KONTROLA NAD REALIZACJĄ OBOWIĄZKÓW PRZEZ PŁATNIKA SKŁADEK

Kontrolę wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń

społecznych reguluje ustawa z dnia 13 października

1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst

jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 205, poz. 1585 z późn.

zm.), ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie

działalności gospodarczej (tekst jednolity Dz. U. z

2010 r., Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.), ustawa z dnia

czerwca

1960

Kodeks

postępowania

administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r., Nr

98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Rady

Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie

szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania

kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r., Nr 164,

poz. 1165).

Kontrola płatników składek prowadzona przez Zakład

Ubezpieczeń

Społecznych

jest

działalnością

planową.

Przedmiotem

kontroli

jest

ocena

rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z

zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń

społecznych przez płatników składek

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o systemie

ubezpieczeń społecznych kontrolę wykonywania

zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń

społecznych

przez

płatników

składek

przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu

Ubezpieczeń Społecznych.

Inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prowadząc

kontrolę mają prawo badać czy płatnik składek:

• w odpowiednich terminach zgłosił do ubezpieczeń społecznych i
ubezpieczenia zdrowotnego wszystkie osoby, które powinien,

• obliczył od prawidłowych podstaw wymiaru oraz w prawidłowych
wysokościach wszystkie należne składki oraz je zadeklarował,

• prawidłowo obliczył wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych i
udokumentował do nich prawo,

• wypłacił te świadczenia i prawidłowo i rozliczył w poczet składek,

• terminowo i bez błędów opracował wnioski o emerytury i renty,

•

rzetelnie

wystawił

zaświadczenia

zgłosił

dane

celów

ubezpieczeniowych.

Ponadto inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych biorą udział
w procesie dochodzenia należności ZUS poprzez dokonywanie oględzin i
spisu składników majątku płatników składek, którzy zalegają z realizacją
swoich zobowiązań finansowych.

Płatnicy składek zgodnie z art. 88 ustawy o systemie

ubezpieczeń społecznych są zobowiązani:

1. udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane

z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły
kontroli, pozostałą dokumentację),

2. udostępnić do oględzin składniki majątku,
3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem

kontroli,

4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności

kontrolnych,

5. udzielać wyjaśnień,
6. przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku

obcym na język polski.

Na proces kontroli składają się:

doręczenie zawiadomienia o zamiarze

wszczęcia kontroli.

doręczenie upoważnienia do

przeprowadzenia kontroli.

zapewnienie warunków do

przeprowadzenia czynności kontrolnych,

czas trwania kontroli.

zakończenie czynności kontrolnych,

środki odwoławcze.

Zgodnie z art. 79 ustawy o swobodzie działalności

gospodarczej organy kontroli mają obowiązek

zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia

kontroli. Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń

Społecznych doręcza zawiadomienie o zamiarze

wszczęcia kontroli płatnikowi składek lub osobie

upoważnionej przez płatnika składek. Inspektor

kontroli ZUS może ustalić termin kontroli w oparciu o

art. 79 ust. 4 lub 5 ustawy o swobodzie działalności

gospodarczej, tzn. kontrolę wszczyna się nie

wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż

przed upływem 30 dni od dnia doręczenia

zawiadomienia. Po upływie 30 dni wszczęcie kontroli

wymaga ponownego zawiadomienia. Na pisemny

wniosek płatnika składek wszczęcie kontroli może

nastąpić przed upływem 7 dni od dnia doręczenia

zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia
kontroli, następuje:

• za pokwitowaniem za pośrednictwem operatora pocztowego,

• osobiście przez inspektora kontroli ZUS.

Zgodnie z art. 79 ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:

• oznaczenie organu,

• datę i miejsce wystawienia,

• oznaczenie przedsiębiorcy,

• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,

• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie

dokonuje się w przypadku gdy:

•

płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub

zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia
działalności.

• doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub
utrudnione.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje Główny

Inspektor Kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli ZUS.

Upoważnienie powinno zawierać:



oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,



podstawę prawną,



datę i miejsce wystawienia,



dane inspektora kontroli ZUS przeprowadzającego kontrolę,



dane płatnika składek,



okres trwania kontroli,



zakres przedmiotowy kontroli,



podpis osoby udzielającej upoważnienia,

• Dokument, który nie spełnia powyższych wymagań, nie stanowi
podstawy do przeprowadzenia kontroli, a zakres kontroli nie może
wykraczać poza ten, który został wskazany w upoważnieniu. Wszczęcie
kontroli następuje z chwilą doręczenia upoważnienia do
przeprowadzenia kontroli. Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej i
doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia
kontroli, a w przypadku jego nieobecności, po okazaniu wyżej
wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania
płatnika składek.

• Osoba upoważniona przez płatnika składek do reprezentowania go w
trakcie czynności kontrolnych powinna posiadać umocowanie w formie
pisemnej. Upoważnienie powinno zawierać sformułowanie, że osoba
upoważniona reprezentuje płatnika składek w kontroli prowadzonej przez
Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie stosuje się w tym przypadku
pełnomocnictwa ogólnego. Osoba upoważniona do reprezentowania
płatnika składek w trakcie kontroli nie jest pełnomocnikiem płatnika
składek.

•  Nie  wszczyna  się  kontroli  w  przypadku  nieobecności  płatnika
składek,  a  także        w  przypadku  braku  pisemnego  wskazania  przez
płatnika  składek  osoby  upoważnionej  do  reprezentowania  go  w  czasie
kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.

• Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek poinformować kontrolowanego
przedsiębiorcę lub osobę, wobec której podjęto czynności kontrolne, o
jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

•  W  czynnościach  kontrolnych,  na  podstawie  odrębnego  upoważnienia,
może  uczestniczyć  pracownik  ZUS  nie  będący  inspektorem  kontroli,  a
przygotowujący  się  do  przystąpienia  do  egzaminu  kwalifikacyjnego  na
stanowisko inspektora kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Inspektor ZUS stawił się w naszej firmie w

czasie, gdy szef jest za granicą. Nie

zostaliśmy uprzedzeni o kontroli, dlatego

nikt z pracowników nie został upoważniony

do reprezentowania szefa przed ZUS. Czy

można

przeprowadzić

kontrolę

pod

nieobecność płatnika składek? Czy można

odroczyć datę rozpoczęcia kontroli do czasu

powrotu

szefa?

W tej sytuacji inspektor kontroli może rozpocząć
kontrolę dopiero po powrocie szefa do Polski.

Opisana  sytuacja  może  mieć  miejsce  w  przypadku,  gdy  jest
przeprowadzana  kontrola  doraźna  i  ZUS  nie  musi  o  niej
informować płatnika składek, np. w razie potrzeby skontrolowania
prawidłowości  ustalenia  podstawy  wymiaru  zasiłku  chorobowego
albo  podstawy  wymiaru  składek  na  ubezpieczenia  społeczne  dla
konkretnego  ubezpieczonego.  Jeżeli  inspektor  przeprowadzający
doraźną  kontrolę  nie  zastał  płatnika  składek  ani  nie  ma  osoby
upoważnionej do reprezentowania go przed organami kontroli ZUS,
nie  może  skutecznie  rozpocząć  czynności  kontrolnych,  ponieważ
może  to  uczynić  dopiero  po  okazaniu  płatnikowi  składek  albo
osobie reprezentującej płatnika legitymacji służbowej i doręczeniu
upoważnienia  do  przeprowadzenia  kontroli.  Jeżeli  z  wyjaśnień
pracowników  wynika,  kiedy  płatnik  składek  będzie  obecny,
inspektor  kontroli  może  przeprowadzić  kontrolę  w  terminie
późniejszym.  Płatnikowi    nie  grożą  z  tego  tytułu  żadne
poważniejsze

sankcje

tej

chwili.

Niezbędne:

- wykształcenie wyższe zawodowe (ekonomia,

ubezpieczenia społeczne, finanse, administracja)

- posiadanie obywatelstwa wyłącznie polskiego oraz

korzystanie z pełni praw cywilnych i obywatelskich

- niekaralność za przestępstwo z winy umyślnej

Pożądane:

- wykształcenie wyższe magisterskie (prawo, ekonomia,

ubezpieczenia społeczne, finanse, administracja)

Kontrolę

przeprowadza

się

miejscach

wskazanych w art. 90 ust 1 ustawy o systemie

ubezpieczeń społecznych – czyli siedzibie płatnika

składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego

działalności. Za zgodą kontrolowanego płatnika

składek kontrola może zostać przeprowadzona w

siedzibie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (mimo

zapewnienia warunków technicznych, o których

mowa w art. 88 ust. 1 pkt. 3 powołanej wyżej

ustawy), jeżeli może to usprawnić prowadzenie

kontroli.

Zgodę

prowadzenie

czynności

kontrolnych w siedzibie Zakładu Ubezpieczeń

Społecznych płatnik składek wyraża na piśmie.

Czynności kontrolne bez zgody płatnika składek

prowadzi się w siedzibie terenowej jednostki
organizacyjnej ZUS w przypadku, gdy
wyznaczone przez płatnika składek
pomieszczenie

(art. 88 ust. 1 pkt. 3 ustawy o systemie

ubezpieczeń społecznych):

• nie spełnia warunków technicznych (w szczególności: brak

miejsca do pisania, siedzenia, niska temperatura, nie jest
zabezpieczone przed hałasem, stwarza zagrożenie dla życia
lub zdrowia);

• nie posiada zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub

zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby
nieuprawnione.

Czynności kontrolne bez zgody płatnika składek

prowadzi się w siedzibie terenowej jednostki
organizacyjnej, jeżeli charakter czynności tego
wymaga

(art. 90 ust.4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),

gdy

• zachodzi konieczność przesłuchania świadka, ubezpieczonego -

byłego pracownika płatnika składek,

• płatnik składek nie zgłosił zmiany adresu siedziby do Zakładu, jak

również
nie dokonał wykreślenia i zmiany adresu siedziby firmy w ewidencji
działalności gospodarczej lub KRS, a pod wskazanym adresem
działalność nie jest prowadzona

Czynności kontrolne polegające na spisaniu składników

majątku płatnika składek prowadzi się w miejscach ich
położenia lub przechowywania.

Czas trwania kontroli różni się w
zależności od statusu płatnika składek -
"płatnik

składek

nie

będący

przedsiębiorcą" i "płatnik składek będący
przedsiębiorcą",

oraz

liczby

ubezpieczonych zatrudnionych u danego
przedsiębiorcy.

Kontrola płatnika składek nie będącego
przedsiębiorcą:

Kontrola  płatnika  składek  nie  będącego  przedsiębiorcą  nie  powinna
trwać  dłużej  niż  miesiąc,  a  kontrola  wymagająca  pozyskania  dowodów
ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej
niż  dwa  miesiące.  W  przypadku  kontroli  płatnika  składek  nie  będącego
przedsiębiorcą, termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora
kontroli ZUS po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Kontrola płatnika składek będącego

przedsiębiorcą:

Kontrola płatnika składek przedsiębiorcy w jednym roku

kalendarzowym nie może przekraczać terminów zawartych w art.
83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, tj.:

• mikro przedsiębiorców - 12 dni roboczych,

• małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,

• średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,

• pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole

kontroli (art. 91 ust. 1 ustawy o systemie

ubezpieczeń społecznych). Sporządza się go

w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po

jednym dla każdej ze stron. Za datę

doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się

datę wysłania za pośrednictwem poczty lub

datę osobistego doręczenia protokołu kontroli

przez Inspektora Kontroli ZUS. Kontrola

zostaje zakończona w dniu doręczenia

protokołu kontroli płatnikowi składek.



oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,



dane kontrolowanego płatnika składek,



dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS

przeprowadzających kontrolę,



zakres kontroli,



czas trwania czynności kontrolnych,



opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,



przedstawienie dowodów,



pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,



pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,



informacje o wpisie do książki kontroli.

Kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu

płatnika:



Nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w

przewidzianym przepisami terminie,



Nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane

albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich

udzielenia, • udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli,



Nie dopełnia obowiązku wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych

i zasiłków finansowanych z budżetu państwa albo wypłaca je nienależnie,



Nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z

wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych,



Nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz

imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie,



Nie stwierdza nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym w

terminie,



Nie dopełnia obowiązku przekazywania dokumentów związanych z

ubezpieczeniami

społecznymi

ubezpieczeniem

zdrowotnym

odpowiedniej formie,



podlega karze grzywny do 5 000 złotych.

Zgodnie z art. 84c ustawy o swobodzie
działalności gospodarczej płatnik składek
lub

osoba

upoważniona

jego

reprezentowania może złożyć sprzeciw
wobec podjęcia i wykonywania przez
inspektora

kontroli

ZUS

czynności

kontrolnych z naruszeniem przepisów
ustawy

swobodzie

działalności

gospodarczej.

Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie w terminie 3 dni
roboczych

dnia

wszczęcia

kontroli

wraz

uzasadnieniem.  Wniesienie  sprzeciwu  powoduje  wstrzymanie
czynności  kontrolnych  przez  Zakład  Ubezpieczeń  Społecznych.
Organ  kontroli  w  terminie  3  dni  roboczych  od  dnia  otrzymania
sprzeciwu  rozpatruje  go  i  wydaje  postanowienie  o  odstąpieniu
czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu.

Na takie postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w
terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia.
Rozstrzygnięcie zażalenia następuje nie później niż w
terminie 7 dni od dnia jego wniesienia.

Nie  rozpatrzenie  sprzeciwu  bądź  zażalenia  w  terminie  jest
równoznaczne  z  wydaniem  przez  Zakład  Ubezpieczeń
Społecznych  postanowienia  uznającego  słuszność  wniesionego
zastrzeżenia.

Zgodnie  z  art.  91  ust.  3  i  4  ustawy  o  systemie  ubezpieczeń
społecznych  płatnik  składek  ma  prawo  w  terminie  14  dni  od
daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego
ustaleń,  wskazując  równocześnie  stosowne  środki  dowodowe,  a
Inspektor  Kontroli  Zakładu  ma  obowiązek  rozpatrzyć  zgłoszone
zastrzeżenia  i  w  razie  potrzeby  podjąć  dodatkowe  czynności
kontrolne.  O  sposobie  rozpatrzenia  zastrzeżeń  płatnika  składek
informuje się na piśmie.

Po upływie  terminu do wniesienia zastrzeżeń na podstawie art. 50
ust.  2m  pkt.  2  ustawy  o  systemie  ubezpieczeń  społecznych  w
pierwszej  kolejności  płatnik  składek  w  terminie  30  dni  od
otrzymania  protokołu  kontroli  jest  zobowiązany  do  złożenia
dokumentów korygujących lub brakujących.

W  przypadku  nie  wywiązania  się  z  nałożonego  obowiązku
Zakład  Ubezpieczeń  Społecznych  wydaje  decyzję.  Wydanie
decyzji  następuje  w  terminie  jednego  lub  dwóch
miesięcy. Płatnik składek na podstawie art. 50 ust. 2m pkt. 1
ustawy

systemie

ubezpieczeń

społecznych

jest

zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub
brakujących w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia
się decyzji.