SPIS TREŚCI

I. CEL

1. CEL Top

Ustalenie procedury dotyczącej administracji personalnej oraz administracji czasem pracy w Philip Morris Polska S.A.

2. ZAKRES Top

Poniższa procedura dotyczy procesów zatrudniania, zmian organizacyjnych, rejestracji czasu pracy
oraz zwalniania pracowników realizowanych przez Dział Administracji Personalnej w Philip Morris Polska S.A.

Procedura reguluje pracę Działu Zasobów Ludzkich (w szczególności Działu Administracji Personalnej oraz po części Działu Rekrutacji) oraz Administratorów Czasu Pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

Procedury uzupełniające:

1. HR-00 „SAPDane Bazowe - Administracja Personalna”

2. G-06 „Kontrakty i umowy”

3. HR- 01 „Rekrutacja”

3. PRZEBIEG PROCESU I MACIERZ ODPOWIEDZIALNOŚCI Top

1. ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA I ZMIANY ORGANIZACYJNE . Top

	PRACOWNICY ZATRUDNIENI NA CZAS NIEOKREŚLONY ORAZ CZAS OKREŚLONY (W TYM OKRESY PRÓBNE)			PRACOWNICY ZATRUDNIENI NA UMOWĘ ZLECENIE / W TYM PRAKTYKANCI/ ORAZ NA UMOWĘ O DZIEŁO	PRACOWNICY SEZONOWI
		Umowa podpisywana przed podjęciem pracy (prehired)				Pozostali
REKRUTACJA PRACOWNIKA
Wybór kandydatów	Dział Rekrutacji (*)			Dział Rekrutacji lub bezpośredni przełożony (*)	Administrator ds. Personalnych lub Kierownik Działu Zasobów Ludzkich lub Kierownik Liniowy
Zatwierdzenie kandydata	Bezpośredni Przełożony, jego Zwierzchnik -co najmniej szczebel Dyrektora (od 12-tej kategorii zaszeregowania również Dyrektor Naczelny) oraz Menedżer Działu Wynagrodzeń i Świadczeń - Wniosek o Zmianę Stanowiska /Stawki (SPRF) (*)			Praktykanci- zatwierdzenie za pomocą e-maila (Bezpośredni Przełożony, Dyrektor Działu, Menedżer Działu Zasobów Ludzkich). Informacja od Analityka ds. Rekrutacji do Działu Administracji Personalnej. Pozostali (umowa zlecenia lub umowa o dzieło) - Wniosek o Zawarcie Umowy zatwierdzony przez Menedżera Działu (e-mail).	(Administrator ds. Personalnych lub Kierownik Dz. Zasobów Ludzkich) i Kierownik Liniowy
Wprowadzenie danych podstawowych do systemu SAP	Dział Rekrutacji (*)			Dział Rekrutacji w przypadku, gdy zajmuje się zatrudnieniem (*) W pozostałych przypadkach nie dotyczy.	Nie dotyczy
Przygotowanie i wydruk kontraktu z systemu SAP - Moduł Rekrutacja	Dział Rekrutacji	Nie dotyczy
ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA
Podpisanie kontraktu (kontrakt wydrukowany z SAP - Moduł Rekrutacja)	Patrz proc. G-06 „Kontrakty i umowy”	Nie dotyczy
Zebranie i archiwizacja dokumentów ^1)	Administrator ds. Personalnych
Rejestracja pracownika w systemie SAP	Administrator ds. Personalnych
Przygotowanie i wydruk kontraktu z systemu SAP - moduł Administracja Personalna	Nie dotyczy	Administrator ds. Personalnych
Podpisanie kontraktu	Nie dotyczy	Patrz procedura G-06 „Kontrakty i umowy”
Rejestracja pracownika w ZUS	Administrator ds. Personalnych
Aktualizacja danych pracowniczych w systemie SAP ^2^)	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - Administracja Personalna - specyfikacja w kolumnie „Input by” (Administrator ds. Personalnych)
Kontrola dokonanych zmian	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - Administracja Personalna.” - specyfikacja w kolumnie „Independently verified by” (Koordynator ds. Administracji Personalnej- Kraków, Kierownik Dz. Zasobów Ludzkich- Leżajsk, Analityk Dz. Zasobów Ludzkich- Warszawa lub osoba zastępująca/ delegowana ^3))
ZMIANY ORGANIZACYJNE 4)
Aktualizacja danych pracownika wynikłych ze zmian organizacyjnych	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - Administracja Personalna.” - specyfikacja w kolumnie „Input by” (Administrator ds. Personalnych ^5))
Kontrola dokonanych zmian ^6)	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - A.P.” - specyfikacja w kolumnie „Independently verified by” (Koordynator ds. Administracji Personalnej- Kraków, Kierownik Dz. Zasobów Ludzkich-Leżajsk, Analityk Dz. Zasobów Ludzkich-Warszawa lub osoba zastepująca/delegowana3) )

(*) Szczegóły- patrz procedura HR-01 “Rekrutacja”.

1. Dział Administracji Personalnej kompletuje akta osobowe i zakłada teczki osobowe zgodnie
   z wymaganiami polskiego prawa.

(2) Aktualizacja danych pracownika obejmuje również wprowadzanie do systemu SAP informacji
o zdolności do pracy/ badaniach lekarskich dla wszystkich pracowników oraz informacji
o zarejestrowaniu lub wyrejestrowaniu pracownika ze związków zawodowych na podstawie informacji otrzymanej od związków zawodowych.

(3) W każdym z wymienionych przypadków musi to być osoba, która nie ma uprawnień
do tworzenia lub zmiany danych podstawowych pracowników w systemie SAP. Szczegóły- patrz procedura HR-00 „SAP Dane Podstawowe- Administracja Personalna”.

(4) Zmiany organizacyjne, które wprowadza do systemu SAP Dział Administracji Personalnej obejmują: awanse, przesunięcia poziome, transfery, degradacje, powroty po długich nieobecnościach. Zmiany organizacyjne dotyczące: „Expat'ów” oraz relokacji wprowadza Dział Wynagrodzeń i Świadczeń (patrz procedury dotyczące Wynagrodzeń i Świadczeń w PMPL).

(5) Zmiany danych dokonywane są na podstawie dokumentu „Wniosek o zmianę stanowiska/stawki” (SPRF). Dokument ten powstaje z inicjatywy i jest wypełniany
przez bezpośredniego przełożonego. SPRF musi być zaakceptowany przez: Bezpośredniego Przełożonego, jego Zwierzchnika - co najmniej szczebel Dyrektora (od 12-tej kategorii zaszeregowania również Dyrektora Naczelnego) oraz Menedżera Działu Wynagrodzeń
i Świadczeń.

6. Kontrola dokonanych zmian polega na wydrukowaniu z systemu SAP raportu kontrolnego i porównanie zawartych w nim danych z dokumentami źródłowymi („Wiosek o zmianę stanowiska/stawki - SPRF). Szczegóły- patrz procedura HR-00 „ SAP Dane Bazowe- Administracja Personalna”.

2. REJESTRACJA CZASU PRACY Top

/Nie dotyczy umów zleceń i umów o dzieło/.

CZYNNOŚĆ	OSOBA ODPOWIEDZIALNA	DOKUMENT ŹRÓDŁOWY
Przypisanie kalendarzy grupowych w systemie SAP1)	Administrator Czasu Pracy	Informacja od przełożonego
Zmiany kalendarzy indywidualnych w systemie SAP	Kierownik/ Kierownik Zmiany^-w działach: Produkcji, Technicznym, Zapewniania Jakości i Magazynie Tytoniu. Administrator Czasu Pracy- w pozostałych działach	Indywidualny rozkład czasu pracy
Wprowadzanie nieobecności krótkoterminowych (w tym urlopów) ^2) oraz przepracowanych nadgodzin do systemu SAP.			Urlopy - wniosek urlopowy Nadgodziny - wniosek o nadgodziny
Wprowadzanie zwolnień chorobowych do systemu SAP ^3)			Zwolnienia chorobowe - L-4
Wprowadzenie nieobecności długoterminowych do systemu SAP (urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, służba wojskowa) 4)	Administrator ds. Personalnych	Urlop wychowawczy - podanie od pracownika przyjęte przez A.P. Urlop bezpłatny - podanie od pracownika zaakceptowane przez bezpośredniego przełożonego, jego zwierzchnika oraz Menedżera Dz. Zasobów Ludzkich Służba wojskowa- karta powołania do wojska
Przygotowanie listy obecności *^)	Administrator Czasu Pracy	Kalendarz indywidualny
Wyrywkowa kontrola- porównanie stanu faktycznego z danymi w systemie *^)			Lista obecności/dane w systemie
Przechowywanie dokumentów potwierdzających obecności i nieobecności			Listy obecności parafowane przez przełożonego*^), wnioski urlopowe, wnioski o nadgodziny, wnioski o opiekę itp.

(1) Wyłączne prawo do tworzenia i zmian w kalendarzach grupowych w systemie SAP posiadają pracownicy Zespołu Integracji Procesów Biznesowych. Menedżer Działu Zasobów Ludzkich jest odpowiedzialny za poinformowanie Zespołu Integracji Procesów Biznesowych o nowym kalendarzu czasu pracy przed jego wprowadzeniem. Zespół Integracji Procesów Biznesowych dokonuje zmian w kalendarzach grupowych na wniosek Menedżera Działu Zasobów Ludzkich.

2. Kierownik codziennie sprawdza obecność i w razie zauważenia nieobecności nieusprawiedliwionej wprowadza ją do systemu SAP (Produkcja, Dz. Techniczny,
   Dz. Zapewniania Jakości, Magazyn Tytoniu). Nieobecność należy traktować
   jako nieusprawiedliwioną dopóki nie wpłyną stosowne dokumenty.

Administrator Czasu Pracy prowadzi monitoring nieobecności pracownika, po wystąpieniu nieobecności nieusprawiedliwionej informuje o fakcie kierownika. Kierownik (lub na jego polecenie Administrator Czasu Pracy) powinien skontaktować się z pracownikiem w celu ustalenia przyczyny nieobecności. Po dwóch dniach nieobecności nieusprawiedliwionej niezbędne jest zawiadomienie o nieobecności Działu Zasobów Ludzkich.

Kierownik jest zobowiązany przekazać po podpisaniu wniosek urlopowy pracownika do Administratora Czasu Pracy zajmującego się daną jednostką organizacyjną. Kierownik/ Kierownik Zmiany wprowadza wnioski urlopowe do systemu SAP (przed ich przekazaniem do Administratora Czasu Pracy) w następujących działach: Produkcji, Technicznym, Zapewniania Jakości oraz Magazynie Tytoniu .

3. Kierownik wprowadza zwolnienie chorobowe do sytemu SAP jeśli zwolnienie wpłynęło bezpośrednio do niego (Dz. Produkcji, Techniczny, Zapewniania Jakości, Magazyn Tytoniu). Następnie przekazuje L-4 do Administratora Czasu Pracy.

Każdorazowo po otrzymaniu L-4 Administrator Czasu Pracy sprawdza czy zwolnienie jest wprowadzone do systemu, jeśli nie jest - wprowadza je. W fabrykach F-1 i F-4 w przypadku otrzymania zwolnienia L-4 wystawionego przez firmę inną niż Medicover Administrator Czasu Pracy koordynuje rejestrację zwolnienia w Medicover. Administrator Czasu Pracy odpowiada za przesłanie L-4 do Działu Płac.

Zwolnienia chorobowe będą wprowadzane do systemu w statusie zablokowanym. Dział Płac jest uprawniony do odblokowania zwolnienia chorobowego w systemie po otrzymaniu druku L-4.

Wprowadzenie danych czasowych do sytemu w przypadku zaległości powyżej 2 m-cy będzie wymagało odblokowania przez Dział Płac

4. Szczegóły dotyczące weryfikowania wprowadzonych danych - patrz procedura HR-00 „SAP Dane Bazowe- Administracja Personalna”.

(*) Nie dotyczy w przypadku gdy czas pracy jest rejestrowany w inny sposób np. za pomocą kart magnetycznych.

3. ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ. Top

Wszelkie rozwiązania umów o pracę są przeprowadzane zgodnie z Kodeksem Pracy oraz stosownymi rozporządzeniami.

1. Zwolnienie za wypowiedzeniem . Top

ZWOLNIENIA ZA WYPOWIEDZENIEM
	INICJATYWA PRACOWNIKA	INICJATYWA PRACODAWCY ^1)
				Umowy na czas nieokreślony	Umowy na czas określony (dłuższe niż 6 m-cy) ^2)
Przygotowanie wypowiedzenia	Pracownik	Menedżer Dz. Zasobów Ludzkich lub Administrator ds. Personalnych po otrzymaniu akceptacji Dyrektora Działu i konsultacji ze Związkami Zawodowymi.	Menedżer Dz. Zasobów Ludzkich lub Administrator ds. Personalnych po otrzymaniu akceptacji Dyrektora Działu.
Podpisanie wypowiedzenia	Pracownik (przedstawia do informacji przełożonego)	Zgodnie z procedurą G-06 „Kontrakty i umowy” .
Aktualizacja danych w systemie SAP ^3)	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - A.P.” - specyfikacja w kolumnie „Input by” (Administrator ds. Personalnych)
Kontrola dokonanych zmian w systemie SAP	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - A.P.” - specyfikacja w kolumnie „Independently verified by” (Koordynator ds. Administracji Personalnej- Kraków, Kierownik Dz. Zasobów Ludzkich- Leżajsk, Analityk Dz. Zasobów Ludzkich- Warszawa lub osoba zastępująca/delegowana 4) )
Wyrejestrowanie z ZUS	Administrator ds. Personalnych
Przygotowanie i wydanie świadectwa pracy	Administrator ds. Personalnych
Archiwizacja dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy o pracę	Administrator ds. Personalnych

1. Inicjatywa wypowiedzenia wypływa od bezpośredniego przełożonego po uzgodnieniu
   z Menedżerem Działu.

2. Umowy na czas określony zawarte na okres 6-ciu miesięcy lub na okres krótszy nie mogą być rozwiązane za wypowiedzeniem.

3. Ostateczna decyzja na temat zwolnienia poszczególnych osób jest przekazywana do Działu Administracji Personalnej przez Menadżera Dz. Zasobów Ludzkich.

4. Osoba zastępująca/ delegowana nie powinna posiadać uprawnień do tworzenia lub zmiany w systemie SAP danych podstawowych pracowników.

2. Inne możliwości rozwiązania umowy o pracę. Top

1. Rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

2. Rozwiązanie umowy z upływem czasu na który była zawarta, (wygaśnięcie umowy).

3. Rozwiązanie umowy z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

4. Rozwiązanie umowy przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

5. Rozwiązanie umowy przez pracodawcę bez wypowiedzenia (wyczerpanie świadczeń chorobowych - długookresowa nieobecność).

4. SZCZEGÓŁY PROCEDURY Top

1. RAPORTY KONTROLNE Top

RAPORT	OSOBA SPRAWDZAJĄCA	CZĘSTOTLIWOŚĆ	CEL
Zmiana danych bankowych	Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Bazowe - A.P.” - specyfikacja w kolumnie „Weryfikacja” (Koordynator ds. Adm. Personalnej- Kraków, Kierownik Dz. Zasobów Ludzkich- Leżajsk, Analityk Dz. Zasobów Ludzkich- Warszawa lub osoba zastepująca/delegowana)	codziennie	Weryfikacja wprowadzonych zmian danych bankowych
Zmiany dodatkowych ubezpieczeń po zarejestrowaniu i wyrejestrowaniu z ZUS			raz w tygodniu	Zapewnienie poprawności danych ubezpieczeniowych dotyczących urlopów macierzyńskich i wychowawczych
Nowo zatrudnieni (Status zablokowany)^1)			Raz w tygodniu, a codziennie od czwartego dnia przed datą kalkulacji płac przez Dział Płac.	Weryfikacja parametrów wprowadzonych na podstawie kwestionariusza osobowego ^2)oraz danych wprowadzonych na podstawie „Wniosku o zmianę stanowiska/stawki” (SPRF) ^3) (w celu zapewnienie poprawności świadczeń dla nowozatrudnionych pracowników)
Zmiany bieżących danych pracowniczych					Sprawdzenie poprawności danych wprowadzonych na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika Parametry jak w raporcie Nowo Zatrudnieni plus odniesienie do druków ZUA oraz ZWUA (nowo zarejestrowani i wyrejestrowani z ZUS).
Zmiany danych wynikające ze zmian organizacyjnych					Weryfikacja danych wprowadzonych na podstawie „Wniosku o zmianę stanowiska/ stawki” (SPRF) zmian dotyczących pracownika.
Zmiany przynależności do Związków Zawodowych					Weryfikacja poprawności danych odnośnie przynależności do Związków Zawodowych. Informacje te są niezbędne dla Działu Finansów w kontekście potrącania składek członkowskich.
Zwolnieni					Weryfikacja następujących danych: data rozwiązania umowy, sposób rozwiązania umowy oraz naliczenia ekwiwalentu urlopowego.
Nieobecności długoterminowe					Zapewnienie poprawności danych niezbędnych do prawidłowego naliczania wynagrodzeń
Pozostałe raporty audytowe i sprawdzające dla zmian w danych podstawowych - zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Podstawowe - Administracja Personalna”.

1. Dotyczy pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony, na czas określony, na podstawie umów zleceń i umów o dzieło.

2. Rodzaj danych wymagających weryfikacji zależy od rodzaju umowy i wyszczególniony jest poniżej:

		umowy na czas nieokreślony i określony	umowy zlecenie i umowy o dzieło
	imię	*	*
	nazwisko	*	*
	nazwisko panieńskie	*	*
	imiona rodziców	*	*
	nazwisko panieńskie matki	*	*
	data i miejsce urodzenia	*	*
	obywatelstwo	*	*
	nr ewid. PESEL	*	*
	nr identyfikacji podatkowej NIP	*	*
	miejsce zameldowania	*	*
	wykształcenie	*

3. Dane wymagające kontroli zawarte w dokumencie „Wniosek w sprawie zmiany stanowiska/stawki” (SPRF) obejmują: stanowisko, kategorię zaszeregownia, wynagrodzenie, przypisanie organizacyjne, obszar i podobszar kadrowy, centrum kosztowe.

2. KASOWANIE REKORDU PRACOWNIKA W SYSTEMIE. Top

Typ działalności	Osoba odpowiedzialna
Wnioskowanie o skasowanie rekordu pracownika w systemie	Administrator ds. Personalnych
Zatwierdzenie wniosku o skasowanie “pracownika” w systemie	Menedżer Działu Kadr
Wnioskowanie o weryfikację danych pracownika i wyrażenie aprobaty na skasowanie rekordu (przez działy zarządzające danymi pracowników w systemie SAP)	Administrator ds. Personalnych
Weryfikacja danych i przesłanie potwierdzenia (zgody na wykasowanie rekordu pracownika) e-mailem	Osoby odpowiedzialne z następujących działów: Dział Wynagrodzeń i Świadczeń , Dział Płac, Dział Rozliczenia Zaliczek, Dział Parku Samochodowego
Wnioskowanie o tymczasowe zmianę praw dostępu do systemu SAP	Administrator ds. Personalnych (Zgodnie z procedurą dot. zmiany uprawnień w systemie SAP)
Zatwierdzenie wniosku o tymczasowe nadanie praw dostępu do systemu SAP	Zgodnie z procedurą dot. zmiany uprawnień w systemie SAP
Przypisanie odpowiednich praw dostępu (właściwego profilu autoryzacyjnego do kasowania rekordu pracownika w systemie)	Koordynator do spraw Bezpieczeństwa Aplikacji (Zgodnie z procedurą dot. zmiany uprawnień w systemie SAP)
Skasowanie rekordu pracownika w systemie SAP	Administrator ds. Personalnych
Weryfikacja zmian danych podstawowych w systemie SAP (danych z obszaru Administracji Personalnej)	Koordynator ds. Administracji Personalnej- Kraków, Kierownik Dz. Zasobów Ludzkich- Leżajsk, Analityk Dz. Zasobów Ludzkich- Warszawa lub osoba zastępująca/ delegowana (Zgodnie z procedurą HR-00 „SAP Dane Podstawowe - Administracja Personalna ” - kolumna “Independently verified by”)

Szczegóły - Wewnętrzna instrukcja Działu Administracji Personalnej.

5. ZAŁĄCZNIKI Top

1. HR-00 SAP DANE BAZOWE - Administracja Personalna . Top

2. OBIEG PROCESÓW. Top

1. Ogólny obieg procesów. (Ogólny obieg procesów)

2. Zatrudnianie. (Zatrudnianie)

3. Zmiany organizacyjne. (Zmiany organizacyjne)

4. Zwolnienie pracownika. (Zwolnienie pracownika)

3. FORMULARZE I DOKUMENTY. Top

1. Wniosek o zawarcie umowy zlecenia. (CSRF)

2. Lista dokumentów, które pracownik jest zobowiązany złożyć przed zatrudnieniem.

(Lista dokumentów)

Procedury PM Polska
	DATA WYDANIA Styczeń 2002	PROCEDURA NR HR -02	ZASTĘPUJE Nowa	STRON 1 z 15	ZATWIERDZENIE Dyrektor Działu Zasobów Ludzkich Dyrektor Naczelny
		Temat	Administracja Personalna oraz Administracja Czasem Pracy w PMPL.

1Error! Bookmark not defined.161

---