Kontrola nad realizacją obowiązków przez płatnika składek

Kontrolę wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych reguluje:



ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r.

(tekst jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.),



ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. (tekst

jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.),



ustawa Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r.

(tekst jednolity Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)



rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu

przeprowadzania kontroli płatników składek z dnia 30 grudnia 1998 r. (Dz. U.

z 1998 r., Nr 164, poz. 1165).

PODSTAWA PRAWNA

Kontrola płatników składek prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń

Społecznych jest działalnością planową.

Przedmiotem kontroli jest ocena rzetelności i prawidłowości

wywiązywania się z zadań oraz obowiązków w zakresie

ubezpieczeń społecznych przez płatników składek nałożonych

ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych i innymi

ustawami.

PRZEDMIOT KONTROLI

RODZAJE KONTROLI PROWADZONYCH PRZEZ

ZUS

okresowe

(planowe)

● najczęstszy tryb prowadzenia postępowania,

● rutynowe kontrole przeprowadzane planowo u wszystkich płatników składek,

● obejmują stosunkowo najszerszy zakres czynności (inspektor ZUS zweryfikuje w zasadzie

wszystkie aspekty rozliczeń płatnika zarówno dotyczące składek, jak i ustalania wysokości

świadczeń oraz dokumentowania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych)

doraźne

● wszczynane doraźnie, najczęściej na podstawie skargi osoby ubezpieczonej, stwierdzenia

nieprawidłowości przez ZUS, uzasadnionego podejrzenia o działania niezgodne z prawem lub

mające na celu obejście przepisów prawa,

● kontrole o stosunkowo wąskim zakresie przedmiotowym – dotyczą najczęściej wyjaśnienia

dokładnie tej okoliczności, która stała się przyczyną kontroli,

● sprawa wskazana w zakresie kontroli będzie badana bardzo wnikliwie, kontrolujący będzie

gromadził wszelkie dowody z nią związane, przeanalizuje dokumentację, przesłucha płatnika, a

także świadków

problemowe

● kontrola w celu zbadania jednego aspektu rozliczeń płatnika (np. zbadanie wszystkich

zawieranych umów zlecenia, prawidłowość rozliczania składek na konkretny fundusz,

prawidłowość ustalania podstawy wymiaru świadczeń itp.),

● wszczynana z reguły w sytuacji, gdy w wyniku analizy konta płatnika zostają stwierdzone

powtarzające się błędy w danym obszarze, gdy z posiadanych przez ZUS informacji wynika, że

płatnik stosuje praktyki bezprawne lub mające na celu obejście prawa, a także gdy w

przepisach zaszły znaczące zmiany mające wpływ na rozliczenia płatników z ZUS

Zgodnie z art. 86 ust. 1 uosdg kontrolę wykonywania zadań i

obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez

płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS.

Inspektora kontroli Zakładu powołuje Prezes Zakładu na wniosek głównego inspektora kontroli

Zakładu.

Prezes Zakładu powołuje i odwołuje głównego inspektora kontroli Zakładu po zasięgnięciu

opinii Rady Nadzorczej Zakładu.

PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO KONTROLI

Inspektorem kontroli ZUS może być pracownik Zakładu, który:



posiada wyłącznie obywatelstwo polskie i korzysta w pełni z praw

cywilnych i obywatelskich;



ma nienaganną opinię i nie był karany za przestępstwo z winy umyślnej;



posiada wyższe wykształcenie;



jest zatrudniony w centrali lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu

co najmniej dwa lata;



złożył egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli Zakładu z

wynikiem pozytywnym przed komisją powołaną przez głównego inspektora

kontroli Zakładu.

INSPEKTOR KONTROLI ZUS

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:



badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji
związane z zakresem kontroli;



dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą
należności z tytułu składek;



zabezpieczać zebrane dowody;



żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;



legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;



przesłuchiwać świadków;



przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu
innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla
postępowania kontrolnego.

Inspektor kontroli Zakładu wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach
ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

UPRAWNIENIA INSPEKTORA KONTROLI ZUS

Zgodnie z art. 86 ust. 2 uosus inspektorzy kontroli ZUS prowadząc
kontrolę mają prawo badać czy płatnik składek:



w odpowiednich terminach zgłosił do ubezpieczeń społecznych
i ubezpieczenia zdrowotnego wszystkie osoby, które powinien



obliczył od prawidłowych podstaw wymiaru oraz w prawidłowych
wysokościach wszystkie należne składki oraz je zadeklarował



prawidłowo obliczył wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych
i udokumentował do nich prawo, wypłacił te świadczenia
i prawidłowo je rozliczył w poczet składek



terminowo i bez błędów opracował wnioski o emerytury i renty,



rzetelnie wystawił zaświadczenia i zgłosił dane do celów
ubezpieczeniowych

ZAKRES KONTROLI

W szczególności jednak w ramach postępowania kontrolnego ZUS sprawdza:



zapisy księgowe na kontach analitycznych i syntetycznych lub w księgach
przychodów i rozchodów,



listy płac,



umowy cywilnoprawne,



dokumentację zasiłkową,



komplet dokumentów przekazywanych do ZUS (deklaracje rozliczeniowe,
raporty imienne wraz z dokumentami potwierdzającymi zapłatę składek).

Zakres  kontroli  powinien  zostać  szczegółowo  wskazany  w  upoważnieniu  do
przeprowadzenia  kontroli,  przekazywanym  płatnikowi  w  dniu  wszczęcia  postępowania.
Warto  dokładnie  zapoznać  się  z  tym  upoważnieniem,  ponieważ  inspektorowi  kontroli  nie
wolno wykraczać poza zakres w nim wskazany.

Generalnie obowiązuje zasada, iż każdy płatnik, w zakresie określonym

ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych może być objęty kontrolą przez

służby kontrolne ZUS.

Reguły i zasady kontroli są modyfikowane i dostosowywane do bieżącej

sytuacji. Płatnik składek, który nie przestrzega obowiązujących zasad

rozliczeń, w tym przede wszystkim dokonujący ich z błędami lub

zaniedbujący ich złożenia, jak też korygujący rozliczenia za okres wstecz,

może spodziewać się kontroli.

KTO PODLEGA KONTROLI?

W przypadku osób, które prowadzą działalność jednoosobowo i odprowadzają składki

tylko na własne ubezpieczenia, ZUS zasadniczo nie wszczyna postępowań kontrolnych.

Nadzór nad prawidłowym realizowaniem obowiązku składkowego przez tych płatników

jest sprawowany na bieżąco, przez pracownika ZUS odpowiedzialnego za prowadzenie

konta płatnika. Prawidłowość w zakresie rozliczeń składkowych osób opłacających składki

wyłącznie za siebie jest również weryfikowana, np. przy wystawianiu zaświadczenia o

niezaleganiu czy rozpatrywaniu wniosku o wypłatę świadczeń. Jednakże trzeba mieć na

uwadze, że w uzasadnionych przypadkach kontrola ZUS może zostać

wszczęta również u takiego płatnika składek (§ 2 rozporządzenia w sprawie

szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek).

Płatnicy składek zgodnie z art. 88 ustawy o systemie ubezpieczeń
społecznych są zobowiązani:



udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane
z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły
kontroli, pozostałą dokumentację),



udostępnić do oględzin składniki majątku,



sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,



zapewnić

niezbędne

warunki

przeprowadzenia

czynności

kontrolnych,



udzielać wyjaśnień,



przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym
na język polski.

OBOWIĄZKI PŁATNIKA

Kontrola ZUS sięga zwykle nie dalej niż poprzednich 5 lat. W związku z tym

przedsiębiorca powinien pamiętać o przechowywaniu dokumentacji związanej

z rozliczaniami z ZUS oraz poszczególnymi pracownikami. Dokumenty, jak

deklaracje ZUS-DRA oraz miesięczne raporty (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) należy

przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentację pracowniczą,

zgodnie z przepisami, powinno się przechowywać przez okres 50 lat od dnia

zakończenia pracy danego pracownika. Dotyczy to m.in. listy płac, karty wynagrodzeń

czy umowy zleceń od których odprowadzane były składki ubezpieczeń. Warto również

przechowywać dokumenty płatnicze jakie potwierdzą opłacanie składek ZUS. Mogą być

to m.in. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe czy inne potwierdzenia wpłat.

OBOWIĄZEK PRZECHOWYWANIA

DOKUMENTACJI

ZUS  nie  może  wszcząć  kontroli,  jeżeli  w  firmie  jest  prowadzona  kontrola
przez inny organ. Zakaz ten jest bezwzględny i nie może zostać pominięty
nawet na wniosek kontrolowanego przedsiębiorcy.
Wyjątkiem  od  zasady  nieprowadzenia  równolegle  dwóch  (lub  więcej)
kontroli  jest  postępowanie  podejmowane  w  przedsiębiorstwie,  którego
działalność obejmuje więcej niż jeden zakład lub inną wyodrębnioną część
(przedstawicielstwo,  delegaturę,  oddział  itp.).  Zakaz  prowadzenia
jednocześnie  dwóch  lub  więcej  kontroli  odnosi  się  wtedy  do  wydzielonej
części przedsiębiorstwa.

Zakazu tego nie stosuje się również w przypadkach, gdy kontrola jest niezbędna
dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,
przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia
skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia

ZAKAZ JEDNOCZESNEGO PROWADZENIA DWÓCH KONTROLI

KSIĄŻKA KONTROLI

Do  ustalenia,  czy  w  firmie  nie  toczy  się  równolegle  kontrola  innego  organu,  służy
książka  kontroli,  którą  każdy  przedsiębiorca  ma  obowiązek  prowadzić  i
przechowywać w swojej siedzibie, razem z upoważnieniami oraz protokołami kontroli.
Każdy  organ  kontroli  rozpoczynający  postępowanie  w  danej  firmie  ma  obowiązek
wpisać się do książki kontroli.
Książka kontroli może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Jeżeli
jest  ona  prowadzona  w  formie  elektronicznej,  przedsiębiorca  na  żądanie  organu
kontroli ma obowiązek udostępnić jej wydruk, poświadczony przez siebie za zgodność
z oryginałem.
Prowadzenie  książki  kontroli  nie  powinno  być  traktowane  jak  kolejny
zbędny obowiązek.  Jest  ona  bowiem  ważnym  narzędziem  ochrony  interesów
przedsiębiorcy,  uniemożliwiającym  prowadzenie  w  jego  firmie  jednocześnie  kilku
postępowań

kontrolnych,

które

mogą

skutecznie

zdezorganizować

pracę

przedsiębiorstwa.

Na proces kontroli składają się:



doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,



doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,



zapewnienie warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych,



czas trwania kontroli,



zakończenie czynności kontrolnych,



środki odwoławcze.

PROCES KONTROLI

ZUS ma obowiązek powiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia u niego
postępowania kontrolnego (art. 79 uosdg).
Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, następuje:



za pokwitowaniem za pośrednictwem operatora pocztowego,



osobiście przez inspektora kontroli ZUS.

Inspektor  kontroli  ZUS  doręcza  zawiadomienie  o  zamiarze  wszczęcia  kontroli
płatnikowi składek lub osobie upoważnionej przez płatnika składek.
  Od  momentu  skutecznego  dostarczenia  zawiadomienia  o  planowanej  kontroli  do
momentu wszczęcia postępowania nie może minąć mniej niż 7 dni i nie więcej niż 30
dni  (art.79  ust.  4  lub  5  uosdg).  Przekroczenie  30-dniowego  terminu  na  wszczęcie
czynności kontrolnych wymaga ponownego zawiadomienia.
Na  pisemny  wniosek  płatnika  składek  wszczęcie  kontroli  może  nastąpić  przed
upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

ZAWIADOMIENIE O ZAMIARRZE WSZCZĘCIA KONTROLI

Zgodnie z art. 79 ust. 6 uosdg zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:



oznaczenie organu,



datę i miejsce wystawienia,



oznaczenie przedsiębiorcy,



wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,



podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się w przypadku gdy:



płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego
siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności,



doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

http://www.zus.pl/files/Wz%C3%B3r_zawiadomienie.pdf

Wszczęcie kontroli następuje z chwilą doręczenia
upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej
i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do
przeprowadzenia kontroli, a w przypadku jego
nieobecności, po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów
osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek.
Płatnik może upoważnić dowolną osobę do reprezentowania go
podczas kontroli (np. kadrową, księgową, innego pracownika,
członka zarządu itp.). Osoba upoważniona przez płatnika do
reprezentowania go w trakcie czynności kontrolnych musi posiadać pisemne upoważnienie, które
powinno zawierać sformułowanie, że „osoba upoważniona reprezentuje płatnika składek podczas
kontroli prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych”. ZUS nie uznaje ogólnego
pełnomocnictwa upoważniającego daną osobę do reprezentowania spółki
(przedsiębiorcy); w takim przypadku niezbędne jest imienne upoważnienie do
reprezentowania płatnika w czasie kontroli ZUS.

DORĘCZENIE UPOWAŻNIENIA DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje Główny Inspektor Kontroli ZUS lub upoważnieni przez
niego inspektorzy kontroli ZUS.
Upoważnienie powinno zawierać:



oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,



podstawę prawną,



datę i miejsce wystawienia,



dane inspektora kontroli ZUS przeprowadzającego kontrolę,



dane płatnika składek,



okres trwania kontroli,



zakres przedmiotowy kontroli,



podpis osoby udzielającej upoważnienia,

Dokument, który nie spełnia powyższych wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli, a
zakres kontroli nie może wykraczać poza ten, który został wskazany w upoważnieniu.

http://www.zus.pl/files/Wz%C3%B3r_upowa%C5%BCnienie.pdf

UPOWAŻNIENIE DO PRZEPROWADZENIA

KONTROLI

Nie wszczyna się kontroli w przypadku nieobecności płatnika składek, a także
  w  przypadku  braku  pisemnego  wskazania  przez  płatnika  składek  osoby
upoważnionej  do  reprezentowania  go  w  czasie  kontroli,  w  szczególności  w
czasie jego nieobecności.
Inspektor  kontroli  ZUS  ma  obowiązek  poinformować  kontrolowanego
przedsiębiorcę  lub  osobę,  wobec  której  podjęto  czynności  kontrolne,  o  jego
prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.
W  czynnościach  kontrolnych,  na  podstawie  odrębnego  upoważnienia,  może
uczestniczyć

pracownik

ZUS

nie

będący

inspektorem

kontroli,

przygotowujący  się  do  przystąpienia  do  egzaminu  kwalifikacyjnego  na
stanowisko  inspektora  kontroli  ZUS.  Uczestnictwo  takiej  osoby  w  kontroli
wymaga  dla  niej  odrębnego,  imiennego  upoważnienia  (§  6  rozporządzenia  w
sprawie szczegółowych zasad        i trybu przeprowadzania kontroli płatników
składek).

W myśl art. 90 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kontrola przeprowadzana jest
w  siedzibie  płatnika  składek  oraz  w  miejscach  prowadzenia  przez  niego  działalności.
Jednak  w  przypadku  wyrażenia  pisemnej  zgody  przez  płatnika  kontrola  może  odbyć  się  w
siedzibie ZUS, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
W  takiej  sytuacji  płatnik  ma  obowiązek,  na  żądanie  inspektora  kontroli,  wydać  badaną
dokumentację na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania – nie dłuższy jednak niż 3
tygodnie.  Z  wydania  dokumentów  sporządza  się  protokół,  w  którym  zostają  one  szczegółowo
wyliczone, a protokół musi zostać podpisany przez inspektora kontroli i przez płatnika składek.
ZUS zapewnia płatnikowi, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów.
Czynności  kontrolne  mogą  zostać  przeprowadzone  w  jednostce  ZUS  także  wówczas,  gdy
pomieszczenie wskazane przez płatnika składek:



nie spełnia warunków technicznych (np. brak miejsca do sporządzenia protokołu, lokal stwarza

zagrożenie dla życia lub zdrowia kontrolującego);



nie posiada odpowiednich zabezpieczeń przed uszkodzeniem oraz dostępem do dokumentacji

przez osoby nieuprawnione (np. pomieszczenie ogólnodostępne dla wszystkich).

MIEJSCE PROWADZENIA KONTROLI

Warto podkreślić, że czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone bez zgody płatnika
składek w siedzibie jednostki ZUS, jeżeli ich charakter tego wymaga, a w szczególności, gdy:



zachodzi konieczność przesłuchania w charakterze świadka byłego pracownika płatnika
składek,



płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby, jak również
nie dokonał wykreślenia i zmiany adresu siedziby firmy w CEIDG lub KRS, a pod
wskazanym adresem działalność nie jest prowadzona.

Czynności kontrolne polegające na spisaniu składników majątku płatnika składek prowadzi
się w miejscach ich położenia lub przechowywania.
Możliwe jest również postępowanie w miejscach prowadzenia działalności przez osoby

trzecie,  w  związku  z  powierzeniem    tym  osobom  niektórych  czynności  na  podstawie
odrębnych  umów.  Chodzi  o  dosyć  częstą  sytuację,  kiedy  rozliczenia  płacowe  są  zlecane
zewnętrznej firmie.            W takiej sytuacji dokumentacja płacowo-księgowa znajduje się
nie u płatnika, ale np. w biurze rachunkowym, które prowadzi jego rozliczenia.  ZUS może
wówczas prowadzić czynności kontrolne w siedzibie biura rachunkowego albo innej
firmy, usługowo prowadzącej rozliczenia przedsiębiorstwa.

Czas  trwania  kontroli  różni  się  w  zależności  od  statusu  płatnika  składek  oraz  od  liczby
ubezpieczonych zatrudnionych u danego przedsiębiorcy.
Kontrola  płatnika  składek  niebędącego  przedsiębiorcą  nie  powinna  trwać  dłużej  niż
miesiąc,            a  kontrola  wymagająca  pozyskania  dowodów  ze  źródeł  osobowych,  opinii  z
innych  instytucji  nie  powinna  trwać  dłużej  niż  dwa  miesiące.  W  przypadku  kontroli
płatnika  składek  niebędącego  przedsiębiorcą,  termin  wszczęcia  kontroli  jest  ustalany
przez inspektora kontroli ZUS po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Kontrola  płatnika  składek  będącego  przedsiębiorcą  w  jednym  roku  kalendarzowym  nie
może  przekraczać  terminów  zawartych  w  art.  83  ust.  1  ustawy  o  swobodzie  działalności
gospodarczej, tj.:



mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,



małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,



średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,



pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

CZAS TRWANIA KONTROLI

Ograniczenia czasu trwania kontroli mają chronić przedsiębiorców przed dezorganizacją, do której

mogą doprowadzić nasilone, długotrwałe, częste kontrole poszczególnych organów. Prowadząc
postępowanie w przedsiębiorstwie ZUS musi przestrzegać limitów czasowych trwania kontroli.

Planowany termin zakończenia kontroli powinien zostać wskazany najpóźniej w dniu wszczęcia

postępowania i przekazania płatnikowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (art. 89 ust. 1a
pkt 6 uosus).

Przedłużenie czasu trwania kontroli poza termin wskazany w upoważnieniu jest możliwe tylko z

przyczyn  niezależnych  od  ZUS  i  zawsze  wymaga  uzasadnienia  na  piśmie.  Uzasadnienie  jest
doręczane  przedsiębiorcy  i  wpisywane  do  książki  kontroli  przed  podjęciem  dalszych  czynności
kontrolnych.  Nawet  w  przypadku  uzasadnionego  przedłużenia  postępowania  łączny  czas  kontroli
nie może przekroczyć granicznych terminów wskazanych w ustawie o sdg.

W danym roku kalendarzowym ZUS może wszcząć ponowną kontrolę w tym samym zakresie tylko

w przypadku stwierdzenia w trakcie poprzedniego postępowania rażących
nieprawidłowości. Łączny czas takiej „dodatkowej” kontroli nie może przekroczyć 7 dni (w tym
przypadku ustawa nie wskazuje, że chodzi o dni robocze). Tego czasu nie wlicza się do liczby dni
kontroli, które zostały wyznaczone dla poszczególnych grup przedsiębiorców.

Ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się w gdy kontrola jest niezbędna dla przeciwdziałania

popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

ZUS kontroluje Alfa Sp. z o.o. Tego płatnika obowiązuje 18-dniowy limit czasu trwania kontroli. Kontrola
została wszczęta 26 sierpnia 2013 r. (a zatem 18 dni roboczych na przeprowadzenie postępowania upłynie
18 września 2013 r.). Inspektor ZUS przebywał w kontrolowanej firmie w następujących okresach:



od 26 do 30 sierpnia (5 dni),



od 2 do 6 września (5 dni),



od 12 do 13 września (2 dni),



od 16 do 17 września (2 dni).

Kontrolujący  18  września  2013  r.  ponownie  pojawił  się  w  spółce  w  celu  kontynuowania  kontroli.  Płatnik
nie  wyraził  na  to  zgody  i  wniósł  sprzeciw  na  niezgodne  z  przepisami  prowadzenie  postępowania
kontrolnego. ZUS, jako organ kontroli, wykorzystał już w tej firmie 18 dni roboczych przysługujących na
zakończenie  postępowania.  Inspektor  ZUS  utrzymywał  jednak,  że  efektywny  czas  przeprowadzanej
kontroli to nie 18, ale dopiero 14 dni roboczych. Było to jednak błędne stanowisko. Czas trwania kontroli
liczy się od daty doręczenia upoważnienia i wpisu w książce kontroli do doręczenia protokołu kontroli. Z
tego  okresu  nie  wyłącza  się  dni,  w  których  kontrolujący  nie  prowadził  czynności  w  przedsiębiorstwie.
Inspektor kontroli powinien zaprzestać prowadzenia czynności natychmiast po otrzymaniu informacji, że
kontrolowany płatnik złożył sprzeciw. Jeżeli ZUS uzna sprzeciw, kontrola nie będzie mogła być w tym roku
wznowiona.  Nie  będzie  też  możliwe  przeprowadzenie  ponownego  postępowania  kontrolnego,  bo  ZUS
wykorzystał wszystkie przysługujące na dany rok dni, w czasie których mógł kontrolować tego płatnika.

PRZYKŁAD

Zgodnie z art. 91 ust. 1 uosus zakończenie czynności kontrolnych polega na sporządzeniu
protokołu kontroli określającego, poza danymi płatnika i jednostki kontrolującej:



zakres kontroli,



czas trwania czynności kontrolnych,



opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,



przedstawienie dowodów,



pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,



pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,



informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla
każdej ze stron. Za datę doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się datę wysłania za
pośrednictwem poczty lub datę osobistego doręczenia protokołu kontroli przez inspektora
kontroli ZUS. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli
płatnikowi składek.

PROTOKÓŁ KONTROLI

Zgodnie  z  art.  84c  uosdg  płatnik  składek  lub  osoba  upoważniona  do  jego
reprezentowania  może  złożyć  sprzeciw  wobec  podjęcia  i  wykonywania  przez
inspektora kontroli ZUS czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów ustawy.
Sprzeciw  przedsiębiorca  wnosi  na  piśmie  w  terminie  3  dni  roboczych  od  dnia
wszczęcia  kontroli  wraz  z  uzasadnieniem.  Wniesienie  sprzeciwu  powoduje
wstrzymanie  czynności  kontrolnych  przez  ZUS.  Organ  kontroli  w  terminie  3  dni
roboczych  od  dnia  otrzymania  sprzeciwu  rozpatruje  go                          i  wydaje
postanowienie o odstąpieniu czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu.
Na takie postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od
dnia  otrzymania  postanowienia.  Rozstrzygnięcie  zażalenia  następuje  nie  później
niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia.
Nierozpatrzenie  sprzeciwu  bądź  zażalenia  w  terminie  jest  równoznaczne  z
wydaniem  przez  ZUS  postanowienia  uznającego  słuszność  wniesionego
zastrzeżenia.

ŚRODKI ODWOŁAWCZE

Płatnik nie ma możliwości odwołania się od ustaleń protokołu do wyższej instancji.

Jednakże zgodnie z art. 91 ust. 3 i 4 uosus płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni

od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując

równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek

rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności

kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.

Podważenie ustaleń kontroli może nastąpić dopiero po wydaniu przez ZUS decyzji,

która kończy postępowanie przed organem rentowym i od której przysługuje płatnikowi

odwołanie do sądu.

Ostatnim  obowiązkiem  związanym  z  postępowaniem  kontrolnym  jest
złożenie  korekty  dokumentacji  zgodnie  z  ustaleniami  kontroli  oraz
opłacenie  zaległych  składek  wraz  z  odsetkami  –  jeżeli  w  wyniku  kontroli
dokonano przypisu składek.
W  ciągu  30  dni  od  daty  otrzymania  protokołu  przedsiębiorca,  który
zgadza  się                  z  wynikiem  kontroli  ma  obowiązek  złożyć  dokumenty
korygujące lub te, w zakresie których wykazano braki.
W sytuacji, gdy płatnik nie wywiąże się z ww. obowiązków, Inspektor ZUS
               w terminie jednego lub dwóch miesięcy wydaje decyzję. Po jej
uprawomocnieniu  przedsiębiorca  jest  zobowiązany  dokonać  stosownych
korekt w terminie kolejnych 30 dni.

OBOWIĄZKI PŁATNIKA W ZALECENIACH POKONTROLNYCH

W firmie Bud-Rem Sp. z o.o. zakończyła się kontrola ZUS. Płatnik nie zgadza się z ustaleniami inspektora kontroli,
które  skutkują  obowiązkiem  opłacenia  zaległych  składek  wraz  z  odsetkami.  Aby  skutecznie  zakwestionować
ustalenia kontroli, płatnik powinien:
Krok 1
Poczekać  na  dostarczenie  mu  protokołu  kontroli,  w  którym  będą  wyszczególnione  wszystkie  stwierdzone
nieprawidłowości oraz wskazane podstawy prawne, na podstawie których ZUS dokonał przypisu składek.
Krok 2
Złożyć zastrzeżenia do protokołu kontroli w terminie 14 dni od jego otrzymania.
Krok 3
Inspektor  ZUS  odniesie  się  pisemnie  do  zastrzeżeń  wniesionych  do  protokołu  kontroli.  Jeżeli  uzna  zastrzeżenia,
protokół zostanie aneksowany i sprawa zakończy się na tym etapie.
Krok 4
Inspektor  ZUS  nie  uznał zastrzeżeń  płatnika. W tej  sytuacji  przedsiębiorca powinien wystąpić  do ZUS o wydanie
decyzji. W decyzji ZUS ustali podstawy wymiaru składek zgodnie z protokołem kontroli oraz szczegółowo uzasadni
swoje  stanowisko.  Jeżeli  przedsiębiorca  nie  wystąpi  o  wydanie  decyzji,  ale  w  terminie  30  dni  od  otrzymania
protokołu kontroli nie skoryguje dokumentacji zgodnie z nim, ZUS wyda decyzję z urzędu.
Krok 5
Wniesienie odwołania do sądu od decyzji organu, za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję, w terminie
1 miesiąca od jej dostarczenia.
O  zasadności  stanowisk  obu  stron  (przedsiębiorcy  i  ZUS)  rozstrzygnie  sąd,  uchylając  sporną  decyzję  ZUS  lub
oddalając odwołanie płatnika.