Przekazywanie

materiałów

archiwalnych do

archiwów

państwowych

• Zgodnie z zarządzeniem Naczelnego

Dyrektora Archiwów Państwowych z 25
lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych
zasad porządkowania oraz trybu
przekazywania materiałów archiwalnych
do archiwów państwowych (Monitor
Polski nr 4, póz. 31) archiwa zakładowe
są zobowiązane do przekazywania po 25
latach materiałów archiwalnych
właściwym terytorialnie archiwom
państwowym

• Materiały archiwalne

uporządkowane zgodnie z
przedstawionymi wcześniej
zasadami przekazuje się do
archiwów państwowych na
podstawie spisów zdawczo-
odbiorczych

• Spisy te powinny być wykonane

w 3 egzemplarzach z których
jeden pozostaje w archiwum
zakładowym natomiast dwa
pozostałe powinny być
przekazane do archiwum
państwowego

• Należy przy tym pamiętać by

każda pozycja spisu
odpowiadała jednej tylko
jednostce aktowej

• Liczba porządkowa spisu

powinna być również
naniesiona (ołówkiem) na
każdą jednostkę aktową i
stanowić będzie sygnaturę
wstępną przekazywanych
akt.

• Szczególnie istotnym jest

przekazywanie materiałów
archiwalnych kompletnych i z
pewnych okresów czasowych

• Niedopuszczalne jest

przekazywanie akt w których
występują luki (np.
zarządzenia wewnętrzne z lat
1960-1964 i 1967-1970 lub
sprawozdania finansowe z
podanych wyżej okresów)

• Materiały archiwalne

powinny być
zewidencjonowane na
spisach zdawczo-odbiorczych
w podziale na komórki
organizacyjne aktotwórcy

• Przekazywanie materiałów

archiwalnych odbywa się na
koszt zakładu pracy, który je
wytworzył bądź przechował

• Spisy należy dostarczyć do

archiwum państwowego co
najmniej 2 tygodnie przed
przewidywanym terminem
przekazania materiałów
archiwalnych

• Jeżeli przekazywanie akt

odbywa się po raz pierwszy, do
spisów zdawczo-odbiorczych
dołączyć należy notatkę
informacyjną zawierającą
krótki rys historyczny instytucji
przekazującej oraz schemat jej
struktury organizacyjnej.

• Archiwa państwowe

przejmują tylko
dokumentację odpowiednio
uporządkowna oraz
znajdujące się w dobrym
stanie fizycznym

.

• archiwum państwowe może

żądać przekazania wraz z
materiałami archiwalnymi
odpowiednich pudel
archiwalnych

•Brakowanie dokumentacji

niearchiwalnej

• Dokumentacja nie stanowiąca

materiałów archiwalnych, z chwilą
kiedy utraci swoją przydatność do
celów praktycznych, podlega
brakowaniu, to znaczy
wydzieleniu z zasobu aktowego
archiwum zakładowego lub
składnicy akt i przekazaniu na
makulaturę lub zniszczenie.

• Brakowanie należy do jednej z

najważniejszych czynności
archiwalnych. Niewłaściwe
przeprowadzenie tej procedury
może spowodować
nieodwracalne skutki. Dlatego
też czynności z nią związane
należy wykonywać rzetelnie, z
dużą rozwagą, poczuciem
odpowiedzialności i świadomości,
że treści zniszczonych akt nie da
się już odtworzyć.

• Należy jednocześnie zwrócić

uwagę, że zgodnie z przepisem
art. 34 ust. l ustawy o
narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach, za stan akt
przechowywanych w archiwach
zakładowych (składnicach akt) w
tym i za czynności związane z
brakowaniem odpowiada
osobiście kierownik jednostki
organizacyjnej.

• Czynność brakowania

dokumentacji niearchiwalnej
odbywa się komisyjnie

• Komisja brakowania

powoływana jest przez
kierownika jednostki
organizacyjnej

• W skład komisji brakowania

dokumentacji niearchiwalnej
wchodzić powinni przedstawiciele:

- Komórek organizacyjnych których

dokumentacja podlega brakowani

- Osoba odpowiedzialna za

prowadzenie archiwum
zakładowego lub składnicy akt

• Brakowanie akt w archiwum i

składnicy, które są
uporządkowane jest
stosunkowo proste. Polega na
przejrzeniu spisów zdawczo-
odbiorczych ze szczególnym
uwzględnieniem rubryki
kwalifikującej dokumentacji na
kategorie archiwalne i daty
wskazujące termin jej
wybrakowania.

• Dokumentację dla której

termin przechowywania już
minął, należy spisać na
formularzu, w kolejności
przeglądanych spisów
zdawczo-odbiorczych i pozycji
pod jaką dokumentacja
proponowana do zniszczenia
jest zapisana

• Szczególnie starannie powinna

być wypełniona rubryka „tytuł
akt". Treść wymienionej tutaj
dokumentacji musi być
precyzyjna i nie budzić
żadnych wątpliwości co do
faktycznej zawartości
poszczególnych teczek.

• Nie należy stosować tytułów

zbyt ogólnych, np.
„korespondencja", „akta
ogólne", „akta finansowe", lecz
klasyfikować dokumentację
według jej rodzajów. W
przypadku sporządzenia spisów
w oparciu o wykaz akt, należy
posługiwać się hasłami
trzeciego i czwartego

rzędu

• Dopuszczalne jest, a nawet

pożądane, aby dokumentację
jednego rodzaju wymieniać
pod jedną pozycją spisu
dokumentacji przeznaczonej
na zniszczenie, a liczbę
tomów uwzględnić w rubryce
„liczba teczek”

• Po ostatniej pozycji spisu należy

dokonać podsumowania, na które
składają się następujące elementy:
liczba jednostek archiwalnych, daty
skrajne proponowanej na zni-
szczenie dokumentacji i przybliżony
jej rozmiar (w mb.) oraz nazwisko
osoby brakującej akta. Spis ten
powinien być zaaprobowany przez
kierowników komórek
organizacyjnych, których doku-
mentacja podlegają brakowaniu.

• Powołana w jednostce

organizacyjnej komisja ze
swojej czynności sporządza
protokół oceny dokumentacji
niearchiwalnej

• wszystkie państwowe i

samorządowe jednostki
organizacyjne brakują i
przekazują na makulaturę lub
zniszczenie wszelką
dokumentację niearchiwalną
(kategoria „B") wyłącznie na
podstawie zezwolenia.

• Zezwolenie wydaje właściwie

terytorialnie archiwum
państwowe

• Do wniosku o wydanie

zezwolenia na brakowanie należy
dołączyć dokumenty brakowania
obejmujące „protokół oceny
dokumentacji
niearchiwalnej„ oraz „spis
dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej na makulaturę"

• Obowiązek uzyskiwania zezwoleń

właściwego archiwum państwowego na

brakowanie przeterminowanej

dokumentacji kategorii „B" obejmuje

także jednostki organizacyjne powstałe

z przekształcenia państwowej jednostki

organizacyjnej z tym, że dotyczy to

wyłącznie dokumentacji wytworzonej w

okresie państwowego bytu jednostki.

Zasada ta dotyczy w tym samym

zakresie jednostek organizacyjnych

samorządu terytorialnego.

• Jednostki niepaństwowe mogą

także wystąpić do archiwum
państwowego o opinię, czy
przedstawione dokumenty
proponowane do wybrakowania
nie obejmują materiałów
archiwalnych w rozumieniu ustawy
archiwalnej i czy nie ma innych
przeciwwskazań, aby
dokumentacja niearchiwalna
została przekazana na zniszczenie.

• W tym przypadku archiwum

państwowe nie wydaje
zezwolenia, lecz jedynie
wyraża na piśmie swoją opinię,
czy zgodnie z powszechnie
obowiązującymi okresami
przechowywania dokumentacja
ta może być zniszczona

• Przekazywanie wybrakowanej

dokumentacji na makulaturę

• Po uzyskaniu zezwolenia na

zniszczenie dokumentacji
niearchiwalnej, następuje ich
fizyczne wyłączenie z zasobu.

• Wybrakowaną dokumentację

należy zniszczyć w taki
sposób, aby niemożliwe było
odtworzenie jej treści.

• Fakt wyłączenia z zasobu

dokumentacji niearchiwalnej należy
odnotować w spisach zdawczo-
odbiorczych, natomiast
dokumentację brakowania wraz z
oryginałem zezwolenia należy
włączyć do odpowiedniej teczki
stanowiącej dokumentację własną
archiwum zakładowego lub składnicy
akt.

•ARCHIWIZOWANIE

(PORZĄDKOWANIE)
DOKUMENTACJI AKTOWEJ

• Zespół archiwalny - całość

materiałów archiwalnych w
danej kancelarii niezależnie
od ich formy, powstałych w
ramach jednostki
organizacyjnej w trakcie
wykonywania przez nią
podstawowych zadań i
przejętych przez archiwum
państwowe

• W skład tworzonych

współcześnie zespołów
archiwalnych mogą wchodzić
także materiały archiwalne
innych aktotwórców,
zgromadzone przez daną
jednostką organizacyjną w
trakcie wykonywania
określonych zadań.

• W skład poszczególnych zespołów,

poza klasyczną dokumentacją
aktową, mogą wchodzić również
nieaktowe rodzaje dokumentacji
współczesnej, tj, dokumentacja
techniczna, kartograficzna,
mechaniczna, komputerowa i inna,
powstająca u twórcy zespołu
archiwalnego

• Granice chronologiczne

zespołów archiwalnych
wyznaczają daty powołania i
likwidacji ich twórców,
zasadniczych reorganizacji,
zwłaszcza natury ustrojowej,
a także zmiany zakresu ich
kompetencji

• Ze względu na strukturę

wewnętrzną i pochodzenie
dokumentacji wcho dzącej w
skład zespołów dzielimy je
na:

- zespoły proste, i
- zespoły złożone.

• Zespół archiwalny prosty jest to

zespół powstały w wyniku
działalności twórcy zespołu,
którego zadania, organizacja i
funkcje nie ulegały zbyt częstym
zmianom i zbyt licznym
przekształceniom powodującym
dziedziczenie dokumentacji
archiwalnej.

• Zatem zespół prosty to

zespół wytworzony przez
jedną kancelarię, która nie
podlegała zmianom
organizacyjnym

• Zespół złożony - jest to zespół,

który z jednej strony zawiera
dokumentację przejętą w drodze
dziedziczenia, połączoną z
dokumentacją sukcesora w taki
sposób, że jej wydzielenie w
odrębny zespół jest niemożliwe lub
wręcz niecelowe, z drugiej zaś
posiada on budowę powikłaną przez
istnienie w strukturze jego twórcy
kilka samodzielnych, zazwyczaj
równorzędnych kancelarii.

• Przejęcie zakresu kompetencji

lub zadań przez jedną jednostkę
organizacyjną od drugiej z reguły
pociąga za sobą dziedziczenie
dokumentacji

• Z pojęciem zespołu

złożonego wiąże się ściśle
pojęcie sukcesji. W
archiwistyce wyróżniamy:

• sukcesję bierną, zwaną także

sukcesją martwą, i

• sukcesję czynną, czyli żywą.

• Sukcesja bierna ma miejsce

wtedy, kiedy sukcesor przejmuje
dokumentację spraw i nie
kontynuuje ich. Natomiast z
sukcesją czynną mamy wtedy do
czynienia, kiedy teczki akt spraw
rozpoczętych przez
sukcesodawcę są kontynuowane
przez sukcesobiorcę

• Oprócz zespołów prostych i

złożonych wyróżniamy też:

• zespoły otwarte, i
• zespoły zamknięte.

• Zespól otwarty to zespół

archiwalny, do którego
stopniowo dopływa
archiwizowana różnego
rodzaju dokumentacja od
czynnego twórcy zespołu
archiwalnego.

• Zespołem archiwalnym

zamkniętym nazywamy
zespół, którego twórca
zakończył definitywnie swoją
działalność.

• Dokumentacja wytworzona

przez jednostkę
organizacyjną stanowi pewną
całość. Jest ona ze sobą
wzajemnie powiązana, co
odzwierciedla realizację
wszystkich zadań
statutowych jednostki.

• W tym przypadku mamy do

czynienia z zasadą
niepodzielności zespołu,
zwanej zasadą proweniencji

• Zasada ta sprowadza się do tego,

że materiały archiwalne
wytworzone przez jedną jednostkę
organizacyjną w czasie jej
działalności w określonym okresie
i na określonym terytorium tworzą
zamkniętą całość, której nie wolno
dzielić. Ponadto zasada ta
sprowadza się do tego, że:

• porządkowana w archiwach

dokumentacja wchodząca w
skład poszczególnych zespołów,
powinna posiadać taki układ w
zespole, jaki posiadała w
kancelarii lub registraturze w
trakcie jej narastania.

• Przy archiwizacji należy

pamiętać także o tzw. zasadzie
przynależności terytorialnej
akt, zwaną zasadą pertynencji.
Jest to zasada poszanowania
związku zespołów archiwalnych
z terytorium, na którym one
powstały. Oznacza to, że
dokumentacja wytworzona na
danym terytorium musi być na
nim przechowywana.

• W trakcie porządkowania

dokumentacji wyróżniamy
następujące etapy i
czynności:

• studia wstępne,
• rozpoznanie przynależności

zespołowej materiałów
archiwalnych,

• segregacja dokumentacji,
• systematyzacja dokumentacji

w obrębie zespołu,

• weryfikacja kategorii

archiwalnych,

• brakowanie przeterminowanej

dokumentacji niearchiwalnej

• archiwizowanie materiałów

archiwalnych,

• archiwizowanie dokumentacji

niearchiwalnej,

• uzupełnianie opisów

dokumentacji pozostającej w
archiwum zakładowym,

• wydzielanie materiałów

archiwalnych,

• nadawanie układu dokumentacji w

zespole,

• inwentaryzacja,
• znakowanie dokumentacji

(nadawanie sygnatury archiwalnej),

• opracowanie krótkiego rysu

historycznego jednostki
organizacyjnej.

• Studia wstępne
W ich trakcie należy skompletować

niezbędne materiały normatywne

(wycofane z użytku oraz aktualnie

obowiązujące), dotyczące

postępowania z dokumentacją w

danej jednostce organizacyjnej, a

więc przede wszystkim statut,

regulaminy i schematy

organizacyjne aktotwórcy oraz

jego instrukcję kancelaryjną i

rzeczowy wykaz akt oraz zapoznać

się z nimi.

• Rozpoznanie przynależności

zespołowej czyli dokonać
podziału porządkowanej
dokumentacji na, w miarę
możliwości, zespoły proste.

• Jeśli sposób wytwarzania, obiegu,

rejestracji kancelaryjnej i

gromadzenia dokumentacji był

zgodny z ogólnie obowiązującymi

zasadami, to określenie jej

przynależności zespołowej nie

będzie stanowiło problemu.

Dokumentacja taka posiadać

będzie niezbędne elementy opisu

na zewnętrznej stronie okładek,

przede wszystkim nazwę

jednostki organizacyjnej

(pieczątka firmowa bądź napisy).

• Segregacja dokumentacji
Czynność ta polega głównie na

wydzielaniu fizycznym z całego
zasobu i umieszczeniu na
odrębnych regałach
poszczególnych zespołów
archiwalnych. W ten sposób
uniknie się ich wtórnego
wymieszania.

• Następnie następuje tzw.

segregacja akt w obrębie
poszczególnych zespołów. Polega
ona na podzieleniu całego
zespołu na poszczególne komórki
organizacyjne (wydziały, działy,
samodzielne stanowiska itp.)
względnie grupy rzeczowe.

• W trakcie segregacji należy także

wydzielić dokumentację niearchiwalną.
Dokumentacja kategorii „B" zazwyczaj
tworzą dwie grupy dokumentacji:

- dokumentacja niearchiwalna

przeterminowana której okres
obligatoryjnego przechowywania już
minął i którą można wybrakować, i

• dokumentacja niearchiwalna

nieprzeterminowana, tj. taka, która
musi być jeszcze przechowywana w
archiwum zakładowym, w stanie
odpowiednio zarchiwizowanym.

• Systematyzacja dokumentacji

w obrębie zespołu czyli
nadanie jej układu zazwyczaj
według struktury
organizacyjnej

• Całość dokumentacji (oddzielnie

kat. A i kat. B) dzielimy na
komórki organizacyjne, w ich
obrębie zaś na grupy rzeczowe
obejmujące dokumentację
wytworzoną w kolejnych latach.
Klasyfikację w obrębie
poszczególnych lat ułatwiają
daty znajdujące się na teczkach.

• Weryfikacja kategorii

archiwalnych czyli
sprawdzenie istniejącej na
teczkach kwalifikacji
archiwalnej z wykazami kat

• Brakowanie

przeterminowanej
dokumentacji niearchiwalnej
zgodnie z znanymi już
zasadami postępowania z
dokumentacja o minionym
okresie przechowywania

• Archiwizowanie materiałów

archiwalnych czyli:

- Uporządkowanie teczek

wewnątrz zgodnie z kolejnością

spraw zarejestrowanych w

spisach spraw i chronologicznie

dokumentacji w obrębie spraw,

- usunąć z teczek wszelkie części

metalowe takie, jak spinacze,

zszywki, szpilki oraz wtórniki,

brudnopisy itp.,

• Na koniec całość materiałów

archiwalnych należy
przełożyć w nowe teczki i w
odpowiedni sposób teczki je
opisać, a następnie całą
zawartość danej teczki
zesznurować lub zeszyć.

• Archiwizowanie dokumentacji

niearchiwalnej

• Dokumentację nierchiwalną

archiwizuje się według układu
strukturalnego, tzn. całą
dokumentację rozkłada się
według komórek organizacyjnych

• W ramach danej komórki

organizacyjnej nadaje się układ
według okresu przechowywania tej
dokumentacji. Oznacza to, że
zawsze na początku danej komórki
umieszczamy dokumentację o
najdłuższym okresie
przechowywania, a więc np. „B50",
„B25", „B 15", „B 1O" i „B5".

• Opisywanie teczek

• Inwentaryzacja
Każdą jednostkę archiwalną

(zeszyt, księgę, segregator,
teczkę akt itp.) trzeba
inwentaryzować oddzielnie,
zgodnie z ustaloną wcześniej
kolejnością w ramach nadanego
układu na spisie zdawczo-
odbiorczym

• Znakowanie dokumentacji

W trakcie inwentaryzacji dokumentacji

poszczególne jednostki aktowe
zaopatrujemy w sygnaturę
archiwalną.

• Sygnaturę teczki stanowi numer

spisu zdawczo-odbiorczego łamany
przez numer pozycji w tymże spisie.

Przykład: numer teczki 420/17 -

oznacza, że dana teczka jest
umieszczona w spisie zdawczo-
odbiorczym 420 pod pozycją 17
tego spisu.

• Sygnaturę archiwalną, jako

trwały element opisu każdej
teczki archiwalnej, umieszczamy
w lewym dolnym rogu