Rozdział 12.

Zapisywanie wartości
rzeczywistych

W tym rozdziale:

Organizowanie procesu uaktualniania

Aktualizacja zadań

Korzystanie z wartości rzeczywistych i kosztów

Metody aktualizacji

Przeglądanie postępów

Wartości rzeczywiste prezentują faktyczny stan i przebieg projektu. W programie Microsoft Project można
zapisywać rzeczywiste informacje o kosztach i czasie wykonywania zadania. Zapisywanie tych informacji pozwala
osiągnąć szereg korzyści, takich jak:

• Dokonanie przez program automatycznych zmian w harmonogramie pozostałej części projektu.
• Umożliwienie zarządowi oceny realizacji projektu.
• Zyskanie cennych informacji o swojej umiejętności przewidywania — można je wykorzystać przy pracy nad

dalszą częścią projektu lub przy projektach następnych.

Organizowanie procesu uaktualniania

Zanim zajmiemy się kwestią uaktualniania projektu, zatrzymamy się na chwilę nad procesem uaktualniania.
Aktualizacja projektu może być trudnym zadaniem, szczególnie w przypadku dużych projektów wykorzystujących
wiele zasobów. Należy określić procedury ręcznego zbierania informacji na bieżąco, a następnie obrać najlepszą
metodę wprowadzania ich do programu.

Osoby zajmujące się poszczególnymi zadaniami powinny regularnie informować, czy zadanie przebiega zgodnie z
harmonogramem, ile prac zostało wykonanych, czy nastąpiła zmiana w przewidywanym czasie trwania zadania i w
przewidywanych nakładach potrzebnych do wykonania zadania.

Czasami warto stworzyć formularz raportu w celu zbierania informacji od uczestników projektu. Raporty powinny
zawierać informacje niezbędne do aktualizacji planu projektu w programie. Można skorzystać z jednego z wzorów

raportów w programie Microsoft Project lub dostosować jeden z nich do własnych potrzeb tak, aby dostarczał
niezbędnych informacji.

Należy też ustalić, jak często chcemy otrzymywać formularze. Jeżeli będziemy żądali ich zbyt często, załoga —
zamiast pracować — będzie pisać raporty. Z drugiej strony, jeżeli będziemy otrzymywać je zbyt rzadko, nie
będziemy w stanie odpowiednio wcześnie zauważyć zaistniałego problemu, który należy rozwiązać, zanim przejdzie
w poważny kryzys. Zadaniem kierownika jest określenie odpowiedniej częstotliwości zbierania danych.

Wskazówka

Możemy skorzystać z pól z podziałem czasu w programie, aby śledzić koszty rzeczywiste codziennie lub co
tydzień. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podrozdziale „Regularne śledzenie pracy i kosztów” w
dalszej części tego rozdziału.

Po zebraniu raportów należy je ocenić, aby odnaleźć zadania niedokończone, dla których trzeba zmodyfikować
planowany czas trwania, nakłady i koszty. Łatwiej będzie dokonać tych poprawek przed wprowadzeniem do
harmonogramu rzeczywistych dat czy procentowej ilości wykonanego zadania.

Zapisywanie informacji rzeczywistych pozwala na porównanie wartości szacowanych z rzeczywistymi. Aby jednak
tego dokonać, należy wcześniej określić plan bazowy dla projektu.

Aktualizacja zadań

Aktualizacja zadań polega na wypełnianiu poniższych pól każdego zadania objętego śledzeniem postępów:

•

Rzeczywista data rozpoczęcia

,

•

Rzeczywista data zakończenia

,

•

Rzeczywisty czas trwania

,

•

Pozostały czas trwania

,

•

Procent wykonania

.

W niektórych przypadkach po wprowadzeniu informacji do jednego z pól program sam oblicza wartości dla
pozostałych. Przykładem może być wprowadzenie danych do pola

Procent wykonania,

które powoduje obliczenie i

podanie daty rozpoczęcia, rzeczywistego i pozostałego czasu trwania i kosztu rzeczywistego pracy.

Wprowadzenie rzeczywistej daty rozpoczęcia i zakończenia

Wykres Gantta przedstawia planowane daty rozpoczęcia i zakończenia zadania. W tej części omówimy, jak
wprowadzać i przeglądać rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia (a także porównywać daty bieżące, bazowe i
rzeczywiste) w widoku

Formularz szczegółów zadań

, jak na rys. 12.1.

Actual option button — Przycisk opcji

Rzeczywisty

Rysunek 12.1. Do wprowadzania aktualnych danych korzystamy z

Formularza szczegółów zadań

Rozpoczynając od widoku wykresu Gantta, nalezy wykonać następujące kroki:

1. Z menu

Okno

wybrać

Podziel

, aby otworzyć widok

Formularz zadań

.

2. Kliknąć dolne okienko, a następnie prawym przyciskiem myszki kliknąć pasek

Widok

.

3. Wybrać

Więcej widoków

, żeby otworzyć pole dialogowe

Więcej widoków

.

4. Wybrać

Formularz szczegółów zadań

i kliknąć

Zastosuj

.

5. Wybrać zadanie (w górnym okienku formularza szczegółów zadań) dla którego chcesz wprowadzić wartości

rzeczywiste.

6. Kliknąć przycisk opcji

Rzeczywisty

w dolnym okienku, aby określić, jaki typ danych wprowadzasz.

Uwaga

Trzy przyciski opcji —

Bieżący

,

Bazowy

i

Rzeczywisty

, odnoszą się tylko do danych, które można przeglądać lub

wprowadzać. Oznacza to, że nie zobaczymy ustawień bazowych po kliknięciu przycisku

Bazowy

.

7. Wprowadzić datę rozpoczęcia lub zakończenia i kliknąć

OK

.

Program początkowo do pól

Rzeczywista data rozpoczęcia

i

Rzeczywista data zakończenia

wprowadza informację

Brak

. Podczas aktualizacji projektu i wprowadzania rzeczywistych dat rozpoczęcia i zakończenia program zmienia

daty na wprowadzone wartości rzeczywiste. Wprowadzenie rzeczywistej daty rozpoczęcia powoduje zmianę tylko
w polu daty rozpoczęcia. Natomiast wprowadzenie rzeczywistej daty zakończenia powoduje zmiany w kilku innych
polach, jak w polu

Procent wykonania

,

Rzeczywisty czas trwania

,

Pozostały czas trwania

,

Praca rzeczywista

i

Koszt

rzeczywisty

. Program również zmieni pole rzeczywistej daty rozpoczęcia, jeżeli nie zostało ono określone.

Wprowadzanie rzeczywistego czasu trwania

Rzeczywisty czas trwania

to czas, jaki zajęło wykonanie zadania. Do wprowadzenia rzeczywistego czasu trwania

można skorzystać z pola dialogowego

Aktualizowanie zadań

. Z menu

Narzędzia

należy wybrać

Śledzenie

, a

następnie

Aktualizuj zadania

, albo w pasku

Śledzenie

kliknąć

Aktualizuj zadania

, aby pojawiło się okno dialogowe

Aktualizowanie zadań

— jak na rys. 12.2.

Rysunek 12.2. W celu określenia rzeczywistego czasu trwania zadania, należy wpisać wartość do pola

Rzecz. czas

trwania

w oknie dialogowym

Aktualizowanie zadań

Wskazówka

Aby wyświetlić pasek

Śledzenie

, należy z menu

Widok

wybrać

Paski narzędzi

, a następnie

Śledzenie

.

Jeżeli wprowadzony rzeczywisty czas trwania jest równy lub krótszy od planowanego czasu trwania, program
traktuje zadanie jako wykonywane zgodnie z harmonogramem. W takim wypadku po kliknięciu przycisku

OK

program wprowadza rzeczywistą datę rozpoczęcia zgodnie z planowaną datą rozpoczęcia, chyba że wcześniej
wprowadzono rzeczywistą datę rozpoczęcia — wtedy pozostaje ona bez zmian. W obu przypadkach zostaje
obliczony procent wykonania oraz pozostały czas trwania zadania.

Wskazówka

Aby sprawdzić pozostały czas trwania, należy ponownie otworzyć pole

Aktualizowanie zadań

.

Jeżeli wprowadzony rzeczywisty czas trwania jest dłuższy od planowanego czasu trwania, program traktuje zadanie
jako wykonane, ale uwzględnia również, że zajęło ono więcej czasu niż zakładano. Program dopasowuje planowany
czas trwania do rzeczywistego czasu trwania i w polu

Procent wykonania

wstawia

100%

, a w polu

Pozostały czas

trwania

—

0%.

Można skorzystać z zakładki

Obliczanie

w polu dialogowym

Opcje

(z menu

Narzędzia

należy wybrać

Opcje

), żeby

program uaktualniał stan zasobów w chwili aktualizacji stanu zadania. Jeżeli skorzystamy z tej opcji, a następnie
wprowadzimy rzeczywisty czas trwania, program uaktualni również dane o pracy i koszcie dla tych zasobów.
Więcej na ten temat w podrozdziale „Pomijanie obliczania kosztu zasobu” w dalszej części tego rozdziału.

Uwaga

Korzystając z harmonogramu

według nakładu pracy

, nie należy zmieniać rzeczywistego czasu trwania zadania,

natomiast należy zmienić numer przydzielonego zasobu lub kwotę przydziału zasobu. Należy pamiętać, że na
czas trwania zadania o harmonogramie

według nakładu pracy

wpływa przydział zasobu.

Określenie pozostałego czasu trwania

W dwóch poprzednich podrozdziałach wyjaśniono, jak korzystać z Formularza szczegółów zadań i z pola
dialogowego

Aktualizowanie zadań

w celu wprowadzania i przeglądania informacji rzeczywistych. Formularz

szczegółów zadań pozwala jednak na ograniczone aktualizowanie zadań. Chociaż pole dialogowe

Aktualizowanie

zadań

pozwala na pełne wprowadzenie danych rzeczywistych, niektórzy mogą woleć wprowadzać dane

rzeczywiste, korzystając z widoku tabeli

Śledzenie

pokazanej na rys. 12.3.

Rysunek 12.3. Widok tabeli śledzenia pozwala na przeglądanie i wprowadzanie wartości rzeczywistych dla zadań

Kolumna

Pozost. (Pozostały) czas trwania

pokazuje, ile czasu potrzeba na zakończenie zadania. W celu

wyświetlenia tabeli śledzenia należy otworzyć widok wykresu Gantta i wykonać następujące czynności:

1. Kliknąć górne okno wykresu Gantta.

2. Z menu

Okno

wybrać

Usuń podział

, aby wyświetlić standardowy wykres Gantta.

3. Prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać

Śledzenie

. Program

wyświetli w lewej części wykresu Gantta widok tabeli śledzenia.

Wskazówka

Żeby widzieć wszystkie kolumny tabeli śledzenia, należy w oknie zawęzić część obszaru wykresu.

Jeżeli wprowadzimy wartość do kolumny

Pozostały czas trwania

, program traktuje zadanie jako rozpoczęte i

uzupełni pola zależne od pozostałego czasu trwania. Określone zostaną wartości

Rzecz. (Rzeczywisty) czas trwania

i

Wyk. % (procent wykonania)

w oparciu o kombinację wprowadzonej wartości pozostałego czasu trwania i wstępnie

planowanego czasu trwania. Program wprowadzi również rzeczywistą datę rozpoczęcia i — jeżeli została wybrana
opcja aktualizacji stanu zasobów podczas aktualizacji zadania — uaktualnia wartości pracy i kosztu dla zasobów w
zadaniu.

Wprowadzenie wartości

0

do kolumny

Pozostały czas trwania

oznacza to samo, co wprowadzenie wartości

100

do

kolumny

Procent wykonania

. Załóżmy, że zmieniamy wartość w kolumnie

Pozostały czas trwania

tak, że jest ona

większa niż wartość istniejąca. Program traktuje to jako zmianę planowanego czasu trwania zadania, a nie jako

śledzenie rzeczywistego postępu zadania i zmienia harmonogram w oparciu o nowo wprowadzony czas trwania.
Jeżeli zadanie jest już wykonywane i wprowadziliśmy rzeczywisty czas trwania, powiększając wartość pozostałego
czasu trwania, program dodaje tę nową wartość szacunkową do uprzednio obliczonego rzeczywistego czasu trwania
i zmienia wartość

Procent wykonania

.

Określenie procentu wykonania

Postęp prac wykonanych w zadaniu można ustalić przez określenie wartości procentu wykonania dla tego zadania.
Każda wartość mniejsza niż 100 oznacza, że zadanie nie jest zakończone. Wartość procentu wykonania można
wprowadzić, korzystając z

Formularza szczegółów zadań

, okna dialogowego

Aktualizowanie zadań

lub widoku

tabeli

Śledzenie

. Można również wybrać zadanie z dowolnego widoku zadania i skorzystać z przycisków

Procent

wykonania

na pasku narzędzi

Śledzenie

(rys. 12.4). Aby wyświetlić ten pasek narzędzi, należy kliknąć prawym

przyciskiem myszki dowolny pasek narzędzi i wybrać

Śledzenie

.

Przyciski procentu wykonania

Rysunek 12.4. Przyciski pozwalają na ustawienie procentu wykonania zadania na wartość 0%, 25%, 50%, 75% lub
100%

Wartość w kolumnie

Procent wykonania

również wpływa na wartości

Rzeczywisty czas trwania

i

Pozostały czas

trwania

. Wprowadzenie danych do tych kolumn powoduje uaktualnienie danych w pozostałych kolumnach. Po

wprowadzeniu wartości rzeczywistego czasu trwania program oblicza wartość dla kolumny

Procent wykonania

,

dzieląc wartość

Rzeczywisty czas trwania

przez początkowo planowany czas trwania. Jeżeli natomiast

wprowadzimy wartość

Pozostały czas trwania

, program przelicza (jeżeli jest taka potrzeba) wartości

Rzeczywisty

czas trwania

i

Procent wykonania

.

Po zmianie wartości

Procent wykonania

program ustala rzeczywistą datę rozpoczęcia (jeżeli nie wprowadzono jej

wcześniej). Oblicza również wartość rzeczywistego czasu trwania i pozostałego czasu trwania. Jeżeli wybrano opcję
uaktualniania zasobów podczas uaktualniania zadań, program oblicza również wartości

Koszt rzeczywisty

i

Praca

rzeczywista

. Jeżeli do kolumny

Procent wykonania

wprowadzimy wartość

100

, program przydzieli do kolumny

Rzeczywista data zakończenia

planowaną datę zakończenia. Jeżeli wartość ta nie jest poprawna, nie należy

wprowadzać procentu wykonania, a raczej wprowadzić rzeczywistą datę zakończenia.

Określenie pracy zakończonej

Niektóre z zadań wprowadzanych do harmonogramu są uzależnione od dostępności zasobów. W takim przypadku
śledzenie postępów w zadaniu będzie łatwiejsze, jeżeli aktualizujemy pracę ukończoną. Aktualizacja tej wartości
powoduje aktualizację pracy wykonanej przez poszczególne zasoby.

Podobnie jak program oblicza czas trwania po wypełnieniu pól czasu trwania, tak aktualizuje on pracę pozostałą do
wykonania, odejmując pracę wykonaną od całkowitej zaplanowanej pracy.

Do wprowadzania informacji do kolumny

Praca rzeczywista

należy korzystać z tabeli śledzenia, ale zacząć należy

od widoku

Obciążenie zadaniami

, aby można było wprowadzić rzeczywistą pracę wykonaną dla określonych

zasobów. W menu

Widok

należy kliknąć

Obciążenie zadaniami

, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszki

przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać

Śledzenie

. Prawdopodobnie trzeba będzie rozszerzyć widok prawie

maksymalnie, aby ukazała się kolumna

Praca rzeczywista

(rys. 12.5).

Rysunek 12.5. Widok tabeli śledzenia ukazujący zasoby

Wskazówka

Z tej metody wprowadzania pracy rzeczywistej można korzystać również w wypadku wprowadzania do
harmonogramu zadań uzależnionych od dostępności zasobów w ogólności, a nie określonych zasobów. Niemniej
jednak wartości wprowadzamy w tym samym rzędzie co zadania, a nie w indywidualnych rzędach zasobów.
Program rozdziela pracę rzeczywistą i pozostałą pomiędzy zasoby.

Korzystanie z wartości rzeczywistych i kosztów

Za wyjątkiem zadań o koszcie stałym, w celu obliczenia kosztu zadania program korzysta z określonych zasobów
przydzielonych do zadania w czasie jego trwania. Koszty są naliczane, a całkowite koszty projektu są sumą
wszystkich zasobów i kosztów stałych. Zatem, jeżeli przydzieliliśmy zasoby do zadań, program obliczał i naliczył te
koszty — pozostaje nam tylko je przejrzeć i przeanalizować.

Można również nie przydzielać zasobów do zadań lub zmienić opcję domyślną tak, aby program nie obliczał kosztu.
Jak to zrobić? Z menu

Narzędzia

należy wybrać

Opcje

, żeby wyświetlić okno dialogowe

Opcje

. Na zakładce

Obliczanie

należy sprawdzić ustawienia dla naszego projektu (patrz rys. 12.6). Jeżeli nie jest zaznaczone okienko

Aktualizacja stanu zadania aktualizuje stan zasobów

, program nie oblicza kosztów projektu. Należy jednak

pamiętać, że ta opcja jest aktywna w ustawieniu domyślnym.

Rysunek 12.6. Zakładka

Obliczanie

w polu dialogowym informuje, czy program oblicza koszty

Jeżeli nie przydzielamy zasobów lub jeżeli zmieniamy ustawienia domyślne, program nie może obliczać kosztu
projektu, chyba że dostarczymy dodatkowych informacji po zakończeniu zadania. Przeglądania i aktualizacji
kosztów projektu można dokonywać w jednej z dwóch tabel kosztów — tabeli

Koszt dla zadań

lub tabeli

Koszt dla

zasobów

. Można zmienić koszty przypisane przez program.

Korzystanie z tabeli Koszt dla zadań

Tabela

Koszt dla zadań

, prezentowana na rys. 12.7, dostarcza informacji o kosztach w oparciu o każde zadanie

projektu. Tabela przedstawia koszt według planu bazowego (koszt zakładany), koszt rzeczywisty, odchylenie
pomiędzy kosztem zakładanym i rzeczywistym i koszt pozostały zadania.

Rysunek 12.7. Tabela

Koszt dla zadań

Jeżeli dla zadania określimy koszt stały, program doda go do obliczonego kosztu zadania. Aby wyświetlić tę tabelę,
należy po otworzeniu wykresu Gantta kliknąć prawym przyciskiem myszki przycisk w lewym górnym rogu tabeli i
z menu wybrać

Koszt

. Może zaistnieć potrzeba rozszerzenia tabeli w prawo, aby zobaczyć wszystkie pola tabeli

Koszt dla zadań

.

Tabela

Koszt dla zadań

jest bardzo przydatna w porównaniu kosztów według planu bazowego z kosztami

rzeczywistymi, jeżeli został zapisany widok planu bazowego.

Korzystanie z tabeli Koszt zasobów

Tabela

Koszt zasobów

jest bardzo podobna do tabeli

Koszt dla zadań

i przedstawia rozkład kosztów według

zasobów (patrz rys. 12.8).

Rysunek 12.8. Tabela

Koszt zasobów

Aby wyświetlić tę tabelę, należy zacząć od widoku zasobów — np. od Arkusza zasobów. Należy prawym
przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać z menu

Koszt

.

Podobnie jak tabela

Kosz tdla zadań

, tabela

Koszt zasobów

przydaje się w porównaniu kosztów według planu

bazowego z kosztami rzeczywistymi, jeżeli został zapisany widok planu bazowego.

Pomijanie obliczania kosztu zasobu

Automatyczna aktualizacja kosztów po wprowadzeniu informacji o postępach w zadaniu jest ustawieniem
domyślnym. Program korzysta z metody naliczania wybranej dla zasobu podczas jego tworzenia.

Uwaga

Więcej informacji o ustalaniu metody naliczania dla zasobu znajduje się w rozdziale 5.

Można również wprowadzać koszty rzeczywiste dla przydziału zasobów lub śledzić koszty rzeczywiste niezależnie
od pracy rzeczywistej zadania. Aby to umożliwić, po zakończeniu zadania należy ręcznie wprowadzić koszty, aby
pominięte zostały koszty obliczone w programie. Zanim jednak będziemy mogli pomijać koszty obliczone, należy
zmienić jedno z ustawień domyślnych. Należy wykonać następujące kroki:

1. Z menu

Narzędzia

wybrać

Opcje

, aby wyświetlić pole dialogowe

Opcje

.

2. Kliknąć zakładkę

Obliczanie

.

3. Kliknąć dolną opcję zakładki

Obliczanie

—

Koszty rzeczywiste są zawsze obliczane przez program Microsoft

Project

, aby usunąć ustawienie domyślne (patrz rys. 12.9).

Rysunek 12.9. Zmiana ustawień domyślnych w celu pominięcia kosztów wyliczanych przez program

Uwaga

Udostępniona zostanie opcja

Edycje całkowitego kosztu rzeczywistego zostaną rozłożone aż do daty stanu

.

Jeżeli chcemy, aby program przekazywał zmiany, które mamy zamiar wykonać, aż do daty stanu projektu, należy
zaznaczyć tę opcję. Jeżeli tej opcji nie zaznaczymy, program będzie przekazywał zmiany do końca rzeczywistego
czasu trwania zadania.

4. Kliknąć przycisk

OK

.

5. Wybrać

Obciążenie zadaniami

z menu

Widok

.

6. Prawym przyciskiem myszki kliknąć pole w lewym górnym rogu tabeli, żeby wyświetlić menu i wybrać z niego

Śledzenie

. Program wyświetli tabelę śledzenia, jak na rys. 12.10.

Rysunek 12.10. Widok tabeli

Śledzenie

z widoczną kolumną

Koszt rzeczywisty

7. Przeciągnąć pasek podziału w prawo, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.

8. Wybrać zadanie lub zasób, w którym chcemy wprowadzić koszt.

9. Wprowadzić koszt w kolumnie

Koszt rzeczywisty

.

Wskazówka

Jeżeli zmienimy zdanie i chcemy, aby program obliczał koszty w sposób pierwotny, należy powtórzyć kroki 1., 2. i
3., żeby wprowadzić ponownie ustawienie domyślne. Program wyświetli ostrzeżenie, że wszystkie ręcznie
wprowadzone koszty zostaną pominięte w obliczeniach po kliknięciu przycisku

OK

.

Metody aktualizacji

Istnieją sposoby przyspieszenia procesu aktualizacji. Można np.:

1. Korzystać z pól z podziałem czasu, aby regularnie uaktualniać projekt.

2. Równocześnie aktualizować postępy kilku zadań.

3. Zmienić harmonogram pracy wykonywanej, aby rozpoczęła się w danym dniu.

Regularne śledzenie pracy i kosztów

Pola z podziałem czasu pozwalają na regularną aktualizację postępów w projekcie — np. codziennie lub
cotygodniowe. Aby skorzystać z tych pól w celu rejestrowania informacji o postępach dla zasobu, należy najpierw
wyświetlić widok

Obciążenie zasobów

(z menu

Widok

wybrać

Obciążenie zasobów

), a następnie kliknąć prawym

przyciskiem myszki pole w lewym górnym rogu tabeli i z menu wybrać

Praca

. Ekran powinien wyglądać jak na rys.

12.11.

Rysunek 12.11. Ustawienie do korzystania z pól z podziałem czasu

W większości przypadków korzysta się z prawej części tabeli, z lewej potrzebna jest tylko kolumna

Praca

rzeczywista

, ukryta przez prawą stronę widoku. Możemy przesunąć pasek podziału w prawo, ale wtedy stracimy z

pola widzenia prawą stronę widoku. Po przesunięciu paska podziału możemy również ukryć wszystkie kolumny
pomiędzy kolumnami

Nazwa zasobu

i

Praca rzeczywista

, ale, aby je ponownie wyświetlić, trzeba będzie wstawiać

je po kolei.

Żeby ustawić lewą stronę tak, aby była widoczna kolumna

Praca rzeczywista

, należy wstawić tę kolumnę pomiędzy

kolumny

Nazwa zasobu

i

Wyk. %

(Procent wykonania). W celu dodania kolumny należy:

1. Kliknąć tytuł kolumny

Procent wykonania

, żeby wybrać całą kolumnę.

2. Z menu

Wstaw

wybrać

Kolumna

, żeby otworzyć pole dialogowe

Definiowanie kolumny

pokazane na rys. 12.12.

Rysunek 12.12. Dodawanie kolumny

Praca rzeczywista

w polu dialogowym

Definiowanie kolumny

3. Otworzyć listę rozwijaną

Nazwa pola

i wybrać

Praca rzeczywista.

4. Kliknąć przycisk

OK.

Program wstawia kolumnę

Praca rzeczywista

po lewej stronie kolumny

Wyk. %,

a po prawej stronie kolumny

Nazwa zasobu

.

Następnie należy określić, jak często projekt ma być aktualizowany. Jeżeli chcemy robić to codziennie, nie trzeba
wprowadzać zmian w skali czasu po prawej stronie okna. Jeżeli jednak chcemy aktualizować projekt raz na tydzień
(lub z inną częstotliwością), należy zmienić skalę czasu. Aby tego dokonać, należy z menu

Format

wybrać

Skala

czasu

. Program otwiera okno dialogowe

Skala czasu

przedstawione na rys. 12.13. W tym przykładzie nie trzeba

wprowadzać żadnych zmian w skali czasu, ale jeżeli chcemy zmieniać, na przykład, przedział czasu na tygodniowy,
należy otworzyć listę rozwijaną

Jednostki

w

Skali głównej

i wybrać

Miesiące

. Następnie otworzyć menu

Jednostki

w

Skali pomocniczej

i wybrać

Tygodnie

.

Rysunek 12.13. Okno dialogowe

Skala czasu

pozwala na zmianę wskaźnika pojawiającego się po prawej stronie

widoku

Obciążenie zasobów

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można korzystać zarówno ze skali głównej, jak i ze skali pomocniczej w celu
korzystania z kalendarza lub z roku finansowego.

Po dodaniu do kolumny

Praca rzeczywista

pola z podziałem czasu możliwe jest przeglądanie rezultatów

uaktualniania harmonogramu. Z menu

Format

należy wybrać

Szczegóły

, a następnie

Praca rzeczywista

. Program dla

każdego zadania po prawej stronie widoku tworzy oddzielny rząd. Aby wprowadzić ilość godzin przepracowanych
w określonym dniu, należy kliknąć symbolizującą ten dzień literę nad kolumną, aby zaznaczyć całą kolumnę, jak na
rys. 12.14. Następnie wprowadzić godziny dla odpowiedniego zasobu i zadania w kolumnie

Praca rzeczywista

,

dodanej uprzednio po lewej stronie widoku.

Uwaga

Należy jednak pamiętać, że nie można dodawać kosztów, które powodowałyby pominięcie przez program
kosztów wyliczanych automatycznie, chyba że otworzymy okno dialogowe

Opcje

(z menu

Narzędzia

),

wybierzemy zakładkę

Obliczanie

i wyczyścimy pole wyboru

Koszty rzeczywiste są zawsze obliczane przez

program Microsoft Project

.

Rysunek 12.14. Dodawanie informacji o pracy rzeczywistej dla określonego dnia

Cały ten proces ma miejsce w wypadku codziennej aktualizacji kosztów po wprowadzeniu dwóch drobnych zmian:

1. Należy zacząć od widoku

Obciążenie zadaniami

, a nie

Obciążenie zasobów.

2. Należy dodać tabelę

Śledzenie

, a nie tabelę

Praca.

Wskazówka

Żeby ukryć kolumnę

Praca rzeczywista

, dodaną uprzednio do lewej strony widoku, należy zaznaczyć całą

kolumnę, a następnie z menu

Edycja

wybrać

Ukryj kolumnę

. Lewa strona widoku powraca do swego obrazu

domyślnego. Żeby ukryć rząd

Praca rzeczywista,

dodany uprzednio do prawej strony widoku, należy z menu

Format

wybrać

Szczegóły

, a następnie

Praca rzeczywista

i wyczyścić to pole wyboru.

Przyspieszanie procesu aktualizacji

Jeżeli w harmonogramie jest kilka zadań lub kilka zadań zostało zakończonych, można je aktualizować
równocześnie, wykonując następujące czynności:

1. Z paska

Widok

należy wybrać

Wykres Gantta

Wskazówka

Jeżeli chcemy aktualizować cały projekt, nie wybieramy zadania

2. W kolumnie

Nazwa zadania

wybrać zadanie, które ma być aktualizowane. Na rysunku 12.15 przykładowo

wybrano trzy zadania do aktualizacji.

Rysunek 12.15. Wybieranie zadań do aktualizacji

Uwaga

Zadania można wybierać, korzystając z metod stosowanych w Eksploratorze Windows. Żeby wybrać dwa lub
więcej sąsiadujących ze sobą zadań, należy kliknąć pierwsze zadanie i, przytrzymując wciśnięty klawisz

Shift

,

kliknąć ostatnie zadanie. Żeby wybrać zadania, które nie sąsiadują ze sobą, należy przytrzymać wciśnięty klawisz

Ctrl

, klikając każde z wybranych zadań.

3. Z menu

Narzędzia

wybrać

Śledzenie

, a następnie

Aktualizuj projekt

, aby wyświetlić okno dialogowe

Aktualizowanie projektu

pokazane na rys. 12.16.

Rysunek 12.16. Do aktualizacji projektu korzystamy z okna dialogowego

Aktualizowanie projektu

4. Należy sprawdzić, czy w okienku obok opcji

Aktualizuj pracę jako wykonaną do:

pojawia się poprawna data.

5. Należy wybrać jedno z dwóch poniższych ustawień:

•

Ustaw jako wykonane 0%-100

, jeżeli chcemy, żeby program obliczał procent wykonania dla każdego

zadania,

•

Ustaw tylko jako wykonane w 0% lub 100%

, jeżeli chcemy, żeby program nadawał wartość 100% tylko

zadaniom ukończonym, a dla pozostałych wprowadzał wartość 0%.

6. Określić, czy ma być aktualizowany cały projekt, czy tylko zaznaczone zadania, wybierając odpowiednią opcję.

7. Kliknąć przycisk

OK

.

Jeżeli korzystamy z tej metody aktualizacji projektu, program ustawia datę stanu projektu na datę wprowadzoną w
kroku 4.

Zmiany harmonogramu dla prac nieukończonych

Po aktualizacji projektu i po częściowym wykonaniu zadań możemy mieć pewność, że w harmonogramie nie
pozostała żadna praca przypadająca na okres miniony. Aby upewnić się, że cała pozostała praca w harmonogramie
ma odbyć się w przyszłości, możemy utworzyć ponownie harmonogram tak, aby praca rozpoczynała się od daty
bieżącej.

Uwaga

Jeżeli zmieniamy harmonogram prac, korzystając z opisanych w tym podrozdziale metod, program może usuwać
nałożone wcześniej ograniczenia. Załóżmy przykładowo, że zmieniamy harmonogram prac zadania, które jest
objęte ograniczeniem

Zakończ nie później niż

i zmiana harmonogramu powoduje przesunięcie daty zakończenia

poza okres objęty ograniczeniem. Program nie będzie uwzględniał daty ograniczenia i zmieni ograniczenie na

Jak

najszybciej

. Żeby zachować ograniczenie zadania, należy ręcznie zmienić harmonogram dalszych prac.

Żeby program zmieniał harmonogram dla pozostałych do wykonania zadań, należy wykonać następujące kroki:

1. Z paska

Widok

wybrać

Wykres Gantta.

2. Przejść do kolumny

Nazwa zadania

i wybrać zadania, które chcemy uaktualnić.

Wskazówka

W poprzednim podrozdziale opisano metody wybierania zadań.

3. Z menu

Narzędzia

wybrać

Śledzenie

, a następnie

Aktualizuj projekt

, żeby otworzyć okno dialogowe

Aktualizowanie projektu

przedstawione na rys. 12.17.

Rysunek 12.17. Pole dialogowe umożliwiające dla zadań nieukończonych zmianę harmonogramu tak, aby
zaczynały się w danym dniu

4. Kliknąć opcję

Zmień harmonogram pracy niewykonanej, aby rozpoczynała się po

: i wybrać datę, od której

chcemy zmienić harmonogram pracy niewykonanej.

5. Określić, czy ma być aktualizowany cały projekt, czy wybrane zadania, zaznaczając odpowiednie pole.

6. Kliknąć przycisk

OK

.

Uwaga

W wypadku, gdy zmieniamy harmonogram zadań częściowo zakończonych, korzystając z opisanej powyżej
metody, program automatycznie dzieli zadanie na część zakończoną i część pozostałą do wykonania.

Wykres

Gantta

może wtedy wyświetlić zadanie podzielone, w którym znajduje się zwłoka czasowa pomiędzy częścią

wykonaną a pozostałą, gdyż wykonana część mogła zakończyć się jakiś czas przed planowanym w nowym
harmonogramie początkiem pozostałej części.

Przeglądanie postępów

Wartości rzeczywiste wprowadzamy z myślą o przeglądaniu postępów w projekcie, a program Microsoft Project jest
w tym bardzo pomocny.

Korzystanie z widoku wykresu Gantta

Widok

Wykres Gantta

na rys. 12.18 umożliwia przeglądanie postępów w projekcie w sposób najbardziej przydatny i

przejrzysty. Dolny pasek w obszarze wykresu (czarne kreskowanie na ekranie) reprezentuje daty według planu
bazowego dla każdego zadania. Górny pasek rozciąga się od planowanej daty rozpoczęcia do planowanej daty
zakończenia lub, jeżeli zadanie jest zakończone, od rzeczywistej daty rozpoczęcia do rzeczywistej daty zakończenia.

Wskazówka

Jeżeli zadanie jest zakończone, w kolumnie

Wskaźniki

po lewej stronie widoku pojawia się ikona znacznika

wyboru.

Rysunek 12.18. Widok wykresu Gantta

Śledzenie

pozwala na przyjrzenie się postępom w projekcie.

Program dokonuje formatowania pasków wykresu, wskazując stan zadań w następujący sposób:

1. Jeżeli zadanie nie jest jeszcze zakończone, górny pasek jest kreskowany w kolorze niebieskim.

2. Jeżeli zadanie jest zakończone, pasek ma intensywny kolor niebieski.

3. Jeżeli zadanie jest częściowo zakończone, część zakończona jest przedstawiana w postaci paska w

intensywnym kolorze niebieskim, część pozostała jest kreskowana w kolorze niebieskim.

Korzystanie z tabeli Praca dla zadań

Tabela

Praca dla zadań

(rys. 12.19) przedstawia całkowity czas wykorzystania zasobów potrzebny do zakończenia

zadania. Praca różni się od czasu trwania zadania w następujący sposób:

• Praca określa, ile osobogodzin jest potrzebnych do zakończenia zadania.
• Czas trwania zadania określa ilość czasu (liczbę dni) przydzielonego na wykonanie tego zadania.

Jeżeli całkowita praca dla zadania wynosi 16 godzin, a jego czas trwania tylko 1 dzień, trzeba będzie albo zwiększyć
zasoby ludzkie (dwie osoby mogą wykonać zadanie w jeden dzień), albo wydłużyć czas trwania.

Rysunek 12.19. Tabela

Praca dla zadań

W tabeli

Praca dla zadań

znajdują się informacje z planu bazowego pozwalające na porównanie postępów do

wstępnych wartości szacunkowych. Aby było to przydatne, należy zapisać plan bazowy dla projektu. I, jak łatwo się
domyślić, do tabeli

Praca dla zadań

można wprowadzać informacje.

Z tabeli

Praca dla zadań

można korzystać w dowolnym widoku arkusza zadań. Na rysunku 12.19 przykładowa

tabela

Praca dla zadań

zajmuje lewą stronę widoku

Obciążenie zadaniami

. Należy z menu

Widok

wybrać

Obciążenie zadaniami

, następnie prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i

wybrać

Praca

.

Korzystanie z tabeli Praca dla zasobów

Tabela

Praca dla zasobów

, przedstawiona na rys. 12.20, informuje o pracy dla zasobów. Tak jak poprzednio, praca

określa całkowity czas niezbędny dla wszystkich zasobów do wykonania zadania. W tabeli

Praca dla zasobów

również znajdują się informacje z planu bazowego pozwalające na porównanie postępów z wstępnymi wartościami
szacunkowymi.

Rysunek 12.20. Tabela

Praca dla zasobów

Z tabeli

Praca dla zasobów

można korzystać w dowolnym widoku arkusza zasobów. Na rysunku 12.20

przykładowa tabela

Praca dla zasobów

zajmuje lewą stronę widoku

Obciążenie zasobów

. Należy z menu

Widok

wybrać

Obciążenie zasobów

, następnie prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i

wybrać

Praca

.

Przeglądanie linii postępu

W programie znajduje się jeszcze jedno narzędzie umożliwiające przeglądanie postępów w projekcie — jeżeli plan
bazowy dla projektu został zapisany. Po dodaniu linii postępu do wykresu Gantta w projekcie (jak na rys. 12.21),
program rysuje linię łączącą wykonywane zadania. Linia postępu tworzy wykres naszego projektu, a jego punkty
wierzchołkowe po prawej stronie sygnalizują prace wyprzedzające harmonogram, a wierzchołki po lewej stronie —
pracę opóźnioną w harmonogramie. Odległość pomiędzy wierzchołkami i linią wskazuje na stopień, w jakim
zadanie wyprzedza harmonogram lub jest opóźnione.

W celu dodania linii postępu należy wykonać następujące kroki:

1. W pasku

Widok

kliknąć

Wykres Gantta.

2. Z menu

Narzędzia

wybrać

Śledzenie

, a następnie

Linie postępu

, żeby otworzyć okno dialogowe

Linie postępu

z

zakładką

Daty i interwały

.

3. Zaznaczyć pole wyboru

Wyświetl wybrane linie postępu

, żeby uaktywnić listę rozwijaną

Daty linii postępu

.

Rysunek 12.21. Wykres Gantta z dodanymi liniami postępu

4. Kliknąć listę rozwijaną

Daty linii postępu

. Program wyświetli kolejne pole listy ze strzałką, z którego należy

skorzystać do wprowadzenia daty linii postępu.

5. Kliknąć strzałkę przy polu listy; pojawi się mały kalendarz, jak na rys. 12.22.

Rysunek 12.22. Zakładka

Daty i interwały

w oknie dialogowym

Linie postępu

6. Wybrać datę dla linii postępu.

7. W polu

Wyświetlanie linii postępu w odniesieniu do

zaznaczyć albo

Plan rzeczywisty

, albo

Plan bazowy

. Na

rys. 12.22 są one częściowo zakryte przez kalendarz.

8. Kliknąć przycisk

OK

. Program doda linię postępu do wykresu Gantta, który wyglądać będzie jak na rys. 12.21.

Jak można sobie wyobrazić, linia postępu w projekcie o dużej ilości zadań może przedstawiać zagmatwany widok.
Jeżeli jednak chcemy korzystać z tej linii, możemy wyświetlać ją w różnych interwałach, jak pokazano na rys.
12.22. Można również dodawać określone daty do pola listy po prawej stronie okna dialogowego

Linie postępu

w

celu wyświetlania wielorakich linii postępu na wykresie Gantta. Jeżeli postanowimy wyświetlić więcej niż jedną
linię postępu, możemy skorzystać z zakładki

Style linii

okna dialogowego

Linie postępu

, aby odpowiednio

sformatować linie w celu ich rozróżnienia (np. zmieniając ich kolor).

Aby usunąć wyświetlane linie, należy ponownie otworzyć okno dialogowe

Linie postępu

i wyczyścić wszystkie

zaznaczone pola wyboru na zakładce

Daty i interwały

.

Podsumowanie

W tym rozdziale opisano, w jaki sposób wprowadzać rzeczywiste informacje o zadaniach i zasobach. Omówione
zostały takie zagadnienia jak:

• wprowadzanie dat rozpoczęcia i zakończenia,
• wprowadzanie rzeczywistego i pozostałego czasu trwania,
• określanie procentu wykonania zadania,
• określanie pracy zakończonej dla zadania,
• korzystanie z tabeli kosztu dla zadań i zasobów,
• przeglądanie postępów w projekcie.

W rozdziale 13. mowa będzie o tworzeniu raportów na temat postępów w projekcie.