Listy, telefony prywatne i

służbowe

Telefony prywatne i

służbowe

Wartość telefonu polega na tym, co
dwoje ludzi ma sobie do
powiedzenia.

Oscar Wilde

Rozmowa przez telefon -

najważniejsze zasady

Kiedy to my dzwonimy do kogoś:

1)

Dzwonimy w dzień powszedni po 9.00 i przed 22.00, chyba że

jest to ktoś kogo znamy i wiemy o której wstaje i kładzie się

spać. W soboty, niedziele i święta nie powinno się dzwonić

przed 10.00;

2)

Dzwoniąc do kogoś należy się zawsze przywitać i

przedstawić. Na początku rozmowy osoba dzwoniąca powinna

zapytać się rozmówce czy w tym momencie nie przeszkadza;

3)

Jeżeli ktoś nie odbiera telefonu rezygnujemy z rozmowy po

piątym sygnale;

4)

Jeżeli rozmowa została przerwana (np. problemy

techniczne) zadzwonić powinien ten kto ją rozpoczął;

4)

Rozmowę kończy ten kto dzwoni. Wyjątek stanowi rozmowa

z osobą starszą lub na wyższym stanowisku wówczas to

one powinny zakończyć rozmowę;

5)

Rozmowa z osobą której nie znamy powinna być maksymalnie

krótka i powinna zostać zakończona wraz z załatwieniem

sprawy, aby porozmawiać dłużej należy umówić się na

spotkanie . Przedłużanie rozmowy świadczy o braku

ogłady;

Telefon - największy

zabójca

romantycznej

atmosfery.

Kiedy to my odbieramy telefon:

1)

Odbierając telefon w domu prywatnym nie przedstawiamy się,

zawsze mówimy „Słucham.”. „Halo!” mówimy wyłącznie

wtedy, gdy są zakłócenia lub rozmowa jest przerywana;

2)

Jeżeli odbieramy telefon i nie możemy rozmawiać powinniśmy

powiedzieć, że w danej chwili jesteśmy zajęci i obiecać że

oddzwonimy o umówionej godzinie. Nigdy nie mówimy:

„Zadzwoń później”;

3)

Jeżeli osoba, która odebrała telefon chce skończyć rozmowę

musi przeprosić i podać ważny powód;

4)

Gdy dzwoni telefon w domu przed jego odebraniem należy

wyciszyć wszystkie hałasy lub przejść do innego pomieszczenia

w którym nikt nie będzie przeszkadzał w rozmowie. Gdy ktoś

rozmawia przez telefon nie zadajemy mu pytań, nie

hałasujemy,

nie

przeszkadzamy.

5)

Gdy telefon zadzwoni gdy jest się towarzystwie, należy

przeprosić i odsunąć się na bok gdzie będzie można

kontynuować rozmowę należy ją jednak ograniczyć do

minimum, poprosić osobę dzwoniącą o telefon w późniejszym

terminie lub zobowiązać się do niej później zatelefonować;

6)

Nie odbieramy telefonu gdy mamy gości. Telefon może

odebrać któryś z domowników w innym pomieszczeniu. Gdy

telefon się urywa możemy go wyłączyć;

7)

Telefon należy odebrać po maksymalnie trzech dzwonkach;

Zasady dotyczące wszystkich:

1)

Nigdy nie jemy podczas rozmowy telefonicznej. Jeśli

podczas posiłku zaskoczy nas telefon odbieramy dopiero kiedy

skończymy;

2)

Nie prowadzimy rozmów w środkach komunikacji albo

odbieramy, aby powiedzieć – „Nie mogę teraz rozmawiać.

Oddzwonię”;

3)

Nie wolno przysłuchiwać się gdy ktoś rozmawia przez

telefon;

4)

Gdy rozmawiamy przez telefon mówimy wyraźnie, wolniej niż

zwykle i wprost do słuchawki, nie dotykamy jej jednak ustami.

Nie przerywamy wypowiedzi naszego rozmówcy;

5)

Korzystając z cudzego telefonu należy zwrócić przybliżone

koszty rozmowy;

6)

Przez

telefon

nie

załatwiamy

intymnych

ani

kompromitujących spraw;

Automatyczna sekretarka i poczta

głosowa

1)

Jeśli ktoś nagrał się na automatyczną sekretarkę, należy do

niego oddzwonić;

2)

Nagrywając się na automatyczną sekretarkę, należy się

przedstawić, oraz gdy to konieczne, zostawić swój numer

telefonu;

3)

Jeśli ktoś zaczął się nagrywać na automatyczną sekretarkę – nie

należy podnosić słuchawki, tylko poczekać aż rozmówca się

nagra do końca i oddzwonić do niego.

Rozmowy służbowe

1)

W pracy nie należy prowadzić rozmów prywatnych przez

telefon służbowy;

2)

Telefony służbowe możemy wykonywać w godzinach pracy

firmy, najczęściej od 8:00 do 17:00;

3)

Dzwoniąc w imieniu firmy, po grzecznościowym powitaniu

należy podać swoje stanowisko, imię i nazwisko oraz

nazwę naszego pracodawcy. Informacje podane w tej

kolejności ułatwią rozmówcy ich zapamiętanie;

4)

Odbierając telefon w miejscu pracy, należy zawsze na początku

przedstawić nazwę firmy (instytucji) w której się pracuje.

Następnie zapytać: „Czym mogę pomóc”;

5)

Jeżeli dzwoni klient, który chce rozmawiać kimś z naszego

zakładu pracy, kto nie jest w danym momencie osiągalny,

prosimy go o podanie jego danych, numeru telefonu i obiecujemy

oddzwonienie. Możemy również poprosić, żeby spróbował

później skontaktować się z daną osoba. W takiej sytuacji trzeba

określić, o której godzinie może ją zastać, aby uniknąć

powtórzenia sytuacji;

6)

Jeśli podczas rozmowy okaże się, że nie mamy potrzebnych

klientowi informacji i musimy je sprawdzić, pytamy klienta, czy

zechciałby zaczekać i określamy, ile potrwa oczekiwanie, a po

powrocie dziękujemy za zaczekanie na odpowiedź. Można

również odzwonić do klienta po ich zebraniu należy się jednak

przygotować solidnie, aby załatwić sprawę podczas jednej

rozmowy;

   

7)

Każdy telefon powinien być zakończony podziękowaniem za

rozmowę i pożegnaniem;

8)

Podczas spotkań służbowych nie powinno się prowadzić

rozmów telefonicznych, a telefon powinien być wyłączony.

Używanie telefonu komórkowego

1)

Telefon włączamy gdy:

-

wchodzimy do klasy, Sali wykładowej i kościoła,

-

podczas spotkań towarzyskich i służbowych,

-

wizyty w kinie, teatrze, restauracji, kawiarni;

2)

W sytuacjach wyjątkowych telefon może być włączony, mówimy

o tym osobom, w których towarzystwie przebywamy zaraz po

przywitaniu i przepraszamy za to;

3)

Dźwięk dzwonka nie powinien drażnić i irytować innych osób,

można również wyciszać telefon;

4)

Nie wolno odbierać cudzej "komórki" (nawet służbowej w

pracy), chyba że pozwolił na to jej właściciel;

5)

Należy potwierdzić wysłane SMS-em zaproszenie, np. na

kolację;

6)

SMS należy traktować jako formę listu. Powinien być zatem

napisany zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji.

Bezwzględnie powinien być podpisany.

7)

Telefonu komórkowego nigdy nie kładziemy na stole i innych

meblach powinien on być schowany.

Korespondencja

List to najbardziej elegancka i
wyrażająca największy
szacunek forma komunikacji.

Stanisław Krajski

Ogólne zasady pisania

korespondencji

•

Na każdy otrzymany list należy udzielić odpowiedzi. Według

zasad savoir vivre powinno się odpowiedzieć na otrzymany list w

ciągu tygodnia, najpóźniej w ciągu dwóch tygodni;

•

Jeżeli nie można udzielić odpowiedzi natychmiast należy

poinformować nadawcę o otrzymaniu korespondencji;

•

Treści listów nie ujawnia się osobom trzecim bez zgody

nadawcy. Niedopuszczalne jest również czytanie cudzych

listów;

•

List powinien być napisany z zachowaniem zasad ortografii

i interpunkcji;

•

Wszystkie zwroty do odbiorcy listu piszemy z dużej litery;

•

W lewym górnym rogu listu powinno się umieścić swoje imię

nazwisko i adres;

•

W prawym górnym rogu listu należy umieścić miejscowość w

której mieszkamy i datę. Poniżej na środku powinien się znaleźć

nagłówek np. „Szanowny Panie,”, „Droga Małgorzato!”,

„Kochany Tato!” itp. Nigdy nie należy pisać „Dzień dobry”

gdyż świadczyć to będzie infantylizmie nadawcy;

•

„Witam”

jest

niestosowną

formą

nagłówka

niezindywidualizowaną niedopuszczalną w listach do osób mało

znanych nadawcy oraz osób o wyższej pozycji społecznej

zwłaszcza profesorów;

•

Po nagłówku stawia się przecinek, gdy osoba, do której piszemy

jest nam mało znana. Gdy piszemy do osób nam bliskich stawiamy

w tym miejscu wykrzyknik;

•

Na końcu listu należy napisać: „Z wyrazami szacunku”. „Z

pozdrowieniami” i podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem;

•

Możemy również dodać dodatkową uwagę, poprzedzając ją

skrótem P.S. Takich uwag może być maksymalnie dwie;

•

W liście nie należy przekazywać poufnych informacji, a jeśli już to

w taki sposób, że zorientuje się w tym tylko osoba, do której list

jest skierowany.

Listy Prywatne

•

Piszemy je na papierze listowym, odręcznie najlepiej wiecznym

piórem;

•

Jeżeli treść listu jest dłuższa niż jedna strona można go napisać

na komputerze, ale nagłówek i podpis powinny być napisane

wiecznym piórem;

•

List zaczynamy na wysokości jednej czwartej strony;

•

Pisząc list ręcznie i dochodząc do końca kartki, można napisać

dwa zdania na jej odwrocie. Należy wtedy na końcu pierwszej

strony napisać słowo „verte”;

•

Koperta i papier listowy powinny być tego samego gatunku,

najlepiej z kompletu papeterii;

•

Według zasad retorycznych list powinien realizować następujący

schemat:

1)

Pozdrowienie, np.: Hello, Basia! Na samym początku serdecznie Cię

pozdrawiam!

2)

Pozyskanie przychylności, np.: Muszę Cię od razu przeprosić, że nie

pisałam ostatnio, ale całkowicie nie miałam na to czasu.

3)

Właściwy tekst listu,

4)

Prośba, np.: Proszę, nie zapomnij dokarmiać rybek.

5)

Zakończenie, np.: Pozdrawiam Was serdecznie, Kochani!

•

List można przesłać przez znajomą lub znajomego. Na kopercie należy

wtedy napisać „P/G” (Przez Grzeczność) i nie należy jej zaklejać. List

powinna zakleić osoba której go powierzamy na naszych oczach;

•

List należy złożyć tak, by jego ta część, która zawiera nagłówek była

wewnątrz, najpierw wzdłuż linii pionowej, a potem poziomej.

Korespondencja służbowa

•

Do korespondencji służbowej zaliczamy listy urzędowe (oficjalne) i

półoficjalne. Celem takich listu tych załatwienie sprawy oficjalnej przez

konkretną osobę znaną osobiście lub poprzez instytucje i osobę ją

reprezentującą;

•

Tekst powinien być wydrukowany, nie pisany odręcznie na czystym

gładkim papierze, bez wymazywania i przekreślania;

•

W lewym górnym rogu należy umieścić dane autora pisma Imię i

Nazwisko (nigdy odwrotnie), kierunek studiów i nr indeksu ewentualnie

adres, telefon, e-mail;

•

Poniżej z prawej strony powinny się znaleźć dane adresata (wyrównane do

lewej): tytuł lub stopień naukowy lub służbowy, instytucja, adres;

•

W liście urzędowym należy stosować przyjęte formy

grzecznościowe

(np.

„szanowny”)

oraz

zwroty

grzecznościowe (np. „Z wyrazami szacunku”). Wszystkie

formy grzecznościowe i tytuły piszemy zawsze wielką literą, np.:

Szanowny Panie Dyrektorze (Profesorze);

•

Zwroty powitalne piszemy po danych adresata i należy zawsze

kończyć je przecinkiem;

•

Pierwszy list do profesora zawsze należy zacząć od nagłówka:

Szanowny Panie Profesorze w następnych można modyfikować

lub pominąć pierwszy przymiotnik;

•

Treść pisma powinna być rzeczowa, zwięzła i precyzyjna, a język:

oficjalny wyrażający pełen szacunek do swojego rozmówcy,

poprawny, komunikatywny, bez kolokwializmów i błędów

ortograficznych;

•

Najpierw należy napisać w jakiej sprawie piszemy, a następnie w

przypadku podań odpowiednio ją zmotywować;

•

Argumenty powinny być prawdziwe, logiczne i niepodważalne

prawnie;

•

Należy dokładnie pisać imion, nazwiska, tytuły i nazwy;

•

W liście należy się odnosić do osób przy zastosowaniu form

„pan”, „pani”, a także używając pełnych przysługujących im

tytułów zawodowych, ewentualnie naukowych (nigdy nie

stosujemy w takiej korespondencji skrótów, np. „dyr.”

„prof.”);

•

Zwrot pożegnalny powinien być zgodny ze zwrotem powitalnym

i ogólnym brzmieniem listu, zaczyna się wielką literą i kończy się

zawsze przecinkiem np.: „Z szacunkiem,”, „Z wyrazami

poważania,”, „Pozdrawiam serdecznie,”;

•

Pierwszy list do profesora zawsze należy zakończyć wyrażeniem:

„Z wyrazami szacunku” następny można zakończyć wyrażeniem:

„Z poważaniem”;

•

Na końcu powinien być umieszczony odręczny podpis,

najlepiej czarnym długopisem.

Netykieta

Jeśli nie wiesz, jak należy się w
jakiejś sytuacji zachować, na
wszelki wypadek zachowuj się
przyzwoicie.

Antoni Słonimski

Netykieta

•

Jest to zbiór zasad przyzwoitego zachowania w Internecie,

swoista etykieta obowiązująca w sieci (ang. net);

•

Netykieta, nie jest dokładnie skodyfikowana, nikt też nie zajmuje się

systematycznym karaniem osób łamiących te zasady, jednak uparte ich

łamanie może się wiązać z różnymi przykrymi konsekwencjami, jak np.:

zgłoszenie nadużycia do działu abuse i odcięcie "niegrzecznego"

osobnika od określonej usługi internetowej przez jej administratora;

•

Zasady netykiety wynikają wprost z ogólnych zasad przyzwoitości

lub są odzwierciedleniem niemożliwych do ujęcia w standardy

ograniczeń technicznych wynikających z natury danej usługi

Internetu.

Najważniejsze zasady zachowania w

sieci:

1)

Nie wolno używać wulgaryzmów;

2)

Nie wolno obrażać i atakować personalnie innych osób. Zanim

publicznie się kogoś oceni w jakikolwiek sposób, należy to

przemyśleć na spokojnie i dwukrotnie;

3)

W przypadku osoby łamiącej reguły dobrego zachowania lepiej

jest jej zwrócić uwagę bezpośrednio (np. poprzez wiadomość

prywatną) niż publicznie (zostanie lepiej odebrana i nie jako

atak);

4)

Swoje opinie należy wyrażać zawsze w sposób kulturalny;

5)

Nie wolno podszywać się pod innych;

6)

Zwracając się do danej konkretnej osoby zaimki należy pisać

dużą literą: "Ty", "Ci", "Tobie"... a nie "ty" itp.;

7)

Należy przestrzegać zasad ortografii;

8)

Nie należy kopiować ani publikować całych cudzych

wypowiedzi lub artykułów - wystarczy je omówić lub podać link

z odpowiednim komentarzem;

9)

Nie wolno pisać DUŻYMI LITERAMI - w Internecie oznacza to

krzyk. Nie należy również nadużywać wykrzykników. Aby

wyróżnić jakieś słowo lub zdanie, można użyć *gwiazdek*,

_podkreślenia_ lub emotikon;

10)

Należy uważać z humorem i ironią, mogą być obraźliwe lub

niezrozumiałe dla innych.

Zachowania niedopuszczalne w

Internecie

1.

Trolling- zamierzone wpływanie na innych użytkowników w

celu ich ośmieszenia lub obrażenia (czego następstwem jest

wywołanie

kłótni)

poprzez

wysyłanie

napastliwych,

kontrowersyjnych, często nieprawdziwych przekazów. Jego

efektem jest dezorganizacja danego miejsca w Internecie, w

którym prowadzi się dyskusję i skupienie uwagi na trollującej

osobie. Takich użytkowników należy ignorować lub zgłaszać ich

działalność administracji.

2.

Flooding - wielokrotne wysłanie tej samej wiadomości lub

wielu różnych wiadomości, pustych lub zniekształconych w

krótkich odstępach czasu. Może się przejawiać poprzez

wielokrotne powtórzenia znaków interpunkcyjnych, liter, cyfr,

emotikon itp.

3.

Bomba pocztowa -atak polegający na wysłaniu dużej ilości

poczty elektronicznej do jednej osoby/systemu, lub „zalaniu”

odbiorcy SMS-ami;

4.

Spamowanie – zachowanie polegające na wysyłaniu

niepotrzebnej lub niechcianej poczty często o charakterze

reklamowym, niepotrzebnych linków , dodawanie wpisów w

księgach gości lub komentarzach np. „Hej, fajny blog,

zapraszam na mój”. Spam komercyjny jest zakazany przez

prawo polskie i dyrektywę UE.

•

Skrzynkę e-mail należy sprawdzać codziennie;

•

Zawsze powinien być podany temat listu;

•

Emaile powinny być krótkie, zwięzłe i na temat;

•

Do emaila nie należy dołączać dużych prac tekstowych, zdjęć

bądź innych plików zajmujących znaczne ilości miejsca na dysku.

Pliki większe niż 200KB można wysyłać po uprzedzeniu

adresata;

•

Odpowiadając na list innego użytkownika Internetu, można

cytować w swojej odpowiedzi tylko naprawdę niezbędne

fragmenty jego listu;

•

Przed przekazaniem dalej listu innej osoby zawsze należy

zapytać ją o zgodę;

Poczta

elektroniczna

•

Na końcu każdej przesyłki, w tzw. stopce, należy dodać w kilku

linijkach tekstu podstawowe dane na temat własnej osoby, tj.

imię, nazwisko, adres własnej skrzynki i strony WWW;

•

Skrzynek pocztowych zainstalowanych na uczelniach lub w

pracy nie należy używać do celów handlowych i

prywatnych.

•

E-mail musi mieć obowiązkowo budowę klasycznego listu;

•

Nie powinno się za pośrednictwem e-maila składać życzeń

imieninowych, z okazji świąt lub kondolencji;

•

Warto zaopatrzyć się w skrzynkę, którego domena nie będzie nas

kompromitować. Najlepiej będzie wyglądać e‐mail z imieniem i

nazwiskiem.

•

Wysyłając e-mail jednocześnie do wielu odbiorców, należy ukryć

ich adresy. Zaniedbanie tego jest nieeleganckie, narusza zasadę

poufności korespondencji, a poza tym ułatwia rozprzestrzenianie

się wirusów.

Zasady korzystania z

komunikatorów (GG, Tlen,

IRC)

•

Nie należy rozsyłać „łańcuszków szczęścia”;

•

Status opisowy, jeśli już używany, powinien być wykorzystywany

wtedy, gdy jest coś ważnego do przekazania akurat w tej formie

np. „będę o godzinie 22:00”, „tylko w ważnych sprawach”;

•

Podczas pisania z osobą nie znaną i z którą rozmawia się

przez komunikator pierwszy raz, wypada się przedstawić;

•

Przesyłając prośbę o autoryzację (w niektórych komunikatorach

wymagane ) – również należy się przedstawić;

•

Emotikony powinny być używane z umiarem, mają być tylko

dodatkiem do wiadomości. W kontaktach oficjalnych nie

powinno się ich używać;

•

Nie powinno się zawracać głowy komuś, kto ma ustawioną opcje

„proszę nie przeszkadzać”.

Zachowanie się podczas

korzystania z forum lub chatu

•

Należy pisać rzeczowo i konkretnie;

•

Przed założeniem wątku należy sprawdzić , czy temat już nie był

omawiany;

•

Nie należy publikować wątków niezgodnych z tematyką danego forum;

•

Nie należy zadawać pytania, na które już kiedyś została udzielona

odpowiedź na forum. Zanim zada się pytanie należy sprawdzić czy

nie ma na nie odpowiedzi w FAQ tej strony, na której jest forum

dyskusyjne;

•

Należy korzystać z funkcji „szukaj" na forum;

•

W dyskusjach, zwracamy się po nicku lub imieniu jeśli rozmówca wyraża

na to zgodę. Nigdy samym nazwiskiem.

Koniec