TELEFONOWANIE JEST SZTUKA, KTORA TRUDNO PRZECENIC.
W wielu przypadkach rozmowa telefoniczna jest pierwszym
kontaktem z naszym klientem, kontrahentem,
wspolpracownikiem. Sposob w jaki ja przeprowadzimy wplywa na
odbior naszej osoby u rozmowcy oraz rzutuje na dalsze etapy
kontaktu. Dobrze przeprowadzona rozmowa czesto, jesli nie
bezposrednio, to posrednio pozwoli nam zdobyc nowego
klienta, pozyskac lukratywny kontrakt czy tez nawiazac cenna
znajomosc.
Rozmawianie przez telefon jest specyficzna forma kontaktu.
Nie widzimy naszego rozmowcy, przez co nasze zdolnosci
komunikacyjne zostaja ograniczone. Jest to o tyle
niekorzystne, ze wieksza czesc odbieranych komunikatow, to
sygnaly przesylane do naszej podswiadomosci, mowa ciala, nie
zas informacje przekazywane ustnie. Dlatego tym bardziej
nalezy skupic sie na tym, by nasz przekaz byl mozliwie
spojny i skuteczny.
PRZYGOTOWANIA DO WALKI
Do rozmow telefonicznych, szczegolnie jesli sa wazne, nie
nalezy podchodzic lekcewazaca i bez przygotowania. Mozna je
przyrownac do walki. Przeciwnicy znajduja sie na
przeciwleglych koncach lacza telefonicznego. Od tego, kto
bedzie dysponowal lepszymi argumentami, wieksza pewnosci
siebie i prezentowanych racji czesto zalezy "zwyciestwo",
czyli osiagniecie planowanego rezultatu. Moze nim byc
umowienie spotkania, zdobycie klienta, podpisanie umowy itp.
Pierwszym krokiem powinno byc dokladne przygotowanie sie do
rozmowy. Koniecznie trzeba miec pod reka kartke papieru i
cos do pisania. Jesli jest to trudna rozmowa lub wykonywana
po raz pierwszy w danej sprawie, warto poswiecic kilka minut
wiecej i opracowac scenariusz rozmowy. Zaczynamy od
przedstawienia sie.
JAK ZACZAC?
Istnieje kilka mozliwosci:
1. Sposob oficjalny i bezpieczny - witamy sie i
przedstawiamy a nastepnie wyjasniamy do kogo i po co
dzwonimy np.
- Dzien dobry. Jan Kowalski z tej strony, wlasciciel
firmy XYZ. Czy z Panem X mam przyjemnosc?
Dzwonie w sprawie naszej najnowszej oferty….
2. Inny, bardziej nietypowy sposob. Metoda ta jest
skuteczna w przypadku, gdy znamy imie i nazwisko naszego
rozmowcy. Pozwala wywolac wrazenie u rozmowcy, ze nie
jest dla nas obca osoba lub ktos nam o nim opowiedzial.
Szczegolnie warto ja stosowac w przypadku, gdy dzwonimy z
polecenia. Oto przyklad:
- Dzien dobry Panie Jacku. Jan Kowalski z tej strony.
Pan mnie jeszcze nie zna, ale mamy wspolnego znajomego
…..(tu podajemy imie osoby polecajacej, czasami warto
dodac nazwisko). Spotkalem sie ostatnio z …(imie) i
wspomnial o Panu jako o osobie, ktora …(informacja o
tym, co robi nasz rozmowca). Dzwonie, gdyz prowadze
firme …. i z rozmowy z (imie) wynika, ze moge Panu
przedstawic ciekawa oferte……
Metoda druga ma ta zalete, ze przestajemy byc anonimowi oraz
mamy wsparcie znajomego naszego rozmowcy. Podswiadomie
wytwarza sie u niego mysl, ze skoro jego kolega lub
przyjaciel spotkal sie z nami i rozmawial na jego temat, to
jestesmy osoba sprawdzona, z ktora mozna sie spotkac lub
ktorej oferte warto przeczytac. Jest to ogromna moc metody
powolywania sie na znajomych.
Nalezy przy tym jednak pamietac, ze musza to byc osoby,
ktore nasz rozmowca dobrze zna i ceni. Jesli powolamy sie na
znajomego, ktorego nasz rozmowca kojarzy bardzo dobrze,
bardzo lubi, ale nigdy nie traktowal powaznie z racji na
jego np. charakter lekkoducha, to nie nalezy sie spodziewac,
ze i nasza oferta zostanie potraktowana bardzo powaznie.
Dlatego tak istotne jest, by powolywac sie na odpowiednie
osoby.
UMOWI SIE CZY NIE?
Kolejnym, czesto wystepujacym elementem rozmow
telefonicznych, jest proba umowienia sie na spotkanie.
Zdecydowana wiekszosc ludzi popelnia podstawowy blad. ...
AUTOR: Marek Jereczek zalozyciel i redaktor serwisu Przepis
na Biznes - Sprawdzone pomysly na dochodowy biznes.