2”, Poznań 1997

Witek E.J.: Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń. Wydawnictwo „eMPi2”,

Poznań 2004

---