INTEGRACJA

INTEGRACJA

SYSTEMÓW

SYSTEMÓW

ZARZĄDZANIA

ZARZĄDZANIA

Grażyna Szydłowska - Bojda

Dlaczego ZSZ ?

Dlaczego ZSZ ?

TRENDY W ZARZĄDZANIU

Przyczyny

•

rozwój wiedzy teoretycznej

•

wzrost konkurencji

•

rosnące powiązania strategiczne i

operacyjne

•

rosnące interakcje wewnętrzne

•

wzrost roli otoczenia - władz, społeczności,

organizacji

•

rosnąca ilość regulacji formalnych

Skutek

INTEGRACJA SYSTEMÓW

ZARZĄDZANIA

Zintegrowane systemy zarządzania

reagują efektywniej na ryzyko związane

z zagrożeniami

•

środowiskowe:

-

zagrożenia naturalne

- pożar
- skażenie środowiska
- składowanie

•

techniczno –
organizacyjne:

-

znaleźność od zaopatrzenia w

nośniki energii

- znaleźność od systemu

transportowego

- przerwanie produkcji z tytułów

społeczno zawodowych

- przetwarzanie danych
- przestarzała technologia
- wąskie gardła w procesie

produkcji

- zawodność człowieka

•

prawne:

-

istniejące i planowane regulacje prawne

- kradzież, sabotaż, szpiegostwo

•

związane z ergonomią
i bezpieczeństwem pracy:

-

nieszczęśliwe wypadki

- choroby zawodowe
- absencje pracowników

ZSZ identyfikuje zagrożenia i im

zapobiega

Zagrożenia w działalności

Zintegrowany System

Zintegrowany System

Zarządzania daje dowody:

Zarządzania daje dowody:

•

zidentyfikowania, analizy i nadzoru zagrożeń w
organizacji;

•

zbudowania struktury organizacyjnej pozwalającej
prawidło-wo nadzorować zagrożenia w organizacji;

•

przejrzystości i delegowania zadań, kompetencji i
odpowie-dzialności za poszczególne aspekty
związane z zagrożeniami ( jakość, środowisko, bhp;)

•

Dokumentowania wykonania działań zgodnie z
planem

Co rozumiemy przez

Co rozumiemy przez

integrację

integrację

systemów zarządzania ?

systemów zarządzania ?

Starożytni Grecy ...

Całość to więcej niż suma części

Arystoteles

Teoria systemów
...

Rozwiązania strategicznego problemów

nie można szukać w oderwaniu od siebie

INTEGRACJA

proces łączenia, scalania
mniejszych części w większe.

Integracja ma zawsze określony
cel.

/ DEFINICJA -
ENCYKLOPEDIA/

INTEGRACJA

SYSTEMÓW

- łączenie wzajemnie na siebie
oddziałujących zbiorów elementów
poszczególnych systemów w spójną
całość –

strukturę zintegrowanego systemu

- która przekształca sygnały /
informacje / z otoczenia w działania
wykonawcze w ramach poszcz.
elementów tworzących tę strukturę.

INTEGRACJA SYSTEMÓW

Wymagania klienta

Należy dążyć do tworzenia racjonalnych więzi

integracyjnych, gdyż brak tych działań może

doprowadzić do procesu

odwrotnego „dezintegracji”

Wymagania otocznia

Wymagania prawne

Satysfakcja

klienta, otoczenia

i pracowników

Zgodność z prawem

Wymagania pracowników

Wymagania prawne

PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA ZINTEGROWANEGO

SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘBIORSTWEM

• Bazą ZSZ może być dowolny istniejący system - ISO (QMS

lub EMS); odpowiedni dla przedsiębiorstwa; wdrożony
zgodnie z literą normy; żywy i zrozumiały.

• Poszczególne elementy sektorowe (systemy) mogą być

wdrażane równolegle lub etapowo; z doświadczeń
wynika, że wdrożenie etapowe pozwala na uniknięcie
błędów, wykorzystanie doświadczeń; w efekcie jest
szybsze i tańsze.

• Wdrożenie powinno mieć wyraźnie określone fazy;

pozwala to na oceny między etapowe i korekty bieżące.

NIE MA CAŁKOWICIE ZINTEGROWANEGO

SYSTEMU

RÓŻNICA CELÓW

UWAGA: rola firmy doradczej

CECHY ZINTEGROWANEGO SYSTEMU

[

ZSZ

]

• ZSZ zwykle składa się z podsystemów usytuowanych

hierarchicznie;

• Elementy poszcz. podsystemów są współzależne i powiązane

ze sobą – często interakcyjnie;

• Elementy poszcz. podsystemów dążą do realizacji różnych

celów, osiągając stan końcowy będący stanem równowagi;

• ZSZ musi mieć możliwość regulacji swoich elementów dla

osiągnięcia założonych celów / planowanie, controlling /;

• ZSZ rozpatruje się zawsze jako spójną całość;
• ZSZ dokonuje transformacji wejść w wyjścia;
• Przetwarzanie informacji jest warunkiem przetrwania

systemu;

• ZSZ charakteryzuje znaczne zróżnicowanie / dywersyfikacja

funkcji i zadań /;

• ZSZ dąży do stanu końcowego

/ system celowy /

, który może

być osiągany różnymi metodami

NORMY

ISO 9001, ISO 14001, PN
18001

PODOBIEŃSTWA

RÓŻNICE

• Brak kodów absolutnych

(liczb, norm itp.)

• Zasada koła Deminga
• Planowanie etapowe -

strategiczne, operacyjne,
taktyczne

• Sformalizowany system

kontroli - audity

• Podział kompetencji
• Oparcie na

samoświadomości

• Obszar objęty systemem

(zakres systemu)

• Ukierunkowanie (klient,

otoczenie, załoga)

• Poziom zgodności z

prawem (określony,
pożądany, obowiązujący)

• Różna baza systemu

(procesy, aspekty, ryzyko)

Zbliżone wymagania

norm ISO 9001 i 14001

Nowe spojrzenie - norma ISO 9001

na zarządzanie procesami w firmie

INTEGRACJA QMS i EMS

INTEGRACJA QMS i EMS

System cechuje się
większą skutecznością
i efektywnością

System jest łatwiej
akceptowany
przez pracowników

Następuje zmniejszenie liczby

procedur operacyjnych

SYSTEM ZINTEGROWANY - QMS i EMS

SKUTECZNE ZARZĄDZANIE

Podstawowa baza do integracji –

Podstawowa baza do integracji –

PROCESY

PROCESY

Procesy główne

W

Y

M

A

G

A

N

IA

K

L

IE

N

T

A

S

A

T

Y

S

FA

K

C

JA

K

L

IE

N

T

A

Procesy pomocnicze

Procesy systemowe

Podczas doskonalenia procesów liczy się

zorganizowana praca

zespołowa

Skala integracji

Skala integracji

•

Skala mikro – obejmuje wyodrębnioną
jednostkę gospodarczą

•

Skala makro – obejmuje także działania poza
jednostka organizacyjną

•

Skala globalna – związana jest z przyszłym
klientem

Co można powiedzieć o

Co można powiedzieć o

integracji dokumentacji

integracji dokumentacji

systemowej?

systemowej?

PN-EN ISO 9001

4.2 Wymagania dot. dokumentacji

4.2.1 Postanowienia ogólne

DOKUMETACJA QMS powinna zawierać:

a. udokumentowane deklaracje polityki jakości celów dot. jakości
b. księgę jakości
c. udokumentowane procedury wymagane postanowieniami niniejszej
normy (6)
d. dokumenty dot. planowania, przebiegu i nadzorowania procesów
e. zapisy

4.2.2 Księga jakości

a.

Zakres systemu zarządzania jakością

b. Udokumentowane procedury
c. Opis wzajemnego oddziaływania między procesami QMS

4.2.3 Nadzór nad dokumentami

4.2.4 Nadzór nad zapisami

4.4.4 Dokumentacja

DOKUMETACJA EMS powinna zawierać:

a. politykę, cele i zadania środowiskowe
b. opis zakresu EMS
c. opis głównych elementów EMS i ich wzajemnego oddziaływania a także

z odniesieniem do dokumentów związanych

d. dokumenty w tym zapisy wymagane postanowieniami niniejszej normy

międzynarodowej oraz

e. dokumenty w tym zapisy wymagane określone przez organizację jako

niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i
nadzorowania procesów, które są związane z jej znaczącymi AŚ

4.4.5 Nadzór nad dokumentami

PN-EN ISO 14001

4.5.4 Nadzór nad zapisami

4.4.5.1 Postanowienia ogólne

DOKUMETACJA SZ BHP powinna zawierać:

a. udokumentowaną deklarację polityki BHP, cele ogólne i szczegółowe

dot. BHP

b. udokumentowane procedury wymagane postanowieniami niniejszej

normy

c. dokumenty potrzebne organizacji do zapewnienia skutecznego

planowania przebiegu i nadzorowania jej działań w ramach SZ BHP

d. zapisy wymagane przepisami niniejszej normy międzynarodowej
e. zapisy wskazujące inną dokumentacje związaną

4.4.5 Nadzór nad dokumentami

PN-N ISO 18001

4.4.5 Dokumentacja SZ BHP

4.2.4 Nadzór nad zapisami

PLUSY I MINUSY INTEGRACJI DOKUMENTACJI

POLITYKA

PLANOWANIE

Baza systemu ( - )

WDROŻENIE

Sterowanie operacyjne ( - )

KONTROLA

KOREKTA

+ -

+ -

+ -

+

+

DOKUMENTACJA

+

INTEGRACJA

QMS EMS SZ BHP
Inne

ZSZ

przykład

przykład

Ilościowy układ dokumentacji systemowej przed i

Ilościowy układ dokumentacji systemowej przed i

po integracji

po integracji

/opracowanie własne huta Katowice S.A./

/opracowanie własne huta Katowice S.A./

Lp.

Układ

dokumentacj

i

Rodzaj dokumentu

Liczba

dokume

n-tów

1

Dokumentacja

systemowa
przed integracją

Procedury systemu zarządzania

jakością

28

2

Wariant

teoretyczny

odrębna

dokumentacja
dla każdego

systemu

Procedury QMS
Procedury SZ BHP

suma

28
22

50

3

Dokumentacja

systemowa po

integracji

Procedury ZSZ (QMS; SZ BHP;

środowisko

)

Procedury ZSZ (SZ BHP;

środowisko

)

Procedury ZSZ (QMS)
Procedury ZSZ ( QMS)

suma

17

2
9
7

35

4

Różnica <pozycja 2 - pozycja 3>

15

Jakie są tak naprawdę

Jakie są tak naprawdę

korzyści?

korzyści?

INTEGRACJA QMS; EMS; SZ

INTEGRACJA QMS; EMS; SZ

BHP

BHP

•

W jej wyniku powstaje wspólna dokumentacja,
opisująca poszczególne procesy w systemie;

•

Stwarza możliwość jednoczesnego procesu
certyfikacji i wspólnego nadzoru systemu;

•

Pozwala uzyskać otwartość i elastyczność w
stosunku do wprowadzania wymagań innych
norm;

•

Umożliwia uzyskanie efektu synergii.

Korzyści wykazywane przez

Korzyści wykazywane przez

przedsiębiorstwa:

przedsiębiorstwa:

•

poprawa image firmy;

•

ujednolicenie dokumentacji;

•

usprawnienie zarządzania;

•

wzrost świadomości i zaangażowania
pracowników w poprawę jakości, zrozumienia
problemów środowiskowych i bhp;

•

zmniejszenie niezgodności wewnętrznych;

•

zmniejszenie liczby reklamacji i skarg.