Rozdział 12.

Zapisywanie wartości rzeczywistych

W tym rozdziale:

Organizowanie procesu uaktualniania

Aktualizacja zadań

Korzystanie z wartości rzeczywistych i kosztów

Metody aktualizacji

Przeglądanie postępów

Wartości rzeczywiste prezentują faktyczny stan i przebieg projektu. W programie Microsoft Project można zapisywać rzeczywiste informacje o kosztach i czasie wykonywania zadania. Zapisywanie tych informacji pozwala osiągnąć szereg korzyści, takich jak:

• Dokonanie przez program automatycznych zmian w harmonogramie pozostałej części projektu.

• Umożliwienie zarządowi oceny realizacji projektu.

• Zyskanie cennych informacji o swojej umiejętności przewidywania — można je wykorzystać przy pracy nad dalszą częścią projektu lub przy projektach następnych.

Organizowanie procesu uaktualniania

Zanim zajmiemy się kwestią uaktualniania projektu, zatrzymamy się na chwilę nad procesem uaktualniania. Aktualizacja projektu może być trudnym zadaniem, szczególnie w przypadku dużych projektów wykorzystujących wiele zasobów. Należy określić procedury ręcznego zbierania informacji na bieżąco, a następnie obrać najlepszą metodę wprowadzania ich do programu.

Osoby zajmujące się poszczególnymi zadaniami powinny regularnie informować, czy zadanie przebiega zgodnie z harmonogramem, ile prac zostało wykonanych, czy nastąpiła zmiana w przewidywanym czasie trwania zadania i w przewidywanych nakładach potrzebnych do wykonania zadania.

Czasami warto stworzyć formularz raportu w celu zbierania informacji od uczestników projektu. Raporty powinny zawierać informacje niezbędne do aktualizacji planu projektu w programie. Można skorzystać z jednego z wzorów raportów w programie Microsoft Project lub dostosować jeden z nich do własnych potrzeb tak, aby dostarczał niezbędnych informacji.

Należy też ustalić, jak często chcemy otrzymywać formularze. Jeżeli będziemy żądali ich zbyt często, załoga — zamiast pracować — będzie pisać raporty. Z drugiej strony, jeżeli będziemy otrzymywać je zbyt rzadko, nie będziemy w stanie odpowiednio wcześnie zauważyć zaistniałego problemu, który należy rozwiązać, zanim przejdzie w poważny kryzys. Zadaniem kierownika jest określenie odpowiedniej częstotliwości zbierania danych.

Wskazówka

Możemy skorzystać z pól z podziałem czasu w programie, aby śledzić koszty rzeczywiste codziennie lub co tydzień. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podrozdziale „Regularne śledzenie pracy i kosztów” w dalszej części tego rozdziału.

Po zebraniu raportów należy je ocenić, aby odnaleźć zadania niedokończone, dla których trzeba zmodyfikować planowany czas trwania, nakłady i koszty. Łatwiej będzie dokonać tych poprawek przed wprowadzeniem do harmonogramu rzeczywistych dat czy procentowej ilości wykonanego zadania.

Zapisywanie informacji rzeczywistych pozwala na porównanie wartości szacowanych z rzeczywistymi. Aby jednak tego dokonać, należy wcześniej określić plan bazowy dla projektu.

Aktualizacja zadań

Aktualizacja zadań polega na wypełnianiu poniższych pól każdego zadania objętego śledzeniem postępów:

• Rzeczywista data rozpoczęcia,

• Rzeczywista data zakończenia,

• Rzeczywisty czas trwania,

• Pozostały czas trwania,

• Procent wykonania.

W niektórych przypadkach po wprowadzeniu informacji do jednego z pól program sam oblicza wartości dla pozostałych. Przykładem może być wprowadzenie danych do pola Procent wykonania, które powoduje obliczenie i podanie daty rozpoczęcia, rzeczywistego i pozostałego czasu trwania i kosztu rzeczywistego pracy.

Wprowadzenie rzeczywistej daty rozpoczęcia i zakończenia

Wykres Gantta przedstawia planowane daty rozpoczęcia i zakończenia zadania. W tej części omówimy, jak wprowadzać i przeglądać rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia (a także porównywać daty bieżące, bazowe i rzeczywiste) w widoku Formularz szczegółów zadań, jak na rys. 12.1.

Actual option button — Przycisk opcji Rzeczywisty

Rysunek 12.1. Do wprowadzania aktualnych danych korzystamy z Formularza szczegółów zadań

Rozpoczynając od widoku wykresu Gantta, nalezy wykonać następujące kroki:

1. Z menu Okno wybrać Podziel, aby otworzyć widok Formularz zadań.

2. Kliknąć dolne okienko, a następnie prawym przyciskiem myszki kliknąć pasek Widok.

3. Wybrać Więcej widoków, żeby otworzyć pole dialogowe Więcej widoków.

4. Wybrać Formularz szczegółów zadań i kliknąć Zastosuj.

5. Wybrać zadanie (w górnym okienku formularza szczegółów zadań) dla którego chcesz wprowadzić wartości rzeczywiste.

6. Kliknąć przycisk opcji Rzeczywisty w dolnym okienku, aby określić, jaki typ danych wprowadzasz.

Uwaga

Trzy przyciski opcji — Bieżący, Bazowy i Rzeczywisty, odnoszą się tylko do danych, które można przeglądać lub wprowadzać. Oznacza to, że nie zobaczymy ustawień bazowych po kliknięciu przycisku Bazowy.

7. Wprowadzić datę rozpoczęcia lub zakończenia i kliknąć OK.

Program początkowo do pól Rzeczywista data rozpoczęcia i Rzeczywista data zakończenia wprowadza informację Brak. Podczas aktualizacji projektu i wprowadzania rzeczywistych dat rozpoczęcia i zakończenia program zmienia daty na wprowadzone wartości rzeczywiste. Wprowadzenie rzeczywistej daty rozpoczęcia powoduje zmianę tylko w polu daty rozpoczęcia. Natomiast wprowadzenie rzeczywistej daty zakończenia powoduje zmiany w kilku innych polach, jak w polu Procent wykonania, Rzeczywisty czas trwania, Pozostały czas trwania, Praca rzeczywista i Koszt rzeczywisty. Program również zmieni pole rzeczywistej daty rozpoczęcia, jeżeli nie zostało ono określone.

Wprowadzanie rzeczywistego czasu trwania

Rzeczywisty czas trwania to czas, jaki zajęło wykonanie zadania. Do wprowadzenia rzeczywistego czasu trwania można skorzystać z pola dialogowego Aktualizowanie zadań. Z menu Narzędzia należy wybrać Śledzenie, a następnie Aktualizuj zadania, albo w pasku Śledzenie kliknąć Aktualizuj zadania, aby pojawiło się okno dialogowe Aktualizowanie zadań — jak na rys. 12.2.

Rysunek 12.2. W celu określenia rzeczywistego czasu trwania zadania, należy wpisać wartość do pola Rzecz. czas trwania w oknie dialogowym Aktualizowanie zadań

Wskazówka

Aby wyświetlić pasek Śledzenie, należy z menu Widok wybrać Paski narzędzi, a następnie Śledzenie.

Jeżeli wprowadzony rzeczywisty czas trwania jest równy lub krótszy od planowanego czasu trwania, program traktuje zadanie jako wykonywane zgodnie z harmonogramem. W takim wypadku po kliknięciu przycisku OK program wprowadza rzeczywistą datę rozpoczęcia zgodnie z planowaną datą rozpoczęcia, chyba że wcześniej wprowadzono rzeczywistą datę rozpoczęcia — wtedy pozostaje ona bez zmian. W obu przypadkach zostaje obliczony procent wykonania oraz pozostały czas trwania zadania.

Wskazówka

Aby sprawdzić pozostały czas trwania, należy ponownie otworzyć pole Aktualizowanie zadań.

Jeżeli wprowadzony rzeczywisty czas trwania jest dłuższy od planowanego czasu trwania, program traktuje zadanie jako wykonane, ale uwzględnia również, że zajęło ono więcej czasu niż zakładano. Program dopasowuje planowany czas trwania do rzeczywistego czasu trwania i w polu Procent wykonania wstawia 100%, a w polu Pozostały czas trwania — 0%.

Można skorzystać z zakładki Obliczanie w polu dialogowym Opcje (z menu Narzędzia należy wybrać Opcje), żeby program uaktualniał stan zasobów w chwili aktualizacji stanu zadania. Jeżeli skorzystamy z tej opcji, a następnie wprowadzimy rzeczywisty czas trwania, program uaktualni również dane o pracy i koszcie dla tych zasobów. Więcej na ten temat w podrozdziale „Pomijanie obliczania kosztu zasobu” w dalszej części tego rozdziału.

Uwaga

Korzystając z harmonogramu według nakładu pracy, nie należy zmieniać rzeczywistego czasu trwania zadania, natomiast należy zmienić numer przydzielonego zasobu lub kwotę przydziału zasobu. Należy pamiętać, że na czas trwania zadania o harmonogramie według nakładu pracy wpływa przydział zasobu.

Określenie pozostałego czasu trwania

W dwóch poprzednich podrozdziałach wyjaśniono, jak korzystać z Formularza szczegółów zadań i z pola dialogowego Aktualizowanie zadań w celu wprowadzania i przeglądania informacji rzeczywistych. Formularz szczegółów zadań pozwala jednak na ograniczone aktualizowanie zadań. Chociaż pole dialogowe Aktualizowanie zadań pozwala na pełne wprowadzenie danych rzeczywistych, niektórzy mogą woleć wprowadzać dane rzeczywiste, korzystając z widoku tabeli Śledzenie pokazanej na rys. 12.3.

Rysunek 12.3. Widok tabeli śledzenia pozwala na przeglądanie i wprowadzanie wartości rzeczywistych dla zadań

Kolumna Pozost. (Pozostały) czas trwania pokazuje, ile czasu potrzeba na zakończenie zadania. W celu wyświetlenia tabeli śledzenia należy otworzyć widok wykresu Gantta i wykonać następujące czynności:

1. Kliknąć górne okno wykresu Gantta.

2. Z menu Okno wybrać Usuń podział, aby wyświetlić standardowy wykres Gantta.

3. Prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać Śledzenie. Program wyświetli w lewej części wykresu Gantta widok tabeli śledzenia.

Wskazówka

Żeby widzieć wszystkie kolumny tabeli śledzenia, należy w oknie zawęzić część obszaru wykresu.

Jeżeli wprowadzimy wartość do kolumny Pozostały czas trwania, program traktuje zadanie jako rozpoczęte i uzupełni pola zależne od pozostałego czasu trwania. Określone zostaną wartości Rzecz. (Rzeczywisty) czas trwania i Wyk. % (procent wykonania) w oparciu o kombinację wprowadzonej wartości pozostałego czasu trwania i wstępnie planowanego czasu trwania. Program wprowadzi również rzeczywistą datę rozpoczęcia i — jeżeli została wybrana opcja aktualizacji stanu zasobów podczas aktualizacji zadania — uaktualnia wartości pracy i kosztu dla zasobów w zadaniu.

Wprowadzenie wartości 0 do kolumny Pozostały czas trwania oznacza to samo, co wprowadzenie wartości 100 do kolumny Procent wykonania. Załóżmy, że zmieniamy wartość w kolumnie Pozostały czas trwania tak, że jest ona większa niż wartość istniejąca. Program traktuje to jako zmianę planowanego czasu trwania zadania, a nie jako śledzenie rzeczywistego postępu zadania i zmienia harmonogram w oparciu o nowo wprowadzony czas trwania. Jeżeli zadanie jest już wykonywane i wprowadziliśmy rzeczywisty czas trwania, powiększając wartość pozostałego czasu trwania, program dodaje tę nową wartość szacunkową do uprzednio obliczonego rzeczywistego czasu trwania i zmienia wartość Procent wykonania.

Określenie procentu wykonania

Postęp prac wykonanych w zadaniu można ustalić przez określenie wartości procentu wykonania dla tego zadania. Każda wartość mniejsza niż 100 oznacza, że zadanie nie jest zakończone. Wartość procentu wykonania można wprowadzić, korzystając z Formularza szczegółów zadań, okna dialogowego Aktualizowanie zadań lub widoku tabeli Śledzenie. Można również wybrać zadanie z dowolnego widoku zadania i skorzystać z przycisków Procent wykonania na pasku narzędzi Śledzenie (rys. 12.4). Aby wyświetlić ten pasek narzędzi, należy kliknąć prawym przyciskiem myszki dowolny pasek narzędzi i wybrać Śledzenie.

Przyciski procentu wykonania

Rysunek 12.4. Przyciski pozwalają na ustawienie procentu wykonania zadania na wartość 0%, 25%, 50%, 75% lub 100%

Wartość w kolumnie Procent wykonania również wpływa na wartości Rzeczywisty czas trwania i Pozostały czas trwania. Wprowadzenie danych do tych kolumn powoduje uaktualnienie danych w pozostałych kolumnach. Po wprowadzeniu wartości rzeczywistego czasu trwania program oblicza wartość dla kolumny Procent wykonania, dzieląc wartość Rzeczywisty czas trwania przez początkowo planowany czas trwania. Jeżeli natomiast wprowadzimy wartość Pozostały czas trwania, program przelicza (jeżeli jest taka potrzeba) wartości Rzeczywisty czas trwania i Procent wykonania.

Po zmianie wartości Procent wykonania program ustala rzeczywistą datę rozpoczęcia (jeżeli nie wprowadzono jej wcześniej). Oblicza również wartość rzeczywistego czasu trwania i pozostałego czasu trwania. Jeżeli wybrano opcję uaktualniania zasobów podczas uaktualniania zadań, program oblicza również wartości Koszt rzeczywisty i Praca rzeczywista. Jeżeli do kolumny Procent wykonania wprowadzimy wartość 100, program przydzieli do kolumny Rzeczywista data zakończenia planowaną datę zakończenia. Jeżeli wartość ta nie jest poprawna, nie należy wprowadzać procentu wykonania, a raczej wprowadzić rzeczywistą datę zakończenia.

Określenie pracy zakończonej

Niektóre z zadań wprowadzanych do harmonogramu są uzależnione od dostępności zasobów. W takim przypadku śledzenie postępów w zadaniu będzie łatwiejsze, jeżeli aktualizujemy pracę ukończoną. Aktualizacja tej wartości powoduje aktualizację pracy wykonanej przez poszczególne zasoby.

Podobnie jak program oblicza czas trwania po wypełnieniu pól czasu trwania, tak aktualizuje on pracę pozostałą do wykonania, odejmując pracę wykonaną od całkowitej zaplanowanej pracy.

Do wprowadzania informacji do kolumny Praca rzeczywista należy korzystać z tabeli śledzenia, ale zacząć należy od widoku Obciążenie zadaniami, aby można było wprowadzić rzeczywistą pracę wykonaną dla określonych zasobów. W menu Widok należy kliknąć Obciążenie zadaniami, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszki przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać Śledzenie. Prawdopodobnie trzeba będzie rozszerzyć widok prawie maksymalnie, aby ukazała się kolumna Praca rzeczywista (rys. 12.5).

Rysunek 12.5. Widok tabeli śledzenia ukazujący zasoby

Wskazówka

Z tej metody wprowadzania pracy rzeczywistej można korzystać również w wypadku wprowadzania do harmonogramu zadań uzależnionych od dostępności zasobów w ogólności, a nie określonych zasobów. Niemniej jednak wartości wprowadzamy w tym samym rzędzie co zadania, a nie w indywidualnych rzędach zasobów. Program rozdziela pracę rzeczywistą i pozostałą pomiędzy zasoby.

Korzystanie z wartości rzeczywistych i kosztów

Za wyjątkiem zadań o koszcie stałym, w celu obliczenia kosztu zadania program korzysta z określonych zasobów przydzielonych do zadania w czasie jego trwania. Koszty są naliczane, a całkowite koszty projektu są sumą wszystkich zasobów i kosztów stałych. Zatem, jeżeli przydzieliliśmy zasoby do zadań, program obliczał i naliczył te koszty — pozostaje nam tylko je przejrzeć i przeanalizować.

Można również nie przydzielać zasobów do zadań lub zmienić opcję domyślną tak, aby program nie obliczał kosztu. Jak to zrobić? Z menu Narzędzia należy wybrać Opcje, żeby wyświetlić okno dialogowe Opcje. Na zakładce Obliczanie należy sprawdzić ustawienia dla naszego projektu (patrz rys. 12.6). Jeżeli nie jest zaznaczone okienko Aktualizacja stanu zadania aktualizuje stan zasobów, program nie oblicza kosztów projektu. Należy jednak pamiętać, że ta opcja jest aktywna w ustawieniu domyślnym.

Rysunek 12.6. Zakładka Obliczanie w polu dialogowym informuje, czy program oblicza koszty

Jeżeli nie przydzielamy zasobów lub jeżeli zmieniamy ustawienia domyślne, program nie może obliczać kosztu projektu, chyba że dostarczymy dodatkowych informacji po zakończeniu zadania. Przeglądania i aktualizacji kosztów projektu można dokonywać w jednej z dwóch tabel kosztów — tabeli Koszt dla zadań lub tabeli Koszt dla zasobów. Można zmienić koszty przypisane przez program.

Korzystanie z tabeli Koszt dla zadań

Tabela Koszt dla zadań, prezentowana na rys. 12.7, dostarcza informacji o kosztach w oparciu o każde zadanie projektu. Tabela przedstawia koszt według planu bazowego (koszt zakładany), koszt rzeczywisty, odchylenie pomiędzy kosztem zakładanym i rzeczywistym i koszt pozostały zadania.

Rysunek 12.7. Tabela Koszt dla zadań

Jeżeli dla zadania określimy koszt stały, program doda go do obliczonego kosztu zadania. Aby wyświetlić tę tabelę, należy po otworzeniu wykresu Gantta kliknąć prawym przyciskiem myszki przycisk w lewym górnym rogu tabeli i z menu wybrać Koszt. Może zaistnieć potrzeba rozszerzenia tabeli w prawo, aby zobaczyć wszystkie pola tabeli Koszt dla zadań.

Tabela Koszt dla zadań jest bardzo przydatna w porównaniu kosztów według planu bazowego z kosztami rzeczywistymi, jeżeli został zapisany widok planu bazowego.

Korzystanie z tabeli Koszt zasobów

Tabela Koszt zasobów jest bardzo podobna do tabeli Koszt dla zadań i przedstawia rozkład kosztów według zasobów (patrz rys. 12.8).

Rysunek 12.8. Tabela Koszt zasobów

Aby wyświetlić tę tabelę, należy zacząć od widoku zasobów — np. od Arkusza zasobów. Należy prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać z menu Koszt.

Podobnie jak tabela Kosz tdla zadań, tabela Koszt zasobów przydaje się w porównaniu kosztów według planu bazowego z kosztami rzeczywistymi, jeżeli został zapisany widok planu bazowego.

Pomijanie obliczania kosztu zasobu

Automatyczna aktualizacja kosztów po wprowadzeniu informacji o postępach w zadaniu jest ustawieniem domyślnym. Program korzysta z metody naliczania wybranej dla zasobu podczas jego tworzenia.

Uwaga

Więcej informacji o ustalaniu metody naliczania dla zasobu znajduje się w rozdziale 5.

Można również wprowadzać koszty rzeczywiste dla przydziału zasobów lub śledzić koszty rzeczywiste niezależnie od pracy rzeczywistej zadania. Aby to umożliwić, po zakończeniu zadania należy ręcznie wprowadzić koszty, aby pominięte zostały koszty obliczone w programie. Zanim jednak będziemy mogli pomijać koszty obliczone, należy zmienić jedno z ustawień domyślnych. Należy wykonać następujące kroki:

1. Z menu Narzędzia wybrać Opcje, aby wyświetlić pole dialogowe Opcje.

2. Kliknąć zakładkę Obliczanie.

3. Kliknąć dolną opcję zakładki Obliczanie — Koszty rzeczywiste są zawsze obliczane przez program Microsoft Project, aby usunąć ustawienie domyślne (patrz rys. 12.9).

Rysunek 12.9. Zmiana ustawień domyślnych w celu pominięcia kosztów wyliczanych przez program

Uwaga

Udostępniona zostanie opcja Edycje całkowitego kosztu rzeczywistego zostaną rozłożone aż do daty stanu. Jeżeli chcemy, aby program przekazywał zmiany, które mamy zamiar wykonać, aż do daty stanu projektu, należy zaznaczyć tę opcję. Jeżeli tej opcji nie zaznaczymy, program będzie przekazywał zmiany do końca rzeczywistego czasu trwania zadania.

4. Kliknąć przycisk OK.

5. Wybrać Obciążenie zadaniami z menu Widok.

6. Prawym przyciskiem myszki kliknąć pole w lewym górnym rogu tabeli, żeby wyświetlić menu i wybrać z niego Śledzenie. Program wyświetli tabelę śledzenia, jak na rys. 12.10.

Rysunek 12.10. Widok tabeli Śledzenie z widoczną kolumną Koszt rzeczywisty

7. Przeciągnąć pasek podziału w prawo, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.

8. Wybrać zadanie lub zasób, w którym chcemy wprowadzić koszt.

9. Wprowadzić koszt w kolumnie Koszt rzeczywisty.

Wskazówka

Jeżeli zmienimy zdanie i chcemy, aby program obliczał koszty w sposób pierwotny, należy powtórzyć kroki 1., 2. i 3., żeby wprowadzić ponownie ustawienie domyślne. Program wyświetli ostrzeżenie, że wszystkie ręcznie wprowadzone koszty zostaną pominięte w obliczeniach po kliknięciu przycisku OK.

Metody aktualizacji

Istnieją sposoby przyspieszenia procesu aktualizacji. Można np.:

1. Korzystać z pól z podziałem czasu, aby regularnie uaktualniać projekt.

2. Równocześnie aktualizować postępy kilku zadań.

3. Zmienić harmonogram pracy wykonywanej, aby rozpoczęła się w danym dniu.

Regularne śledzenie pracy i kosztów

Pola z podziałem czasu pozwalają na regularną aktualizację postępów w projekcie — np. codziennie lub cotygodniowe. Aby skorzystać z tych pól w celu rejestrowania informacji o postępach dla zasobu, należy najpierw wyświetlić widok Obciążenie zasobów (z menu Widok wybrać Obciążenie zasobów), a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszki pole w lewym górnym rogu tabeli i z menu wybrać Praca. Ekran powinien wyglądać jak na rys. 12.11.

Rysunek 12.11. Ustawienie do korzystania z pól z podziałem czasu

W większości przypadków korzysta się z prawej części tabeli, z lewej potrzebna jest tylko kolumna Praca rzeczywista, ukryta przez prawą stronę widoku. Możemy przesunąć pasek podziału w prawo, ale wtedy stracimy z pola widzenia prawą stronę widoku. Po przesunięciu paska podziału możemy również ukryć wszystkie kolumny pomiędzy kolumnami Nazwa zasobu i Praca rzeczywista, ale, aby je ponownie wyświetlić, trzeba będzie wstawiać je po kolei.

Żeby ustawić lewą stronę tak, aby była widoczna kolumna Praca rzeczywista, należy wstawić tę kolumnę pomiędzy kolumny Nazwa zasobu i Wyk. % (Procent wykonania). W celu dodania kolumny należy:

1. Kliknąć tytuł kolumny Procent wykonania, żeby wybrać całą kolumnę.

2. Z menu Wstaw wybrać Kolumna, żeby otworzyć pole dialogowe Definiowanie kolumny pokazane na rys. 12.12.

Rysunek 12.12. Dodawanie kolumny Praca rzeczywista w polu dialogowym Definiowanie kolumny

3. Otworzyć listę rozwijaną Nazwa pola i wybrać Praca rzeczywista.

4. Kliknąć przycisk OK.

Program wstawia kolumnę Praca rzeczywista po lewej stronie kolumny Wyk. %, a po prawej stronie kolumny Nazwa zasobu.

Następnie należy określić, jak często projekt ma być aktualizowany. Jeżeli chcemy robić to codziennie, nie trzeba wprowadzać zmian w skali czasu po prawej stronie okna. Jeżeli jednak chcemy aktualizować projekt raz na tydzień (lub z inną częstotliwością), należy zmienić skalę czasu. Aby tego dokonać, należy z menu Format wybrać Skala czasu. Program otwiera okno dialogowe Skala czasu przedstawione na rys. 12.13. W tym przykładzie nie trzeba wprowadzać żadnych zmian w skali czasu, ale jeżeli chcemy zmieniać, na przykład, przedział czasu na tygodniowy, należy otworzyć listę rozwijaną Jednostki w Skali głównej i wybrać Miesiące. Następnie otworzyć menu Jednostki w Skali pomocniczej i wybrać Tygodnie.

Rysunek 12.13. Okno dialogowe Skala czasu pozwala na zmianę wskaźnika pojawiającego się po prawej stronie widoku Obciążenie zasobów

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można korzystać zarówno ze skali głównej, jak i ze skali pomocniczej w celu korzystania z kalendarza lub z roku finansowego.

Po dodaniu do kolumny Praca rzeczywista pola z podziałem czasu możliwe jest przeglądanie rezultatów uaktualniania harmonogramu. Z menu Format należy wybrać Szczegóły, a następnie Praca rzeczywista. Program dla każdego zadania po prawej stronie widoku tworzy oddzielny rząd. Aby wprowadzić ilość godzin przepracowanych w określonym dniu, należy kliknąć symbolizującą ten dzień literę nad kolumną, aby zaznaczyć całą kolumnę, jak na rys. 12.14. Następnie wprowadzić godziny dla odpowiedniego zasobu i zadania w kolumnie Praca rzeczywista, dodanej uprzednio po lewej stronie widoku.

Uwaga

Należy jednak pamiętać, że nie można dodawać kosztów, które powodowałyby pominięcie przez program kosztów wyliczanych automatycznie, chyba że otworzymy okno dialogowe Opcje (z menu Narzędzia), wybierzemy zakładkę Obliczanie i wyczyścimy pole wyboru Koszty rzeczywiste są zawsze obliczane przez program Microsoft Project.

Rysunek 12.14. Dodawanie informacji o pracy rzeczywistej dla określonego dnia

Cały ten proces ma miejsce w wypadku codziennej aktualizacji kosztów po wprowadzeniu dwóch drobnych zmian:

1. Należy zacząć od widoku Obciążenie zadaniami, a nie Obciążenie zasobów.

2. Należy dodać tabelę Śledzenie, a nie tabelę Praca.

Wskazówka

Żeby ukryć kolumnę Praca rzeczywista, dodaną uprzednio do lewej strony widoku, należy zaznaczyć całą kolumnę, a następnie z menu Edycja wybrać Ukryj kolumnę. Lewa strona widoku powraca do swego obrazu domyślnego. Żeby ukryć rząd Praca rzeczywista, dodany uprzednio do prawej strony widoku, należy z menu Format wybrać Szczegóły, a następnie Praca rzeczywista i wyczyścić to pole wyboru.

Przyspieszanie procesu aktualizacji

Jeżeli w harmonogramie jest kilka zadań lub kilka zadań zostało zakończonych, można je aktualizować równocześnie, wykonując następujące czynności:

1. Z paska Widok należy wybrać Wykres Gantta

Wskazówka

Jeżeli chcemy aktualizować cały projekt, nie wybieramy zadania

2. W kolumnie Nazwa zadania wybrać zadanie, które ma być aktualizowane. Na rysunku 12.15 przykładowo wybrano trzy zadania do aktualizacji.

Rysunek 12.15. Wybieranie zadań do aktualizacji

Uwaga

Zadania można wybierać, korzystając z metod stosowanych w Eksploratorze Windows. Żeby wybrać dwa lub więcej sąsiadujących ze sobą zadań, należy kliknąć pierwsze zadanie i, przytrzymując wciśnięty klawisz Shift, kliknąć ostatnie zadanie. Żeby wybrać zadania, które nie sąsiadują ze sobą, należy przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl, klikając każde z wybranych zadań.

3. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Aktualizuj projekt, aby wyświetlić okno dialogowe Aktualizowanie projektu pokazane na rys. 12.16.

Rysunek 12.16. Do aktualizacji projektu korzystamy z okna dialogowego Aktualizowanie projektu

4. Należy sprawdzić, czy w okienku obok opcji Aktualizuj pracę jako wykonaną do: pojawia się poprawna data.

5. Należy wybrać jedno z dwóch poniższych ustawień:

• Ustaw jako wykonane 0%-100, jeżeli chcemy, żeby program obliczał procent wykonania dla każdego zadania,

• Ustaw tylko jako wykonane w 0% lub 100%, jeżeli chcemy, żeby program nadawał wartość 100% tylko zadaniom ukończonym, a dla pozostałych wprowadzał wartość 0%.

6. Określić, czy ma być aktualizowany cały projekt, czy tylko zaznaczone zadania, wybierając odpowiednią opcję.

7. Kliknąć przycisk OK.

Jeżeli korzystamy z tej metody aktualizacji projektu, program ustawia datę stanu projektu na datę wprowadzoną w kroku 4.

Zmiany harmonogramu dla prac nieukończonych

Po aktualizacji projektu i po częściowym wykonaniu zadań możemy mieć pewność, że w harmonogramie nie pozostała żadna praca przypadająca na okres miniony. Aby upewnić się, że cała pozostała praca w harmonogramie ma odbyć się w przyszłości, możemy utworzyć ponownie harmonogram tak, aby praca rozpoczynała się od daty bieżącej.

Uwaga

Jeżeli zmieniamy harmonogram prac, korzystając z opisanych w tym podrozdziale metod, program może usuwać nałożone wcześniej ograniczenia. Załóżmy przykładowo, że zmieniamy harmonogram prac zadania, które jest objęte ograniczeniem Zakończ nie później niż i zmiana harmonogramu powoduje przesunięcie daty zakończenia poza okres objęty ograniczeniem. Program nie będzie uwzględniał daty ograniczenia i zmieni ograniczenie na Jak najszybciej. Żeby zachować ograniczenie zadania, należy ręcznie zmienić harmonogram dalszych prac.

Żeby program zmieniał harmonogram dla pozostałych do wykonania zadań, należy wykonać następujące kroki:

1. Z paska Widok wybrać Wykres Gantta.

2. Przejść do kolumny Nazwa zadania i wybrać zadania, które chcemy uaktualnić.

Wskazówka

W poprzednim podrozdziale opisano metody wybierania zadań.

3. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Aktualizuj projekt, żeby otworzyć okno dialogowe Aktualizowanie projektu przedstawione na rys. 12.17.

Rysunek 12.17. Pole dialogowe umożliwiające dla zadań nieukończonych zmianę harmonogramu tak, aby zaczynały się w danym dniu

4. Kliknąć opcję Zmień harmonogram pracy niewykonanej, aby rozpoczynała się po: i wybrać datę, od której chcemy zmienić harmonogram pracy niewykonanej.

5. Określić, czy ma być aktualizowany cały projekt, czy wybrane zadania, zaznaczając odpowiednie pole.

6. Kliknąć przycisk OK.

Uwaga

W wypadku, gdy zmieniamy harmonogram zadań częściowo zakończonych, korzystając z opisanej powyżej metody, program automatycznie dzieli zadanie na część zakończoną i część pozostałą do wykonania. Wykres Gantta może wtedy wyświetlić zadanie podzielone, w którym znajduje się zwłoka czasowa pomiędzy częścią wykonaną a pozostałą, gdyż wykonana część mogła zakończyć się jakiś czas przed planowanym w nowym harmonogramie początkiem pozostałej części.

Przeglądanie postępów

Wartości rzeczywiste wprowadzamy z myślą o przeglądaniu postępów w projekcie, a program Microsoft Project jest w tym bardzo pomocny.

Korzystanie z widoku wykresu Gantta

Widok Wykres Gantta na rys. 12.18 umożliwia przeglądanie postępów w projekcie w sposób najbardziej przydatny i przejrzysty. Dolny pasek w obszarze wykresu (czarne kreskowanie na ekranie) reprezentuje daty według planu bazowego dla każdego zadania. Górny pasek rozciąga się od planowanej daty rozpoczęcia do planowanej daty zakończenia lub, jeżeli zadanie jest zakończone, od rzeczywistej daty rozpoczęcia do rzeczywistej daty zakończenia.

Wskazówka

Jeżeli zadanie jest zakończone, w kolumnie Wskaźniki po lewej stronie widoku pojawia się ikona znacznika wyboru.

Rysunek 12.18. Widok wykresu Gantta Śledzenie pozwala na przyjrzenie się postępom w projekcie.

Program dokonuje formatowania pasków wykresu, wskazując stan zadań w następujący sposób:

1. Jeżeli zadanie nie jest jeszcze zakończone, górny pasek jest kreskowany w kolorze niebieskim.

2. Jeżeli zadanie jest zakończone, pasek ma intensywny kolor niebieski.

3. Jeżeli zadanie jest częściowo zakończone, część zakończona jest przedstawiana w postaci paska w intensywnym kolorze niebieskim, część pozostała jest kreskowana w kolorze niebieskim.

Korzystanie z tabeli Praca dla zadań

Tabela Praca dla zadań (rys. 12.19) przedstawia całkowity czas wykorzystania zasobów potrzebny do zakończenia zadania. Praca różni się od czasu trwania zadania w następujący sposób:

• Praca określa, ile osobogodzin jest potrzebnych do zakończenia zadania.

• Czas trwania zadania określa ilość czasu (liczbę dni) przydzielonego na wykonanie tego zadania.

Jeżeli całkowita praca dla zadania wynosi 16 godzin, a jego czas trwania tylko 1 dzień, trzeba będzie albo zwiększyć zasoby ludzkie (dwie osoby mogą wykonać zadanie w jeden dzień), albo wydłużyć czas trwania.

Rysunek 12.19. Tabela Praca dla zadań

W tabeli Praca dla zadań znajdują się informacje z planu bazowego pozwalające na porównanie postępów do wstępnych wartości szacunkowych. Aby było to przydatne, należy zapisać plan bazowy dla projektu. I, jak łatwo się domyślić, do tabeli Praca dla zadań można wprowadzać informacje.

Z tabeli Praca dla zadań można korzystać w dowolnym widoku arkusza zadań. Na rysunku 12.19 przykładowa tabela Praca dla zadań zajmuje lewą stronę widoku Obciążenie zadaniami. Należy z menu Widok wybrać Obciążenie zadaniami, następnie prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać Praca.

Korzystanie z tabeli Praca dla zasobów

Tabela Praca dla zasobów, przedstawiona na rys. 12.20, informuje o pracy dla zasobów. Tak jak poprzednio, praca określa całkowity czas niezbędny dla wszystkich zasobów do wykonania zadania. W tabeli Praca dla zasobów również znajdują się informacje z planu bazowego pozwalające na porównanie postępów z wstępnymi wartościami szacunkowymi.

Rysunek 12.20. Tabela Praca dla zasobów

Z tabeli Praca dla zasobów można korzystać w dowolnym widoku arkusza zasobów. Na rysunku 12.20 przykładowa tabela Praca dla zasobów zajmuje lewą stronę widoku Obciążenie zasobów. Należy z menu Widok wybrać Obciążenie zasobów, następnie prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać Praca.

Przeglądanie linii postępu

W programie znajduje się jeszcze jedno narzędzie umożliwiające przeglądanie postępów w projekcie — jeżeli plan bazowy dla projektu został zapisany. Po dodaniu linii postępu do wykresu Gantta w projekcie (jak na rys. 12.21), program rysuje linię łączącą wykonywane zadania. Linia postępu tworzy wykres naszego projektu, a jego punkty wierzchołkowe po prawej stronie sygnalizują prace wyprzedzające harmonogram, a wierzchołki po lewej stronie — pracę opóźnioną w harmonogramie. Odległość pomiędzy wierzchołkami i linią wskazuje na stopień, w jakim zadanie wyprzedza harmonogram lub jest opóźnione.

W celu dodania linii postępu należy wykonać następujące kroki:

1. W pasku Widok kliknąć Wykres Gantta.

2. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Linie postępu, żeby otworzyć okno dialogowe Linie postępu z zakładką Daty i interwały.

3. Zaznaczyć pole wyboru Wyświetl wybrane linie postępu, żeby uaktywnić listę rozwijaną Daty linii postępu.

Rysunek 12.21. Wykres Gantta z dodanymi liniami postępu

4. Kliknąć listę rozwijaną Daty linii postępu. Program wyświetli kolejne pole listy ze strzałką, z którego należy skorzystać do wprowadzenia daty linii postępu.

5. Kliknąć strzałkę przy polu listy; pojawi się mały kalendarz, jak na rys. 12.22.

Rysunek 12.22. Zakładka Daty i interwały w oknie dialogowym Linie postępu

6. Wybrać datę dla linii postępu.

7. W polu Wyświetlanie linii postępu w odniesieniu do zaznaczyć albo Plan rzeczywisty, albo Plan bazowy. Na rys. 12.22 są one częściowo zakryte przez kalendarz.

8. Kliknąć przycisk OK. Program doda linię postępu do wykresu Gantta, który wyglądać będzie jak na rys. 12.21.

Jak można sobie wyobrazić, linia postępu w projekcie o dużej ilości zadań może przedstawiać zagmatwany widok. Jeżeli jednak chcemy korzystać z tej linii, możemy wyświetlać ją w różnych interwałach, jak pokazano na rys. 12.22. Można również dodawać określone daty do pola listy po prawej stronie okna dialogowego Linie postępu w celu wyświetlania wielorakich linii postępu na wykresie Gantta. Jeżeli postanowimy wyświetlić więcej niż jedną linię postępu, możemy skorzystać z zakładki Style linii okna dialogowego Linie postępu, aby odpowiednio sformatować linie w celu ich rozróżnienia (np. zmieniając ich kolor).

Aby usunąć wyświetlane linie, należy ponownie otworzyć okno dialogowe Linie postępu i wyczyścić wszystkie zaznaczone pola wyboru na zakładce Daty i interwały.

Podsumowanie

W tym rozdziale opisano, w jaki sposób wprowadzać rzeczywiste informacje o zadaniach i zasobach. Omówione zostały takie zagadnienia jak:

• wprowadzanie dat rozpoczęcia i zakończenia,

• wprowadzanie rzeczywistego i pozostałego czasu trwania,

• określanie procentu wykonania zadania,

• określanie pracy zakończonej dla zadania,

• korzystanie z tabeli kosztu dla zadań i zasobów,

• przeglądanie postępów w projekcie.

W rozdziale 13. mowa będzie o tworzeniu raportów na temat postępów w projekcie.

---