Techniki i formy księgowości

Zapisy systematyczne, tj. zapisy księgowe dokonywane na właściwych - z uwagi na treść operacji gospodarczej - kontach syntetycznych i analitycznych. W praktyce ujęcie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych nie ogranicza się jednak tylko do rejestracji na odpowiednich kontach syntetycznych, których zbiór - jak wiadomo - jest określany tradycyjnie nazwą „Księga główna”. Powinna być również prowadzona za pomocą dziennika ewidencja chronologiczna operacji, polegająca na rejestrowaniu operacji gospodarczych w kolejności czasu ich dokonywania; ułatwia ona sprawdzenie, czy wszystkie operacje gospodarcze zostały zaksięgowane na kontach. Dziennik sporządza również komputer, rejestrując poszczególne operacje gospodarcze w kolejności ich występowania.

Cechą wszystkich technik księgowości opartych na zapisie ręcznym, a więc księgowości tabelarycznej i przebitkowej jest prymat syntetyki nad analityką. Najpierw następuje zapis na kontach syntetycznych, a potem jest on powtarzany na kontach analitycznych.

Natomiast przy zautomatyzowanej księgowości jest odwrotnie - najpierw następuje zapis w analityce. W syntetyce nic się nie księguje, powstaje ona w rezultacie agregacji (sumowania) księgowań dokonanych w analityce. Konta analityczne działają tu tak samo, jak konta syntetyczne w ręcznych systemach księgowości.

Odpowiednio do tego inna jest treść zapisów w dzienniku; musi on objąć to wszystko co wchodzi do systemu podwójnej księgowości. Sposób prowadzenia dziennika i jego układ, a także kont, zależą od zastosowanej formy techniki księgowości. W rezultacie posługiwania się różnymi sposobami dokonywania zapisu systematycznego na kontach i wiązania go z zapisem chronologicznym w dzienniku powstało wiele różnych form techniki księgowości i ich odmian.

Lipiec 20xx r.

str….

Dzień

Nr poz.

Folio^x\ księgi głównej

Treść

Folio Księgi pomo- cniczej

Sumy

Szcze- góło- we

ogólne

15 16

307 308

10 13 20 10

Z przeniesienia Kasa Rachunek bieżący Za podjętą wg asygnaty kasowej Kp nr 342 kwotę na uzupełnienie pogotowia kasowego.

100,- 700,-

Dostawcy-„Wólczanka” Kasa Za opłaconą gotówką fakturę nr 356 wg asygnaty kasowej nr 526 KW

Przedstawię tylko encyklopedyczne wiadomości o formach techniki księgowości najbardziej rozpowszechnionych w Polsce, a mianowicie

• tabelarycznej - która może być prowadzona tylko ręczenie,

• przebitkowej - która może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyny księgującej,

• zautomatyzowanej - prowadzonej za pomocą komputera.

x) Folio jest to numer porządkowy karty w oprawnej księdze. In folio sposób numeracji, polegający na oznaczeniu ta samą liczbą pary przeciwległych stronic w księdze. W tym przykładzie symbol konta, na którym jest księgowana dana operacja.

Tabelaryczna i przebitkowa forma techniki księgowości.

Tabelaryczna forma techniki księgowości

Tabelaryczna forma techniki księgowości znana jest również pod nazwą „amerykańskiej” lub „amerykanki”. Polega ona na prowadzeniu oprawionej -księgi, zwanej dziennikiem tabelarycznym lub „Dziennik-Główny”, która łączy w sobie dwa urządzenia księgowe: dziennik, przeznaczony do chronologicznej ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych, zespół kont syntetycznych, zwanych księgą główną, na których następują zapisy systematyczne. Sposób dokonywania zapisu księgowego przy stosowaniu księgowości tabelarycznej jest następujący: każdą operację gospodarczą zapisuje się w dzienniku chronologicznie przez wpisywanie w odpowiednich kolumnach dziennika: numeru pozycji, daty zapisu, numeru dowodu, treści i kwoty operacji gospodarczej; następnie w tym samym wierszu dokonuje się systematycznego zapisu kwoty operacji- według zasady podwójnego zapisu-na kontach syntetycznych wchodzący w skład księgi głównej. Przy stosowaniu księgowości tabelarycznej suma każdej operacji gospodarczej jest zatem zapisywana w dzienniku-głównej trzykrotnie: W rubryce „suma ogólna” dziennika; Na stronie Dt odpowiedniego konta księgi głównej; Na stronie Ct odpowiedniego konta księgi głównej. Opisany sposób dokonywania zapisów wskazuje, że posługiwanie się tabelaryczną forma techniki księgowości powinno zapewnić równość ogólnej sumy dziennika z sumą obrotów debetowych oraz sumą obrotów kredytowych wszystkich kont. Umożliwia to łatwe sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych, na każdej stronicy księgi dziennik-głównej przez porównanie zgodności sumy obrotów dziennika z sumą obrotów debetowych i sumą obrotów kredytowych wszystkich kont. Wszystkie księgowania w księdze dziennik-głównej mogą być dokonywane wyłącznie ręcznie.

Podstawowe zalety księgowości tabelarycznej to:

• przejrzystość zapisów w księdze dziennik-główna;

• łatwość dokonywania i uzgadniania zapisów;

• łatwość wyszukania błędów księgowych.

Główne wady tabelarycznej formy techniki księgowości to: ograniczona rozmiarami księgi głównej, liczba kont syntetycznych; utrudniony podział czynności związanych z prowadzeniem ewidencji syntetycznej między kilka osób; księga dziennik-główna jest w zasadzie przystosowana do prowadzenia tylko przez jedną osobę; duża możliwość popełniania błędów księgowych przy przenoszeniu obrotów poszczególnych kont z jednej stronicy księgi dziennik-główna na stronicę następną.

Wady księgowości tabelarycznej, powodują, że może ona być stosowana tylko w niewielkich jednostkach gospodarczych, posługujących się małą liczbą kont.

Przebitkowa forma techniki księgowości

Wraz ze zwiększeniem się jednostek gospodarczych oraz wzrostem zapotrzebowania na informację ekonomiczną o ich działalności, powstała konieczność prowadzenia coraz większej liczby kont. Nie nadawała się do tego tabelaryczna forma księgowości. Dlatego trwały poszukiwania formy techniki księgowości, któraby ją zastąpiła. Poszukiwania te zostały uwieńczone powodzeniem na początku XX wieku. Wynaleziono wówczas przebitkową formę techniki księgowości, określoną mianem księgowości przebitkowej, która w ówczesnych czasach stanowiła przewrót w technice księgowości.

W księgowości przebitkowej, która może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyn księgujących, zastosowano zupełnie nową technikę rejestracji: zapisy prowadzone na luźnych kartach (kontach syntetycznych) następowały przebitkowo przez kalkę na dziennik służący chronologicznej rejestracji zapisów. Pierwotnie księgowość przebitkową stosowano w dwóch zasadniczych wariantach technicznych; jako: tzw. Księgowość pirwokontową, tj. z oryginalnym zapisem systematycznym na kontach, a przebitkowym chronologicznym na dzienniku i pierwodziennikową, tj. z oryginalnym zapisem chronologicznym na dzienniku, a przebitkowym - systematycznym na kontach. Księgowość pierwodziennikowa nie jest już dziś stosowana.

Przy przebitkowej formie techniki księgowości stosuje się:

• formularze kont stanowiące luźne karty;

• formularze dziennika, będące również luźnymi kartami;

• kalkę;

• urządzenie, zwane popularnie kontownicą, ułatwiające także dokonywanie zapisów przez kalkę, aby zapisy dokonane na kontach znalazły się we właściwych kolumnach i wierszach dziennika.

Kontownica jest aparatem, który składa się z twardej płyty o gładkiej powierzchni oraz dwóch ruchomych szyn, dociskanych do płyty za pomocą sprężyn. Jedna z szyn służy do mocowania dziennika, druga-kart kontowych.

Formularze dziennika stanowią luźne karty o układzie rubryk dostosowanym do kart kontowych. W praktyce tyle jest rodzajów formularzy dzienników, ile jest rodzajów przebitkowych kart kontowych. Stosuje się zatem dzienniki finansowe (uniwersalne), ilościowo - wartościowe, dzienniki służące do ewidencji środków trwałych itp. Karty dziennika są z reguły dłuższe od odpowiadających im kart kontowych, aby można było na nich pomieścić możliwie dużą ilość zapisów. Ponadto karty dziennika zawierają dodatkowe marginesy po lewej i prawej stronie. Margines z lewej strony służy do mocowania w kontownicy, margines po prawej stronie jest wyko­rzystywany do wpisywania numeru albo nazwy konta, na którym dokonano zapisu w danym wierszu dziennika. Ma to znaczenie techniczne, gdyż umo­żliwia stwierdzenie, że dany wiersz dziennika został już zajęty; sprzyja to uni­kaniu pomyłek polegających na dokonaniu dwóch zapisów w jednym wier­szu dziennika, a ponadto umożliwia połączenie zapisów dziennika z zapisa­mi na kartach kontowych. Technika księgowania przebitkowego polega na tym, że formularz dzien­nika wraz z kalką jest założony do kontownicy tak długo, jak długo nie zos­taną wypełnione zapisami księgowymi wszystkie jego wiersze. Natomiast karty kontowe są zakładane i wymieniane w miarę księgowania kolejnych dowodów księgowych, dokonanych operacji ujmowanych na różnych kon­tach. Karty kontowe zakłada się na kontownicy w taki sposób, aby kolejny wiersz karty kontowej odpowiadał pierwszemu nie zapisanemu wierszowi dziennika. Dlatego w miarę wykorzystywania karty dziennika, karty konto­we są zakładane na kontownicy coraz niżej. Księgowanie każdego dowodu na dwóch kontach (Dt i Ct) powoduje konie­czność zajęcia w dzienniku dwóch wierszy, w których są wpisywane te same dane identyfikujące daną operację gospodarczą oraz te same sumy, z tym że w jednym wierszu suma jest wpisywana do rubryki Dt, a w drugim — do rub­ryki Ct. W zależności od organizacji pracy osoby księgującej (kontysty) mogą to być dwa kolejne wiersze zapisów w dzienniku lub dwa wiersze nie zamiesz­czane obok siebie, lecz objęte zapisami danego dnia.

Przy stosowaniu księgowości przebitkowej muszą być zachowane następu­jące powiązania między urządzeniami księgowymi:

• suma obrotów rubryki Dt dziennika równa się sumie obrotów rubryki Ct dziennika na koniec każdego dnia (okresu);

• suma obrotów debetowych wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu zgodna jest z sumą obrotów Dt w dzienniku;

• suma obrotów Ct wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu, zgodna jest z sumą rubryki Ct w dzienniku.

Powiązania te nie zachodzą wówczas, gdy forma techniki przebitkowej jest stosowana tylko do wydzielonych zapisów analitycznych, ewidencji ilościowo-wartościowej, ewidencji środków trwałych itp., a więc do jedno­stronnych, powtarzanych zapisów.

Księgowość przebitkowa jest pod względem organizacyjnym bardzo elas­tyczną formą techniki, można ją łatwo dostosować do różnych wielkości jednostek gospodarczych i różnych wymagań stawianych komórce księgo­wości. Podstawowe zalety formy techniki księgowości przebitkowej to:

• nieograniczona możliwość podziału pracy;

• możliwość prowadzenia nieograniczonej liczby kont;

• stosunkowo mała pracochłonność ewidencji księgowej (jednoczesne dokonywanie dwukrotnego zapisu: na koncie i w dzienniku, możliwość dokonywania zapisów zbiorczych; w wielu wypadkach dzienniki lub ich kolumny mogą zastępować konta syntetyczne);

• ograniczone możliwości popełniania błędów na skutek eliminacji ko­nieczności przenoszenia zapisów z jednego urządzenia na drugie, a w razie popełnienia błędu — łatwość jego odszukania, gdyż pole błędów jest ogra­niczone dzięki zastosowaniu wielu dzienników;

• możność mechanizacji pracy księgowych;

• duże możliwości wprowadzania dowolnych układów i segregacji kont, a ponadto łatwość wyszukania potrzebnego konta do księgowania.

Do głównych wad formy techniki księgowości przebitkowej należą:

• trudności kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji, np. od za­kupu do pokrycia zobowiązania wobec dostawcy;

• trudność zestawienia sprawozdań w wypadku, gdy określone ich pozy­cje wynikają tylko z niektórych zapisów księgowych.

Zautomatyzowana forma techniki księgowości

Rozwój techniki na niespotykaną dotychczas skalę pozwala produkować więcej, lepiej i taniej. Rodzi to chęć opanowania coraz większych segmen­tów rynku. Wzmaga się więc konkurencja, która wywołuje zapotrzebowanie na szybką, aktualną i rzetelną informację o pozycji firmy na rynku, o możli­wości jej dalszego rozwoju itp. Ostatnie lata dowodzą, że aby firma, mimo dużej konkurencji na rynku, odnosiła sukcesy, musi być dobrze zarządzana. Jest to w obecnych czasach niemożliwe bez korzystania z komputerów, tak­że w rachunkowości.

Wykorzystanie komputera w rachunkowości może polegać na: zastąpieniu nim pracy ręcznej lub mało sprawnych maszyn; zaletą jest szybkość, dokładność, kompleksowość, ale mała przydatność do zarządza­nia; uwzględnieniu możliwości maszyn (np. przez wprowadzenie do pa­mięci wzorców) do ewidencji przydatnej w zarządzaniu wobec wzmocnie­nia funkcji kontrolnej i to bieżąco, a nie ex post.

Ta druga możliwość jest w Polsce mało wykorzystywana, gdyż programy wciąż tylko automatyzują to co było robione ręcznie. Komputer jest maszyną i jako maszyna nie może robić nic bez otrzymania szczegółowych instrukcji nazywanych programem. Na podstawie właściwie przygotowanego programu komputer dokonuje całkowitego przetworzenia danych, zawartych w dowodach i wprowadzanych do niego. Stosownie do programu komputer przejmuje dane o operacjach gospodarczych z po­wołaniem na dowód księgowy przez jednostkę wejściową, przechowuje i przetwarza, a więc „księguje" dane w tzw. jednostce arytmetyczno pamię­ciowej oraz przedstawia rezultaty przetwarzania przez jednostkę wyjścia (np. w formie drukowanego bilansu). Wszystkimi działaniami komputera steruje i kontroluje tzw. jednostka kontroli.

Typowy program komputerowy zawiera serie rozkazów dla komputera, wyrażonych w liczbach kodu, trudno zrozumiałych dla laika. W rezultacie tylko pewna mała część tych rozkazów jest prezentowana, raczej ze słownym opisem niż w kodzie liczbowym, celem wyjaśnienia szczegółów takiego programu. Komputer wymaga oddzielnego programu dla każdego zadania, który ma wykonać. Dla przestawienia komputera z jednego zespołu czynności na inny, konieczne jest wprowadzenie do jego pamięci nowego programu razem z danymi do przetwarzania. Na przykład, aby przestawić pracę komputera z „przetwarzania" płac (np. sporządzania li­sty płac) na „przetwarzanie" materiałów (np. sporządzenie rozdzielnika ma­teriałów), konieczne jest wprowadzenie do pamięci maszyny, przez urządze­nie wejścia, programu materiałowego i danych o operacjach na materiałach, jakie ma wykonać.

Komputery mogą przetwarzać dane z bardzo dużą prędkością i nieo­siągalną w przeszłości dokładnością (bezbłędnie). Zanim jednak kompu­ter może to wykonać, człowiek musi obmyśleć sposoby postępowania, przewidzieć każdy wyjątek w przetwarzaniu i udzielić szczegółowych in­strukcji, jak komputer ma swoje czynności wykonywać. W konsekwencji komputery są zupełnie zależne od ludzi, przynajmniej na obecnym etapie tej techniki.

Zastosowanie komputerów w rachunkowości wywarło rewolucyjny wpływ na przetwarzanie danych księgowych. Współczesny system kom­puterowy jest w stanie zapamiętać setki milionów danych, w łatwo dostę­pnej pamięci zewnętrznej, co umożliwia uzyskanie coraz bardziej szcze­gółowego zapisu księgowego oraz łączenie danych z różnych źródeł i ró­żnych faz obiegu środków gospodarczych. W ten sposób może nastąpić integracja różnych rodzajów ewidencji (operatywnej, księgowej i statys­tycznej), skrócony zaś czas dostępu do komputerowych danych księgo­wych umożliwia coraz lepsze dostosowanie szczegółowości, częstotliwoś­ci i formy przekazu informacji ekonomiczno-finansowej z księgowości do potrzeb jej odbiorców.

Szybkość przetwarzania danych, sięgająca w urządzeniach liczących ko­mputerów milionów operacji na sekundę, a rewelacyjna również — mimo że dużo mniejsza — w urządzeniach wejścia i wyjścia, umożliwia zasadni­czą zmianę sposobu ewidencji, zapewniając dzięki szybkości przetwarzania danych łatwe ich sumowanie według żądanych kryteriów. Ta duża szybkość przetwarzania danych stwarza także możliwości rozwinięcia różnych form samokontroli danych, dzięki czemu materiał liczbowy jest wysoce wiary­godny. Można wyróżnić trzy zasadnicze kierunki wykorzystania kompute­rów w rachunkowości:

• zagadnieniowe przetwarzanie danych księgowych, kiedy to za pomocą komputera przetwarza się najbardziej pracochłonne odcinki prac ewidencyj­nych z uwagi na dużą liczbę powtarzających się dokumentów źródłowych, np. ewidencję materiałów, ewidencję płac;

• kompleksowe przetwarzanie danych z zakresu rachunkowości obejmu­jące wszystkie etapy ewidencji, przechowywania i prezentowania danych liczbowych, a więc księgowość, rachunek kosztów i sprawozdawczość finansową;

• zintegrowane przetwarzanie danych księgowych, przy którym radykal­nej zmianie ulegają procedury księgowe i sposoby informowania kierownic­ twa.

Poza wykorzystywaniem komputera do wykonywania prac z zakresu wąsko pojętej rachunkowości, może on być wykorzystywany również do automatyzacji niektórych prac, np.:

sporządzania faktur za sprzedane produkty i towary, wystawiania monitów wzywających odbiorców do zapłaty należności, automatycznego obliczania odsetek zwłoki od niezapłaconych w ter­minie należności, z jednoczesnym wystawianiem odpowiednich dokumen­tów dla kontrahentów, wyceny zapasów o stałych cenach ewidencyjnych, wyprowadzania różnic kursowych, automatycznego dekretowania typowych, masowo występujących operacji gospodarczych.

Przy prowadzeniu rachunkowości za pomocą komputera należy zawsze pamiętać, że choć komputery są dziś najszybszymi maszynami, jakie kie­dykolwiek wynaleziono, ale dostarczają mętnych odpowiedzi, kiedy otrzy­mają niewłaściwy program lub dane wejściowe są niewłaściwe. Dlatego tak ważne jest zapewnienie prawidłowości programów i niedopu­szczenie do samowolnej ich zmiany, a dalej kontrola zupełności i popra­wności danych, wprowadzanych do systemu celem dalszego przetworzenia. Przepisy nakładają na jednostki prowadzące księgi rachunkowe za pomocą komputera dodatkowe wymagania, mające na celu zapewnienie wiarygod­ności tak prowadzonych ksiąg.

I tak w przypadku prowadzenia ewidencji księgowej przy zastosowaniu komputerów zakładowy plan kont powinien dodatkowo zawierać: wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytel­nych dla komputera, z określeniem ich powiązań oraz przeznaczenia, opis systemu przetwarzania danych przy zastosowaniu komputera i jego zmiany, obejmujące poza opisem zbiorów, co najmniej:

• wykaz programów,

• opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli, wydruku danych) oraz wykorzystywania pod­czas przetwarzania danych.

Z kolei księgi rachunkowe powinny spełniać następujące warunki: warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania, umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych; przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera nale­ży zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obro­tów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostat­niej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku ob­rotowym; przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustale­nie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu; -przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi, albo tyl­ko ujemnymi.

5

---