PODRÓŻE SŁUŻBOWE

2013

Joanna Jaroczyńska

POJĘCIE PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

• Art.77

5

§ 1 Kodeksu pracy

• Zadanie służbowe wykonywane przez

pracownika poza miejscowością, w
której znajduje się siedziba
pracodawcy lub poza stałym
miejscem pracy

• Na polecenie pracodawcy
• Zwrot poniesionych kosztów

UPRAWNIENIA

PRACODAWCY

• Określenia terminu podróży

służbowej;

• Określenia miejsca podróży

służbowej;

• Określenia rodzaju środka transportu

a także jego klasy

RODZAJE ŚWIADCZEŃ

PRZYSŁUGUJĄCYCH PRACOWNIKOWI

• Diety;
• Zwrot kosztów przejazdów;
• Zwrot kosztów dojazdów środkami

komunikacji miejscowej;

• Zwrot kosztów noclegów;
• Zwrot innych niezbędnych

udokumentowanych wydatków określonych
lub uznanych przez pracodawcę
odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

Zwrot kosztów przejazdu

• Środek transportu określa pracodawca wskazując

jego klasę;

• Dotyczy udokumentowanych biletami lub fakturami

wydatków (cena biletu oraz opłaty dodatkowe, np.
miejscówki);

• Możliwość odbycia przejazdu samochodem

osobowym, motocyklem, motorowerem
niebędącym własnością pracodawcy (wyliczenie
kosztów następuje poprzez iloczyn liczby
przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden
kilometr ustaloną przez pracodawcę, przy czym jest
ograniczenie górnej wysokości)

ZASADY ROZLICZANIA INNYCH

NIEZBĘDNYCH WYDATKÓW

• określone przez pracodawcę lub
• zznane przez pracodawcę
zwraca się w udokumentowanej wysokości.
Wydatki powyższe obejmują np.
• Opłaty za bagaż;
• Postój w strefie płatnego parkowania;
• Opłaty za przejazd płatnymi drogami;
• Inne niezbędne wydatki wiążące z się

bezpośrednio z odbywaniem podróży
służbowej;

TERMIN ROZLICZENIA PODRÓŻY

SŁUZBOWEJ ORAZ WARUNKI

FORMALNE

• Czas na rozliczenie 14 dni od dnia zakończenia podróży

służbowej;

• Konieczność załączenia do rozliczenia kosztów

dokumentów w szczególności: rachunków, faktur,
biletów z wyjątkiem diet oraz wydatków ryczałtowych;

• W przypadku niemożliwości przedstawienia dokumentu

pracownik składa pisemne oświadczenie obejmujące
dokonany wydatek oraz przyczyny braku jego
udokumentowania;

• W uzasadnionych przypadkach pracownik składa

oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na
prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów
podróży czy też ich wysokości

WZÓR DOKUMENTU PODRÓŻY

SŁUŻBOWEJ

• Brak określonego w rozporządzeniu

wzoru polecenia wyjazdu
służbowego;

• Brak określonego w rozporządzeniu

wzoru rozliczenia podróży służbowej;

• Każdy pracodawca określa

samodzielnie wzór lub stosuje
funkcjonujące druki akcydensowe;

ROZPOCZĘCIE I ZAKOŃCZENIE

PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

KRAJOWEJ

•

Wyjazd z miejscowości
określonej przez
pracodawcę (może to być
miejscowość stałego lub
czasowego pobytu
pracownika);

•

Przyjazd do miejscowości
określonej przez
pracodawcę (może to być
miejscowość stałego lub
czasowego pobytu
pracownika);

ZAGRANICZNEJ

• w zależności od środka

komunikacji:

- lądowej – (od – do) chwili

przekroczenia granicy
polskiej

- lotniczej – (od – do) chwili

startu do chwili lądowania z
ostatniego lotniska
(pierwszego w kraju)

- morskiej – (od – do) chwili

wyjścia (wejścia) statku z
(do) portu polskiego

CEL DIETY I JEJ WYSOKOŚĆ W

PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

KRAJOWEJ
• Jest przeznaczona na

pokrycie zwiększonych
kosztów wyżywienia;

• Wynosi 30 zł za dobę

podróży służbowych

ZAGRANICZNEJ

• Jest przeznaczona na pokrycie

kosztów wyżywienia oraz inne
drobne wydatki;

• Wysokość diety jest

uzależniona od docelowego
państwa podróży służbowej;

• Pracodawca może ustalić

więcej niż jedno państwo
docelowe;

• Wysokość diety dla

poszczególnych państw jest
określona w załączniku do
rozporządzenia

WYLICZANIE DIET

KRAJOWEJ

W GRANICACH DOBY

• do 8 godzin – dieta nie

przysługuje

• od 8 – 12 godzin podróży –

50% diety

• ponad 12 godzin w pełnej

wysokości

POWYŻEJ DOBY

Za każdą dobę dieta w pełnej
wysokości a za niepełną lecz
rozpoczętą dobę:
• do 8 godzin 50% diety
• powyżej 8 godzin pełna dieta

ZAGRANICZNEJ

• Za każdą dobę dieta w pełnej

wysokości

• Za niepełną dobę:

- do 8 godzin – przysługuje 1/3

diety

- ponad 8 do 12 godzin –

przysługuje 50% diety

- ponad 12 godzin – dieta w pełnej

wysokości

25% diety w sytuacji, gdy otrzymuje
za granicą bezpłatne całodzienne
wyżywienie lub gdy jest opłacone w
cenie karty okrętowej,

OGRANICZENIA W WYSOKOŚCI DIET LUB

BRAK PRAWA DO DIET

KRAJOWA
• Dieta nie przysługuje

w przypadku
zapewnienia
całodziennego
wyżywienia;

• Dieta nie przysługuje

w przypadku
delegowania do
stałego lub czasowego
miejsca pobytu;

ZAGRANICZNA

• 25% diety w sytuacji, gdy

otrzymuje za granicą
bezpłatne całodzienne
wyżywienie;

• Brak wpływu miejsca

pobytu na prawo do
diety zagranicznej;

• Brak diety w przypadku

otrzymywania należności
pieniężnej na wyżywienie
(ewentualnie różnica)

ZMNIEJSZANIE DIETY

KRAJOWEJ
• Śniadanie – 25 %

diety;

• Obiad – 50% diety;
• Kolacja – 25% diety.
• Powyższe

pomniejszenia stosuje
się także w przypadku
usługi hotelarskiej w
ramach której jest
zapewnione
wyżywienie

ZAGRANICZNEJ
• Śniadanie – 15 %

diety;

• Obiad – 30% diety;
• Kolacja – 30% diety.
• Powyższe

pomniejszenia stosuje
się także w przypadku
usługi hotelarskiej w
ramach której jest
zapewnione
wyżywienie

DIETA A POBYT W SZPITALU

KRAJOWA
• Brak zasad

pomniejszenia diety

ZAGRANICZNA
• 25% diety - za każdy

dzień(dobę) pobytu w
szpitalu lub innym
zakładzie leczniczym

NOCLEG W PODRÓŻY

SŁUŻBOWEJ

KRAJOWEJ

• Zwrot kosztów w wysokości

stwierdzonej rachunkiem w
hotelu lub innym obiekcie
świadczącym usługi
hotelarskie;

• Maksymalna kwota zwrotu

kosztów za nocleg to 20
krotność diety czyli 600 zł;

• Możliwość zwrotu kosztów w

wysokości stwierdzonych
rachunkiem i przekraczających
powyższy limit w uzasadnionym
przypadku przez pracodawcę;

ZAGRANICZNEJ

• Zwrot kosztów w wysokości

stwierdzonej rachunkiem;

• Limit zwrotu kosztów

określa załącznik do
rozporządzenia;

• Możliwość zwrotu kosztów

w wysokości stwierdzonych
rachunkiem i
przekraczających powyższy
limit w uzasadnionym
przypadku przez
pracodawcę;

RYCZAŁT ZA NOCLEG

W KRAJU
• 150 % diety w

przypadku nie
zapewnienia
bezpłatnego noclegu i
braku rachunku za
nocleg;

• Nocleg trwa co

najmniej 6 godzin
pomiędzy 21 a 7;

ZA GRANICĄ
• 25% limitu

określonego w
załączniku do
rozporządzenia w
przypadku
nieprzedłożenia
rachunku za nocleg;

BRAK ZWROTU KOSZTÓW NOCLEGU

LUB RYCZAŁTÓW ZA NOCLEG

W KRAJU
• za czas przejazdu
• gdy pracodawca uzna,

że pracownik miał
możliwość
codziennego powrotu
do miejscowości
stałego lub czasowego
pobytu;

• Za czas przejazdu w

dniu wolnym od pracy
do domu w przypadku
podróży trwającej co
najmniej 10 dni

ZA GRANICĄ
• za czas przejazdu;
• w przypadku gdy

pracodawca lub
strona zagraniczna
zapewniła
pracownikowi
bezpłatny nocleg;

RYCZAŁTY NA POKRYCIE KOSZTÓW

DOJAZDÓW

W KRAJU

• 20% diety koszt dojazdów

środkami komunikacji
miejscowej

Możliwość zwrotu
faktycznie poniesionych i
udokumentowanych
kosztów dojazdów środkami
komunikacji miejscowej na
wniosek pracownika w
przypadku wyrażenia zgody
przez pracodawcę

ZA GRANICĄ

• 1 dieta na pokrycie kosztów

dojazdu z dworca i do
dworca...lub portu … oraz
usług bagażowych w
miejscowości docelowej za
granicą oraz w każdej innej
miejscowości, w której
pracownik korzystał z noclegu

• 10% diety za każdą

rozpoczętą dobę pobytu w
podróży służbowej na pokrycie
kosztów dojazdów środkami
komunikacji miejscowej

BRAK PRAWA DO

RYCZAŁTÓW

W KRAJU
• W przypadku gdy

pracownik nie ponosi
kosztów dojazdu

ZA GRANICĄ
• Pracownik odbywa

podróż służbową
pojazdem
samochodowym,
motocyklem,
motorowerem;

• Strona zagraniczna

zapewnia bezpłatne
dojazdy;

• Pracownik nie ponosi

kosztów

ZWROT KOSZTÓW

LECZENIA

W KRAJU
• Brak obowiązku

ponoszenia kosztów
leczenia lub jego
zwrotu

ZA GRANICĄ

• Przysługuje zwrot

udokumentowanych niezbędnych
kosztów leczenia za granicą;

• Zwrot kosztów nie dotyczy

świadczeń gwarantowanych
przepisami o koordynacji
systemów zabezpieczenia
społecznego UE;

• Nie podlega zwrotowi koszt zakupu

leków, których nabycie za granicą
nie było konieczne. Koszty
zabiegów chirurgii plastycznej i
kosmetycznych, nabycia protez
ortopedycznych, dentystycznych
lub okularów

ZALICZKA NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ I

ROZLICZENIE

KRAJOWĄ
• Na wniosek

pracownika obowiązek
przyznania w
wysokości wynikającej
ze wstępnej kalkulacji
tych kosztów;

ZAGRANICZNĄ

• Pracownik otrzymuje w walucie

obcej na niezbędne koszty
podróży w wysokości
wynikającej ze wstępnej
kalkulacji tych kosztów;

• Możliwość wypłaty zaliczki w

walucie polskiej według
średniego kursu NBP z dnia
wypłaty zaliczki;

• Rozliczenie kosztów w walucie

otrzymanej zaliczki, w walucie
wymienialnej lub w PLN według
średniego kursu NBP z dnia
wypłaty

PODRÓŻE SŁUŻBOWE PRACOWNIKÓW

POZABUDŻETOWYCH

Możliwe odmienne regulacje należności z tytułu
podróży służbowych
• W umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy,

regulaminie wynagradzania

• Pracodawca za wyjątkiem wysokości diety może

ograniczyć wysokość np. ryczałtów za dojazdy,
noclegi lub tzw. „kilometrówkę”;

• Za dietę zagraniczną nie mniej, niż dieta krajowa;

W przypadku braku odmiennych regulacji zasady
wynikające z rozporządzenia.

SANKCJE ZA NARUSZANIE PRZEPISÓW

O PODRÓŻACH SŁUŻBOWYCH

• niewypłacanie świadczeń (diety,

ryczałty, zwrot kosztów)

• naruszenie przepisów o czasie pracy i

ochronie funkcji rodzicielskiej np.:

- naruszanie odpoczynku dobowego lub

tygodniowego

- praca w podróży służbowej ponad limit

nadgodzin

- inne

Sankcje za popełnienie wykroczeń

„kodeksowych”

• pouczenie – art. 41 k.w.
• mandat karny –

od 1000 do 2000 zł

/co najmniej dwukrotne ukaranie za

wykroczenia z Kodeksu pracy w ciągu 2
ostatnich lat – mandat

do 5000 zł

• wniosek o ukaranie do sądu, który może

orzec karę grzywny do

30.000 zł,

naganę, odstąpić od wymierzenia kary

• od 1 lipca 2007