Informacja jest to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących
w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzenia wiedzy o danym problemie i jest podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej.
Obecnie terminem „praca biurowa” obejmuje się różnorodne zawody związane z pracą umysłową o różnym stopniu skomplikowania, od prostych rutynowych prac, niewymagających dużego intelektualnego zaangażowania, do prac twórczych, o dużym stopniu odpowiedzialności. Ten typ pracy dominuje w bankach, giełdach, firmach ubezpieczeniowych, prawniczych, notarialnych, podatkowych, doradczych, informatycznych, administracji państwowej itp. Cechą charakterystyczną pracy biurowej jest jej niematerialny produkt, który powstaje w procesie zbierania i przetwarzania informacji. Zbieranie
i przetwarzanie informacji jest podstawą różnego typu utworów, decyzji i prognoz.
Na pracę biurową składają się następujące czynności:
Obieg informacji wewnątrz przedsiębiorstwa – np. w firmie kierownictwo przekazuje dyspozycje pracownikom, pracownicy informują przełożonych o postępie prac; przekazywane są dane personalne
Przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz – do firmy wpływa korespondencja z innych przedsiębiorstw i organizacji. Informacje są również otrzymywane telefonicznie, przez Internet, bezpośrednio od interesantów.
Wysyłanie informacji na zewnątrz.
Opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczenie dla kierownictwa – tego typu informacje to głównie sprawozdania, plany, zestawienia, raporty. Przygotowują je najczęściej pracownicy marketingu, sekretariatów i księgowości.
Przechowywanie informacji w celu jej dalszego wykorzystania. Informacje w firmie powinny być odpowiednio gromadzone i przechowywane (tradycyjnie w segregatorach lub w formie elektronicznej na dyskietkach czy płytach CD). Do takich informacji należą m.in. akta spraw, dane personalne, dane dla urzędu skarbowego i urzędu statystycznego.
Archiwizacja dokumentów. Wybrane akta, które nie są już potrzebne do bieżącej pracy w firmie powinny być przekazywane – zgodnie z odpowiednimi przepisami – do archiwum zakładowego lub archiwum państwowego.
System informacji powinien być projektowany wraz ze strukturą organizacyjną. W fazie projektowania systemu informacji ważne jest określenie:
treści i celów informacji,
rodzaju nośników informacji,
pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji,
odbiorcy,
obiegu informacji,
techniki przetwarzania.
Informacja jest obok decyzji elementem procesu decyzyjnego. Podjęcie decyzji pozwala
na wydawanie poleceń poprzez jednoznaczne określenie szczegółowych zadań dla wykonawcy. Posiadanie rzetelnych informacji w istotny sposób ułatwia podejmowanie decyzji i powoduje, że decyzje podjęte na ich podstawie są lepsze od decyzji podjętych intuicyjnie. Ilość i jakość posiadanych przez decydenta informacji wpływa na efektywność i racjonalność podejmowanych decyzji.
Rola informacji w procesie decyzyjnym:
selekcja informacji - polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych;
agregacja informacji - polega na łączeniu informacji pojedynczych w informacje zbiorcze;
podejmowanie decyzji - to dokonywanie wyboru jednego spośród wielu wariantów. Wybrany wariant musi być przy tym optymalny;
proces decyzyjny - to określony proces myślowy lub sztuczny który realizuje funkcje podejmowania decyzji.
Można wyróżnić następujące kroki procesu decyzyjnego:
informacja;
decyzja;
polecenie;
działanie;
kontrola.
Opis poszczególnych kroków procesu
zebranie informacji, które są podstawą podjęcia decyzji przez kierownika;
na podstawie zebranych informacji kierownik podejmuje decyzje dotyczące wykonania określonych działań;
decyzje przekazywane są wykonawcom w formie poleceń;
na podstawie otrzymanych poleceń wykonawcy podejmują działania w celu wykonania decyzji;
działania są kontrolowane, a zebrane informacje stanowią podstawę podjęcia nowych decyzji
lub modyfikacji poprzednich.
Informacja jest ważna wówczas, kiedy jest magazynowana, selekcjonowana, i przekazywana a jej treści są zrozumiałe i dostępne. Wykorzystanie informacji zależy od możliwości ich przekazywania między poszczególnymi osobami czy szerzej ujmując, między jej nadawcami i odbiorcami.
Bez komunikacji i obrotu informacja staje się bezużyteczna. Komunikacja jest procesem wymiany informacji, ale także przekazywaniem ich do właściwych osób. Dobrze przygotowany proces komunikacji wewnętrznej jest podstawą skutecznego działania firmy. Skuteczna komunikacja w zespole, gdzie ewentualne błędy i zakłócenia ujawniają się bardzo szybko w efektach pracy, posiada szczególną wagę. Od tego, w jaki sposób jest przekazywana, od umiejętności komunikacyjnych poszczególnych członków, zależy kultura organizacji i jej osiągnięcia. Przepływ informacji w firmie musi być płynny,
a pracownicy muszą umieć wzajemnie się porozumiewać i rozumieć wszelkie komunikaty werbalne
i niewerbalne kierowane do nich od swoich współpracowników. Konieczna jest weryfikacja informacji, gdyż możliwe jest wystąpienie tak zwanego szumu informacji, czyli natłoku wielu informacji o różnej wartości i na ten sam temat.
Kierunki przepływu informacji:
pionowo w dół – od kierownictwa do wykonawców,
na tym samym poziomie – pomiędzy współwykonawcami,
pionowo w górę – od wykonawców do zwierzchników
pionowo w dół pionowo w górę
np. polecenia, np. sprawozdania,
instrukcje, wytyczne raporty, notatki
Etapy obiegu informacji
I etap
Zbieranie informacji – polega na:
odczytaniu,
utrwaleniu,
porządkowaniu,
rejestrowaniu.
II etap
Selekcja – polega na wyborze informacji i ma charakter wielostopniowy:
I stopień - wybór informacji celowych spośród masy zebranych informacji
II stopień – wybór informacji, które mają być utrwalone na nośniku
II stopień – wybór informacji w zależności od potrzeb odbiorcy.
III etap
Segregacja ( klasyfikacja) – polega na podziale przedmiotów oraz pojęć na podstawie ich podobieństw
i różnic na klasy i działy różnych stopni.
system alfabetyczny
system chronologiczny
system geograficzny
system rzeczowy
IV etap
Przetwarzanie informacji – najtrudniejszy organizacyjnie etap obiegu informacji – polega
na przetwarzaniu wszelkich danych, zebranych z różnych dostępnych źródeł. Etap ten jest niezwykle ważny z punktu widzenia wartości informacji wykorzystywanej przez użytkownika.
V etap
Przekazywanie informacji odbiorcom
aspekt organizacyjny
aspekt techniczny
VI etap
Przechowywanie informacji – polega na przechowywaniu nośników treści informacji odpowiednio oznaczonych.
Informacja jest przenoszona w czasie, poprzez zapamiętywanie i magazynowanie oraz w przestrzeni, poprzez przekaz i komunikowanie. Dokonuje się to za pośrednictwem określonych przedmiotów i zjawisk materialnych, zwanych nośnikami informacji i środkami komunikacji. Mają one trwałą postać fizyczną jako tworzywo, albo nietrwałą postać energetyczną, jako impulsy. Nośnikiem danych jest przedmiot umożliwiający fizyczne zapisanie danego rodzaju informacji oraz późniejsze odczytanie (odtworzenie) tej informacji.
Elementy struktury informacji
Każda informacja charakteryzuje się pewną strukturą.
| Elementy struktury informacji | Przykład |
|---|---|
| Treść | Oferta, zamówienie, informacja |
| Nośnik – element fizyczny zawierający informację. Podstawowym nośnikiem informacji dokument, notatka, sprawozdanie, protokół itp. | Papier, dyskietka, CD, nagrane taśmy filmowe i magnetofonowe korespondencja, dokumentacja finansowa i techniczna, prowadzone rejestry, kartoteki wypełnione druki i formularze |
| Symbol | Litery, cyfry, rysunki, znaki umowne |
| Sposób przenoszenia | Poczta, faks, e-mail, sms, ustne |
Aby informacje przygotowane w firmie mogły być użyteczne oprócz odpowiedniej struktury powinny być:
rzetelne i dokładne – opierać się na wiarygodnych danych (źródłach) i ściśle opisywać fakty,
jasno i zrozumiale przedstawione,
szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy,
dostępne – odpowiednio sklasyfikowane,
Sposoby przekazywania informacji
Są trzy sposoby przekazywania informacji, w zależności od tego, jaką ma ona postać:
korespondencyjna - sposób jej zbierania, obiegu przetwarzania, przechowywania oraz
załatwiania określa system kancelaryjny;
łączność techniczna - łączność realizowana za pomocą telefonu, dalekopisu, telefaksu i innych urządzeń technicznych;
kontakt bezpośredni, - przyjmuje postać indywidualnych spotkań lub zebrań
Rodzaje informacji
W zależność od sposobu przekazu informacje możemy podzielić na:
ustną;
pisemną;
telefoniczną;
elektroniczną ;
formalne;
półoficjalne;
nieformalne.
Podsumowanie
Zapotrzebowanie na informację jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym biurze,
lub wykorzystuje się w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub marketingowe.. Okazuje się, że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji.