Ze względu na obszerne i wielorakie zadania realizowane przez przedsiębiorstwa konieczny jest podział pracy. Podział pracy polega na tym, iż ogół zadań przedsiębiorstwa dzieli się na odpowiednie części, czyli zadania cząstkowe, a te z kolei na dalsze elementy, doprowadzając ten podział do czynności elementarnych, już dalej niepodzielnych. W wyniku podziału pracy powstają określone stanowiska pracy i komórki organizacyjne.
Stanowiskiem pracy jest odpowiednio wyposażone miejsce pracy, w którym jeden lub kilku pracowników wykonuje określone jednorodne zadania.
Rozróżnia się stanowiska pracy fizycznej (stanowiska robotnicze) i stanowiska pracy umysłowej. Wśród stanowisk pracy umysłowej są stanowiska kierownicze. Nie jest to jednak jedyny i doskonały podział stanowisk pracy. Klasyfikacja bowiem pracowników
w przedsiębiorstwie może mieć różny punkt odniesienia.
Stanowiska pracy wykonujące podobne zadania łączy się w komórki organizacyjne, którymi kierują wyznaczeni pracownicy. Komórka organizacyjna obejmuje szereg stanowisk pracy, wykonujących czynności jednorodne lub pokrewne. Można zatem komórkę organizacyjną zdefiniować jako grupę lub zespół stanowisk pracy wyposażony w odpowiednie środki, kierowany, przez jednego zwierzchnika, wykonujący określone zadania podobne ze względu na rodzaj lub przedmiot czynności.
Nie podlegają włączeniu do komórek organizacyjnych tak zwane samodzielne stanowiska pracy i stanowiska kierujące działalnością przedsiębiorstwa.
Komórki organizacyjne można z kolei łączyć w jednostki organizacyjne.
Pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi występują więzi organizacyjne czyli zależności. Więzi organizacyjne określają relacje w postaci połączeń i uzależnień pomiędzy stanowiskami i komórkami.
Najczęściej wyróżnia się dwa podstawowe typy więzi organizacyjnych:
zależności funkcjonalne (wynikające z podziału pracy): doradcze, informacyjne i usługowe,
zależności hierarchiczne (wynikające z podziału władzy): rozkazodawcze i kontrolne.
Struktura organizacyjna jest to ogół ustalonych zależności funkcjonalnych i hierarchicznych pomiędzy stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. Służy ona potrzebom zarządzania, porządkuje bowiem elementy aparatu wytwórczego, umożliwiając sprawne zarządzanie złożoną całością organizacyjną. Struktura organizacyjna spełnia następujące funkcje:
klasyfikuje cele (dzieli, łączy) jakie ma osiągnąć jednostka organizacyjna,
porządkuje elementy aparatu wytwórczego, tworząc stanowiska i komórki organizacyjne,
kształtuje zależności funkcjonalne i hierarchiczne,
tworzy człony kierownicze, polegające na wyodrębnieniu stanowisk kierowniczych
i organów zarządzających.
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa określa:
organy zarządzające i stanowiska kierujące przedsiębiorstwem oraz komórki organizacyjne
i samodzielne stanowiska pracy,
zakresy działania stanowisk i komórek,
więzi organizacyjne pomiędzy stanowiskami i komórkami.
Nie ma uniwersalnej struktury organizacyjnej, która odpowiadałaby każdemu przedsiębiorstwu. Każde przedsiębiorstwo musi wypracować właściwą sobie strukturę organizacyjną, dostosowaną do jego potrzeb i zadań. W związku z tym występuje w przedsiębiorstwach różna liczba stanowisk
i komórek organizacyjnych. Zależy ona od wielkości i rodzaju przedsiębiorstwa oraz stopnia trudności realizowanych celów.
Każde stanowisko i komórka organizacyjna posiada sformułowany zakres działania, który polega na ustaleniu zadań, uprawnień (kompetencji) i odpowiedzialności. Zadania dla stanowisk organizacyjnych wynikają z podziału pracy wewnątrz przedsiębiorstwa. Przy podziale zadań
i przydzielaniu ich poszczególnym komórkom należy troszczyć się o zachowanie odpowiedniej przejrzystości, gdyż każda komórka włącza się wówczas łatwiej w ramy organizacji, a współpraca ma harmonijny przebieg. Jasne sprecyzowanie zadań dla każdego stanowiska pracy i każdej komórki organizacyjnej przyczynia się do jednoznacznego ich pojmowania zarówno przez zwierzchników, jak i podwładnych. Ma to również podstawowe znaczenie dla realizowania zasad kontroli wewnętrznej. Wykonywanie zadań wymaga określenia uprawnień dla wykonujących je osób i komórek i tym samym określenia ich odpowiedzialności za realizację.
Za istotną zasadę trzeba uznać konieczność wzajemnego zrównoważenia zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień. Brak tej zgodności powoduje zakłócenia w sprawnym funkcjonowaniu jednostki. Zachodzi to zwłaszcza wówczas, gdy komórka ma zbyt małe uprawnienia do realizowania zadań, względnie gdy komórki przywłaszczają sobie uprawnienia przysługujące innym komórkom.
Strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa można przedstawić graficznie za pomocą schematu, to jest rysunku przedstawiającego poszczególne stanowiska i komórki organizacyjne w postaci figur geometrycznych a wzajemne powiązania między nimi za pomocą linii łączących te figury. Stosuje się przy tym zasadę, że stanowiska kierownicze umieszcza się nad stanowiskami i komórkami podległymi. Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa podobna jest do piramidy, na której szczycie znajduje się stanowisko kierownika przedsiębiorstwa (dyrektora), poniżej znajdują się zastępcy kierownika
i kierownicy komórek organizacyjnych różnych szczebli, a podstawę piramidy stanowią bezpośredni wykonawcy.
Ze względu na sposób wzajemnego powiązania stanowisk pracy i komórek organizacyjnych rozróżnia się trzy zasadnicze rodzaje struktur organizacyjnych, a mianowicie:
strukturę liniową,
strukturę funkcjonalną,
strukturę sztabowo-liniową.
W strukturze liniowej (rys. 1) na czele każdej komórki organizacyjnej stoi jeden przełożony (kierownik—dyrektor), który kieruje całą jej działalnością. Kierownik niższego szczebla organizacyjnego podlega kierownikowi wyższego szczebla organizacyjnego. Powstaje w ten sposób linia kierowników, która w dużych jednostkach organizacyjnych może obejmować kilka szczebli.
Zaletą struktury liniowej jest pełne przestrzeganie zasady jednoosobowego kierownictwa oraz wyraźne, ścisłe rozgraniczenie zadań i odpowiedzialności. Zależność funkcjonalna pokrywa się
w pełni z zależnością hierarchiczną. Przełożony jest równocześnie doradcą—specjalistą o charakterze uniwersalnym. Stroną ujemną struktury liniowej jest natomiast skupienie w rękach poszczególnych zwierzchników zbyt wielu zadań co wymaga od nich wszechstronnego opanowania szerokiego wachlarza zagadnień, dotyczących danego odcinka pracy. Struktura liniowa jest strukturą wyjściową i najprostszą.
W strukturze funkcjonalnej podwładni mają przełożonych służbowych (hierarchicznych), decydujących o tym, co ma być wykonane oraz przełożonych funkcjonalnych, wydających dyspozycje związane ze sposobem wykonania zadania. Pracownik może mieć kilku zwierzchników wyspecjalizowanych w określonych dziedzinach.
Struktura funkcjonalna czyni zadość postulatowi specjalizacji przełożonych. Jednakże w tej strukturze zdarza się wydawanie przez różnych przełożonych sprzecznych poleceń, co osłabia dyscyplinę i odpowiedzialność pracowników. Ponadto ujemną stroną jest rozbudowany aparat zarządzający.
W strukturze sztabowo-liniowej połączono dodatnie cechy struktury liniowej i struktury funkcjonalnej. W strukturze tej na czele każdej komórki
organizacyjnej stoi jeden kierownik, który kieruje całą jej działalnością. Kierownik ten podporządkowany jest jednemu kierownikowi wyższego szczebla, od którego otrzymuje zadania
i wobec którego odpowiada za ich wykonanie. Zasady te zostały przyjęte ze struktury liniowej.
W dyspozycji kierownika znajduje się aparat pomocniczy złożony z komórek funkcjonalnych,
w których zatrudnieni są odpowiedni specjaliści. Zadaniem ich jest opracowywanie
i przygotowywanie materiałów, które umożliwiają kierownikowi podjęcie i wydanie odpowiednich decyzji oraz instruowanie i kontrolowanie komórek podlegających temu kierownikowi. Komórki te nie mają jednak prawa wydawania zarządzeń. Zasady te zostały przyjęte w swej istocie ze struktury funkcjonalnej. W praktyce do wad tej struktury należy rozbudowanie aparatu funkcjonalnego.
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa ulega rozbudowie w miarę wzrostu liczby zatrudnionych pracowników. W dużych przedsiębiorstwach tworzy się struktury organizacyjne umożliwiające lepszą realizację celów. Do tych specyficznych rozwiązań organizacyjnych należy:
struktura pionów scalonych, polegająca na specjalizacji pionów organizacyjnych na określone cele, w których zgrupowane komórki realizujące te cele podlegają jednemu
z zastępców dyrektora,
wyodrębnienie mniejszych jednostek organizacyjnych (dywizjonalizacja) do realizacji określonych celów, przy stałych zadaniach,
powoływanie zespołów zadaniowych do realizacji określonego celu, przy dużej zmienności realizowanych zadań,
struktura macierzowa, w której występuje podwójne podporządkowanie pracowników: kierownikom stale funkcjonujących komórek (wyspecjalizowanych w określonych dziedzinach) oraz kierownikom konkretnych przedsięwzięć (zadań),
struktura kolegialna, której cechą charakterystyczną jest sprawowanie kierownictwa przedsiębiorstwa i podejmowanie ważniejszych decyzji przez zespół, a nie przez jedną osobą (jest to struktura typowa dla spółek i spółdzielni).
Zależnie od liczby osób podporządkowanych hierarchicznie jednemu kierownikowi (tzw. rozpiętość kierowania) rozróżnia się w przedsiębiorstwach dwa typy struktur organizacyjnych:
struktury smukłe,
struktury płaskie.
W strukturze smukłej zwiększa się liczba szczebli organizacyjnych i w związku z tym wydłuża się linia od bezpośredniego wykonawcy do kierownika najwyższego szczebla. Zmniejsza się jednak liczba osób bezpośrednio podległa jednemu kierownikowi.
W strukturze płaskiej zmniejsza się liczba szczebli organizacyjnych, ale zwiększa się liczba osób bezpośrednio podległa jednemu kierownikowi. Ze względu jednak na skrócenie drogi od kierownika najwyższego szczebla do bezpośredniego wykonawcy korzystne jest budowanie struktury płaskiej.
W strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw można wyróżnić:
organy zarządzające,
stanowiska kierownicze, do których należą: dyrektor, jego zastępcy (do spraw produkcyjnych, technicznych, handlowych, ekonomicznych) oraz kierownicy niższych szczebli (kierownicy zakładów, wydziałów, działów, mistrzowie, brygadziści),
komórki i stanowiska organizacyjne, do których przykładowo należą: zakłady, wydziały, działy, hurtownie, magazyny, sklepy.
Wśród komórek organizacyjnych rozróżnia się:
komórki podstawowe, realizujące główne zadania, do których w przedsiębiorstwach przemysłowych należą wydziały produkcyjne a w przedsiębiorstwach handlowych hurtownie, magazyny i sklepy,
komórki pomocnicze, świadczące usługi na rzecz komórek podstawowych np. warsztat naprawczy, wydział transportu,
komórki funkcjonalne i administracyjne, pomagające w kierowaniu przedsiębiorstwem.
Autor: Marian Pietraszewski
Tytuł: „Ekonomika przedsiębiorstw”
Wydawnictwo: eMPi2
Rok wydania: 1998
Str. 41 - 47