TECHNIKA GROMADZENIA

KSIĘGOZBIORU I JEGO

EWIDENCJA.

•Ewidencja zbiorów należy do

czynności organizacyjno-
technicznych w bibliotece
(ok.1/3 wymiaru czasu pracy).

• Jest to zespół czynności

administracyjno-bibliotekarskich,
których celem jest wykazanie
zbiorów do celów statystycznych
i kontrolnych przez ich
rejestrację prowadzoną wg ściśle
określonych przepisów lub wg
ustalonych i przyjętych w
bibliotece sposobów.

• Wszystkie dokumenty znajdujące się

w bibliotece stanowią jej majątek,
który posiada obok wartości
kulturalnej wartość materialną i musi
być zabezpieczony przed
zniszczeniem, kradzieżą itp.

• Zabezpieczenie majątku ułatwia jego

ewidencja, która wykazuje
aktualny stan zbiorów i zmiany
jakie w nim zachodziły (w wyniku
przybytków i ubytków).

W bibliotece stosuje się :

1.

sumaryczną (wstępną) ewidencję
wpływów - polegającą na ujęciu
całych partii wpływających do
biblioteki materiałów

2. szczegółową (jednostkową)

ewidencję wpływów - polegającą na
oddzielnym

zarejestrowaniu każdego wpływającego
do biblioteki dokumentu

3. szczegółową i

sumaryczną ewidencję
ubytków - której celem jest
najpierw ujęcie
poszczególnych brakujących
dokumentów, a później ich
ujęcie zbiorcze

4. ewidencję finansowo-

księgową wpływów i
ubytków.

Podstawą prawną zasad

ewidencji (obowiązującym

dokumentem) jest

• Rozporządzenie Ministra Kultury

i Dziedzictwa Narodowego z dnia
5 listopada 1999 r. w sprawie
zasad ewidencji materiałów
bibliotecznych (Dz.U. 1999 nr 93
poz. 1077 z późn. zmianami).

Omówienie zagadnień :

• - jak ewidencjonować wpływy nowych

materiałów bibliotecznych (rejestr
wpływów)

• - jak prowadzić księgę inwentarzową
• - jak odnotowywać braki w

księgozbiorze (protokoły ubytków,
rejestr ubytków)

• - jak współpracować z księgowością

SPOSOBY GROMADZENIA

ZBIORÓW.

• Kompletowanie księgozbiorów

bibliotecznych odbywa się
różnymi sposobami.
Najważniejszym i
najwłaściwszym z nich jest:

1.

Zakup (umożliwia nabycie pozycji
planowanych). Powinien być
podstawowym źródłem przyrostu
zbiorów.

2.

Dary - pozycje otrzymane od osób
prywatnych, instytucji, przyjęte jako
ekwiwalenty za materiały zagubione.

3. Wymiana (rzadka obecnie)
4.

Depozyt

(najrzadsza forma

gromadzenia zbiorów)

5. Prenumerata (obejmuje głównie

czasopisma)

WARSZTAT GROMADZENIA

ZBIORÓW (ułatwia planowe

gromadzenie):

• księgozbiór podręczny - literatura

fachowa

• kartoteka dezyderatów (zamówienia

czytelników, bibliotekarzy, spisy

książek, które ubyły jako „zaczytane”

lub zagubione, a zasługują na

odkupienie)

• kartoteka kontynuantów (pozwala

zorientować się w brakach

dokumentów wieloczęściowych).

MIEJSCA ZAKUPÓW

• księgarnie
• hurtownie
• wydawnictwa
• Internet
• kolporterzy (dystrybutorzy) prasy

Każda biblioteka jako instytucja

publiczna jest zobowiązana do
przestrzegania Ustawy o
zamówieniach publicznych

z 1994 r. - nowelizacja Ustawy Prawo

Zamówień Publicznych z 13 kwietnia

2007 r. (trzeba wybierać dostawców

najtańszych i najsolidniejszych).

Źródła informacji o

książkach :

•

rekomendacyjne (m. in. wykazy

lektur szkolnych opracowane
przez MEN)

• rejestracyjne (m. in. „Przewodnik

Bibliograficzny”)

• reklamowe (np. katalogi

księgarskie, wydawnicze i inne.)

• Książkę poznaje się bezpośrednio

przez jej przeczytanie lub przejrzenie
(zwrócenie uwagi na autora, tytuł,
wydawnictwo, spis treści, wstęp,
przekartkowanie rozdziałów) lub
pośrednio np. przez analizę karty
książki, obserwowanie reakcji
czytelników itp

DOWODY WPŁYWÓW

(dowody nabycia).

Każdemu dokumentowi

wpływającemu do
biblioteki musi
towarzyszyć tzw. dowód
wpływu.

Mogą to być dokumenty:

Zewnętrzne (spoza

biblioteki):

1. Rachunki, faktury za zakupione

materiały

2. Pisma informujące o

przekazaniu bibliotece
dokumentów w formie daru,
wymiany, depozytu

Sporządzone w

bibliotece:

3. Kopie wykazów sporządzone przez

bibliotekę, potwierdzające odbiór materiałów

przekazanych bez dokumentu
4. Podziękowania
5. Protokoły przyjęcia materiałów za zagubione
6. Wykazy książek odnalezionych w czasie

inwentaryzacji (dublety, niezewidencjono-
wane, oznaczone błędnymi numerami).

Każdy dowód wpływu

powinien zawierać :

• informację o pochodzeniu

materiałów

• szczegółowy wykaz materiałów
• ceny (rzeczywistą wartość każdej

jednostki), a w wypadku darów

przekazanych bez wyceny lub dla

materiałów wytworzonych w bibliotece

lub szkole (np. nagrań) ustaloną przez

bibliotekarza wartość szacunkową

• datę i podpis bibliotekarza.

EWIDENCJA

SUMARYCZNA.

Nie jest obowiązkowa w bibliotekach

szkolnych, natomiast może być
pomocna przy dokonywaniu rozliczeń
z komórką finansowo-księgową, przy
porównywaniu wartości inwentarza z
wartością dowodów wpływu.

• Polega na wstępnym zewidencjonowaniu

wpływających do biblioteki grup
materiałów, objętych jednym dowodem
wpływu, bez względu na źródło wpływu.

• Nie obejmuje ona poszczególnych części

wydawnictw zwartych (poszytów), części
wydawnictw ciągłych (zeszytów) -
prenumerowanych na bieżąco i
rejestrowanych na kartach akcesyjnych
czasopism.

• Podstawą tej ewidencji jest

dowód wpływu obejmujący grupę
materiałów.

• Do prowadzenia sumarycznej

ewidencji wpływów służy rejestr
przybytków (ew. zeszyt).

• Jest to rejestr wpływów za rok

kalendarzowy.

• W zależności od wielkości rocznej

liczby wpływów i liczby wpływów z
poszczególnych źródeł (np. z kupna,
wymiany, darów) biblioteka prowadzi
jeden rejestr wspólny dla wszystkich
rodzajów wpływów, lub odrębny
rejestr dla każdego rodzaju wpływu.

Wpływy w obrębie każdego

roku

odnotowuje się oddzielnie
rozpoczynając numerację

od „1”.

• Materiałów o krótkotrwałej wartości

merytorycznej nie ewidencjonuje się np.
dzienników, katalogów, instrukcji,
wydawnictw reklamowych itp.

• Dowód wpływu z grupą jednostek

ewidencyjnych wpisujemy do rejestru
przybytków pod kolejnym numerem w
porządku chronologicznym (nadając
kolejne numery w obrębie roku
kalendarzowego).

Numer ten umieszcza się na

dowodzie wpływu u góry

np.:

K/22/2008

źródło wpływu

(kupno)

Numer bieżący

rok

AKCESJA CZASOPISM

• dokonuje się ją na kartach akcesyjnych

(dzienniki, tygodniki, dwutygodniki,
miesięczniki itd.) - druki od B 111 do B
117.

• Po skompletowaniu poszczególnych części

(zeszytów, numerów) jeśli czasopismo jest
przeznaczone do dłuższego
przechowywania w bibliotece - należy je
oprawić i wpisać do księgi inwentarzowej.

EWIDENCJA SZCZEGÓŁOWA.

• Jest podstawową i obowiązującą

wszystkie biblioteki rejestracją
wpływów.

• Prowadzi się ją bez względu na

to, czy w danej bibliotece jest
prowadzony rejestr przybytków
czy nie.

• Ewidencję szczegółową prowadzi się

w księdze inwentarzowej [druk B-123]
potocznie zwanej inwentarzem. Jest to
najważniejszy rejestr książek włączonych
do księgozbioru i podstawowy dokument
stwierdzający stan ilościowy i wartościowy
księgozbioru i innych zbiorów biblioteki. Z
tego powodu powinna być prowadzona

• czytelnie i starannie, szczególnie

chroniona i zabezpieczona przed kradzieżą
czy innymi zdarzeniami losowymi.

KSIĘGA INWENTARZOWA

składa się z ponumerowanych,

przesznurowanych i oprawionych stron
przy czym końce sznurka przytwierdzamy
do 3 strony okładki pieczęcią lakową lub
naklejką z pieczęcią urzędową szkoły lub
biblioteki.

• Musi zawierać klauzulę podającą ilość

stron i pozycji ewidencyjnych
potwierdzoną pieczęcią i podpisem
kierownika biblioteki i księgowego.

Pierwsza strona powinna

zawierać:

• nazwę biblioteki

• rodzaj ewidencjonowanych zbiorów

(np. księga inwentarzowa druków
zwartych-książek, księga
inwentarzowa płyt CD, księga
inwentarzowa płyt DVD).

Ogólne wskazówki dotyczące

prowadzenia księgi

inwentarzowej:

• zapisy w księdze inwentarzowej

powinny umożliwiać identyfikację
poszczególnych materiałów

• wszystkie rubryki inwentarza [z

wyjątkiem rubryki 3 „Znak miejsca.
Sygnatura”, którą wypełnia się
ołówkiem] należy wypełniać
niebieskim atramentem

• jeżeli biblioteka posiada większą

liczbę egzemplarzy danego
wydawnictwa każdy egzemplarz
należy wpisać oddzielnie.

• przy powtarzaniu się wyrazów można

stosować znak powtórzenia - "- w
rubrykach:

1 Data wpisu

5 Tytuł ( z wyjątkiem dzieł

anonimowych)

6 Rok wydania. Wydawca

7 Nr dowodu wpływu lub akcesji

• błędnych i omyłkowych zapisów

nie należy zamazywać, zaklejać,
wyskrobywać. Należy je
przekreślić i poprawić
czerwonym długopisem a w
rubryce 16 Uwagi umieścić datę i
podpis osoby dokonującej
poprawek

• w miejsce wycofanej pozycji nie

wolno wprowadzać żadnej innej.

• dokumenty ubytkowane i

odnalezione, jeżeli są cenne dla
biblioteki, należy traktować jak nowe
wpływy i wpisać je ponownie do
inwentarza pod nowymi numerami

• każdą stronę księgi inwentarzowej po

zakończeniu na niej zapisów należy
podliczyć na dole w rubryce 13 po
słowach „do przeniesienia”, dodając
wartość wymienioną na początku
strony po słowach „z przeniesienia”

ksiąg inwentarzowych nie

należy wynosić poza obręb
biblioteki i nie

udostępniać czytelnikom.

Wypełnianie

poszczególnych rubryk

inwentarza:

•Rok : wpisuje się rok

kalendarzowy (bieżący).

•Strona : wpisuje się numer

kolejny, licząc tylko prawą
stronę.

• Rubryka 1 „Data wpisu”: wpisuje się

datę zarejestrowania książki

oznaczając dzień i miesiąc cyframi

arabskimi.

• Rubryka 2 „Nr inwentarza”: przed

rozpoczęciem wpisywania należy

ponumerować wszystkie pozycje

uwzględniając drukowane końcówki

(najlepiej co dziesięć pozycji).

Każda strona zawiera 20 pozycji.

Rubryka 3 „Znak miejsca.

Sygnatura”:

• wpisuje się ołówkiem znak miejsca

(symbol działu) czyli miejsce dokumentu w
zbiorach, jeżeli różni się on od numeru
inwentarzowego.

• Jeżeli dokumenty ustawione są na półkach

działowo znak miejsca - sygnatura - różni
się od numeru inwentarzowego, jeżeli
ustawione są numerycznie wg numerów
inwentarzowych wówczas sygnatura jest
tożsama z numerem inwentarzowym.

Rubryka 4 „Autor”:

• wpisuje się nazwisko i pierwszą literę

imienia autora z karty tytułowej.

• Jeżeli autorów jest dwóch lub trzech

wpisujemy nazwisko i pierwszą literę

imienia pierwszego z nich oraz

dopisuje się skrót „i in”. Jeżeli autorów

jest więcej jak trzech czyli dzieło jest

pracą zbiorową od początku rubryki 4

wpisujemy tytuł dzieła.

Rubryka 5 „Tytuł - tom -

rocznik”:

wpisuje się tytuł książki z karty

tytułowej. Zbyt długi tytuł można
skracać zastępując końcowe wyrazy
trzema kropkami (…).

• Rubryka ta służy również do

wpisywania cyframi arabskimi
kolejnego numeru tomu oraz
kolejności wydania (poza pierwszym,
o którym informacji nie podaje się).

Rubryka 6 „Rok wydania.

wydawca”:

wpisuje się rok wydania książki oraz

nazwę wydawcy (ew. skrót np. WSiP,
WN PWN, WL). Jeżeli brak jest
któregoś elementu należy postawić
myślnik (kreskę).

Rubryka 7 „Nr dowodu wpływu

lub akcesji”:

wpisuje się numer dowodu

wpływu (nadany przez
bibliotekarza lub jeśli
prowadzi się ewidencję
sumaryczną właściwy numer
z rejestru przybytków).

Rubryki 8 - 12 „Sposób

nabycia”:

wpisuje się pionową kreskę w

rubryce odpowiadającej sposobowi
nabycia (rodzajowi wpływu). W
rubryce 11 może to być „zwrot za
zagubione”, a rubryce 12 „inny
sposób” np. nagranie własne.

Rubryka 13 „ Cena lub

wartość”

wpisuje się cenę książki z faktury (a

nie z książki, gdyż ważna jest cena
rzeczywiście zapłacona), w
przypadku darów wartość
szacunkową ustaloną przez
bibliotekarza lub komisyjnie. Przy
zakupach dokonywanych przez
Internet dodać należy koszty
przesyłki pocztowej.

• Rubryka 14: tu można wpisać np.

„opr.” tzn oprawiona, z reguły nie
wypełnia się nic.

Rubryka 15 „ Nr ubytku”:

podaje się właściwy numer z

rejestru ubytków, przekreślając
jednocześnie ukośną czerwoną
kreską rubrykę 2 „Numer
inwentarza”.

Rubryka 16 „Uwagi”:

wpisuje się wszystkie dodatkowe

informacje dotyczące danej jednostki
inwentarzowej (np. o dokumentach
towarzyszących „+ CD”, datę i
podpis osoby dokonującej poprawek
itp.).

Przy wpisywaniu książek do

inwentarza na podstawie dowodu
wpływu należy zachować
następującą kolejność czynności:

• sprawdzić poprawność dowodu wpływu (czy

np. faktura jest prawidłowo wypisana)

• sporządzić kopię dowodu wpływu

• książki ułożyć w porządku występującym na

dowodzie wpływu, sprawdzając zgodność z

wykazem

• nadać dowodowi wpływu numer np.

K/22/2008

• wpisywać do inwentarza na podstawie karty

tytułowej i innych części wydawnictwa np.

metryki wydawniczej (stopki drukarskiej),

mając konkretną książkę w ręce

• w każdej pozycji inwentarza wpisywać

jedną jednostkę ewidencyjną. Jeżeli
mamy dzieło kilkutomowe, każdy tom
wpisany zostaje pod kolejnym
numerem inwentarza

• po wpisaniu książki do inwentarza

najlepiej od razu umieścić na niej
właściwy numer inwentarzowy.

• Numery inwentarzowe można też

umieścić przy poszczególnych
pozycjach na kopii dowodu wpływu,
aby wyeliminować błędy przy
opisywaniu dowodu wpływu

• zarejestrowane w inwentarzu

wydawnictwa odłożyć do dalszego
opracowania technicznego,
formalnego i rzeczowego

Na odwrocie dowodu wpływu

(oryginale i kopii) należy obowiązkowo

umieścić zapis:

Książki (lub inne materiały biblioteczne)

wpisano do księgi inwentarzowej (jakiej)

pod numerami

od……………………………

do………………………………………..

Liczba egzemplarzy…………………………

Wartość………………………………………

data……………………………………..

podpis……………………………

Jeśli nie sporządziliśmy kopii dowodu wpływu
bezpośrednio po otrzymaniu, należy
uczynić to teraz.

• Kopie gromadzi się w osobnych teczkach

lub segregatorach uszeregowane wg
numerów bieżących rejestru przybytków,
lub wg numerów nadanych przez
bibliotekarza w obrębie danego roku.

• Oryginały dowodów wpływu należy

przekazać do księgowości, gdzie będą
podstawą ewidencji finansowo-
księgowej.

• Wydruki z komputera - nie rzadziej

niż raz w roku (częstotliwość wydruku
należy uzgodnić z księgowym lub
dyrektorem szkoły). Z księgą
inwentarzową otrzymaną z
komputera postępuje się podobnie
jak z księgą tradycyjną. Należy ją
oprawić, przesznurować,
opieczętować.

Szczegółowa ewidencja obejmuje wydawnictwa

zwarte, ciągłe (czasopisma) i zbiory specjalne

.

• Rodzaje inwentarzy :
w zależności od ilości

prenumerowanych czasopism
biblioteki prowadzą oddzielne księgi
inwentarzowe dla książek i
czasopism lub:

- jeden inwentarz książek i oprawnych

czasopism

• inwentarz podręczników i skryptów
• inwentarz zbiorów specjalnych (jeżeli

w ciągu roku wpływa do biblioteki
więcej niż 50 jednostek każdego
rodzaju zbiorów należy prowadzić dla
nich oddzielne księgi

inwentarzowe).

• W małych bibliotekach, gdzie roczny wpływ

tych materiałów nie jest duży można
prowadzić dla zbiorów specjalnych jedną
księgę inwentarzową podzieloną na części,
wg rodzajów dokumentów. Na stronie
tytułowej księgi inwentarzowej lub okładce
należy podać rodzaje zbiorów i strony na
których są rejestrowane np. Płyty DVD - str.
1-10 ; Płyty CD - str. 11-20. Dla
poszczególnych rodzajów zbiorów stosujemy
oddzielną numerację, od „1”.

• Zbiory audiowizualne dzieli się na

rodzaje ze względu na postać
dokumentu (jego nośnik materialny) i
nadaje im określone symbole.

• Powszechnie stosuje się następujące

symbole literowe:

Pł - płyty analogowe (obecnie b.

rzadkie)

T - taśmy magnetofonowe

• Tmgv, Kw - kasety wideo
• Płk, CD - płyty kompaktowe
• DVD
• Ka - kartografia

• Materiały o krótkotrwałej wartości

merytorycznej (wykorzystywane na
bieżąco i nie przeznaczone do
archiwalnego przechowywania) np.
dzienniki, kolorowe magazyny o
charakterze rozrywkowym, katalogi,
wydawnictwa reklamowe nie
podlegają szczegółowej ewidencji
wpływów.

W ewidencji szczegółowej jednostkami

ewidencyjnymi są m. in.:

• wolumin (wolumen) dla książek i

czasopism oprawnych

• płyta CD i zestaw płyt CD
• płyta DVD i zestaw płyt DVD
• kaseta VHS i zestaw kaset
• mapa
• teka