INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
Stanisław Wrycza
INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
Wrycza S., Informatyka ekonomiczna, PWE, W-wa 2010,
rozdz. 3
INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
1.
Systemy informacyjne w organizacjach
2.
Organizacje wirtualne
3.
Organizacje uczące się
4.
Telepraca
INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
W1 – Informacja w systemach
zarządzania
W2 – Dane, informacje, systemy
W3 – Elektroniczny obieg informacji
W4 - Elektroniczna wymiana danych
W5 – Projektowanie systemów
informacyjnych
W6 - Systemy ERP
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Zadaniem systemu informacyjnego jest
zaspokojenie potrzeb informacyjnych
organizacji, tak, aby możliwe było
podejmowanie trafnych decyzji.
Obrazowo system informacyjny porównywany
jest do układu nerwowego organizacji, który
łączy w jedną całość elementy systemu
zarządzania
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
System powinien generować informacje, które
spełniają określone wymagania: są aktualne,
dokładne, pełne, wiarygodne, użyteczne, łatwo i
szybko dostępne.
Systemy informacyjne charakteryzują różne
parametry: ilość przetwarzanych i
zachowywanych danych, liczba użytkowników,
koszty utrzymania systemu.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Elementy systemu informacyjnego występują
jako:
nadawcy i odbiorcy informacji
stanowiska i komórki organizacyjne;
zbiory informacji, np. zapisy na kontach księgowych,
teczki osobowe pracowników, baza klientów, pliki
elektroniczne;
kanały informacyjne – trasy przepływu informacji,
wynikające np. z procedury obiegu dokumentów;
metody i techniki przetwarzania informacji, np.
algorytmy informatycznego przetwarzania danych
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Do najistotniejszych trendów
występujących w otoczeniu i mających
wpływ na organizacje należą obecnie:
globalizacja
wzrost wymagań klienta
strategiczne znaczenie wiedzy
rozwój technologii
teleinformatycznych
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Globalizacja – granice pomiędzy
państwami tracą znaczenie, polskie firmy
muszą konkurować z przedsiębiorstwami
z całego świata;
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Wzrost wymagań klienta – klienci dysponują
coraz większą wiedzą na temat produktów i
wykorzystują ją, stawiając twarde wymagania
firmom; coraz częściej klientów nie zadowalają
rozwiązania standardowe (tzw. produkty z półki),
żądają produktów dopasowanych do ich
specyficznych;
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Strategiczne znaczenie wiedzy – wiedza
detronizując kapitał finansowy, staje się
krytycznym zasobem, na którym organizacje
budują swoją przewagę konkurencyjną. O
wycenie firm giełdowych w coraz większym
stopniu decyduje stworzony kapitał
intelektualny
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Rozwój technologii teleinformatycznych –
nowe narzędzia umożliwiają pracę niezależnie
od miejsca, ułatwiają przekraczanie granic we
współpracy pomiędzy organizacjami. Wiele
rozwiązań informatycznych pozwala na
skrócenie czasu wytworzenia i dostarczenia
produktu na rynek.
Organizacje ery przemysłowej
Organizacje ery wiedzy
Koncentracja na funkcjach
Koncentracja na procesach
Realizacja wszystkich funkcji
Zlecanie realizacji wybranych funkcji na
zewnątrz (outsourcing)
Skomplikowane struktury organizacyjne
Uproszczone struktury organizacyjne
Dominacja pracy indywidualnej
Dominacja pracy zespołowej
Praca realizowana w biurach
Miejsce realizacji pracy traci znaczenie,
popularyzacja telepracy
Postawa reaktywna (reagowanie na
problemy)
Postawa proaktywna (wyprzedzanie problemów,
antycypowanie okazji)
Pojedyncze usprawnienia
Ciągłe innowacyjne zmiany
Koncentracja na zasobach finansowych,
materialnych i ludzkich
Koncentracja na zasobach niematerialnych
Kultura sprzyjająca unikaniu niepewności
Wysoka tolerancja niepewności przez
pracowników
Długie ciągi produkcji
Krótkie ciągi produkcji
Niska elastyczność parku maszynowego i
wysoki koszt montażu
Wysoka elastyczność parku maszynowego i niski
koszt montażu
INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
1.
Systemy informacyjne w organizacjach
2.
Organizacje wirtualne
3.
Organizacje uczące się
4.
Telepraca
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Organizację wirtualną stanowią pracownicy z
różnych organizacji, którzy wspólnie realizują
postawiony cel, stanowiąc razem pewną całość
organizacyjną
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Wirtualna organizacja jest tworzona na zasadzie
dobrowolności i wzajemnego zaufania przez
organizacje, które wstępują w różnego rodzaju
związki w celu osiągnięcia korzyści
większych niż wówczas, gdyby działały w
sposób tradycyjny. Możliwość zaś wchodzenia w
takie związki i tworzenie sieci powiązań
zapewniają globalne sieci informacyjne i duże
bazy danych
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Wirtualna organizacja jest tworzona na zasadzie
dobrowolności i wzajemnego zaufania przez
organizacje, które wstępują w różnego rodzaju
związki w celu osiągnięcia korzyści
większych niż wówczas, gdyby działały w
sposób tradycyjny. Możliwość zaś wchodzenia w
takie związki i tworzenie sieci powiązań
zapewniają globalne sieci informacyjne i duże
bazy danych
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Najważniejsze cechy organizacji wirtualnej to [Grudzewski,
Hejduk, 2004, s. 189], [Przybyła (red.), 2001, s. 432]:
przekraczanie granic organizacyjnych,
rozproszenie geograficzne,
zmieniający się uczestnicy,
równorzędność uczestników,
zaufanie pomiędzy partnerami,
komplementarne kluczowe kompetencje uczestników organizacji,
brak wspólnego centrum administracyjnego,
brak wyraźnej i stałej hierarchii (ze względu na partnerski układ
uczestników sieci),
niski stopień formalizacji,
użycie nowoczesnych środków komunikacji.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Etapy funkcjonowania organizacji wirtualnej
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Cecha
Organizacja wirtualna
Organizacja tradycyjna
Wymiar fizyczny
Niewidzialna, nie posiada formy
fizycznej, nie jest umiejscowiona
geograficznie.
Widzialna, posiada formę fizyczną, jest
umiejscowiona geograficznie.
Wymiar prawny
Umowa pomiędzy uczestnikami
organizacji wirtualnej, np. umowa
konsorcjum.
Zarejestrowany podmiot gospodarczy,
np. spółka.
Cel działania
Powołana do realizacji określonego
zadania. Po wykonaniu zadania jest
rozwiązywana.
Powołana do realizacji celu
strategicznego, zwykle obejmującego
realizację wielu zadań; najczęściej ma
charakter bezterminowy.
Charakter zadań
Projekty.
Procesy i projekty.
System zarządzania
Płaski, niezhierarchizowany system
zarządzania dopasowany do potrzeb
konkretnego zadania.
System zarządzania dostosowany do
całego przedsiębiorstwa, a nie do zadań;
bardziej zhierarchizowany i
scentralizowany od organizacji
wirtualnej.
INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
1.
Systemy informacyjne w organizacjach
2.
Organizacje wirtualne
3.
Organizacje uczące się
4.
Telepraca
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Organizacja ucząca się to organizacja
świadomie wykorzystująca procesy uczenia się
na poziomach indywidualnym, grupowym i
systemowym. Celem uczenia się jest stałe
przekształcanie organizacji w kierunku
zmierzającym do zwiększenia satysfakcji
beneficjentów, rozumianych jako interesariusze.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Istnieją dwa sposoby uczenia się – na zasadzie
pętli pojedynczej oraz pętli podwójnej.
Osoba wykorzystująca pierwszą zasadę
wykrywa błędy i dokonuje korekty, opierając się
na obowiązującym w organizacji zestawie norm,
procedur, wartości. Punktem odniesienia są
zarówno formalne zasady, jak i
niesformalizowane, ogólnie przyjęte dobre
praktyki postępowania.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Bardziej skuteczne, choć i bardziej wymagające, jest
uczenie się na zasadzie pętli podwójnej. Uczący się ma
zdolność do krytycznego spojrzenia na obowiązujący w
organizacji zestaw norm, procedur, wartości i ewentualnie
zakwestionowania ich.
Interesujące jest to, że kwestionowaniu dotychczasowych
norm i zasad oraz wprowadzaniu nowych musi
towarzyszyć proces oduczania się, czyli
organizacyjnego zapominania starej, nieaktualnej wiedzy.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Istnieje pięć czynników [Przybyła (red.), 2001, s. 424],
które tworzą przewagę organizacji opartej na
wiedzy:
umiejętność krytycznego i niekonwencjonalnego
postrzegania procesów realizowanych przez
organizację,
eksperymentowanie z nowymi pomysłami,
uczenie się na podstawie własnych doświadczeń,
uczenie się od innych,
popularyzowanie i upowszechnianie wiedzy w całej
organizacji.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Poziom organizacji
Sposoby organizacyjnego uczenia się
Pracownik
programy adaptacji, coachingu, mentoringu,
szkolenia (w tym e-learning), treningi, studia,
samokształcenie,
rotacja pracowników,
zdobywanie doświadczeń poprzez praktyczne działanie,
uczenie się na błędach,
kontakty z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi,
kontakty z pracownikami innych firm,
analiza i ocena własnych zachowań oraz próba kwestionowania założeń
dotyczących pracy na własnym stanowisku,
indywidualne odkrywanie wewnętrznych założeń dotyczących działania całej
organizacji, ich analiza i ocena,
praca nad własnymi projektami.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Zespół pracowników
trening zespołu pracowniczego ukierunkowany na
wzrost umiejętności działania zespołowego i spójność
grupy,
wzajemne przekazywanie sobie wiedzy,
rozpoznawanie potrzeb klientów wewnętrznych i
kształtowanie relacji z nimi,
uczenie się na błędach – zespołowe porównywanie i
omawianie działań skutecznych i nieskutecznych,
wyciąganie wniosków,
zespołowa praca nad nowymi rozwiązaniami.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Cała organizacja
uczenie się z doświadczeń innych poprzez programy benchmarkingowe,
kształtowanie relacji z klientami, dostawcami, aliantami i innymi instytucjami otoczenia,
budowa systemu zarządzania wiedzą, umożliwiającego pozyskiwanie wiedzy o otoczeniu,
jej selekcję i dystrybucję wśród pracowników (por. rozdz. 16),
kwestionowanie założeń dotyczących funkcjonowania całej organizacji, w tym misji i
strategii,
korzystanie z usług zewnętrznych konsultantów.
Coaching w przedsiębiorstwach polega na przydzieleniu danemu pracownikowi
osobistego trenera (tzw. coacha), który pomaga pracownikowi w rozwoju wcześniej
uzgodnionych kompetencji. Mentoring w opinii Harvard Business Essentials polega na
udzielaniu rad, informacji lub wskazówek przez osobę, która ma dowiadczenie,
umiejętności lub praktyczną wiedzę, przydatne do osobistego i zawodowego rozwoju
innego człowieka.
Programy benchmarkingowe polegają na porównywaniu przez przedsiębiorstwa swoich
wyników i procesów biznesowych. Wyniki benchmarkingu umożliwiają doskonalenie
działalności poprzez korzystanie z doświadczeń innych firm.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Dyscypliny wspomagające uczenie się
organizacji jako całości obejmują:
mistrzostwo osobiste;
modele myślowe;
wspólną wizję przyszłości;
zespołowe uczenie się;
myślenie systemowe.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Mistrzostwo osobiste polega na tym, że każdy pracownik
dąży do tego, by w zakresie swych działań być mistrzem.
Nacisk na ciągłe doskonalenie się oznacza, że organizacyjne
uczenie się rozpoczyna się na poziomie indywidualnym.
Wykorzystanie modeli myślowych opiera się na
analizie i zmianie sposobu postrzegania świata,
prowadzącej do budowania nowych modeli, które
wyjaśniają, w jaki sposób dane zjawiska zachodzą (np.
model obejmujący sposób podejmowania decyzji przez
klientów firmy umożliwia firmie lepsze dopasowanie
produktów do potrzeb klientów).
METODYKI SPOŁECZNE
WZBOGACONE WIZERUNKI
pozwalają na przedstawienie
różnorodności spojrzeń, ocen i
działań,
odwzorowanie struktury i
dynamiki analizowanej sytuacji,
powiązania między
stanowiskami i komórkami
organizacyjnymi, pełnionymi
funkcjami, występującymi
konfliktami, strukturami,
zdarzeniami i procesami,
METODYKI SPOŁECZNE
WZBOGACONE WIZERUNKI
techniczne obrazki zawierające
rysunki, ikony, symbole,
powiązania i opisy,
wizualizacja sytuacji
problemowej – platforma
dyskusji dla wszystkich
uczestników procesu TSI:
zespołu projektowego
komitetu sterującego
użytkowników
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Wspólna wizja przyszłości to zaangażowanie pracowników w
tworzenie obrazu przyszłej firmy, umożliwienie im wywierania
wpływu na losy organizacji.
Zespołowe uczenie się umożliwia, dzięki wykorzystaniu synergii
zespołów ludzkich, osiągnięcie wyższej skuteczności uczenia się,
w porównaniu do indywidualnego uczenia (por. przykład 3.4.).
Myślenie systemowe to sposób myślenia pracowników, który
uwzględnia całość problemu: główne elementy i powiązania
pomiędzy nimi. Myślenie systemowe umożliwia identyfikowanie
przyczyn problemów organizacji oraz projektowanie rozwiązań.
Piąta dyscyplina ma kluczowy charakter, jest pierwotna wobec
pozostałych, wzmacnia ich działanie, umożliwiając realizowanie
nadrzędnego celu: uczenia się organizacji.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Cztery grupy barier:
psychospołeczne – niski poziom umiejętności
interpersonalnych, brak zaufania w relacjach wewnętrznych,
niechęć do komunikacji, współpracy, opór przed ciągłymi
zmianami;
kulturowe – istniejąca kultura organizacji nie wspiera
zaangażowania pracowników w kreowanie firmy, nie zachęca do
pozyskiwania i dzielenia się wiedzą oraz nie skłania do
kwestionowania istniejącego status quo, promuje działania
zachowawcze;
techniczne – brak narzędzi do komunikacji i zarządzania wiedzą;
organizacyjne – nieelastyczna, zhierarchizowana struktura
organizacyjna, brak procedur i praktyk zarządzania wiedzą.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Cechy organizacji
Organizacja tradycyjna
Karanie za popełnione błędy.
Wysyłanie pracowników na szkolenia.
Działanie na podstawie stałych procedur.
Wydawanie poleceń i kontrola ich wykonania.
Niepodejmowanie ryzyka, odradzanie eksperymentowania.
Prowadzenie rewizji struktur i procesów dopiero po wystąpieniu „katastrofy” lub radykalnych zmian w otoczeniu.
Zniechęcanie personelu do sugerowania rozwiązań.
Utrudnienia w prowadzeniu ścisłej współpracy i realizacja zadań rozłącznie od innych komórek.
Organizacja ucząca się
Uczenie się na błędach.
Ciągły trening personelu.
Dostosowywanie procedur do sytuacji.
Delegowanie uprawnień, decentralizacja zarządzania.
Podejmowanie ryzyka, zachęcanie do eksperymentowania.
Rutynowe rewizje struktur i procesów
Zachęcanie personelu do sugerowania rozwiązań.
Ścisła współpraca, realizacja zadań łącznie z innymi komórkami.
INFORMACJA W
SYSTEMACH ZARZĄDZANIA
1.
Systemy informacyjne w organizacjach
2.
Organizacje wirtualne
3.
Organizacje uczące się
4.
Telepraca
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Telepraca stanowi każdy rodzaj pracy
umysłowej, wykonywanej przez co najmniej
jeden dzień w tygodniu poza tradycyjnym
miejscem pracy, siedzibą pracodawcy, o ile
wyniki tej pracy są dostarczane pracodawcy
przy wykorzystaniu technologii
teleinformatycznej [Janiec i in., 2006, s. 6].
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Telepraca może przybierać jedną z czterech form [Bednarski,
Machol-Zajda, 2003]:
telepraca w domu – gdy pracownik wykonuje całą pracę w
domu;
telepraca mobilna (nomadyczna) – pracownik nie ma
głównego miejsca pracy, a swoje zadania wykonuje w podróży
lub u klientów;
telepraca przemienna – gdy część pracy jest wykonywana
w domu/w podróży/u klienta, a część w siedzibie firmy;
telepraca realizowana w centrach telepracy –
pracownicy wykonują pracę w ośrodkach wyposażonych w
odpowiednie urządzenia.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Kategoria telepracy
Przykład
Telepraca w domu
Projektant stron internetowych, tłumacz
Telepraca przemienna
Architekt, dziennikarz
Telepraca
mobilna
(nomadyczna)
Audytor, konsultant ds. zarządzania, przedstawiciel
handlowy
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Zadanie realizowane w formule telepracy musi
spełniać określone warunki [Jarrett, 2000]:
rodzaj wykonywanej pracy – czynności
zawodowe mogą być wykonywane poza siedzibą
firmy, można się z nich wywiązać bez znaczącego
udziału pozostałych pracowników;
styl kierowania – kierownicy są w stanie
nadzorować pracę nie na podstawie
bezpośredniej obserwacji poczynań pracowników,
lecz konkretnych wyników ich działań;
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
wymierność – postępy w pracy mogą być łatwo i
przejrzyście mierzone, istnieją ogólnie znane lub wcześniej
ustalone standardy wyceny produktywności pracowników;
wyposażenie – pracownicy dysponują odpowiednim
sprzętem do wykonywania swojej pracy, zwłaszcza
zgodnym z technologią wymiany informacji stosowaną
wewnątrz organizacji; podczas przesyłania informacji drogą
elektroniczną bezpieczeństwo danych jest zachowane;
stanowisko pracy zdalnej – stanowisko pracy sprzyja
wywiązywaniu się z obowiązków zawodowych; wszystkie
formalności finansowe i prawne zostały załatwione w
sposób zadowalający.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Wdrożenie telepracy wymaga zapewnienia
telepracownikowi komputera z
oprogramowaniem niezbędnym do wykonywania
pracy oraz szybkiego dostępu do Internetu. W
zależności od specyfiki pracy danej osoby zestaw
może być rozbudowywany o kolejne elementy, np.
kamerę internetową, drukarkę itp. W przypadku, gdy
telepracownik korzysta w swojej pracy z zasobów
informacyjnych znajdujących się w firmowej sieci,
konieczne jest ich zdalne udostępnienie.
INFORMACJA W SYSTEMACH
ZARZĄDZANIA
Dziękuję