Notarialny Rejestr Testamentów (NORT) uruchamiany 5 października 2011 r. pozwoli uniknąć problemów wynikających z zaginięcia lub zniszczenia testamentu. Ułatwi także dotarcie do testamentu notarialnego.

Stan obecny

Wzrasta świadomość prawna obywateli – między innymi dzięki licznym akcjom edukacyjnym notariatu polskiego – i coraz więcej osób wie, jak sporządzić ważny testament.

Troską osób sporządzających testamenty jest jednak także to, aby po ich śmierci informacja o tym, że sporządzili testament, dotarła do spadkobierców, a sam testament nie zaginął lub nie został zniszczony. To, co jest troską testatorów, staje się prawdziwą zmorą spadkobierców i sądów spadku, poszukujących testamentów zmarłych osób.

Oczywiście testamenty sporządzone w formie aktu notarialnego teoretycznie zawsze można odnaleźć, gdyż ich oryginały nigdy nie są niszczone. Notariusz przechowuje je przez 10 lat, po czym przekazuje do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Wyszukanie konkretnego testamentu notarialnego bywa jednak długie i żmudne – należy się zwrócić do którejś z kancelarii notarialnych, która musi sprawdzić archiwa z ostatniej dekady; jeśli okaże się, że zmarły nie sporządził testamentu u danego notariusza, pozostają dwa tysiące innych kancelarii…

Jeszcze większych problemów przysparzają testamenty własnoręczne. Są sporządzane w jednym egzemplarzu, który łatwo może zostać po prostu zniszczony choćby przez niezadowolonych spadkobierców ustawowych. Bywa też, że zapobiegliwy testator schowa dokument tak skutecznie, że nigdy nie zostanie odnaleziony. Co oznacza, że testament jakby nigdy nie istniał.

Rejestr testamentów – sprawdzone rozwiązanie

Rozwiązaniem stosowanym z powodzeniem w licznych krajach europejskich są rejestry testamentów. Mają one różny status prawny, ale ich podstawowym celem jest właśnie ułatwienie odnalezienia testamentu.

W Polsce takiego rejestru do tej pory nie było. Polski notariat postanowił utworzyć Notarialny Rejestr Testamentów (NORT), który ruszy 5 października 2011 r., po prawie dwóch latach przygotowań.

Co zawiera wpis do rejestru?

Nie ma obawy, że informacje o zawartości testamentu staną się publiczne – rejestr zawiera wyłącznie potwierdzenie, że dana osoba sporządziła lub zdeponowała testament w konkretnej kancelarii notarialnej.

Kto będzie miał dostęp do rejestru?

Za życia testatora nikt nie będzie mógł sprawdzić, czy sporządził on testament. Stanie się to możliwe dopiero po jego śmierci – po okazaniu aktu zgonu. Rejestr prowadzony jest elektronicznie, ale dostęp do niego wymaga pośrednictwa notariusza; aby sprawdzić, czy został zarejestrowany testament zmarłego, wystarczy pójść do dowolnej kancelarii notarialnej.

Kto może zarejestrować testament?

Każdy, kto sporządza testament. Nie ma znaczenia jego miejsce zamieszkania ani obywatelstwo.
Dzięki zgodności NORT z zasadami konwencji bazylejskiej możliwa będzie wymiana danych z systemami w innych krajach, zrzeszonymi w Europejskim Stowarzyszeniu Rejestrów Testamentów (ARERT).

Czy rejestrowanie testamentu jest obowiązkowe?
Nie, choć oczywiście trudno znaleźć argumenty przeciw… Niezarejestrowany testament jest tak samo ważny jak zarejestrowany. Pamiętajmy jednak, że testament nieodnaleziony to testament w praktyce nieistniejący.

Osoba, która zarejestrowała testament, może w każdej chwili zażądać usunięcia wpisu z rejestru.

Jakie testamenty można rejestrować?

Takie, za których odnalezienie notariat jest w stanie przyjąć odpowiedzialność, a zatem przede wszystkim testamenty notarialne. Testament własnoręczny również będzie można zarejestrować – o ile jednocześnie pozostawi się jego oryginał w notarialnym depozycie.

Płatność

Zarejestrowanie testamentu jest całkowicie bezpłatne. Płatne będzie natomiast wyszukiwanie informacji o zarejestrowanym testamencie.

Drugi rejestr notarialny

Pierwszym rejestrem prowadzonym przez polski notariat jest rejestr aktów poświadczenia dziedziczenia (RAPD). Krajowa Rada Notarialna utworzyła go uchwałą z 15 listopada 2008 r. (Nr VI/78/2008) i uruchomiła 1 marca 2009 r. Funkcjonuje on jako rejestr publiczny w systemie informatycznym, z powszechnym dostępem do zawartych w nim danych potrzebnych do odnalezienia zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Obowiązek prowadzenia RAPD oraz skutki prawne dokonanych w nim wpisów określa ustawa Prawo o notariacie. Do czynności związanych z rejestrem zdążyliśmy się już przyzwyczaić, a jego szybkość działania, prosta obsługa i niezawodne funkcjonowanie są pozytywnie oceniane także poza środowiskiem notariuszy.

KRN od dawna dostrzegała potrzebę szerszego stosowania przez no¬tariuszy systemów informatycznych, w szczególności rejestrów notarialnych. Podjęcie działań w tym kierunku przewiduje uchwała III Kongresu Notariuszy Polskich w Krakowie z 14 października 2006 r., choć zapowiedziane w niej optymistycznie utworzenie centralnej bazy danych o wszystkich czynnościach notarialnych musi cierpliwie poczekać na lepsze czasy. Na razie pozostaje nam informatyzacja notariatu na drodze małych kroków, a więc tworzenia rejestrów dla wybranych rodzajów czynności.

W ramach tak zakreślonego pro¬gramu KRN podjęła 4 czerwca 2011 r. uchwałę (Nr VII/46/2011) o utworzeniu i zasadach funkcjonowania notarialnego rejestru testamentów (NORT), a następnie określiła termin jego uruchomienia na 5 października 2011 r. Postanowiła jednocześnie o udostępnieniu systemu notariuszom do te¬stowania na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. W uchwale przewidziano wydanie przez prezesa KRN zarządzenia ustalającego regulamin korzystania z NORT. Pod¬stawą działania tego rejestru będzie więc ogólna ustawowa kompetencja KRN do zajmowa¬nia się sprawami notariatu, a ponadto uchwała Nr VII/46/2011 oraz ustalony przez prezesa Rady Regulamin świadczenia przez nią usług w zakresie zapewnienia użytkownikom dostępu do rejestrów notarialnych, dokonywania wpisów w tych rejestrach i uzyskiwania wynikających z nich informacji.

Rejestr testamentów, podobnie jak RAPD, będzie funkcjonował w systemie informatycznym, ale w odróżnieniu od pierwszego rejestru notarialnego ma charakter wyłącznie samorządowy. Najistotniejszą tego konsekwencją jest całkowita dobrowolność korzystania z NORT przez testatora, zarówno gdy chodzi o zarejestrowanie testamentu, jak też późniejsze utrzymywanie informacji o nim w rejestrze. Cele i zasady funkcjonowania NORT przyjęte zostały w oparciu o postanowienia Konwencji o stworzeniu systemu rejestracji te¬stamentów, przyjętej w Bazylei 16 maja 1972 r. Choć Polska do konwencji tej nie przystąpiła, przewidziane w niej rozwiązania mogą być zastosowane, jako ra¬cjonalne i przydatne dla osiągnięcia zamierzonych efektów. Zgodność NORT z konwencją ba¬zylejską pozwoli także na wymianę informacji pomiędzy naszym rejestrem a innymi reje-strami testamentów, funkcjonującymi w kilkunastu krajach Europy. Wymiana taka możliwa jest dzięki powołanemu w tym celu stowarzyszeniu ARERT, do którego polski notariat został zaproszony i przyjęty. W rozmowach między przedstawicielami ARERT i KRN włą¬czenie NORT do współpracy z rejestrami zagranicznymi przewidziano na pierwszy kwartał przyszłego roku. 

Podstawowym celem rejestrów testamentów, realizowanym także przez NORT, jest zmniejszenie ryzyka, że spadkobierca w ogóle nie dowie się o sporządzeniu testamentu, albo że testament taki ujawniony będzie z opóźnieniem. Rejestr ułatwia także odnalezienie zarejestrowanego testamentu po śmierci testatora. W konwencji bazylejskiej przyjęto trzy najważniejsze zasady:
• rejestracja nie podlega w odniesieniu do testatora żadnym warunkom związanym z narodowością i miejscem zamieszkania,
• wpis do rejestru musi pozostać niejawny za życia testatora,
• po śmierci testatora każda osoba może, po przedstawieniu dowodu jego śmierci, otrzymać z rejestru informacje o jego testamentach.
Konwencja przewiduje, że rejestr może zawierać albo wyłącznie informacje pozwalające od¬naleźć zarejestrowany testament, albo obok tych informacji także treść testamentu. Nasz NORT zawierał będzie tylko informacje pozwalające na dotarcie do testamentu, bez możliwości ustalenia jego treści – analogicznie do funkcjonującego już RAPD, który pozwala odszukać akt poświadczenia dziedziczenia, ale nie zawiera informacji o spadkobiercach. 

Funkcjonowanie NORT opierać się będzie na kilku podstawowych regułach.

1. Notariusz sporządzający testament albo przyjmujący go na przechowanie zamieszcza w treści testamentu lub właściwego protokołu złożony przez testatora wniosek o zarejestrowanie sporządzonego lub zdeponowanego testamentu albo oświadczenie o rezygnacji z takiej możliwości. Zamieszczenie jednego z tych oświadczeń stanowi z jednej strony dowód wypełnienia przez notariusza obowiązku przestrzegania „prawa samorządowego”, z drugiej zaś, co ważniejsze, chroni go przed ewentualnymi zarzutami ze strony spadkobiercy powołanego w niezarejestrowanym testamencie.

2. Przedmiotem rejestracji może być tylko testament, za którego odnalezienie notariat jest w stanie przyjąć odpowiedzialność: sporządzony w formie aktu notarialnego (przez notariusza dokonującego rejestracji lub przez innego nota¬riusza) albo własnoręczny, jednakże pod warunkiem, że jest przez notariu¬sza przechowywany.

3. Testament rejestrowany jest wyłącznie na wniosek testatora złożony bezpośrednio w testamencie notarialnym, w protokole przyjęcia testamentu własnoręcznego na przechowanie lub w od¬dzielnym protokole, jeśli przedmiotem rejestracji jest testament notarialny dotychczas niezarejestrowany. 

4. Dostęp do systemu mają wyłącznie notariusze; tylko oni mogą rejestrować testamenty i wyłącznie za ich pośrednictwem można uzyskać, po przedstawieniu dowodu śmierci testa¬tora, listę testamentów sporządzonych przez zmarłego albo stwierdzenie, że żaden jego testament nie został zarejestrowany.

5. Wyłączona została możliwość otrzymania zamieszczonych w NORT informacji o testa¬mentach określonego testatora przez notariusza działającego z urzędu lub poszukującego tych informacji dla własnych po-trzeb, bez wniosku testatora albo osoby dysponującej dowodem jego śmierci.

6. Notariusz ma obowiązek wykreślenia w NORT zarejestrowanego testamentu na każdy wniosek testatora, bez potrzeby uzasadniania powodu takiego wykreślenia, ale także z urzędu, gdy przechowywany przez notariusza testament własnoręczny został testatorowi zwrócony.

Notarialny Rejestr Testamentów nie jest oddzielnym systemem informatycznym, lecz został opracowany przez przedsiębiorstwo RejNET jako autorskie rozszerzenie funkcjonującego obecnie RAPD. Powstały w ten sposób nowy system połączonych rejestrów funkcjonować będzie pod wspólną nazwą Rejestry Notarialne. Możliwe będzie rozszerzanie go o kolejne rejestry potrzebne notariuszom do należytego wypełniania ich obowiązków i służące dalszej poprawie bezpieczeństwa obrotu prawnego, na przykład rejestr pełnomocnictw lub majątkowych umów małżeńskich.

NOTARIAT ELEKTRONICZNY

Polski notariat to nowoczesna instytucja, która aktywnie współuczestniczy w modernizacji polskiego prawa. Jedną z najważniejszych inicjatyw polskich notariuszy jest utworzenie systemu Rejestrów Notarialnych.

Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia (RAPD)

Funkcjonuje od 1 marca 2009 r. Dzięki niemu wiadomo, że po danych spadkodawcy poświadczono już dziedziczenie u notariusza, zatem sąd lub inny notariusz nie przeprowadzą procedury raz jeszcze. Naturalnym uzupełnieniem RAPD powinien być rejestr sądowych stwierdzeń nabycia spadku.

Notarialny Rejestr Testamentów (NORT)

Uruchamiany 5 października 2011 r. pozwoli uniknąć problemów wynikających z zaginięcia lub zniszczenia testamentu. Ułatwi także dotarcie do testamentu notarialnego.

 Kolejne dwa rejestry będą prawdopodobnie wymagały odpowiednich zmian legislacyjnych.

Rejestr pełnomocnictw notarialnych

Częstym problemem związanym z pełnomocnictwem jest jego odwoływanie. Może się zdarzyć, że odwołany pełnomocnik wciąż działa, okazując nieważne już pełnomocnictwo. Rejestr zapobiegnie takim problemom. Radykalnie ograniczy także próby fałszerstw pełnomocnictw.

Rejestr umów majątkowych małżeńskich

Jego podstawową funkcją jest ochrona drugiej strony transakcji z jednym ze współmałżonków. Kontrahent będzie mógł sprawdzić, czy ktoś, z kim zawiera umowę, ma prawo podejmować dane zobowiązanie bez zgody męża czy żony.