1. SYSTEMY INFORMATYCZNE ZARZĄDZANIA

Systemy informacyjne zarządzania (SIZ) stanowią podklasę systemów służących wspomaganiu zarządzania organizacją gospodarczą, realizowanego poprzez funkcje planowania, organizowania, motywowania, kontrolowania i koordynacji. Zarządza­nie jest ciągłym procesem podejmowania decyzji, wymagającym odpowiednio przygotowanych i przetworzonych informacji. Można powiedzieć, że o efektywności zarządzania w dużym stopniu przesądza sprawnie funkcjonujący i dostosowany do potrzeb system informacyjny.

Z punktu widzenia rodzaju realizowanych funkcji, czyli zakresu i formy wspomagania procesów zarządzania w eksploatowanym systemie informacyjnym wyróżnia się następujące rodzaje systemów informacyjnych zarządzania:

• Systemy transakcyjne (ang. Transaction Processing Systems - TPS);

• Systemy nowoczesnego biura (ang. Office Automation Systems - OAS),

• Systemy informacyjne zarządzania (ang. Management Information Systems - MIS);

• Systemy wspomagania decyzji (ang. Decision Support Systems - DSS);

• Systemy informacyjne kierownictwa (ang. Executive Information Systems - EIS);

• Systemy wspomagające kierownictwo (ang. Executive Support Systems - ESS);

• Systemy eksperckie (ang. Expert Systems) - który jest opisany w rozdziale drugim.

Systemy transakcyjne (TPS) stanowią naj­bardziej rozpowszechnioną w naszym kraju klasę systemów informatycznych wspie­rających proces zarządzania. Są one wykorzystywane na najniższym, operacyjnym szczeblu zarządzania i wspomagają podejmowanie decyzji dobrze ustrukturalizowa­nych. Ta grupa systemów jest zorientowana przede wszystkim na ewidencję procesów gospodarczych. Pozwala także na agregację danych w najróżniejszych przekrojach i przygotowywanie sprawozdań z poszczególnych dziedzin działalności obiektu. W związku z tym są to zwykle systemy dziedzinowe, chociaż dosyć często tworzone są systemy wielodziedzinowe, składające się z kilku modułów dotyczących dwóch lub więcej dziedzin działalności obiektu, np. gospodarki zatrudnieniowo-płacowej, gospodarki materiałowej.

W latach sześćdziesiątych systemy te realizowano w tech­nologii klasycznej, z kilkoma zbiorami danych w każdym podsystemie. Dominowało przetwarzanie wsadowe lub quasi-konwersacyjne. Osoby podejmujące decyzje otrzy­mywały z góry ustalone, wyselekcjonowane informacje o charakterze ewidencyj­no-sprawozdawczym. Warunki technologiczne powodowały, że informacje opisy­wały stan obiektu opóźniony o długość ewidencyjnego cyklu przetwarzania i miały charakter historyczny. Były mało przydatne do zarządzania na szczeblu operacyjnym. Próby tworzenia systemów kompleksowych obejmujących wszystkie dziedziny działalności obiektu (lub ich większość) nie przynosiły w tych warunkach technolo­gicznych zadowalających rezultatów. W latach siedemdziesiątych wprowadzono do­skonalsze technologie przetwarzania, takie jak bazy danych oraz elementy przetwa­rzania rozproszonego. Nie zmieniło to jednak typu wspomagania procesu zarządzania i informacyjnych form komunikacji użytkownika z systemem. Należy jeszcze pod­kreślić, że systemy transakcyjne o zmodernizowanej technologii przetwarzania (baza danych, konwersacyjny tryb przetwarzania) są do dzisiaj projektowane i eksploatowa­ne najczęściej jako ewidencyjne lub dziedzinowe systemy z zakresu rachunkowości. Ponadto nowa technologia wymusiła tworzenie baz indeksowych i normatywnych dla całego systemu, co ułatwia standaryzację danych na wyższych poziomach, w innych, powstałych historycznie później, systemach informatycznych zarządzania. Systemy ewidencyjne spełniają zatem funkcje usługowe dla nowszych systemów, umożli­wiając po prostu ich funkcjonowanie.

Systemy nowoczesnego (zautomatyzowanego) biura (OAS) są najczęściej wykorzystywane przede wszystkim przez pracow­ników najniższego szczebla w hierarchii organizacyjnej przedsiębiorstwa (instytu­cji), służą bowiem automatyzacji pracy biurowej. Jednak mogą być wykorzystywa­ne na każdym szczeblu zarządzania. Systemy tego rodzaju nie tworzą nowych danych, ale są niezastąpione przy przetwarzaniu, analizowaniu i przesyłaniu infor­macji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz obiektu. Nie ulega wątpliwości, że umożliwiają szybkie działanie każdego współczesnego biura. Do tych systemów należą edytory tekstów, programy wydawnicze (służące do składu tekstu), poczta elektroniczna, kalendarze elektroniczne, systemy umożliwiające wideokonferen­cje itp. Ten rodzaj systemów ma kolosalne znaczenie w każdej instytucji, po­nieważ należy do najszybciej rozwijającej się i najczęściej wykorzystywanej gru­py oprogramowania.

Systemy informacyjne zarządzania (­MIS). Systemy transakcyjne (ewidencyjne) nie zaspokajały potrzeb kadry kierowni­czej, która coraz częściej chciała wykorzystywać w swej pracy szybko działający komputer. Już w latach sześćdziesiątych w krajach wysoko rozwiniętych powstały pierwsze systemy, które miały służyć menedżerom w uzyskiwaniu informacji i podej­mowaniu decyzji na ich podstawie. Nazwano je właśnie Management Infonnation Sy­stems. Spotkały się one wręcz z entuzjastycznym przyjęciem, szybko jednak zauważono, że nie mogą one rozwiązać wszystkich problemów kadr kierowniczych. Systemy te zostały pomyślane jako pomoc dla kierownictwa w planowaniu, prowa­dzeniu i rozwoju organizacji, czyli ciągłym podejmowaniu decyzji. Nie dopracowano się nigdy precyzyjnej definicji pojęcia MIS. Przyjęto powszechnie jedynie dwie cechy MIS: przeznaczenie ich dla kierowników w celu wsparcia procesu podejmowania de­cyzji i oparcie tych systemów na wspólnej bazie danych.

Żadna z wymienionych cech nie daje się jednoznacznie określić. Kadra kierownicza obejmuje bowiem kierowników szczebla operacyjnego, taktycznego i strate­gicznego. W związku z tym występuje zróżnicowane zapotrzebowanie na informacje, ponieważ na każdym szczeblu podejmuje się różnego rodzaju decyzje: dobrze, częściowo i słabo ustrukturalizowane. Trudno zatem stworzyć jeden uniwersalny ro­dzaj systemu typu MIS. Należy raczej mówić o określonych klasach tych systemów dostosowanych do zróżnicowanych potrzeb kadry kierowniczej.

W rzeczywistości systemy te obsługiwały przede wszystkim średni szczebel zarządzania. Dostarczały informacji niezbędnych do operacyjnego i taktycznego zarządzania, w którym podejmuje się decyzje dobrze i częściowo ustrukturalizo­wane. Na tym szczeblu potrzebne są przede wszystkim dane zagregowane po­chodzące z systemów dziedzinowych. Systemy tej klasy dostarczają więc danych syn­tetycznych, opisujących zarówno bieżące działanie obiektu, jak i porównują te dane z okresami poprzednimi. Dotyczy to zwłaszcza problemów związanych z usprawnie­niem procesów regulacji i sterowania, planowania krótkookresowego (w okresie 1-2 lat), analizy i kontroli bieżącej.

W porównaniu z systemami transakcyjnymi unowocześniony został proces przetwarzania danych. MIS zawierają przyjazne procedury obsługi użytkownika, bibliotekę procedur statystyczno-ekonometrycznych oraz zbiory danych historycznych. Użytkownik może dotrzeć do wyselekcjonowanych informacji (ma możliwość uruchamiania procedur, które nie są stosowane standardowo, może wybrać różne formy prezentacji). Procedury statystyczno-ekonometryczne umożliwiają przeprowadzenie wszechstronnej analizy danych o funkcjonowaniu obiektu przy założeniu określonych kryteriów, a zbiory danych historycznych dają możliwość prognozowania pew­nych zjawisk, ich analizowania i wyciągania odpowiednich wniosków.

Systemy tego typu mogą być zastosowane w obiektach różnego rodzaju i zwykle służą realizowaniu następujących funkcji:

• dostarczaniu bieżących danych o różnym stopniu szczegółowości z poszczególnych dziedzin działalności obiektu,

• przeprowadzaniu analizy działalności obiektu pod kątem wykonania założeń planów i normatywów w analizowanym okresie,

• przygotowywaniu oceny działalności poszczególnych działów obiektu,

• ocenianiu kontrahentów na podstawie danych teraźniejszych i historycznych,

• utrzymywaniu odpowiednich zbiorów danych,

• ewidencjonowaniu i analizowaniu wykonania poleceń służbowych kierownictwa.

Systemy wspomagania decyzji (DSS) zaczęły po­wstawać w początkach lat siedemdziesiątych i miały na celu uzupełnienie braków, ja­kie występowały w systemach typu MIS. Trudno jest wybrać jedną z bardzo wielu definicji tych systemów, ale przyjmijmy, że DSS to system informatyczny, który dostarcza informacji z danej dziedziny, umożliwia korzystanie z analitycznych modeli decyzyjnych z dostępem do baz danych, w ce­lu wspomagania decydentów w słabo ustrukturalizowanym środowisku decyzyjnym. Systemy typu DSS miały wspierać wszystkie fazy procesu decyzyjnego, a więc: roz­poznanie (czyli zdefiniowanie) problemu i zaklasyfikowanie go do określonej grupy standardowej, tworzenie modelu informacyjnego opisującego rzeczywistość, jego rozwiązanie, generowanie wariantów dopuszczalnych rozwiązań oraz pomoc w wy­borze najlepszego rozwiązania. Poza tym systemy DSS miały uwzględniać osobowość decydenta, to znaczy jak najbardziej przybliżyć model decyzyjny do aktualnego poglądu użytkownika na rozpatrywany problem. Należy jednak podkreślić, że osta­teczną decyzję podejmował użytkownik, a nie system komputerowy. Na podstawie przedstawionych wariantów rozwiązań inny decydent mógł podjąć zupełnie inną de­cyzję. Pełne możliwości i zarazem charakterystykę tych systemów można przedsta­wić w następujących punktach:

• wspomagają podejmowanie decyzji częściowo i słabo ustrukturalizowanych,

• przeznaczone są dla decydentów różnych szczebli,

• mogą być wykorzystywane przez pojedynczych bądź grupowych użytkowników,

• wspomagają decyzje wzajemnie od siebie zależne i/lub sekwencyjne,

• wspomagają wszystkie etapy podejmowania decyzji,

• wspomagają różnorodne style i procesy podejmowania decyzji,

• są łatwe do adaptowania i elastyczne w przystosowywaniu do wymagań użytkownika,

• są łatwe w użytkowaniu,

• są efektywne we wspomaganiu procesu podejmowania decyzji; decyzja jest podjęta szybciej, jest lepsza jakościowo i dokładniejsza,

• pozwalają decydentowi kontrolować każdy etap procesu podejmowania decyzji,

• wspomagają, lecz nie zastępują decydenta, który na każdym etapie może zakończyć pracę z systemem,

• dają możliwość zdobycia przez użytkownika nowych doświadczeń, co uczy go profesjonalnego podejścia do procesu planowania i podejmowania decyzji, a jednocześnie podnosi jego wymagania w stosunku do systemu przy kolejnym jego użytkowaniu,

• są proste w konstrukcji,

• wykorzystują standardowe bądź specjalnie przygotowane modele, co umożliwia eksperymentowanie z różnymi strategiami w różnych konfiguracjach, czyli przygo­towanie różnych wariantów decyzji,

• zaawansowane systemy DSS posiadają bazę wiedzy, która umożliwia efektywne rozwiązywanie bardzo trudnych problemów; tego typu systemy DSS zalicza się już do systemów ekspertowych.

Systemy typu DSS ułatwiają podejmowanie decyzji słabo ustrukturalizowa­nych, głównie na strategicznym, ale i na taktycznym szczeblu zarządzania. Pozwalają one spełniać następujące życzenia decydenta:

• wyszukiwanie danych jednostkowych, czyli wyodrębnianie danych ze zbiorów,

• swobodny dostęp do danych oraz przeprowadzanie ich analiz,

• dostarczanie wcześniej zdefiniowanych danych zbiorczych,

• przygotowywanie projektów możliwych decyzji,

• przedstawienie konsekwencji (ocen) proponowanych decyzji przy wykorzystaniu modeli obliczeniowych i symulacyjnych: „co by było, gdyby?”,

• wybranie wariantu decyzji na podstawie zadanych kryteriów.

Systemy wspomagania decyzji składają się z następujących modułów: baza danych i podsystem zarządzania bazą danych, baza modeli i podsystem zarządzania bazą modeli oraz podsystem komunikacji użytkownika z systemem. Baza danych zawiera aktualne dane dotyczące działalności obiektu. Informacje te pochodzą z baz danych transakcyjnych lub są bazami danych specjalistycznych. Baza modeli składa się z wie­lu modułów, z których każdy zawiera opis odpowiednich zachowań związanych z określoną sytuacją decyzyjną. W spierają one podejmowanie decyzji na różnych poziomach zarządzania, w zakresie różnych funkcji kierowniczych i w różnych dziedzinach działalności obiektu. Z tego powodu ważne jest zapewnienie możliwości ciągłej modyfikacji i rozbudowy tego elementu systemu. Baza modeli decyduje bowiem o rzeczywistych możliwościach całego systemu. Podsystem komunikacji użytkownika z systemem ma zapewnić wysoki komfort obsługi. Użytkownik musi otrzymywać to, czego zażąda, w możliwie różnorodnej formie, a system musi być przygotowany na żądania niestandardowe.

Systemy informacyjne kierownictwa, inaczej - wspomagające kierownictwo (EIS/ESS). Ta klasa systemów jest przeznaczona dla kierownictwa najwyższego szczebla (strategicznego). Systemy ESS są dostosowywane do indywidualnych cech decydenta lub wręcz są konstruowane dla wybranej osoby. Służą podejmowaniu de­cyzji słabo ustrukturalizowanych. Wykorzystywane są w nich najnowsze osiągnięcia informatyki, a w szczególności - zaawansowane komputerowe pakiety graficzne oraz najnowocześniejsze formy komunikacji. System typu ESS tworzy dla decydenta najwyższego szczebla specyficzne, komfortowe warunki do pracy; daje mu zintegrowany system wszystkich potrzebnych danych i zapewnia doskonałą komunikację z oto­czeniem. ES S łączy w sobie dane dotyczące warunków zewnętrznych działania obiek­tu oraz zbiorcze dane pochodzące z systemów wewnętrznych, takich jak TPS, MIS czy DSS, zapewniając jednocześnie generowanie na tej podstawie danych wspoma­gających zarządzanie. Dane są segregowane, łączone; wybierane są szczególnie ważne (krytyczne) dane. W porównaniu z DSS, ESS zmierzają do mniejszego użycia modeli analitycznych, w zamian dostarczając menedżerom informacji na żądanie, w sposób interaktywny. Ponadto do przedstawienia problemów wykorzystują grafikę i mogą dostarczać wykresy, rysunki i dane z wielu źródeł - bezpośrednio na biurka członków najwyższego kierownictwa albo do sal konferencyjnych. W odróżnieniu od innych typów systemów informacyjnych ESS nie są zaprojektowane do rozwiązywa­nia specyficznych problemów, natomiast dają możliwość uniwersalnego, zintegrowa­nego przetwarzania i stwarzają możliwości telekomunikacyjne, które mogą być wykorzystywane w wielu sytuacjach.

ESS są przeznaczone dla tych menedżerów, którzy mają bardzo małe doświadczenie w pracy z systemami informatycznymi opartymi na bazach danych. Odpowia­dają na zadane pytania, dając uzasadnienia i wyjaśnienia w przejrzysty i zrozumiały sposób. Szczególną ich cechą jest rozbudowany system rozwijalnych menu, które po­zwalają na dobór danych o dowolnie wybranym stopniu szczegółowości. Wszystko po to, by przyspieszyć otrzymywanie danych potrzebnych kierownictwu.

Najwyższe kierownictwo ma różne osobiste style zarządzania oraz radykalnie różne życzenia wobec systemu. ESS musi więc być systemem otwartym, czyli tak zbudowanym, by w każdej chwili mógł być adaptowany do nowych wymagań oraz potrzeb użytkownika i warunków otoczenia.

Systemy typu EIS/ESS rozwijają się od niedawna, ponieważ przyjazne dla użyt­kownika środowisko rozwinęło się dopiero od czasu zastosowania mikrokompu­terów.

Przykłady wykorzystania poszczególnych rodzajów systemów informatycznych do wspomagania procesu zarządzania przedstawia tabela 2, w której uwzględniono znane i akceptowane w teorii szczeble zarządzania i typy decyzji.

Tabela 2. Systemy wspomagające zarządzanie w firmie

Typ decyzji	POZIOMY ORGANIZACJI			Systemy wspomagające
		Szczebel operacyjny	Szczebel kierowniczy (taktyczny)		Szczebel strategiczne
Dobrze ustrukturalizowane (programowalne)	Księgowość Zamówienia materiałów Rejestracja dostaw Przygotowanie korespondencji	Analiza budżetu Krotko terminowa prognoza Analizy ekonomiczne Sprawozdania podatkowe	Lokalizacja hurtowni System dystrybucji Szkolenie personelu	TPS MIS
Częściowo ustrukturalizowane	Techniczne przygotowanie produkcji Gospodarka magazynowa	Ocena kredytu Opracowanie budżetu Analiza kosztów Harmonogramowanie projektów Opracowanie systemu wynagrodzeń	Budowa nowej wytworni Planowanie nowego produktu Odszkodowania Planowanie kontroli jakości	DSS
Nieustruktalizowane (nieprogramowalne)	Wybór dostawcy surowców Zakup oprogramowania	Negocjacje Rekrutowanie kadry kierowniczej Zakup komputerów Marketing	Planowanie Rozwój nowej technologii Polityka socjalna firmy Polityka współpracy z dostawcami i odbiorcami	DSS ES
Systemy wspomagające	OAS MIS	DSS ES EIS	EIS ES

Źródło: Zieliński J. S.: „Inteligentne systemy zarządzania”

Zieliński J. S.: „Inteligentne systemy zarządzania”, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000.

Zieliński J. S.: „Inteligentne systemy zarządzania”, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

---